11064

Введение в управленческое документоведение

Книга

Архивоведение и делопроизводство

Глава 1. Управленческие документы и их общая характеристика Управление и управленческая информация. Представление информации в практике управления. Управление и управленческая информация Управление и информация два тесно связанных между собо

Русский

2013-04-03

838.5 KB

29 чел.

Глава 1.  Управленческие документы и их общая характеристика

  1.  Управление и управленческая информация. Представление информации в практике управления.

 

 Управление и управленческая информация

Управление и информация - два тесно связанных между собой понятия. Эта связь выражается утверждением «Управление без информации неосуществимо».

Слово «управление» образовано от глагола «управлять», что означает  руководить, направлять деятельность, действия кого-либо (чего-либо).

Таким образом,  глагол «управлять» подразумевает определение того:

  •  чем управляют (направлять деятельность… кого- либо…) - объект управления;
  •  кто управляет (руководить) – субъект  управления;
  •  ради чего осуществляется управление (направлять деятельность …) - цель управления.

 Объектами управления могут быть устройства, созданные человеком, свойства веществ и материалов, отдельный человек и коллективы людей, социально-экономические системы в различных проявлениях (государство, муниципальное образование) и т. п.

 Субъектом управления может быть также отдельный человек, коллектив людей, техническое устройство, природное явление и т. п.

    Цель управления – это тот конечный результат, который должен быть получен в процессе управления или по его  завершении.

В соответствии с современными представлениями этот процесс, протекает в среде управления. Различают три ярко выраженные фазы этого процесса.

  1.  проектирование управления, осуществляемое до его реализации;
  2.  реализация управления;
  3.  анализ конечных результатов  управления.

Слово «информация» восходит  к латинскому слову informatio – разъяснение, изложение. Содержание этого понятия зависит от сферы, в которой оно используется. Так, например, в сфере общего применения оно определяется как «… сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком либо специальными устройствами» [1].

Основатель кибернетики Н. Винер дает следующее определение этому понятию: «Информация - это обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств» [2].

В законодательстве   информация - это «… описания о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления» [3].

В сфере менеджмента информация определяется как «… совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений» [4].

Последнее определение верно отражает суть управленческой информации, но в нем из информации исключены сведения о разработанных управленческих решениях.

Сформулируем понятие управленческой информации на основе высказанных выше представлений об управлении и следующих соображений.

Введем следующее строгое определение понятия «сведения о среде управления». Сведение о среде управления – это ее одиночное свойство, выражаемое своим названием и значением. Например:  количество работающих в организационном отделе администрации города «Н» азвание свойства) - 5 человек (значение свойства);  отношение подчиненности между И. И. Сорокиным и А.В. Цветковым (название  свойства) -  Сорокин руководитель Цветкова (значение свойства); вопрос по которому принято решение (название свойства)   – снабжение населения хлебом (значение свойства).  

Одиночное свойство среды управления может принимать множество значений. Например, фамилии сотрудников, работающих в общем отделе (название сведения) – Лунин, Прищепков, Константинов, Гришин (множество значений сведения).

Рассмотрим пример представления части текста документа (выдержка из положения об отделе норм и методологии) в виде перечня сведений.

«Отдел норм и методологии разрабатывает нормативно-методические документы (кроме правовых), в том числе служебные инструкции, положения, пособия для сотрудников и т. д. используемые в работе жилищной инспекции и ее подразделениях.»

При описании результатов представления текста в виде перечня сведений используются следующие обозначения. Полужирным шрифтом   выделено название сведения, обычным шрифтом набрано его значение. Каждое сведение описывается в отдельном пункте, имеющем свой номер.

  1.  Организационные структуры, существующие в среде управления – отдел, инспекция, подразделения.
  2.  Производственные процессы, протекающие в среде управления – разработка, использование, работа.
  3.  Субъект процесса разработки (Кто разрабатывает) – отдел.
  4.  Объект процесса разработки (Что разрабатывается) – документы.
  5.  Субъект процесса использования (Кто использует) – инспекция, подразделения.
  6.  Объект процесса использования (Что используется) – документы.
  7.  Субъект процесса работы (Кто работает) – инспекция, подразделения.
  8.  Где используются  документы – в процессе работы.
  9.  Название отдела – норм и методологии.
  10.  Название инспекции - жилищная.
  11.  В состав какой структуры входят подразделения – жилищной.
  12.  Характер разрабатываемых документов по признаку отношения к основной деятельности – служебные.
  13.  Характер разрабатываемых документов – нормативно-методические, кроме правовых.
  14.  Виды разрабатываемых документов - инструкции, положения, пособия.
  15.  Характер разрабатываемых инструкций – служебные.
  16.  Для кого разрабатываются пособия - для сотрудников.
  17.  В  какую организационную структуру входят сотрудники - инспекцию.

Таким образом, можно предположить, что любую управленческую информацию можно представить как перечень сведений (по определению этого понятия, данному выше) о среде управления.

Для фазы проектирования управления наиболее характерны сведения о существующих и  желаемых свойствах среды управления. Например, это сведения о существующей и необходимой в будущем организационной структуре, правах и обязанностях работников, планы работ и т.п.

Во второй фазе в большей степени отражаются сведения о протекающем процессе управления: о проделанной работе, об организационно-распорядительных воздействиях, вырабатываемых в ходе реализации этого процесса и т. п.

Для третьей фазы наиболее характерны сведения об   изменениях, произошедших в среде под действием управления, о  соответствии этих изменениям целям и т. п.

В зависимости от сути сведений степень их влияния на управление может быть различной, а именно:

  •  без части сведений реализация процесса управления невозможна. Например, неизвестна цель управления;
  •  часть сведений необходима для обеспечения эффективной реализации управления (говоря об эффективности процесса управления, мы подразумеваем достижение его целей с наименьшими затратами)

 Например, сведения о некоторых чертах характера сотрудника;

  •  часть сведений не связана с управлением, т. е. их отсутствие не влияет на реализацию управления. Например, сведения о степени твердости карандашей, используемых  ведущим специалистом организационного отдела при написании черновика конкретного документа.

Эти сведения не имеет смысла считать частью управленческой информации.

Исходя из вышесказанного, понятие информации в управлении целесообразно определить следующим образом.

Управленческая информация – это сведения о среде управления,  необходимые для установления, осуществления и эффективного достижения целей организации  на фазах проектирования, реализации и анализа управления.

Представление информации в практике управления.

В самом общем виде на практике управленческая информация представляется в виде информационных объектов, которые имеют следующие отличительные признаки.

1. Конечность объема. Совокупность сведений, содержащихся в информационном объекте, должна быть конечной. Таким образом, информационный объект - это конечная часть управленческой информации.

В дальнейшем сведения, входящие в состав управленческой информации, будем называть управленческими.

2. Целостность . Сведения, содержащиеся в информационном объекте, должны быть связаны единым смыслом. Это свойство следует из принципа разделения труда (принципа специализации), действующего в управлении.

3. Воспринимаемость. Сведения, представленные в информационном объекте, должны быть доступны восприятию человека прямо или с помощью каких-либо технических средств.

Таким образом, информационный объект в управлении - это конечная совокупность связанных между собой по смыслу   сведений, доступных восприятию  человека непосредственно или с помощью каких-либо технических средств.

Приведем примеры информационных объектов:

  1.  Высказывание работника, по какому-либо вопросу на совещании.
    1.  Устное указание руководителя подчиненному.
      1.  Приказ руководителя общего отдела.

Для практического использования информационных объектов в управлении необходимо, чтобы они могли перемещаться в пространстве и сохраняться во времени без искажения. Тогда объект можно использовать в управлении в разных точках пространства и в любые моменты времени. Информационные объекты, обладающие этими свойствами, будем называть информационными элементами.

В управлении особую роль играют информационные элементы, которыми обмениваются участники управления. Для того, чтобы этот обмен состоялся, необходимо иметь сведения об отправителе и получателях информационного элемента.

Кроме этого, при использовании информационных элементов часто требуется уточнить содержащиеся в них сведения или получить какие-либо дополнительные. Это один из случаев проявления принципа обратной связи, используемого в управлении. Поэтому информационный элемент должен содержать сведения, позволяющие устанавливать оперативную связь с лицом, которое в состоянии ответить лично или организовать получение ответов на любые вопросы, возникающие при работе с элементом. Назовем их сведениями о составителе элемента.

В связи с важностью рассмотренных свойств информационных элементов для управления выделим из  их состава те, которые содержат сведения об отправителе, получателе (получателях) и составителе (составителях). Назовем эти информационные элементы сообщениями.      Описанные отношения между информацией, информационными объектами, элементами и сообщениями наглядно отображены на рис. 1.

Рис. 1. Схема взаимосвязи между информацией, информационным объектом, информационным элементом и сообщением.

Контрольные вопросы

  1.  Дайте определение управленческой информации.
  2.  Как определяется информация в сфере законодательств?  
  3.  Как определяется информация в сфере менеджмента?
  4.  Какие бывают виды объектов управления?
  5.  Какие бывают виды субъектов управления?
  6.  Назовите и поясните смысл трех фаз процесса управления
  7.  Назовите степени влияния сведений на процесс управления
  8.  Сведения о чем наиболее характерны  для второй фазы процесса управления?
  9.  Какие сведения наиболее характерны  для первой фазы процесса управления?
  10.  Какие сведения наиболее характерны  для третьей фазы процесса управления?
  11.  Что называется объектом управления?
  12.  Что называется субъектом управления?
  13.  Что называется целью управления?
  14.  Дайте определение сообщения.
  15.  Дайте определение информационного элемента.
  16.  Что означает свойство воспринимаемости информационного объекта?
  17.  Что означает свойство целостности информационного объекта?
  18.  Что означает свойство конечности объема информационного объекта?
  19.  Определите понятие сведения.
  20.  Поясните связь между информацией и сведением.

  1.  Управленческий документ – определение понятия. Основные части и реквизиты документа.

В управлении выделяется особый класс сообщений, называемых документами. Исторические факты свидетельствуют  о том, что впервые документы начали использоваться в судебной практике. Очевидно поэтому слово  «документ», произошедшее от латинского documentum,  означает – «доказательство, свидетельство» [5].

В толковом словаре С. И. Ожегова  документ определяется, как «…деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо».[ 6 ]

В соответствии с Российским государственным стандартом (ГОСТ Р 51141-98 ) [ 7 ] документ определяется, как «…зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Мы привели общее понятие документа. Определения, приводимые далее, различны в зависимости от сферы использования.

Так, например,  в юриспруденции документ - это «…овеществленное изложение мыслей, которое предназначено для доказывания юридически значимых обстоятельств, а также позволяет установить его составителя» [8].

В гражданском процессе документом именуется «…письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентным органом в пределах его прав и обязанностей, в установленном законом порядке, содержащее наличие всех необходимых реквизитов (дачу выдачи, подпись должностного лица, указание организации или органа, выдавшего документ, и т.д.)» [9,с.180].

В уголовном процессе документом признается «…любой предмет материального мира, на котором какими-то условными знаками (буквами, цифрами и др.) зафиксирована какая-то мысль или имеется изображение какого-либо объекта» [10].

Управленческие документы образуют большой класс документов, часть из которых выделена и приведена в Общероссийском классификаторе управленческих документов [11]. Таким образом, есть достаточные основания для того, чтобы определить понятие  документа применительно к сфере управления.

Рассмотрим отличительные признаки управленческих  документов.

1. Документ относится к  классу сообщений, содержащих  сведения, достоверность которых заверяется, а факт заверки отражается в самом  сообщении с указанием сведений о лице, заверяющим эти сведения. Это обусловлено двумя обстоятельствами. Необходимость заверки достоверности сведений объясняется тем, что  принять правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых  оно вырабатывается, недостоверны, а также  тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно.

2. Сведения, содержащиеся в  управленческом документе, разделяются на две части. Одна часть, называемая текстом документа (содержательная часть сообщения) включает сведения о среде управления, для отражения которых документ был составлен.

Другая часть сведений имеет дополняющий, вспомогательный характер (сведения об авторе, о дате, определяющей время составления документа, о сути текста документа и т.п.). Это сведения о среде, связанные с документом, и играющие определенную роль в управлении. Они составляют  справочную часть документа.

Все сведения в справочной части документа делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и включает в себя одно или несколько связанных между собой этим смыслом отдельных сведений. Такая группа называется реквизитом документа. Состав, правила составления и оформления реквизитов устанавливаются нормативными документами, главным из которых является государственный стандарт – ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.  В частности, сведения о заверке сведений,  о составителе, отправителе и получатели документа, являются его отдельными реквизитами.

Таким образом, управленческий документ можно определить следующим образом. Это сообщение, состоящее из содержательной части - текста (сведения о среде управления, для передачи которых оно создано) - и справочной части, которая включает сведения, объединенные в нормативно-устанавливаемые реквизиты, обязательно включающие реквизит о заверке достоверности текста.

Контрольные вопросы

  1.  Дайте определение управленческого документа.
  2.  На какие части можно разделить управленческий документ? Охарактеризуйте их.
  3.  Назовите основные отличительные признаки управленческого документа.
  4.  Назовите признаки, являющиеся общими для всех документов.
  5.  Определите понятие документа в соответствии с государственным стандартом России.
  6.  Что называется реквизитом документа?
  7.  Что называется текстом документа?

