11066

Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления

Книга

Архивоведение и делопроизводство

Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Назначение составление и оформление реквизитов управленческих документов. Унификация оформления документов. Определение и состав реквизитов...

Русский

2015-01-22

231.5 KB

50 чел.

Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления.

Назначение, составление и оформление реквизитов управленческих документов

1. Унификация оформления документов. Определение и состав реквизитов управленческих документов

Состав реквизитов, правила их составления и оформления для организационно распорядительных документов определены государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [ 1 ].

Постановлением государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 г. №9-СТ приняты и введены в действие изменения, в частности, ограничивающие  сферу действия этого стандарта. Он

[2]  распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) [ 3 ] и используемые в деятельности   федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления.

Перечень этих документов приведен ниже:

Акт о ликвидации

Акт по вопросам основной деятельности

График отпусков

Договор на производство работ (оказание услуг)

Договор об аренде

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Должностная инструкция

Заявка на участие в конкурсе

Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета

Заявление на государственную регистрацию

Заявление о переводе на другую работу

Заявление о предоставлении отпуска

Заявление о приеме на работу

Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза)

Заявление об увольнении

Контракт о назначении на должность

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

Письмо об изготовлении печати, штампа

Письмо по вопросам основной деятельности

Письмо с сообщением о ликвидации

Письмо участника о выходе из совместного предприятия

Положение о структурном подразделении

Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности

Правила внутреннего трудового распорядка

Представление о переводе на другую работу

Представление о поощрении

Приказ  о  распределении  обязанностей  между руководством

Приказ о выходе из совхоза

Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Приказ о переводе на другую работу

Приказ о поощрении

Приказ о предоставлении отпуска

Приказ о приеме на работу

Приказ о реорганизации

Приказ о создании предприятия

Приказ об увольнении

Приказ по вопросам основной деятельности

Протокол  коллегиального  органа  по  вопросам деятельности

Протокол заседания правления колхоза

Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации

Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации

Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании

Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия

Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении

Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу

Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении

Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава

Распоряжение Главы администрации территории о предоставлении земельного участка.

Решение   Совета   директоров   (Правления)   о реорганизации

Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации

Свидетельство о регистрации

Справка по вопросам основной и кадровой деятельности

Структура и штатная численность

Указание по вопросам основной деятельности

Устав

Учредительный договор

Штатное расписание

Стандартом ГОСТ Р 6.30- 97установлен следующий состав реквизитов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25  — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

С позиции управления к числу обязательных реквизитов, не зависимо от вида документа и сферы его применения принято относить: код организации (04), код формы документа (05), наименование организации (06), наименование вида документа  (08), дату документа (09), регистрационный номер документа (10), заголовок к тексту (17), текст документа (19), подпись (21), визы согласования документа (23),— отметка об исполнителе (26); отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27). Остальные реквизиты применяются в зависимости от конкретных обстоятельств и вида документа.

Правила составления и оформления реквизитов определяются в основном тремя документами: упомянутым выше стандартом, инструкцией по делопроизводству, действующей в конкретной организации, и основными положениями о государственной системе документационного обеспечения управления [ 4 ].

Рекомендации по составлению и оформлению реквизитов, излагаемые далее, учитывают практический опыт по составлению документов, попадающих в сферу действия вышеупомянутого стандарта, накопленный в органах государственной власти и местного самоуправления. В связи с необходимостью сохранения уровня эффективности работы с документами, достигнутой в органах государственной власти и местного самоуправления при введенных ограничениях сферы деятельности стандарта,  в настоящем пособии приведены рекомендации по оформлению документов, не попадающих в эту сферу.

2. Значение содержание и оформление реквизитов управленческих документов

Государственный герб Российской Федерации (01)

Правила использования Государственного герба Российской Федерации на бланках документов приведены в Положении о Государственном гербе Российской Федерации. В соответствии с этим положением герб РФ обязателен на бланках:

Президента Российской Федерации;  палат      Федерального Собрания;   Правительства    Российской    Федерации; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации; уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; дипломатических правительств  консульских  учреждений;  иных  официальных представительств Российской Федерации за границей.

Герб субъекта Российской Федерации (02)

Правила использования государственного герба субъекта Российской Федерации определяются нормативно - правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03).

Эмблема - это символическое изображение, являющееся своеобразным «гербом организации». Если эмблема является известным знаком, то она позволяет быстро установить принадлежность документа конкретной организации.

Часто в качестве эмблемы используется знак товарного обслуживания организации. Товарный знак - это обозначение, способное отличить соответствующие товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Положение о товарных знаках регулируется соответствующим законом [ 5 ].

Правила использования эмблемы организации определяются  ее уставом или специальным положением.

Эмблему организации нельзя использовать с  Государственным гербом Российской  Федерации или гербом субъекта Российской Федерации.

Код организации (04)

Этот код присваивается органами государственной статистики при регистрации организации. Он  определяется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и представлен восьмизначным числом. Если в документе 07 реквизит (справочные данные об организации) не используется, то код (ОКПО) записывается с новой строки. Иначе он следует непосредственно после 7-ого реквизита.

Примеры (для наглядности рассматриваемый реквизит выделен полужирным шрифтом):

1)    ОКПО 48572740

2)    ул. Толмачева , 17 г. Екатеринбург, 620219

тел. 51-23-18, 56-70-32. ОКПО 48572740

Код формы документа (05)

Код формы документа проставляется в том случае, если документ занесен  в Общероссийский  классификатор управленческих документов (ОКУД) [ 3 ].  В этом классификаторе определяются  расширенные названия видов документов и коды их унифицированных форм.

В соответствии с ГОСТ Р 51141 – 98 [ 6 ]  унифицированной формой документа называется совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными в определенном порядке на носителе информации.

Классификатор (ОКУД)  разбит на разделы, каждый из которых носит название соответствующей системы унифицированной документации и имеет двузначный код.

Так, например, код, соответствующий унифицированной системе организационно-распорядительной документации имеет значение 02.

Код унифицированной системы первичной учетной документации имеет значение – 03.

Код унифицированной формы документа представляется семизначным числом. Первые две цифры кода обозначают номер унифицированной системы документации. Третья и четвертая цифры обозначают класс общности содержания для множества форм документов и направленность их использования. Пятая, шестая и седьмая цифры обозначают регистрационный номер формы документа внутри этого класса.

