11067

Система электронного документооборота (СЭД)

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Система электронного документооборота СЭД выполняет функции: Автоматизация документооборота: Делопроизводство Обращения граждан Устные поручения Контроль заданий Факс Договоры Делопроизводство прием обработка ...

Русский

2013-04-03

48.5 KB

14 чел.

Система электронного документооборота (СЭД) выполняет функции:

Автоматизация документооборота:

  •  Делопроизводство
    •  Обращения граждан
    •  Устные поручения
    •  Контроль заданий
    •  Факс
    •  Договоры

Делопроизводство

  •  прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции;
  •  регистрация внутренних и организационно - распорядительных документов организаций компании;
  •  наложение резолюций, выдача поручений;
  •  контроль исполнения документов и поручений;
  •  ведение архива официальных документов организации и формирование дел;
  •  ведение различных библиотек рабочих документов;
  •  контроль исполнительской дисциплины, подготовка справок и отчетов;
  •  подготовка, согласование и визирование проектов документов, поиск однотипных документов;
  •  управление доступом и т.д.

Обработка факсов

  •  централизованный прием, обработка и отправка (возможно, в несколько организаций одновременно) факсимильных сообщений;
  •  разграничение доступа к хранимой информации;
  •  хранение информации об организациях и сотрудниках, ответственных за работу с ними;
  •  ежемесячное архивирование данных.

Заседания

  •  планирование совещаний и заседаний
  •  формирование проекта повестки дня
  •  механизмы контроля за подготовкой к заседанию
  •  формирование пакета документов к заседанию
  •  контроль исполнения решений совещаний и заседаний

Договоры

  •  Подготовка проектов договоров, в том числе, с использованием шаблонов;
  •  Хранение оригиналов и версий договоров, приложений, сопроводительных документов;
  •  Регистрация договоров;
  •  Согласование и подписание договоров и приложений к ним;
  •  Планирование работ по договорам и контроль их исполнения;
  •  Поиск информации и отчеты.

Управление электронными документами

  •  Корпоративное хранилище документов
    •  Настраиваемая система каталогов
    •  Централизованная навигация по всему хранилищу документов. Сквозной поиск
    •  Поддержка «живой» структуры организации
  •  Коллективная подготовка документов
    •  Ведение версий документов
    •  Создание документов по шаблонам
    •  Циклы, обсуждения, ознакомления и согласования, рассылка уведомлений
    •  Передача готовых документов во внешние системы…

Рабочие места участников ЭДО

  •  Рабочее место делопроизводителя
  •  Рабочее место руководителя
  •  Рабочее место функционального сотрудника
    (исполнителя)

Рабочее место предметного специалиста

  •  Основная задача -> Учет документов и контроль за их исполнением требует многочисленных реквизитов документа
  •  Главное – процедура регистрации
    и постановки и снятия с контроля,
    отметки об исполнении

Рабочее место руководителя и исполнителя

  •  Основной интерес –> содержание, а не реквизиты
  •  Желаемая модель навигации –> каталоги, папки
  •  Скорость работы –> шаблоны, схемы доступа, типовые сценарии
  •  Ведение истории изменений -> управление версиями
  •  Коллективная работа с документом -> Check-in/Check-out

  •  Фактически речь идет про задачу управления электронными документами

Что дает система управления документами Руководителю?

  •  Непосредственное участие в электронном документообороте
    •  Согласование документов и договоров
    •  Утверждение документов (подписание)
    •  Выдача заданий (поручений и резолюций)
  •  Контроль факта исполнения и сроков
  •  Поиск документов
  •  Работа с содержанием документов и договоров
  •  Уменьшение бумажной переписки

Что дает система управления документами исполнителю?