  1.  Модель и характеристики  текста документа

Составление текста документа - нередко сложная творческая задача, решение которой требует глубоких научных знаний и практических навыков. Текст документа обладает рядом  свойств, которые необходимо учитывать при его составлении и анализе.

Первое. Текст управленческого документа имеет определенную структуру, отражающую его строение. В общем случае элементами структуры документа могут быть: части, разделы, подразделы, пункты. Часть может состоять из разделов, подразделов, пунктов.  Раздел может включать подразделы, пункты. В свою очередь подраздел может состоять из пунктов. Каждый из перечисленных элементов структуры имеет обособленный смысл и содержит совокупность сведений, полностью раскрывающих определенный вопрос,  тему или какую-либо ее часть.

Структура текста документа определяется следующими сведениями:

  •  о составе и названиях всех элементов структуры;
    •  о том, названия каких элементов структуры вносятся в текст документа;
    •  о взаимном расположении элементов структуры.

  Второе. Сведения, составляющие текст документа, определенным образом распределены по элементам его структуры. В тексте документа сведения могут быть представлены в одном из пяти  видов:

  1.  Прозаический вид. Сведения представляются в виде таких синтаксических единиц, как предложение, прозаическая строфа, фрагмент, или их совокупностей. При этом название сведений и их значения специально не выделяются.

«Прозаическая строфаэто сочетание нескольких тесно взаимосвязанных по смыслу и синтаксически предложений, представляющих собой более полное по сравнению с отдельным предложением развитие мысли» [12, с. 679].

«Фрагмент  это две или несколько прозаических строф, объединенных развитием одной темы ( или ее аспекта) и связанных с помощью специальных синтаксических средств» [12, c. 702]

Пример. «Ведущий специалист, проработавший в общем отделе 7 лет, не удовлетворен руководством отдела. Он отмечает, что высокий уровень профессионализма сочетается у руководителя с авторитарными методами и грубым отношением к подчиненным».

  1.  Анкетный

В этом виде названия сведений и их  значения обозначаются самостоятельными грамматическими конструкциями. При этом может называться как отдельное сведение, так и некоторая совокупность связанных единым смыслом сведений. Для передачи названия сведения используются словосочетания или  предложения.

Пример. Характеристики здания администрации (названия сведения)  - Четырехэтажный кирпичный, дом, расположенный на перекрестке улиц Генеральской и Фурманова, постройки 1937 года (множество значений сведений о здании администрации).

Значение сведения или группа значений, соответствующие названию, передаются любыми грамматическими конструкциями (слова, словосочетания, предложения …).

Пример 1. Возраст руководителя общего отдела (название сведения) – 53 года (значение сведения, передаваемое словосочетанием).

Пример 2. Характер руководителя (название сведения) – уравновешенный (значение сведения, передаваемое словом).

Пример 3. Задание руководителя (название сведения) составить письмо в адрес администрации города по отчуждению земли под строительство (значение сведения, передаваемое предложением).

  1.  Списковый вид

   Сведения представляются в виде списка, состоящего из пунктов. Все пункты списка одинаковы  по структуре (составу элементов, из которых состоит пункт). Структура пункта строится из элементов различного типа, наиболее распространенными из которых являются:

  •  Метка пункта. Она обязательна, используется для выделения пункта и может обозначаться каким-либо условным знаком или порядковым номером;
  •   Текст пункта - может иметь любой вид.

В следующем ниже примере текст пунктов имеет анкетный вид.

Пример 1.

  •  (метка пункта)  Ваша должность – ведущий специалист (текст пункта).
  •  Сколько лет работаете в общем отделе - 7 лет.
  •  Удовлетворены ли Вы, руководством отдела – нет.
  •  Уровень профессионализма руководителя – высокий
  •  Стиль руководства – авторитарный.
  •  Отношение к подчиненным - грубое.

А вот пример текста пунктов прозаического вида.

Пример 2. Повестка дня собрания.  

  1.   (Метка пункта) Доклад заместителя мэра города   Ромова  Е. Н. «О подготовке объектов города к отопительному сезону» (Текст пункта).  
  2.   «О состоянии  водоснабжения промышленной зоны города». Доклад главного инженера ГУП «Водоканал» Выскубова С.А.
  3.  Изобразительный вид.

 Особое место занимают сведения, сочетающие в себе один из вышеуказанных видов с изображениями. В тексте управленческих документов могут использоваться различные изображения: рисунки, фотографии, чертежи, таблицы, диаграммы, графики и схемы. Но наиболее часто используются таблицы, схемы, диаграммы и графики.

Таблица это перечень сведений (текст, числовые данные) о чем-либо, приведенных в определенную систему и разложенных по графам и строкам.

Пример. Фрагмент таблицы перечня работ, выполняемых на рабочем месте.

п/п

Наименование работы

Продолжительность

Закономерность начала выполнения

Закономерность окончания выпо-лнения

1

Подбор персонала

Не определена

(С) По указанию руководителя комитета

(З) К сроку, указанному руководителем

2

Подготовка приказов по командировкам

Не определена

(С) С момента регистрации заявления командируемого

(З) За три дня до начала командировки

 

Схема. Это структурное представление каких–либо сведений о среде управления. При построении схемы используются различные геометрические элементы: прямоугольники, линии, стрелки и т. п.

Например, схема организации, отражающая состав руководства и структурных подразделений, а так же их соподчинённость.

Например, На рис 2. изображен фрагмент структурной схемы администрации города.

Первый заместитель главы администрации города.

Председатель комитета по стратегическому развитию

Заместитель главы города по жилищно-коммунальному хозяйству

Заместитель главы города по социальным вопросам

Глава администрации города

 

Рис 2. Фрагмент структурной схемы администрации города.

Диаграмма изображает  соотношения каких-либо величин.

В современных текстовых редакторах можно использовать множество диаграмм различных  видов (В текстовом редакторе WORD 2000 предусмотрено использование 14 типов стандартных и 13 типов нестандартных диаграмм).

Например, на рис 3. изображена чёрно- белая круговая диаграмма.

Рис 3. Черно- белая круговая диаграмма.

График изображает изменение характеристик среды управления во времени.

 Например, на рис 4. представлен график изменения численности населения города, тыс. чел.

Рис 4. График изменения численности населения города.

5. Трафаретный вид сведений.

В управленческих документах часто используется трафаретный текст. Это заранее составленный элемент текста документа, который воспроизводится без изменения во всех текстах однотипных документов. Как правило, трафарет передает названия сведений или изобразительную форму, являющуюся основой для их передачи.

Например, в доверенности используется следующий трафарет, передающий название сведения. «Доверенность действительна по «____» ____________ 2000 г.»

В этом же документе используется трафарет, передающий изобразительную форму (таблицу) и названия сведений.

п.п.

Материальные ценности

Единица

измерения

Количество

( прописью)

Третье. Сведения, содержащиеся в тексте, разбиваются на группы, формируемые в соответствии со следующими правилами:

  1.  Сведения, составляющие группу, неразрывно связаны единым смыслом и представлены одним видом или их определенной совокупностью.
  2.  Группа занимает обособленную геометрическую зону текста документа, полностью входящую в какой-либо элемент структуры текста.

Четвертое. Текст документа имеет определенную графику и геометрические характеристики, определяющие размеры, форму и расположение геометрических зон текста, форматирование символов стили абзацев и т. п. Необходимо отметить, что применение трафаретного вида сведений  в отдельных случаях имеет рекомендательный характер, при этом могут предлагаться несколько вариантов трафаретного текста, выполняющего в документе одинаковую функцию.

Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание этих свойств называется конкретной моделью текста документа.

Итак, эта модель содержит сведения:

  1.  О структуре текста.
  2.  О следующих свойствах каждого структурного элемента текста.
    1.  Количество групп сведений в каждом элементе.
    2.  По каждой группе, а при необходимости по некоторой их совокупности, приводятся следующие сведения:
      1.  Вид представления сведений в группе (в совокупности групп);
      2.  Состав сведений о среде управления, сообщаемых в группе (совокупности групп);
      3.  Порядок расположения сведений  (указывается при необходимости) в группе (в совокупности групп);
      4.  Графика сведений каждой группы (тип шрифта, формат символов, стили абзацев и другие необходимые характеристики);
      5.  Геометрические характеристики зоны (размер, форма, расположение), соответствующие данной группе.

2.3. Характеристики взаимного расположения геометрических зон, входящих в элемент текста документа.

Таким образом, описанная модель документа точно передает свойства, какого-то одного конкретного документа и используется для научных целей, например для обобщения свойств реальных документов.

Кроме рассмотренной конкретной модели, широко используется модель-образец документа. Она передает свойства некоторого класса документов, выделяемого по определенным признакам. На ее основе может быть составлен конкретный управленческий документ путем определения значений сведений, составляющих модель-образец. Она используется при обучении составлению и составлении конкретных документов.

От конкретной модели документа модель-образец отличается только пунктом 2.2.2., который излагается в следующей редакции: «Состав названий сведений о среде управления, сообщаемых в группе и, в необходимых случаях, пояснения, раскрывающие смысл и назначение этих сведений, а также ситуации, в которых эти сведения могут отсутствовать или использоваться обязательно.  При необходимости могут быть даны рекомендации, уточняющие характеристики используемой группы сведений, а также конкретные, поясняющие  примеры».

Модель-образец текста приказа по основной деятельности.

Приказ состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть состоит из двух групп,  имеющих  прозаический и трафаретный вид, и  содержит сведения о причинах,  нормативно-правовых основаниях издания приказа и его цели. Эта цель формулируется как обобщенное название результата, который должен быть получен после выполнения распорядительной части приказа. В причинах раскрывается ситуация в среде управления, приведшая к необходимости разработки управленческого решения и оформления его в виде приказа. Рекомендуется сведения рассматриваемой части приказа располагать в одной из следующих последовательностей:

  1.  Причина, нормативно-правовые основания, цель;
    1.  Причина, цель, нормативно-правовые основания.

В обоснованных случаях в констатирующей части может отсутствовать причина и/ или нормативно-правовые основания. Цель приказа должна присутствовать обязательно. При определении цели используется трафаретная словоформа, образованная от слова «цель».  Если используется первый тип последовательности расположения сведений,  то рекомендуется последнее предложение констатирующей части начинать с трафаретного текста. «На основании вышеизложенного с целью …». Если используется второй тип последовательности, то «С целью … на основании (указываются нормативно-правовые основания)».  Если в констатирующей части отсутствуют причины и нормативно-правовые основания, то текст начинают с трафаретного словосочетания  «С целью».

Распорядительная часть приказа следует за констатирующей частью  и содержит  две группы сведений трафаретного  и спискового-трафаретного видов. Первая трафаретная группа представлена словом «ПРИКАЗЫВАЮ:». Она (группа) занимает отдельную строку, отделяется от последней строчки констатирующей части двумя пробелами   и располагается от левого поля документа. Группа спискового-трафаретного вида начинается с новой строки, следует за первой трафаретной группой и  может содержать произвольное количество пунктов списка. В качестве меток пункта рекомендуется использовать арабские цифры, определяющие порядковый номер пункта, начиная с цифры 1. Текст пунктов имеет прозаический вид.

Последний пункт распорядительной части приказа – это трафаретный текст, передающий сведения о должностном лице, осуществляющем контроль исполнения приказа.  Возможны два варианта этого текста:

  1.  Контроль исполнения приказа возложить на (указываются должность, инициалы и фамилия лица).
  2.  Контроль исполнения приказа буду осуществлять лично.

Тексты остальных пунктов приказа строятся по формуле «кому», «что», «когда». Составляющая часть формулы «кому» передает сведения о том, кому поручается выполнить определенную работу или получить определенный результат (цель пункта). При этом рекомендуется сообщить должность, инициалы и фамилию лица. Если одинаковые цели предполагается достичь нескольким лицам, то они перечисляются в этой части формулы.

Составляющая часть формулы «что» определяет сведения о цели пункта.

Составляющая часть формулы «когда» определяет сведения об относительных или абсолютных сроках достижения цели.

Рекомендуется сведения описывать в последовательности:   «кому», «что», «когда».

Пример пункта 5 распорядительной части приказа по основной деятельности.

5. Начальнику эксплуатационного отдела И.Т. Моисееву, на период с 0 часов 12.12.2000 по 0 часов 13.12.2000 назначить по теплопункту дополнительного дежурного.

Контрольные вопросы

  1.  Какие характеристики текста документа описываются в его модели?
  2.  Каково назначение модели образца и конкретной модели текста   документа?
  3.  На какие структурные элементы подразделяется текст документа?
  4.   Определите анкетный вид представления сведений.
  5.  Определите изобразительный вид представления сведений.
  6.  Определите понятие модель текста конкретного документа.
  7.  Определите прозаический вид представления сведений.
  8.  Определите состав модель текста конкретного документа.
  9.  Определите списковый вид представления сведений.
  10.  Определите трафаретный вид представления сведений.
  11.  Поясните, что такое график.
  12.  Поясните, что такое диаграмма.
  13.  Поясните, что такое схема.
  14.  Поясните, что такое таблица.