Например, 0251151 – код (151) приказа по вопросам основной деятельности, входящий в класс документации по распорядительной деятельности организации, предприятия (51) унифицированной системы организационно-распорядительной документации (02).

Наименование организации (06)

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Если автором документа является организация, то в   общем случае этот реквизит содержит три  части. Первая - это названию вышестоящей организации,  в подчинении которой находится организация, являющаяся автором документа. Вторая  - это название самой организации, являющейся автором документа. Третья - название структурного подразделения организации, в котором составлен документ, или должность лица, являющегося автором документа.

Название организации приводится  в соответствии с учредительными документами организации. Если в них устанавливается сокращенное название организации, то оно указывается ниже полного в скобках или без них.

Для вышестоящей организации при наличии сокращенного названия используется только оно.

Если субъект РФ имеет свой государственный национальный язык, то название организации указывается на русском и национальном языке. Название организации на русском языке располагается левее ее  названия на национальном языке.

Название структурного подразделения приводится так, как оно записано в положении об этом подразделении и располагается ниже названия организации.

Если автором документа является должностное лицо, имеющее право использования именного бланка, то после названия организации указывается название его должности.

В таблице 1 даны рекомендации по  использованию и примеры сочетания указанных частей наименования организации.

Таблица 1.

Варианты оформления реквизита «Наименование организации»

и характеристик ситуаций их использования

Сочетание используемых частей

Характеристика ситуаций, в которых это сочетание используется.

Примеры

Части 1 и 2

На документах, отправляемых во внешние организации.

Администрация

г. Н-ска

Администрация Соколовского  района

Часть 2

При наличии вышестоящей организации на внутренних документах. Если вышестоящей организации нет, то на внешних и внутренних документах.

ОАО«ВнешторгМАЗ»

Части 2 и 3

автором этих  документов является структурное подразделение организации или должностное лицо.

При наличии вышестоящей организации на внутренних документах.

Если вышестоящей организации нет, то на внешних1 и внутренних документах.

ОАО«ВнешторгМАЗ»

Отдел внешних программ

Части 1,2,3

автором этих  документов является структурное подразделение организации. Используется на внешних документах.

Администрация

г. Н – ска

Администрация Соколовского  района

Отдел экономики

Каждая часть наименования организации начинается с новой строки, и следуют они в порядке возрастания номеров частей.

Если наряду с русским названием организация имеет название на иностранном языке, то оно может приводится в наименовании организации после русского названия.

Примеры  оформления и содержания 6 - ого реквизита

Пример 1:

        Госкомстат России                              Свердловский областной Комитет

 государственной статистики

Пример 2:

Свердловский областной комитет  государственной статистики

Отдел статистики населения и обследования домашних хозяйств

Справочные данные об организации (07)

На практике справочные данные об организации используются  в основном на письмах и предназначены для обеспечения взаимодействия с организацией -  автором документа.

7-ой реквизит содержит два блока: адресный и банковский.

В адресном блоке приводятся  почтовый адрес, номера телефонов и другие данные (номера факсов, телеграфные, телексные и адреса электронной  почты). ГОСТ Р 6.30-97 не устанавливает правил написания этого реквизита. На практике придерживаются следующих правил:

  1.  Последовательность расположения сведений в реквизите.

   Почтовый адрес, номера телефонов, номера факсов, адрес электронной почты и далее по усмотрению автора документа.

  1.  Порядок написания элементов почтового адреса (см. обоснование, данное в описании реквизита №14)
  •  название улицы, номер дома, номер комнаты (офиса);
  •  название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  •  название области, края, автономного округа (области), республики;
  •  страна (для международных почтовых отправлений);
  •  почтовый индекс.

Банковский блок содержит сведения, используемые  в платежных поручениях для перечисления денежных средств. Он, как правило, используется только в письмах, гарантирующих выполнения каких-либо финансовых или материальных обязательств.

Наименование вида документа (08)

Этот реквизит обязателен, кроме писем,  на всех других видах управленческих документов. Наименование управленческих  документов, наиболее широко используемых в органах ГМУ, приведены в теме 1.2.2.

Это название рекомендуется писать прописными буквами.

Дата документа (09)

Дату документа оформляют следующим образом:  две цифры (день месяца), точка; две цифры (номер месяца), точка; четыре цифры (год), точка.

Например: 07.08. 2000.

Допускается обратный порядок цифровой записи даты (год, месяц, день месяца).

Например: 2000. 08. 07.

Можно применять словесно-цифровую запись даты. Эта форма записи защищена от подделок в большей степени, чем предыдущие.

Например, 07 августа 2000 г.

В большинстве случаев датой документа является дата его подписания или утверждения. Но для протокола это дата заседания (принятия решения). Для акта – это дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа (10)

Регистрационный номер документа выполняет несколько назначений. Во-первых, по регистрационному номеру можно отыскать документ. Во-вторых, в сочетании с номенклатурой дел регистрационный номер косвенно определяет ценность документа. В-третьих, по нему можно определять количество документов определенного вида, образующихся в ходе деятельности организации. При необходимости в регистрационном номере можно закодировать и другие характеристики документа.

В делопроизводстве органов ГМУ  наиболее широко распространен следующий формат регистрационного номера  А-В/С, где А-В – номер дела по номенклатуре дел,  в котором должен храниться документ. С – порядковый номер документа, определяемый следующим образом.

Все множество документов, образующееся в ходе деятельности организации, разделяется на группы учета. Каждая группа соответствует определенному виду или подвиду документа.  Все документы в группе получают порядковый номер, определяющий последовательность появления документа. Так, например, если номера двух документов в группе учета 4 и 5, то это значит, что документ под номером 5 был зарегистрирован непосредственно сразу после того, как был зарегистрирован  документ под номером 4.

При образовании этих групп следует придерживаться следующих рекомендаций. Как правило, отдельные группы учета составляют: входящие письма, исходящие письма, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы по каждому коллегиальному органу, акты по каждому виду комиссий и т. п.

В практических целях регистрационный номер может дополняться кодами из вспомогательных классификаторов управленческих документов, разрабатываемых в организации. Эти коды указываются  в регистрационном номере через косую черту.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими организациями, образуется как последовательное перечисление регистрационных номеров, присвоенных документу в каждой из организаций-составителей. Регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов документа.

