10934

Проектирование локального нормативного акта, регламентирующего делопроизводство в образовательном учреждение интернатного типа

Дипломная

Архивоведение и делопроизводство

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации.

Русский

2014-11-30

85.28 KB

33 чел.

2

Государственное образовательное учреждение высшего образования

«Коми республиканская академия  

государственной службы и управления»  

Факультет управления

Кафедра документоведения, архивоведения и прикладной лингвистики  

       Допустить к защите

      Зав. кафедрой

_______________О.Н. Кушнир

      «_____»_____________2014 г.

Выпускная квалификационная работа

Проектирование локального нормативного акта, регламентирующего делопроизводство в образовательном учреждение интернатного типа

Специальность 032001 «Документоведение

и документационное обеспечение управления»

      Исполнитель:

      студент(ка) 450 группы

      Архипова Александра Евгеньевна    

     

Научный руководитель:

      стр. преп. Кафедры ДА и ПЛ

      Широкова Е.И.   

Сыктывкар

2014

Содержание

Введение 3

1. ДОУ в образовательном учреждении интернатного типа 8

1.1. Правовое регулирование делопроизводства в Российской Федерации и Республике Коми 8

1.2. Особенности организации делопроизводства в ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида» 19

2. Разработка локального акта по делопроизводству в ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида» 30

2.1. Алгоритм разработки инструкции по делопроизводству 30

2.2. Содержание и структура инструкции по делопроизводству 35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 40

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 43


Введение

Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина "делопроизводство", обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов, все чаще используется термин "документационное обеспечение управления", акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ.

Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации - уставе, регламентах, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников и др. Однако, в организациях могут разрабатываться и специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения.

Основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения  и работники учреждения, является инструкция по делопроизводству.

Необходимость разработки инструкции по делопроизводству для образовательного учреждения интернатного типа обусловлена тем, чтобы определить культуру работы с документами, выявить недостатки при подготовке и оформлении документов и унифицировать процесс работы с документами.

В настоящее время одна из важных задач документационного обеспечения управления – правильная организация работы с документами, что предполагает их обязательную систематизацию, сохранность документов, быстрый поиск, для решения самых разных управленческих проблем, что достигается путем разработки инструкции по делопроизводству и является актуальным на сегодняшний день.

Объектом исследования является организация делопроизводства в образовательном учреждении интернатного типа.

Предмет исследования – локальные документы по делопроизводству в ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида».

Целью данной итоговой работы является разработка инструкции по делопроизводству для образовательного учреждения интернатного типа. Для реализации заявленной цели решались следующие задачи:

1) изучить правовое регулирование делопроизводства в Российской Федерации и Республике Коми;

  1.  выявить особенности организации делопроизводства в образовательном учреждении интернатного типа;
  2.  проанализировать алгоритм разработки инструкции по делопроизводству образовательного учреждения интернатного типа;
  3.  определить структуру и содержание инструкции по делопроизводству образовательного учреждения интернатного типа.

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТ Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. Важная проблема документоведения заключается в том, что в настоящее время нет  нормативного правового акта, в котором бы рассматривались все аспекты документационного обеспечения управления.

В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по делопроизводству употребляется термин «локальные нормативные акты». В справочниках дается подробное разъяснение этого термина. Многие авторы статей журналов, освещающих проблемы служб ДОУ, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации. Но далеко не во всех организациях существует данная документация. Это является одной из самых важных проблем в делопроизводстве.

Так, В.Ф. Янковая раскрывает вопросы документирования делопроизводства либо в одном (общем) документе - инструкции по делопроизводству, либо с разделением на отдельные инструкции для конкретного вида деятельности, конкретного подразделения с целью доступности информации для исполнителей, пользователей инструкций. Она описывает основные этапы организации делопроизводства, пошаговые действия для приведения делопроизводства в организации к основным требованиям, нормам.

К проблемам разработки локальных нормативных актов относится также и внедрение современных технологий и автоматизированных систем по делопроизводству. В своих работах Л.Н. Гайдукова, В.Ф. Янковая, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина раскрывают проблемы при использовании традиционных форм обработки документов и даются рекомендации по переходу на автоматизированные системы делопроизводства. Они осветили вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. В их работах Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав. Кроме того, авторы исследуют вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, а также  рассматривают новые информационные технологии применительно к управлению документацией и вопросы его организационного проектирования.

Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив. Рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютерных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, хранение документов в электронной форме.

Разработка локальных нормативных актов организации -  это сложный и трудоемкий процесс. Разработчики сталкиваются с проблемой расхождения теории и практики в организации. Решение данной проблемы ставят перед собой авторы специализированной литературы.

Основное внимание авторов (Санкиной Л.В., Кирсановой М.В., Ларина М.В.) уделено составлению и оформлению управленческих документов, рассмотрены вопросы организации работы с документами, включая документооборот, регистрацию документов, контроль за сроками исполнения, информационно-справочную работу. Кроме того, авторами рассмотрены правила хранения документов, формирование их в текущие и архивные дела, а также уделено отдельное внимание работе служб делопроизводства, составлению инструкций по делопроизводству в аппаратах управления, регламента работы.  Они рассматривают современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютерных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, хранение документов в электронной форме.