  1.  Чем отличается модель-образец от модели текста конкретного документа?
  2.  Что называется прозаической строфой?
  3.  Что называется фрагментом текста?
  4.  Что определяет структура текста документа?
  5.  Что содержит текст документа?  
  6.  Что такое геометрическая зона текста документа?
  7.  Что такое группа сведений текста?

  1.  Функции управленческих документов. Понятие вида управленческого документа.

Рассмотрим основные функции, выполняемые  управленческими документами.

Управленческая функция

Это главная функция, и ее должен выполнять любой документ. Часть взаимодействий между участниками процесса управления осуществляется посредством документов. При этом от субъекта к объекту управления поступают документы, содержание которых в большинстве случаев прямо или косвенно определяет действия, подлежащие выполнению объектом, направленные на  получение требуемого результата. Документы, идущие от объекта к субъекту, содержат в основном результаты и ход выполнения действий, описание складывающихся ситуаций, проблемы и т. п.  Эти сведения, воздействуя на субъект, влияют на его состояние и побуждают к поиску и реализации новых действий.

Следовательно, управленческая функция документа может проявляться по-разному. Рассмотрим главные варианты проявления управленческой функции документа

  1.  Вызывать выполнение определенных действий (работ, мероприятий …) лицом или лицами,  которым адресован документ. В дальнейшем наряду со словами «лицо» или «лица» мы будем употреблять слово «исполнитель» (тот или те, кто должен выполнять действия); Пример. От руководителя поступило распоряжение «Срочно займитесь организацией благоустройства беженцев»
  2.  Нацеливать исполнителя на получение определенных результатов.

Пример. «К  01.03.2000  получить заключение экспертных органов об экологическом состоянии Белоярского района»

  1.  Приводить исполнителя в  требуемое состояние. Пример. «Вы медленно решаете вопрос с размещением отходов»
  2.  Дополнить (пополнить, изменить) представления объекта управления о среде путем передачи ему новых сведений.
  3.  Управленческая функция документа может проявляться всегда какой-либо комбинацией вышеприведенных вариантов, в которую обязательно входит четвертый.

Функция хранения сведений, достоверность которых заверена 

Документы предназначены для хранения сведений, достоверность которых заверена, во времени и в пространстве (следует из определения управленческого документа).

Коммуникационная функция

Документы разрабатываются одними лицами для того, чтобы быть использованы другими. Следовательно, они связывают между собой различных участников процесса управления, выполняя таким образом коммуникационную функцию.

Научная функция 

Управленческие документы являются научным материалом, на основе которого выявляются закономерности процессов управления и в том числе  документирования управленческой деятельности. Научная функция документа проявляется в различных сферах, наиболее значимо – в  сфере управления, экономики, социологии, юриспруденции, истории, политологии.

Правовая функция

Правовое значение управленческих документов проявляется двояко. Во-первых, сам документ может иметь статус юридического акта (закон, постановление, приказ …). Во-вторых, в определенных ситуациях документ, оформленный в соответствии с определенными правилами, может выступать как доказательство в судебных процессах, выполняя тем самым правовое назначение.

Сведения, выработанные в процессе управления, не зависимо от того, представляются  они или не представляются  в документной форме, выполняют управленческую и коммуникационную функции. Функцию хранения сведений, достоверность которых заверена, правовую и научную могут выполнять только документы. Поэтому вопрос о необходимости предоставления сведений в документной форме определяется тем, необходимо ли нам наделить эти сведения определенными функциями.

Для документирования управленческих работ используются отличающиеся друг от друга документы. Это отличие проявляется в типе вариантов выполнения управленческой функции, в структуре документа, составе и значении для управления сведений, отражаемых в его тексте, а также в значении ряда других характеристик. Несмотря на различия, вся совокупность управленческих документов может быть разбита на подмножества, в состав которых входят документы с одинаковыми или близкими значениями некоторых характеристик. К ним относятся: тип варианта управленческой функции, выполняемой документом; структура документа; общие требования к составу сведений и некоторые другие его характеристики. Каждое из таких подмножеств образует некоторый вид документа.

Таким образом, вид документа - это некоторая совокупность управленческих документов, одинаковых по типам вариантов управленческой функции, выполняемой документом, близких по структуре текста, составу сведений и значениям некоторых других характеристик документа.

Пример. Содержание и назначение докладной записки (название вида документа): это документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий обязательное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями составителя.

Таким образом, для любой докладной записки характерен четвертый вариант управленческой функции: передавать сведения, необходимые для осмысления, выполненных работ, и  определения адресатом своих действий в дальнейшем. Направления передачи сведений снизу вверх. Состав сведений: обстоятельно излагающие какой-либо вопрос; передающие выводы и предложения составителя документа. 

В зависимости от того, какие конкретно сведения отражаются в тексте,  в рамках одного вида документа могут быть несколько подвидов. Так, например, в «Общероссийском классификаторе управленческой документации» [11] в разделе «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» определено несколько  подвидов приказов: приказ по вопросам основной деятельности, приказ о распределении обязанностей между руководством, приказ о приеме на работу и т. д.

Контрольные вопросы

  1.  В чем суть коммуникационной функции документа?
  2.  В чем суть научной функции документа?
  3.  В чем суть правовой функции документа
  4.  В чем суть управленческой функции документа?
  5.  В чем суть функции  «хранение сведений»?
  6.  Какие из функций может выполнять только документ?
  7.  Назовите варианты проявления управленческой функции документа.
  8.  Определите понятие вида документа.
  9.  Могут ли быть у документа данного вида подвиды? Приведите пример.

  1.  Вещественная основа представления документов

Управленческие документы могут быть представлены на различной вещественной основе.

Бумага.

Для документов используется несколько форматов бумаги.  Наиболее широкое распространение получили форматы А4 и А5. Их размеры 210 х 297мм и 145 х 210 мм соответственно. Допускается использование форматов А3 (420 х297мм) и А6 (105 х 145мм).

Микрофильмы.

Это полученные фотографическим путем на специальном носителе, уменьшенные в десятки, сотни раз микрофотокопии документов.

Для документов, содержащих большое количество сведений, используются рулонные микрофильмы, представляющие собой фотопленку в рулоне шириной 16-35 мм, каждый кадр которого является часть документа.

Широкое распространение получили прозрачные микрокарты-микрофиши. Их форматы 37 х 70, 75 х 125 и 105 х 148 мм.

Накопители на магнитных дисках.

Запоминающая среда у этих дисков - магнитные материалы со специальными свойствами, позволяющими фиксировать два направления намагниченности. Наиболее широкое распространение получили магнитные диски диаметром 89 мм, что соответствует 3,5 дюймам.

Магнитные диски выполняются на жесткой и гибкой основах, что соответствует названиям «накопитель на жестких магнитных дисках (НЖМД)» и «накопитель на гибком магнитном диске (ГМД)».

В последнее время появились магнитные диски с высокой и сверхвысокой  плотностью записи. Они похожи на 89 миллиметровые  диски, но на них можно записать информации на два порядка больше, чем на гибкие диски.   

Накопители на оптических дисках.

Для записи информации на эти диски служит тонкий металлический отражающий слой и лаковое покрытие. В металлическом слое лучом мощного лазера создается след с микроскопическими впадинами. Считывание осуществляется  маломощным лазером,  луч которого меняет угол своего отражения в зависимости от наличия впадины в соответствующем месте диска, передавая тем самым записанную информацию.

Используют различные типы дисков:

  1.  Неперезаписываемые лазерные диски, на которые информация записывается в заводских условиях. Обычно их называют компакт-дисками Compaсt Disk (CD ROM);
  2.  Перезаписываемые оптические диски с однократной и многократной перезаписью CD – R (Recordable). На них наносятся микроскопические углубления, которые обратимы.
  3.  Накопители на магнитооптических перезаписываемых дисках CCE – (Continuous Composite Erasable). Сущность записи информации заключается в том, что изменить направление намагниченности материала, из которого состоит диск можно только в том случае, если этот участок разогрет лучом лазера до высоких температур. При считывании информации, в зависимости от направления намагниченности участка изменяются некоторые параметры отраженного луча.

Накопители на магнитных лентах.

Информация записывается на магнитной ленте. Современные кассеты с магнитной лентой, используемые в персональных компьютерах, обладают большой емкостью и высокой скоростью  считывания информации.

Более подробные сведения о характеристиках вещественных основ документов можно найти в книге «Офисная техника» [13].

Контрольные вопросы

  1.  Какие форматы бумаги допускается использовать для управленческих документов? Назовите их размеры.
  2.  Какие форматы бумаги получили наиболее широкое распространение для управленческих документов? Назовите их размеры.
  3.  Что представляют собой микрофильмы?
  4.  Что представляют собой накопители на магнитных дисках?
  5.  Что представляют собой накопители на магнитных лентах?
  6.  Что представляют собой накопители на магнитооптических дисках?
  7.  Что представляют собой неперезаписываемые накопители на оптических дисках?
  8.  Что представляют собой перезаписываемые накопители на оптических дисках? 

Глава 2.  Специфика управленческих документов   органов государственной власти и местного самоуправления

2.1. Структура процесса управления и его документирование

Разработка документов, осуществляемая по установленным правилам, сопряжена с определенными затратами. Поэтому на практике возникают следующие вопросы:

  1.  какие сведения о среде управления необходимо представлять в документной форме;
  2.  какие виды документов для этого использовать.

Необходимость представления некоторой группы сведений в  форме документа определенного вида зависит:

  •  от значения этих сведений для управления;
  •  от сути управленческих  работ, в результате которых они образовались;
  •  от функций, которые должны выполнять эти сведения.

Функции, выполняемые сведениями  управленческого документа, были рассмотрены  в теме 1.4.

Суть выполняемых управленческих работ определяется их видом и отражается в названии, для чего в нем необходимо указывать следующие сведения:

  •  вид деятельности, являющийся основой работы (выработка, изучение, делегирование, информирование …);
  •  результат работы (выработка целей управления, делегирование полномочий ….);
  •  объект вида деятельности, являющегося основой работы (изучение управленческой среды, информирование руководителя ….);
  •  другие характеристики работы (доведение заданий до исполнителей).

Обычно в названии работы обязательно указывают вид деятельности и результат либо объект деятельности.

Виды управленческих работ можно определить по управленческим функциям, для осуществления которых они используются. Существуют различные точки зрения на состав управленческих функций. Наиболее распространенная заключается в том, что выделяется пять функций управления: планирование,  организовывание, контроль, мотивация и координация [14].Выделяют  и более широкий состав функций управления: установление целей, планирование, управление персоналом и активизация деятельности, регулирование, контроль, оценка и анализ результатов [15].

Связь процесса управления с процессами документирования не является предметом изучения  традиционного документоведения. Между тем, установление этой связи позволяет более четко определить роль и значение документов в реальном процессе, обосновать необходимость применения документов в различных ситуациях и, следовательно, повысить эффективность документирования управленческой деятельности.

В отличие от функций управленческие работы более детально передают состав процессов, поэтому лучше устанавливать связь документов с управленческими работами, чем с функциями.

При определении управленческих работ будем придерживаться следующих положений:

  1.  Для органов государственной власти и местного самоуправления характерны работы по взаимодействию с  внешней средой (главная функция). Результатом этих работ являются сведения, выражаемые в законах, постановлениях, указах, а также услуги, оказываемые населению.
  2.  Каждая работа завершается составлением одного или некоторой группы управленческих документов, отражающих результаты ее выполнения.
  3.  Суть работы не должна сводится только к составлению документов на основе готовых сведений.

Анализ практики документирования работ в органах государственной власти и местного самоуправления показывает, что наиболее полно связь управления и документирования проявляется при выделении в процессе управления следующих работ:

Основные (базовые) управленческие работы.

  1.  Прогнозирование.

1.1. Разработка моделей поведения среды управления. Результат этой работы – модель среды управления, полученная каким-либо способом. Эта модель используется  в других управленческих работах, в частности при определении стратегии.

1.2. Разработка прогнозов поведения среды управления на основе моделей. В этой работе на модели среды управления изучается ее поведение в различных ситуациях. Так, в частности, может быть оценена достижимость цели управления.

  1.  Определение целей управления и стратегий их достижения
    1.  Определение потребностей среды управления - таких потребностей среды управления, прямое или опосредованное  удовлетворение которых будет  выступать как цель организации.

Например, потребность в персонале, потребности населения на управляемой территории, потребности организации в финансовых ресурсах.

  1.  Выработка целей управления - определяется то состояние управленческой среды, которое необходимо достичь в определенные сроки, т. е. цели управления. В частности, целями управления могут быть результаты, которые необходимо получить во внешней или  внутренней среде управления конкретному лицу, структурному подразделению организации, самой организации и т. п..
    1.  Декомпозиция целей управления. Цель некоторого уровня управления представляется системой подцелей, которые являются целями для более низкого уровня управления (пространственная декомпозиция). Цель также может быть представлена временной последовательностью подцелей (временная декомпозиция).
    2.  Определение стратегии достижения цели управления. Определяются основные направления (пути) достижения  намеченных целей управления.

