16560

Подведение итогов и отчетов по данным в ЭТ MS Excel

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Лабораторная работа № 14 Тема: Подведение итогов и отчетов по данным в ЭТ MS Excel. Цели работы: Освоить применение основных команд по подведению итогов и составлению отчетов при работе со списком в MS Excel’2000/2003. Содержание работы: Подведения итогов в списке используя н

Русский

2013-06-22

130.5 KB

9 чел.

Лабораторная работа №  14

Тема: Подведение итогов и отчетов по данным в ЭТ MS Excel.

Цели работы: Освоить применение основных команд по подведению итогов и составлению отчетов при работе со списком в MS Excel’2000/2003.

Содержание работы:

Подведения итогов в списке, используя несколько способов MS Excel’2000/2003.

Группировка и структура данных в списке.

Осуществить группировку, фильтрацию, анализ и подготовить отчеты, используя сводные таблицы.

Технология выполнение работы:

Задание 1. Автоматическое подведение итогов.

Пусть нам нужно подвести итоги о продаже товаров каждой организации, затем еще итоги в каждой организации по датам.

  1.  Откройте новую книгу и скопируйте таблицу с листа «Сортировка» из предыдущей работы на лист новой книги, назовите «Итоги».
  2.  Сначала нужно упорядочить таблицу по полю Организация, второй уровень сортировки – Дата.
  3.  Выполнить команду Данные/Итоги. В появившемся окне в первой строке выбрать Организация, в строке Операция из списка выбрать Сумма, в третьей строке выбрать поля,  по которым подводить итоги, Дебет и Кредит. Посмотреть другие параметры. Нажать ОК.
  4.  Просмотреть результаты. В левой половине экрана появились символы структуры (Значки «+» и «-»). Ознакомьтесь с их назначением.
  5.  Вновь выполнить команду подведения итогов. Вводим поле Дата. Выключить значок Заменять текущие итоги, чтобы предыдущие итоги не стерлись. В результате получим таблицу  итогов о продаже товара каждой организации и в добавок еще итоговые данные по датам продажи.
  6.  Сохранить под именем «Подведение итогов».

Задание 2.Консолидация данных (способ получения итоговой информации из разных листов, одинаковых по структуре).

  1.  Предположим, есть три таблицы одинаковой структуры УЧЕТ ПРОДАЖИ ТОВАРА одной фирмы, имеющей три склада в разных точках города. Создадим эти таблицы. Скопируйте таблицу с листа Сортировка на новые листы, назовите их «склад1», «склад2», «склад3».
  2.  Измените  некоторые данные на этих листах, например, для организации АОЗТ«Белокуриха» для товара хлеб Количество1, Количество2 или Цену.
  3.  Подвести итоговую сумму продажи для каждой органиции товара.
  4.  Пусть необходимо подвести итоги о продаже хлеба организации АОЗТ«Белокуриха» в сумме в этих трех точках.
  5.  Для этого все три таблицы должны быть упорядочены по полю Организация, внутри каждой организации упорядочены по полю Товар. Подвести итоги по полю Товар, суммирующие значения по полям Дебет и Кредит.
  6.  Дать следующему листу имя Консолидация. Находясь на этом листе, выполнить команду Данные/Консолидация.
  7.  В появившемся диалоговом окне выбрать функцию Сумма.
  8.  Щелкнуть мышью в поле Ссылки, перейти на лист Склад1 и выделить итоговую сумму продажи хлеба АОЗТ«Белокуриха». Данные появятся в поле ссылки. Нажать кнопку Добавить.
  9.  То же самое выполнить для листов Склад2, Склад3.
  10.  Указать флажок Создавать связи с исходными данными. Тогда, если будут меняться исходные таблицы, автоматически будет пересчитываться и суммирующая таблица.
  11.  Сохранить изменения.

Задание 3. Группировка и структура данных в списке.

Применяется для работы с большими таблицами, если есть необходимость закрывать и открывать отдельные строки таблицы.

  1.  Скопируйте таблицу с листа Сортировка на новый лист.
  2.  Отсортировать строки по нужной вам классификации, например, по организациям.
  3.  Вставить пустые строки для разделения групп.
  4.  Выделить первую группу, выполнить команду Данные/Группа и структура/ Группировать , выбрать строки.
  5.  Аналогичные действия выполнить для последующих групп.
  6.  Слева на экране появится  значок «-». При щелчке на этот значок данные скрываются.
  7.  Отобразите все данные по Бийскому маслосырзаводу.
  8.  Для отмены группировки необходимо выделить группы и выполнить команду Данные/Группа и структура/ Разгруппировать.

Задание 4. Сводные таблицы.

Команда Данные/ Сводная таблица вызывает Мастера сводных таблиц для построения сводов, т.е. итогов определенных видов на основных списков данных.

4.1. Предположим, нам необходимо узнать, на какую сумму было закуплено товара какой-либо организации.

