16616

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТОВ В MICROSOFT PROJECT

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТОВ Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам Проектирование информационных систем Территориальные информационные системы Цель работы: подготовка к составлению проектов в MS Project изучение терминологии управления прое

Русский

2013-06-22

426.5 KB

164 чел.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТОВ

Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам

«Проектирование информационных систем», «Территориальные информационные системы» 

Цель работы: подготовка к составлению проектов в MS Project, изучение терминологии управления проектами,  принципов планирования проекта в MS Project, формирования списка задач проекта. Получение навыков составления плана проекта, определения состава работ  проекта.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТОВ

Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему. Соответственно, чем лучше план проекта, чем более аккуратно он составлен, тем легче потом выполнять проектные работы и удачно завершить проект.

Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план.

У каждого проекта есть четко определенные начало и конец. Конец проекта наступает вместе с достижением всех его целей или когда становится ясно, что эти цели не будут или не могут быть достигнуты и проект обрывается. Временность не означает краткосрочность проекта — многие проекты могут продолжаться несколько лет. В любом случае, проект конечен и не может состоять из постоянно продолжающихся действий.

Очень многие предприятия временны в том смысле, что в какой-то момент работа на них остановится. Например,  конвейер по производству определенной модели автомобилей когда-то остановится, так как машина будет снята с производства. Однако  конвейер не является проектом, поскольку работа по сборке машин является типичной рутинной операционной деятельностью. Фундаментальное отличие проекта заключается в том, что проект кончается, когда поставленные цели достигнуты, тогда как при непроектной деятельности перед исполнителями ставятся новые цели и работа продолжается.

Временная природа проектов сказывается и на других аспектах проектной деятельности. Например, проекты обычно имеют очень ограниченные временные рамки для создания продукта или услуги, поскольку благоприятная для них ситуация на рынке складывается на ограниченное время. Кроме того, проектная  команда, как правило, по его окончании распадается, а ее члены переходят в другие проекты.

Проект очень часто путают с программой, то есть координированным управлением группой проектов внутри одной организации. Управление сразу несколькими проектами скоординировано для того, чтобы получить выгоду, которую нельзя получить от отдельного управления каждым из них. Программы обычно сочетают элементы проектов и операций. Например, разработка web-сайта является проектом, тогда как поддержка его в течение длительного времени — это операционная деятельность.

Программы могут также включать повторяющиеся или циклические работы, например издание журнала: периодическое издание само по себе является непрерывным процессом, тогда как подготовка отдельного номера — это проект.

Составляющие проектного плана

Проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи (Task), ресурсы (Resource) и назначения (Assignment). Рассмотрим подробнее каждый из них.

Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Например, в проекте издания номера журнала задачей будет Проведение редколлегии. Поскольку обычно проект содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом.

Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, входящих в фазу, формируют ее результат.

Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом заключается отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты других задач. Именно поэтому в MS Project фазы называются Summary task (Суммарная задача).

При планировании работ нужно помнить, что чем детальнее будет план проекта, тем точнее (а значит, лучше) он будет. Поэтому в тех случаях, где это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи (то есть превращать задачи в фазы). Формальными критериями, показывающими, что задачу можно разбить на подзадачи, являются длительность (задачи редко бывают дольше 2-3 дней) и большое число задействованных исполнителей (как правило, если над решением задачи трудятся больше 2-3 человек, то каждый решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть в плане проекта).

Проект разбивается на фазы и для удобства контролирования хода работы. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ как полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки, так и общего хода проекта, чтобы определить, стоит ли переходить к исполнению следующей фазы.

В большинстве жизненных циклов фазы выполняются последовательно. При этом часто следующая фаза начинается лишь после того, как будут одобрены результаты выполнения предыдущей. Однако в некоторых жизненных циклах последующая фаза начинается раньше одобрения результатов предыдущей фазы, если такой риск считается приемлемым. Использование пересечения фаз при планировании называется быстрым путем (fast tracking).

Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка основных результатов и дат, к которым они должны быть получены. Руководитель проекта осуществляет непосредственный контроль исполнения каждой задачи внутри проекта, сообщая вышестоящему менеджеру только о достижении фазовых результатов. Этому менеджеру, в свою очередь, для контроля исполнения проекта вполне достаточно таких данных.

Каждый проект предпринимается для достижения определенной цели, и обычно достичь ее нельзя, не достигнув нескольких промежуточных целей. Например, нельзя построить дом, не заложив фундамент. Закладка фундамента будет являться промежуточной целью при постройке дома.

Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами (Milestone). Обычно результатом фазы является достижение промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается ее результат.

Иногда, если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная завершающая задача. Длительность такой задачи устанавливается в 0 дней, и на нее не выделяются исполнители. Она присутствует в плане исключительно для обозначения момента завершения фазы, что облегчает отслеживание плана проекта.

Длительность задачи — это период рабочего времени, который необходим для  того, чтобы выполнить ее. Например, задача Сбор предложений от авторов в проекте издания журнала занимает неделю.

При подсчете длительности задачи MS Project не учитывает нерабочее время, например выходные дни, и перерывы в ее выполнении.

