11334

Классификация прикладных программ

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Лекция 13 Классификация прикладных программ Обычно к прикладным программам относят следующие классы программ: текстовые редакторы; текстовые процессоры; графические редакторы; системы управления базами данных; электронные таблицы; системы автом...

Русский

2013-04-07

171 KB

97 чел.

Лекция 13

Классификация прикладных программ

Обычно к прикладным программам относят следующие классы программ:

  •  текстовые редакторы;
  •  текстовые процессоры;
  •  графические редакторы;
  •  системы управления базами данных;
  •  электронные таблицы;
  •  системы автоматизированного проектирования;
  •  настольные издательские системы;
  •  экспертные системы;
  •  Web-редакторы;
  •  браузеры;
  •   интегрированные системы делопроизводства;
  •  бухгалтерские системы;
  •  финансовые аналитические системы;
  •   и т.д.

Основные функции текстовых редакторов заключаются во вводе и редактировании текстов. Дополнительные функции состоят в автоматизации процессов ввода и редактирования.

Основное отличие текстовых процессоров от текстовых редакторов в том, что они позволяют не только вводить и редактировать тексты, но и форматировать их, то есть оформлять. К основным средствам текстовых процессоров относятся средства обеспечения взаимодействия текста, графики, таблиц и других объектов, составляющих документ, а к дополнительным  - средства автоматизации процесса форматирования.

Графические редакторы предназначены для создания и обработки графических изображений. В данном классе программ различают растровые редакторы, векторные редакторы  и программные средства для создания и обработки трехмерной графики (3D-редакторы). Растровые редакторы применяются, когда графический объект представлен в виде комбинации точек, образующих растр и обладающих свойствами яркости и цвета. Такой подход эффективен, если графическое изображение имеет много полутонов и информация о цвете элементов, составляющих объект, важнее, чем информация об их форме. Это характерно для фотографических и полиграфических изображений. При подготовке печатных изданий растровые редакторы применяются для обработки изображений, их ретуши, создания фотоэффектов и художественных композиций (коллажей). Возможности создания новых изображений средствами растровых редакторов ограничены и не всегда удобны. Заранее подготовленные рисунки вводятся в компьютер с помощью специальных аппаратных средств (сканеров), а затем обрабатываются с помощью растрового редактора.  

Векторные редакторы отличаются от растровых способом представления данных об изображении. Элементарным объектом векторного изображения является не точка, а линия. Такой подход характерен для чертежно-графических работ, в которых форма линии имеет большее значение, чем информация о цвете отдельных точек. В векторных редакторах каждая линия рассматривается как математическая кривая и, соответственно, представляется не комбинацией точек,  а  математической формулой (в компьютере хранятся не координаты точек линии, а числовые коэффициенты формулы, которая эту линию описывает). Такое представление намного компактнее, чем растровое. Данные занимают намного меньше места, однако построение любого объекта выполняется не простым  отображением точек на экране, а сопровождается непрерывным пересчетом параметров кривой в координаты экранного или печатного изображения. Соответственно, работа с векторной графикой требует более производительных компьютеров. Векторные редакторы удобны для создания новых изображений, но не используются для обработки готовых рисунков. Они нашли широкое применение в рекламном бизнесе, их применяют всюду, где стиль художественной работы   близок к чертежному.

Редакторы трехмерной графики используют для создания трехмерных композиций. Они имеют две характерные особенности. Во-первых, они позволяют гибко управлять взаимодействием свойств поверхности изображения объектов со свойствами источников освещения и, во-вторых, позволяют создавать трехмерную анимацию. Поэтому редакторы трехмерной графики нередко называют также 3D-аниматорами.

Системы управления базами данных (СУБД). Базами данных называют огромные массивы  данных, организованных в различные структуры. Основными функциями СУБД являются:

  •  создание пустой (незаполненной) структуры базы данных;
  •  представление средств ее заполнения или импорта данных из таблиц другой базы;
  •  обеспечение возможности доступа к данным, а также предоставление средств поиска и фильтрации.

Многие СУБД дополнительно предоставляют возможности проведения анализа данных и их обработки. В результате возможно создание новых таблиц на основе имеющихся.