  1.  Скопировать таблицу с листа Сортировка на новый лист и переименовать – Сводная.
  2.  Выполнить команду Данные/Сводная таблица.
  3.  Выполнить первые два шага с Мастером самостоятельно.
  4.  На 3 шаге выбрать Новый лист, Макет.., в появившемся диалоговом окне (рис 1) перетащить значки с названиями столбцов нашей таблицы следующем образом:
  •  информацию, которую мы хотим разместить в строках – это Организации; для этого схватить мышью значок из правого поля «Организация» и перетащить в область Строка.
  •  информацию, которую мы хотим разместить в столбцах – это вид товара; для этого схватить мышью значок из правого поля «Товар» и перетащить в область Столбец.
  •  перенести значок Дебет в область Данные.

Рисунок 1.

  1.  Если выполнить двойной щелчок на перенесенных значках, можно отредактировать их назначение. На значках, помещенных в окне Строка, активизировано состояние строки, в окне Столбец – столбца. Двойной щелчок на значке в области данных позволяет выполнить операцию.
  2.  Просмотреть полученную таблицу:

4.2. Редактирование и изменения макета Сводной таблицы.

  1.  Скопируйте данную сводную таблицу на новый лист.
  2.  Для редактирования данных в сводных таблицах удобно использовать панель инструментов Сводные таблицы (Вид/панель инструментов/Сводные таблицы):

Изучите самостоятельно назначение кнопок данной панели инструментов.

  1.  Изменить макет таблицы. Информацию, которую мы хотим разместить в строках – это Организации и Товар. Для этого необходимо кнопку «Товар» перенести в стоку:

1 способ: схватить ЛКМ ячейку «Товар» и перетащить в строку где стоит Организация.

2 способ: выполнить команду Сводная таблица на панели инструментов и выбрать меню Мастер сводных таблиц/Макет и перетащить кнопку Товар в строку.

В результате получиться следующая таблица:

  1.  Если мы хотим посмотреть реализацию определенного вида товара, например, апельсин, то необходимо открыть список около кнопки Товар, убрать галочку Показать все и поставить галочку напротив апельсин, нажать ОК:

  1.  Создать Сводную таблицу закупки товара по организации АОЗТ "Белокуриха", используя список около кнопки Организация.
  2.  Создайте на новом листе Сводную таблицу по продаже всего товара для каждой организации: в строке – Товар, в столбце –Организация, данные – Сумма по кредиту.
  3.  Приведите последнюю сводную таблицу к следующему виду:

  1.  Предположим, нам необходима сводная таблица о продажах всех организаций по месяцам. Изменим сводную таблицу. Установить значок Организация в область строк, а значок Дата в область Столбец. В поле Данные поставить значок Кредит.
  2.  Просмотреть полученную таблицу.
  3.  Добавьте к полю Организация еще поле Товар и установите таблицу на новом листе.

4.3. Фильтрация сведенных данных:

  1.  Откройте последнюю сводную таблицу.
  2.  Перетащить в таблице поле Организация в ячейку А1.
  3.  Щелкнуть по язычку Все и выбрать интересующую вас организацию, например к/з "Восток":

4.4. Структурирование сведенных данных.

  1.  Сгруппируем данные из последней таблицы задания 4.2. по месяцам. Для этого установить курсор на ячейку Дата и выбрать пункт меню Данные/Группа и структура/ Группировать по месяцам.
  2.   Сгруппируйте данные по кварталу.
  3.  Сгруппируйте данные по кварталу и месяцам.
  4.  Отобразите данные только за 1 квартал.
  5.  Постройте диаграмму по последней сводной таблице: нажмите кнопку на панели инструментов Сводных таблиц Мастер диаграмм и диаграмма готова на новом листе.

  1.  Сохраните изменения.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

57415. Пушкин, о Пушкине, с Пушкиным 184 KB
  Пушкина; воспитание эстетического вкуса у учащихся. Пушкина; мультимедийный проектор с экраном; презентация; музыкальное оформление: романс Метнера на слова Пушкина Цветок на мультимедийном компакт-диске Очарование романса...
57416. Что за прелесть эти сказки! 55.5 KB
  Цель урока: Прививать интерес к чтению Развивать образное мышление Формировать умение работать в коллективе сообща принимать решения; Воспитывать отзывчивость доброту чуткость; Привлекать детей к интеллектуальным играм...
57417. Обобщение по теме «Синтаксис» 583.5 KB
  ЦЕЛЬ: Обучающая: обучение умению работать с текстом; нахождение подлежащего и сказуемого, определение его вида; определение вида словосочетания и его синтаксической связи; подготовка к написанию сочинения.
57419. Таблица умножения и деления. Закрепление 59.5 KB
  Цель урока: Знать табличные случаи умножения и деления; уметь применять их на практике; уметь решать текстовые и геометрические задачи.
57422. МУЗЫКА В КИНОФИЛЬМАХ 1.41 MB
  Цель: показать роль музыки в кинофильмах: музыка помимо наших желаний вызывает эмоциональный отклик, дать понятие «тапер»; показать что литература и музыка не иллюстрируют одна другую, а по разному изображают мир, дополняя, обогащая и усиливая наши переживания...
57423. Женщина – хозяйка мира 54.92 KB
  Цели: дать представление о жизни русской женщины в старинной деревенской семье; развивать чувство прекрасного; воспитывать чувство патриотизма уважения к матери Оборудование: мультимедиапроектор, компьютер, рецепты блюд русской кухни...