Длительность (Duration) может не соответствовать трудозатратам (Work) занимающегося задачей сотрудника. Например, для выполнения задачи Сбор предложений от авторов  сотруднику (ответственному секретарю журнала) нужно потратить полчаса на  рассылку типового электронного письма авторам и полчаса на обработку поступивших в течение недели ответов. Значит, его трудозатраты на выполнение задачи  составят один час. Таким образом, длительность соответствует времени, через которое будет получен результат задачи, а трудозатраты — времени, затраченному сотрудниками на получение результата.

Под ресурсами в MS Project понимаются сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. Например, для выполнения задачи Сбор предложений от авторов в проекте должен быть задействован ответственный секретарь журнала.

Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определенную роль в соответствии со своей квалификацией, требованиями проекта и регламентами, действующими в организации.

Важное свойство ресурсов — стоимость (Cost (Затраты)) их использования в проекте. В MS Project есть два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и затраты за использование. Повременная ставка (Rate) выражается в стоимости использования ресурса в единицу времени, например 100 рублей в час или 1000 рублей в день. В таком случае стоимость участия ресурса в проекте составит время, в течение которого он работает в проекте, умноженное на почасовую ставку. Обычно почасовая ставка используется для учета стоимости нематериальных ресурсов.

Величина Cost Per Use (Затраты на использование) обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче, которая не зависит от того, сколько времени задействован в задаче сотрудник или материальный ресурс. Общие затраты на использование ресурса определяются путем умножения стоимости использования на число задач, в которых он задействован.

Назначениеэто связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для её выполнения. При этом на одну задачу могут быть назначены несколько ресурсов, как материальных, так и нематериальных.

Назначения объединяют в плане ресурсы и задачи, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования. Во-первых, определяются ответственные за исполнение задач. Во-вторых, когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит, его стоимость для проекта. В-третьих, определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно подсчитать его общую стоимость. Наконец, назначая ресурсы на задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов и тем самым, сокращая общую длительность проекта.

Проектный треугольник

Как мы уже знаем, большинство проектов имеют определенную дату окончания, бюджет и объем работ. Это трио времени, денег и объема часто называют проектным треугольником, потому что при внесении изменений в один из этих элементов меняются оба других. И хотя для проекта в равной степени важны все три элемента, как правило, только один из них в зависимости от приоритетов имеет наибольшее влияние на другие.

Например, если вы решите изменить план проекта, укоротив расписание, то возрастет стоимость проекта (если вы решите привлечь дополнительных работников) или уменьшится объем работ. Если же изменить план проекта с целью уменьшения его бюджета, то может возрасти длительность проекта и уменьшиться объем работ. Наконец, если вы увеличите объем работ, то проект будет длиться дольше и стоить дороже.

То, как изменения в плане влияют на другие стороны треугольника, зависит от обстоятельств и специфики проекта. В некоторых случаях уменьшение расписания увеличивает стоимость, а в других — уменьшает.

Качество, четвертый элемент проектного треугольника, находится в его центре, и изменения, вносимые в любую из сторон треугольника, практически всегда влияют на качество (рисунок 1). Качество не является стороной треугольника — это результат того, что вы делаете со временем, деньгами и объемом работ.

Рисунок 1 – Проектный треугольник

Планирование проекта в MS Project

Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Но при составлении плана проекта в MS Project количество операций несколько увеличивается.

Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач и список необходимых для их выполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и в дальнейшем при проведении работ по плану (отслеживании плана). Наконец, осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если длительность или бюджет оказываются больше ожидаемых.

Определение проекта

Составление плана работ невозможно без определения проекта, то есть задания его ключевых характеристик, таких как общая длительность, рабочее время и методика планирования.

Чтобы начать составлять план работ, нужно создать файл нового проекта. Это можно сделать, щелкнув на кнопке New (Создать) панели инструментов Standard (Стандартная). При создании нового проекта автоматически откроется диалоговое окно Project Information (Сведения о проекте), в котором можно определить большинство его характеристик. Чтобы изменять параметры проекта в дальнейшем, это диалоговое окно можно вызвать командой меню Project ►  Project Information (ПроектСведения о проекте).

Рисунок 2 – Диалоговое окно ввода информации о проекте

Способ планирования и основные даты

Проект можно планировать двумя способами: от даты начала проекта или от даты окончания. Если у проекта нет жесткой даты окончания, то при планировании применяется первый способ: фиксируется дата, когда нужно начать проект, и во время составления плана определяется, когда проект может быть завершен.

Способ планирования определяется раскрывающимся списком Schedule from (Планирование от), содержащим два возможных значения: Project Start Date (Дата начала проекта) и Project Finish Date (Дата окончания проекта).

Чтобы определить рабочее время, в рамках которого будут происходить работы, нужно определить значение в раскрывающемся списке Calendar (Календарь). В этом списке перечислены доступные календари.

В MS Project есть возможность создавать и групповые (базовые), и личные календари. Последние отражают персональное расписание сотрудников и содержат персональные выходные дни, например больничные. Поэтому при создании базового календаря в него следует вносить только настройки, общие для всех участников проекта или группы, к которой относится календарь. Специфические настройки заносятся в личный календарь каждого сотрудника.