Наличие регистрационного номера в документе подтверждает то, что организация несет ответственность и контролирует этот документ.

Таблица 2.

Примеры регистрационных номеров документов

Регистрационный номер

Пояснения

№ 56

Для оперативного поиска документов, наиболее важных в управлении, обязательно выделяются   в самостоятельные группы учета приказы, акты, протоколы. В таких документах регистрационный номер состоит только из порядкового номера в соответствующей группе учета.

№ 25-78/67

Типовой формат регистрационного номера, включающий в себя номер дела (25-78) и порядковый номер документа (67).

№25-78/67/89

Формат регистрационного номера, включающий номер (89) из дополнительного классификатора (например, классификатор направлений деятельности).

№ 7-68/49/№ 9-3/9

Документ, составленный двумя организациями, имеет два регистрационных номера.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)

Эта ссылка  используется в документах, являющихся ответами на какие-либо другие документы. В реквизите указывается индекс  (реквизит 10)  и дата (реквизит 9) документа на который пишется ответ, при этом перед индексом ставится предлог «на», а перед датой предлог «от».

Пример:

На № 07 – 09/78 от 09.09.99

Используя ссылку, можно быстро отыскать исходный документ, т.е. установить связь между двумя документами. Поэтому наличие реквизита ускоряет работу с документами.

Место составления или издания документа (12)

Этот реквизит устанавливает географическое место фактического нахождения автора документа. Наименование  места указывается по «Общероссийскому классификатору объектов административно – территориального деления» (ОКАТО).

Пример 1:

г. Нижний Тагил.

Пример 2:

с. Щелкун Сысертского района Свердловской области.

Пример 3:

г. Калинин Московской области.

Этот реквизит используется только в тех случаях, когда не представляется возможным однозначно установить место издания из названия организации (реквизит 6) или справочных данных о ней (реквизит 7).

Гриф ограничения доступа к документу (13)

Этот реквизит устанавливает градацию важности   информации, содержащейся в документе, защищаемой от несанкционированного доступа. В органах государственной власти и местного самоуправления используются следующие градации важности, перечисленные в порядке ее повышения: для служебного пользования, секретно, совершенно секретно, особо важно. Этот реквизит записывается без кавычек.

Например:

Секретно.

Для служебного пользования.

Для защиты информации, не относящейся к деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, рекомендуется использовать следующие градации, перечисленные в порядке возрастания категории важности: “Коммерческая тайна” или “Конфиденциально”; “Коммерческая тайна. Строго конфиденциально” или “Строго конфиденциально”; “Коммерческая тайна особой важности”.

При обозначении категории важности: «секретно», «совершенно секретно», «особо важно» указывается количество изготовленных экземпляров документа и номер экземпляра.

Пример 1:

Секретно. Изг. 5 экз.. Экз №3

Пример 2:

Для служебного пользования. Изг. 2 экз.. Экз №1

Определение категории важности сведений осуществляется на основании действующих нормативно - правовых актов и организационных документов, в том числе принятых на уровне организации.

На государственном уровне эти вопросы регулируются Федеральным законом «О государственной тайне», Указом президента Российской Федерации № 1203 от 30 ноября 1995 г., Указом президента Российской Федерации №188 от 06 марта 1997 г.

Адресат (14)

Этот реквизит указывает того, кому предназначен документ. Он содержит сведения об  организациях, их структурных подразделениях, должностных или физических лицах и другие  сведения, необходимые для точной и оперативной доставки документа. В общем случае реквизит содержит два блока: «обращение» и адресный.

В полном объеме блок «обращение» обязательно содержит наименование организации и следующие сведения, состав которых определяется конкретной ситуацией: название структурного подразделения; должность, инициалы и фамилию лица, к которому осуществляется обращение.

В таблице  3 указаны различные варианты  состава этих сведений, содержащихся в обращении и ситуации, в которых  этот состав используется.

Таблица 3.

Сведения, содержащиеся в блоке «обращение» реквизита «Адресат».

№ варианта

Используемые сведения

Ситуация, в которой используются сведения

Название структурного подразделения

Должность

Инициалы, фамилия

1

0

0

0

Ситуация достаточно редкая. Она может возникнуть при рассылке одного и того же документа в несколько организаций, или в том случае, когда нет сведений о лице, которому должен быть направлен документ.

2

0

0

+

Ситуация достаточно редкая. Она может возникнуть в том случае, когда нет сведений о должностном положении того, кому должен быть направлен документ.

3

0

+

0

Ситуация возникает в том случае, когда нет сведений об инициалах и фамилии лица, которому должен быть направлен документ. Лицо, к которому обращаются либо занимает должность, относящуюся к руководящему составу, либо  является начальником структурного подразделения, название которого неизвестно.

4

0

+

+

Типичная ситуация. Документ направляется лицу, занимающему должность, относящуюся к руководящему составу организации.

5

+

0

0

Ситуация достаточно редкая. Она может возникнуть при рассылке одного и того же документа в структурные одноименные подразделения нескольких организаций, или в том случае, когда нет сведений о лице, которому должен быть направлен документ в конкретном структурном подразделении.

6

+

+

0

Ситуация возникает в том случае, когда нет сведений об инициалах и фамилии лица, которому должен быть направлен документ. Лицо, к которому обращаются, занимает должность в конкретном структурном подразделении.

7

+

0

+

Ситуация возникает  в том случае, когда нет сведений о должностном положении того, кому должен быть направлен документ.

8

+

+

+

Типичная ситуация. Документ направляется лицу, занимающему должность, относящуюся к конкретному структурному подразделению организации.

При написании должности следует иметь в виду, что если должностное лицо является руководителем организации или структурного подразделения,  то их названия включаются в наименование должности. Должность лица, которому адресован документ, его фамилия указываются в дательном падеже, а наименование организации и структурного подразделения, не включенные в наименование должности, в именительном.

При оформлении реквизита рекомендуется придерживаться следующих правил:

  •  инициалы и фамилию начинать с новой строки;
  •  название структурного подразделения начинать с новой строки;
  •  адресный блок начинать с новой строки;
  •  если адресный блок содержит почтовый адрес, то начинать его через два отступа от окончания блока обращения (обеспечивает удобство при использовании современных конвертов).