Электронные  таблицы (ЭТ) предоставляют комплексные средства хранения различных типов данных и их обработки.  В ЭТ основной акцент смещен не на хранение массивов данных и обеспечение доступа к ним, а на преобразование данных, причем в соответствии с их внутренним содержанием. В отличие от баз данных, которые обычно содержат широкий спектр данных (от числовых и текстовых  до мультимедийных), для ЭТ характерна повышенная сосредоточенность на числовых данных и методах работы с ними. Основное свойство ЭТ состоит в том, что при изменении содержания любой ячейки таблицы может происходить автоматическое изменение содержания во всех прочих ячейках, связанных с измененными соотношением, заданным математическими или логическими выражениями (формулами). Простота и удобство работы с ЭТ способствуют  их широкому применению в сфере бухгалтерского учета, в качестве универсальных инструментов анализа финансовых, сырьевых и товарных рынков, то есть всюду, где необходимо автоматизировать регулярно повторяющиеся вычисления достаточно больших объемов  числовых данных.

Системы автоматизированного проектирования (САПР или CAD-системы) предназначены для автоматизации проектно-конструкторских работ.  Применяются в машиностроении, приборостроении, архитектуре и т.п. Кроме чертежно-конструкторских работ эти системы позволяют проводить простейшие расчеты и выбор готовых конструкторских элементов из обширных баз данных.

Настольные издательские системы предназначены для автоматизации процесса подготовки полиграфических изданий. От текстовых редакторов эти системы отличаются расширенными средствами управления взаимодействием текста с параметрами страницы и с графическими объектами, однако, они обладают пониженными функциональными возможностями по автоматизации ввода и редактирования текста. Настольные издательские системы обычно применяют к документам, прошедшим предварительную обработку в текстовых процессорах и графических редакторах.

Экспертные системы (ЭС) предназначены для анализа данных, содержащихся в базах знаний, и выдачи рекомендаций по запросам пользователей. Такие системы применяются в тех случаях, когда исходные данные хорошо формализуются, но для принятия решения требуются обширные специальные знания. Характерными областями использования ЭС являются юриспруденция, медицина, фармакология, химия. Важной  особенностью ЭС является их способность к саморазвитию. Исходные данные хранятся в базе знаний в виде фактов, между которыми с помощью специалистов-экспертов устанавливается определенная система отношений. Если на этапе тестирования экспертной системы устанавливается, что она дает некорректные рекомендации и заключения по конкретным вопросам или не дает их вообще, это означает либо отсутствие важных фактов в ее базе, либо нарушения в логической системе отношений. В обоих случаях ЭС сама должна сгенерировать достаточный набор запросов к эксперту и автоматически повысить свое качество. С использованием ЭС связана  особая область научной деятельности, называемая инженерией знаний. Инженеры знаний - это специалисты особой квалификации, выступающие в качестве промежуточного звена между разработчиками ЭС (программистами) и ведущими специалистами в конкретных областях науки и техники (экспертами).

Web-редакторы - это особый класс редакторов, объединяющих в себе свойства текстовых и графических редакторов. Они предназначены для создания и редактирования Web-документов. Web-документы - это электронные документы, при подготовке которых следует учитывать ряд особенностей, связанных с приемом/передачей информации в Интернете.

Браузеры (обозреватели, средства просмотра Web) относятся к программным средствам, предназначенным для просмотра электронных документов, выполненных в формате HTML (документы этого формата используются в качестве Web-документов). Современные браузеры воспроизводят не только текст и графику, но и музыку, человеческую речь, обеспечивают прослушивание радиопередач в Интернете, просмотр видеоконференций, работу со службами электронной почты, с системой телеконференций (групп новостей) и многое другое.

Интегрированные системы делопроизводства представляют собой программные средства автоматизации рабочего места руководителя. К основным функциям подобных систем относятся функции создания, редактирования и форматирования простейших документов, централизация функций электронной почты, факсимильной и телефонной связи, диспетчеризация и мониторинг документооборота предприятия, координация деятельности подразделений, оптимизация административно-хозяйственной деятельности и поставка по запросу оперативной и справочной информации.

