11067

Система электронного документооборота (СЭД)

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Система электронного документооборота СЭД выполняет функции: Автоматизация документооборота: Делопроизводство Обращения граждан Устные поручения Контроль заданий Факс Договоры Делопроизводство прием обработка ...

Русский

2013-04-03

48.5 KB

14 чел.

Система электронного документооборота (СЭД) выполняет функции:

Автоматизация документооборота:

  •  Делопроизводство
    •  Обращения граждан
    •  Устные поручения
    •  Контроль заданий
    •  Факс
    •  Договоры

Делопроизводство

  •  прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции;
  •  регистрация внутренних и организационно - распорядительных документов организаций компании;
  •  наложение резолюций, выдача поручений;
  •  контроль исполнения документов и поручений;
  •  ведение архива официальных документов организации и формирование дел;
  •  ведение различных библиотек рабочих документов;
  •  контроль исполнительской дисциплины, подготовка справок и отчетов;
  •  подготовка, согласование и визирование проектов документов, поиск однотипных документов;
  •  управление доступом и т.д.

Обработка факсов

  •  централизованный прием, обработка и отправка (возможно, в несколько организаций одновременно) факсимильных сообщений;
  •  разграничение доступа к хранимой информации;
  •  хранение информации об организациях и сотрудниках, ответственных за работу с ними;
  •  ежемесячное архивирование данных.

Заседания

  •  планирование совещаний и заседаний
  •  формирование проекта повестки дня
  •  механизмы контроля за подготовкой к заседанию
  •  формирование пакета документов к заседанию
  •  контроль исполнения решений совещаний и заседаний

Договоры

  •  Подготовка проектов договоров, в том числе, с использованием шаблонов;
  •  Хранение оригиналов и версий договоров, приложений, сопроводительных документов;
  •  Регистрация договоров;
  •  Согласование и подписание договоров и приложений к ним;
  •  Планирование работ по договорам и контроль их исполнения;
  •  Поиск информации и отчеты.

Управление электронными документами

  •  Корпоративное хранилище документов
    •  Настраиваемая система каталогов
    •  Централизованная навигация по всему хранилищу документов. Сквозной поиск
    •  Поддержка «живой» структуры организации
  •  Коллективная подготовка документов
    •  Ведение версий документов
    •  Создание документов по шаблонам
    •  Циклы, обсуждения, ознакомления и согласования, рассылка уведомлений
    •  Передача готовых документов во внешние системы…

Рабочие места участников ЭДО

  •  Рабочее место делопроизводителя
  •  Рабочее место руководителя
  •  Рабочее место функционального сотрудника
    (исполнителя)

Рабочее место предметного специалиста

  •  Основная задача -> Учет документов и контроль за их исполнением требует многочисленных реквизитов документа
  •  Главное – процедура регистрации
    и постановки и снятия с контроля,
    отметки об исполнении

Рабочее место руководителя и исполнителя

  •  Основной интерес –> содержание, а не реквизиты
  •  Желаемая модель навигации –> каталоги, папки
  •  Скорость работы –> шаблоны, схемы доступа, типовые сценарии
  •  Ведение истории изменений -> управление версиями
  •  Коллективная работа с документом -> Check-in/Check-out

  •  Фактически речь идет про задачу управления электронными документами

Что дает система управления документами Руководителю?

  •  Непосредственное участие в электронном документообороте
    •  Согласование документов и договоров
    •  Утверждение документов (подписание)
    •  Выдача заданий (поручений и резолюций)
  •  Контроль факта исполнения и сроков
  •  Поиск документов
  •  Работа с содержанием документов и договоров
  •  Уменьшение бумажной переписки

Что дает система управления документами исполнителю?

  •  Совместная подготовка документов
  •  Направление документов на согласование,  подписание, регистрацию
  •  Получение документов и заданий по ним
  •  Создание отчетов об исполнении
  •  Отслеживание сроков исполнения
  •  Поиск документов
  •  Организация надежного хранения документов в общих папках с ограничением доступа


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

71. Анализ состояния компьютерного обеспечения ООО ПФ Логос 43.51 KB
  Разработка тренажерных технологий, приобретение необходимых практических умений и навыков в области программирования и обработки данных. Овладения приемами разработки программных продуктов для автоматизированных систем обработки информации и управления.
72. Международные отношения России и Турции 45.25 KB
  Российско-турецкие отношения насчитывают более чем пятисотлетнюю историю. Это история военного соперничества за обладание территориями на Кавказе, Ближнем Востоке, Балканах, за политическое влияние в Европе и странах Ближнего Востока.
73. Природно-ресурсный потенциал России и Мурманской области 49.95 KB
  Анализ обеспеченности России и Мурманской области природными ресурсами. Исчерпаемые, в том числе возобновимые (растительность, запас питательных веществ в почве, запас воды в реках и озерах, годовой и подземный сток, растительный и животный мир) и невозобновимые (минеральные ресурсы, подземные воды, почвенный слой).
74. Управление маркетингом на предприятии Цифрал-Срвис 835 KB
  Миссия компании Цифрал-Срвис заключается в деятельности на благо общества и выражается в предоставлении высококачественных услуг в сфере обеспечения безопасности. Товар поставляется только в подъезды имеющие аудиодомофонное оборудование.
75. Расчет и конструирование машин и аппаратов пищевых производств 584 KB
  Современные методы расчета подшипников качения и подшипников скольжения. Общие сведения о вариантах применения, конструкциях, режимах работы подшипников. Условный расчет подшипников скольжения, статическая грузоподъемность.
76. Решение задач оптимизации. Метод равномерного симплекса после завершения одного оборота 770.5 KB
  Метод равномерного симплекса после завершения одного оборота в области расположения стационарной точки. Отработка навыков решения задач безусловной оптимизации функции нескольких переменных методами прямого поиска и отработка навыков решения задач безусловной оптимизации градиентными методами.
77. Разработка методики проектирования схемы малошумящего усилителя 498.5 KB
  Усилитель выполнен в виде монолитной микроволновой интегральной схемы, цепи усилителя состоят из элементов с сосредоточенными параметрами. Амплитудно-частотная характеристика (АЧХ) усилителя без согласующих цепей.
78. Классы Фиттинга конечных групп. Изучение множества с заданными алгебраическими операциями 614.5 KB
  Изучение множества с заданными алгебраическими операциями и отношениями. Двойственность классов Фиттинга, приведение последовательности и доступности изложения основных классовых и групповых теорий.
79. WEB–орієнтована інформаційна система Math 615.5 KB
  Теоретичні відомості розробки інформаційного сервера. Крім доступу до статичних документів сервера існує можливість одержання документів як результату виконання прикладної програми. Саме зазначені технології на основі загальних принципів побудови мережі Internet і, особливо, на базі системи протоколів.