  1.  Определение планов достижения целей управления (планов реализации стратегий).
    1.   Определение существа действий, операций, работ, мероприятий, ведущих к достижению цели управления, последовательности и сроков их выполнения. Степень детализации результата может быть различной, от действий до мероприятий.
    2.  Разработка нормативно-правового обеспечения, необходимого для реализации плана. Особенность многих работ, выполняемых органами государственной власти и местного самоуправления, заключается в том, что для их проведения необходима соответствующая нормативно-правовая база. Поэтому разработка и принятие юридических актов часто предшествуют  реализации планов.
    3.  Определение средств, необходимых для реализации плана. В этой работе определяются технические средства, необходимые для выполнения отдельных пунктов плана.
    4.  Определение норм и правил выполнения действий, операций, работ, мероприятий плана.  Для отдельных пунктов плана, будь то действие, операция, работа, или мероприятие, необходимо определить правила их выполнения. Кроме этого, для части пунктов плана требуется определить некоторые нормы, устанавливающие  меры, средние величины, например нормы времени, нормы расхода каких-либо ресурсов и т. п.
    5.  Определение ресурсов, необходимых для выполнения деталей плана. Имеется в виду определение потребности в персонале, материалах, финансах, информации  и других видах ресурсов для реализации плана с помощью выбранных средств.
    6.  Выбор технологий для реализации плана. Совокупность результатов работ, соответствующих пунктам 3.1,  3.3. и 3.4. рассматриваемого перечня, определяют технологию выполнения плана, увязанную со сроками. В отдельных случаях существуют готовые технологии, которые можно использовать при выполнении планов.  
    7.  Определение исполнителей действий, операций, работ, мероприятий плана. Исполнители пунктов плана являются его необходимым элементом, поэтому  подлежат определению.
    8.  Определение руководителей.  Кроме исполнителей пунктов плана, необходимо определить руководителей, несущих ответственность за результаты выполнения отдельных пунктов плана и всего плана в целом. Эти лица наделяются правами оперативного управления, необходимыми для выполнения  плана, и ответственностью за результаты.
    9.  Компоновка плана достижения целей. Совокупность сведений, полученных в результате выполнения работ (п. 3.1., 3.5., 3.7. и 3.8.  данного перечня) представляют собой план достижения целей управления. При объединении этих сведений могут возникнуть проблемы по согласованию их значений, которые преодолеваются в ходе работы.
  2.  Организационное проектирование
    1.  Проектирование производственных рабочих мест организации. Определяются характеристики производственных  рабочих мест организации, в числе которых: требования к работнику, должностные обязанности, ответственность, полномочия, оборудование рабочего места, потребные ресурсы и т. п.
    2.  Проектирование вспомогательно-производст-венных  рабочих мест организации. Аналогично предыдущему пункту. Рабочее место называется  вспомогательно-производственным, если результаты его деятельности обеспечивают надлежащие условия функционирования производственных мест (вахтеры, операторы, водители и т. п.).
    3.  Проектирование производственной организационной структуры. В результате выполнения этой работы определяется организационная структура (состав структурных подразделений, их связи, иерархия подчиненности  и т.п.), объединяющая производственные и вспомогательно-производственные  рабочие места.
    4.  Проектирование управленческих рабочих мест организации. Определяются характеристики управленческих рабочих мест организации, в числе которых: требования к работнику, должностные обязанности, ответственность, полномочия, оборудование рабочего места, потребные ресурсы и т.п. В составе управленческих мест подразумеваются и места в функциональных подразделениях, выполняющих управленческие работы.
    5.  Проектирование вспомогательно-управленческих рабочих мест организации. Аналогично предыдущему пункту. Рабочее место называется вспомогательным управленческим, если результаты его деятельности обеспечивают надлежащие условия функционирования управленческих мест (секретари, обслуживающий персонал т. п.).
    6.  Проектирование структуры управления организацией. В результате выполнения этой работы определяется структура управления организацией (состав управленческих подразделений, их связи, иерархия подчиненности  и т. п.),  объединяющая управленческие и вспомогательно- управленческие рабочие места.
    7.  Проектирование общей структуры организации определяет организационную структуру, объединяющую все рабочие места организации (состав структурных подразделений, их связи, иерархию подчиненности  и т.п.). Определяются рабочие места, являющиеся общими для производственной и управленческой части организации
    8.  Определение общего регламента работы и правил поведения. Разрабатывается регламент работы персонала, структурных подразделений, организации в целом, правила внутреннего распорядка и др.
    9.  Определение характеристик отдельных элементов среды управления. В результате этой работы определяются характеристики тех элементов среды управления, которые не были заданы в других работах рассматриваемого раздела.
    10.  Разработка организационно-правовых документов, определяющих работу организации, работу отдельных элементов организационной структуры, например, положения о структурных подразделениях и т. п.
    11.  Унификация элементов среды управления. Унификация означает приведение к единообразию. В результате этой работы на основе сходства отдельных признаков  выделяются классы элементов среды управления и вырабатывается типовой (унифицированный) вид такого элемента. Это позволяет сократить производственные затраты на использование, создание и другие действия,  выполняемые с этими элементами. Например, разрабатываются унифицированные формы документов, унифицированные операции и т.п. 
    12.  Управленческая классификация (классификация элементов среды управления). В результате выполнения этой работы осуществляется классификация элементов управленческой среды, которая используется в управлении. Например, классификация видов деятельности организации.
    13.  Разработка систем мотивации персонала. Разрабатываются все аспекты системы мотивации персонала в организации.
  3.  Строительство организации
    1.  Поиск поставщиков средств, ресурсов и технологий. Работа по определению поставщиков средств, ресурсов и технологий, необходимых для деятельности организации. Установление с ними деловых отношений.
    2.  Создание ресурсов  организации. Работа, в результате которой организация обеспечивается различными ресурсами необходимыми для ее нормального функционирования. Это могут быть финансы, материалы, энергия,  оборудование, помещения, информация, вещества, комплектующие и т.п.
    3.  Организация построения новых или корректировки существующих  элементов среды управления. Для реализации управления может потребоваться создание новых элементов среды организации или корректировка существующих. Например, осуществить реконструкцию помещений, оборудовать помещение нового архива. В результате выполнения рассматриваемой работы появляются новые или изменяются существующие элементы среды.
    4.  Подбор персонала. В процессе выполнения этой работы осуществляется поиск и получение информации о персонале, разрабатывается и используется инструментарий обеспечения потребности в персонале, осуществляется отбор персонала и его деловая оценка.
    5.  Расстановка персонала. Распределение персонала по рабочим местам, его адаптация в трудовой деятельности, согласование  условий труда и т. п.
    6.  Обеспечение рабочих мест организации. Рабочие места организации получают технические средства и другие ресурсы, необходимые для их деятельности.
    7.  Обучение персонала.  Работа, в результате которой у персонала формируются необходимые для качественного и эффективного выполнения работы знания, умения и навыки.
    8.  Установление, изменение, подтверждение статуса субъектов управленческой деятельности. Под субъектами управления понимаются лица, структурные подразделения, организации, государства. В результате выполнения этой работы устанавливается, изменяется, подтверждается официально правовое положение, а также вообще положение, состояние какого-либо элемента среды управления.
    9.  Установление отношений между субъектами управленческой деятельности.  В результате этой работы между субъектами управленческой деятельности устанавливаются определенные ранее разработанными документами отношения и связи, на основе которых эти субъекты взаимодействуют в процессе управления.
    10.  Предварительное ознакомление с предлагаемыми условиями работы и их корректировка. Объект управленческой деятельности сам формулирует условия работы или определяет свое отношение к предлагаемым условиям, а также при необходимости корректирует их совместно с субъектами, создающими условия.
  4.  Управление процессом достижения целей управления
    1.  Делегирование полномочий. Это работа, в результате которой одному или нескольким работникам  передается часть полномочий их руководителя. Напомним, в управлении полномочие – это право на принятие и проведение в жизнь управленческих решений, т.е. право на реализацию власти.
    2.  Определение или корректировка заданий и доведение их до исполнителей. В форму задания облекаются результаты решения управленческих проблем, планы достижения целей управления. 
    3.  Формирование мнения исполнителя по полученному заданию и доведение его до руководителя.
    4.  Определение организационно-распорядительных воздействий и доведение их до исполнителей. В результате этой работы определяется существо, вид и форма распорядительных воздействий. 
    5.  Формирование мнения исполнителя по организационно-распорядительному воздействию и доведение его до руководителя.
    6.  Создание дополнительных условий для выполнения текущих заданий и организационно-распорядительных воздействий.
    7.  Контроль  исполнения заданий и организационно-распорядительных воздействий. Проверяется соответствие промежуточных результатов управления  определенным требованиям. Контролируется исполнение, т.е. выполнение каких-либо, поручений, приказов и других видов распорядительных воздействий. Можно, в частности, контролировать сроки выполнения, расход ресурсов, качество результатов и т. п. Формируются замечания по выполненной работе.
    8.  Подготовка к проведению коллегиальной деятельности. Осуществляется подготовка к проведению коллективной работы по каким-либо проблемам.
    9.  Организация проведения коллегиальной деятельности. Осуществляется проведение коллективной работы.
    10.  Оперативное регламентирование деятельности субъектов управления. Определяются и вносятся временные или постоянные изменения в существующий порядок работы.
    11.  Оперативное обучение персонала. Работа, в результате которой у персонала в процессе исполнения формируются необходимые для качественного и эффективного выполнения текущей работы знания, умения и навыки.
    12.  Оперативная координация элементов среды управления. Работа, в результате которой устанавливаются целесообразные соотношения между какими-либо элементами среды управления. Координировать – это значит согласовывать, устанавливать целесообразное соотношение между какими-либо элементами среды, их свойствами. В этом виде работы определяется и поддерживается необходимое положение организации в окружающей среде, согласовывается внутреннее состояние организации с условиями внешней среды. Под координацией также понимают согласование действий персонала организации по срокам и существу.
    13.  Оценка конечных результатов выполнения заданий или организационно-распорядительных воздействий. Осуществляется оценка результатов управления на соответствие их целям управления.
    14.  Учет текущих и конечных результатов выполнения заданий или организационно-распорядительных воздействий. Осуществляется учет различных показателей, характеризующих текущие и конечные результаты управления.
    15.  Мотивация исполнителей. Работа, в результате которой используются монетарные и немонетарные побудительные системы труда перед  началом, в процессе и   по окончанию выполнения заданий или организационно-распорядительных воздействий.
    16.  Оценка деятельности персонала.
  5.  Определение и оценка  результатов деятельности организации. Эта работа выполняется после получения исполнителем  конечного результата деятельности. Определяются различные характеристики результата и сопоставляются с характеристиками целей организации. Осуществляется оценка полученных результатов.

Обеспечивающие управленческие работы

  1.  Формирование сведений о среде управления.
    1.  Определение сведений, необходимых для управления. Определяется название сведений, значения которых необходимо знать для выполнения управленческих работ. 
    2.  Выработка сведений. Часть сведений, необходимых для выполнения управленческих работ, может быть неизвестна, т.е. значения этих сведений ранее никем не определялись или их поиск по затратам сопоставим с затратами на новую выработку. В этом случае сведения должны вырабатываться различными методами, в частности на основании исследований среды управления.
    3.  Поиск источников сведений. Определяются источники  требуемых для управления сведений.
    4.  Сбор сведений. Суть этой работы заключается в получении сведений из известных источников. При этом сведения могут быть получены различными способами, в зависимости от вида связи источника с потребителем и некоторых его свойств.
    5.  Получение и учет сведений. Получение сведений из известных источников различными способами, зависящими от вида их связи с источником. Полученные сведения учитываются.
  2.  Выработка и оценка управленческих решений.
    1.  Выработка единоличных решений. В выработке такого решения могут принимать участие различные субъекты управленческой деятельности, но решение принимает только один.
    2.  Выработка коллегиальных решений. Коллегиальным (коллективным) управленческим решением называется решение, вырабатываемое и принимаемое несколькими субъектами управленческой деятельности.
    3.  Оценка управленческих решений может проводиться как до, так и после реализации решений.
  3.  Коммуникации в среде управления.
    1.  Информирование внутри организации  по горизонтали. В этой работе субъект управленческой деятельности (информатор) формирует и передает другому субъекту (информируемому), находящемуся на одной ступени иерархии управления с информатором, определенные сведения.
    2.  Информирование внешних по отношению к организации субъектов управленческой деятельности. В результате этой работы граждане, организации, и другие  субъекты управленческой деятельности получают от органов государственной власти и местного самоуправления либо интересующие их сведения, либо сведения, которые хотели бы довести до них эти органы.
    3.  Информирование внутри организации  сверху вниз. В данной работе информируемый занимает более низкую ступень иерархии управления, чем информатор.
    4.  Информирование внутри организации  снизу вверх. В данной работе информируемый занимает более высокую ступень иерархии управления, чем информатор.
    5.  Передача и прием элементов среды управления. В результате выполнения этой работы какой-либо элемент среды управления переходит от одного работника к другому. Например, передаются результаты работы, материальные ценности, дежурство, смена и т.п.
    6.  Рассмотрение обращений граждан и организаций. Этот вид деятельности специфичен для органов государственной власти и местного самоуправления. В рамках этой работы осуществляется организация обращения граждан, рассмотрение их обращений, решение вопросов, поднятых в обращениях, и информирование граждан о результатах их решения.
    7.  Управление ресурсными потоками. В этой работе определяются потребители, источники ресурсов, формируются маршруты движения ресурсов и осуществляется их перемещение.
  4.  Организация накопления, хранения и использования необходимых сведений.
    1.  Организация хранения сведений. Определяется и реализуется способ, с помощью которого будет организовано хранение некоторых сведений. Этот способ обеспечивает эффективное хранение и эффективный поиск сведений.
    2.  Осуществление хранения и использования хранящихся сведений. Подготовка материальных носителей сведений к хранению. Определяется и подготавливается место их хранения. Создается система  учета хранения и движения сведений.
    3.  Экспертиза документов. Устанавливается ценность хранящихся документов. Определяются документы, подлежащие дальнейшему хранению и уничтожению.
    4.  Организация уничтожения сведений. Уничтожаются сведения, утратившие свою ценность.

