16560

Подведение итогов и отчетов по данным в ЭТ MS Excel

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Лабораторная работа № 14 Тема: Подведение итогов и отчетов по данным в ЭТ MS Excel. Цели работы: Освоить применение основных команд по подведению итогов и составлению отчетов при работе со списком в MS Excel’2000/2003. Содержание работы: Подведения итогов в списке используя н

Русский

2013-06-22

130.5 KB

9 чел.

Лабораторная работа №  14

Тема: Подведение итогов и отчетов по данным в ЭТ MS Excel.

Цели работы: Освоить применение основных команд по подведению итогов и составлению отчетов при работе со списком в MS Excel’2000/2003.

Содержание работы:

Подведения итогов в списке, используя несколько способов MS Excel’2000/2003.

Группировка и структура данных в списке.

Осуществить группировку, фильтрацию, анализ и подготовить отчеты, используя сводные таблицы.

Технология выполнение работы:

Задание 1. Автоматическое подведение итогов.

Пусть нам нужно подвести итоги о продаже товаров каждой организации, затем еще итоги в каждой организации по датам.

  1.  Откройте новую книгу и скопируйте таблицу с листа «Сортировка» из предыдущей работы на лист новой книги, назовите «Итоги».
  2.  Сначала нужно упорядочить таблицу по полю Организация, второй уровень сортировки – Дата.
  3.  Выполнить команду Данные/Итоги. В появившемся окне в первой строке выбрать Организация, в строке Операция из списка выбрать Сумма, в третьей строке выбрать поля,  по которым подводить итоги, Дебет и Кредит. Посмотреть другие параметры. Нажать ОК.
  4.  Просмотреть результаты. В левой половине экрана появились символы структуры (Значки «+» и «-»). Ознакомьтесь с их назначением.
  5.  Вновь выполнить команду подведения итогов. Вводим поле Дата. Выключить значок Заменять текущие итоги, чтобы предыдущие итоги не стерлись. В результате получим таблицу  итогов о продаже товара каждой организации и в добавок еще итоговые данные по датам продажи.
  6.  Сохранить под именем «Подведение итогов».

Задание 2.Консолидация данных (способ получения итоговой информации из разных листов, одинаковых по структуре).

  1.  Предположим, есть три таблицы одинаковой структуры УЧЕТ ПРОДАЖИ ТОВАРА одной фирмы, имеющей три склада в разных точках города. Создадим эти таблицы. Скопируйте таблицу с листа Сортировка на новые листы, назовите их «склад1», «склад2», «склад3».
  2.  Измените  некоторые данные на этих листах, например, для организации АОЗТ«Белокуриха» для товара хлеб Количество1, Количество2 или Цену.
  3.  Подвести итоговую сумму продажи для каждой органиции товара.
  4.  Пусть необходимо подвести итоги о продаже хлеба организации АОЗТ«Белокуриха» в сумме в этих трех точках.
  5.  Для этого все три таблицы должны быть упорядочены по полю Организация, внутри каждой организации упорядочены по полю Товар. Подвести итоги по полю Товар, суммирующие значения по полям Дебет и Кредит.
  6.  Дать следующему листу имя Консолидация. Находясь на этом листе, выполнить команду Данные/Консолидация.
  7.  В появившемся диалоговом окне выбрать функцию Сумма.
  8.  Щелкнуть мышью в поле Ссылки, перейти на лист Склад1 и выделить итоговую сумму продажи хлеба АОЗТ«Белокуриха». Данные появятся в поле ссылки. Нажать кнопку Добавить.
  9.  То же самое выполнить для листов Склад2, Склад3.
  10.  Указать флажок Создавать связи с исходными данными. Тогда, если будут меняться исходные таблицы, автоматически будет пересчитываться и суммирующая таблица.
  11.  Сохранить изменения.

Задание 3. Группировка и структура данных в списке.

Применяется для работы с большими таблицами, если есть необходимость закрывать и открывать отдельные строки таблицы.

