13467

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ ВНЕДРЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОЙ СИСТЕМЫ» С ПОМОЩЬЮ IBN 4.7

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ ВНЕДРЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОЙ СИСТЕМЫ С ПОМОЩЬЮ IBN 4.7 Регистрация в системе Для того чтобы получить доступ к тестовой версии на 14 дней необходимо зарегистрироваться на сайте www.pmbox.ru. После чего вам предоставляется портал с именем вида project.ibnportal.ru Вхо...

Русский

2013-05-11

1.43 MB

12 чел.

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ «ВНЕДРЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОЙ СИСТЕМЫ» С ПОМОЩЬЮ IBN 4.7

Регистрация в системе

Для того чтобы получить доступ к тестовой версии на 14 дней необходимо зарегистрироваться на сайте www.pmbox.ru. После чего вам предоставляется портал с именем вида  project.ibnportal.ru

Вход в систему и создание пользователей

Введите  в адресной строке браузера адрес портала, полученный при регистрации, например http://kurs.ibnportal.ru. Войдите под логином admin.

Войдя, вы окажетесь на главной странице портала — Моя работа. Все рабочие страницы портала изначально имеют одинаковую структуру. На каждой странице, помимо рабочей области, находятся несколько групп функциональных элементов: верхняя панель инструментов, левое меню, кнопки просмотра и редактирования информации о пользователе.

В рабочей области страницы расположены несколько информационных блоков:  календарь мероприятий на ближайшие пять дней, списки активных проектов, задач, документов и поручений, над которыми вы работаете, лента новостей и окно Помощь и информация, содержащее ссылки на полезные отчеты и мастеры (рис. 1) [21].  

Рисунок 1- Вид страницы Моя работа в IBN 4.7

Для начала необходимо создать пользователей.

На верхней панели инструментов  в меню Создать выберете пункт Новый пользователь, появится страница для регистрации пользователя. Здесь введите основную, личную информацию о пользователях представленных в таблице 2, задайте настройки, уровень доступа  как показано на рисунке 2 и нажмите  Сохранить. 

Рисунок 2 – Создание пользователей

Таблица 2- Пользователи системы

Фамилия, Имя  

Должность

Уровень доступа

Зайцев Вениамин

техник

исполнитель

Иванов Василий

администратор

служба поддержки

Кузьмина Анна

бухгалтер

исполнитель

Орлов Павел

программист

исполнитель

Петрова Марина

главный бухгалтер

проект-менеджер

Фёдоров Геннадий

директор

руководитель

После того, как информация обо всех пользователях введена, на левой  панели инструментов выберите Пользователи - Все пользователи и перед вами откроется страница  с данными о пользователях, которые можно сортировать по фамилии, имени, расположению, телефону, кликнув по соответствующему заголовку.  

Создание нового проекта

После того, как созданы пользователи, можно формировать проект. Для этого нажмите кнопку Новый проект верхней панели инструментов (в развернутом виде) или кнопку Новый проект в правом верхнем углу страницы Просмотр проектов. Теперь нужно заполнить информацию о создаваемом проекте. В поля блока  Основная информация введите название проекта, выберите шаблон проекта (рис. 3).

Средство IBN позволяет использовать предварительно созданный шаблон проекта, в котором уже определены основные характеристики проекта (например, валюта, категории проекта, клиент и т.д.), а также расписаны цели, ожидаемые результаты, описание и масштаб. Это удобно, если нужно создать один типовых проектов, над которыми регулярно работает команда проекта.  

Если  у вас права доступа руководителя, вы можете назначить менеджера создаваемого проекта из числа проект-менеджеров и других руководителей и также можете назначить исполнительного менеджера из числа проект-менеджеров или руководителей. Исполнительный менеджер сможет просматривать и вносить изменения в финансовый раздел проекта.