Работа с календарями осуществляется в диалоговом окне Change Working Time (Изменить рабочее время). Открывается оно одноименной командой, находящейся в меню Tools (Сервис).

Рисунок 3 – Диалоговое окно настройки рабочего времени проекта

В верхней части диалогового окна расположен список календарей. Рядом с названием календаря, выбранного в диалоговом окне информации о проекте, в скобках указано, что он является проектным календарем (Project Calendar (Календарь проекта)). Все настраиваемые в диалоговом окне параметры относятся к календарю, выбранному в списке.

В центре диалогового окна находится традиционный календарь, для каждого дня в котором можно задать определенную настройку. Дни календаря выделены цветом в соответствии с легендой: рабочие дни обозначены белым, нерабочие — серым, а дни с нестандартным рабочим временем заштрихованы.

Настройка параметров выбранных дней осуществляется в правой части диалогового окна. Переключатель Use default (Стандартное время) применяет стандартные настройки, если ранее параметры дня были изменены. Переключатель Nonworking time (Нерабочее время) пометит выбранный рабочий день как выходной, a Nondefault working time (Нестандартное рабочее время) — как рабочий.

Для создания нового календаря предназначена кнопка New (Создать). После нажатия на нее открывается диалоговое окно (рисунок 4), в котором нужно указать название нового календаря и определить, как будет создан новый календарь — на основе существующего или «с нуля». В первом случае нужно выбрать переключатель Make a copy of (Создать копию) и выбрать соответствующий календарь из списка. Во втором случае нужно выбрать переключатель Create new base calendar (Создать новый базовый календарь).

Рисунок 4 – Диалоговое окно создания нового календаря

Кнопка Options (Параметры) отображает диалоговое окно с общими настройками календаря. Это диалоговое окно (рисунок 5) можно вызвать и через меню ToolsOptions (СервисПараметры).

Рисунок 5 – Диалоговое окно настройки расчетов времени

Параметры, настраиваемые в этом диалоговом окне, не влияют на проектный календарь или календари ресурсов и предназначены для других целей.

Во многих отчетах и диаграммах MS Project отображается временная шкала, на которую нанесены дни недели. Параметр Week starts on (День начала недели) определяет, какой день недели будет отображаться первым на этих шкалах. Кроме того, именно в соответствии с этой настройкой отображается календарь в диалоговом окне настройки календаря (рисунок 3).

Помимо дней недели на временной шкале отображается информация о годе, и программа позволяет отображать на шкале как календарный, так и финансовый год. В некоторых организациях финансовый год может начинаться не в январе, и в таком случае на шкале номер календарного года заменяется номером финансового года. Чтобы замена осуществлялась, необходимо в поле Fiscal year tarts in (Месяц начала финансового года) указать месяц, с которого начинается финансовый год.

Обычно в качестве номера финансового года используется номер календарного года, в котором финансовый год заканчивается. Но если в организации принята другая практика, то можно использовать во временной шкале номер начального календарного года. Для этого нужно установить флажок Use starting year for FY numbering (Использовать год начала для обозначения финансового года). Этот флажок становится доступен в случае, если месяцем начала отсчета финансового года является не январь.

По названиям следующих параметров диалогового окна можно подумать, что они связаны с настройками, определяемыми в проектном календаре. Но это не так — эти настройки влияют только на то, каким образом MS Project конвертирует длительность задач из одной временной единицы в другую. Например, если установить значение параметра Hours per day (Часов в день) равным 8, то после того, как вы укажете длительность задачи, равную двум дням 2d (2д), на диаграмме Ганта рядом с отрезком длительность будет отображена как 16 часов. Если же  изменить значение параметра на 5 и затем ввести длительность задачи как 2d (2д), то она будет конвертирована в 10 часов.

Длительность задач хранится «внутри» проектного файла в минутах. При вводе данные о длительности задачи или объеме работы переводятся в минуты и затем помещаются в файл. При неверных общих календарных настройках все данные будут сохраняться некорректно, и их придется вводить заново.

Таким образом, описанные параметры не влияют на настройки проектного календаря, но влияют на учет длительностей задач в проекте. Поэтому настройки в проектном календаре должны соответствовать общим настройкам календаря, и за этим нужно следить самостоятельно.

Параметры Default start time (Время начала по умолчанию) и Default end time (Время окончания по умолчанию) также не связаны с соответствующими параметрами в календаре проекта. В соответствии со значениями этих параметров MS Project определяет время начала и завершения задач, если оно не указано пользователем. Например, если значение параметра Default start time (Время начала по умолчанию) равно 8:00 и вы добавите в план задачу, начинающуюся 1 марта 2002 (не указывая время ее начала), то полностью дата ее начала будет выглядеть как 1.03.2002 8:00.

Пример настройки календаря

Изменим типовые настройки календаря MS Project, с тем чтобы в дальнейшем планировать проекты с их использованием. Установим рабочее время с 9 до 18 с перерывом на обед с 12 до 13. В пятницу рабочее время будет заканчиваться в 17 часов. Кроме того, учтем в календаре нерабочие дни: понедельник 25 февраля и пятницу 8 марта.

