ID: 1240

Название работы: Особенности использования Microsoft Word

Категория: Конспект

Предметная область: Информатика, кибернетика и программирование

Описание: Понятие электронного офиса. Текстовый процессор Microsoft Word. Перемещение по документу. Редактирование текста и расстановка переноса. Создание оглавлений. Работа с редактором формул и редактором картинок.

Язык: Русский

Дата добавления: 2013-01-06

Размер файла: 664 KB

Работу скачали: 47 чел.

Тема 1. Понятие электронного офиса

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

•  персональные компьютеры, объединенные в сеть;
•  печатающие устройства;
•  средства копирования документов;
•  сканеры;
•  проекционное оборудование для проведения презентаций.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами,    материалами, базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.

Информационные технологии виртуальных офисов основываются:

•  на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офиса через глобальную компьютерную сеть;
•  на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).

В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета.

Примером интегрированного офисного пакета служит пакет Мicrosoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:

•  Word                    текстовый процессор
•  Excel              табличный процессор
•  Access              СУБД
•  PowerPoint     система подготовки презентаций
•  FrontPage     система создания Web-страниц;
•  OutLook       менеджер персональной

информации

Пакет Мicrosoft Office работает под управлением ОС Windows XP / NT / 7.

Ранее в Microsoft Office входило приложение FrontPage, однако фирма Microsoft приняла решение исключить это приложение из пакета и прекратить его разработку. В Microsoft Office 2007 программа FrontPage заменена приложением Microsoft SharePoint Designer.

Кроме офисных пакетов компании Microsoft, существуют также следующие пакеты:

•  Lotus SmartSuite  (компания IВМ);
•  WordPerfectOffice (корпорация Согel);
•  StarOffice (компания Sun Microsystems) и др.

Общие элементы интерфейса пакета Мicrosoft Office2003:

•  вид окна;
•  управляющее меню;
•  панели инструментов (по умолчанию Стандартная и Форматирование).

Любую ПИ можно вывести на экран или скрыть с помощью команды Вид – Панели инструментов.

Любую кнопку можно поместить на ПИ или убрать с нее с помощью команды Вид – Панели инструментов –  Настройка. На вкладке Команды необходимо найти нужную категорию и команду и перетащить соответствующую кнопку на ПИ.

Любую команду можно выполнить разными способами, используя:

•  управляющее меню;
•  контекстное меню;
•  кнопки на ПИ;
•  горячие клавиши.

Тема 2. Текстовый процессор Microsoft Word

Текстовый процессор – это система подготовки сложных текстовых документов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами – разметкой

1. Управление файлами 

Выполняется с помощью меню Файл:

•  Создание нового документа

Файл – Создать                     

•  Открытие документа

Файл - Открыть…               

•  Сохранение документа
•    под новым именем  Файл - Сохранить как…
•    повторно     Файл – Сохранить                   

     

•  Просмотр документа перед печатью

Файл - Предварительный просмотр        

•  Печать документа

     Файл – Печать…

Установка параметров страницы

Выполняется с помощью команды

Файл - Параметры страницы.

 

В появившемся ДО можно установить размер полей, ориентацию страниц, размер бумаги, расположение колонтитулов.

Колонтитулы – это текст, который не является частью документа, но выводится в верхней или нижней части каждой страницы при ее печати как комментарий или дополнительные сведения. В свои колонтитулы можно вставить: текущую дату, время, номер страницы, имя файла и др. Создание и редактирование колонтитулов выполняется с помощью команды

 

Вид – Колонтитулы

 

Номер страницы можно установить, используя команду

Вставка – Номера страниц

Режимы просмотра и редактирования документов

•  Обычный режим
•  Режим Web- документа
•  Режим разметки
•  Режим структуры

Переключение режимов:

•  меню Вид
•  кнопки под документом в строке состояния

2. Работа с текстом

2.1. Ввод текста

Любой текст состоит из абзацев. Абзац – часть текста, объединенная общим смыслом и выделяемая оформлением первой строки. Абзац заканчивается нажатием клавиши Enter. Весь текст, состоящий из нескольких абзацев, как правило,  должен быть выровнен по ширине.