  1.  Скопируйте таблицу с листа Сортировка на новый лист.
  2.  Отсортировать строки по нужной вам классификации, например, по организациям.
  3.  Вставить пустые строки для разделения групп.
  4.  Выделить первую группу, выполнить команду Данные/Группа и структура/ Группировать , выбрать строки.
  5.  Аналогичные действия выполнить для последующих групп.
  6.  Слева на экране появится  значок «-». При щелчке на этот значок данные скрываются.
  7.  Отобразите все данные по Бийскому маслосырзаводу.
  8.  Для отмены группировки необходимо выделить группы и выполнить команду Данные/Группа и структура/ Разгруппировать.

Задание 4. Сводные таблицы.

Команда Данные/ Сводная таблица вызывает Мастера сводных таблиц для построения сводов, т.е. итогов определенных видов на основных списков данных.

4.1. Предположим, нам необходимо узнать, на какую сумму было закуплено товара какой-либо организации.

  1.  Скопировать таблицу с листа Сортировка на новый лист и переименовать – Сводная.
  2.  Выполнить команду Данные/Сводная таблица.
  3.  Выполнить первые два шага с Мастером самостоятельно.
  4.  На 3 шаге выбрать Новый лист, Макет.., в появившемся диалоговом окне (рис 1) перетащить значки с названиями столбцов нашей таблицы следующем образом:
  •  информацию, которую мы хотим разместить в строках – это Организации; для этого схватить мышью значок из правого поля «Организация» и перетащить в область Строка.
  •  информацию, которую мы хотим разместить в столбцах – это вид товара; для этого схватить мышью значок из правого поля «Товар» и перетащить в область Столбец.
  •  перенести значок Дебет в область Данные.

Рисунок 1.

  1.  Если выполнить двойной щелчок на перенесенных значках, можно отредактировать их назначение. На значках, помещенных в окне Строка, активизировано состояние строки, в окне Столбец – столбца. Двойной щелчок на значке в области данных позволяет выполнить операцию.
  2.  Просмотреть полученную таблицу:

4.2. Редактирование и изменения макета Сводной таблицы.

  1.  Скопируйте данную сводную таблицу на новый лист.
  2.  Для редактирования данных в сводных таблицах удобно использовать панель инструментов Сводные таблицы (Вид/панель инструментов/Сводные таблицы):

Изучите самостоятельно назначение кнопок данной панели инструментов.

  1.  Изменить макет таблицы. Информацию, которую мы хотим разместить в строках – это Организации и Товар. Для этого необходимо кнопку «Товар» перенести в стоку:

1 способ: схватить ЛКМ ячейку «Товар» и перетащить в строку где стоит Организация.

2 способ: выполнить команду Сводная таблица на панели инструментов и выбрать меню Мастер сводных таблиц/Макет и перетащить кнопку Товар в строку.

В результате получиться следующая таблица:

  1.  Если мы хотим посмотреть реализацию определенного вида товара, например, апельсин, то необходимо открыть список около кнопки Товар, убрать галочку Показать все и поставить галочку напротив апельсин, нажать ОК:

  1.  Создать Сводную таблицу закупки товара по организации АОЗТ "Белокуриха", используя список около кнопки Организация.
  2.  Создайте на новом листе Сводную таблицу по продаже всего товара для каждой организации: в строке – Товар, в столбце –Организация, данные – Сумма по кредиту.
  3.  Приведите последнюю сводную таблицу к следующему виду:

  1.  Предположим, нам необходима сводная таблица о продажах всех организаций по месяцам. Изменим сводную таблицу. Установить значок Организация в область строк, а значок Дата в область Столбец. В поле Данные поставить значок Кредит.
  2.  Просмотреть полученную таблицу.
  3.  Добавьте к полю Организация еще поле Товар и установите таблицу на новом листе.

4.3. Фильтрация сведенных данных:

  1.  Откройте последнюю сводную таблицу.
  2.  Перетащить в таблице поле Организация в ячейку А1.
  3.  Щелкнуть по язычку Все и выбрать интересующую вас организацию, например к/з "Восток":

4.4. Структурирование сведенных данных.

  1.  Сгруппируем данные из последней таблицы задания 4.2. по месяцам. Для этого установить курсор на ячейку Дата и выбрать пункт меню Данные/Группа и структура/ Группировать по месяцам.
  2.   Сгруппируйте данные по кварталу.
  3.  Сгруппируйте данные по кварталу и месяцам.
  4.  Отобразите данные только за 1 квартал.
  5.  Постройте диаграмму по последней сводной таблице: нажмите кнопку на панели инструментов Сводных таблиц Мастер диаграмм и диаграмма готова на новом листе.

