16414

Планирование, как функция управления

Реферат

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Планирование как функция управления Понятие функции управления. Функция планирование. Процесс стратегического планирования. I. Суть любого управления – это достижение организацией целей при наиболее оптимальном использовании ресурсов. ...

Русский

2013-06-22

113.5 KB

239 чел.

Планирование, как функция управления

  1.  Понятие функции управления.
  2.  Функция планирование.
  3.  Процесс   стратегического планирования.

I.     Суть любого управления – это достижение организацией целей при наиболее оптимальном использовании ресурсов.

      Достижение данных целей возможно в результате выполнения определенных действий, т.е. функций.

     Функция в переводе с латинского языка означает «совершение», «исполнение»  действий.

      Деятельность менеджеров можно представить как непрерывный процесс выполнения управленческих функций.  

      Под функцией управления понимают:

специализированные виды управленческой деятельности;

обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управляющее воздействие.

      Функции управления – это направление или виды управленческой деятельности, основанные на разделении и кооперации в управлении, и характеризующиеся обособленным комплексом задач и выполняемый специальными приемами и способами.

       Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование, выработку решений, придание формы и доведения до исполнителей.

       По виду и направлению деятельности функции различают общие, конкретные и специальные (см. рис.3.1). 

       Общие (основные) функции управления:

осуществляются в каждой организации и на каждом уровне управления;

присущи управлению любой организации;

разделяют содержание управленческой деятельности на виды работ по признаку последовательности их выполнения во времени;

относительно самостоятельны и в тоже время тесно взаимодействуют.

      К таким функциям, в частности, в менеджменте относят: планирование, организацию, мотивацию и контроль.

      Конкретные (специфические) функции управления – представляют собой результат разделения управленческого труда. Такие функции включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации. Конкретные функции воздействуют не на всю организацию, а на ее определенные стороны или части.

  

                               Рис. 3.1. Виды функций управления

        Каждая конкретная функция управления в организации является комплексной по содержанию и включает в себя общие функции: планирование, организацию, мотивацию и контроль.   Общие и конкретные функции управления тесно связаны и представляют собой разные срезы поля управления (см. рис. 3.2.).

                                                                                    

                                                                                       Общие функции

                                                                               1                2                3              4

      1

      2                

      .

      

      .

      n 

                                                     

                                                         Рис. 3.2.     Поле управления

 

       Специальные функции являются подфункциями конкретной функции (например, специальной функцией управление основным производством является оперативно-календарное планирование основного производства).  

      Функции управления, отражающие управленческую деятельность в хозяйственных организациях в условиях рыночной экономики, называются функциями менеджмента.  

II.     Функция планирование – это процесс определения действий, необходимых для достижения цели или целей организации. Это действия, с помощью которых руководство придает единое направление усилиям всех членов организации.

              Планирование – это инструмент управления, направленный на оценку имеющихся ресурсов, определение перспективы  развития, а также на выбор путей достижения целей.

              Планирование – вид управленческой деятельности по определению перспектив развития управляемой системы: разработки на этой основе заданий на определенный период времени и организационному их оформлению в качестве показателей деятельности, по которым осуществляется контроль и оценка.

        Планирование как вид управленческой деятельности пронизывает всю систему управления сверху донизу  и осуществляется на уровне управления национальной экономики в целом, на уровне отрасли и отдельной хозяйственной организации. Оно отражает не только экономические показатели, но и показатели в сфере социального развития, научно-технического прогресса, организационного процесса, организационного развития и т.д.

       Процесс управления любой системой начинается с постановки целей. Поэтому функция планирования является исходной в управлении и играет ведущую роль. Все остальные функции подчинены задачам развития системы, определенным планом. Функция планирования заключается в научно обоснованном предвидении и проектировании процессов производства; с ее помощью посредством использования различных методов, форм, режимов и условий добиваются равномерности производства, эффективности и ритмичности, координируют внешние и внутренние технические, технологические, организационные и экономические связи.  Планирование осуществляется на основе уже принятого решения или альтернатив решения.

       Целью деятельности по планированию является разработка плана директивного документа, обязательного для исполнения всеми исполнителями.