Теперь выберите календарь рабочего времени, содержащий расписание рабочих и нерабочих дней вашего проекта. Список календарей формирует администратор. Настройки календаря могут влиять на даты начала и завершения объектов, создаваемых в рамках проекта. Например, если установить мероприятие во внерабочее время (после 18.00 или в выходной) оно будет перенесено на ближайшее рабочее (по выбранному календарю) время. Затем выберите валюту, тип проекта. Список типов, фаз проекта так же устанавливается администратором в зависимости от специфики деятельности организации

В блоке Информация состояния введите планируемые даты начала и завершения проекта (рис. 3). Установите начальный статус проекта, который можно изменять, учитывая текущее состояние (активен, на рассмотрении, приостановлен, завершен) и приоритет проекта в зависимости от его значимости (низкий, высокий, очень высокий и др.), а также начальную и текущую фазы, отражающие текущий этап работы над проектом.

В следующем блоке, Категории и информация для отчетов, можно выбрать, с которым связан проект, в данном случае проект не связан с клиентом, так как является внутренним. Отметьте общие категории и категории проекта - Проекты по автоматизации. Группировка проектов по категориям ускоряет поиск проекта по порталу. Руководитель может назначить группу проекта.

Рисунок 3- Создание проекта

В последнем блоке – Дополнительная информация заполните поля Цели (цели, на достижение которых направлен проект), Описание (что представляет собой проект), Результаты (ожидаемый исход проекта) и  Масштаб, то есть сферу проекта, область его применения (рис. 4). Теперь нажмите Сохранить. 

Рисунок 4 – Заполнение блока Дополнительная информация при создании проекта

Формирование команды проекта

После создания нового проекта необходимо определить тех пользователей, которые будут заниматься реализацией вашего проекта — команду  проекта. Чтобы добавить исполнителей в проект, выберите пункт меню Редактировать — Участники — Исполнители (Спонсоры, Заинтересованные лица) страницы просмотра проекта.

Найдите с помощью поиска ранее созданных пользователей (таблица 2),  выделите необходимых сотрудников и нажмите кнопку Добавить. В правой части окна будет отображаться список выбранных сотрудников. После того, как список будет полностью сформирован, нажмите кнопку Сохранить (рис.7). Теперь, открыв вкладку Исполнители, вы сможете увидеть состав команды проекта.

Рисунок 7 – Формирование команды проекта

Постановка задач

Задача - основной элемент IBN проекта. Именно задачи в первую очередь определяют структуру проекта. Задачи, в отличие от других IBN объектов, могут существовать только в рамках проектов. В рамках проекта задача можете быть создана только менеджером проекта либо руководителем[15].

Рисунок 8 – Выбор пункта Новая задача в меню Создать

Зайдите на страницу Просмотра проекта на верхней панели воспользуйтесь пунктом Новая задача меню Создать.  Далее на открывшейся странице необходимо заполнить поля: Название, описание, дата начала, окончания и т. д. Здесь можно загрузить  файл содержащий данные для выполнения задачи, выбрать приоритет: экстренный, высокий, очень высокий, нормальный и низкий. Можно загрузить несколько файлов, к ним  будет иметь доступ каждый, кто будет связан с выполнением данной задачи. При работе над документом его можно будет изменять.

Отметьте флажок «Должно быть подтверждено менеджером», если необходимо, чтобы завершение задачи требовало подтверждения менеджера. Установите  один  из трех типов активации:

«Вручную» - задача вручную активируется менеджером (после активации можно приступать к выполнению задачи);

«Проверять зависимости» - задача-последователь с таким типом завершения не будет активирована, пока не будет завершена задача-предшественник и не наступит запланированная дата начала задачи;

«Автоматически без проверок» - задача-последователь будет автоматически активирована, когда наступит запланированная дата ее начала.

Затем предлагается выбрать один из двух типов завершения. Тип  Каждый должен завершить предполагает, что задача  будет завершена только после того, как все исполнители выполнят свою работу (т.е. установят процент завершения 100). Тип завершения  Любой может завершить значит, что для завершения задачи достаточно, чтобы хотя бы  один из участников завершил работу над задачей.  В блоке Информация о категориях  установите общие категории задачи. Если в списке общих категорий нет нужной вам категории, воспользуйтесь кнопкой Редактировать справочник, чтобы внести нужную запись. Затем выберите исполнителей задачи из списка членов команды проекта. Отметьте флажок Должны подтвердить, чтобы дать пользователям право отказаться от работы над задачей. В этом случае пользователи получат запрос (отображается в закладке «Запросы» строки закладок) с предложением принять участие в работе над задачей. Если задача является  вехой, отметьте флажок Веха.