Бухгалтерские системы - это специализированные системы, сочетающие в себе текстовых и табличных редакторов, электронных таблиц и СУБД. Они предназначены для автоматизации подготовки первичных бухгалтерских документов предприятия и их учета, для ведения счетов плана бухгалтерского учета, а также для автоматической подготовки регулярных отчетов по итогам производственной, хозяйственной и финансовой деятельности в форме, принятой для представления в налоговые органы, внебюджетные фонды и органы статистического учета.

Финансовые аналитические системы - это класс программ, используемых в банковских и биржевых структурах. Они позволяют контролировать и прогнозировать ситуацию на финансовых, товарных и сырьевых рынках,  производить анализ текущих событий, готовить сводки и отчеты.

Кроме перечисленных программных комплексов к прикладному программному обеспечению относят различные обучающие, развивающие, справочные и развлекательные системы и программы. Характерной особенностью этого класса программ являются повышенные требования к мультимедийной составляющей (использование музыкальных композиций, средств графической анимации и видеоматериалов).

Офисные технологии разработки             документов

Одна из основных задач, решаемых средствами вычислительной техники на предприятии – автоматизация процесса управления, в частности автоматизация делопроизводства. С точки зрения информатики делопроизводство – это процесс обработки информации. Информация в делопроизводстве всегда имеет определенный вид: это либо тексты на подмножестве естественного языка, которая называется деловой прозой, либо набор числовых данных, чаще всего организованный в таблицы, либо графические образы, относящиеся к классу деловой графики. Кроме того, в делопроизводстве широко распространен еще один специфический  вид информации (точнее носитель данных) – формализованные бланки, или просто формы.

Обработка деловой информации носит, в основном, рутинный характер. Сюда можно отнести хранение и поиск данных, обработку данных, копирование и пересылку. Рутинные операции должны быть автоматизированы в первую очередь. Автоматизация конкретного делопроизводства в конкретном офисе начинается с составления списка автоматизируемых функций:

  •  бухгалтерский учет;
  •  обработка корреспонденции;
  •  материально-технический учет;
  •  планирование основной деятельности;
  •  управление кадрами и т.д.

В крупных фирмах за выполнение каждой такой функции отвечает целое подразделение, а в мелких фирмах иногда один человек отвечает за все, но перечень этот остается примерно одним и тем же. Перечень этих функций – объективная характеристика делопроизводства.

Поэтому пакет программ автоматизации делопроизводства должен содержать программы, автоматизирующие выполнение перечисленных функций. Обычно каждая такая программа соответствует одному из автоматизированных рабочих мест (АРМ): для бухгалтера, для плановика, для инспектора по кадрам и т.д. Практика показывает, что с помощью профессиональных программистов можно разработать конкретные АРМ (приложения) для автоматизации конкретных функций в конкретном офисе, но разработчикам приходится сопровождать эти приложения в течение времени эксплуатации. В результате одной задачей постоянно занимаются  два человека вместо одного, что просто дорого. Можно в офисе установить специальные пакеты прикладных программ, например, 1С:Предприятие и автоматизировать работу бухгалтерии, кладовщиков, инспекторов по кадрам.  Эти программы стоят тоже достаточно дорого, требуют специальной подготовки пользователей, а круг их функциональных возможностей ограничен.

Можно пойти по другому пути: вычленить базовые информационные структуры, которые лежат в основе любого делопроизводства, и создать надежные универсальные средства для работы с ними.  Именно по этому пути пошли разработчики Microsoft Office. Они включили в свои программы не только средства для решения базовых информационных задач, но и снабдили их универсальными средствами создания функциональной части, с том числе и для выполнения функций делопроизводства. Теперь пользователь может сам создать нужную ему функциональную часть  и сам сопровождать ее в ходе эксплуатации. При этом знание специальных языков программирования вовсе не обязательно.  Благодаря этим качествам прикладные программы общего назначения Microsoft Office являются самыми популярными в России.

