11067

Система электронного документооборота (СЭД)

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Система электронного документооборота СЭД выполняет функции: Автоматизация документооборота: Делопроизводство Обращения граждан Устные поручения Контроль заданий Факс Договоры Делопроизводство прием обработка ...

Русский

2013-04-03

48.5 KB

14 чел.

Система электронного документооборота (СЭД) выполняет функции:

Автоматизация документооборота:

  •  Делопроизводство
    •  Обращения граждан
    •  Устные поручения
    •  Контроль заданий
    •  Факс
    •  Договоры

Делопроизводство

  •  прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции;
  •  регистрация внутренних и организационно - распорядительных документов организаций компании;
  •  наложение резолюций, выдача поручений;
  •  контроль исполнения документов и поручений;
  •  ведение архива официальных документов организации и формирование дел;
  •  ведение различных библиотек рабочих документов;
  •  контроль исполнительской дисциплины, подготовка справок и отчетов;
  •  подготовка, согласование и визирование проектов документов, поиск однотипных документов;
  •  управление доступом и т.д.

Обработка факсов

  •  централизованный прием, обработка и отправка (возможно, в несколько организаций одновременно) факсимильных сообщений;
  •  разграничение доступа к хранимой информации;
  •  хранение информации об организациях и сотрудниках, ответственных за работу с ними;
  •  ежемесячное архивирование данных.

Заседания

  •  планирование совещаний и заседаний
  •  формирование проекта повестки дня
  •  механизмы контроля за подготовкой к заседанию
  •  формирование пакета документов к заседанию
  •  контроль исполнения решений совещаний и заседаний

Договоры

  •  Подготовка проектов договоров, в том числе, с использованием шаблонов;
  •  Хранение оригиналов и версий договоров, приложений, сопроводительных документов;
  •  Регистрация договоров;
  •  Согласование и подписание договоров и приложений к ним;
  •  Планирование работ по договорам и контроль их исполнения;
  •  Поиск информации и отчеты.

Управление электронными документами

  •  Корпоративное хранилище документов
    •  Настраиваемая система каталогов
    •  Централизованная навигация по всему хранилищу документов. Сквозной поиск
    •  Поддержка «живой» структуры организации
  •  Коллективная подготовка документов
    •  Ведение версий документов
    •  Создание документов по шаблонам
    •  Циклы, обсуждения, ознакомления и согласования, рассылка уведомлений
    •  Передача готовых документов во внешние системы…

Рабочие места участников ЭДО

  •  Рабочее место делопроизводителя
  •  Рабочее место руководителя
  •  Рабочее место функционального сотрудника
    (исполнителя)

Рабочее место предметного специалиста

  •  Основная задача -> Учет документов и контроль за их исполнением требует многочисленных реквизитов документа
  •  Главное – процедура регистрации
    и постановки и снятия с контроля,
    отметки об исполнении

Рабочее место руководителя и исполнителя

  •  Основной интерес –> содержание, а не реквизиты
  •  Желаемая модель навигации –> каталоги, папки
  •  Скорость работы –> шаблоны, схемы доступа, типовые сценарии
  •  Ведение истории изменений -> управление версиями
  •  Коллективная работа с документом -> Check-in/Check-out

  •  Фактически речь идет про задачу управления электронными документами

Что дает система управления документами Руководителю?

  •  Непосредственное участие в электронном документообороте
    •  Согласование документов и договоров
    •  Утверждение документов (подписание)
    •  Выдача заданий (поручений и резолюций)
  •  Контроль факта исполнения и сроков
  •  Поиск документов
  •  Работа с содержанием документов и договоров
  •  Уменьшение бумажной переписки

Что дает система управления документами исполнителю?

  •  Совместная подготовка документов
  •  Направление документов на согласование,  подписание, регистрацию
  •  Получение документов и заданий по ним
  •  Создание отчетов об исполнении
  •  Отслеживание сроков исполнения
  •  Поиск документов
  •  Организация надежного хранения документов в общих папках с ограничением доступа


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

82112. Электрогидравлический следящий привод подачи фрезерного станка 1.99 MB
  В данной курсовой работе рассматривается электрогидравлический привод подачи фрезерного станка. Привод с гидромотором 8 подачи фрезерного станка с передачей «шариковый винт-гайка» применяется при больших длинах хода стола 10, когда изготовление длинной детали представляет значительные трудности.
82115. Хай вогонь в серцях палає, а пожеж хай не буває 51.5 KB
  Вогонь потрібен всюди: в житлових будинках навчальних закладах для обігрівання приміщень приготування страв Вогонь є символом Олімпійських спортивних ігор перед вогнем біля могили Невідомого солдата люди схиляють голови віддаючи шану загиблим за Батьківщину.
82116. Правила безпечного поводження з газом та газовими приладами 201 KB
  Правила безпечного поводження з газом та газовими приладами. Ознайомити учнів з правилами безпечного користування побутовими газовими приладами. Вчити дітей діяти у разі виявлення запаху газу. Що зараз майже в кожнім домі Є необхідним безперечно Бо варить їжу всім без втоми Хоч він отруйний небезпечний...
82117. Поведінка учня. Вплив поведінки на здоров’я 110 KB
  Мета: Формувати уявлення про ввічливого учня, про вплив поведінки на власне здоров’я та здоров’я оточуючих людей. Формувати вміння встановлювати причинно-наслідкові зв’язки (між настроєм і суперечкою; добрим вчинком і доброзичливим ставленням); узагальнювати сприйняття, використовувати знання...
82118. Эмоции. Умение контролировать эмоции. Положительные и отрицательные эмоции. Практическая работа: моделирование ситуации преодоления отрицательных эмоций 1.41 MB
  Цель: сформировать представление о положительных и отрицательных эмоциях, развивать умения находить связь между характером человека и его здоровьем, воспитывать желание изменять свой характер в лучшую сторону.
82119. Цінуй життя і здоров’я 48.5 KB
  Мета уроку: учити дітей свідомо ставитися до свого здоровя; вчити дотримуватися здорового способу життя: режиму дня раціонального правильного харчування правил гігієни; розвивати зацікавленість дітей до проведення фізичних вправ і загартовувальних процедур; розвивати мовлення вміння висловлювати свою думку...
82120. Ми – за здоровий спосіб життя 44 KB
  Мета: формувати відповідальну внутрішню позицію щодо свого здоров’я на основі позитивних перспективних мотивів; поглиблювати усвідомлення поняття «здоров’я», його багатогранності, необхідності турботи про нього; розширювати знання про негативний вплив шкідливих звичок...