Примеры:

Администрация г. Сургута

Администрация г. Снежинска

В.Л.Леонидову

Главе администрации г. Карпинска

Администрация г. Снежинска

Начальнику отдела

Главе администрации г. Карпинска

И.Л. Марину

Администрация г. Карпинска

Заместителю главы администрации по экономике

Р.О. Строгину

Администрация г. Снежинска

Информационно – аналитический отдел

Администрация г. Снежинска

Начальнику юридического отдела

Администрация г. Снежинска

Информационно – аналитический отдел

И.Р. Скурихину

Администрация г. Снежинска

Начальнику юридического отдела

В.И. Петрову

Администрация г. Снежинска

Информационно – аналитический отдел

Ведущему специалисту

И.Р. Скоблеву

В адресном блоке указываются  сведения, необходимые для пересылки документа по конкретному адресу. Это может быть почтовый адрес, адрес электронной почты и т. п.

Если документ направляется в организацию, то  в адресате сначала указывают блок «обращение», а затем адресный, если физическому лицу, то сначала инициалы и фамилия получателя, затем адресный блок.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной п. 60 «Правил оказания услуг почтовой связи», утвержденных постановлением правительства Российской Федерации №1239 от 26.09.1997.

В адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков.

При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

  •  название организации (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
  •  название улицы, номер дома, номер квартиры;
  •  название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  •  название области, края, автономного округа (области), республики;
  •  страна (для международных почтовых отправлений);
  •  почтовый индекс.

Пример:

Главе администрации г. Устринска

И.С. Иннокентьеву

Администрация г. Устринска

ул. Правдина 77, г.Устринск, Уральская область, 8450645

В стандарте не оговорено  употребление в обращение слова «товарищ» (т.) или «господин» (г-н).

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем их количестве составляют список рассылки документа.

Гриф утверждения документа (15)

Ряд управленческих документов, обязательных для исполнения, устанавливающих стабильные на определенный период времени характеристики среды управления, а также распространяющихся и на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, вводится в действие специальным образом, а именно, утверждением этого документа.

Документы утверждаются:

  •  руководителем, в компетенцию которого входит решение вопросов, затронутых в документе;
  •  коллегиальным органом, принимающим документ коллективно;
  •  другим распорядительным документом.

В первом случае, если для ввода в действие не требуется никаких дополнительных предписаний и разъяснений, этот реквизит содержит следующие сведения: наименование должности лица, утверждающего документ; его подпись; расшифровку подписи; дату утверждения и начинается со слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек).

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Глава г. Чернецка

Личная    в.м. Добров

подпись

20 сентября 1999

Если для ввода в действие документа требуются какие-либо разъяснения или выполнение дополнительных мероприятий, то издается другой распорядительный документ, например, постановление, приказ, протокол, решение. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) и  содержит следующие сведения: вид распорядительного документа (в творительном  падеже), название должности лица подписавшего этот документ; дату документа, начинающуюся с предлога «от»; регистрационный номер документа.

Пример:

Утверждено

Приказом начальника финансового отдела

от 24.09.99  № 17

При утверждении документа принятым коллегиальным органом гриф «утверждаю» содержит: слово УТВЕРЖДЕНО; название протокола, включающего в себя слово «Протоколом» и заголовок к тексту протокола ( см. правила составления протокола); дату протокола, начинающуюся с предлога «от»; номер протокола.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом заседания комитета по промышленности

от 03.04.99 №7

Рекомендуется между словом УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ и другой частью реквизита оставлять пропуск. Расположение остальных элементов продемонстрировано в примерах.

Как правило, подлежат  утверждению следующие управленческие документы:

Акты, фиксирующие завершение выполнение каких-либо работ.

Должностные инструкции.

Задания на выполнение каких-либо работ.

Инструкции (правила), регулирующие порядок ведения и координацию, каких-либо работ.

Нормативы, определяющие численность работников, расходы каких-либо ресурсов на выполнение работ и т. п.

Отчеты о завершении выполнения каких-либо работ.

Перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем предприятий, на которые распространяются определенные льготы  и т. п..

Планы  проведения каких-либо работ.

Положения об обособленных организационных структурах.

Программы работ.

Сметы расходов.

Структура и штатная численность.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

Резолюция (16)

Резолюция фиксирует указания по исполнению документа. Она содержит следующие сведения: фамилии (фамилию) исполнителей (кому даются указания); содержание поручения (что поручается исполнить); срок исполнения указаний (когда, к какому сроку должны быть исполнены указания); подпись лица дающего указания;  дату составления резолюции.

Пример:

С.И. Забродину

Подготовить смету расходов на

проведение Дня независимости

к 20.05.99.

Личная   04.04.99

подпись

Если исполнителей несколько, то по умолчанию считается, что ответственный исполнитель тот, который указан первым в списке.

Резолюция может быть оформлена как отдельный документ с указанием в нем даты документа и регистрационного номера документа, на который резолюция составляется.

Заголовок к тексту (17)

Заголовок к тексту в краткой форме передает содержание документа и предназначен для сокращения времени ознакомления с документом. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Вместе с названием вида документа он составляет одно предложение.

Примеры ( заголовки к тексту выделены полужирным шрифтом):

1. Указ об исполнении налогового законодательства.

2. Приказ об исполнительской дисциплине.

3. Письмо об отказе в регистрации договора мены ценных бумаг.

При использовании унифицированной формы документа часть заголовка к тексту, включенная в его название, дополняется конкретными сведениями  и составляет вместе с ними  заголовок к тексту конкретного документа.

Таблица 4.

Примеры заголовков к тексту для унифицированных форм документов

Название документа по ОКУД

Наименование вида документа  (08)

Заголовок к тексту (17)

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Приказ

о наложении дисциплинарного взыскания на Семенова В.И.

Свидетельство о регистрации

Свидетельство

о регистрации предприятия «Темп»

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

Объяснительная записка

о нарушении трудовой дисциплины Никитиным А.В.

Если документ оформляется на бланке 5 формата, то заголовок к тексту документа не используется.

Отметка о контроле (18)

Этот реквизит используется для постановки документа на контроль исполнения. Оформляется в виде прописной буквы «К» или слова «Контроль». При необходимости этот элемент может быть дополнен датой или датами проведения контроля.

Текст документа (19)

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Если документы направляются в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного объекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, то их пишут только на русском языке.

Общие и частные правила составления текстов документов излагаются ниже в соответствующих разделах книги.