Таким образом, для оптимизации делопроизводства в ГБОУ школы – интерната №15 целесообразно разработать инструкцию по делопроизводству. Весьма обширная литература научного методического характера позволяет убедиться в актуальности разработки данного локального акта,  позволяющего определить культуру работы с документами, выявить недостатки при подготовке и оформлении документов и унифицировать процесс работы с документами.

В структурном отношении работа делится на введение, две главы и заключение. В первой главе даётся общее представление о нормативно-правовом и методическом регулировании делопроизводства  образовательного учреждения итернатного типа, а также рассматривается организация работы с документами в ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида».

Во второй главе дается общая характеристика инструкции по делопроизводству, а также приводится методика разработки инструкции для ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида».

В заключении излагаются выводы, сделанные в процессе исследования.


  1.  ДОУ в образовательном учреждении интернатного типа

1.1. Правовое регулирование делопроизводства в Российской Федерации и Республике Коми

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении  законодательного регулирования. Параллельно с этим процессом государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия приводятся в соответствие с меняющимся законодательством.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов;

- законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Основным законодательным актом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов) является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, определяет основные понятия в сфере информационных технологий, например, «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая её идентифицировать».

Кроме того данный нормативный акт регулирует отношения, возникающие: при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.

Статьей 3 Федерального Закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ закреплены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации. Принципами правового регулирования в рассматриваемой сфере является:

- свобода поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом;

- установление ограничений доступа к информации только федеральными законами;

- открытость информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления и свободный доступ к такой информации, кроме случаев, установленных федеральными законами;

- равноправие языков народов Российской Федерации при создании информационных систем и их эксплуатации;

- обеспечение безопасности Российской Федерации при создании информационных систем, их эксплуатации и защите содержащейся в них информации;

- достоверность информации и своевременность ее предоставления;

- неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия;

- недопустимость установления нормативными правовыми актами каких-либо преимуществ применения одних информационных технологий перед другими, если только обязательность применения определенных информационных технологий для создания и эксплуатации государственных информационных систем не установлена федеральными законами.

Данные принципы закреплены также и в ряде подзаконных нормативных актах. В частности, указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» установлено, что деятельность государственных органов, организаций и предприятий, общественных объединений, должностных лиц осуществляется на принципах информационной открытости, что выражается:

- в доступности для граждан информации, представляющей общественный интерес или затрагивающей личные интересы граждан;

-    в систематическом информировании граждан о предполагаемых или принятых решениях;

- в осуществлении гражданами контроля над деятельностью государственных органов, организаций и предприятий, общественных объединений, должностных лиц и принимаемыми ими решениями, связанными с соблюдением, охраной и защитой прав и законных интересов граждан;

-   в создании условий для обеспечения граждан Российской Федерации зарубежными информационными продуктами и оказания им информационных услуг, имеющих зарубежное происхождение.

В статье 5 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» закреплено разделение информации в зависимости от категории доступа к ней на общедоступную и информацию ограниченного доступа.

Отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к конфиденциальной информации, регулируются Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 №188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера». В данном нормативном правовом документе определены виды сведений конфиденциального характера.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регламентированы Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В нём определены условия, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признаётся равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Закон устанавливает одинаковую силу бумажного и электронного документов, но лишь применяемых  в коммерческой сфере.

В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан», который закрепляет порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами, сроки исполнения, требования к оформлению обращений граждан и пр., с 2010 года также предусмотрена электронная форма обращения.

Определяются требования, которые предъявляются к оформлению письменных обращений граждан, а также к обращениям, направляемым по информационным системам. Установлен исчерпывающий перечень обращений, которые не подлежат рассмотрению. К ним относятся: анонимные обращения, за исключением сообщений о преступлениях либо об угрозе государственной или общественной безопасности, обращения, по которым вынесены судебные решения, обращения, содержащие клевету, оскорбления и угрозы в адрес государственных органов, органов местного самоуправления и их должностных лиц или других граждан, повторные (многократные) обращения, если в них не приводятся новые доводы или обстоятельства, а по предыдущим обращениям давались письменные ответы.

Ответы на обращения граждан, направляемые в государственные учреждения, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения – на русском языке.

Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов Российской Федерации в делопроизводстве определяет Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807-1. В соответствии с данным актом «на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведётся на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации также ведётся на государственном языке данного субъекта». На обязательность использования русского языка указывает Федеральный Закон от 11.12.2002  № 165-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».

На территории Республики Коми действует закон от 16.07.2002 № 76-РЗ «О государственном языке Республики Коми», который устанавливает, что государственным языком в Республике Коми является два языка – коми язык и русский язык. Кроме того, в законе прописано о возможности ведения делопроизводства на двух государственных языках.

Основным документом в области архивного хранения документов является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливающий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации.

Вопросы в области архивного дела на территории Республики Коми регулирует закон Республики Коми от 07 декабря 2005 г. № 122-РЗ «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела не территории Республики Коми».

Следующую группу правовых источников составляют указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации.

Особое место среди выделенной группы источников занимает Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», в соответствии с которым вводится единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Он не распространяется на работу с документами, содержащими государственную тайну.

Данное постановление содержит нормы  по оформлению официальных документов: документы оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 или А5 либо в виде электронных документов; допускаются бланки с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов; приведен перечень реквизитов документов (их состав определяется видом и назначением документа).