  •  Совместная подготовка документов
  •  Направление документов на согласование,  подписание, регистрацию
  •  Получение документов и заданий по ним
  •  Создание отчетов об исполнении
  •  Отслеживание сроков исполнения
  •  Поиск документов
  •  Организация надежного хранения документов в общих папках с ограничением доступа


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

42204. МОДЕЛИРОВАНИЕ ЛИНЕЙНЫХ ДИНАМИЧЕСКИХ СИСТЕМ 751 KB
  Ознакомление с пакетом прикладных программ SIMULINK и основными приемами моделирования линейных динамических систем. К занятию допускаются студенты составившие схемы моделирования заданных динамических систем см.1 могут быть составлены схемы моделирования уравнений 1. Для составления схемы моделирования дифференциальных уравнений 1.
42205. КАНОНИЧЕСКИЕ ФОРМЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДИНАМИЧЕСКИХ СИСТЕМ 181.26 KB
  Математическая модель одной и той же линейной динамической системы может быть представлена в различных формах: в форме скалярного дифференциального уравнения -го порядка (модель вход-выход) или в форме системы из дифференциальных уравнений 1-го порядка (модель вход-состояние-выход). Следовательно, между различными формами представления математических моделей существует определенная взаимосвязь, т.е. модель вход-состояние-выход может быть преобразована к модели вход-выход и наоборот.
42206. ПОСТРОЕНИЕ И ИССЛЕДОВАНИЕ МОДЕЛЕЙ ВНЕШНИХ ВОЗДЕЙСТВИЙ 215.45 KB
  Теоретические сведения. В ряде задач анализа и синтеза систем управления требуется построить дифференциальное уравнение по известному частному решению, заданному в виде функции времени. Такая задача возникает, например, при построении динамических моделей внешних воздействий (так называемых, командных генераторов) — сигналов задания и возмущений. Особо отметим, что, в известном смысле, данная задача является обратной по отношению к задаче нахождения решения дифференциального уравнения (см. лабораторную работу № 1)
42207. ТИПОВЫЕ ДИНАМИЧЕСКИЕ ЗВЕНЬЯ 512 KB
  Интегрирующее звено интегратор описывается дифференциальным уравнением: или где коэффициент усиления а его переходная функция . Интегрирующее звено с замедлением описывается дифференциальным уравнением: или где постоянная времени а его переходная функция . Изодромное звено описывается дифференциальным уравнением: или а его переходная функция . Реальное дифференцирующее звено описывается дифференциальным уравнением или а его переходная функция .
42208. СВОБОДНОЕ И ВЫНУЖДЕННОЕ ДВИЖЕНИЕ ЛИНЕЙНЫХ СИСТЕМ 1.3 MB
  Свободная составляющая описывает движение системы при отсутствии воздействия на систему со стороны окружающей среды автономной системы и обусловлено ее состоянием в начальный момент времени. Вынужденная составляющая представляет собой реакцию системы на входное воздействие и не зависит от ее начального состояния.1 где входное воздействие выход системы параметры системы. Переменные состояния рассматриваемой системы могут быть определены как .
42209. АНАЛИЗ ВЛИЯНИЯ НУЛЕЙ И ПОЛЮСОВ ПЕРЕДАТОЧНОЙ ФУНКЦИИ НА ДИНАМИЧЕСКИЕ СВОЙСТВА 1.64 MB
  Изучить связь характера переходной характеристики динамических свойств системы с размещением на комплексной плоскости нулей и полюсов. Корни характеристического полинома системы полюса системы 6.2 где комплексная переменная определяют характер переходной функции системы с установившимся значением а следовательно и такие динамические показатели как время переходного процесса и перерегулирование . Полиномы Баттерворта для различного порядка системы n полином Баттерворта 1 2 3 4 5 6 6.
42210. АНАЛИЗ ТОЧНОСТИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ 334.3 KB
  Теоретические сведения. Точность работы любой системы управления наиболее полно характеризуется мгновенным значением ошибки слежения, равной разности между требуемым и действительным значениями регулируемой переменной Однако в большинстве задач управления реальными объектами задающие и возмущающие воздействия заранее точно неизвестны и, следовательно, определить заранее величину для всех моментов времени не представляется возможным.
42211. ПРИМЕНЕНИЕ СИМПЛЕКС-МЕТОДА ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ПЛАНА ПРОИЗВОДСТВА (НА ПРИМЕРЕ НЭРЗ) 349 KB
  Всякая модель реального процесса предполагает идеализацию и абстракцию, но они не должны уходить слишком далеко от содержания задачи, чтобы построенная модель не утратила существенных черт моделируемого объекта, т. е. была ему адекватна.
42212. Система математических расчётов Mathcad 508 KB
  Методические указания предназначены для самостоятельного освоения работы с современным математическим пакетом Mathcad, входящим в программу курса. Предлагаемое пособие позволит не только освоить основные операции пакета Mathcad, но и познакомит с основными методами математического анализа.