15837

Семь принципов успешной автоматизации

Доклад

Информатика, кибернетика и программирование

Семь принципов успешной автоматизации Согласно мировой статистике только треть проектов разработки и внедрения информационных систем завершаются успехом. Об аналогичных исследованиях в России ничего не известно но представляется что у нас дела обстоят еще хуже. У...

Русский

2013-06-18

49.5 KB

0 чел.

Семь принципов успешной автоматизации

Согласно мировой статистике, только треть проектов разработки и внедрения информационных систем завершаются успехом. Об аналогичных исследованиях в России ничего не известно, но представляется, что у нас дела обстоят еще хуже.

Успешный проект завершается в намеченный срок, укладывается в запланированный бюджет, и при этом достигаются намеченные результаты. А что происходит с остальными проектами? Они либо тянутся намного дольше, чем ожидалось, требуя все нового и нового финансирования, либо создается автоматизированная система, которая никому не нужна, и никто не хочет или не может с ней работать.

Неудачные проекты очень похожи один на другой. Они, как будто копируют друг друга, проигрывая один и тот же сценарий. Многолетние наблюдения за порочной практикой побудили меня написать несколько правил для руководителей компаний, которые помогут им избежать наиболее типичных ошибок при осуществлении автоматизации управления предприятием. Они одинаково хорошо подходят для проектов автоматизации бюджетирования, управленческого учета, управления производством и других областей корпоративного управления.

Нужно подчеркнуть, что эти советы адресованы, прежде всего, высшему руководству организации, то есть, собственнику или генеральному директору компании, которые выступают «заказчиками» изменений в области корпоративного управления, и, в том числе, создания автоматизированных систем. Неправильное понимание лицами «высшего эшелона» своей роли в таких проектах является основной причиной неудач подобных начинаний.

Первое. Определите цель проекта

Согласно данным той же статистики, семьдесят процентов неудачных проектов стали таковыми вследствие неопределенности их целей. Другими словами, изначально не был четко определен конечный результат.

Пример из практики. Руководитель службы информационных технологий одного крупного холдинга получает от генерального директора задание внедрить автоматизированную систему для обеспечения верхнего уровня корпоративного управления оперативной и достоверной информацией. Руководитель ИТ-службы в поисках программного обеспечения, подходящего для решения поставленных задач, обращается к консультантам. На наш вопрос о том, какие проблемы побудили руководство компании к внедрению автоматизированной системы, дается следующий ответ:

  •  отсутствие единого формата представления данных управленческого учета;
    •  отсутствие регламентов формирования управленческих отчетов;
      •  отсутствие единой информационной среды.

Совершенно ясно, что первые две «проблемы» не имеют отношения к автоматизации, а последняя не является проблемой, поскольку наличие «единой информационной среды» само по себе никакой практической пользы не представляет.

Ознакомление с реальным положением дел в компании привело к пониманию, что существует проблема делегирования полномочий руководителя корпорации менеджерам бизнес-подразделений. Она должна решаться с помощью контроллинга, основанного на регулярном планировании и управленческом учете, а также правильной мотивации менеджеров. Другими словами, речь должна идти в первую очередь о постановке процессов управления на корпоративном уровне, и только после этого — об автоматизации этих процессов. Поняв это, руководители компании сэкономили немало денег, отказавшись от бессмысленной автоматизации.

Глубокое осмысление целей проекта может привести к отказу от его осуществления или перенесению его сроков в связи с пересмотром приоритетов.

Цели автоматизации необходимо формулировать не в терминах технических преимуществ, а с точки зрения интересов бизнеса. Они могут определяться, например, таким образом:

  •  сокращение запасов на складе за счет более точного планирования производства и закупок;
  •  сокращение дебиторской задолженности, за счет информационного обеспечения работы с дебиторами;
  •  выполнение большего числа инвестиционных проектов за счет исключения рутинных операций, выполняемых квалифицированными менеджерами.

Такое определение целей позволит вам понять, зачем вы этим занимаетесь, сколько вы готовы заплатить за решение этих проблем и, что очень важно, получить критерии успеха проекта, по которым можно оценивать конечные результаты.

Второе. Откройте проект

Внедрение автоматизированной системы — это стратегический проект компании. Он должен быть открыт приказом генерального директора. В приказе определяются цели и сроки проекта, назначается руководитель проекта.

Пример из практики. Руководитель одного крупного банка дает поручение менеджеру финансового управления заняться внедрением системы бюджетирования. Несмотря на то, что с момента «назначения» прошло уже больше года, назначенный менеджер не понимает какие у него полномочия в связи с этим поручением, каких результатов и в какие сроки от него ожидают. Проект вроде бы существует, но дело не движется.