В данном документе отмечается,  что каждый орган формирует собственный документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Регламентирован порядок работы с электронными документами.

На основании данного порядка в федеральных органах исполнительной власти по согласованию с Росархивом утверждаются инструкции по делопроизводству.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 дано поручение Федеральному архивному агентству до 01 января 2010 года утвердить методические рекомендации по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Данные методические рекомендации разработаны и утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.

Методические рекомендации предназначены для применения службами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти при разработке ими инструкций по делопроизводству. Как и Правила делопроизводства, Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также не содержат положений об организации работы с обращениями граждан. Работа с документами, содержащими сведения, относимые к служебной тайне, и обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными инструкциями (правилами, положениями), утверждаемыми руководителем федерального органа исполнительной власти. Они призваны служить единой методической основой ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Следует отметить, что на территории Республики Коми принят нормативный акт регулирующей деятельность органов исполнительной власти в области делопроизводства – это Постановление Правительства Республики Коми от 18.08.2006 № 201 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных главой Республики Коми или правительством Республики Коми».

Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Отдельного внимания заслуживает Письмо Минобразования Российской Федерации от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64 «Об утверждении «Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

В них установлена ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения.

К основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства относится «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ) от 23.05.1988 № 33. Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В основных положениях определяются задачи и функции службы документационного обеспечения управления в организации, примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; подготовка документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.  

Одним из важнейших профильных методических документов в области архивного дела являются Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Настоящие правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в частности обеспечение сохранности, описания, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесённых к государственной собственности. Правила не распространяются на документы, содержащие государственную тайну. Данные правила устанавливают виды архивов, основные задачи и функции, права и обязанности архивов. В них определяются требования, предъявляемые к основным направлениям деятельности архивов организации: экспертиза ценности документов, вопросы комплектования архива, обеспечение сохранности документов архива, организация документов в архиве, учёт документов в архиве, требования к научно-справочному аппарату архива, вопросы использования документов и передачи их на постоянное хранение. Затронуты также и организационные вопросы деятельности архива организации: порядок создания архива, планирование его деятельности и отчётность, контроль состояния хранения документов, выполнение платных услуг.

В приложении к Основным правилам работы архивов организаций приведены все основные формы документов, необходимые для работы архива: описи дел, номенклатуры дел, лист заверитель дела, различные акты и т.д.

Сроки хранения документов установлены в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558.

Перечень включает документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Отдельное место в системе нормативных правовых актов по документационному обеспечению управления занимают ГОСТ.

Государственный стандарт (ГОСТ) представляет собой нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утверждённый уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определённых объектов, и направлений на достижение оптимальной степени упорядочения в какой-либо области.

Так, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Приведённые определения можно при необходимости изменить, введя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объём определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объём и содержания понятий, определённых в данном стандарте.

ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» был подготовлен и принят в качестве национального на основе соответствующего аутентичного перевода международного стандарта и регулирует процессы управления документами в государственных, коммерческих и общественных организациях, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.

Данный стандарт можно рассматривать как практическое руководство системой управления документами в организации, методологию разработки, внедрения и функционирования. В целом, данный стандарт ориентирован на международные правила управления документами и позволяет России ещё интенсивнее включаться в мировое информационное пространство.

Можно сделать вывод, что в Российской Федерации разработано и принято достаточно большое количество нормативных правовых актов и методических документов, содержащих принципы и правила, регламентирующие ту или иную сторону документационного обеспечения управления. Однако пока нет такого правового акта, на который бы опиралась вся эта совокупность принципов и правил, поэтому они должны найти обязательное отражение в конкретном учреждении, являясь основой для разработки локальных актов и построения системы делопроизводства в целом.  

  1.  Особенности организации делопроизводства в ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида»

Необходимо отметить, что тип учреждения и отрасли, к которой оно принадлежит, позволяют определить, какие из элементов регулирующей среды (по отдельности или вместе) в наибольшей степени применимы к требованиям по управлению документами в конкретном учреждении. Регулирующая среда любого учреждения включает:

- законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;

-   стандарты, относящиеся к практической деятельности;

-   правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;

-     добровольно применяемые кодексы поведения и этики;

- идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в специфической отрасли или организации.

Рассмотрим регулирующую среду Государственного бюджетного образовательного учреждения «Специальная (коррекционная) школа-интернат № 15 для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, с ограниченными возможностями здоровья VIII вида» с. Пажга (далее – школа-интернат).

Школа-интернат является некоммерческой, государственной бюджетной образовательной организацией, созданной для оказания услуг, в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти в сфере образования, не имеющей извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности.

Отметим, что школа-интернат осуществляет образовательную деятельность на основании лицензии от 02 июня 2009 г. серия А № 285361 и свидетельства о государственной аккредитации от 30 марта 2010 года № 240-ОУ.

Предметом деятельности школы-интерната является реализация гарантированного гражданам Российской Федерации права на получение общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего образования, профессиональной подготовки воспитанников;  обучение и воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечение охраны здоровья и создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе возможности удовлетворения потребности воспитанников в самообразовании и получении дополнительного образования.

Управленческие процессы и их документационное обеспечение в любом учреждении требует обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных и иных правовых актов, принимаемых компетентными государственными органами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы. В том числе с документной информацией.