Отметка о наличии приложения (20)

Если к документу должны быть приложены какие-либо другие документы, то об этом указывается в его тексте или после текста перед подписью.

Возможно несколько вариантов оформления приложения:

Если документ имеет приложения, не названные  в тексте документа, то рассматриваемый реквизит содержит следующие сведения:

  1.  Порядковый номер приложения (арабская цифра) используется в том случае, если количество  приложений более одного;
  2.  Вид документа (приводится обязательно);
  3.  Количество листов в приложении (не приводиться только для сброшюрованных документов);
  4.  Количество экземпляров приложения (приводится обязательно).

Название вида может дополняться другими данными: сведениями об авторе документа, его регистрационным номером,  датой документа, заголовком к тексту и т. п. Совокупность сведений, указываемых в реквизите, должна обеспечивать однозначную идентификацию прикладываемых документов.  

Пример:

Приложение:

1

Постановление главы администрации о развитии городской инфраструктуры на 4 л. в 3 экз.

2

Смета расходов на развитие городской инфраструктуры на 2 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, наименование которых производится в тексте с указанием номера приложения, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом.

Пример:

Часть основного теста «…. приведены в расчете затрат на благоустройство микрорайона (Приложение 1) …… использовать информацию, изложенную в отчете о выполнении плана развития (Приложение 2)»

В этом случае реквизит оформляется следующим образом.

Приложение:

1.

на 3 л. в 3 экз.

2.

на 1 л. в 4 экз.

Если приложение - это сброшюрованный документ, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:

Положение о   комиссии по культуре и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложение направляется не во все адреса, указанные в документе, то в реквизите приводятся сведения о том, в какие адреса оно направляется.

Приложение:

Постановление о комитете по спорту на 5 л. 2 экз. в первый адрес.

В распорядительных документах (постановлениях, приказах, распоряжениях, решениях и указаниях) сведения о наличии приложений рекомендуется  указывать в самом тексте.

Пример оформления реквизита «Приложение» в тексте распорядительного документа.

«…Расчеты производить по методике, изложенной в приложении 1…»

В рассматриваемом случае на первом листе приложения в правом верхнем углу пишут слово Приложение № (это слово допускается печатать прописными буквами) и указывают следующие сведения:

  •  вид распорядительного документа;
  •  название органа или должностного лица, издавшего документ;
  •  дата документа;
  •  регистрационный номер документа.

Пример 1:

Приложение №2

к приказу руководителя организационного отдела от 12.01.00 №45

Допускается центрировать этот текст относительно самой длинной строки

Пример 2:

Приложение №2

к приказу руководителя организационного отдела от 12.01.00 №45

Подпись (21)

Реквизит «Подпись» заверяет достоверность сведений, содержащихся в документе. Он состоит из наименования должности лица, подписавшего документ,  его  личной подписи и расшифровки подписи.

Полное наименование должности включает в себя ее название, приведенное по штатному  расписанию, и название организации или ее структурного подразделения руководителем которого или в состав которого входит должностное лицо.

Например:

Глава администрации муниципального образования «г. Кторск ».

Глава города Кторска

Заместитель главы администрации г. Кторска.

Начальник юридического отдела администрации г. Кторска

Главный специалист отдела цен администрации г. Кторска.

Если документ исполнен на бланке, допускается использовать краткое название должности, не включающее название организации или структурного подразделения.

Например:

Глава администрации

Глава города

Заместитель главы администрации

Начальник отдела

Главный специалист отдела

Расшифровка подписи – это инициалы и фамилия работника, подписавшего документ.

Все три элемента реквизита «Подпись» выстраиваются в одну строку. Если наименование должности занимает много места, то оно может быть записано в нескольких строчках. При этом расшифровку подписи рекомендуется ставить в  первой строке, содержащей начало наименования должности.

Например:

Начальник финансового отдела         администрации

г. Сургута          

        Личная

подпись

Н.А. Семенов

Допускается название должности центрировать относительно самой длинной строки в ее тексте

Например:

Начальник финансового отдела         администрации г. Сургута

Личная

подпись

Н.А. Семенов

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагаются одна под другой в порядке, соответствующем иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаю на одном уровне, например:

Губернатор Н - ской   области                                                                     

Губернатор М – ской области

Личная подпись

Д. А. Кудрин

Личная подпись

О. Р. Полетаев

Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена на документе, отсутствует, то лицо, фактически подписывающее документ, должно внесением изменений в напечатанный текст обязательно указать свою должность. Не разрешается ставить косую черту или ставить предлог «за».

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии      

Личная подпись          

Л.Д. Шмелев

Члены комиссии:               

Личная подпись          

Г.С Сурмин

Личная подпись          

А.Б. Кутулин

Реквизит «Подпись» связан с реквизитом «Наименование организации». Эта связь приведена в таблице 5.

Таблица 5.

Связь реквизита «Подпись» с реквизитом «Наименование организации»

Сочетание используемых частей реквизита «наименование организации»

Лицо, подписывающее документ

Части 1 и 2 или части 2

Подписывается либо руководителем организации, либо должностным лицом, наделенным правом подписи документов за руководителя.

Части 2 и 3 или части 1,2,3

Если третий блок обозначает название структурного подразделения, то документ подписывается его руководителем или уполномоченным им лицом.

Если третий блок обозначает должностное лицо, то документ подписывается этим лицом.

Гриф согласования документа (22)

Этот реквизит используется в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы сторонних организаций и выражает их согласие с этим документом.

Возможно несколько вариантов оформления реквизита.

Если документ согласуется должностным лицом, то реквизит содержит следующие сведения: наименование должности лица, согласующего документ (в наименование должности должно быть включено название организации); личную подпись; расшифровку подписи; даты согласования и начинается со слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек).

Пример:

Согласовано

Глава администрации г. Дробов

Личная подпись  Н. Г. Шаронов

23.12.2000

Если согласование производится решением коллегиального органа, то  гриф согласования содержит слово СОГЛАСОВАНО, слово «Протокол», заголовок к тексту протокола (см. правила составления протокола), его номер и дату, начинающуюся с предлога «от».