Создайте задачи для проекта «Внедрение бухгалтерской системы», представленные в таблице 3 и назначьте исполнителей в соответствии с данными таблицы 4. Отметьте, как  вехи задачи «Подготовка завершена», «Локальная сеть проведена» и «Внедрение завершено». Выберите из списка команды проекта фамилии исполнителей, если нужно выделить нескольких в списке удерживайте клавишу Ctrl. Нажмите Сохранить. Для назначения исполнителей задачи, не входящих в команду проекта  нажмите Сохранить и назначить. В открывшемся диалоговом окне введите в строке поиска имя и фамилию нужного пользователя.

После создания задач  определите для каждой из них  задачу-последователя (предшественника), выбрав на странице просмотра задачи в меню Действия пункт  Добавить последователя (Добавить предшественника) (рис. 9) .

Если необходимо, чтобы задача-последователь началась не сразу после завершения предшественника, а через некоторое время, то можно установить период задержки, по завершении которого начнется задача-последователь (например, 2часа 30 минут).

Активируйте задачу Выбор системы, нажав кнопку Активировать в разделе Главное страницы просмотра задачи (рис. 10).

Рисунок 9 -  Отображение предшественников и последователей на странице просмотра задачи

Рисунок 10 – Страница просмотра задачи

Таблица 3 – Задачи проекта «Внедрение бухгалтерской системы»

Название работы

Дата и время начала

Дата время окончания

Приоритет

Предшест-

венники

Длительность

  1.  

Подготовка к внедрению

01.04.10

25.04.10

  1.  

Планирование  работ

01.04.10 09:00

02.04.10 18:00

нормальный

1

  1.  

Выбор системы

02.04.10 12:00

17.04.10 12:00

высокий

2

15

  1.  

Приобретение программного обеспечения

18.04.10 11:00

25.04.10

12:00

высокий

3

7

  1.  

Подготовка завершена

26.04.10

26.04.10

  1.  

Создание локальной сети

18.04.10

09:00

21.05.10

15:00

  1.  

Составление проекта сети

18.04.10

09:00

26.04.10

12:00

высокий

3

7

  1.  

Приобретение компьютеров и сетевого оборудования

18.04.10

09:00

03.05.10

18:00

высокий

3

15

  1.  

Монтаж локальной сети

03.05.10

09:00

21.05.10

15:00

высокий

7; 8

20

  1.  

Обучение администратора и программиста

26.04.10

09:00

26.05.10

18:00

нормальный

7

30

  1.  

Локальная сеть проведена

26.05.10

26.05.10

  1.  

Развёртывание

03.05.10

09:00

27.07.10

18:00

  1.  

Установка ПО на компьютеры

03.05.10

09:00

08.05.10

18:00

высокий

4;8

5

  1.  

Установка сетевого ПО, настройка сети

27.05.10

09:00

20.06.10

18:00

высокий

9; 10;13

25

  1.  

Ввод начальных данных в информационную базу

21.06.10

09:00

21.07.10

18:00

нормальный

14

30

  1.  

Обучение персонала

21.06.10

09:00

21.07.10

18:00

нормальный

14

30

  1.  

Передача в эксплуатацию

22.07.10

09:00

27.07.10

18:00

нормальный

15; 16

5

  1.  

Внедрение завершено

27.07.10

27.07.10

Таблица 4 – Исполнители работ

Название работы

Исполнители

ФИО

  1.  

Планирование  

  1.  

Выбор системы

Главбух

Администратор

Петрова М., Иванов В.

  1.  

Приобретение программного обеспечения

Главбух

Программист

Петрова М.,

Орлов П.

  1.  

Составление проекта сети

Администратор

Техник

Иванов В.,  

Зайцев В.