Таким образом, школа-интернат осуществляет свою деятельность на основании следующих законодательных и нормативных правовых актов:

- Федеральный закон Российской Федерации от 29.12.2012 № 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации", который позволяет сформировать эффективный механизм правового регулирования образовательных и иных отношений в сфере образования, направленных на реализацию права на образование, государственных гарантий на получение качественного образования, значительно укрепит защиту интересов личности в области образования и создает правовые условия, обеспечивающие превращение образования в движущую силу и ресурс социально-экономического развития, в важный механизм формирования инновационного потенциала общества и экономики, повышения конкурентоспособности страны, при одновременном сохранении юридических гарантий свободы и равного доступа к образованию, наиболее полном удовлетворении образовательных потребностей личности.

- Постановление Правительства Российской Федерации от 12.03.1997 № 288 «Об утверждении Типового положения о специальном (коррекционном) образовательном учреждении для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья».

- Постановление Совета Министров СССР от 05.01.1984 № 25 «Об общеобразовательных школах-интернатах, детских домах и других интернатных учреждениях».

- Приказ Министерства образования Республики Коми от 13.01.2012 № 6 "Об утверждении ведомственной целевой программы "Развитие государственных образовательных учреждений интернатного типа и специальных (коррекционных) общеобразовательных школ (2012 - 2014 годы)". Данная программа разработана с целью обеспечения качественного предоставления государственных услуг государственными образовательными учреждениями интернатного типа и специальными (коррекционными) общеобразовательными школами.

- Письмо Министерства образования Российской Федерации от 04.09.1997 № 48 «О специфике деятельности специальных (коррекционных) образовательных учреждений I - VIII видов»

- Письмо Министерства образования Российской Федерации от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64 «Об утверждении «Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Однако наряду с вышеперечисленными законодательными и нормативными правовыми актами важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры. Являясь локальными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретного учреждения, так как содержат нормы, обязательные для исполнения как органами управления, так и работниками.

Основными организационно-правовыми документами школы-интернат являются: устав, коллективный договор, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения, должностные инструкции и т.д.

Устав – учредительный документ организации, представляющий собой свод правил, установленных учредителями юридического лица и регулирующих ее правовое положение, а также отношения, связанные с внутренним управлением.

Устав школы-интернат зарегистрирован в Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 1  по Республике Коми 21.10.2005.

Структура и штатная численность школы-интернат определяются в соответствии с Уставом и закрепляются специальным документом (штатным расписанием).

Одним из организационных документов школы-интернат является коллективный договор, который был принят на конференции трудового коллектива и зарегистрирован в отделе по труду по г. Сыктывкару Министерства экономического развития Республики Коми.

Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в учреждении или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.

Коллективный договор школы-интернат раскрывает: основные обязанности сторон; понятие рабочее время и время отдыха, оплату труда; гарантии и компенсации работникам; трудовой распорядок, охрану труда.

Правила внутреннего трудового распорядка отнесены к локальному акту, регулирующему вопросы трудовых отношений на уровне отдельно взятого учреждения, предприятия, организации.

Правила внутреннего трудового распорядка школы-интернат устанавливают правовые и организационные взаимоотношения между работниками коллектива и работодателем и имеют своей целью установление и поддержание надлежащих: трудового распорядка, трудовой дисциплины, режима рабочего времени и иных необходимых элементов трудовой деятельности учреждения. 

Документационное обеспечение является основной обеспечивающей функцией управления. От того, как оно организовано, во много зависит эффективность управленческой деятельности. В свою очередь, порядок работы  с документами в конкретном учреждении напрямую связан с организацией управления и зависит от структуры аппарата управления, компетенции и функций органов управления, структурных подразделений и т.д.

Управление школой-интернатом строится на принципах единоначалия и самоуправления. Основными формами самоуправления в данном учреждении  являются общее собрание трудового коллектива, педагогический совет, попечительский совет, методический совет, административный совет. Единоначалие осуществляет администрация: директор и его заместители.

В соответствии с утверждённым штатным расписанием и Уставом в структуру школы-интерната входят:

- директор;

- педагогический совет;

- методический совет;

- аттестационная комиссия;

- экспертные группы;

- административный совет;

- попечительский совет;

- общественные комиссии;

- заместитель директора по УВР, в подчинении которого находятся учителя, логопеды, психолог, социальный педагог, библиотекарь;

- заместитель директора по ВР, которому подчиняются воспитатели, руководители кружков, педагог-организатор.

Также в организационной структуре учреждения отдельное место занимают заместитель директора по АХР, бухгалтерия и медицинский кабинет. В подчинении заместителя директора по АХР находятся такие структурные части как отдел кадров, технический персонал, водители, рабочие по обслуживанию.

Отметим, что весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому делопроизводство рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением.

Таким образом, как можно видеть из представленной структуры, в школе-интернате отсутствует самостоятельное подразделение, осуществляющее работу с документами. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагается на одного из специалистов отдела кадров.

Специалист отдела кадров школы-интерната, на которого возложена обязанность организации делопроизводства, входит в структуру отдела кадров и подчиняется заместителю директора по административно-хозяйственной части. Однако организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением. Поскольку служба делопроизводства и фактически управляет документацией и документационными потоками всего учреждения, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 чел.), с подчинением непосредственно директору учреждения или одному из заместителей директора, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба делопроизводства непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Организация делопроизводства школы-интернат включает:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на носителе по установленным правилам».