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания административной комиссии Верх–Исетского района

от 03.03.98 №17

Согласование документа может быть осуществлено заочно. В этом случае должностное лицо выражает свое согласие с документом в письме, а гриф согласования включает в себя: слово СОГЛАСОВАНО; слово «Письмо»; название организации, согласовавшей документ; дату письма; регистрационный номер письма.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Письмо администрации

Верх – Исетского района

18.09.99 № 5-4/67

Если гриф «согласовано» невозможно оформить в самом документе, оформляется специальный лист согласования, а в грифе согласования документа делается отметка, содержащая словосочетание «Лист согласования прилагается», подпись лица, сделавшего запись грифа согласования, дату подписи.

Пример:

Лист согласования прилагается.

Личная   23.12.2000

подпись

Лист согласования содержит следующие элементы: словосочетание «ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ»; вид документа, который согласовывается; заголовок к тексту этого документа; реквизиты согласования.

Пример:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Положения о межведомственной комиссии по развитию городской среды

                                                                                                                                                                                СОГЛАСОВАНО                                                        СОГЛАСОВАНО

Глава г. Елагинск                                                      Директор ОАО «РТЗ»

Личная    в.м. Дмитриев                                                   Личная   П.К. Неволин

подпись                                                                               подпись

07.09.99                                                                               23.08.99.

Рекомендуется между словом СОГЛАСОВАНО и другой частью реквизита оставлять пропуск.

Визы согласования документа (23)

Согласование документа с работниками организации, являющейся автором документа, оформляют визами. Виза – это подпись должностного лица на документе, обозначающая согласие со сведениями, содержащимися в документе.  Она включает должность визирующего, подпись лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример 1:

Начальник организационного  отдела

Личная подпись         Ю.Г. Ершов

02.08.99

Если у визирующего лица есть замечания к содержанию документа, то эти замечания прилагаются на отдельном листе, а визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник организационного  отдела

Личная подпись         Ю.Г. Еронов

02.08.99

На документах, подлинники которых остаются в организации, визы ставятся на подлиннике документа ниже реквизита «Подпись» или на обратной стороне последнего листа.

На письмах визы ставятся в экземпляре, остающимся в организации.

При необходимости визы могут быть проставлены на каждом листе документа и его приложениях или оформлены как отдельный документ с указанием сведений о том, к какому документу эти визы относятся.

Печать (24)

Печать ставится на документы для заверки достоверности подписи. Рекомендуется ставить печати на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, предусмотренных правовыми актами.

Как правило, к этим документам относятся акты, доверенности, договоры, заявки, командировочные удостоверения, образцы подписей работников, имеющих право на совершение финансово-хозяйственных операций, гарантийные письма, положения о министерствах (ведомствах), уставы организаций, штатные расписания и изменения к ним и т. п.

Оттиск печати должен быть размещен в поле документа так, чтобы все элементы печати были четко различимы.

Отметка о заверении копии (25)

Копия документа – это «…документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их» [ 7].  Заверка копии документа удостоверяет ее соответствие оригиналу и придает ей юридическую значимость. Копия документа воспроизводится либо средствами оперативной полиграфии, или рукописным, или машинописным способом. При рукописном или машинописном способе изготовления копии на ней кроме текста документа воспроизводятся все его реквизиты.

Заверка оформляется должностным лицом и состоит из следующих элементов: слова «Верно»; должности лица (с указанием в должности названия структурного подразделения), заверившего копию; личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилию); даты заверения.

Пример:

Верно

Инспектор отдела кадров

Личная   И.В. Дмитриев

подпись

08.08.99.

Если копия выдается во внешние организации, то подпись заверителя удостоверяется печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (26)

Сведения содержащиеся в этом реквизите, дают возможность установить связь с составителем документа или  работником организации, которые в состоянии ответить на любые вопросы, возникающие в процессе работы с документом (ознакомление, исполнение, использование …)

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Пример 2:

Петунин

74 43 87

Пример 1:

Аркадий

Николаевич

Петунин

74 43 87

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27)

Под исполнением документа понимается выполнение действий, предписанных  его текстом и/или резолюцией.

Отметка об  исполнении документа и направлении его в дело содержит следующие сведения:

  •  краткие сведения об исполнении (что сделано, в какие сроки, объем исполнения);
  •  если есть документ, свидетельствующий об исполнении рассматриваемого управленческого документа (например, подготовлен ответ на письмо, составлен план мероприятий и т.п.), то 27-й реквизит содержит ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении;
  •  подпись и дату подписи исполнителя документа или руководителя подразделения, в котором исполнен документ;
  •  слова «В дело»;
  •  номер дела, в котором будет храниться документ.

Пример 1:

Подготовлено письмо №27 –33/56 от 24.09.99

Личная  25.09.99       В дело №88-76

Подпись

Пример 2:

        Исполнено в полном объеме 20.04.99

        Личная  25.09.98    В дело №8-33

        Подпись

При  необходимости в исходящих документах (в экземпляре, остающемся в организации) в сведениях об исполнении ставят либо дату отправки документа (вид, регистрационный номер и дата отправленного документа), либо отметку о получении ответа (вид, регистрационный номер, присвоенный документу в организации-получателе,  дата получения документа).

Пример 1:

Отправлено письмо №77 – 6/134 от 27.09.2000 в 17 ч. 15 мин.

В дело 5 - 4

Пример 2:

Получено письмо №2 – 5/70 от 07.08.2000

В дело 4 - 4

Отметка о поступлении документа в организацию (28)

Эта отметка фиксирует дату, а при необходимости и время поступления его в организацию,  а также  порядковый номер документа в группе учета, к которой он принадлежит.

Пример 1:

Пример 2:

№ 67

20.09.2000.

№ 67

20.09.2000.

10 час. 45 мин.

.

Идентификатор электронной копии документа (29)

Реквизит предназначен для поиска документа, если он составлялся и хранится в  компьютере. Он может включать различные сведения: имя файла, дату создания документа и другие поисковые данные, устанавливаемые организацией. Проставляется на каждой странице документа в левом нижнем углу, в зоне колонтитула.

3. Геометрические характеристики унифицированной формы управленческих документов

Различают следующие геометрические характеристики унифицированной формы управленческих документов:

  1.  Размеры носителя документа (для документов на бумажных носителях).
  2.  Состав, назначение, размеры и расположение служебных полей и частей документа.
  3.  Расположение реквизитов документа.
  4.  Размеры и начертание буквенно-цифровых и других геометрических символов документа.
  5.  Типовые (трафаретные) символьные и геометрические элементы, применяемые при оформлении унифицированных текстов документов (Этот вопрос рассматривается в правилах построения документов конкретных видов).