  1.  

Приобретение компьютеров и сетевого оборудования

Программист

Техник

Орлов П.,

Зайцев В.

  1.  

Обучение администратора и программиста

Администратор

Программист

Иванов В.,

Орлов П.

  1.  

Монтаж локальной сети

Техник

Зайцев В.

  1.  

Установка ПО на компьютеры

Программист

Орлов П.

  1.  

Установка сетевого ПО, настройка сети

Администратор

Программист

Иванов В.,

Орлов П.

  1.  

Ввод начальных данных в информационную базу

Главбух

Бухгалтер

Программист

Петрова М.,

Кузьмина А.,

Орлов П.

  1.  

Обучение персонала

Главбух

Бухгалтер

Администратор

Программист

Петрова М

Кузьмина А.,

Иванов В.,

Орлов П.

  1.  

Передача в эксплуатацию

Главбух

Администратор

Программист

Техник

Петрова М.,

Иванов В.,

Орлов П.

Зайцев В.

После того введены все задачи они отобразятся на диаграмме Ганта.. Для просмотра структуры задач проекта и графика работ   на странице «Просмотр проекта» выберите вкладку «Управление» - «Диаграмма Ганта».

Фиолетовым цветом обозначены сроки выполнения задачи, черным – степени завершенности, серым - завершенные задачи. Черным ромбом обозначен вехи.

Рисунок 11- Обозначения на диаграмме Ганта степени завершённости задач

Кроме отношения  «предшественник- последователь» между задачами  можно так же задать связь «суммарные задача - подзадача». Сделайте задачу «Подготовка к внедрению»  суммарной задачей для подзадач «Выбор системы» и « Приобретение ПО». Для этого нажмите  кнопку Переместить вправо ()  рядом с соответствующими задачами (рис. 12). Чтобы убрать задачу из подзадач нажмите Переместить влево. Сделайте также суммарными  задачи «Создание локальной сети» и «Развёртывание».

В списке задач суммарная задача будет выделена жирным шрифтом, а на диаграмме Ганта будет изображена черным отрезком. Даты начала и завершения суммарной задачи будут автоматически изменены в соответствии с датами начала и завершения всех ее подзадач.

В случае если необходимо переместить  задачу в списке, поменять их местами  на диаграмме Гантта, например, чтобы установить  связь «суммарная задача - подзадача», нажмите соответствующую задаче кнопку Переместить (). Из предложенного списка выберите задачу, после которой вы хотите поставить текущую. И нажмите Сохранить.

Рисунок 12 – Установление связи  «суммарные задача - подзадача»

На рисунке 13 представлена диаграмма Гантта для проекта «Внедрение бухгалтерской системы».

Рисунок 13 – Диаграмма Ганта для проекта

Экспорт/импорт проектов из MS Project

Чтобы импортировать информацию о проекте из MS Project в IBN 4.5 создайте новый проект  или выберите существующий (в этом случае вся содержащаяся в проекте информация будет удалена) и щёлкните  пункт Обмен данными с MS Project меню Действия на странице просмотра того проекта, в который вы хотите импортировать данные. В процессе импорта и экспорта переносятся календарь, структура задач (названия задач, позиции, связи, типы, приоритеты, проценты завершения и сроки) и ресурсы (имя и код).

Откроется окно Мастера  обмена данными между порталом и MS Project. Выбираем Импорт данных. Далее в окне «Загрузка проекта из MS Project  в портал» найдите необходимый .xml файл, используя кнопку Обзор, и нажмите Далее. В следующем окне необходимо установить соответствие между ресурсами MS Project и пользователями IBN и нажать Завершить.

В результате все данные о задачах и участниках проекта в MS Project  оказываются перенесенными в проект  в системе IBN (рис. 5).

Рисунок 5 - Сопоставление пользователей при импорте проекта из MS Project

Рисунок 6 – Результат импорта проекта из MS Project

Чтобы экспортировать существующий IBN проект в MS Project, выберите пункт Обмен данными меню Действия и отметьте Экспорт проекта IBN - MS Project  в окне мастера обмена данными.

