11067

Система электронного документооборота (СЭД)

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Система электронного документооборота СЭД выполняет функции: Автоматизация документооборота: Делопроизводство Обращения граждан Устные поручения Контроль заданий Факс Договоры Делопроизводство прием обработка ...

Русский

2013-04-03

48.5 KB

14 чел.

Система электронного документооборота (СЭД) выполняет функции:

Автоматизация документооборота:

  •  Делопроизводство
    •  Обращения граждан
    •  Устные поручения
    •  Контроль заданий
    •  Факс
    •  Договоры

Делопроизводство

  •  прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции;
  •  регистрация внутренних и организационно - распорядительных документов организаций компании;
  •  наложение резолюций, выдача поручений;
  •  контроль исполнения документов и поручений;
  •  ведение архива официальных документов организации и формирование дел;
  •  ведение различных библиотек рабочих документов;
  •  контроль исполнительской дисциплины, подготовка справок и отчетов;
  •  подготовка, согласование и визирование проектов документов, поиск однотипных документов;
  •  управление доступом и т.д.

Обработка факсов

  •  централизованный прием, обработка и отправка (возможно, в несколько организаций одновременно) факсимильных сообщений;
  •  разграничение доступа к хранимой информации;
  •  хранение информации об организациях и сотрудниках, ответственных за работу с ними;
  •  ежемесячное архивирование данных.

Заседания

  •  планирование совещаний и заседаний
  •  формирование проекта повестки дня
  •  механизмы контроля за подготовкой к заседанию
  •  формирование пакета документов к заседанию
  •  контроль исполнения решений совещаний и заседаний

Договоры

  •  Подготовка проектов договоров, в том числе, с использованием шаблонов;
  •  Хранение оригиналов и версий договоров, приложений, сопроводительных документов;
  •  Регистрация договоров;
  •  Согласование и подписание договоров и приложений к ним;
  •  Планирование работ по договорам и контроль их исполнения;
  •  Поиск информации и отчеты.

Управление электронными документами

  •  Корпоративное хранилище документов
    •  Настраиваемая система каталогов
    •  Централизованная навигация по всему хранилищу документов. Сквозной поиск
    •  Поддержка «живой» структуры организации
  •  Коллективная подготовка документов
    •  Ведение версий документов
    •  Создание документов по шаблонам
    •  Циклы, обсуждения, ознакомления и согласования, рассылка уведомлений
    •  Передача готовых документов во внешние системы…

Рабочие места участников ЭДО

  •  Рабочее место делопроизводителя
  •  Рабочее место руководителя
  •  Рабочее место функционального сотрудника
    (исполнителя)

Рабочее место предметного специалиста

  •  Основная задача -> Учет документов и контроль за их исполнением требует многочисленных реквизитов документа
  •  Главное – процедура регистрации
    и постановки и снятия с контроля,
    отметки об исполнении

Рабочее место руководителя и исполнителя

  •  Основной интерес –> содержание, а не реквизиты
  •  Желаемая модель навигации –> каталоги, папки
  •  Скорость работы –> шаблоны, схемы доступа, типовые сценарии
  •  Ведение истории изменений -> управление версиями
  •  Коллективная работа с документом -> Check-in/Check-out

  •  Фактически речь идет про задачу управления электронными документами

Что дает система управления документами Руководителю?

  •  Непосредственное участие в электронном документообороте
    •  Согласование документов и договоров
    •  Утверждение документов (подписание)
    •  Выдача заданий (поручений и резолюций)
  •  Контроль факта исполнения и сроков
  •  Поиск документов
  •  Работа с содержанием документов и договоров
  •  Уменьшение бумажной переписки

Что дает система управления документами исполнителю?

  •  Совместная подготовка документов
  •  Направление документов на согласование,  подписание, регистрацию
  •  Получение документов и заданий по ним
  •  Создание отчетов об исполнении
  •  Отслеживание сроков исполнения
  •  Поиск документов
  •  Организация надежного хранения документов в общих папках с ограничением доступа


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

53001. Использование инновационных технологий на уроках физкультуры 409 KB
  Данное упражнение развивает: скоростно-силовые качества мышцы и связки ног укрепляет мышечно-связочный аппарат голеностопного сустава. Упражнение воспитывает: а организованность; б синхронность; в групповую совместимость командные качества. На уроках физической культуры практикуем как подготовительное разминочное прыжковое упражнение легкая атлетика гимнастика спортивные игры. Упражнение развивает: а ловкость.
53003. ФИЗКУЛЬТУРА В МИРЕ НАТУРАЛЬНЫХ ЧИСЕЛ 286.5 KB
  Играть можно как внутри класса разбивая его на команды так и между классами. В игре участвуют две команды. Выполнив правильно задание команды набирают баллы которые фиксируются на магнитной доске табло. После завершения игры подводятся итоги и команды награждаются.
53004. Фізкультхвилинки і рухливі ігри на уроках та в позаурочній діяльності молодших школярів 41 KB
  Я називаю предмет який є в нашому класі а ви показуєте на нього рукою коли я скажу розплющити очі ви побачите чи правильно показали Гра Гойдалки Стати прямо ноги нарізно руки в поясі. Гра Косар Встати зза парт випростатися ноги нарізно руки перед собою. Виконувати у середньому темпі 56 разів Гра Потягти канат Стати прямо руки нарізно підняти руки вгору вдихнути повітря робити такі рухи ніби тримаєшся за канат і тягнеш його трохи згинаючи коліна видихати повітря до рахунку 78. А як спить...
53006. Фізкультурні паузи як психофізіологічні аспекти уроку іноземної мови 29 KB
  Комплексність уроку іноземної мови, а також характер функцій видів мовленнєвої діяльності - бути метою або засобом навчання - створюють сприятливі умови для врахування зазначених вище даних у межах кожної навчальної задачі, що планується.
53007. ФИЗКУЛЬТМИНУТКИ НА УРОКАХ 113 KB
  Упражнения способствующие развитию мышц пальцев руки предплечья. Действия на счет 1 Действия на счет 2 Действия на счет 3 Действия на счет 4 Основная стойка руки вниз Руки к плечам Руки вверх Руки к плечам И. Руки в стороны Руки вверх Руки в стороны И. Руки в стороны Руки к плечам Руки в стороны И.
53008. ВИНИКНЕННЯ ФІЗИЧНОЇ КУЛЬТУРИ В СТАРОДАВНЬОМУ СВІТІ 63 KB
  Австралійцям широко були відомі різноманітні ігри та розваги. У первісних народів Америки індіанців ескімосів та ін були відомі ігри з киданням мяча в ціль. Первісні племена Африки широко застосовували у вихованні дітей підлітків та юнаків фехтування на палицях боротьбу ігри з бігом і стрибками стрільбу з лука вправи з розгойдуванням на ліанах з подальшими стрибками. Самою ранньою формою фізичного виховання були колективні ігри.