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документация поступает в школу-интернат  централизовано к секретарю-машинистке или специалисту отдела кадров. Доставка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической  связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем-машинисткой или специалистом отдела кадров. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов. Если по конвертам можно определить адрес, время отправки и получения документов, то они не уничтожаются.

Регистрация документов осуществляется централизованно путем занесения в журнал входящей документации и компьютер (в журнал регистрации полученных документов электронной почтой).

На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала календарного года). Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка «+ приложение на 2 листах».

Регистрация документа производится однократно секретарем-машинисткой школы-интерната.

После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение директору школы-интерната. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо – ответ, находится инициативное письмо и прикрепляется к нему.

В результате рассмотрения документа директором школы-интерната на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации входящих документов».

Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем  их утрату. В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом руководителя.

Работа специалиста отдела кадров с отправляемыми документами заключается в их регистрации, обработке и отправке. Документы, отправляемые школой-интернатом, передаются по почте или с использованием электрической связи. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются не позднее первой половины дня следующего за днем подписания.

После проверки правильности оформления документа проставляется исходящий номер. Исходящий номер состоит: из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера, который проставляется секретарем школы-интерната. Если документ подписан директором школы-интерната, то копия остается в деле секретаря. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

Данные об исходящем документе заносятся в «Журнал регистрации исходящих документов» секретарем школы-интерната.

Исходящие документы после подписи отправляют:

- первый экземпляр - адресату,

- копия - подшивается в дело, по запросу исполнителя передается в структурное подразделение.

Движение внутренних документов в школе-интернате осуществляется в следующей последовательности: подготовка проекта документа, подписание, исполнение. Исполнение документа предполагает передачу документа на исполнение, непосредственно его исполнение, помещение исполненного документа в дело: например; после подписания приказа по основной деятельности специалист отдела кадров или секретарь осуществляет его регистрацию, и в обязательном порядке под роспись рассылает копии в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы, после ознакомления (исполнения) приказ помещается в дело.

К сожалению, в Инструкции по делопроизводству школы-интернат и как следствие в организации документооборота внутренних документов упускается процедура их согласования. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование - не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования - совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности.

Система согласования документов в значительной степени формирует исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений - не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа, который разработал управленческое решение.

Итак, в соответствии со стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» любое учреждение должно сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами.

Таким образом, документационное обеспечение управления в школе-интернате, как любой вид деятельности, нуждается в регламентации. На наш взгляд, разработка инструкции - это наиболее действенный способ нормативного закрепления правил работы с документами, поскольку инструкция как вид документа предназначена как раз для регулирования отдельных сторон деятельности организации.


  1.  Разработка локального акта по делопроизводству в ГБОУ «Школа-интернат №15 VIII вида»

2.1. Алгоритм разработки инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству рассматривается как целостный локальный акт, позволяющий создать комплексную систему работы с документами, наиболее целесообразную для конкретной организации.  Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. Инструкция должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения. В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов.

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Алгоритм разработки Инструкции для школы-интерната подразумевает выделение в нем четырех этапов:

- изучение внешней нормативной среды;

- изучение внутренней нормативной, организационной и технологической среды данного учреждения;

- разработка текста Инструкции по делопроизводству;

- оформление проекта нормативного документа, его согласование и утверждение.

После данных этапов следует процесс внедрения Инструкции.

На первой стадии разработки Инструкции выявляются нормы, правила и положения в сфере информации, документации и архивного дела, которые должны найти обязательное отражение в конкретной Инструкции школы-интерната.

На втором этапе проводится анализ локальных актов, в которых устанавливаются организационные основы работы с документами, построения делопроизводства или системы управления документами.

На данном этапе нами был проведен анализ имеющейся инструкции по делопроизводству школы-интерната редакции 2008 года и сделаны следующие выводы:

- инструкция школы-интерната не соответствует нормам и правилам нормативной методической базы и законодательства Российской Федерации по делопроизводству;

- в инструкции отсутствуют наглядные примеры оформления бланков документов;

- также нет детального рассмотрения реквизитов, которые применяются при изготовлении документов;

- инструкция не дает полного представления о том, как устроен процесс работы с документами;

- положения инструкции охватывают общие принципы работы с документами.

Изучаются направления и сфера деятельности школы-интерната, функции и задачи; организационная структура; принципы принятия решений (преимущественно единоначалие, коллегиальность или сочетание этих принципов), порядок делегирования полномочий. К анализу привлекаются:

- учредительные документы школы-интерната;

- весь комплекс организационно-распорядительных документов (приказы о распределении зон ответственности и полномочий исполнительных органов, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, регламенты взаимодействия и т.п.);

- технологические документы (инструкции и регламенты реализации функций и оказания услуг; формирование и представления установленных форм отчетности и т.п.);

- документы учреждения более высокого уровня, имеющие стратегический характер.

Далее необходимо выяснить, какие из правил действуют в действительности, какие изменения и дополнения необходимы для повышения их исполнения, кроме того, необходимо проанализировать технологичность и уровень соответствия потребностям практики и передовым информационным технологиям. Например, часть утверждённых правил, сотрудники могут просто игнорировать (они их или не знают, или им так неудобно и т.п.), другая же часть процессов нелогична (вроде как так исторически сложилось) или вообще противоречить законодательству и нормативной базе.

