11067

Система электронного документооборота (СЭД)

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Система электронного документооборота СЭД выполняет функции: Автоматизация документооборота: Делопроизводство Обращения граждан Устные поручения Контроль заданий Факс Договоры Делопроизводство прием обработка ...

Русский

2013-04-03

48.5 KB

13 чел.

Система электронного документооборота (СЭД) выполняет функции:

Автоматизация документооборота:

  •  Делопроизводство
    •  Обращения граждан
    •  Устные поручения
    •  Контроль заданий
    •  Факс
    •  Договоры

Делопроизводство

  •  прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции;
  •  регистрация внутренних и организационно - распорядительных документов организаций компании;
  •  наложение резолюций, выдача поручений;
  •  контроль исполнения документов и поручений;
  •  ведение архива официальных документов организации и формирование дел;
  •  ведение различных библиотек рабочих документов;
  •  контроль исполнительской дисциплины, подготовка справок и отчетов;
  •  подготовка, согласование и визирование проектов документов, поиск однотипных документов;
  •  управление доступом и т.д.

Обработка факсов

  •  централизованный прием, обработка и отправка (возможно, в несколько организаций одновременно) факсимильных сообщений;
  •  разграничение доступа к хранимой информации;
  •  хранение информации об организациях и сотрудниках, ответственных за работу с ними;
  •  ежемесячное архивирование данных.

Заседания

  •  планирование совещаний и заседаний
  •  формирование проекта повестки дня
  •  механизмы контроля за подготовкой к заседанию
  •  формирование пакета документов к заседанию
  •  контроль исполнения решений совещаний и заседаний

Договоры

  •  Подготовка проектов договоров, в том числе, с использованием шаблонов;
  •  Хранение оригиналов и версий договоров, приложений, сопроводительных документов;
  •  Регистрация договоров;
  •  Согласование и подписание договоров и приложений к ним;
  •  Планирование работ по договорам и контроль их исполнения;
  •  Поиск информации и отчеты.

Управление электронными документами

  •  Корпоративное хранилище документов
    •  Настраиваемая система каталогов
    •  Централизованная навигация по всему хранилищу документов. Сквозной поиск
    •  Поддержка «живой» структуры организации
  •  Коллективная подготовка документов
    •  Ведение версий документов
    •  Создание документов по шаблонам
    •  Циклы, обсуждения, ознакомления и согласования, рассылка уведомлений
    •  Передача готовых документов во внешние системы…

Рабочие места участников ЭДО

  •  Рабочее место делопроизводителя
  •  Рабочее место руководителя
  •  Рабочее место функционального сотрудника
    (исполнителя)

Рабочее место предметного специалиста

  •  Основная задача -> Учет документов и контроль за их исполнением требует многочисленных реквизитов документа
  •  Главное – процедура регистрации
    и постановки и снятия с контроля,
    отметки об исполнении

Рабочее место руководителя и исполнителя

  •  Основной интерес –> содержание, а не реквизиты
  •  Желаемая модель навигации –> каталоги, папки
  •  Скорость работы –> шаблоны, схемы доступа, типовые сценарии
  •  Ведение истории изменений -> управление версиями
  •  Коллективная работа с документом -> Check-in/Check-out

  •  Фактически речь идет про задачу управления электронными документами

Что дает система управления документами Руководителю?

  •  Непосредственное участие в электронном документообороте
    •  Согласование документов и договоров
    •  Утверждение документов (подписание)
    •  Выдача заданий (поручений и резолюций)
  •  Контроль факта исполнения и сроков
  •  Поиск документов
  •  Работа с содержанием документов и договоров
  •  Уменьшение бумажной переписки

Что дает система управления документами исполнителю?

  •  Совместная подготовка документов
  •  Направление документов на согласование,  подписание, регистрацию
  •  Получение документов и заданий по ним
  •  Создание отчетов об исполнении
  •  Отслеживание сроков исполнения
  •  Поиск документов
  •  Организация надежного хранения документов в общих папках с ограничением доступа


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

2055. Основы виброзащиты машин 316.5 KB
  Виброзащита - это совокупность методов и средств, уменьшающих вредное влияние вибраций. Создание виброзащитных устройств, позволяющих эффективно решать поставленные перед ними задачи при ограниченных массовых и геометрических характеристиках
2056. Изготовление колонн с помощью сварочных работ на заводе 597.86 KB
  Выбор и обоснование металла сварной конструкции. Выбор способа сварки и методов контроля качества сварных соединений. Расчет сварных швов, прикрепляющих планки к ветвям колонны. Энергосберегающие мероприятия при проектировании колонны.
2057. Создание автоматизированной системы для оптимизации процесса создания надежного программного обеспечения на языке JAVA 373.85 KB
  Разработать программное обеспечение, реализующее возможность комплексного тестирования программ на языке Java. Программная система должна быть представлена в виде десктопного приложения и обладать интуитивно понятным графическим интерфейсом пользователя(ГИП).
2058. Арифметические действия над многозначными числами 350.5 KB
  Сложение и вычитание многозначных чисел. Виды работ по формированию вычислительных навыков. Типичные ошибки при выполнении арифметических действий над многозначными числами, пути их предупреждения и исправления.
2059. Классификация и обозначение турбокомпрессоров 181.5 KB
  Цель работы: ознакомиться с классификацией и обозначением турбокомпрессоров, изучить принцип работы и основные части турбины и компрессора.
2060. Изучение аэродинамических и геометрических характеристик решеток 567 KB
  Цель работы: ознакомиться с методикой экспериментального изучения аэродинамических и геометрических характеристик решеток, экспериментально определить эти характеристики.
2061. Экспериментальное исследование электродинамического микрофона 551.62 KB
  Способы измерения параметров и получение экспериментальных характеристик микрофонов.
2062. Аэродинамические и геометрические характеристиками турбинной решетки 802.95 KB
  Турбинная решетка и её характеристики. Основные геометрические характеристики турбинной решетки. Классификация профилей.
2063. Создание и редактирование базы данных 345.56 KB
  Создание таблицы в режиме конструктора. Редактирование базы данных. Создание запросов. Настройка Параметров запуска базы данных.