Чтобы реализовать эти настройки, нужно открыть диалоговое окно редактирования календаря с помощью команды меню ToolsChange Working Time (СервисИзменить рабочее время). Затем выделим все рабочие дни, кроме пятницы, и отредактируем параметры рабочего времени. Редактировать свойства пятниц не нужно, поскольку настройки по умолчанию совпадают с необходимыми нам.

Теперь нужно отметить неурочные выходные дни: 25 февраля и 8 марта. Для этого нужно выделить каждый из этих дней и в его настройках установить переключатель Nonworking time (Нерабочее время).

После редактирования исправленные элементы выделились подчеркиванием. В тех случаях, когда редактировался отдельный день, подчеркнуто число в календаре. Когда же редактировались все определенные дни календаря, подчеркнуты их названия в заголовке таблицы.

Поскольку режим работы и праздники являются общими для всех проектов, то созданный календарь стоит сохранить в глобальном шаблоне, для того чтобы он автоматически включался во все вновь создаваемые проекты. Для этого нужно воспользоваться командой меню ToolsOrganizer (СервисОрганизатор) и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Calendars (Календари). Затем нужно скопировать календарь Standard (Стандартный) из файла, где он был создан, в файл Global.mpt.

Рисунок 6 – Диалоговое окно Организатор с вкладкой Календари

Параметры календарного плана

Во время планирования объема работ возникает необходимость  размещать задачи на календарном плане проекта, определяя, в какой день начнется и закончится та или иная задача. В MS Project есть несколько настроек, определяющих поведение программы при работе пользователя с календарным планом. Эти параметры можно изменить на вкладке Schedule (Планирование) в диалоговом окне Options (Параметры). Открыть его можно с помощью команды меню ToolsOptions (СервисПараметры).

Флажок Show scheduling messages (Показывать сообщения о планировании) определяет, будет ли MS Project сообщать вам о несоответствиях в плане проекта (и давать полезные подсказки по ходу составления плана). Этот флажок стоит установить, поскольку с помощью подобных сообщений можно избежать многих случайных ошибок.

Параметр New tasks (Новые задачи), определяет, какая дата начала будет по умолчанию приписываться новой задаче — дата начала проекта (пункт списка Start On Project Start Date (Начинаются в день начала проекта)) или дата создания задачи (пункт списка Start On Current Date (Начинаются в текущий день)).

Рисунок 7 – настройки календарного плана

Ввод данных в файл проекта можно существенно ускорить, если указать, в каких единицах будут вводиться значения длительности задач и объема работ. В таком случае при заполнении в таблицах полей Duration (Длительность) и Work (Трудозатраты) (а также их вариантов)  нужно будет указывать только число единиц, а обозначение единиц будет подставлено автоматически.

Обычно длительность задач указывается в днях (Days), и именно этот вариант стоит выбрать в списке Duration is entered in (Длительность вводится в). Количество работы, как правило, учитывается в часах, поэтому в списке Work is entered in (Трудозатраты вводятся в) стоит выбрать Hours (Часы).

При редактировании проектного расписания часто приходится перемещать задачи или группы задач. Флажок Auto Link inserted or moved tasks (Автоматическое связывание вставленных или перемещенных задач) определяет, будут ли перемещенные или вставленные между другими задачи автоматически связываться с предыдущими или последующими. Этот флажок стоит оставить установленным, поскольку он существенно упрощает редактирование планов проектов даже с небольшим количеством связей.

При составлении предварительного плана проекта указываются предварительные длительности многих задач, которые в процессе согласования плана утверждаются и затем становятся окончательными. Предварительные длительности могут помечаться в плане вопросительным знаком, что делает работу с графиком очень удобной: можно легко увидеть задачи с не установленной окончательно длительностью. Для того чтобы вопросительные знаки отображались, необходимо оставить установленным флажок Show that tasks have estimated durations (Показывать наличие предварительных оценок длительности у задач).

И последний флажок — New tasks have estimated durations (Новые задачи имеют предварительные оценки длительности) — определяет, будет ли длительность новых задач помечаться как предварительная. Рекомендуется установить этот флажок.

После установки значений воспользуйтесь кнопкой Set as Default (По умолчанию) для использования их в последующих проектах.

Помощь в планировании

Чтобы при планировании MS Project подсказывал  о возможных ошибках и способах ускорить ввод данных, стоит включить режим подсказки. Для этого в диалоговом окне настройки параметров программы нужно перейти на вкладку General (Общие). На ней в разделе Planning wizard (Мастер планирования) нужно установить все флажки. Флажок Advice from Planning Wizard (Помощь мастера планирования) управляет режимом подсказки, и если его сбросить, то остальные три флажка будут недоступны. При установке флажка Advice about using Microsoft Project (Помощь в использовании Microsoft Project) программа отображает подсказки о возможностях ускорения работы, если замечает, что вы вводите или редактируете данные не оптимальным способом. Флажок Advice about scheduling (Помощь в планировании) управляет режимом, в котором программа уточняет, что вы имели в виду при внесениях изменений в календарный план проекта. И, наконец, флажок Advice about errors (Помощь в устранении ошибок) позволяет включить или отключить вывод сообщений об ошибках.