Выяснить реальную ситуацию можно, ответив на вопросы:

- какова организационная структура школы-интерната, какое подразделение или сотрудники отвечают за организацию документооборота;

- какие виды документов используются в школе-интернате, есть ли их шаблоны, правила оформления;

- кто и как принимает и отправляет корреспонденцию;

- кто какие документы создаёт, согласовывает, подписывает, утверждает, исполняет;

- какие используются принципы нумерации, и как происходит процесс регистрации документов;

- как осуществляется контроль исполнения документов;

-        как происходит оперативное хранение документов;

- есть ли в организации свой архив и правила его работы и т.п.

Итак, проанализировав имеющуюся информацию и документацию, необходимо выявить процессы и процедуры, которые затрудняют документирование и/или документационное обеспечение управления, с целью закрепления последовательности их реализации в Инструкции или в специальных нормативных документах учреждения.

Третий этап - это, собственно, разработка Инструкции:

- определение ее структуры, то есть состава разделов, которые будут включены в текст;

- работа над текстом;

- разработка необходимых приложений и определение их статуса.

Соблюдение требований Методических рекомендаций существенно облегчает разработку Инструкции на этом этапе, так как в них нормативно закреплен полный цикл делопроизводственных операций, выполняемых в организации:

- прием поступающих документов (экспедиционная обработка, сортировка, вскрытие конверта; на документе фиксируется дата его получения организацией);

- предварительное рассмотрение документов (формирование документопотоков, направляемых директору школы-интерната, главным специалистам или непосредственно в структурные подразделения);

- регистрация документов (фиксация факта получения или создания документа организации с обязательным внесением записей о нем в учетно-регистрационные формы, т.е. осуществляется «включение документа в систему управления документами», на документе проставляются дата регистрации и индекс/регистрационный номер);

- направление документа на исполнение (рассмотрение документа директором школы-интерната, проставление резолюции, т.е. указания по исполнению документа, передачи исполнителю);

- исполнение (работа исполнителя с документами в соответствии с резолюцией директора школы-интерната и представленными по должности полномочиями, которая завершается подготовкой проекта нового документа, например, письма-ответа, плана мероприятий и т.п., или документирование результатов работы, оформление отметки об исполнении);

- отправка документа (выбор способа доставки, экспедиционная работа в зависимости от способа, передача в отделение почтовой связи или отправка средствами электросвязи);

- формирование дел (группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- хранение (текущее оперативное хранение в течение делопроизводства и следующего за ним года, в следующем делопроизводственном году - подготовка дел к сдаче в архив учреждения и выделение документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению).

Другими словами, предлагаемые рекомендации содержат план разработки инструкции, устанавливают логику изложения текста и состав необходимых приложений, позволяют разработать конкретную Инструкцию, соответствующую ее статусу основного нормативного документа организации по вопросам документационного обеспечения.

На четвертом этапе осуществляется оформление проекта Инструкции, т.е. решается вопрос оформления инструкции на общем бланке учреждения или составляется проект приказа об утверждении и введении в действие данной Инструкции.

Четвертый этап также включает процедуры согласования и утверждения.

Согласование проекта Инструкции проводится со всеми заинтересованными должностными лицами учреждения. Для фиксации процедуры согласования рекомендуется оформить лист согласования одновременно проекта Инструкции и проекта приказа о ее утверждении и введении в действие.

Утверждение Инструкции, так же как и организация делопроизводства и документооборота, относится к полномочиям единоличного исполнительного органа, т.е. директору школы-интерната.

С целью соблюдения организацией единого учета и обеспечения сохранности документов Инструкция утверждаются директором школы-интерната.

Последним этапом является процесс внедрения Инструкции. Традиционно процесс внедрения связывают с изданием приказов о ее утверждении и введении в действии, об утверждении плана мероприятий по внедрению, включающему и обучение сотрудников, и о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделения, а на завершающем этапе - приказа о выполнении плана мероприятий и признании Инструкции полностью введенной в действие.

Таким образом, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

2.2. Содержание и структура инструкции по делопроизводству

В результате проведенного исследования организации делопроизводства школы-интернат, включившего следующие этапы: изучение типа, отрасли и сферы деятельности учреждения; изучение и анализ локальных документов учреждения; изучение структуры учреждения и организации работы с документами, нами предлагается следующее оформление инструкции по делопроизводству:

Предлагаемая инструкция будет состоять из 6 основных разделов и 10 подразделов, включать приложения, наглядно иллюстрирующие соответствующие разделы инструкции. Разделение текста инструкции следует естественной логике изложения «от общего к частному» и соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает разбивку текста на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Раздел 1. «Общие положения» устанавливает:

- сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

- ответственность за ее несоблюдение;

- подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

- нормативно-методическую базу.

Раздел 2. « Документирование управленческой деятельности» делится на следующие пункты:

2.1. Общие требования к оформлению документов;

2.2. Требования к бланкам управленческих документов;

2.3. Оформление реквизитов документов;

2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов:

- приказы и распоряжения;

- переписка;

- акт;

- протокол;

- докладные и служебные записки.

Подпункты раздела включают следующую информацию:

  1.  виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
  2.  общие правила подготовки и оформления документов;
  3.  правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  4.  порядок изготовления и размножения документов;
  5.  правила оформления и заверения копий и приложений;
  6.  порядок использования и хранения бланков;
  7.  порядок работы исполнителей с документами.