Рассмотрим подход к представлению  процесса  управления, на основе которого составлен «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» [17]. Суть этого подхода заключается в выделении из процесса управления сфер, присущих  управленческой деятельности различных организаций, независимо от их ведомственной принадлежности.

Перечень был издан в 1989 году, поэтому часть сфер деятельности, приведенных в нем, исчезла, и в то же время в реальной практике управления появились некоторые новые сферы не учтенные в перечне. Ниже перечислены сферы  деятельности, сохранившие свое значение и на сегодняшний день.

  1.  Организация системы управления.
    1.  Распорядительная деятельность.
    2.  Контроль.
    3.  Организационные основы управления.
    4.  Правовое обеспечение управления.
    5.  Организация документационного обеспечения управления, организация ведомственного хранения документов.
  2.  Прогнозирование, планирование, ценообразование.
    1.  Организация и методика планирования.
    2.  Прогнозирование и перспективное планирование.
    3.  Текущее планирование.
    4.  Ценообразование.
  3.  Финансирование, кредитование.
  4.  Финансирование.
  5.  Кредитование.
  6.  Учет и отчетность.
  7.  Оперативный и статистический учет и отчетность.
  8.  Бухгалтерский учет и отчетность.
  9.  Организация использования трудовых ресурсов.
  10.  Набор и использование трудовых ресурсов.
  11.  Организация труда, производительность труда, трудовая дисциплина.
  12.  Техническое нормирование, тарификация, заработная плата.
  13.  Охрана труда.
  14.  Работа с кадрами.
  15.  Прием, распределение, перемещение и учет кадров.
  16.  Подготовка кадров, повышение их квалификации.
  17.  Проведение аттестации и установление квалификации.
  18.  Награждение, присвоение почетных званий.
  19.  Социально-культурное развитие трудовых коллективов.
  20.  Страхование трудящихся.
  21.  Медицинское и санаторно-курортное обслуживание.
  22.  Жилищно-бытовые вопросы и организация общественного питания.  
  23.  Оздоровительно-воспитательная работа с детьми.
  24.  Организация досуга, повышение культурного уровня трудящихся,  развитие самодеятельного творчества.

  1.  Физкультурно-спортивная работа в трудовых коллективах.
  2.  Научно-информационная деятельность.
  3.  Научно-техническая информация.
  4.  Издательская деятельность.
  5.  Экономическое, научно-техническое и культурное сотрудничество с зарубежными странами.
  6.  Организация сотрудничества.
  7.  Экономическое, научно-техническое и культурное сотрудничество с зарубежными странами.
  8.  Материально-техническое снабжение.
  9.  Материально-техническое снабжение.
  10.  Организация хранения имущественно-материальных ценностей.
  11.  Административно-хозяйственное обслуживание.
  12.  Административно-хозяйственные вопросы.
  13.  Эксплуатация служебных зданий.
  14.  Транспортное обслуживание.
  15.  Организация внутриведомственной связи.
  16.  Охрана учреждений, организаций, предприятий.

Необходимо отметить, что любая из приведенных сфер деятельности может быть представлена  управленческими работами, описанными выше.

Классификация, используемая в Общероссийском классификаторе управленческой документации [11] при описании системы организационно-распорядительной документации, занимает промежуточное положение между рассмотренными выше. В этой классификации используются как работы, так и сферы управления:

  1.  Создание организации, предприятия.
  2.  Реорганизация организации, предприятия.
  3.  Ликвидация организации, предприятия.
  4.  Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий.
  5.  Распорядительная деятельность организации, предприятия.

  1.  Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия.
  2.  Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.
  3.  Прием на работу.
  4.  Перевод на другую работу.
  5.  Увольнение с работы.
  6.  Оформление отпусков.
  7.  Оформление поощрений.
  8.  Оформление дисциплинарных взысканий.

Связь между процессом управления и документами будет раскрыта в теме 2.3.

Как было сказано выше, необходимость представления некоторой группы сведений в  форме документа определенного вида, зависит, в частности, от значимости сведений для управления. При оценке значимости сведений эффективен подход, основанный на использовании частных критериев – он принят при определении ценности документов [16].

Для оценки значимости сведений введем критерии, на основании которых можно определить необходимость представления сведений в форме документа.

  1.  Критерий времени действия сведений. Всякие сведения играют определенную роль во времени. Часть сведений устанавливают значения некоторых характеристик среды управления на продолжительный промежуток времени, а, значит, должны сохраняться. Например, сведения о назначении на должность, сведения о правилах работы, сведения о регламенте работы и т. п.  Другие сведения служат для принятия на основе их значений управленческих решений в течение длительного времени, т.е. тоже действуют во времени продолжительно. Например, сведения, содержащиеся в отчете деятельности отдела за год. 

Многие сведения используются сразу, и их сохранение не представляет никакой ценности. Например: указания руководителя о необходимости ознакомиться с каким-либо документом; выполнить сразу после указания какую-либо вспомогательную работу. Как правило, сведения, действующие на небольшом отрезке времени, использование которых  в управлении не может вызвать значимых изменений управленческой среды, в документной форме не представляются.

  1.  Критерий значимости организации или лица, которые создали сведения. Каждая организация, относящаяся к органам государственной власти и местного самоуправления, имеет определенное значение в системе управления. То же самое можно сказать относительно лица, являющегося автором сведений. Поэтому чем более значима организация или лицо, вырабатывающее сведения, тем более вероятно, что последние требуют документального оформления.
  2.  Критерий отражения в сведениях основной деятельности организации. Сведения могут отражать основную деятельность организации. Например, сведения об организации управления, сведения, отражающие распорядительные воздействия, сведения, отражающие основные результаты деятельности организации и т. п. Ряд сведений являются вспомогательными, не отражающими основную деятельность. Например, сведения об обеспечении вспомогательных подразделений, сведения о характеристиках материалов закупаемых для ремонта помещений и т. п. Чаще всего в документной форме представляются сведения об основной деятельности организации.
  3.  Критерий времени образования сведений. В деятельности каждой организации есть этапы, имеющие особое значение. Это этапы организации, реорганизации, ликвидации, выполнения особых задач. Сведения, порождаемые организацией в эти периоды, имеют большее значение, чем те, которые отражают обычные периоды деятельности.

Контрольные вопросы

  1.  От  чего зависит необходимость представления некоторой группы сведений в  форме документа?
    1.  Какие основные признаки необходимо указывать в названии работы, чтобы в нем отражалась ее суть?
    2.  Почему лучше устанавливать связь документов с управленческими работами, чем с  управленческими функциями?  
    3.  В чем суть работы – «определение целей управления и способов их достижения?»
    4.  В чем суть работы – «определение существа деталей планов достижения целей управления?»
    5.  В чем суть работы – «организационное проектирование?»
    6.  В чем суть работы – «строительство организации?»
    7.  В чем суть работы – «управление процессом достижения целей?»
    8.  В чем суть работы – «поиск и сбор сведений о среде управления?»
    9.  В чем суть работы – «изучение исследование и оценка среды управления?»
    10.  В чем суть работы – «выработка управленческих решений?»
    11.  В чем суть работы – «коммуникации в среде управления?»
    12.  В чем суть работы – «накопление необходимых сведений?»
    13.  В чем суть оценки значимости сведений по  критерию времени их действия?
    14.  В чем суть оценки значимости сведений по  критерию значимости организации или лица, которые их создали?
    15.  В чем суть оценки значимости сведений по  критерию отражения в них основной деятельности организации? 
    16.  В чем суть оценки значимости сведений по  критерию времени их образования? 

 2.2. Виды управленческих документов

В практике управления применяются различные виды управленческих документов. Ниже приведен список, в котором  в алфавитном порядке перечислены и определены различные виды управленческих документов.

В этом списке присутствуют документы, которые применяются в работе органов государственной власти и местного самоуправления в настоящее время, и документы, которые пока не используются, но необходимость их применения обусловлена приведенной в предыдущем параграфе книги структурой процесса управления. Название последних выделено курсивом. Например, модель, соответствие ….