1. Состав Microsoft Office

Семейство прикладных программ общего назначения Microsoft Office содержит основные компоненты и ряд вспомогательных приложений. Основными компонентами семейства являются:

  1.  Текстовый процессор Microsoft Word.
  2.  Система электронных таблиц Microsoft Excel.
  3.  Система подготовки презентаций  Microsoft PowerPoint.
  4.  Система управления персональной информацией Outlook.
  5.  Система управления базами данных Microsoft Access.
  6.  Система управления подшивками Microsoft Binder.
  7.  Система управления Web-узлами Microsoft FrontPage.
  8.  Графический редактор PhotoDraw.
  9.  Настольная издательская система  Microsoft Publisher.
  10.   Система управления проектами Microsoft Project.
  11.   Система управления персоналом  Microsoft Team Manager.

Реальный состав пакета, устанавливаемого в офисе, зависит от целого ряда факторов:

  •  Устанавливаемый комплект (или редакция) пакета. Пакет выпускается в нескольких редакциях, и состав  приложений в разных редакциях различен.
  •  Источник установки пакета. Установка может быть выполнена с компакт-диска или с сетевого сервера. Наборы файлов, которые появляются на компьютере в результате установки, существенно различаются.
  •  Операционная система. Microsoft Office может работать под управлением Windows 95, Windows 98, Windows NT Workstation 4.0 и Windows NT Server 4.0, Windows 2000, Windows XP и т.д. Операционная система также оказывает влияние на состав устанавливаемых компонентов.
  •  Параметры, заданные при установке Microsoft Office. Установка может осуществляться выборочно, в ходе которой указываются десятки независимых параметров, влияющих на состав пакета.

Если образно представить себе Microsoft Office как большое здание, в которое нужно войти, чтобы получить доступ к определенным средствам, то основные приложения – это парадные подъезды. Войти можно в любой, но удобнее входить в тот,  который соответствует намеченной цели. Некоторые подъезды могут быть закрыты (приложения не установлены) – это не мешает пользоваться здание в целом. Кроме парадных подъездов есть еще служебные входы и тайные лазейки.

Служебные входы – это вспомогательные приложения, которые устанавливаются вместе с основными приложениями. Ими можно воспользоваться из основных приложений или вызывать независимо. Вспомогательные приложения позволяют сохранить результаты работы в виде отдельного файла или в виде объекта, внедренного в документ основного приложения.

К вспомогательным приложениям Microsoft Office можно отнести:

  1.  Программа рисования организационных схем Microsoft Organization Chart.
  2.  Программа создания фигурных текстов Microsoft  WordArt.
  3.  Редактор математических формул Microsoft  Equation.
  4.  Программа построения диаграмм Microsoft Graph.
  5.  Графический редактор Microsoft Photo Editor.
  6.  Средство рисования Microsoft Draw.
  7.  Программа отображения данных на географических картах Microsoft Map.
  8.  Интерпретатор запросов к внешним базам данных Microsoft Query.
  9.  Служба индексации документов Microsoft Find Fast.
  10.  Диагностическая программа Сведения о системе.
  11.  Средство настройки языковых параметров Выбор языка Microsoft Office.
  12.  Редактор сценариев Microsoft Script Editor.
  13.  Коллекция картинок и клипов Microsoft ClipArt.
  14.  Средство поиска документов в папках файловой системы и электронной почты Microsoft Extended Finder.

Архитектура конкретного экземпляра Microsoft Office может быть весьма причудлива. Кроме основных и вспомогательных приложений могут быть установлены различные пристройки и надстройки, которые можно условно разделить на три группы:

  1.  Самостоятельные приложения, разработанные фирмой Microsoft в едином стиле и входящие в состав семейства, но не входящие (формально) в состав пакета (например, система управления персоналом  Microsoft Team Manager и система управления проектами Microsoft Project).
  2.  Надстройки над компонентами Microsoft Office, разработанные фирмой  Microsoft и представляющие собой готовые решения или дополнительные функции. Как правило, надстройки  оформляются не в виде готовых к выполнению программ, а в виде документов специального типа: шаблонов, рабочих книг, библиотек динамической  компоновки (DLL) и т.д. Часть надстроек может быть установлена вместе с Microsoft Office, а часть устанавливается дополнительно.
  3.  Приложения, разработанные независимыми исполнителями для пользователей Microsoft Office.