       Планом называется официальный документ, в котором отражаются: прогнозы развития организации в будущем; промежуточные, конечные цели и задачи, стоящие перед ней и ее подразделениями, механизмы координации текущей деятельности и распределения ресурсов, стратегия на случай возникновения непредвиденных ситуаций.

        Сущность планирования совпадает с определением цели, что вполне естественно, так как достижение цели является определяющим в любой деятельности (см. рис. 3.3).

                                                                                                                      

                                                                                                                          

 

                                                                                                                                   

                         Этапы:                                                                                       

Уяснение цели и задачи планирования, а также выработки предварительного решения на осуществление планирования.

Определение системы задач планирования, подсистем мероприятий и факторов, влияющих на качество планирования.

Разработка плана деятельности по планированию и определение состава организации – группы планирования, организации контроля за ходом и результатами планирования.

Уточнение системы задач и подсистем мероприятий, которые необходимо выполнить для достижения цели планируемой

деятельности.

Уточнение набора факторов внешней и внутренней среды, влияющих на качество

планируемой деятельности по достижению цели.

                                                                         

                                                                         Прогнозирование характера изменения этих факторов в течение планируемого

                                                                         периода.

Разработка детальной модели деятельности по достижению цели.         

Оптимизация этой модели.          

Оформление модели в виде плана той или иной формы.             

Утверждение плана.     

Подготовка задач для исполнителей.

       

                        Рис. 3.3.  Содержание и сущность планирования

        Сущность планирования заключается в разработке оптимального плана деятельности по достижению цели.  

        Входными данными при планировании являются информация о прошлом (ретроспективная информация) и информация о настоящем, которая по отношению к плановому периоду является также информацией о прошлом. Поэтому ее относят условно к ретроспективной информации (условно-ретроспективная информация).

        Выходными данными планирования является информация о будущем (перспективная информация) – план (результат планирования).

        Важным понятием содержания планирования является глубина планирования.

        Глубина планирования (время упреждения) называется промежуток в будущем, на который разрабатывается план. Глубина ретроспекции – промежуток времени в прошлом, который необходимо взять для получения прогноза с достаточной вероятностью или по которому имеется достоверная ретроспективная информация. Сумма глубин ретроспекции и планирования дает величину временного сдвига информации входа и выхода (см. рис. 3.4).

     Глубина ретроспекции                                                                    Горизонт планирования      

                                                                                                                                                                                                                                     

                                 Глубина                                         Глубина  

                                    ретроспекции                                планирования  

                                        (ГР)                                                 (ГП)

                     Рис.  3.4.  Временной сдвиг информации входа – выхода

                                                       при планировании

       В хозяйственной деятельности в зависимости от времени упреждения (глубины планирования) различают следующие виды планирования:

оперативное планирование (до 1 месяца);

текущее (краткосрочное) планирование (до 1 года);

перспективное, долгосрочное планирование (до 15 лет).

Оптимальный план не может быть разработан без выработки оптимального решения и разработки оптимального плана деятельности по планированию, без создания организации и определения ее целей, которая смогла бы обеспечить разработку оптимального плана, без контроля или оперативного управления деятельностью по планированию.

  Такова группа задач, которая должна входить в общую систему задач, определяющих содержание планирования.

  Содержание планирования включает выработку решения и оптимального плана деятельности по планированию, создание целевой группы организации, которая смогла бы обеспечить разработку оптимального плана  и  создания системы оперативного управления (контроля) за деятельностью по планированию (см. рис. 3.3).

      В зависимости от целей различают стратегическое и тактическое планирование.

      Стратегическое планирование предполагает определение миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формирование системы целей деятельности и стратегий поведения. Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на период пять и более лет. (более детально стратегическое планирование будет рассмотрено ниже).

      Тактическое планирование представляет собой поиск и согласование наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации. В процессе тактического планирования разрабатываются процедуры – конкретные меры, шаги, действия по реализации стратегии в конкретной ситуации.

      Процесс планирования в широком смысле реализуется  в несколько этапов.