  1.  Автобиография – краткое описание жизни конкретного человека, составляемое им самим.
  2.  Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
  3.  Анкета – документ, содержащий постоянную информацию в виде вопросов или названий показателей и переменную (ответы или данные).
  4.  Аттестационный лист – документ, содержащий оценку знаний, умений, навыков (уровня квалификации) какого-либо лица на соответствие занимаемой или предполагаемой к занятию должности.
  5.  Баланс – документ, устанавливающий сравнительный итог прихода и расхода чего-либо за какой-либо период или по состоянию на определенную дату.
  6.  Благодарность – документ, содержащий официальную положительную оценку труда, деятельности кого-либо, применяется как форма поощрения.
  7.  Бюллетень – 1) краткое официальное сообщение о чем-либо, имеющее общественное значение. 2) листок для голосования с фамилиями кандидатов.
  8.  Ведомость – сводка, список каких-либо данных.
  9.  Выписка  документ, содержащий какую-либо часть сведений, имеющихся в другом документе.
  10.  Грамота – документ, удостоверяющий или устанавливающий статус какого-либо лица, организации, государства.
  11.  График – 1. (расписание) перечень работ с указанием последовательности их выполнения, точными показателями норм, времени и места выполнения. 2. Чертеж, изображающий с помощью линий количественные показатели развития, состояния и т. п.
  12.  Декларация – документ, официально провозглашающий, какие-либо принципы, положения от лица государства, партии, международной организации и т. п.
  13.  Дерево целей (подцели) – документ, содержащий результаты декомпозиции целей.
  14.  Директива – документ, содержащий обязательное для исполнения указание вышестоящего органа.
  15.  Дневник – документ, содержащий ежедневные записи каких-либо сведений, отражающих изменения в среде управления.
  16.  Доверенность – документ, в котором одно лицо, организация (доверитель) уполномочивает другое лицо, организацию (поверенного) совершать от имени доверителя юридические действия.
  17.  Договор –  документ, фиксирующий соглашение сторон  об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
  18.  Доклад – документ, содержащий изложение каких-либо вопросов, имеющий выводы и предложения, предназначенный для устного прочтения.
  19.  Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий обязательное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями составителя.
  20.  Должностная инструкция – документ, определяющий обязанности, права и ответственность должностного лица и требования к претенденту на занятие соответствующей должности.
  21.  Жалоба – официальное заявление о незаконном либо неправильном действии какого-либо лица (лиц), учреждения, организации.
  22.  Журнал регистрации (журнал учета) – документ, устанавливающий в табличной форме наличие кого-либо, чего-либо путем подсчета, описи, с указанием наиболее важных признаков учитываемого.
  23.  Задание (наряд, поручение) – документ, предписывающий выполнение работнику или работникам определенной работы и устанавливающий их показатели. На практике наряд составляется на выполнение технических работ (размножение, отправка …), а задание, поручение - на выполнение формализуемых и творческих работ.
  24.  Заказ – документ, содержащий названия заказываемых для выполнения кому-либо работ, или материалов, предметов и т.п.
  25.  Закон – правовой, нормативный акт, принятый представительными органами государственной власти или местного самоуправления, регулирующий наиболее важные общественные отношения.
  26.  Запрос – документ, запрашивающий кого-либо о чем-либо.
  27.  Заявка – 1) заявление о своих правах или предоставлении прав на что-либо;  2) заявление с указанием на потребность в чем-либо, требование на получение чего-либо.
  28.  Заявление – 1) официальное обращение с сообщением о чем-либо важном, значительном; 2) письменная просьба о чем-либо, направленная официальному лицу, организации.
  29.  Извещение (сообщение, уведомлеие) – документ, в котором сообщается, доводится до сведения кого-либо что-либо. 
  30.  Инструкция (правила) – правовой акт.  1. Свод правил, устанавливающий порядок или способ осуществления чего-либо, содержащий руководящие указания, наставления.    
  31.  Карточка – документ для занесения каких-либо сведений, представляющий собой прямоугольный листок плотной бумаги или картона.
  32.  Классификатор – справочник, содержащий список наименований классов, каких-либо элементов среды управления, отношений. Например, классификатор видов деятельности организации. 
  33.  Книга – документ для записей, последовательно, на протяжении некоторого времени, фиксирующих выполнение каких-либо действий, операций, работ, ресурсов.
  34.  Контракт – то же, что и договор.
  35.  Контрольные цифры – документ, содержащий сведения о значениях показателей, подлежащих контролю и характеризующих развитие какой-либо организации, социально-экономического комплекса, территории и т. п.
  36.  Контрольный лист – документ, содержащий перечень названий контролируемых показателей, параметров чего-либо и их значения, проставляемые по результатам анализа, проверки, контроля.
  37.  Лист - документ, содержащий подписи работников, удостоверяющих какой-либо факт, их согласие с чем-либо.
  38.  Мнение (заключение, отзыв) – документ, содержащий мнение или вывод по какому-либо документу или вопросу.
  39.  Модель  – документ, содержащий формальное описание  какой-либо части среды управления, предназначенное для изучения ее поведения в различных условиях.
  40.  Накладная – сопроводительный документ к перемещаемым, передаваемым материальным ценностям.
  41.  Направление – документ о назначении или командировании кого-либо куда-либо.
  42.  Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
  43.  Нормативы – документ, содержащий показатели норм, в соответствии с которыми производится какая-либо работа.
  44.  Обзор – документ, подготавливаемый, как правило, по отдельному заданию, содержащий всесторонние сведения по определенным вопросам одной темы.
  45.  Обоснование – документ, содержащий аргументы, обосновывающие необходимость выполнения каких-либо работ, изменение действующих показателей или введение новых, эффективность мероприятий и т. п.
  46.  Образец – документ, содержащий эталонные значения некоторых сведений, используемые либо для сопоставления с реальными значениями, либо для повторения.  (Пример: образцы подписей, образцы оформления реквизитов документов).
  47.  Обращение – документ, содержащий общественно значимые сведения, объясняющие сложившуюся ситуацию, проводимые мероприятия, просьбу, обращенные к кому-либо.
  48.  Объемы ресурсов – документ, содержащий сведения об объемах ресурсов, необходимых для выполнения каких-либо действий, операций, работ.
  49.  Объяснительная записка – документ, подготавливаемый для руководителя, как правило, по заданию последнего. В нем объясняется  сложившаяся ситуация, факты, действия, причины, обстоятельства, побуждающие мотивы…
  50.  Отчет – документ, содержащий сведения о ходе или результатах выполнения какой-либо работы.
  51.  Оценка – документ, определяющий качество, уровень чего-либо.
  52.  Паспорт – документ, содержащий характеристики кого-либо, чего-либо.
  53.  Патент – документ, свидетельствующий о  праве лица заниматься  каким-либо видом (видами)  предпринимательской деятельности.
  54.  Перечень (опись, регистр, реестр, реквизиты, список) – документ, содержащий сведения о чем-либо, оформленные в списковом виде.
  55.  Письмо – документ, содержащий обращение адресанта адресату, пересылаемое из одной территории в другую.
  56.  План – документ, устанавливающий точный перечень работ, подлежащих выполнению, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и исполнителей.
  57.  Подписные листы – документ, в котором ставятся подписи лиц,  участвующих в каком-либо мероприятии, означающие  их согласие с положениями, по поводу которых эти подписи собираются.
  58.  Полномочия – документ, содержащий описание прав на принятие и проведение в жизнь управленческих решений, прав на реализацию власти, предоставленных кому-либо.
  59.  Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения в целом или в сфере какой-либо их деятельности.
  60.  Постановление – правовой акт, издаваемый либо коллегиальным органом, либо главой администрации (на правах единоначалия), в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами управления, устанавливающий стабильные нормы поведения.
  61.  Потребности  документ, содержащий описание того, в чем нуждается субъект управленческой деятельности, чего он хочет достичь.
  62.  Пояснительная записка – поясняет содержание отдельных положений другого документа (плана, отчета, проекта) и т.д.
  63.  Предложение – 1) документ, в котором высказываются  мысли о чем-либо как о возможном, что-то выставляется  на обсуждение как возможное;  2) документ, содержащий требование к кому-либо выполнить что-либо, предписывающий что-либо.
  64.  Предписание – документ, в котором содержатся требования, адресованные какой-либо организации или лицу, выполнить определенный перечень работ в определенные сроки.
  65.  Представление – документ, содержащий осведомление, ходатайство о чем-либо и т.п.
  66.  Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями органа в целях разрешения задач, стоящих перед этим органом.
  67.  Прогноз – документ, содержащий результаты исследований, определяющих предстоящее развитие среды управления или ее конечное состояние, которое будет достигнуто через определенное время.
  68.  Программа – документ, содержащий подробный обоснованный план выполнения чего-либо, отвечающий по своему содержанию определенным требованиям.
  69.  Пропуск – документ, дающий кому-либо право входа, въезда куда-либо, посещения чего-либо.
  70.  Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
  71.  Протокол о намерениях – документ, в котором фиксируются замыслы, желания, предложения о том, что надо совершить договаривающимся сторонам.
  72.  Разрешение – документ, дающий временное право на совершение чего-либо.
  73.  Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично, как правило, руководителем коллегиального органа государственной власти или местного самоуправления в целях разрешения оперативных вопросов.
  74.  Регламент (порядок, руководство) – документ, содержащий правила, регулирующие порядок какой-либо деятельности.
  75.  Резолюция – 1) постановление, принятое коллективно в результате обсуждения какого-либо вопроса; 2) решение, распоряжение начальника о необходимости выполнения каких-либо действий, вытекающих из сути некоторого документа или их совокупности.
  76.  Рекомендации – 1) документ, содержащий советы, пожелания, предложения; 2) документ, содержащий положительный отзыв о работе какого-либо лица (обычно с ручательством за него).
  77.  Решение – правовой акт государственного, муниципального органа или нескольких органов, а также должностного лица, принятый в целях разрешения наиболее важных вопросов, стоящих перед ними, и влекущий юридические последствия. (Правовой акт, принимаемый исполнителями в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.)  
  78.  Сведения (данные, информация, описание, показатели, сводка, табель) – документ, содержащий справочные данные о чем-либо. 
  79.  Свидетельство (удостоверение, сертификат) – документ, удостоверяющий что-либо.
  80.  Служебная записка – вид письма, предназначенный для официального обмена информацией внутри организации. Содержит краткое изложение какого-либо дела, сообщение о чем-либо.
  81.  Смета – документ, содержащий перечень предстоящих расходов или доходов.
  82.  Соответствие  документ, фиксирующий соотношение между чем-либо, выражающее согласованность, подобие в каком-либо отношении.
  83.  Справка – документ, выдаваемый по запросу кому-либо, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.
  84.  Ставки – документ, содержащий сведения о величине заработной платы для различных должностей и их градаций.
  85.  Стандарт – документ, содержащий обязательный для исполнения свод правил, характеристик, которым должен соответствовать элемент управленческой среды. При этом стандарт действует в определенных пределах: конкретной организации, отрасли, государстве.
  86.  Стенограмма – документ, содержащий дословную запись устного выступления  с помощью стенографии, или расшифрованный текст такой записи.
  87.  Стратегия – документ, определяющий общее направление действий, приводящее к достижению намеченных целей.
  88.  Структура – документ, раскрывающий строение какого-либо элемента среды управления путем условного представления его частей и их взаимной увязки.
  89.  Структура и штатная численность – документ, в котором, как правило, в табличной форме приводятся для каждого структурного подразделения организации следующие сведения: наименование должности, количество работников, занимающих одинаковую должность.
  90.  Схема – документ, в котором содержится условное графическое изображение расположения чего-либо.
  91.  Сценарий – документ, содержащий детальный план проведения каких-либо мероприятий, осуществления какого-либо замысла.
  92.  Телеграмма – сообщение, переданное по телеграфу, или бланк с таким сообщением.
  93.  Технология – документ, содержащий описание способа, требуемых средств, а также норм и правил, которых необходимо придерживаться и использовать при выполнении каких-либо действий, операций, работ.
  94.  Требование – 1) документ с просьбой о выдаче чего-либо, направлении кого-либо или чего-либо куда-либо; 2) документ, содержащий правила, условия, обязательства,  подлежащие  выполнению; 3) документ, содержащий описание характеристик, которым должен соответствовать кто-либо, что-либо.
  95.  Указ – правовой акт, принимаемый президентом или губернатором. Может быть нормативным (устанавливает нормы и правила) и индивидуальным (устанавливает применение норм и правил в конкретном случае).
  96.  Указание –  правовой акт, издаваемый органом государственного управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д. и т.п.  Имеет форму служебного письма и подлежит регистрации.
  97.  Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
  98.  Характеристика – документ, содержащий отзыв о чьей-либо деятельности.
  99.  Ходатайство – документ, содержащий просьбу о чем-либо, представление с целью добиться чего-либо, выхлопотать что-либо.
  100.  Цели – требуемое состояние среды управления, которое необходимо достичь субъекту управленческой деятельности к известному моменту времени, определенное на основании анализа потребностей и возможностей этого субъекта.
  101.  Штатное расписание – документ, в котором, как правило в табличной форме, приводятся для каждого структурного подразделения организации следующие сведения: название должности, фамилия и инициалы  работника, который ее занимает, размер должностного оклада. Если должность не занята, то указывается, что она вакантная.
  102.  Экспертное заключение – документ, содержащий мнение специалистов в определённой сфере человеческой деятельности по каким-либо вопросам.

Один и тот же вид документа может играть разную роль в зависимости от того, для описания результатов каких управленческих работ его применяют. Например, если осуществляется  контроль  исполнения заданий и организационно-распорядительных воздействий, то в документе с названием вида «отчЕт» могут быть отражены результаты проверки исполнительской дисциплины. Если документ такого же вида  используется при разработке целей организации, то он может содержать результаты исследований достижимости целей управления.  

Рассмотрим еще один пример.

После принятия управленческого решения и определения плана его реализации в число исполнителей решения попал отдел организационной работы администрации. Необходимо довести до сведения работников этого отдела конкретное задание. В этой управленческой операции документ вида «ОТЧЕТ» неприменим, но подойдет такой вид документа, как «задание».

Эти примеры убеждают в том, что управленческий документ одного вида может быть применен в различных управленческих работах, но не все виды управленческих документов применимы в одной определенной работе.

Поэтому  для практических целей важно не только знать суть документа конкретного вида, но и его применимость в различных управленческих работах.

Контрольные вопросы

  1.  Вспомните, как определяется понятие – «вид документа».
  2.  Можно ли в конкретной управленческой работе применить любой вид документа?
  3.  Можно ли применять один вид документа в различных управленческих работах?

  1.  Связь документов с процессом управления

Ниже приведены сведения о том, в каких документах отражаются результаты управленческих работ. Если они могут быть выражены в разных документах, то среди них выделяют главные, название которых подчеркнуто.

Названия документов, в которых  могут  выражаться результаты выполнения любой работы (например, отчет, выписка, пояснительная записка и т.п.), не упоминаются.

Тот факт, что результаты одной и той же работы выражаются документами разного вида, свидетельствует, в частности,  о необходимости проведения специальных исследований, в результате которых будут выработаны рекомендации по сокращению числа видов документов.