При вводе текста необходимо  соблюдать следующие правила:

1.  Не вводить лишних пробелов. Пробелы в тексте, вставленные с помощью клавиши Пробел, называются жесткими и автоматически не удаляются при форматировании. Пробелы, вставляемые в текст с помощью команд выравнивания, называются мягкими и автоматически удаляются при форматировании.
2.  Не вставлять пробелы между следующими парами символов:

•  последняя буква слова и знак препинания;
•  открывающаяся скобка и первая буква слова;
•  последняя буква слова и закрывающаяся скобка;
•  исходный символ и его верхний (нижний) индекс и т.п.

Появление пробелов между указанными элементами в этих парах может привести к их разбиению при переносе слов на другую строку.

1.  Вставлять пробелы между следующими парами символов:

•  знак препинания и первая буква слова;
•  закрывающаяся скобка и первая буква следующего слова;
•  последняя буква слова и открывающаяся скобка и т.п.

1.  Не нажимать внутри абзаца клавишу Enter в конце строки (для перехода к новой строке внутри абзаца использовать клавиши Shift+Enter), т.к. это приведет к образованию новых абзацев (вставляется символ конца абзаца ¶) и затруднит форматирование документа. Переход на новую строку и новую страницу происходит автоматически. Если нужно принудительно перейти на новую страницу используется команда

Вставка – Разрыв – Начать новую страницу

1.  В конце абзаца обязательно нажать клавишу Enter.
2.  При выполнении выравнивания по ширине можно включить режим переноса слов с помощью команды Сервис - Язык – Расстановка переносов (установить опцию Автоматическая расстановка переносов).
3.  При вводе заголовков и подписей не начинать строки с пробелов, для их правильного размещения использовать форматирование (выравнивание по центру или по правому краю).

Кнопка на ПИ Непечатаемые знаки  ¶  позволяет увидеть соответствующие символы в тексте (концы абзацев, пробелы, разрыв страницы и т.п.)

Для ввода  символов, отсутствующих на клавиатуре (©)

 Вставка – Символ…

2.2. Перемещение по документу:

Для перевода текстового курсора используются:

1. Клавиши

2. Полосы прокрутки, щелчок мышью.

3. PgUp / PgDn           на экран вверх / вниз.

4. Home / End             к началу / к концу строки.

5. Ctrl+ Home / Ctrl+ End    в начало / конец документа.

6. Ctrl+        /    Ctrl+             на слово вперед / назад.

2.3. Выделение фрагментов текста

1.  Произвольный фрагмент
   1.  провести мышью при нажатой ЛКМ
   2.  щелчок в начале, нажать и удерживать Shift , щелчок в конце.

1.  Слово   –   двойной щелчок по слову.
2.  Строка –  КМ на полосу выделения перед строкой + щелчок.
3.  Абзац   –   КМ на полосу выделения перед строкой + дв. щелчок;

   –   тройной щелчок внутри абзаца.

5. Весь текст – команда  Правка – Выделить все (Ctrl+A)

2.4. Редактирование текста

1.  Ввод новых символов выполняется в режиме вставки или  замещения 

переключение режимов – клавиша Insert

1.  Удаление символов:

BackSpace             , Delete

1.   Удаление фрагмента:

выделить + Delete 

1.  Вставка новых строк перед или после текущей:

курсор в начало или конец строки + Enter 

1.    Копирование и перемещение фрагмента

 

Использование буфера обмена:

•  выделить фрагмент
•  Правка  -  Копировать (Вырезать)
•  перенести курсор (для новых строк Enter)
•  Правка  -  Вставить

Перетаскивание (буксировка) мышью

•  выделить фрагмент
•  установить КМ   на выделенный фрагмент
•  перетащить при нажатой ЛКМ

     при копировании + Ctrl

1.  Отмена выполненных действий и повторение отмененных

Правка – Отменить (Повторить) 

или инструменты                 

1.  Вставка текста из файла (полностью)

•  установить КМ в нужное место текста
•  Вставка – Файл ….

2.5. Форматирование текста

Форматирование – это изменение внешнего вида документа. Выполняется с помощью меню Формат или ПИ Форматирование.

В Word различают форматирование символов (изменение параметров шрифта) и абзацев (расположение абзацев, выравнивание, интервалы между абзацами, между строками внутри абзацев).

Элементы форматирования можно задать перед вводом нового текста или для выделенного текста. Для форматирования одного слова или абзаца достаточно поместить в них курсор.