Таким образом, Microsoft Office – это семейство приложений с большим будущим, которое энергично развивается и распространяется.

2. Документы Microsoft Office

Единица данных самого верхнего уровня структуризации имеет в Microsoft Office общее название - документ. Документы классифицируются по типам в зависимости от того, какие типы данных в них хранятся. Как правило, документы разных типов обрабатываются разными программами.

Единица хранения данных в операционной системе называется файлом. С точки зрения операционной системы файлы являются неделимыми объектами, которые обладают определенными свойствами, в частности именем. Имя имеет расширение, характеризующее тип файла и программу, с помощью которой этот файл создан.

Как правило, каждый документ представляется в компьютере одним файлом. В Microsoft Office принята определенная дисциплина именования фалов, суть которой состоит в использовании расширения имени файла для указания типа документа, представляемого этим файлом.

В талб.1 перечислены наиболее распространенные типы документов, с которыми работают программы Microsoft Office.

Таблица . Основные типы документов в Microsoft Office

Наименование

Расширение

Приложение

Краткое описание

Web-страница

Документ

Шаблон документа

Рабочая книга

Шаблон рабочей книги

Базы данных

Презентация

Шаблон дизайна

Публикация

Графический образ

Файл команды

План проекта

.htm, .html

.doc

.dot

.xls

.xlt

.mdb

.ppt

.pot

.pub

.mix

.mtp

.mpp

Word,

Excel,

PowerPoint,

FrontPage,

Publisher

Word

Word

Excel

Excel

Access

PowerPoint

PowerPoint

Publisher

PhotoDraw

Team

Manager

Project

Универсальная форма хранения документов в Microsoft Office. Все приложения семейства позволяют сохранять документы в этом формате без потери присущих конкретному документу возможностей. Документ может быть открыт для просмотра и изменения без помощи программы, использовавшейся для его создания, при наличии программы просмотра Web- страниц.

Основной тип документов. Содержит форматированный текст, а также рисунки, таблицы и другие элементы.

Содержит информацию, общую для всех документов, основанных на данном шаблоне.

Основной документ Excel. Содержит данные различных типов, формулы, диаграммы и макросы.

Шаблон документа Excel. На основании шаблонов могут создаваться новые рабочие книги и отдельные листы, оформленные в соответствии с используемым шаблоном.

Основной тип документов Access. Содержит как собственно базу данных, то есть совокупность таблиц, так и соответствующие запросы, макросы, модули, формы и отчеты.

Основной тип документов PowerPoint. Содержит презентацию, состоящую из набора слайдов, заметок выступающего, раздаточных материалов и других данных.

Шаблон презентации PowerPoint. Содержит параметры оформления презентации.

Основной документ Publisher. Как и Word содержит форматированный текст, рисунки, таблицы и т.п.

Внутренний графический формат PhotoDraw. Поддерживает многослойность  изображения.

Основной тип документов Team

 Manager. Содержит персональную информацию об участниках команды, описание заданий, выданных участникам, отчеты о ходе выполнения заданий и т.п.

Основной тип документов Project. Содержит календарный план проекта, описание задач, ресурсов и их взаимосвязи.

Каждый документ имеет свойства, которые могут быть использованы для поиска файла, содержащего нужный документ.

Список типов документов, приведенный в табл. 1 далеко не полный. Только основные приложения Microsoft Office используют, по меньшей мере, втрое больше типов документов, чем указано в этой таблице. Кроме того, вспомогательные приложения используют свои собственные типы документов. Поэтому перечислить все типы документов Microsoft Office достаточно сложно.

Документы указанных типов могут иметь сложную внутреннюю  структуру, причем элементы этой структуры, в свою очередь, имеют различные типы.

В Microsoft Office широко используется механизм связи и внедрения объектов, который позволяет внутрь документа одного типа внедрить объект совершенно другого типа. Так, например, в документ Word может быть внедрена диаграмма Excel.

Внутрь документа могут быть вставлены гиперссылки  на документ или части документов любых других типов.

