16615

АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам Проектирование информационных систем Территориальные информационные системы Цель работы: получение навыков анализа стоимости про

Русский

2013-06-22

369.5 KB

13 чел.

АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT

Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам

«Проектирование информационных систем», «Территориальные информационные системы» 

Цель работы: получение навыков анализа стоимости проекта с помощью настраиваемых полей, формул и группировок, создания формул с условиями, выявления ошибок, допущенных при составлении плана, сокращения плана работ с использованием метода критического пути, анализа стоимости проекта и влияния подобных изменений на стороны проектного треугольника.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

При анализе стоимости проекта обычно оценивается его бюджет (суммарные затраты на проект) и соотношение составляющих бюджета. Если общая стоимость проекта превышает ожидания или затраты на какую-то из составляющих проекта существенно больше, чем предполагается (то есть бюджет не сбалансирован), то стоимость оптимизируется.

Чтобы оценить общую стоимость проекта, достаточно перейти в таблицу Cost (Затраты) (Вид / Таблица / Затраты) в любом из представлений со списком задач и просмотреть данные в столбце Total Cost (Общие затраты) у суммарной задачи проекта. На рисунке 1 отображен фрагмент таблицы с общей стоимостью равной 47 867,09 р.

Рисунок 1 – Определение общей стоимости проекта

Помимо выяснения общей стоимости часто требуется проанализировать пропорциональное соотношение затрат внутри бюджета. Как правило, в каждой организации есть свои стандарты или представления о том, как должны быть распределены затраты. Например, может существовать требование, чтобы стоимость сверхурочной работы не превышала 5% от общей стоимости проекта или чтобы затраты на тестирование программного продукта не превышали 10% от общей стоимости проекта и т. д.

В общем случае при анализе структуры затрат рассматриваются:

  •  распределение затрат по фазам проекта (например, проектирование, разработка, тестирование);
  •  распределение затрат по типам работ (например, соотношение затрат на управление с общей стоимостью проекта);
  •  соотношение между затратами на сверхурочные трудозатраты и обычные;
  •  распределение затрат на ресурсы разных типов (например, какая часть бюджета проекта уйдет в один отдел организации, а какая — в другой).

При анализе стоимости могут учитываться как все соотношения, так и лишь некоторые из них.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАТРАТ ПО ФАЗАМ ПРОЕКТА

Для определения соотношения затрат между фазами проекта воспользуемся настраиваемыми полями и формулами. Нам понадобится два поля, первое из которых, Cost2 (Затраты2), мы переименуем в Общая стоимость, а второе, Numberl (Число1), переименуем в % от общей стоимости. Для этого нужно вставить два столбца с указанием в Ид. Затраты2 и Число1 соответственно и  в поле для имени указать необходимое название столбца. Во все строки первого поля скопируем общую стоимость проекта из строки суммарной задачи. Чтобы быстро заполнить весь столбец данными, нужно вставить стоимость проекта в первую ячейку и затем потянуть вниз за квадрат в углу ячейки (аналогично тому, как это делается в Excel).

Во второе поместим формулу [Cost]/[Cost2] ([Затраты]/[3атраты2]). Для этого щелкнув правой кнопкой мыши по названию поля, выберем из контекстного меню строку Настройка полей и появившемся диалоговом окне    в настройках поля укажем, что для расчета строк суммарных задач и групп нужно использовать ту же формулу, как показано на рисунке 2.

Рисунок 2 – Диалоговое окно Настройка полей

Затем нажав на кнопку Формула в появившемся окне запишем формулу для расчета, как показано на рисунке 3.

Рисунок 3 – Диалоговое окно для ввода формулы

После добавления созданных столбцов в таблицу она будет выглядеть, как показано на рисунке 4.

Рисунок 4 - Анализ распределения затрат по фазам проекта

На рисунке 4 видно, как распределены затраты на подготовку номера.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАТРАТ ПО ТИПАМ РАБОТ

Очень часто в рамках одной фазы выполняются задачи разных типов. Например, в нашем проекте на фазе Верстка журнала некоторые задачи относятся к корректированию текстов, а не к верстке. Такие ситуации довольно часты, и поэтому анализ распределения затрат по фазам обычно дополняют анализом распределения затрат по типам работ.

Чтобы провести такой анализ, нужно создать поле, в которое будет заноситься информация о типе работы, и определить его значение для каждой из задач проекта.

В поле Общая стоимость заполним значениями все задачи, раскрыв фазы проекта, чтобы избежать нулевых значений стоимости задач и как следствие ошибок при вычислениях % от общей стоимости.

Для вычисления % от общей стоимости для всех задач перейдем к настройке поля Число1 и в разделе настроек расчетов для суммарных задач и групп выберем переключатель Rollup (Сведение), а в раскрывающемся списке выберем значение Sum (Сумма).

Получим рассчитанные значения поля  % от общей стоимости, как показано на рисунке 5.