Другими словами, нужно ясно понимать, что проект — это полноценная организационная структура, временно созданная внутри организации для достижения вполне определенных целей.

Назначенный генеральным директором руководитель формирует команду проекта. В нее должны войти руководители подразделений и специалисты, заинтересованные в конечном результате и компетентные в предметной области проекта. Так, если внедряется система бюджетирования, то команда проекта составляется из руководителей и специалистов финансовой и ИТ-служб, а также представителей производственных и сбытовых подразделений. Руководителем проекта должен быть менеджер, занимающий в организационной структуре предприятия положение более высокое, чем любой член команды проекта.

Третье. Обеспечьте проект ресурсами

Основные ресурсы — это деньги и люди. Поэтому необходимо утвердить бюджет проекта.

Оценка необходимых ресурсов — непростая задача, и все же на этапе обоснования проекта важно понять, какой бюджет считается приемлемым на развитие управленческих технологий и внедрение автоматизированной системы. Дело том, что решение любой задачи — это треугольник: деньги — время — результат. Если точно определен желаемый результат, то можно рассчитать время, необходимое для его достижения, и бюджет. Если же нет четкого представления, что является «хорошим результатом» (то есть, не определены точно цели проекта), то можно идти от бюджета, и решать задачу в таком виде: какого максимального управленческого эффекта можно достичь, если проинвестировать определенную сумму на постановку процессов управления и внедрение информационных технологий?

Кроме того, важно выделить часть рабочего времени людей, занятых в проекте, на выполнение ими работы, связанной с внедрением системы. Иначе «текучка» погубит дело. Широко распространенная практика такова, что сотрудникам поручают заниматься внедрением новой системы управления «факультативно». Поскольку основная их нагрузка при этом не снижается, то к дополнительной работе они относятся либо как к «хобби», либо как к досадной обузе, в зависимости от степени их заинтересованности. Такое отношение является вполне закономерным, ведь руководство компании, поручив им неоплачиваемую дополнительную работу, продемонстрировало собственное отношение к ней, как к чему-то второстепенному.

Управление человеческими ресурсами проекта предполагает бюджетирование времени исполнителей. Учет фактически потраченного времени нужен не только для адекватной оплаты труда исполнителей, но и для правильной оценки затрат на осуществление проекта.

Четвертое. Позаботьтесь о мотивации

Мотивация — ключевой элемент управления, поэтому следует тщательно продумать схему мотивации исполнителей проекта. Не обязательно это должны быть большие премии за успешное внедрение системы.

Чаще всего внедрение новой системы управления способствует повышению статуса участников этой работы, повышает их профессиональный уровень. Это весьма значимые стимулы. Дело в том, что люди творческого склада рассматривают работу как средство повышения своего интеллектуального капитала. Такие специалисты представляют наибольшую ценность для любого дела, связанного с инновациями.

Руководителю, формирующему «команду проекта» важно правильно понимать ожидания исполнителей, связанные с успехом этого дела. Это может быть карьерный рост, повышение зарплаты, получение новых знаний, достижение новой высоты в профессиональном росте.

Пятое. Поддержка руководства

Успех возможен только в случае решительной поддержки проекта высшим руководством компании. Если генеральный директор считает, что внедрение автоматизированной системы — это дело только ИТ-службы, то ничего хорошего из этого не выйдет.

Внедрить информационные технологии — значит не просто установить программы на рабочие места. Такие проекты связаны с изменением рабочих и управленческих процессов, перераспределением ответственности и полномочий. Эти изменения часто вступают в конфликт с интересами тех или иных руководителей подразделений и сотрудников. В результате начинается саботаж или открытое противодействие изменениям. Поэтому руководитель организации должен ясно показать «на чьей он стороне» и, в случае необходимости твердой рукой подавить сопротивление, оказывая поддержку «команде проекта».

Шестое. Разбейте проект на этапы

Длительный проект лучше всего «разрезать на куски», и не приступать к очередному этапу, не убедившись, что задачи предыдущего этапа полностью выполнены. Очень важно определить, что должно стать результатом каждого этапа проекта.

Так, например, если речь идет о создании автоматизированной системы бюджетного управления, рекомендуется последовательность этапов, представленная на рисунке.

Переходить к очередному этапу можно только после выполнения трех условий:

  •  команда проекта выработала единое понимание результатов этапа;
  •  это понимание оформлено в виде документа;
  •  результаты этапа приняты заказчиком, то есть руководителем предприятия.

Такой подход позволяет контролировать риски проекта, двигаясь поступательно к намеченной цели.

