11067

Система электронного документооборота (СЭД)

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Система электронного документооборота СЭД выполняет функции: Автоматизация документооборота: Делопроизводство Обращения граждан Устные поручения Контроль заданий Факс Договоры Делопроизводство прием обработка ...

Русский

2013-04-03

48.5 KB

14 чел.

Система электронного документооборота (СЭД) выполняет функции:

Автоматизация документооборота:

  •  Делопроизводство
    •  Обращения граждан
    •  Устные поручения
    •  Контроль заданий
    •  Факс
    •  Договоры

Делопроизводство

  •  прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции;
  •  регистрация внутренних и организационно - распорядительных документов организаций компании;
  •  наложение резолюций, выдача поручений;
  •  контроль исполнения документов и поручений;
  •  ведение архива официальных документов организации и формирование дел;
  •  ведение различных библиотек рабочих документов;
  •  контроль исполнительской дисциплины, подготовка справок и отчетов;
  •  подготовка, согласование и визирование проектов документов, поиск однотипных документов;
  •  управление доступом и т.д.

Обработка факсов

  •  централизованный прием, обработка и отправка (возможно, в несколько организаций одновременно) факсимильных сообщений;
  •  разграничение доступа к хранимой информации;
  •  хранение информации об организациях и сотрудниках, ответственных за работу с ними;
  •  ежемесячное архивирование данных.

Заседания

  •  планирование совещаний и заседаний
  •  формирование проекта повестки дня
  •  механизмы контроля за подготовкой к заседанию
  •  формирование пакета документов к заседанию
  •  контроль исполнения решений совещаний и заседаний

Договоры

  •  Подготовка проектов договоров, в том числе, с использованием шаблонов;
  •  Хранение оригиналов и версий договоров, приложений, сопроводительных документов;
  •  Регистрация договоров;
  •  Согласование и подписание договоров и приложений к ним;
  •  Планирование работ по договорам и контроль их исполнения;
  •  Поиск информации и отчеты.

Управление электронными документами

  •  Корпоративное хранилище документов
    •  Настраиваемая система каталогов
    •  Централизованная навигация по всему хранилищу документов. Сквозной поиск
    •  Поддержка «живой» структуры организации
  •  Коллективная подготовка документов
    •  Ведение версий документов
    •  Создание документов по шаблонам
    •  Циклы, обсуждения, ознакомления и согласования, рассылка уведомлений
    •  Передача готовых документов во внешние системы…

Рабочие места участников ЭДО

  •  Рабочее место делопроизводителя
  •  Рабочее место руководителя
  •  Рабочее место функционального сотрудника
    (исполнителя)

Рабочее место предметного специалиста

  •  Основная задача -> Учет документов и контроль за их исполнением требует многочисленных реквизитов документа
  •  Главное – процедура регистрации
    и постановки и снятия с контроля,
    отметки об исполнении

Рабочее место руководителя и исполнителя

  •  Основной интерес –> содержание, а не реквизиты
  •  Желаемая модель навигации –> каталоги, папки
  •  Скорость работы –> шаблоны, схемы доступа, типовые сценарии
  •  Ведение истории изменений -> управление версиями
  •  Коллективная работа с документом -> Check-in/Check-out

  •  Фактически речь идет про задачу управления электронными документами

Что дает система управления документами Руководителю?

  •  Непосредственное участие в электронном документообороте
    •  Согласование документов и договоров
    •  Утверждение документов (подписание)
    •  Выдача заданий (поручений и резолюций)
  •  Контроль факта исполнения и сроков
  •  Поиск документов
  •  Работа с содержанием документов и договоров
  •  Уменьшение бумажной переписки

Что дает система управления документами исполнителю?

  •  Совместная подготовка документов
  •  Направление документов на согласование,  подписание, регистрацию
  •  Получение документов и заданий по ним
  •  Создание отчетов об исполнении
  •  Отслеживание сроков исполнения
  •  Поиск документов
  •  Организация надежного хранения документов в общих папках с ограничением доступа


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

57891. Додавання і віднімання натуральних чисел 450.5 KB
  Мета: узагальнити і систематизувати знання учнів з теми: «Додавання і віднімання натуральних чисел», повторити правила та закони додавання та віднімання; навчити учнів використовувати набуті знання до розв’язування задач...
57892. Розв’язування квадратних рівнянь 162.08 KB
  Вдосконалювати вміння і навички учнів отримані при вивченні теми «Квадратні рівняння», розвивати логічне мислення, культуру мовлення культуру записів, уважність, терпіння, уміння зосереджуватись, виховувати інтерес до математики, вміння оцінювати свої знання...
57893. Підсумковий урок по темі «Функція» 2.56 MB
  Кожна група отримує функцію яку повинна охарактеризувати за таким планом: а означення функції; б властивості; в графік. I група Лінійна функція II група...
57894. Звичайні дроби. Додавання та віднімання з однаковими знаменниками 208 KB
  Гра Хто запалить Олімпійський вогонь Серед цих 9 відповідей ви знайдете числа які допоможуть вам відповісти на запитання повязані із нагородами спортсменів України на Іграх Олімпіад та зимових Олімпійських іграх.
57895. Координатна площина 299 KB
  Скільки чисел треба вказати щоб задати положення точки на координатній площині Як називаються числащо задають положення точки на координатній площині Як називаються першедруге з чиселщо задають положення точки на координатній площині...
57896. Дійсні числа та дії над ними 239 KB
  Мета: освітня: розширити уявлення учнів про число числові множини; закріпити поняття натуральних цілих раціональних та ірраціональних чисел. Ввести поняття дійсного числа розкрити обєктивну необхідність вивчення дійсних чисел.
57897. Додавання натуральних чисел 1.78 MB
  Мета навчальна: удосконалення вміння виконувати додавання натуральних чисел, формувати вміння застосовувати переставну та сполучну властивості додавання, розв’язувати задачі на додавання натуральних чисел.
57898. Геометричні перетворення: паралельне перенесення, осьова симетрія, центральна симетрія 984.5 KB
  Навчити учнів виконувати перетворення фігур на площині застосовувати властивості геометричних перетворень до розвязування задач. Перетворення допомагають художникам правильно будувати композиції картин а хімікам досліджувати структуру кристалів.
57899. РОЗВ’ЯЗУВАННЯ РАЦІОНАЛЬНИХ РІВНЯНЬ 170 KB
  Мета: вдосконалити знання і вміння учнів розвязувати раціональні рівняння; розвивати різні види мислення самостійність творчість екологічну культуру; виховувати активність увагу наполегливість винахідливість; прищеплювати любов до рідного краю.