В открывшемся окне нажмите Сохранить,  чтобы сохранить будущий проект в вашем компьютере. Запустите MS Project и откройте сохраненный файл. Откроется мастер импорта файлов. Выберите способ импорта и нажмите Готово.

Выполнение задач и поручений

Поручение – это несколько более простой по сравнению с задачей объект. Поручение используется для структурно несложных одиночных заданий, не требующих установки каких-либо связей с другими заданиями

Пункт левого меню ГлавноеМоя работа позволяет просматривать информацию о ваших задачах, мероприятиях, деловых встречах, поручениях, совещаниях на день, неделю, месяц, год. А в разделе ГлавноеМоя работаСписок вы можете просматривать, используя фильтры по состоянию, клиенту, менеджеру и типу объекта, те задачи, поручения, мероприятия  в которых вы являетесь исполнителями или участником. Если щёлкнуть по задаче, откроется страница просмотра информации о ней.

Проследите процесс регистрации выполнения задачи для исполнителя Марины Петровой. Зайдите под логином Марины Петровой и на странице Моя работа в окне Активные задачи/поручения выберите задачу «Выбор системы» и попадёте на страницу просмотра задачи. Здесь внимательно просмотрите сроки выполнения, описание задачи, количество часов запланированных на выполнение. Во вкладке Библиотека можете  ознакомиться с файлами, связанными с задачей и поместить туда новые. Вопросы  к менеджеру и коллегам в виде комментариев содержит вкладка Обсуждение

Во вкладке   Финансы добавьте новую статью расходов – Административные расходы -1000.  По мере выполнения задачи нужно обновлять сведения о ней. На вкладке Главное задайте  процент выполнения - 5% и затраченное время -3 ч, затем нажмите Обновить (рис. 14) .Когда задача выполнена на 100 процентов, ей присваивается статус «Завершено».

Рисунок 14 – Внесение процента выполнения и затраченного времени на задачу

Заполнение и утверждение листов учёта времени

В системе IBN  учёт потраченного на  выполнение задач, поручений пользователями времени  осуществляется внесением данных в листы учёта времени. Лист учета времени — это одна запись, содержащая информацию о времени затраченном в течение одной конкретной недели на одну конкретную работу в рамках некоторого проекта или внепроектной активности. В рамках одной недели и одного проекта или одной активности листы объединяются в блок - информацию о рабочем времени некоторого пользователя, затраченного на работу над одним проектом в течение одной недели, автоматически рассчитывается общее затраченное время по всем работам за  неделю. Пользователи каждую неделю самостоятельно вносят информацию о затраченном времени  в листы учета времени и отправляют их блоками на утверждение менеджеру.

Создайте лист учёта времени для пользователя Иванов Василий, зайдя на портал под его логином. На левой панели инструментов откройте пункт Главное - Мои листы учёта времени и выберите неделю, за которую вы хотите внести информацию. На странице «Мои листы учета времени» выберите пункт «Быстрое добавление» меню  Добавить.  В открывшемся окне выберите проект «Внедрение бухгалтерской системы».  Введите название выполненной работы «Выбор системы» и затраченные часы (рис. 15). Нажмите Добавить, чтобы сохранить текущий лист и сразу перейти к заполнению нового. Чтобы вернуться к просмотру всех листов на текущую неделю, нажмите «Добавить и закрыть».  Если нужно  внести информацию о работе над какой-либо задачей, мероприятием, поручением или другим объектом в рамках проекта вместо пункта «Быстрое добавление» меню «Добавить» выберите «Использовать существующие задачи, поручения, инциденты…» В открывшемся окне отметьте все объекты, информацию о работе над которыми вы хотите внести, и нажмите Добавить.

Рисунок 15 – Добавление листа учёта времени

Отправьте созданный лист учёта рабочего времени на утверждение менеджеру, нажав соответствующую проекту  кнопку Отправить на утверждение на странице Мои листы учета времени. Менеджер получает сообщение о новом листе учета времени. Также, информация о новом требующем утверждения листе появляется в закладке Запросы. После отправки внести изменения в лист нельзя. Отправленный блок листов учета времени может быть принят или отклонен менеджером.