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ

Определение состава работ

Для создания уникального продукта или услуги (результата проекта) нужно осуществить некоторую последовательность работ. Задача планирования проекта заключается в том, чтобы достаточно точно оценить сроки исполнения и стоимость этих работ. Чем точнее дана оценка, тем выше качество плана проекта. Чтобы дать точную оценку, нужно хорошо представлять состав работ проекта, то есть знать, какие именно работы нужно выполнить для получения его результата. Только после того, как составлен список проектных работ, оценивается длительность каждой из них и выделяются ресурсы, необходимые для их выполнения. И лишь затем можно оценить стоимость и сроки исполнения каждой задачи и, в результате сложения, общую стоимость и срок проекта. Вот почему определение состава работ является первым шагом при планировании проекта.

Определение состава проектных работ начинается с определения этапов (или фаз) проекта. Например, в проекте Издание номера журнала могут быть выделены фазы Планирование номера, Подготовка материалов, Верстка и Предпечатная подготовка.

После того как состав фаз и их результаты определены, нужно определить последовательность этих фаз относительно друг друга и крайние сроки их исполнения. Затем нужно определить, из каких работ состоят фазы, в какой последовательности исполняются эти работы и в какие крайние сроки нужно уложиться при их исполнении. То есть принципы планирования задач внутри фаз повторяют принципы планирования фаз внутри проекта.

Определять состав работ удобно в несколько шагов. Сначала создается скелет плана работ, состоящий из фаз, их результатов и нескольких основных задач. Потом в план добавляются остальные задачи, определяются их длительности и связи. Затем определяются ключевые даты проекта, устанавливающие крайние сроки достижения результатов проекта и другие ограничения по времени. Наконец, в план добавляется дополнительная информация о задачах.

Скелетный план работ

Создадим новый файл проекта и, будем следовать методике планирования от даты начала. Используем стандартный календарь и в качестве даты начала проекта примем предлагаемую по умолчанию.

План работ лучше всего составлять в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта). Для добавления задачи в план проекта нужно установить курсор в таблицу слева от диаграммы и ввести название задачи в поле Task Name (Название задачи).После этого символизирующий задачу отрезок появится на диаграмме. На рисунке 8 видно, как выглядит план проекта Издание журнала после того, как в него были добавлены четыре основных фазы.

Рисунок 8 – план проекта Издание журнала

Чтобы поместить задачу на следующий (более низкий) уровень структуры, нужно установить курсор на строку с задачей и нажать на панели инструментов Formatting (Форматирование) кнопку со стрелкой вправо (или сочетание клавиш Alt+Shift+→). Для перемещения задачи на предыдущий (более верхний) уровень структуры нужно нажать кнопку со стрелкой влево (или Alt+Shift+← на клавиатуре).

Например, добавим в фазу Планирование номера задачу Редколлегия. Для этого добавим строку между фазами (установим курсор на фазу Подготовка материалов и нажмем на панели инструментов Formatting (Форматирование) кнопку Insert (Вставить)), после чего в поле Name (Название) укажем название Редколлегия. Затем перенесем задачу на следующий уровень, для чего нажмем сочетание клавиш Alt+Shift+→. Теперь MS Project «понял», что Планирование номера является фазой, а Редколлегия — задачей внутри нее (рисунок 9), о чем свидетельствует то, что строка Планирование номера выделена жирным шрифтом и что рядом с названием фазы появился значок для отображения и скрытия вложенных задач фазы. Таким образом, задачи становятся фазами только тогда, когда  сообщается об этом MS Project, создав вложенную задачу.

Рисунок 9 –  В фазу Планирование номера добавлена завершающая задача План номера утвержден.

Значок может и не появляться, если сброшен флажок Show outline symbols (Показывать символ структуры) на вкладке View (Вид) в диалоговом окне Options (Параметры), которое вызывается командой меню ToolsOptions (СервисПараметры). Кроме того, фазы могут не отображаться в списке задач, если в том же диалоговом окне сброшен

Результаты фаз вводятся в виде завершающих задач, и эти задачи могут не обозначать реальной деятельности. Например, результатом фазы Планирование номера является утвержденный план номера, и мы обозначим достижение этого результата завершающей задачей План номера утвержден, которую добавим в фазу так же, как и задачу Редколлегия. Для того чтобы MS Project «понял», что введенная задача является завершающей, установим ее длительность в 0 дней, указав в колонке Duration (Длительность) соответствующее число (рисунок 9).

Добавим результаты и  остальным фазам проекта: у фазы Подготовка материалов результатом будет завершающая задача Подготовка материалов завершена, у фазы Верстка журналаНомер сверстан, а у фазы Предпечатная подготовкаНомер готов к передаче в типографию.

Рисунок 10 – Скелетный план проекта Издание журнала

После того как мы добавили в фазы завершающие задачи, фазы, состоящие только из них, приняли на диаграмме вид завершающих задач. Это произошло потому, что длительность фазы соответствует времени, требуемому для выполнения всех включенных в нее задач. Соответственно, длительность фаз, состоящих только из завершающих задач, равна 0 дней, и они тоже считаются завершающими (MS Project считает задачу завершающей, если ее длительность равна 0 дней).