Основные (базовые) управленческие работы

  1.  Прогнозирование.
    1.  Разработка моделей поведения среды управления. – Модель. Образец. Сценарий
    2.  Разработка прогнозов поведения среды управления на основе моделей. – Прогноз.
  2.  Определение целей управления и стратегий их достижения
    1.  Определение потребностей среды управления. –Потребности.
    2.  Выработка целей управления. – Контрольные цифры. Цели.
    3.  Декомпозиция целей управления. Дерево целей.
    4.  Определение стратегии достижения цели управления. – Стратегия.
  3.  Определение планов достижения целей управления (планов реализации стратегий)
    1.   Определение существа действий, операций, работ, мероприятий, ведущих к достижению цели управления, последовательности и сроков их выполнения. –  График  1.
    2.  Разработка правового обеспечения,  необходимого для реализации плана. –  Закон. Постановление. Приказ. Распоряжение. Указ.
    3.  Определение средств, необходимых для реализации плана. – Перечень.
    4.  Определение норм и правил выполнения действий, операций, работ, мероприятий плана. –   Нормативы. Инструкция- 2. Регламент. Рекомендации – 1. Руководство. Стандарт. Требования 2.
    5.  Определение ресурсов, необходимых для выполнения деталей плана. – Объемы ресурсов. Перечень. Потребности.
    6.  Выбор технологий для реализации плана.  Инструкция – 2. Технология.
    7.  Определение исполнителей действий, операций, работ, мероприятий плана.
    8.  Определение ответственных за реализацию плана руководителей.  
    9.  Компоновка плана достижения целей. План. Программа.  Сценарий.
  4.  Организационное проектирование.
    1.  Проектирование производственных рабочих мест организации. Должностная инструкция. Нормативы.  Паспорт. Перечень. Смета. Требование – 2.
    2.  Проектирование вспомогательно-производствен-ных  рабочих мест организации. – Должностная инструкция. Нормативы. Паспорт. Перечень. Смета. Требование  – 2.
    3.  Проектирование производственной организационной структуры. – Ставки. Структура. Схема – 1. Структура и штатная численность. Штатное расписание.
    4.  Проектирование управленческих рабочих мест организации. – Должностная инструкция. Нормативы. Паспорт. Перечень. Смета. Требование – 2.
    5.  Проектирование вспомогательно-управленческих рабочих мест организации. –  Должностная инструкция. Нормативы. Паспорт. Перечень. Смета. Требование – 2.
    6.  Проектирование структуры управления организацией. – Ставки. Структура. Схема – 1. Структура и штатная численность.   Штатное расписание.
    7.  Проектирование общей структуры организации. – Ставки. Структура. Схема – 1. Структура и штатная численность.  Штатное расписание.
    8.  Определение общего регламента работы и правил поведения. – Инструкция – 1. Регламент. Стандарт. Схема – 1,2.
    9.  Определение характеристик отдельных элементов среды управления. Модель – 1. Образец. Требование – 3.
    10.  Разработка организационно–правовых документов определяющих работу организации. – Инструкция – 2.  Положение.  Устав.
    11.  Унификация элементов среды управления. – Нормативы. Модель – 2. Образец. Стандарт.
    12.  Управленческая классификация (классификация элементов среды управления). – Классификатор.
    13.  Разработка систем мотивации персонала. – Положение.
  5.  Строительство организации.
    1.  Поиск поставщиков средств, ресурсов и технологий. – Договор. Протокол о намерениях.
    2.  Образование ресурсов  организации. – Акт. Заказ. Заявка – 2.  Перечень. Смета.
    3.  Организация построения новых или корректировки существующих  элементов среды управления. – Акт. Паспорт.
    4.  Подбор персонала. – Автобиография. Анкета. Аттестационный лист. Рекомендации – 1,2.
    5.  Расстановка персонала. – Аттестационный лист. Представление. Штатное расписание.
    6.  Обеспечение рабочих мест организации. – Акт. Заказ. Заявка – 2.
    7.  Обучение персонала. – Программа. Ведомость. Рекомендации – 2.
    8.  Установление, изменение, подтверждение статуса субъектов управленческой деятельности. –  Грамота. Патент. Свидетельство. Справка. Устав.
    9.  Установление отношений между субъектами управленческой деятельности. – Договор. Закон. Контракт. Постановление. Указ.
    10.  Предварительное ознакомление с предлагаемыми условиями работы и их корректировка. –  Акт. Предложение. Предписание.
  6.  Управление процессом достижения целей управления.
    1.  Делегирование полномочий. – Полномочия. Приказ. Разрешение. Схема – 2.
    2.  Определение или корректировка заданий и доведение их до исполнителей. – Доверенность. Задание.  Инструкция – 2. Направление. Предложение – 2, 3. Требование - 1.
    3.  Формирование мнения исполнителя по заданию и доведение его до руководителя. – Докладная записка.
    4.  Определение организационно-распорядительных воздействий и доведение их до исполнителей. – Директива. Инструкция 2 . Направление.  Приказ. Распоряжение.  Резолюция – 2. Указание.
    5.  Формирование мнения исполнителя по организационно-распорядительному воздействию и доведение его до руководителя.– Докладная записка.
    6.  Создание дополнительных условий для выполнения заданий и организационно–распорядительных воздействий. – Перечень. Акт. Заказ. Заявка – 1,2.
    7.  Контроль  исполнения заданий и организационно–распорядительных воздействий. – Акт. Запрос. Карточка. Контрольные цифры. Предписание. Приказ. Распоряжение.
    8.  Подготовка к проведению коллегиальной деятельности. – Извещение. Перечень.
    9.  Организация проведения коллегиальной деятельности. – Бюллетень – 2. Доклад. Подписные листы. Протокол. Резолюция 1. Решение 1,2. Стенограмма.
    10.  Оперативное регламентирование деятельности субъектов управления. – Регламент. Указание.
    11.  Оперативное обучение персонала. – Программа. Ведомость. Рекомендации – 2.
    12.  Оперативная координация элементов среды управления. – Баланс – 1. Договор. Инструкция – 1,2. Лист. Соответствие.
    13.  Оценка конечных результатов выполнения заданий или организационно–распорядительных воздействий. – Оценка.  Предложение – 4.
    14.  Учет текущих и конечных результатов выполнения заданий или организационно – распорядительных воздействий. – Журнал регистрации. Карточка. Книга. Перечень. Паспорт.
    15.  Мотивация исполнителей. – Благодарность. Приказ. Распоряжение.
    16.  Оценка деятельности персонала. – Аттестационный лист. Оценка. Характеристика – 1.
  7.  Определение и оценка  результатов деятельности организации. – Акт. Анкета. Баланс – 1,2. График – 2.  Контрольный лист. Обзор. Справка.

1. Обеспечивающие управленческие работы:

Формирование сведений о среде управления.

Определение сведений, необходимых для управления. – Перечень.

1.2. Выработка сведений. – Ведомость. График – 2. Дневник. Обзор. Отчет. Паспорт. Перечень.  Справка. Структура. Схема – 1,2.

1.3. Поиск источников сведений. – Перечень.

1.4. Сбор сведений. – Анкета. График – 2.  Дневник. Запрос. Информация. Обзор. Отчет. Справка.

1.5. Получение и учет сведений. – Журнал регистрации. Карточка. Книга.

2. Выработка и оценка управленческих решений.

2.1. Выработка единоличных решений. – Решение 1,3

2.2. Выработка коллегиальных решений. – Решение 1,2,3.

2.3. Оценка управленческих решений. – Мнение. Экспертное заключение.

3. Коммуникации в среде управления.

3.1. Информирование внутри организации    по горизонтали. – Письмо. Служебная записка. Телеграмма.

3.2. Информирование внешних по отношению к организации субъектов управленческой деятельности. –  Бюллетень – 1. Декларация. Заявление – 1. Извещение. Обращение. Письмо. Телеграмма.

3.3. Информирование внутри организации  сверху вниз. – Извещение. Письмо. Телеграмма

3.4. Информирование внутри организации  снизу вверх. – Докладная записка. Извещение. Объяснительная записка. Отчет. Письмо. Служебная записка. Телеграмма.

3.5. Передача и прием элементов среды управления. – Акт. Ведомость. Журнал регистрации. Карточка. Книга. Перечень.

3.6. Рассмотрение обращений граждан и организаций. – Жалоба. Журнал  (регистрации). Запрос. Заявка 1. Заявление – 2. Карточка. Письмо. Предложение 1,3. Справка. Телеграмма. Ходатайство.

3.7. Управление ресурсными потоками. – Пропуск. График –1. Накладная.

4. Организация накопления, хранения и использования необходимых сведений.

4.1. Организация хранения сведений. – Инструкция – 1. Карточка. Номенклатура дел.

4.2. Осуществление хранения и использования хранящихся сведений. – Акт. Журнал регистрации. Инструкция – 1. Карточка. Справка.

4.3. Экспертиза документов. – Акт.

  1.  Организация уничтожения сведений. – Акт.

  1.  Требования к тексту управленческих документов

Как уже говорилось, управленческая функция документа проявляется одним из следующих образов:

  1.  Инициирует выполнение определенных действий у лица или лиц,  которым адресован документ. В дальнейшем наряду со словами «лицо» или «лица» мы будем употреблять слово «исполнитель» (тот или те, кто должен выполнять действия).
  2.  Нацеливает исполнителя на получение определенных результатов.
  3.  Приводит исполнителя в  требуемое состояние.
  4.  Дополняет (пополняет, изменяет) представления объекта управления о среде путем передачи ему новых сведений.
  5.  Выступает какой-либо комбинацией вышеприведенных вариантов, в которую обязательно входит четвертый.

Субъект управления, определяя содержание документа и передавая его на исполнение,  рассчитывает, что  в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы. То есть он рассчитывает получить определенный результат. Будем называть ожидаемый  результат этих изменений целью управленческого документа, а перечисленные выше варианты проявления функции управления - типами целей управленческого документа.

В зависимости от: типа цели документа; ситуации складывающейся в среде управления; отношения исполнителя к документу и других факторов - по завершению исполнения документа будет получен некоторый результат. Он может отличаться от того, который предполагал получить субъект управления. Тогда цель управленческого документа не достигнута.

Существуют различные причины, из-за которых цели документа не достигаются. Ряд причин порождается содержанием самого управленческого документа. Поэтому правомерна постановка такого вопроса: «Каким требованиям должно соответствовать содержание текста управленческого документа, чтобы способствовать достижению его целей?».  Эти требования называются главными требованиями к тексту управленческого документа. Рассмотрим их.

1. Достоверность.

Сведения (название и значения), содержащиеся в документе, должны соответствовать истине. Понятно, что деятельность исполнителя, основанная на недостоверных сведениях, может не привести к достижению целей документа. Для цели первого и второго типа это положение не вызывает сомнения. Для целей третьего и четвертого типа недостоверные сведения так же в конечном итоге приведут  к тому, что цель документа не будет достигнута.

2. Законность.

Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам и другим документам, определяющим действия участников процесса управления. Это означает, что названия и значения всех сведений, опубликованных в документе, должны точно совпадать с названиями и значениями сведений, опубликованных  в нормативно-правовых актах.

Невыполнение этого требования может привести к тому, что цели документа будет невозможно достичь или достигнутые цели будут аннулированы.

3. Конкретность

Отметим, что значение одного и того же сведения может быть выражено в различной форме. Например: Возраст главы администрации (название сведения) не выше 50 лет (значение сведения) Возраст главы администрации (название сведения) такой же, как и его заместителя (значение сведения) Возраст главы администрации (название сведения)  близок к пенсионному (значение сведения)

Для достижения целей документа необходимо, чтобы значения  ряда сведений были определены точно (по названию и/или значению) и в нужной форме (по значению). Если сведение соответствует этим требованиям, то оно называется конкретно определенным.

Отклонение от этого требования приводит к неконкретности документа. Эти отклонения могут быть различными. Например: не точно определено название сведения;  не приведено название некоторого сведения; принятая в документе форма выражения значение сведения не соответствует требуемой и т.п. Неконкретно изложенные сведения требуют уточнения и поэтому, пока они не будут конкретизированы, цели документа будут недостижимы. Кроме этого, у исполнителя появляется возможность самостоятельно, без консультации с составителем документа,  снять неконкретность сведений. Если при этом будет допущена ошибка, то цели документа не будут достигнуты.

4. Полнота

Рассматривая ситуацию, предшествующую исполнению документа, можно охарактеризовать ее следующим образом:

  1.  Определена цель управленческого документа.
  2.  Для достижения целей документа, независимо от  того, кто будет его исполнять, необходимо располагать определенным множеством строго определенных сведений – МСц. 
  3.  Текст документа содержит некоторое множество конкретно определенных сведений - МСд. Эти сведения приведены либо в тексте самого документа, либо в тексте приложений к документу, либо в документах, на которые есть ссылки в тексте самого документа или его приложениях.
  4.  Объект обладает некоторым множеством конкретно определенных сведений, которые будут использованы при исполнении документа – МСо.
  5.  Некоторым множеством конкретно определенных сведений, не вошедших в документ, которые требуются  для его исполнения, может обладать субъект – МСс.
  6.  Часть сведений, необходимых для исполнения документа, не известна – МСн.
  7.   Необходимость некоторых сведений может быть выяснена только в процессе исполнения документа – МСи.

На основании изложенного можно сформулировать требование полноты управленческого документа. В идеальном случае это требование символически можно обозначить так:

МСд = МСц - МСо

То есть в документе за исключением сведений, которыми располагает объект,  должны быть приведены все остальные сведения, необходимые  для достижения его цели.

Если это невозможно, то в общем случае будем говорить, что текст документа отвечает требованию полноты, если из текста известно, какими сведениями, не вошедшими в документ, обладает субъект (МСс) и какие сведения не известны (МСн).

Отсутствие в тексте сведений необходимых, но  неизвестных объекту может при определенных условиях привести к тому, что они будут определены на основании домысла, а это  окажет влияние на достижение целей документа.

5. Непротиворечивость

Сведения, излагаемые в документе, не должны противоречить друг другу. Наличие таких противоречий вызывает состояние неопределенности, а значит, возможность появления ошибочных действий и как следствие - ошибочных результатов и состояний. Следовательно, цели документа могут быть не достигнуты. Противоречивость сведений возникает тогда, когда одно и то же сведение принимает разные значения в пределах текста документа или разные названия и т. п.

  1.  Однозначность

Состав и значение сведений, содержащихся в документе, определяет результаты его исполнения. Бывают такие ситуации, когда учет одной части сведений, содержащихся в тексте документа, приведет к  одним результатам, а учет других сведений - к результатам, противоречащим первым. Это противоречие может проявляться как в существе, так и в различии каких-либо показателей, характеризующих результат. В этом случае говорят о неоднозначности сведений содержащихся в документе.

  1.  понятность (ясность смыслового содержания)

Все сведения документа должны быть изложены таким языком, чтобы смысл их был понятен. Если смысл хотя бы части сведений непонятен, то при отсутствии возможности его уточнения с автором документа, смысловое содержание документа может быть интерпретировано неправильно, а, значит, цели документа не будут достигнуты.

Ясность смыслового содержания зависит от нескольких факторов. Перечислим главные.

  1.  Соответствие тезауруса исполнителя «тезаурусу» документа и тезаурусу его составителя, а также соответствие тезауруса составителя нормативному тезаурусу.
  2.  Умение составителя документа выразить сведения в письменной форме.

Здесь под тезаурусом понимается словарь, содержащий слова, передающие определенные понятия и смысл этих понятий.

В управленческом документоведении рассматриваются  следующие тезаурусы:

  •  Нормативный. Это толковый словарь понятий,  принятых в сфере тем, рассмотренных в документе.
  •  Составителя документа. Это словарь понятий,  которым оперирует составитель документа. Отметим, что некоторые понятия этого словаря могут не совпадать с нормативными понятиями.
  •  Исполнителя документа. Это словарь понятий,  которым оперирует исполнитель документа. Отметим, что некоторые понятия этого словаря могут не совпадать с понятиями нормативного тезауруса.
  •  «Тезаурус» документа. Это множество всех передающих какие-либо понятия знаменательных слов, используемых в тексте документа.