1.  Форматирование символов

Формат – Шрифт

1.  Форматирование абзацев

Формат – Абзац

Форматирование абзацев включает в себя:

•  выравнивание абзацев;
•  отступы абзаца;
•  отступ первой строки абзаца;
•  междустрочный интервал;
•  расстояние между абзацами;
•  контроль положения абзаца на странице.

Для установки абзацных отступов можно использовать маркеры на линейке.

Копирование форматов

•  установить КМ на фрагмент с нужным форматом;
•  щелкнуть по кнопке Копировать формат  (или двойной щелчок для закрепления); 
•  выделить фрагмент, для которого нужно скопировать формат (для отмены режима еще раз щелкнуть по кнопке).

2.6. Поиск и замена фрагментов текста

1.  Поиск

Правка - Найти…

1.  Замена

Правка – Заменить…

3. Создание нумерованных и маркированных списков

Различают три вида списков:

В маркированном  списке элементы отмечены с помощью специальных символов.

Нумерованный список предназначен для нумерации элементов списка различными способами.

Многоуровневый (иерархический) список используется для создания вложенных нумерованных и маркированных списков.

Создание списка выполняется с помощью команды  Формат – Список…или кнопок на ПИ . При использовании команды можно изменить вид маркеров, способ нумерации, создать многоуровневый список.

При создании многоуровневых списков используются кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ.

Нумерованный	Маркированный
1. ЭАПК-11	ЭПП-11
2. ЭПП-11	ЭПП-12
3. ЭПП-12	ЭС-11

Многоуровневый

1.  ФАИС

•  ПЭ-11
•  ПЭ-12

1.  ЭФ

•  ЭПП-11
•  ЭПП-12

1.  МТФ
2.  ГЭФ
3.  МСФ

4. Работа с таблицами

Выполняется с помощью меню Таблица.

Факультеты
ЭФ	ГЭФ	ФАИС
ЭПП-11	УП-11	ИТ-11	ИТ-21
ЭПП-12	МГ-11	ПМ-11	ИТ-22
ЭС-11	УА-12	ИТ-31	ИТ-32

Создание таблицы:

•  выполнить команду

Таблица – Вставить – Таблица;

•  указать число строк и столбцов (максимальное);
•  нажать ОК.

 Вставка строк и столбцов  таблицы

•  выделить столько столбцов (строк), сколько необходимо вставить;
•  выполнить команду

 Таблица – Вставить – Столбцы (Строки)

•  указать положение вставляемых столбцов или строк (слева, справа, выше, ниже) относительно выделенных.

 

Для вставки новой строки можно установить курсор за текущей строкой (за границей таблицы) и нажать клавишу Enter.

Удаление строк и столбцов  таблицы

•  выделить столбцы (строки), которые необходимо удалить;
•  выполнить команду

Таблица – Удалить – Столбцы (Строки);

Для удаления всей таблицы ее необходимо выделить и использовать команду

Таблица – Удалить – Таблица

Объединение и разбиение выделенных ячеек таблицы выполняется с помощью соответствующих команд меню Таблица

Форматирование данных в ячейках выполняется с помощью меню Формат и соответствующих команд контекстного меню выделенных ячеек (Выравнивание в ячейке, Границы и заливка, Направление текста).

Для обрамления ячеек таблицы можно использовать кнопу на ПИ Форматирование Внешние границы.

                                                                            

5. Работа с редактором формул

5.1. Создание формул 

Вставка – Объект – Microsoft Equation 3.0

Редактор формул

  

1 строка – палитры символов

 2 строка – палитры шаблонов

 

             вид курсора при вводе формулы

 

 

 

                             

Для завершения ввода формулы нужно щелкнуть мышью за пределами этой формулы.

5.2. Редактирование формул

1.  Изменение формулы – двойной щелчок по формуле…

Удаление элементов формулы – выделить мышью + Delete.

1.  Выделение формулы - щелчок по формуле.

1.  Удаление формулы – выделить + Delete.

1.  Изменение размеров – выделить, перетащить маркер на границе.

1.  Перемещение и копирование:

Использование БО.

Перетаскивание мышью, при копировании + Ctrl.