Для того чтобы фазы стали выглядеть так, как им положено, добавим в них обычные задачи. При этом следует учитывать, что порядок задач в таблице (сверху вниз) обычно соответствует их временной последовательности. Задачи, расположенные выше в таблице, обычно исполняются раньше задач, расположенных ниже. Например, на рисунке 10 в фазе Верстка журнала задача Верстка предшествует вехе Номер сверстан и поэтому размещена выше.

Теперь, когда скелетный план готов, можно переходить к добавлению в план остальных задач и подфаз. Добавьте в  план издания журнала  все проектные работы, чтобы получить следующий план:

Планирование номера: (фаза) – 13 дней

-Сбор предложение от авторов, (задача) – 5 дней

- Подготовка плана номера, (задача) – 3 дня

- Предварительная редколлегия, (задача) – 1 день

- Доработка планов с учетом замечаний, (задача) – 3 дня

- Редколлегия, (задача) – 1 день

- План номера утвержден. (веха)

Подготовка материалов: (фаза) – 37 дней

Подготовка обложки: (фаза) – 37 дней

- Отбор модели, (задача) – 5 дней

- Фотосъемка модели, (задача) – 4 дня

- Подготовка анонсов материалов номера для обложки, (задача) – 3 дня

- Верстка обложки, (задача) – 3 дня

- Обложка готова. (веха)

Подготовка текстов: (фаза) – 35 дней

- Подготовка редакционных заданий,  (задача) – 3 дня

- Рассылка заданий авторам, (задача) - 2 дня

- Утверждение заданий, (задача) - 4 дня

- Статьи в работе у авторов, (задача) - 0 дней

- Статьи поступили в редакцию, (задача) - 0 дней

- Редактирование материалов, (задача)- 16 дней

- Техническое редактирование, (задача) – 14 дней

- Тексты готовы, (веха)

Подготовка материалов завершена. (веха)

Верстка журнала: (фаза) – 18 дней

- Обработка текста и иллюстраций, (задача) – 14 дней

- Вычитка, (задача) – 14 дней

- Свертка, (задача) – 12 дней

- Подготовка оглавления, (задача) – 2 дня

- Окончательная сборка, (задача) – 2 дня

- Номер сверстан. (веха)

Предпечатная подготовка: (фаза) – 15 дней

- Конвертция сверстанного номера в формат Мас, (задача) – 5 дней

- Цветоделения, (задача) – 7 дней

- Коррекция, (задача) – 7 дней

- Вывод пленок, (задача) – 7 дней

- Номер готов к передаче в типографию. (веха)

При создании задач MS Project автоматически задает им длительность в 1 день, добавляя после ее обозначения вопросительный знак (рисунок 10). Вопросительный знак обозначает, что указанная длительность — Приблизительная (Estimated) и требует дальнейшего уточнения. После того как вы отредактируете значение, вопросительный знак пропадет. Если вы хотите пометить для себя, что указанную длительность задачи стоит уточнить, то можете сами добавить вопросительный знак. Например, если вы не уверены в длительности задачи в 1 день, то ее можно указать как Id? (1д?).

Определение связей между задачами

Связь между двумя задачами определяет, каким образом время начала или завершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой. Например, Окончательная сборка номера журнала может начаться только тогда, когда выполнена задача Обложка готова.

Задача, влияющая на другую, называется Predecessor (Предшественник), а задача, зависящая от другой, называется Successor (Последователь). Например, Обложка готова является предшествующей задачей, а Окончательная сборка — последующей.

Одна связь может объединять только две задачи, и при этом у одной задачи может быть несколько связей с другими задачами. Например, Окончательная сборка может начаться только после выполнения задач Обложка готова и Подготовка оглавления. Задача может иметь неограниченное число предшествующих и последующих задач.

Связи могут объединять и фазы, и все принципы организации связей между задачами применимы и к фазам. При этом связи могут объединять между собой и задачи, и фазы, например фаза может начинаться по завершении задачи.

Типы связей задач

В MS Project есть четыре типа связей между задачами. Связь типа Finish-to-start (Окончание-начало), или сокращенно FS (ОН), — наиболее распространенный тип зависимости между задачами, при которой задача В не может начаться, пока не завершена задача А:

Связь типа Start-to-start (Начало-начало), или сокращенно SS (НН), обозначает зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началась задача А. Например, Техническое редактирование не может начаться раньше, чем Редактирование материалов, но и для того, чтобы начать Техническое редактирование, не обязательно дожидаться окончания Редактирования материалов. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно.

Связь типа Finish-to-Finish (Окончание-окончание), или сокращенно FF (00), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончилась задача А. Обычно такой связью объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно, но при этом одна не может закончиться, пока не завершена другая. Например, сдача-приемка программы идет одновременно с исправлением ошибок (найденных в процессе сдачи-приемки), и пока исправление ошибок не завершено, сдача-приемка тоже не может завершиться.