Раздел 3. «Организация документооборота и исполнение документов» устанавливает:

  1.  порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
  2.  правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
  3.  основные инстанции движения документов;
  4.  порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  5.  порядок учета объема документооборота.

Раздел 4. «Контроль исполнения документов» закрепляет:

  1.  категории документов, подлежащих обязательному контролю;
  2.  порядок их постановки на контроль;
  3.  технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
  4.  обязанности исполнителей;
  5.  типовые сроки исполнения;
  6.  порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
  7.  порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел 5. «Текущее хранение документов» состоит из подразделов:

5.1. «Порядок составления и утверждения номенклатуры дел», в котором в свою очередь содержится информация о:

  1.  порядке разработки и использования номенклатуры дел;
  2.  порядке систематизации и индексации дел.

5.2. «Формирование дел» включает информацию о:

  1.  правилах хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
  2.  об установлении ответственности определенных должностных лиц за сохранность документов;
  3.  правилах формирования в дела отдельных категорий документов;

Раздел 6. «Текущее хранение документов» содержит:

  1.  правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
  2.  устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
  3.  правила формирования в дела отдельных категорий документов;
  4.  порядок разработки и использования номенклатуры дел;
  5.  порядок систематизации и индексации дел.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Итак, Инструкция решает много практических задач. В инструкции утверждаются бланки основных документов, очередность оформления различных видов документов и порядок прохождения внутри организации. Все это снижает временные затраты на обработку документов. Еще одна ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации, эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников, но и особенностями делопроизводства. Закрепив особенности оформления документов в локальном акте, создаются условия для новых сотрудников, которые благодаря Инструкции смогут быстро разобраться в нюансах работы в конкретном учреждении.

Кроме того, положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, и обязательны для исполнения всеми работниками школы-интерната.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По словам М.В. Ларина, документированная информация составляет основу управления, её эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация – это полноценный ресурс производства, который стал важным элементом социальной жизни общества. 

Информация, содержащаяся в документах,  необходима для стабильной деятельности    любого    учреждения.   На   ее   основе   принимаются соответствующие управленческие решения.  Документы во  многих  случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ"  как  способ  доказательства. Только   грамотно  составленный,  имеющий  юридическую  силу  документ является гарантом успешной сделки.

Для правильной организации службы документационного обеспечения управления и системы делопроизводства в целом необходима нормативно-методическая база делопроизводства. Она позволяет правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу, организовать документооборот, обеспечить сохранность документов и их использование в текущей деятельности организации.

Итак, школа-интернат является некоммерческой, государственной бюджетной образовательной организацией, созданной для оказания услуг, в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти в сфере образования, не имеющей извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, осуществляет образовательную деятельность на основании лицензии от 02 июня 2009 г. серия А № 285361 и свидетельства о государственной аккредитации от 30 марта 2010 года № 240-ОУ.

При работе с документами, образующимися в процессе деятельности школы-интерната необходимо соблюдать правила документирования, которые значительно облегчат как работу учреждения в целом, так и отдельных структурных подразделений и должностных лиц. В ходе исследования нами был сделан вывод, что самым подходящим для этого документом является инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству – это нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.

Назначением Инструкции по делопроизводству школы-интерната является установление единого порядка работы с документами. Цель Инструкции – совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В составе разрабатываемых методических документов
в школе-интернат инструкция по делопроизводству занимает особенное место. Являясь, по сути, руководством к применению
и исполнению всех делопроизводственных операций этот документ предназначен для всех сотрудников учреждения. Именно поэтому своевременная актуализация положений инструкции по делопроизводству очень важна.

Инструкция по ведению делопроизводства в школе-интернате утверждена в 2008 г. и с того момента ни разу не пересматривалась. Однако некоторые изменения в законодательно-правовой и нормативно-методической базе документационного обеспечения управления, изменение делопроизводственных процессов должны быть отражены в инструкции по делопроизводству.

Таким образом, возникла необходимость в новой редакции Инструкции актуальной по содержанию и способной повышать корпоративную культуру сотрудников школы-интернат в работе с документами. Реформирование методической основы, редакция формулировок и систематизация положений Инструкции позволит обеспечить функционирование единого
в образовательном учреждении итернатного типа технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией. Иначе говоря, только актуальная по содержанию Инструкция действительно полезна в работе.  

Таким образом, предложенный алгоритм разработки и структура инструкции по делопроизводству школы-интерната охватывает все вопросы работы с документами: виды документов, порядок подготовки, оформления проектов документов, регистрацию, контроль исполнения, формирование документов в дела, что позволит на практике привести к единообразию работу с документами в данном учреждении.

Для школы-интерната создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, т.к. она позволит:

- регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах данного учреждения;

- закрепить наиболее рациональную технологию делопроизводства;

- сделать систему работы с документами стабильной;

- обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов;

- установить ответственность за работу с документами.


БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

  1.  Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 // Российская  газета  – 1993. – 25 дек.
  2.  О порядке рассмотрения обращений граждан Российской федерации: Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ // Российская газета. – 2006. - №95.
  3.  О государственном языке Российской Федерации: Федеральный закон от 01.06.2005 №53-ФЗ  // Российская газета. – 2005. - №120.
  4.   О языках народов Российской Федерации: Федеральный закон от 25.10.1991 № 1807-1 //  Ведомости СНД и ВС РСФСР.- №  50.
  5.  Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ // Российская газета. – 2006. - №165.
  6.  Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004  № 125-ФЗ // Собрание законодательства РФ.  – 2004. - № 43. -  Ст. 4169.
  7.   Об электронной подписи: Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ  // Собрание законодательства РФ.- № 15.
  8.  Об образовании в Российской Федерации: Федеральный закон Российской Федерации от 29.12.2012 № 273-ФЗ  
  9.  О государственных языках Республики Коми: закон Республики Коми от 28.05.1992 (ред. от 06.07.2009)  // Красное знамя. – 1992. - №112.
  10.  О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела не территории Республики Коми: Закон Республики Коми от 07 декабря 2005 г. № 122-РЗ  // Республика. -  № 230
  11.  ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»  
  12.  ГОСТ Р 6.30 - 2003.  Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов. – 2003.
  13.  ГОСТ ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - М.,: Стандартинформ. -  2007
  14.  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 №33  //  М.: Главархив СССР, 1991.
  15.  Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти:  Приказ  Росархива от 23.12.2009 N 76  //  Не опубликован.
  16.  Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»: Приказ Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2010. - №
  17.  Об утверждении Правил ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // Российская газета. -  № 113.
  18.  Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми: Постановление Правительства Респ.Коми от 18.08.2006 №201 (ред. от 01.03.2011)  //  Республика. – 2006. – №158.
  19.   Об утверждении Типового положения о специальном (коррекционном) образовательном учреждении для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья: Постановление Правительства Российской Федерации от 12.03.1997 № 288 // Российская газета. -  № 61.
  20.   Об общеобразовательных школах-интернатах, детских домах и других интернатных учреждениях: Постановление Совета Министров СССР от 05.01.1984 № 25 // СП РСФСР. -  № 12.
  21.  Об утверждении ведомственной целевой программы "Развитие государственных образовательных учреждений интернатного типа и специальных (коррекционных) общеобразовательных школ (2012 - 2014 годы)": Приказ Министерства образования РК от 13.01.2012 № 6 // Не опубликован.
  22.  О специфике деятельности специальных (коррекционных) образовательных учреждений I - VIII видов: Письмо Минобразования РФ от 04.09.1997 № 48 // Официальные документы в образовании. -  № 17.
  23.   Об утверждении «Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»: Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64  //  Не опубликован.
  24.  Устав Государственного бюджетного образовательного учреждения «Специальная (коррекционная) школа-интернат № 15 для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, с ограниченными возможностями здоровья VIII вида» с. Пажга зарегистрирован в Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 1  по Республике Коми 21.10.2005.
  25.  Еремичев, М. Документооборот, его развитие и нормативно-методическая регламентация / М. Еремичев // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2011. - №9. - С.183-189.
  26.  Иритикова В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых Правил делопроизводства и Методических рекомендаций / В.С. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010.- №. 11. – С. 41-47.
  27.  Кузнецова, Т.В. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства / Т.В. Кузнецова  //  Делопроизводство.– 2011. – №1. – С.3-8.
  28.  Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации  ВНИИДАД ответ. ред. М.В. Ларин; сост. В.Ф. Янковая, Т.Г. Белая, М.В. Бельдова и др. – М., 2007. - 264 с.
  29.  Санкина, Л.В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации/ Л.В. Санкина //  Секретарь – референт. – 2008. - №. 8. – С. 34-40.
  30.  Янковая, В.Ф. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти/ В.Ф. Янковая  //  Секретарь – референт. – 2010. - №. 3. – С. 50-56.
  31.  Янковая, В.Ф. Инструкция или инструкции по делопроизводству? / В.Ф. Янковая // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2012. - №. 0. – С. 17-25.
  32.  Энциклопедия делопроизводства // www.edou.ru.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

73597. Современные технологии разработки программного обеспечения 287 KB
  Приближение первое. MSF – методология разработки программного обеспечения от компании Microsoft, опирающаяся на практический опыт компании и описывающая управление людьми и управление процессами в ходе разработки решения. Взглянув на список программ, которые установлены на типовом персональном компьютере, нетрудно прийти к мысли, что практики, которые использовала Microsoft
73601. Економічна роль держави у ринковій економіці 59 KB
  Форми і методи державного регулювання економіки. Вивчення законів вільної гри економічних сил – у чому й полягає найважливіший зміст політичної економії – призвело до визнання необхідності регулювання цієї гри суспільною владою. Країнам з розвиненою ринковою економікою притаманна змішана система макроекономічного регулювання яка базується на плюралізмі різноманітності форм власності й органічно поєднує переваги ринкових і державних регуляторів. Виділяють два основні види регулювання – економічний лібералізм та економічний дерижизм.
73605. Основи побудови комп’ютерних мереж 121 KB
  Основні поняття про комп’ютерні мережі, їх призначення, історія розвитку. Концепції побудови та класифікація комп’ютерних мереж. Архітектура комп’ютерних мереж: топологія, апаратне та програмне забезпечення. Базові топології локальних комп’ютерних мереж: шина, зірка, кільце. Призначення, коротка характеристика та принципи функціонування. Організація передачі даних.