 Разработка общих целей. Цели организации определяют стратегию, т.е. разработку основных мер и планов достижения намеченных целей. Например, такие цели, как увеличение объема продаж, доли рынка, прибыли, и т.д., могут быть достигнуты различными видами стратегий:

  •  развития, т.е. устойчивости темпов развития:
    •  инноваций, т.е. внедрения новых технологий, новых продуктов;
    •  инвестиций, т.е. увеличение объема выпуска;
    •  маркетинга, т.е. приспособление организации к условиям рынка.

 Разработка и выбор стратегии из многочисленных альтернатив составляет основу стратегического управления, представляющего общий высший уровень всего процесса планирования. Инструментом стратегического управления является стратегическое планирование. В формировании стратегии долгосрочного развития главную роль играет высшее руководство организации (топ-менеджмент), которое формирует общую стратегию, распределяет ответственность между исполнителями, координирует проведение мероприятий по реализации стратегических задач.

Наибольшую проблему в выборе стратегии представляет недостаточность информации, тем более, стратегическое планирование основано не на нынешней, а на будущей структуре хозяйственной деятельности, которая зависит от таких переменных, как анализ рынка, конкурентов, уровня технологии, персонала, ресурсов будущих периодов.

В этих условиях большое значение приобретает прогнозирование, главной задачей которого является предвидение (вероятностная оценка) возможного будущего развития событий и их влияние на деятельность организации в той или иной прогнозируемой (вероятностной) ситуации.

Несмотря на общность задач планирования и прогнозирования их постановка различна. При планировании действует следующая схема: «цель – директива, пути и средства достижения – детерминированные, ресурсы – ограничения». При прогнозировании схема иная: «цели – теоретические достижения пути и средства их достижения – возможные, ресурсы – вероятные».

Исходя из характера планирования, место и роль прогнозирования изменяется. При исследовательском (научном) характере планирования прогнозирование представляет собой предшествующую ее стадию, поскольку на этой этапе на основе прогнозов формируются цели. При нормативном (директивном) подходе к планированию прогнозирование выступает составной ее частью. В той или иной мере значение и роль прогнозирования, как метода объективного научного познания в процессе планирования, является значительным.

Определение путей и средств достижения целей.  Базовые цели дробятся и конкретизируются для подразделений, служб, участков. На этом этапе разрабатываются политика, тактика, методика поведения предприятия на рынке.

Определение конкретных детализированных целей на заданный период времени (2,5 лет). Такие планы являются тактическими, на основе которых разрабатываются текущие планы.

     Текущее планирование включает в себя краткосрочные и оперативные планы, с помощью  которых увязываются все направления деятельности организации и функциональных ее подразделений на предстоящий период.

         Краткосрочные планы (до 1 года) разрабатываются организацией на основе прогноза сбыта, исходящего из поступивших заказов, сведений о величине продаж за истекший период, результатов маркетинговых исследований о конъюнктуре рынка, характере конкуренции и т.п. Прогноз сбыта определяет объем производства в плановом периоде, потребности в оборудовании, производственных мощностях, рабочей силе.

        На основе данного прогноза создаются производственные программы на срок от нескольких недель до одного года, конкретизируемые для отдельных подразделений. Они могут корректироваться при отклонении спроса или объема производства от запланированного уровня (например, в результате поломок оборудования, сбоев а поставках и т.д.). В разрезе производственных программ формируются текущие сметы расхода ресурсов с учетом их резервов, ожидаемых поставок, запасов готовой продукции, возможности маневра персоналом.

        Подразделения на основе касающихся их части производственной программы хозяйственной организации осуществляют процесс оперативного планирования, формируя собственные производственные программы и задания участкам и бригадам с учетом их выполнения на каждом рабочем месте. В них входят оперативно-календарные планы и сменно-суточные задания, имеющие узкую направленность, высокую степень конкретности и детализации.

        Оперативно - календарный план в зависимости от характера производимой продукции определяет последовательность и сроки запуска, обработки и выпуска изделий, а также их партий, по дням недели – маршрутизацию, находящую воплощение в маршрутной технологической карте. Степень детализации оперативно-календарного плана зависит от типа производства.