Связь типа Start-to-Finish (Начало-окончание), или сокращенно SF (НО), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А. Обычно такая связь используется в том случае, когда А является задачей с фиксированной датой начала, которую нельзя изменить. В таком случае дата начала последующей задачи не изменяется при увеличении длительности предшествующей.

Связь создается перетаскиванием мыши с одного отрезка диаграммы Ганта на другой, при этом по умолчанию тип связи определяется как FS. Предшествующей задачей считается та, с которой началось перетаскивание, а последующей — та, на которой перетаскивание закончилось (на последующую задачу указывает стрелка в конце связи). Для удаления связи или изменения ее типа нужно дважды щелкнуть на диаграмме и произвести соответствующие операции в открывшемся диалоговом окне.

Влияние связей между задачами на план работ

Связи между задачами напрямую влияют на план работ. Например, если вы создадите две задачи и затем перетащите мышью связь с одной на другую (по умолчанию создастся связь типа FS (ОН)), то последующая задача на календарном плане займет место после первой задачи. Если теперь увеличить длительность предшественницы, то дата ее окончания будет перенесена на более поздний срок и автоматически на более поздний срок будет передвигаться и дата начала последующей задачи.

Если же изменить тип связи между задачами на SF (НО) и направить связь в обратную сторону, то при увеличении длительности хронологически предшествующей задачи ее дата начала будет переноситься на более ранний срок, и при этом дата начала последующей задачи не изменится. Именно поэтому такой тип связи используется в тех случаях, когда в качестве последующей задачи выступает та, срок начала которой не должен измениться.

Если задачи соединены связью типа SS (НН), то изменение длительности любой из них приводит к изменению даты окончания только редактируемой задачи. То есть наличие такой связи между задачами не влияет на алгоритм расчета длительности и сроков исполнения.

Если между задачами имеется связь типа FF (00), MS Project старается синхронизировать даты окончания связанных задач. Если увеличивается длительность предшествующей задачи, то автоматически переносятся даты начала и окончания последующей задачи (чтобы дата окончания последующей задачи соответствовала дате окончания предшествующей). Например, после увеличения длительности предшествующей задачи (А) дата окончания последующей задачи (В) будет изменена. При этом длительность задачи В не изменится.

Если же изменяется дата окончания последующей задачи, то дата окончания предшествующей задачи не изменяется, и задачи завершаются в разные дни. То есть при изменении длительности последующей задачи переносится только дата ее окончания.

Использование задержек и опережений

Часто в жизни зависимости между задачами бывают немного более сложными, чем Finish-to-start (Окончание-начало). Например, между задачей «Покраска стен» и «Развешивание картин» должен пройти день, чтобы краска успела высохнуть. Для того чтобы описать такую зависимость между задачами, в MS Project используется параметр Запаздывание (Lag). Например, в случае с покраской стен запаздывание между задачами должно составить 1 день.

Запаздывание является свойством связи и может быть указано в диалоговом окне определения свойств связи. Запаздывание можно вводить как длительность (например, 1 день) или как процент от длительности предшествующей задачи. Например, если предшествующая задача продолжается 4 дня, то запаздывание в 25% будет равняться 1 дню.

Иногда для начала выполнения следующей задачи не нужно дожидаться полного окончания предыдущей. Например, можно начинать клеить обои, когда штукатурка положена хотя бы на некоторых стенах в доме. В таком случае следует использовать Опережение (Lead). Опережение вводится так же, как и запаздывание, но с отрицательным знаком, например опережение в 1 день указывается как -Id (-1д), а опережение в 50% (то есть следующая задача начинается, когда предыдущая выполнена наполовину) — как -50%.

Особенно удобно указывать запаздывания и опережения в процентах от длительности предшествующей задачи, так как при ее изменении MS Project автоматически перенесет дату начала последующей задачи на соответствующий день.

Способы редактирования связей

Редактирования связей можно осуществлять с помощью мыши. А также их можно редактировать прямо в таблице, куда вводятся данные, в особой форме или в диалоговом окне определения свойств задачи.

Кроме того, создавать связи можно с помощью кнопки Link Tasks (Связать задачи) стандартной панели инструментов.

Для этого нужно выделить две или больше задач и нажать эту кнопку. Задачи будут соединены последовательно связью типа Finish-to-start (Окончание-начало). Например, если выделены задачи 1, 2 и 3, то после нажатия кнопки задача 2 будет следовать за задачей 1, а задача 3 — за задачей 2. Выделив все связанные задачи и нажав кнопку Unlink Tasks (Разорвать связи задач), можно быстро удалить все связи между ними.

Редактирование связей в таблице

Чтобы в процессе ввода задач быстро указать предшественника задачи, используется колонка Predecessors (Предшественники), по умолчанию включенная в таблицу Entry (Ввод).

Связью по умолчанию является Finish-to-start (Окончание-начало), поэтому если в поле Predecessors (Предшественники) просто указать номер задачи, это будет означать, что данная задача является предшественницей текущей. Например, предшественницей задачи Предварительная редколлегия является задача с номером 3, то есть Подготовка плана номера.