Приложения Microsoft Office имеют различные средства экспорта/импорта, конверторы и фильтры, которые позволяют обрабатывать документы в чужих форматах. Excel, например, позволяет обрабатывать документы в формате Lotus 1-2-3.

Пакет Microsoft Office позволяет не только обрабатывать документы различных типов, но и использовать составные документы, содержащие объекты различных типов.

3. Требования к оформлению документов

В управленческой деятельности предприятия  используются главным образом  текстовые документы. Такие документы, созданные по определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность - управленческой документацией.

При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие им юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Преобладающая часть документов оформляется на бланках предприятия, которые должны содержать обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Реквизит документа - это элемент официального документа, например, дата, подпись, печать и т. д. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется формуляром.

Применение бланков для создания документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость  работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов предприятия. Для оформления большинства документов используются три вида бланков: общий бланк предприятия, бланк для конкретного вида документа и бланк для служебных писем.

При оформлении документов следует руководствоваться действующими в настоящее время правилами оформления документов. Существует  формуляр-образец (рис. 1), на котором указывается порядок расположения реквизитов на бланке с точностью до миллиметра.

В соответствии с действующим законодательством и нормативными актами для оформления документов используется 29 реквизитов.  Перечень этих реквизитов определен стандартом ГОСТ Р6.30-97.

Универсальный текстовый процессор и его  возможности

Microsoft Word - основа любого офиса и самая популярная программа в пакете Microsoft Office.   Текстовый редактор - этот термин, прочно закрепившийся за программой Word, уже давно и безнадежно устарел.  Современный Word  - это многофункциональный тестовый процессор. С помощью этой программы можно не только набирать текст, но и оформлять его в соответствии с требованиями нормативных документов: включая в него таблицы, диаграммы, графики, формулы, рисунки, фотографии и даже звуки и видеоизображения. Программа Word поможет вам составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Текстовый процессор позволит вам создать вместо обычного бланка электронный бланк (шаблон), предназначенный для создания других документов. Если обычный бланк, кроме неизменного текста, содержит пустые места для записи изменяемых данных, то в электронном бланке пустые места заменяются специальными полями или формами. Большинство полей компьютер либо заполняет сам автоматически, либо предлагает выбрать  данные из заранее заготовленных раскрывающихся списков. Такой подход позволяет резко сократить число ошибок при заполнении бланков.

По своим функциональным возможностям Word вплотную приближается к издательским системам и программам. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить материал для размещения в журнал, газету или книгу, изготовить Wеb-страничку Интернет. Полноценной издательской системой Word назвать нельзя, так как сверстать в нем книгу, газету или журнал трудно. Для серьезной профессиональной верстки все-таки лучше воспользоваться специализированными программами, например, Adobe PageMaker или QuarkXPress.

5. Этапы создания документа

В процессе разработки документа с помощью программы Word можно выделить ряд этапов, которые позволяют использовать возможности программы с максимальной эффективностью. В качестве таких этапов можно выделить следующее:

  1.  Разработка сценария создания  документа.
  2.  Создание информационной среды, удобной для разработки документа.
  3.  Предварительная разметка документа  и ввод его элементов (реквизитов).
  4.  Предварительное сохранение документа
  5.  Редактирование документа.
  6.  Форматирование.
  7.  Предварительный просмотр.
  8.  Сохранение документа в структуре документооборота.
  9.  Пересылка документа.

Рассмотрим каждый из этих этапов более подробно.

1-й этап. "Лиха беда - начало". Первоначальное построение документа может оказаться весьма длительным и нелегким делом, даже если разработчик отчетливо представляет себе структуру и содержание документа. Что и как разместить в тексте? Каковы должны быть размеры страницы? Нужна ли предварительная разметка документа и разбиение его на разделы? Какие обязательные и дополнительные реквизиты должен содержать документ? Что нужно разработать: отдельный документ, шаблон для разработки однотипных документов, электронный бланк и т. д.? Есть ли в программе Word Мастера и Шаблоны для разработки нужного документа? Планируется ли использовать эти средства для разработки документа, или его разработку начнем с чистой страницы? Какие панели инструментов необходимы для реализации сценария? Ответ на эти и другие вопросы и составляет суть первого этапа.