По умолчанию проектный блок листов должен быть утвержден сначала менеджером проекта, затем — менеджером по учету времени. В случае внепроектного блока — менеджером по учету времени.

Чтобы зарегистрировать блок листов в системе финансов проекта, зайдите на портал в качестве менеджера проекта  перейдите на страницу Центр управления — Листы учёта времени - Пользовательские листы учета времени и найдите нужный блок, используя фильтры по пользователям и состояниям, или же перейдите в раздел Центр управления — Проектные листы учета времени, и там найдите нужный блок.

Желтая иконка соответствует блокам, незарегистрированным  в системе финансов проекта. Нажмите кнопку Информация у блока Внедрения бухгалтерской системы с работой «Выбор системы» и в открывшемся окне откройте вкладку Счета.

Здесь вы можете зарегистрировать счёт, если блок находится в состоянии, допускающем регистрацию финансов, и в случае необходимости изменить утверждаемое время работы и ставку пользователя.  Если утверждаемое время будет отличаться от заявленного, оно будет подсвечено красным цветом. Также красным будет подсвечена ставка, отличающаяся от ставки пользователя в проекте.

В открывшемся окне выберите статью расходов «Административные расходы» и нажмите Утвердить (рис. 16). Информация будет отражена в фактических расходах проекта. Обратите внимание, что в списке представлены все доступные счета, в том числе и доходные.

Рисунок  16 – Регистрация расходов на оплату отработанного времени работником

Управление финансами проекта

Контролировать расходы на реализацию проекта позволяет система финансов проекта. Чтобы активировать систему финансов проекта, откройте вкладку Финансы на странице просмотра проекта и нажмите кнопку Активировать. Активировать систему финансов проекта может только соответствующий проект-менеджер или руководитель.

В открывшемся окне Финансовое планирование укажите   способ детализации - временные рамки проекта, шаблон (структура представления данных) - русский вариант отчета о прибылях и убытках в обычном виде. В результате вы получите форму отчёта о прибылях и убытках. Чтобы изменить масштаб детализации плана, нажмите одну из кнопок «Месяц», «Квартал», «Год», «Проект».

Вкладка Планирование страницы просмотра финансов отражает планируемые затраты проекта.  Заполните статьи расходов и доходов данными см рис.  После этого создайте  дополнительный подсчёт «Программное обеспечение» в счёте «Себестоимость реализованной продукции».  Для этого нажмите кнопку «Добавить элемент», соответствующую счету «Себестоимость реализованной продукции». Введите название подсчета и нажмите Сохранить (рис. 17). Созданный подсчет может быть удален в любое время.

Рисунок 17 – Создание подсчёта к счёту Себестоимость реализации  

Вкладка Доходы и расходы страницы просмотра финансов позволяет учитывать фактические расходы и доходы в рамках работы над проектом. Здесь отображаются утверждённые в качестве счетов расходы на  оплату отработанного сотрудниками времени.  Внесите новые данные о расходах, нажав Новая статья, в поле Счет открывшегося окна выберите счет Проценты к уплате,  сумма – 3000, в описание введите «Оплата процентов по кредиту» и нажмите Сохранить (рис. 18) Теперь данная статья будет учитываться в качестве фактических расходов.

Рисунок 18 – Внесение новых данных о расходах

В любой момент текущая (или запланированная) структура расходов может быть сохранена в виде базового финансового плана. В меню Действия нажмите Сохранить базовый план.

Перейдите на вкладку Планирование, выберите  в первом поле фильтра над таблицей «План», а во  втором поле «Факт», нажмите Применить и посмотрите, как теперь в таблице финансового плана  через черту отображаются плановые и фактические значения по каждой статье. Также указав значения для полей сравнения «Факт» и «Базовый план», можно сравнить  базовый финансовый план проекта с фактическими значениями финансов по проекту (рис. 19).Инструменты страницы Центр управления — Проектный анализ План/Факт — Финансы позволяют сравнить базовые планы сразу нескольких проектов.