Рисунок 5 - Детальный анализ затрат по  всем задачам проекта

Как видно из этого примера, анализ плана проекта нужен еще и для поиска возможных ошибок и несоответствий. Поскольку анализ является рассмотрением различных срезов плана проекта, то чем больше срезов будет рассмотрено, тем выше вероятность выявить ошибку.

ЗАТРАТЫ НА ОБЫЧНЫЕ И СВЕРХУРОЧНЫЕ ТРУДОЗАТРАТЫ

Для определения стоимости сверхурочных работ добавим в таблицу колонку Overtime Cost (Затраты на сверхурочные) и просмотрим ее значения в строке суммарной задачи проекта. Чтобы проверить, что сверхурочные трудозатраты присутствуют в плане, добавим в таблицу колонку Overtime Work (Сверхурочные трудозатраты).

Откройте Лист ресурсов и перенесите на один час в сверхурочные трудозатраты Буркову на задаче Конвертация сверстанного номера в МАС. Как видно на рисунке 6, сверхурочные трудозатраты в плане проекта присутствуют, но стоимость затрат при этом изменилась.

Рисунок 6 – Анализ затрат с учетом сверхурочных.

Для удобства восприятия мы добавили в формулу умножение результата на 100, чтобы в столбце отображалось число процентов.

Рисунок 7 - % от общей стоимости в процентном соотношении.

Теперь определены и затраты на сверхурочную работу, отображаемые в строке суммарной информации о проекте. В нашем случае они составляют незначительную часть от общих затрат на проект, поскольку в качестве ставок мы указываем месячную зарплату ресурсов. Однако часто затраты на сверхурочную работу составляют весомую часть бюджета проекта, и в таких случаях требуется определить точно, какой процент от бюджета они составляют.

Для этого нужно отредактировать формулу в поле Numberl (Число1), причем эта формула должна рассчитывать значение ячейки только тогда, когда значение поля Cost (Затраты) не равно нулю, поскольку деление на 0 приведет к ошибке. Поэтому в формуле нужно использовать оператор Ilf, обеспечивающий выполнение операций по условию.

Формат этого оператора таков:

Iif (условие; если истина; если ложь)

В скобках сначала указывается условие, затем через точку с запятой указываются операций, которые программа должна осуществить в случае выполнения условия и если условие не выполняется.

Условием оператора является [Cost]<>0 ([3атраты]<>0), причем условие взято в скобки. Если это соблюдено и стоимость задачи не нулевая, то программа заполнит поле, разделив затраты на сверхурочные на стоимость задачи и умножив полученный результат на 100. Это действие выражено формулой (([Затраты на сверхурочные]/[Затраты])*100). Если же стоимость задачи нулевая, то в поле будет помещен 0.

Рисунок 8 - Расчет для определения количества процентов сверхурочных затрат от общих затрат.

 

Обновив формулу, посмотрим на данные в таблице и проанализируем расчет согласно рисунку 8.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАТРАТ НА РЕСУРСЫ РАЗНЫХ ТИПОВ

Для анализа распределения затрат по ресурсам разных типов воспользуемся теми же приемами, что и при анализе распределения ресурсов по типам задач. Для группировки ресурсов нам понадобится настраиваемый ресурсный код структуры Код отдела, уже созданный ранее (рисунок 9).

 

Рисунок 9 - Анализ затрат по сгруппированным типам ресурсов.

Вставим столбец Код отдела в Лист ресурсов.

Рисунок 10 – Анализ затрат с учетом структуры отдела.

Когда коды отделов у ресурсов расставлены, нужно создать поле для хранения информации об общей стоимости проекта и для расчета процента стоимости ресурса от общей стоимости.

В Листе ресурсов создайте поля Затраты, Общие затраты и % от общей стоимости, аналогично тому как это делается в распределении затрат по фазам проекта.

После того как поля созданы, настроены и добавлены в таблицу, сгруппируем данные по полю Код отдела. Теперь напротив названия каждой из групп ресурсов указаны суммарные затраты на ресурсы этой группы (в колонке Cost (Затраты)) и доля этих затрат от общей стоимости проекта (в колонке % от общей стоимости). В группе No Value (Нет значения) перечислены ресурсы, у которых нет значения в колонке Код отдела — материальные ресурсы, как показано на рисунке 11.

Рисунок 11 – Анализ затрат по типам ресурсов.

Для учета внештатных сотрудников создадим группу Внештатные сотрудники и поместим в них Фотомодель по контракту и авторов статей.  

Для этого в поле Код отдела на Листе ресурсов / Настройка полей / Изменить таблицу подстановки в Коде структуры создадим группу Внештатные сотрудники и поместим в нее Фотомодель по контракту и Авторы. Затем в лист ресурсов добавим Авторы и укажем в поле Затраты на использование 5000 р, то есть стоимость всех статей номера, а для Фотомодели по контракту укажем в Затратах на использование 1000 р.

Теперь определим для ресурса Авторы значение поля Код отдела, введем стоимость проекта в поле Общая стоимость и посмотрим, как изменились данные в нашей таблице.

Затем у задачи Статьи поступили в редакцию и выделим на нее созданный ресурс Авторы.