Таким образом, чтобы разработать хороший сценарий создания документа пользователь должен четко представлять себе возможности программы и уметь пользоваться всеми средствами текстового процессора.

2-й этап. Программа Word сразу после ее запуска предоставляет в распоряжение пользователя стандартное окно программы. Если содержание этого окна не соответствует разработанному сценарию, то информационную среду надо настроить:

  •  добавить нужные панели инструментов и убрать ненужные;
  •  вывести на панели инструментов дополнительные кнопки;
  •  выбрать параметры страницы (размер бумаги, поля, ориентацию и т.д.);
  •  выбрать масштаб отображения документа на экране;
  •  выбрать режим отображения непечатаемых символов;
  •  настроить окно документа (горизонтальные и вертикальные линейки, горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки, строка состояния, границы области текста и т.д.).  

3-й этап. Если документ содержит множество реквизитов и разнотипных элементов (например, форма № 425 "Записка - расчет о предоставлении отпуска") (рис.5), то страницу документа целесообразно предварительно разметить.  Для разметки можно использовать различные средства текстового процессора:

  •  механизм построения таблиц: создать на странице таблицу, соответствующую структуре документа, разместить в ячейках таблицы нужные фрагменты, а затем линии таблицы сделать невидимыми;
  •  механизм Надпись. Надпись - графический объект в виде прямоугольника, внутри которого можно поместить текст. Размеры Надписи и ее положение на экране можно менять. После выбора места расположения Надписи   и ее размеров, линии ограничивающие надпись также можно сделать невидимыми.

Рис. . Пример разрабатываемого документа

После разметки документа вводится содержимое всех его реквизитов. Рекомендуется тексты всех реквизитов вводить одним шрифтом, установленным в компьютере по умолчанию (Times New Roman, 10 пунктов), не обращая пока внимание на особенности форматирования каждого реквизита. На этом этапе важно быстро ввести весь документ целиком, затем отредактировать его, устранив все ошибки, и только после этого форматировать реквизиты.

4-й этап. Если документ большой  (содержит несколько страниц или содержит множество различных реквизитов), то для его ввода требуется много времени. Если в процессе ввода произойдет сбой в работе компьютера (сбой в операционной системе, временное выключение напряжения питания и т.д.), то водимый документ может быть потерян. Рекомендуется сразу же после начала работы с документом поместить его под своим именем в ту папку, где вы его планируете хранить постоянно. Тогда компьютер автоматически через заданный при настройке период времени (обычно 10 мин.) будут обновлять содержимое документа. Тогда в случае сбоя вы рискуете потерять только те данные, которые были введены в течение последних  максимум 10 мин.   Можно в качестве временного хранилища использовать Рабочий стал компьютера или специально созданную папку.

5-й этап. Редактирование документа состоит в придании документу нужного содержания и удалении всех возможных ошибок. При редактировании обычно используются следующие приемы:

  •  удаление (вставка) одного или нескольких символов;
  •  удаление (вставка) одного или нескольких слов;
  •  удаление (вставка) одного или нескольких абзацев (реквизитов) и т. д.;

Для выполнения этих операций текстовый процессор снабжен целым рядом средств: клавиши Шаг назад (), Del, механизм выделения символов, слов, строк, абзацев и т. п. Удобным инструментов редактирования является Буфер и средства обнаружения ошибок.

6-й этап. Форматирование состоит в придании каждому реквизиту документа требуемого внешнего вида. Различают прямое форматирование  и стилевое форматирование. Для прямого форматирования обычно используют панель инструментов Форматирование.  С помощью этой панели можно выбрать следующие параметры: тип шрифта, его размер, особенности начертания, способ выравнивания и т.д. Однако опытные пользователи отдают предпочтение стилевому форматированию. К любому выделенному фрагменту документа можно применить один из  заранее заготовленных стилей.  В Word  различают стили символов и стили абзацев. Стиль символов определяет параметры форматирования, характерные для символов: шрифт, его размер и начертание, эффекты, интервал между символами и т.д. Стиль абзаца, в дополнение к перечисленным параметрам, может определять выравнивание, отступы, позиции табуляции, интервал между строками и т.д. при стилевом форматировании весь набор параметров, входящий стиль, применяется к выделенному фрагменту сразу целиком. Это позволяет не только сократить время, расходуемое на форматирование, но и оформить документ в соответствии с требованиями нормативных актов, поскольку эти требования заранее учитываются при создании библиотеки стилей. Для вывода диалогового окна, содержащего библиотеку стилей, достаточно в меню Формат выбрать команду Тема. Стилевое форматирование дает пользователю еще целый ряд преимуществ. Например, если при оформлении заголовков использовать соответствующие стили, тот оглавление документа может быть сформировано текстовым процессором автоматически.