Рисунок 19– Сравнение планов

Создание отчётов

Все отчеты IBN портала разделены на две группы: системные и пользовательские. Отдельно от этих двух групп существует «Общий отчет», доступный руководителям. Выберите пункт Центр управления — Общий отчет левого меню. На открывшейся странице выберите тип объектов Проекты  и увидите основные статистические сведения по проектам, созданным в системе (рис. 20)

Рисунок 20 – Пример общего отчёта

Пользователи портала могут создавать гибкие отчеты в соответствии со своими требованиями к информации, а также использовать отчеты, созданные ранее другими пользователями.

Откройте страницу Главное — Отчеты. На этой странице доступны две группы отчетов: личные (Мои отчеты) и общие (Общие отчеты). Каждая их этих групп в свою очередь подразделяется на системные и пользовательские отчеты. Личные системные отчеты позволяют просмотреть информацию, связанную только с вами и вашей работой. Общие системные отчеты предоставляют доступ к информации по все пользователям системы.

Системные отчеты предоставляются для создания и редактирования только администратором, другим пользователям разрешено только просматривать их. Чтобы создать новый пользовательский отчет, на странице Главное — Отчеты воспользуйтесь кнопкой Новый отчет в правом верхнем углу окна Общие отчеты. Запустится мастер создания нового отчета.

Используя мастер, вы сможете быстро сформировать структуру создаваемого шаблона, определить выводимые в отчете поля, поля группировки и сортировки данных. В первом окне  выберите элемент отчета Пользователи, далее выберите поля Имя, Фамилия, e-mail, Должность, Подразделение  для представления в создаваемом отчете. На третьем шаге выберите  из предложенного списка поле группировки - Активность. На четвертом — установить фильтр Роли, отметив его галочкой, а значение выберите Исполнительные менеджеры, администраторы, проект-менеджеры (рис.21). На пятом шаге в качестве поля сортировки укажите Пользователь (#)  задать направление сортировки - возрастание. На шестом шаге вы можете выбрать вид создаваемого отчета «каскад» и введите  название «Отчёт по пользователям». Отметьте флажок «Отображать пустые группы», чтобы отображать группы (согласно выбранному условию группировки объектов), не содержащие объектов.

Воспользуйтесь кнопкой «Просмотреть отчет», чтобы проверить вид отображаемых данных при выбранных вами настройках. На седьмом, последнем шаге, вы можете проверьте правильность созданной вами структуры. Оставьте флажок «Виден только мне», чтобы сделать отчет доступным всем пользователям системы (общий пользовательский отчет). В противном случае отчет будет доступен только вам (личный пользовательский отчет). Убедившись в правильности настроек, нажмите кнопку Сохранить. Созданный отчёт будет доступен в разделе Пользовательские отчёты страницы Отчёты (рис. 22).

Рисунок 21- Установка фильтров в Мастере создания отчётов

Рисунок 22- Пример пользовательского отчёта

Создайте отчёт по задачам, установив в качестве фильтра дату завершения и проект (рис.23).

Рисунок 23 - Пример отчёта по задачам

Обмен сообщениями с помощью IBN Client

Программа IBN Client доступна в составе «Мастера инструментов IBN» и Office Plug-In, которые можно найти на странице Главное — Загрузка левого меню вашего IBN портала. Эти инструменты позволят совместно использовать возможности и IBN, и приложений MS Office.

Установите IBN Client у себя на компьютере. После входа в приложение по пароля в окне IBN Client вам видны пользователи, имеющие в IBN учетную запись и доступные вашей контактной группе. Чтобы отправить новое сообщение, щелкните правой кнопкой по интересующему вас пользователю или выберите пункт Отправить сообщение контекстного меню. В появившемся окне введите текст сообщения и нажмите кнопку Отправить.

Кроме текстовых сообщений IBN Client позволяет передавать файлы. Чтобы отправить файл интересующему вас пользователю, воспользуйтесь пунктом Отправить файл контекстного меню. В появившемся окне выберите нужный вам документ и нажмите кнопку Открыть.    