Часть этих характеристик задается в формуляре-образце документа, который является моделью построения документа, устанавливающей область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Размеры документа (для документов на бумажных носителях)

Для унифицированных форм документов применяют бумагу нескольких форматов: АЗ (297х420 мм); А4 (210х297 мм); А5 (148Х210 мм); А6 (105х148 мм). Для каждого из форматов бумаги устанавливаются два варианта расположения длинной стороны формата: вертикальное (книжное) и горизонтальное (альбомное).

 Состав, назначение, размеры и расположение служебных полей и частей документа

Служебное поле - это часть документа, примыкающая к краям листа бумаги и предназначенная для служебных целей. В документе различают поле подшивки и охранные поля. Поле подшивки предназначено для механического закрепления документа при его хранении и транспортировке. Оно должно иметь размеры не менее 20 мм. И располагается, как правило, у левого либо у верхнего края бумаги. Охранные поля предохраняют ту часть документа, на которой расположена информация от механических повреждений и должны иметь размеры не менее 10 мм – правое, не менее 15 мм –верхнее, не менее 20 мм –нижнее поле.

Управленческий документ содержит заголовочную, текстовую и оформляющую геометрические части [ 7 ].

Заголовочная часть включает реквизиты, наносимые на бланк документа при его изготовлении. Рекомендуемая высота этой части определена в таблице 6  и зависит от применяемого формата бумаги и расположения бланка. Она задается от края верхнего поля листа.

Текстовая часть унифицированной формы  документа содержит геометрические, символьные и другие элементы, которые остаются неизменными во всех конкретных документах (см. составление конкретных видов документов). Она расположена по вертикали следом за заголовочной частью, а при определении ее высоты рекомендуется придерживаться размеров, заданных в таблице 6.

В оформляющей части размещают не попавшие в заголовочную и содержательную части реквизиты, обеспечивающие придание документу юридической значимости. В ней обязательно находится реквизит «Подпись» (21). Эта часть расположена по вертикали следом за содержательной  частью, а при определении ее высоты рекомендуется придерживаться размеров, заданных в таблице 6.

Таблица 6.

Таблица размеров и расположения частей документа

Размер и ориентация листа бумаги

Положение и высота отдельных частей документа

Заголовочная часть

Текст

Оформляющая часть

Формат

Расположение

Положение от края верхнего поля в мм

Высота в мм

Положение от края верхнего поля в мм

Высота в мм

Положение от края верхнего поля в мм

Высота в мм

А3

Книжное

0

64

64

289

353

34

Альбомное

0

47

47

191

238

26

А4

Книжное

0

64

64

174

238

26

Альбомное

0

47

47

106

153

26

А5

Книжное

0

47

47

106

153

26

Альбомное

0

30

30

68

98

17

Расположение реквизитов документа

Используют два варианта расположения реквизитов документа: угловой и продольной, определяемые чертежами 2 и 1 соответственно.

Чертеж 1. Формуляр-образец продольного расположения реквизитов документов.

Чертеж 2. Формуляр-образец углового расположения реквизитов документов.


При угловом расположении реквизиты с 06 по 12 размещаются в верхнем левом углу документа. При продольном в верхней части, слева направо, через все поле документа.

При угловом расположении эти  реквизиты размещаются в соответствии с одним из вариантов:

  •  центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны, в которой он расположен);
  •  флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны его расположения).

При размещении реквизитов придерживайтесь следующих рекомендаций2:

  1.  Государственный герб Российской Федерации (1), герб субъекта Российской Федерации (2),  эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (3), располагаются над серединой реквизита, «Наименование организации» (6);
  2.  Код организации (4) располагается либо в отдельной строке, либо как продолжение справочных данных об организации (7). Если в продольном бланке он занимает отдельную строку, то его следует размещать по центру.
  3.  Код формы документа (5) можно располагать как продолжение реквизита «Код организации» (4) или с новой строки. Этот реквизит предшествует наименованию вида документа (6). Если в продольном бланке реквизит стоит в отдельной строке, то его можно располагать либо по центру, либо у правого поля.
  4.  Наименование организации (06), справочные данные об организации (07), наименование вида документа (08)  располагаются каждый  с новой строки. В продольном бланке они размещаются  только по центру.
  5.  Дата документа (09) и регистрационный номер документа (10) располагаются в одной строке. В угловом бланке они прилегают, соответственно, к левому и правому краю выделенной для них зоны. В продольном бланке при наличии места составления или издания документа (12) или ссылки на регистрационный номер и дату документа (11) реквизитов они должны занимать приблизительно такое же положение, как и в угловом. Если упомянутых реквизитов нет, то дату документа (9) можно располагать у левого, а регистрационный номер документа (10) у правого поля соответствующей зоны (см. также п. 6).
  6.  Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) и место составления или издания документа (12) одновременно не применяются. На угловом бланке эти реквизиты начинаются с новой строки и располагаются флаговым или центрованным вариантом. В продольном бланке место составления или издания документа (12) и ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) прилегают к правому полю документа. Место составления или издания документа (12) либо прилегает к правому полю, либо  размещается по центру. В последнем случае дата документа (9) располагается слева, а регистрационный номер документа (10) справа от него.
  7.  Гриф ограничения доступа к документу (13) прилегает к правому полю.
  8.  Адресат (14) и гриф утверждения документа (15), как правило, не совместимы.
  9.  Адресат (14), гриф утверждения документа (15), резолюция (16) начинаются с новой строки.
  10.  Документы, содержащие реквизит «Адресат» (14) удобнее оформлять на бланке с угловым расположением реквизитов. Допускается каждую строку реквизита центрировать по отношению к самой длинной строке.

Например:

Председателю комитета по внешним связям

В.А. Игумнову

  1.  В грифе утверждения документа (15) разрешается центрировать его элементы относительно самой длинной строки.