       Оперативно-календарный план используется часто как основной документ для разработки сменно-суточных заданий. В них перечисляются конкретная номенклатура и количество изделий, необходимых для нормального осуществления производственного процесса в данном цехе и смежных с ним или на конкретном рабочем месте.

     Специфической формой планов организации в современных условиях является бизнес-план, обычно составляемый или при создании, или в переломные моменты существования (например, при расширении масштабов производства, привлечении инвесторов и т.д.). Часто эти мероприятия осуществляются накануне серьезных изменений во внешней среде и имеют цель предотвратить складывающиеся ситуации.

     Целью бизнес-плана является оценка бизнеса и стремление привлечь инвесторов для реализации программ развития.

Контроль за достижением поставленных целей путем сопоставления плановых показателей с фактическими на всех уровнях.

     Процесс планирования охватывает все уровни управления (от высшего до низшего) хозяйственной организации в чем и проявляется «сквозной» характер реализации функции планирования.

                           Рис. 3.5.  Общая схема планирования.

     Развитие планирования, как функции управления, в современном менеджменте направлено от будущего к настоящему, а не от прошлого к будущему (см. рис. 3.5).

                              

III.  Стратегическое планирование – это особый вид практической деятельности, которая состоит в разработке стратегических решений (в форме прогнозов, проектов программ и планов), предусматривающих выдвижение таких целей и стратегий поведения соответствующих объектов управления, реализация которых обеспечивает их эффективное функционирование в долгосрочной перспективе.

 Процесс стратегического планирования представляет собой последовательную реализацию следующих этапов (см. рис. 3.6.):

определение миссии организации;

формирование целей организации;

оценки и анализа внешней среды;

управленческое обследование сильных и слабых сторон организации;

анализ стратегических альтернатив;

выбор стратегии;

реализация стратегии;

оценка стратегии.

 

                           Рис. 3.6. Процесс   стратегического планирования

      Содержание стратегического планирования раскрывают такие основные процедуры: стратегическое прогнозирование (стратегические прогнозы); программирование (проекты стратегических программ); проектирование (проекты стратегических планов разных уровней).

      Миссия организации – основная общая цель организации, выражающая причины ее существования.

     Цель – желаемое состояние в развитии организации. Общеорганизационные цели формируются на основе миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые ориентируются высшее руководство.

   Оценка и анализ внешней среды представляет собой процесс, посредством которого разработчики стратегического плана контролируют внешние по отношению к организации факторы, чтобы определить возможности и угрозы для организации.

   Управленческое обследование представляет собой методическую оценку функциональных зон организации, предназначенную для выявления ее стратегических  слабых и сильных сторон.

   Управленческое обследованием целесообразно охватывать следующее:

Состояние организации как объекта управления и возможности повышения ее организационного потенциала:

  •  Структура и организационный потенциал  организации, ее связи и участие в других организациях;
    •  Состояние и динамика факторов производства (основных производственных фондов, трудовых и информационных ресурсов);
    •  Использование имеющегося производственного потенциала;
    •  Состояние внутренней среды системы развития организации и ее связи с внешними организациями, оказывающие воздействие на развития;

Деятельность организации по стадии жизненного цикла продукции / технологии и   возможности совершенствования, в том числе:

Структура деятельности;

Исследование общественных потребностей и способ их удовлетворения и использования;

Эксплуатация технологического оборудования;

Изготовление продукции;

Обращение продукции (маркетинг);

Обслуживание продукции у потребителя;

Утилизация продукции (или участие в этом процессе).

Механизм  и организация управления, в том числе:

Состояние и возможности повышения эффективности экономического, мотивационного, организационного и правового механизма;

Состояние и возможности совершенствования системы управления;

Качество руководящих работников, главных и функциональных менеджеров и их способность справляться с решением новых проблем.

      С целью упрощения управленческого обследования выделяют пять функций: маркетинг, финансы (бухгалтерский учет), операции (производство), человеческие ресурсы, культура и образ организации.

      Маркетинг. При обследовании функции маркетинг первенство отдается семи общим областям для анализа и исследования.