  1.  Сохраните изменения.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

84055. Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки 38.17 KB
  Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции К сожалению составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Структурные ошибки. Синтаксические ошибки.
84056. Электронный документ: понятие, преимущества, проблемы использования. Проблема защиты информации 36.15 KB
  В современном законодательстве есть несколько определений понятия электронный документ: 1 Электронный документ – документ на машиночитаемом носителе для использования которого необходимы средства вычислительной техники п. 2 Электронный документ – информационный объект состоящий из двух частей: реквизитной содержащей идентифицирующие атрибуты имя время и место создания данные об авторе и т. При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге Р 50.
84057. Функции программных продуктов Microsoft Word, Microsoft Excel для подготовки документов. Возможности Microsoft Power Point для подготовки презентаций 38.97 KB
  Microsoft Excel это идеальное средство для решения учетных задач обработки экспериментальных данных составления отчетов и т. Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов представляющих собой таблицы ячеек в которых может храниться числовая и текстовая информация.
84058. Преимущества и недостатки современных платформ создания систем электронного документооборота: Дело, Интертраст, Optima-Workflow, Documentum 44.3 KB
  Дело Преимущества СЭД Дело Для руководителей различных уровней: быстрый поиск документов; отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций; сокращение сроков подготовки и согласования документов; удобная работа над проектами документов; получение сводных отчетов и журналов; возможность делегирования полномочий. Для сотрудников канцелярий секретариатов для делопроизводителей: быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы...
84059. Вход и регистрация в ИСЭД. Подготовка внутреннего документа. Подготовка исходящего документа. Продление срока исполнения поручений в ИСЭД 36.19 KB
  Подготовка внутреннего документа. Подготовка исходящего документа. Подготовка внутреннего документа на основании регламента процесса СПД. Подготовка внутреннего документа Начальные условия процесса: возникла необходимость в подготовке внутреннего документа.
84060. Прием, обработка, регистрация и распределение входящих и внутренних документов в ИОГВ Пермского края. Порядок рассмотрения документов. Организация работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения 41.09 KB
  Инструкция по делопроизводству Прием обработка регистрация и распределение входящих и внутренних документов Доставка документов в Правительство Пермского края администрацию губернатора Пермского края аппарат Правительства Пермского края исполнительные органы государственной власти Пермского края осуществляется как правило средствами почтовой фельдъегерской факсимильной и электрической связи. В исполнительных органах государственной власти Пермского края администрации губернатора Пермского края прием обработка регистрация и...
84061. Взаимодействие мышц с нервной системой, нервно-мышечная единица 29.5 KB
  Выделяют центральную нервную систему которая состоит из головного и спинного мозга и периферическую состоящую из нервов отходящих от головного и спинного мозга межпозвоночных нервных узлов а также из периферического отдела вегетативной нервной системы. ЦНС состоит из спинного и головного мозга. Чем выше расположена та или иная часть мозга тем сложнее ее функции. Продолговатый и средний мозг вместе образуют стволовую часть головного мозга.
84062. Функции крови. Особенности строения клеток и плазмы крови 30.64 KB
  Функции крови. Особенности строения клеток и плазмы крови. От вязкости крови зависят в значительной мере скорость с которой кровь протекает через артерии полуупругие структуры и кровяное давление. Текучесть крови определяется также ее плотностью и характером движения различных типов клеток.
84063. Костный мозг и периферическая кровь 33.34 KB
  Функции: сложнейший процесс образования всех элементов крови разрушение эритроцитов реутилизация железа синтез гемоглобина служит местом накопления резервных липидов принимает участие в реакции иммунного ответа. Все клетки крови происходят от одной стволовой клетки которая в костном мозге размножается и развитие идет по четырем направлениям образование эритроцитов эритропоэз лейкоцитов миелопоэз лимфоцитов лимфопоэз и тромбоцитов тромбоцитопоэз. В промежутках между структурами стромы находятся клетки участвующие в...