На Листе ресурсов применим группировку по Коду отдела. В список внештатных сотрудников добавились Авторы и Фотомодель по контракту затраты на них, а общие затраты на внештатных сотрудников изменились.

Рисунок  12 – Анализ затрат проекта с учетом затрат на внештатных сотрудников.

Кроме того, на рисунке 12 видно, что группировка позволяет просматривать данные по затратам не только для отделов, но и для должностей внутри отделов. Это дает возможности для более точного анализа и корректной оптимизации стоимости.

ОПТИМИЗАЦИЯ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА

Обычно после того, как проведен анализ, принимается решение относительно оптимизации плана. Если общая стоимость проекта и распределение затрат соответствуют ожиданиям, то оптимизация может не потребоваться, но так случается нечасто. Как правило, приходится оптимизировать план: сокращать или увеличивать затраты на задачи или ресурсы определенного типа. Иногда приходится выполнять одновременно обе операции, например, сохраняя общую стоимость проекта, уменьшить затраты на программирование и увеличить затраты на тестирование. Рассмотрим приемы уменьшения и увеличения затрат на проект или его составляющие.

УМЕНЬШЕНИЕ ЗАТРАТ

Затраты определяются ставками ресурсов, трудозатратами и фиксированными затратами на задачи. Поэтому уменьшить затраты можно, уменьшив один или несколько определяющих факторов.

Для выполнения работ, которые необходимо удешевить, можно привлечь более дешевые ресурсы или использовать таблицы норм затрат с более низкими ставками у назначенных ресурсов. Первый вариант опасен снижением качества проекта, поскольку более дешевые ресурсы часто имеют более низкую квалификацию. Кроме того, это может привести к увеличению сроков исполнения задач. Второй вариант подходит в большей степени, но возможность его использования зависит от условий предоставления ресурсов для проектных работ.

Также можно попробовать отказаться от использования некоторых ресурсов для исполнения определенных работ. Но в таком случае возрастает нагрузка на других участников проекта, что может привести к изменению длительности задач или снижению качества.

При сокращении трудозатрат нужно определить, какие работы имеют наиболее низкий приоритет и менее важны для достижения проектных результатов. Эти  работы и нужно удалить из плана проекта. Как правило, сокращение трудозатрат приводит к снижению качества проекта, но, если сокращаемые задачи лежат на критическом пути, может привести и к сокращению сроков выполнения проекта.

В проектах обычно не так много задач с фиксированными затратами. Если же они есть, то можно попробовать найти способы сокращения этих затрат, хотя, так как эти затраты относятся к внепроектной деятельности, это не всегда получается. Сокращение этих затрат в некоторых ситуациях может повлиять на качество проекта.

УВЕЛИЧЕНИЕ ЗАТРАТ

Если у проекта или его части оказывается дополнительный бюджет, который можно использовать, то увеличить затраты можно за счет увеличения объема работ, увеличения числа используемых ресурсов или их стоимости.

Добавив работы, можно улучшить качество проектных результатов, например, осуществив их дополнительный контроль. Использовав дополнительные ресурсы, можно быстрее завершить проект или сделать больший объем работы. Наконец, если привлечь к исполнению работ специалистов более высокого уровня с более высокими ставками, можно улучшить качество и уменьшить длительность выполнения работы.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

  1.  Как анализировать распределение затрат по фазам проекта?
  2.  Как анализировать распределение затрат по типам работ?
  3.  Как анализировать распределение затрат по типам трудозатрат?
  4.  Как анализировать распределение затрат по типам ресурсов?
  5.  Как уменьшать или увеличивать затраты на проект?


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

62256. Самостоятельная работа на уроках русского языка как средство активизации познавательного интереса 34.33 KB
  В этом смысле особое значение приобретает проблема внедрения эффективных приемов самостоятельной работы в учебно-воспитательный процесс. Значит учителям необходимо учить детей самостоятельной работе.
62257. Самым лучшим уроком жизни бывает армия 20.01 KB
  Армия Что на самом деле дает этот важный урок в нашей жизни Вопрос на самом деле очень интересен и важен но в то же время кажущимся бесполезным для всех тех героев которые отслужили и вернулись домой. Армия Отнимает она на первый взгляд кажется больше чем дает. При всем моем огромном желании возможностях и начальных способностях я не умею воевать Задавим количеством А если Китай Что же на самом деле дает Армия Ты вглядываешься на жизнь совсем с другой стороны учишься жить в большом непростом коллективе когда каждый сам за...
62259. Счет победителей. Невыученные уроки войн, проигранных Россией 442.6 KB
  Прекратилась ли после этого информационная психологическая война Запада против России Сошла ли на нет русофобия Не прекратилась и не сошла. Вовторых восприятие России Западом как Чужого повидимому сохранится до тех пор пока Россия и Запад будут существовать в их нынешнем виде. Втретьих Запад в долгосрочной перспективе будет стремиться к максимальному ослаблению вплоть до раздробления России об этом откровенно говорили и говорят многие на Западе включая друга Билла Клинтона в октябре 1995 г. до такой степени при которой...