Под соответствием тезауруса А тезаурусу В понимается точное совпадение множества слов (совпадение смысла понятий, передаваемых одинаковыми  словами), содержащихся в тезаурусе А, с частью множества слов тезауруса В.

На основании сказанного первый фактор, определяющий понятность текста, имеет следующее толкование. Для того, чтобы смысл документа был понятен, необходимо, чтобы тезаурус исполнителя соответствовал тезаурусу составителя документа в части используемой в тексте лексики, а тезаурус составителя в этой же части лексики соответствовал нормативному тезаурусу.

Второй фактор определяется умением создателя документа выражать свои мысли письменно, то есть владением логикой письменной речи, знанием русского языка, богатством его тезауруса практическими навыками составления документов.

8. Мотивированность

Желательно, чтобы содержание документа  побуждало к достижению его целей. Если управленческий документ не отвечает этому требованию, то это не значит, что цели документа не будут достигнуты. Тем не менее, побуждение имеет большое значение в управлении. Поэтому в любом случае, если документ обладает мотивационными свойствами, достижение его целей будет более вероятным и, наоборот, отсутствие в документе побуждающих положений может сделать цели документа недостижимыми.

9. Юридическая значимость

Документ должен иметь все положенные реквизиты. Отсутствие хотя бы одного реквизита в документе  приводит к тому, что он может быть не принят лицами,  принимающими решение по этому документу. Кроме того, документ теряет свое правовое значение. Таким образом, он не может быть принят к рассмотрению в суде и других правовых органах.

Кроме главных, существуют вспомогательные требования к документам, невыполнение которых не влияет на достижение целей управленческого документа.

Их выполнение обеспечивает:

  •  снижение затрат времени на безошибочное восприятие сведений, изложенных в документе;
  •  снижение затрат времени на составление и оформление документов;
  •  снижение затрат времени на выполнение различных операций с готовыми документами;
  •  сокращение объема документов без потери смысла;
  •  правовое значение документа.

Эти требования перечислены ниже:

1. информативность

Каждое сведение, изложенное в документе, может соотноситься с целями документа по-разному. В этом смысле выделяют сведения:

  •  необходимые для достижения целей документа;
  •  обеспечивающие эффективное достижение этих целей;
  •  не имеющие к достижению целей документа никакого отношения.

Каждое знаменательное слово документа по отношению к сведению, при изложении  которого оно используется, находится  в активном или пассивном отношении. При активном отношении между словом и сведением устранение слова приводит к искажению сведения, при пассивном - не приводит к такому искажению.

Зачастую некоторые сведения в документе повторяются, или  являются общими для нескольких положений документа.

Таким образом, из текста документа могут быть убраны сведения, не имеющие к достижению целей документа никакого отношения, и слова, находящиеся по отношению к сведениям, при изложении которых они используются, в пассивном отношении. Кроме этого, из документа могут быть устранены дублирующие сведения, а текст документа построен так, чтобы общие для нескольких положений документа места не повторялись.

Если взять отношение разности общего числа знаков, содержащихся в документе (Зо), и числа знаков, содержащихся в тех сведения и словах, которые могут быть убраны из документа (Зл) к (Зо), то мы получим значение коэффициента информативности текста.

Чем ближе этот коэффициент к единице, тем более информативен управленческий документ. В настоящее время отсутствуют результаты исследований, определяющие рекомендуемые значения коэффициента информативности. Анализ же существующих управленческих документов свидетельствует о большом разбросе этого коэффициента - от 0.4 до 0.95.

2. Структурированность

Содержание текста документа должно быть структурировано, то есть  иметь структуру (см. тему 1.3). Это делает документ легко и быстро читаемым, снижает количество ошибок восприятия.

3. Соответствие стандартам

Слово стандарт произошло от английского слова standard - образец, эталон - и означает установление в определенном масштабе (государство, организация, отрасль) единых норм и требований к чему-либо.

В документировании управленческой деятельности стандарт -  это документ, содержащий обязательный для исполнения свод правил составления и оформления. В зависимости от масштаба действия стандарты могут быть государственные, отраслевые и стандарты организации.

Содержание, оформление и расположение реквизитов справочной части документа должны  соответствовать действующим стандартам. Это обеспечивает единообразное оформление документов, что существенно увеличивает скорость их восприятия и сокращает ресурсные затраты на обработку документов.

4. унификация текста документа

Слово «унификация» образовано от приставки уни + латинского слова facere (делать) и означает приведение чего-либо к полной системе, формы к единообразию.

В документировании управленческой деятельности унификация означает приведение к единому виду документов и процедур их создания.

Традиционно унификация развивается в следующих направлениях:

  1.  Оформление  документов. Это выработка единых правил оформления документов, общих для всех видов независимо от их назначения и частных, т.е. для документов отдельных видов и назначений.
  2.  Содержание документов. Унифицируются требования к составу сведений, содержащихся в тексте документа, его структуре.
  3.  Состав документов по различным направлениям деятельности. Все документы, рождающиеся в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, подразделяются на большие группы, характеризующие относительно самостоятельные, имеющие большую степень общности системы документов.
  4.  Создание документов. Унифицируются состав, содержание и последовательность действий, операций, работ, производимых при создании документа.

Значение унификации в том, что ее применение приводит к существенному сокращению ресурсных затрат и как следствие – к уменьшению сроков разработки и повышению эффективности управленческих решений.

Контрольные вопросы

  1.  Документ исполнен – что это значит?
  2.  Назовите направления унификации в  документировании управленческой деятельности.
  3.  Назовите типы целей управленческого документа.
  4.  Объясните, что называется целью управленческого документа.
  5.  Определите понятие стандарта.
  6.   Перечислите факторы, определяющие понятность текста документа.
  7.  Поясните смысл факторов, определяющих понятность текста  документа.
  8.  Сведения, содержащиеся в документе, должны быть конкретно определены – что это значит?
  9.  Что обеспечивает выполнение вспомогательных требований к тексту управленческих документов?
  10.  Что означает достоверность управленческого документа?
  11.  Что означает законность управленческого документа?
  12.  Что означает информативность текста управленческого документа?
  13.  Что означает конкретность управленческого документа?
  14.  Что означает мотивированность управленческого документа?
  15.  Что означает непротиворечивость управленческого документа?
  16.  Что означает однозначность управленческого документа?
  17.  Что означает полнота управленческого документа?
  18.  Что означает понятность (ясность смыслового содержания) управленческого документа?
  19.  Что означает соответствие тезауруса А тезаурусу В?
  20.  Что означает соответствие управленческого документа стандартам?
  21.  Что означает стандарт в документировании управленческой деятельности?
  22.  Что означает структурированность текста управленческого документа?
  23.  Что означает унификация в  документировании управленческой деятельности?
  24.  Что означает унификация управленческого документа?
  25.  Что означает юридическая значимость управленческого документа?
  26.  Что такое «тезаурус» документа?
  27.  Что такое нормативный тезаурус?
  28.  Что такое тезаурус исполнителя документа?
  29.  Что такое тезаурус составителя документа?
  30.   Что такое тезаурус?

Библиографический список

  1.  Большой толковый словарь русского языка /Сост. и гл. ред. С.А. Кузнецов. СПб.: Норинт, 1998.
  2.  Винер Н. Кибернетика или управление и связь в животном и машине. – М.: Связь, 1968.
  3.  Об информации, информатизации и защите информации: ФЗ от 25.01.1995.
  4.  Словарь-справочник менеджера/ Под ред. М.Л. Лапусты. – М.: ИНФРА - М, 1996.
  5.  Современный словарь иностранных слов. – М.: Рус. яз., 1992.
  6.  Ожегов С.И. Словарь русского языка/ Под ред. Н.Ю. Шведовой – М.: Рус. яз., 1989.
  7.  ГОСТ Р 51141 – 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  8.  Тихомиров М. Ю. Юридическая энциклопедия. – М.: Юринформцентр, 1995.
  9.  Учебник гражданского процесса. – М: СПАРК, 1996.
  10.   Учебник уголовного процесса. –  М: Юристъ, 1995.
  11.  Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011–93. М.: Издательство стандартов, 1999.
  12.  Современный русский язык: Лексика и фразеология. Фонетика и орфоэпия. Графика и орфография. Словообразование. Морфология. Синтаксис: Учебник для вузов / Аникина А.Б., Бельчиков Ю.А. и др.; Под ред. Д.Э. Розенталя.- М.: Высш. шк., 1984.
  13.  Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. – М.: Инф. издат.  дом «Филинъ», 1998.
  14.  Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. Менеджмент организации. Учебное пособие. – М.: Инфра-М. 1997.
  15.  Ховард К., Коротков Э. Принципы менеджмента: Управление в системе цивилизованного предпринимательства: Учебное пособие – М.: Инфра-М, 1996.
  16.  Перечень типовых документов, образующихся в деятельности   госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций,  предприятий,  с  указанием  сроков хранения. М., 1989.
  17.  Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. – М.: НОРМА, 1996.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ГЛАВА 1. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И ИХ ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА. …..…………………….……………..1

1.1 УПРАВЛЕНИЕ И УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ.  ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ В ПРАКТИКЕ УПРАВЛЕНИЯ……………………………………………………………1

1.2. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ: ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ. ОСНОВНЫЕ ЧАСТИ И РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА. ……………...……8

1.3. МОДЕЛЬ И ХАРАКТЕРИСТИКИ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА.…………………………………………………………...11

1.4. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. ПОНЯТИЕ ВИДА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА. …………20

1.5. ВЕЩЕСТВЕННАЯ ОСНОВА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. …. ..…………………………………………………...23

ГЛАВА 2. СПЕЦИФИКА УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ. ………………………………26

2.1. СТРУКТУРА ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ И ЕГО ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ. ……………………………………………...26

2.2. ВИДЫ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. ……………43

2.3. СВЯЗЬ ДОКУМЕНТОВ С ПРОЦЕССОМ

УПРАВЛЕНИЯ. ………………………………………………………...53

2.4. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. ………………………………………………………...59

Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание

Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание

Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание

Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание

Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание

Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание

Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание

Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание

Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание

Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание

76

PAGE  1


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

69038. Детерминированные сигналы. Специальные способы временного представления. Преобразование Гильберта 167.5 KB
  Запись гармонического сигнала в виде (2.3.2) называется тригонометрической. Такая запись соответствует описанию колебательного движения некоторой тоски вдоль прямой (ось координат) во времени (Ось абсцисс). Кроме тригонометрической, часто используют запись в комплексной или экспоненциальной форме.
69039. Сигнал как случайный процесс. Математические модели. Характеристики 256.5 KB
  Если при рассмотрении случайного процесса зафиксировать некоторый момент времени то значение реализации процесса в этот момент называемое сечением является случайной величиной обладающей некоторыми вероятностными свойствами.
69040. Расчет энергетического спектра случайного сигнала 206.5 KB
  Расчет энергетического спектра случайного сигнала. Понятие об энергетическом спектре случайного сигнала. Пример расчета энергетического спектра случайного сигнала. Понятие об энергетическом спектре случайного сигнала.
69041. Аналитический сигнал и его свойства. Описание огибающей случайного сигнала 250.5 KB
  В лекции 2.6 были введены понятия огибающей, мгновенной фазы и мгновенной частоты для детерминированного квазигармонического сигнала. Аналогичные понятия могут в общем виде введены и для любого и в том числе для случайного сигнала.
69042. Дискретное представление непрерывных сигналов. Теорема В.А.Котельникова 220.5 KB
  Дискретизация непрерывного сигнала означает переход от непрерывного к дискретному способу задания сигнала на оси времени без потери сведений о форме сигнала рис.3 с точки зрения повышения помехоустойчивости ТКС: цифровой сигнал подлежит регенерации восстановлению формы с точностью до шага...
69043. Дискретизация непрерывных сигналов по теореме В.А. Котельникова 200.5 KB
  До сих пор речь шла о сигналах со спектром не превышающим частоту и где ширина спектра сигнала.3 где отсчетные значения соответственно амплитуды и фазы сигнала; и определяется соответственно через 2. среднее значение круговой частоты в спектре сигнала.
69044. Обще сведения о модулированных сигналах. Классификация. Сигналы модулированные по амплитуде 226 KB
  Трансформация переносчика в линейный сигнал осуществляется в процессе модуляции. С учетом особенностей линий связи в процессе модуляции решаются следующие задачи: 1 Перенос признаков сообщения в область частот переносчика формирование линейного сигнала; 2 Придание линейному сигналу...
69045. Форматирование документов XML с помощью XSL 246 KB
  Основными типами выходных документом при преобразованиях XSLT являются документы XML, текстовые документы и документы HTML. Конечным результатом преобразования является представление выходного документа в оформлении, которое зависит как от содержания документа, так и носителя, на который выводится документ...
69046. Внутристроковые элементы XSL 192.5 KB
  Элемент fo:inline обычно используется для форматирования участка текста. Содержимым этого элемента являются текстовые данные (#PCDATA), либо блоковые или внутристроковые элементы. Для элемента fo:inline, так же как и для элемента fo:block, определены общие свойства фона, рамки и отступа...