7-й этап. Предварительный просмотр это специальный режим, который позволяет увидеть документ в таком виде, в котором он будет выведен на печать, не прибегая к самой процедуре печати. Предварительный просмотр позволяет выявить целый ряд дефектов документа, связанных с разрывом таблиц, рисунков, отделением заголовков разделов о самих разделов и т.д.

8-й этап. Готовый к использованию документ следует сохранить в отведенной для него папке.

9-й этап. При необходимости созданный документ может быть передан абонентам с использованием электронной почты, либо любым другим способом.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

44634. Единственное и множественное число имен существительных 18.79 KB
  Что вы знаете о зайцах Определите сколько в этом слове зв и букв Какая буква обозначает два звука Запишем ее три раза под самой правильной поставим точку. А сейчас составьте мне такое предложение чтобы в нем говорилось не об одном зайце а о нескольких.Обобщение структурных и семантических признаков понятия и правила Для того чтобы понять правы мы с вами или нет давайте обратимся к учебнику. мы сегодня работали Что нового узнали Рефлексия: Что понравилось на уроке Что было пока сложно 7.
44635. Правила вежливости 18.9 KB
  На каком уроке мы уже говорили о вежливых словах Вспомним что же за особенные эти вежливые слова Слова приветствия Словапросьбы Слова – благодарности Слова пожеланий Словаизвинения Словапрощания На каждую группу приведем примеры. мире мы говорим о вежливых словах Давайте поставим цели на урок:. Откроем страницу 52 и давайте подберем слова к картинкам на которых ребята творят волшебство. Сейчас поработаем в паре: придумайте такую ситуацию с соседом по парте когда 1 ряд: оба ведут себя...
44637. Силы и моменты, действующие в системе электропривода 227.08 KB
  Рабочая машина соединяется с двигателем через передаточное устройство (редуктор, понижающий или повышающий скорость врашения вала двигателя, ремень, муфту, и т.д.). В узлах рабочей машины, в передаточном устройстве, а также и в двигателе при движении, возникают силы трения и инерции.
44638. Депарафинизация масляного сырья кристаллическим карбамидом 26.36 KB
  Карбамид имеет тетрагональную структуру. Его молекулы упакованы плотно, и свободные пространства, в которых могут разместиться молекулы другого вещества, отсутствуют
44639. Что такое глагол? 18.72 KB
  Что такое глагол Тип урока: закрепление изученного материала ФОУД: фронтальная индивидуальная Дидактическая цель: создать условия для тренировки алгоритма учебных действий с понятием глагол.Образовательные: систематизировать и углубить знания о глаголе; учить находить глаголы в тексте и подбирать их самостоятельно; учить определять синтаксическую роль глагола в предложении; 2. основу предложения какая тема нашего урока Сегодня у нас с вами второй урок по теме глагол. Вспомним что же такое...
44640. Одушевленные и неодушевленные имена существительные 20.39 KB
  Запишите это соединение три раза ставлю ручку на верхнюю линию рабочей строки пишу первый элемент черта с наклоном возвращаюсь по написанному пишу второй элемент – черта с закруглением вверху отрываю руку ставлю ручку чуть ниже середины рабочей строки на элемент черта с наклоном пишу третий элемент – черта с закруглением вверху и внизу; затем прописываю соединение с буквой а внимание соединение с а всегда верхнее пишу первый элемент – овал не отрывая руки пишу второй элемент черта с закруглением внизу.