1.  Форматирование формулы

Команды Стиль и Размер

6. Работа с графикой

Можно вставить в документ готовые рисунки из отдельных графических файлов, встроенной библиотеки рисунков (картинок) или  создать в документе собственные графические объекты (ГО).

Выполняется в режиме Разметка страницы.

 

Вставка рисунка

Вставка – Рисунок – Из файла….

•  Картинки…

Создание графических объектов.

ГО представляет собой единое изображение геометрической фигуры, состоящей из линий, овалов, прямоугольников и других графических элементов. Для их создания используется ПИ Рисование.

1.  Вид – ПИ – Рисование.
2.  Инструмент Панель Рисования на ПИ Стандартная.

Создавать или нет полотно при создании ГО определяется на вкладке

 Сервис – Параметры – Общие

Рисование ГО выполнятся после их выбора на ПИ или в Меню Автофигуры. Для создания кругов, квадратов, рисования линий под углами 0,30,45,60,90 градусов удерживать при рисовании клавишу Shift.

Для непрерывного движения курсора по документу (без скачков) удерживать клавишу Alt.

Для задания типов линий, их толщины, стрелок: выделить линии и задать нужные параметры.

Выделение и группирование ГО.

Выделение:

1.  Одного – щелчок по нему.
2.  Нескольких:
   •  выделять каждый при нажатой клавише Shift;
   •  инструмент Выбор объектов, обвести все объекты рамкой.

Группирование (тогда можно работать с группой объектов как с одним):

1.  выделить;
2.  Действия – Группировать.

Разделение:

1.  Выделить.
2.  Действия – Разгруппировать.

Редактирование ГО

1.  Удаление

Выделить + Delete

1.   Изменение размеров

Выделить, переместить маркеры на границе

3. Перенос и копирование

3.1 Использование БО (для нового документа).

3.2 Перетаскивание мышью (копирование + Ctrl)

Форматирование ГО

1.  Двойной щелчок по ГО                     ДО Формат
2.  Щелчок ПКМ  Формат объекта…      

Вставка текста в ГО

1 способ:

•  щелчок по кнопке Надпись на ПИ Рисование
  или Вставка – Надпись;
•  растянуть рамку текста;
•  ввести текст.

2 способ:

 команда Добавить текст в КМ графического элемента.

Для удаления рамки надписи в ДО Формат на вкладке Цвета и линии установить:

Цвет линии – Нет линий

Цвет заливки – Нет заливки (если нужно)

Размещение ГО

1. Взаимное расположение выделенного ГО

Действия – Порядок - ….

2. Взаимное расположение ГО и текста

До Формат ГО – вкладка Положение…

Создание текстовых эффектов

1.  Кнопка Добавить объект WordArt ПИ Рисование.
2.  Вставка – Рисунок - Объект WordArt.

Редактирование

Кнопки на ПИ Рисование и WordArt

Выделение, удаление, изменение размеров, перемещение и копирование аналогично другим ГО.

7. Проверка правописания

Автоматически, если установлено командой

Сервис – Параметры – Правописание - …

Вручную (от текущего положения курсора)

Сервис – Правописание

Кнопка Правописание на ПИ Стандартная

Уточнить язык

Сервис – Язык – Выбрать язык - …

Расстановка переносов

Автоматически

Сервис – Язык – Расстановка переносов…

Вручную

Сервис – Язык – Расстановка переносов –

кнопка Принудительно

Ctrl + “-“ - мягкий перенос

1.  Создание оглавления

Можно автоматически создать в документе оглавление, используя встроенные форматы уровней структуры.

1. Создать уровни структуры документа:

•  открыть ПИ Структура

Вид  – Панели инструментов – Структура 

•  выделить первый заголовок (поместить в него курсор), который необходимо поместить в оглавление;
•  на ПИ Структура выбрать уровень структуры, соответствующий этому заголовку;
•  для каждого заголовка, который требуется включить в оглавление, выбрать уровень структуры.

2. Создать оглавление:

•  выбрать место вставки оглавления;
•  выполнить команду

Вставка  – Ссылка –  Оглавление и указатели

•  открыть вкладку Оглавление;
•  для изменения формата шрифта в оглавлении используется кнопка Изменить.

Для изменения объявления используется соответствующая кнопка на ПИ Структура.

PAGE  13

EMBED Equation.3  

EMBED Word.Picture.8