Седьмое. Управляйте целями и ожиданиями

Цели проекта могут корректироваться или даже существенно меняться в ходе работы. Это обычная практика. Меняется обстановка, меняется наше понимание ситуации, и мы приходим к выводу, что прежние наши взгляды устарели, или были ошибочными. Поэтому нужно регулярно (на каждом этапе проекта) возвращаться «к истокам» и критически рассматривать все исходные предпосылки.

И последнее. Нужно иметь мужество закрыть проект, если становится ясно, что он зашел в тупик. Руководитель проекта, выступивший с инициативой о прекращении безнадежного проекта заслуживает поощрения, как ответственный менеджер, предотвративший бесцельное расходование средств предприятия.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

54828. Педагогіка орієнтована на дитину 89.5 KB
  Що мається на увазі під поняттям діти с особливими потребами Це діти які в силу різних причин потребують посиленої уваги педагогів що здійснюють навчання виховання соціальну підтримку цих дітей тобто діти яких природа позбавила можливості на достатньому рівні сприймати світ й відчувати свою належність до нього через хвороби вади чи патологічний стан. Сьогодні ми поділимося досвідом як проходить процес навчання та виховання таких дітей у нашому закладі: якою повинна бути звичайна освіта для особливих дітей. Тому сьогодні на...
54829. Методика преподавания режиссуры театрализованных представлений и праздников на примере темы: «Приемы активизации аудитории» 36 KB
  Учебнохудожественные задачи: познакомить с методами активизации испробовать методы на аудитории и проверить их эффективность.Основная часть: Назначение методов активизации аудитории привлечение внимания формирование интереса создание доверия возбуждение желания призыв к действию. Методы активизации аудитории подсадка.
54830. Эластичность спроса на ресурсы. Факторы эластичности спроса на ресурсы 32.04 KB
  Если у ресурса много хороших заменителей, то эластичность спроса на него будет высокая, поскольку повышение цены заставит производителя резко сократить спрос и использовать альтернативные факторы производства. И наоборот, если у ресурса нет серьезных заменителей...
54831. Видатні педагоги про збереження здоров’я дитини 269.5 KB
  Але для того щоби насолоджуватися скарбами природи людина має бути здоровою сильною та розумною. Павлов Зміцнити здоровя людини в дитинстві не допустити щоб дитина вступила в юність кволою і млявою це означало дати їй усю повноту життєвих радощів В. Особливого значення набуває формування гармонійно розвиненої суспільно активної фізично досконалої здорової особистості.
54832. Современные педагогические инновации и их реализация 117 KB
  Философское понимание содержания инноваций лежит в создании нового продукта деятельности человека которая имеет общественную значимость и характеризуется двумя признаками: преобразованием явлений вещей процессов и др. обучение не только способствует образования но и формирует личность человека. Как важно в наше нелегкое время время разрушения всех идеалов и принципов сотворить из наших воспитанников человека. Рефреном звучат слова великого украинского педагога: В воспитании самого себя главное это воля самого человека...
54833. Психологічний супровід учня при переході до школи ІІ ступеня 71.5 KB
  Мета: визначення ознак дезадаптації дітей у перехідний період; взаємодія та взаємне прийняття індивідуальних станів учителів початкової та середньої ланки; вміння формування здорового психологічного клімату у дитячому колективі; навчатися організаційних прийомів навчальних стратегій щоб допомогти учням які відчувають труднощі; формувати вміння вчителів злагоджено й ефективно працювати над виконанням творчого завдання. Завдання: визначити особисте бачення педагога відповідальності; визначити...
54834. Апаратне та програмне забезпечення ПЕОМ 1.33 MB
  Розроблена методика проведення сучасного проблемного лекційного заняття з елементами метода проектів ділової гри з використанням компютерних презентацій створених студентами методів: мозкового штурму груповий метод генерації якомога більшої кількості можливих способів розвязань особистої аналогії стратегія вирішення проблеми запропонована Гордоном де студент уявляє себе безпосереднім учасником проблеми що досліджується.Левченко ПЛАН ЗАНЯТТЯ Тема заняття: Апаратне та програмне забезпечення ПЕОМ Мета заняття: Дидактична: освоїти...
54835. WHAT SORT OF PEOPLE ARE WE? 66 KB
  We live on the planet called the Earth. Does our planet differ from other planets of our Solar system? It certainly does. There is life on it and it is inhabited by human beings called people. Can we say that all people are alike? Of course, no. We are all so different. And it is quite impossible to find two similar persons.
54836. Life of a Society. People Make History 52.5 KB
  Specific: to teach students to take responsibility for their own learning to summarize the topical material to practise filling in questionnaire to teach students to think in detail about what they have learnt Materials: questionnaires, list of prominent people