Рисунок 24- Главное окно IBN Client

Мастер инструментов IBN входит в пакет клиентских приложений IBN, которые можно загрузить со страницы Загрузка дополнительных приложений.

Если вы  установите приложение, то после открытия, например, документа MS Word, в  левом верхнем углу окна наряду со стандартными панелями инструментов, появится  панель IBN (рис. 25).

Рисунок  25 - Вид панели инструментов IBN в MS Word 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

80144. Бюджетный процесс в РФ 289 KB
  В них регламентирован весь цикл формирования бюджета от момента его составления до момента утверждения отчета об его исполнении порядок и последовательность вступления в бюджетные правоотношения различных субъектов участников этих правоотношении на разных стадиях бюджетного процесса. Бюджетный процесс это регламентированная нормами процессуального бюджетного права деятельность государства и муниципальных образований по составлению рассмотрению и утверждению бюджета его исполнению и заключению а также составлению и утверждению отчета о...
80145. БЮДЖЕТНЫЙ ФЕДЕРАЛИЗМ 171 KB
  Как будет показано ниже в практике российского бюджетного федерализма трансферту придается более узкий смысл как денежному потоку из фондов финансовой помощи субъектам Российской Федерации. Структуры местного самоуправления города районы поселки муниципальные территории не вступают в отношения федерализма ни с федеральным центром ни с органами власти субъектов Российской Федерации. Поэтому по юридическому и политическому смыслу их бюджетные связи с органами государственной власти нельзя трактовать в аспектах отношений субъектов...
80146. ВАЛЮТНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ 192 KB
  Валюта Российской Федерации это: а находящиеся в обращении а также изъятые или изымаемые из обращения но подлежащие обмену рубли в виде банковских билетов банкнот Центрального банка РФ и монеты; б средства в рублях на счетах в банках и иных кредитных учреждениях в Российской Федерации; в средства в рублях на счетах в банках и иных кредитных учреждениях за пределами Российской Федерации на основании соглашения заключаемого Правительством РФ и Центральным банком РФ с соответствующими органами иностранного государства об использовании...
80147. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ФИНАНСОВО-ПРАВОВЫХ НОРМ 53.5 KB
  Как и любая другая норма права финансовоправовая норма представляет собой установленное и охраняемое государством правило поведения участников общественных отношений выраженное в их юридических правах и обязанностях. Особенности финансовоправовой нормы обусловлены тем что она в отличие от норм других отраслей права регулирует отношения возникающие в процессе планового образования распределения и использования государством и органами местного самоуправления финансовых ресурсов необходимых им для осуществления своих задач. Это...
80148. ВИДЫ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ 53.5 KB
  Одним из важнейших принципов контроля в государстве является финансовый контроль. Финансовый контроль в России особенно актуален в период перехода от командноадминистративных к рыночным формам управления экономикой. По мере развития рыночной экономики тем более с усилением ее социальной ориентации контрольнофинансовые функции государства все более усложняются все большее число функций по защите финансовых прав и интересов граждан ложится на плечи государства.
80149. ПРАВОВОЙ РЕЖИМ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ВНЕБЮДЖЕТНЫХ ФОНДОВ 99.5 KB
  Бюджеты государственных внебюджетных фондов Российской Федерации рассматриваются и утверждаются Федеральным Собранием в форме федеральных законов одновременно с принятием федерального закона о федеральном бюджете на очередной финансовый год. Проекты бюджетов территориальных государственных внебюджетных фондов представляются органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации одновременно с представлением проектов законов субъектов Российской Федерации о бюджете на очередной финансовый год и утверждаются одновременно с принятием...
80150. СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО КРЕДИТА 131 KB
  Функционирование системы государственного кредита ведет к образованию государственного долга. Под управлением государственным кредитом в узком смысле понимается совокупность действий связанных с подготовкой к выпуску и размещению долговых обязательств государства регулированию рынка государственных ценных бумаг обслуживанию и погашению государственного долга представлению кредитов и гарантий. Рефинансирование государственного долга погашение старой государственной задолженности путем выпуска новых займов; 3. Аннулирование...