  1.  Доля рынка.. Желаемая доля рынка в процентах к общей емкости является существенной целью, которая устанавливается и контролируется высшим руководством. Вопреки общераспространенному мнению, нет необходимости контролировать рынок или даже занимать там преобладающее положение.
    1.  Разнообразие и  качество ассортимента..
      1.  Рыночная демографическая статистика. .  В связи со старением населения могут изменяться потребности.
      2.  Рыночные исследования и разработки.  Исследования и разработка новых товаров и рынков.
      3.  Предпродажная и послепродажное обслуживание.  
      4.  Эффективный сбыт, реклама и продвижение.
      5.  Прибыль.  Лучшие товары или стимулирующие усилия окажутся ничего нестоящими, если нет прибыли.

   Финансы / бухгалтерский учет.  Анализ финансового состояния может выявить уже имеющиеся и потенциальные внутренние слабости организации, а также относительное положение по сравнению с конкурентами. На основании анализа и финансовой оценки руководство может принять решения по перераспределению фондов для направления их в то или иное подразделение с целью улучшения его финансовой деятельности.

  Операции (производство).  Очень важным для длительного выживания организации является непрерывный анализ операциями (производством). Анализ операций ориентируется на определение резервов  повышения  эффективности  производственного  процесса  изготовления продукта.

   Анализ стратегических альтернатив.   На этом этапе руководство решает следующие вопросы «Куда мы направляемся?» и «Как мы попадем  из состояния, в котором мы находимся, в то состояние, где мы хотим?». Перед организацией стоят четыре основных стратегических альтернативы. Хотя имеется множество вариантов каждой из альтернативы. К данным четырем альтернативам относятся ограниченный рост, рост, сокращение и комбинация этих трех стратегий.

 Выбор стратегий. Целью этого этапа является выбор стратегических  альтернатив, которая максимально повысит долгосрочную эффективность организации. Выбор общей стратегии представляет собой,  как правило, так и обязанность высшего руководства, окончательный выбор оказывает глубокое влияние на всю организацию. Стратегический выбор должен быть определенным и однозначным. На стратегический выбор, осуществляемый руководителями, влияют разнообразные факторы. К наиболее значимым факторам относят риски, реакция владельца, знание прошлых стратегий и фактор времени.

  Реализация стратегии. Управление реализацией стратегического плана и контроль  за его выполнением  посредством разнообразных методов согласования и процесса контроля. К наиболее широко применяемым управленческим инструментам, которые обеспечивают высокую степень согласованности, являются бюджеты и управление по целям.

       Бюджет представляет собой метод распределения ресурсов, охарактеризованных в количественной форме, для достижения целей, также представляемых количественно.

      Управление по целям.  Данный метод является наиболее популярным методом управления, обладающим  потенциальными возможностями объединить планирование и контроль в сложной области человеческих ресурсов (МВО – management of objectives). Процесс управления по целям включает реализацию четырех основных этапов – выработка целей, планирование действий, проверка и оценка работы и корректирующие меры.  

      Оценка стратегий. Оценка стратегий производится путем сравнения результатов работы с целями. Процесс оценки используются в качестве механизма обратной связи для корректировки стратегии. Чтобы быть эффективной, оценка должна проводиться системно и непрерывно.  

      Результатом процесса стратегического планирования является система планов, которая включает в себя стратегический план и составляющиеся с целью его развития общеорганизационные планы и стратегические планы отдельных бизнес - единиц, входящих в состав организации.

     Стратегический план  включает в себя миссию, общие цели, которые определяют место организации в будущем, избранные стратегии действий. Его составной часть является политика организации. В стратегический план входят глобальные программы организации.  

     Стратегический план - это ориентир для принятия решений на всех уровнях управления. Стратегический план ограничивает планы более низких уровней, поскольку определяет объемы ресурсов, необходимых для решения задач оперативного планирования.

Вопросы для самоконтроля:

 Раскройте понятие «функция управления».

Классифицируйте функции управления.

В чем сущность функции планирования?

Охарактеризуйте  содержание процесса планирования.

Какие Вы знаете виды планирования?

