11067

Система электронного документооборота (СЭД)

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Система электронного документооборота СЭД выполняет функции: Автоматизация документооборота: Делопроизводство Обращения граждан Устные поручения Контроль заданий Факс Договоры Делопроизводство прием обработка ...

Русский

2013-04-03

48.5 KB

13 чел.

Система электронного документооборота (СЭД) выполняет функции:

Автоматизация документооборота:

  •  Делопроизводство
    •  Обращения граждан
    •  Устные поручения
    •  Контроль заданий
    •  Факс
    •  Договоры

Делопроизводство

  •  прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции;
  •  регистрация внутренних и организационно - распорядительных документов организаций компании;
  •  наложение резолюций, выдача поручений;
  •  контроль исполнения документов и поручений;
  •  ведение архива официальных документов организации и формирование дел;
  •  ведение различных библиотек рабочих документов;
  •  контроль исполнительской дисциплины, подготовка справок и отчетов;
  •  подготовка, согласование и визирование проектов документов, поиск однотипных документов;
  •  управление доступом и т.д.

Обработка факсов

  •  централизованный прием, обработка и отправка (возможно, в несколько организаций одновременно) факсимильных сообщений;
  •  разграничение доступа к хранимой информации;
  •  хранение информации об организациях и сотрудниках, ответственных за работу с ними;
  •  ежемесячное архивирование данных.

Заседания

  •  планирование совещаний и заседаний
  •  формирование проекта повестки дня
  •  механизмы контроля за подготовкой к заседанию
  •  формирование пакета документов к заседанию
  •  контроль исполнения решений совещаний и заседаний

Договоры

  •  Подготовка проектов договоров, в том числе, с использованием шаблонов;
  •  Хранение оригиналов и версий договоров, приложений, сопроводительных документов;
  •  Регистрация договоров;
  •  Согласование и подписание договоров и приложений к ним;
  •  Планирование работ по договорам и контроль их исполнения;
  •  Поиск информации и отчеты.

Управление электронными документами

  •  Корпоративное хранилище документов
    •  Настраиваемая система каталогов
    •  Централизованная навигация по всему хранилищу документов. Сквозной поиск
    •  Поддержка «живой» структуры организации
  •  Коллективная подготовка документов
    •  Ведение версий документов
    •  Создание документов по шаблонам
    •  Циклы, обсуждения, ознакомления и согласования, рассылка уведомлений
    •  Передача готовых документов во внешние системы…

Рабочие места участников ЭДО

  •  Рабочее место делопроизводителя
  •  Рабочее место руководителя
  •  Рабочее место функционального сотрудника
    (исполнителя)

Рабочее место предметного специалиста

  •  Основная задача -> Учет документов и контроль за их исполнением требует многочисленных реквизитов документа
  •  Главное – процедура регистрации
    и постановки и снятия с контроля,
    отметки об исполнении

Рабочее место руководителя и исполнителя

  •  Основной интерес –> содержание, а не реквизиты
  •  Желаемая модель навигации –> каталоги, папки
  •  Скорость работы –> шаблоны, схемы доступа, типовые сценарии
  •  Ведение истории изменений -> управление версиями
  •  Коллективная работа с документом -> Check-in/Check-out

  •  Фактически речь идет про задачу управления электронными документами

Что дает система управления документами Руководителю?

  •  Непосредственное участие в электронном документообороте
    •  Согласование документов и договоров
    •  Утверждение документов (подписание)
    •  Выдача заданий (поручений и резолюций)
  •  Контроль факта исполнения и сроков
  •  Поиск документов
  •  Работа с содержанием документов и договоров
  •  Уменьшение бумажной переписки

Что дает система управления документами исполнителю?

  •  Совместная подготовка документов
  •  Направление документов на согласование,  подписание, регистрацию
  •  Получение документов и заданий по ним
  •  Создание отчетов об исполнении
  •  Отслеживание сроков исполнения
  •  Поиск документов
  •  Организация надежного хранения документов в общих папках с ограничением доступа


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

18463. ПРАВООТНОШЕНИЯ. Понятие и виды правоотношений 110.67 KB
  ТЕМА 8. ПРАВООТНОШЕНИЯ 8.1. Понятие и виды правоотношений 8.2. Содержание правоотношения 8.3. Юридические факты Контрольные вопросы Темы рефератов 8.1. Понятие и виды правоотношений В процессе реализации права возникают правоотношения урегулирован
18465. ПРАВОНАРУШЕНИЕ И ЮРИДИЧЕСКАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 87.49 KB
  ТЕМА 9. ПРАВОНАРУШЕНИЕ И ЮРИДИЧЕСКАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 9.1. Понятие правонарушения 9.2. Состав правонарушения 9.3. Виды правонарушений 9.4. Понятие юридической ответственности Контрольные вопросы Темы рефератов 9.1. Понятие правонарушения Правонаруш...
18466. ЗАКОННОСТЬ И ПРАВОПОРЯДОК 41.62 KB
  ТЕМА 10. ЗАКОННОСТЬ И ПРАВОПОРЯДОК 10.1. Понятие законности и ее принципы 10.2. Правопорядок Контрольные вопросы Контрольные вопросы Темы рефератов Нормативные акты и правовая литература 10.1. Понятие законности и ее принципы Законность представля...
18467. ПРАВОТВОРЧЕСТВО. Законодательная техника 74.35 KB
  ТЕМА 11. ПРАВОТВОРЧЕСТВО 11.1. Понятие правотворчества и его принципы 11.2. Виды правотворческой деятельности в Российской Федерации 11.3. Основные стадии правотворческого процесса 11.4. Законодательная техника Контрольные вопросы Темы рефератов Пост...
18468. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА 62.92 KB
  ТЕМА 12. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА 12.1. Понятие систематизации законодательства 12.2. Учет нормативных актов 12.3. Инкорпорация законодательства 12.4. Консолидация законодательства 12.5. Кодификация законодательства Контрольные вопросы Темы рефер...
18470. РЕАЛИЗАЦИЯ НОРМ ПРАВА 142.5 KB
  ТЕМА 13. РЕАЛИЗАЦИЯ НОРМ ПРАВА 13.1. Понятие реализации норм права и ее основные формы 13.2. Применение права важнейшая форма реализации правовых норм 13.3. Стадии процесса применения права 13.4. Акты применения права 13.5 Пробелы в праве. Применение аналогии зако
18471. ОСНОВЫ КОНСТИТУЦИОННОГО СТРОЯ, НАРОДОВЛАСТИЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 87.25 KB
  ТЕМА 15. ОСНОВЫ КОНСТИТУЦИОННОГО СТРОЯ НАРОДОВЛАСТИЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 15.1. Понятие основ конституционного строя 15.2. Народовластие как важнейший принцип Конституционного строя России 15.3. Основные принципы конституционного строя Контрольные вопросы ...