 Например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель комитета по внешним связям

Личная подпись В.А. Игумнов

23.12.2000

  1.  Текст документа (19) допускается оформлять на обеих сторонах листов.  При наличии в документе двух и более страниц они нумеруются, начиная со второй. Номер страницы ставится в середине верхнего поля листа.
  2.  Отметка о наличии приложения (20) располагается с новой строки и следует непосредственно или через два интервала за последней строкой текста документа.
  3.  Подпись (21) располагается с новой строки непосредственно или через два интервала за последней строкой отметки о наличии приложения (20) или текста документа (19). При необходимости размещения личной подписи между ними может быть интервал нужной ширины. Личная подпись  не должна налагаться на другие графические символы документа.
  4.  Гриф согласования документа (22), визы согласования документа (23), отметка о заверении копии (25), отметка об исполнителе (26) располагаются в левом нижнем углу непосредственно над зоной расположения отметки об исполнении документа и направлении его в дело (27) и отметки о поступлении документа в организацию (28), так чтобы они занимали зону шириной примерно 70 – 80 мм. Реквизит «Отметка об исполнителе» (26) можно также расположить на обратной стороне листа документа в левом нижнем углу.
  5.  В многостраничных документах:
  •  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27), отметка о поступлении документа в организацию (28) располагаются на первой странице документа, что обеспечивает удобство его обработки.
  •  Гриф согласования документа (22) оформляется на последней странице документа ниже подписи или на отдельном листе.
  •  Визы согласования документа (23) оформляются на последней странице документа после подписи (21) или грифа согласования документа (22). Допускается оформление этого реквизита на обратной стороне последнего листа документа.
  •  Отметка о заверении копии (25) оформляется на последней странице документа ниже подписи на свободном месте.
  •  Реквизит «Отметка об исполнителе» (26) оформляется с обратной стороны первого листа, а если под текст документа используются обе его стороны, то этот реквизит оформляется на последней странице непосредственно над зоной расположения отметки об исполнении документа и направлении его в дело (27) или с обратной стороны последнего листа.
  1.  Печать необходимо проставлять рядом с личной подписью  так, чтобы все ее элементы были четко различимы.
  2.  Соседние реквизиты необходимо располагать так, чтобы можно было зрительно быстро и безошибочно их выделять.

Размеры и начертание буквенно-цифровых и других геометрических символов документа

Определение размеров и начертания буквенно-цифровых и других геометрических символов документа основывается на следующих рекомендациях:

  •  Размеры шрифтов должны быть такими, чтобы текст реквизита полностью располагался в отведенной ему зоне.
  •  Начертание шрифтов и расстояние между строками текста должно быть таким, чтобы символы воспринимались быстро и безошибочно.
  •  Первое слово в реквизите пишется с прописной буквы.
  •  Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Библиографический список

  1.  ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
  2.  Постановление от 21.01.2000 г. № 9-СТ г. Москва « О принятии и введении в действие изменения в ГОСТ Р. Делопроизводство. № 1. 2000.
  3.   Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 – 93. М.:ИПК Издательство стандартов, 1999.
  4.  Государственная система документационного обеспечения  управления. Общие требования, к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
  5.  Федеральный закон № 3521 – 1 от 23.09.1992 года «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».
  6.  ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  7.  ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к построению формуляра образца.

1 Внешним считается документ организации, используемый за ее пределами.

2 Эти рекомендации, если не оговорено иное, относятся как


к угловому, так и к продольному расположению реквизитов.

PAGE  1


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

80069. Від Різдва до Водохреща 69.5 KB
  Мета: знайомити учнів з традиціями, звичаями та обрядами українського народу, що пов’язані Різдвяно-новорічними святами; розвивати акторські здібності учнів, уміння виразно читати поетичні та прозові твори; виховувати повагу до традицій нашого народу, милосердя, почуття прекрасного.
80070. ROAD SAFETY 49 KB
  It is a traffic-light. You can see it at the cross-roads in the big cities. Look. It has three colours: red, yellow and green. If you see a red colour you must stop. If you see a yellow colour you must wait. If you see a green colour you can cross the street.
80071. Классный час «Я – ребенок, я – личность» 49.5 KB
  Не скучайте не зевайте ничего не упускайте ученик в костюме скомороха Добрый день уважаемые гости Собрались мы сегодня поговорить о личности. Каждому из нас шестиклассников очень хорошо знакомо чувство обиды. Иногда кажется что тебя не понимают с твоим мнением не считаются забывают что ты личность
80072. СТОЇТЬ В СКОРБОТІ МАТИ – УКРАЇНА, БІЛЯ МОГИЛ СВОЇХ ДІТЕЙ СТОЇТЬ… 69.5 KB
  Світ мав би розколотися надвоє, сонце мало б перестати світити, земля перевернутися від того, що це мало місце! Але світ не розколовся і сонце сходить, Земля обертається, як їй належить. І ми ходимо по цій землі зі своїми тривогами і надіями, ми, єдині спадкоємці всього, що було.
80073. Дзвони Чорнобиля 31.5 KB
  Звичайний день. Всі люди йдуть у своєму напрямку: хто на роботу, хто до школи, а хто просто у своїх справах. Лише один вчений, відчувши погіршення самопочуття та плітки про вибух на АЕС, вирішив перевірити повітря на радіаційний фон.
80074. Природознавство. Річки 35 KB
  Мета: Поглибити знання учнів про кругообіг води в природі, ознайомити з складовими частинами річки, вміти знаходити лівий та правий берег, розвивати світогляд учнів, виховувати любов до рідного краю. Тип урока: Комбінований. Наочність: «Чарівна квітка», зошит з дидактичними завданнями, «Ніч на Дніпрі».
80075. Моя родина (урок довкілля в 3 класі) 43 KB
  Сім’я, мов сонечко, зігріває дитину від народження і до кінця днів. Сім’я – це гніздечко любові і тепла для кожного з нас. У родині має панувати злагода і повага до близьких, менші повинні шанувати старших, особливо бабусь і дідусів.
80076. Н у що б, здавалося, слова… 62.5 KB
  Яка прекрасна українська мова Виплекана колоссям землею виспівана птахами звеличена письменниками. Мова Яка ти багатогранна ніжна чиста як промінчики сонця що яскравим сяйвом осипають землю добром радістю плодами Ти квітуєш пелюстками слів у морозних думах полину даєш поетові дужі крила...
80077. Складання розповіді з елементами опису калини 62 KB
  Вчити дітей складати і записувати розповідь з елементами опису за планом. Розвивати усне та писемне мовлення; уміння описувати рослину, зокрема, калину, використовуючи прикметники, порівняння, слова, вжиті в переносному значенні; пізнавальну діяльність, творчі здібності.