  1.   В чем проявляется «сквозной» характер планирования?

7.     Что собой представляет стратегическое планирование?

8.    Из каких этапов состоит стратегическое планирование?


   Функции управления

                   Общие

                 Конкретные

       - планирование;

       - организация;

       - мотивация;

       - контроль.

- управление основным  

  производством;

- управление трудом и

 заработной платы;

- управление персоналом;

- управление финансами;

- управление качеством

 продукции;

- управление маркетингом;

- и другие.

                Специальные

Конкретные функции

Сущность и содержание планирования

ель деятельности по планированию

Разработка плана – директивного документа, обязательного для исполнения всеми исполнителями

Сущность планирования

Разработка оптимального плана деятельности по достижению цели

Содержание планирования

Ретроспекция

  (прошлое)

 Настоящее

   Перспектива

     (будущее)

 

    Высшее руководство

          Стратегические

                       и

                текущие

                   цели

                      Руководители подразделений

         Руководящие

  указания, прогнозы

           Планы     

    подразделений

            Служба (группа)

            по планированию

Миссия

организации

Цели

организации

Управленческое обследование сильных и

и слабых сторон

Изучение

стратегических

альтернатив

Анализ внешней

среды

Выбор

стратегии

Реализация

стратегии

Тактика

Политика

Процедуры

Правила

Управление и

планирование,

реализация и

контроль реализации

стратегического

плана

Бюджет

Управление

по целям

Оценка

стратегии

Оценка

структуры

управления


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

68724. Инновационный рынок 20.58 KB
  Классификация научных организаций по секторам науки Сектор Содержание Государственный Организации министерств и ведомств которые осуществляют управление государством и удовлетворение потребностей общества в целом: государственная оборона общественный порядок здравоохранение культура социального обеспечения и пр.
68725. Закономерности глобализации мировой экономики и ее воздействие на функционирование национально-государственных систем. Теоретическая проблема экономической безопасности 48 KB
  Одним из ключевых процессов развития мировой экономики на грани ХХ ХХI веков является прогрессирующая глобализация т. Интернационализация хозяйственной деятельности это усиление взаимосвязи и взаимозависимости экономик отдельных стран влияние международных экономических отношений...
68727. Эпоха Возрождения как канун становления классической науки 40 KB
  В городах стали возникать светские центры науки и искусства деятельность которых находилась вне контроля церкви. В формировании мышления этой эпохи огромное влияние сыграло наследие античной науки. Особенности науки эпохи Возрождения: 1 антисхоластическая направленность взглядов и сочинений...
68729. Ведущие теоретические ориентации зарубежной социальной психологии: психоанализ, бихевиоризм, интеракционизм, когнитивная ориентация, гуманистическая ориентация 30.5 KB
  Функционализм (или функциональная психоло гия) возник под влиянием эволюционной теории в биологии Ч. Дарвина и эволюционной теории социального дарвинизма Г. Спенсера. Г. Спенсер полагал, что основным законом социального развития является закон выживания наиболее приспособленных обществ и социальных групп.
68730. Средневековая философия Запада и Востока – это прежде всего философия общества, для которого характерно господство теологии и религии 41.5 KB
  Характерной чертой средневековой философии является meoцентризм обращение к Богу его сущности как первопричины и первоосновы мира. Бог создал мир из ничего. государственность которая основана на любви к себе доведенной до абсолюта презрения к Богу и град божий – духовную общность которая основана...
68731. Хронические расстройства питания у детей раннего возраста 110.5 KB
  Известно что хронические расстройства питания у детей могут проявляться в виде в различных формах в зависимости от характера нарушений трофики и возраста: Группировка гипотрофий: Дети первых двух лет жизни:I. Гипотрофия хроническое расстройство питания с дефицитом массы тела относительно роста.
68732. Античная Греция: институт проксении 34 KB
  В отношениях между полисами и их гражданами особую роль выполнял такой институт как проксении своеобразный вид гостеприимства. Проксения существовала между отдельными лицами родами племенами и целыми государствами. Проксеном являлся гражданин одного полиса оказывавший услуги гражданам или официальным лицам...