В тех случаях, когда связь отличается от стандартной, в поле нужно указать номер предшествующей задачи и аббревиатуру, соответствующую типу связи. Если у связи есть запаздывание или опережение, то его нужно указать рядом с типом связи, используя знаки + или -. Если запаздывание или опережение используется со стандартной связью FS (ОН), то ее аббревиатуру тоже нужно указать. А если у задачи есть несколько предшественниц, то связи с ними нужно указать через точку с запятой.

Для просмотра номеров последующих задач (то есть задач, для которых текущая задача является предшественницей) можно отобразить в таблице колонку Successors (Последователи).

Редактирование связей в форме

Работать с колонкой таблицы удобно, когда используется только связь по умолчанию, поскольку в этом случае достаточно вводить в нее номера соответствующих задач. Правда, это удобно делать, если предшественницы находятся по соседству и для их поиска не нужно прокручивать несколько экранов.

Если же  используется в проекте разнообразные типы связей, то удобнее будет воспользоваться специальными диалоговыми окнами для работы с ними. Наиболее удобным является диалоговое окно Task Form (Форма описания задачи). Эта форма отображается, если, находясь в диаграмме Ганта, выбрать команду меню WindowSplit (ОкноРазделить). Ее также можно вызвать из диалогового окна ViewMore Views (ВидВсе виды).

По умолчанию отображается форма для редактирования задействованных в задаче ресурсов и связей с предшественницами, но с помощью контекстного меню формы можно вызвать диалоговое окно Predecessors & Successors (Предшественники и последователи), в котором можно редактировать связи выбранной задачи как с предшествующими, так и с последующими задачами.

Форма разделена на две таблицы с одинаковой структурой, содержащие колонки с номером задачи, ее названием, типом связи и величиной задержки. Левая таблица содержит информацию о предшественницах, а правая — о последующих задачах.

Чтобы удалить связи из таблицы, нужно установить курсор на строку с информацией о связи и нажать клавишу Delete. Для добавления связи нужно установить курсор на свободную строку в таблице и в раскрывающемся списке выбрать название задачи, с которой нужно связать текущую. Тип связи тоже выбирается из раскрывающегося списка.

Редактирование связей с помощью формы описания задачи удобно тем, что вся работа со связями осуществляется в одном окне с информацией о задачах и с диаграммой. Редактируя связи между задачами, можно прокрутить диаграмму или просмотреть последовательность задач, что очень удобно. Этих достоинств лишен третий способ редактирования связей, о котором пойдет речь далее.

Редактирование связей в диалоговом окне сведений о задаче

В диалоговом окне информации о задаче (оно открывается с помощью двойного щелчка на названии задачи в таблице) содержится вкладка Predecessors (Предшественники), на которой можно редактировать связи с предшествующими задачами.

Вкладка содержит таблицу, аналогичную той, что размещена на форме описания задачи, и для работы с ней нужно применять те же приемы. Диалоговое окно сведений о задаче удобно использовать, когда нужно отредактировать связи одной или двух задач. При работе со связями большего числа задач удобнее использовать форму.

Выставите предшественников в следующем порядке:

1

11

10

21

20

31

30

2

12

21ОН-4дней

22

21НН

32

3

2

13

12

23

22

33

4

3

14

13

24

22

34

5

4

15

25

35

6

5

16

26

22НН+3дней

36

7

6

17

16

27

26НН+3дней

37

8

7

18

17

28

27НН+3дней

9

19

18

29

26

10

20

19ОН+10дней

30

29;14

Дата начала проекта

Определять ключевые даты проекта начнем с определения даты начала проекта. Пусть наш проект будет начинаться после новогодних праздников 10.01.2008. Откроем диалоговое окно определения проекта с помощью команды меню ProjectProject Information (ПроектСведения о проекте) и изменим значение параметра Start date (Дата начала) на 10.01.2008. После этого план проекта автоматически перестроится.

Дата начала новой задачи, если не указать ее самостоятельно, приравнивается к дате начала проекта или ближайшему к ней рабочему дню. Если новая задача принадлежит фазе, то дата ее начала приравнивается к дате начала фазы. После того как задача соединена связью с другой задачей, ее дата начала переносится в соответствии с типом связи. Даты окончания задач рассчитываются путем прибавления к дате начала длительности задачи и нерабочих дней проектного календаря.

Типичной ошибкой при работе с MS Project является определение даты начала или окончания задач «вручную» путем выбора нужной даты в поле Start (Начало) или Finish (Окончание) в таблице. Если так сделать, то введенная дата будет жестко привязана к задаче, и изменение даты начала или окончания проекта, фазы или связанных задач не приведет к автоматическому перемещению задачи.

Например, если  установить дату начала первой задачи на 11.01.08 и затем измените дату начала проекта на 12.01.08, то первая задача все равно будет начинаться 11.01.08, то есть останется за временными рамками проекта. Еще хуже, если случайно будет зафиксирована дата начала или окончания задачи в середине плана. В таком случае изменение длительности задач в начале плана может не привести к автоматическому изменению связанных задач, находящихся в плане после задачи с зафиксированной датой. Поэтому при планировании в MS Project стоит довериться программе и управлять положением задач на временной оси с помощью связей.

Как ограничения влияют на расписание

Когда требуется контролировать дату начала или конца задачи,  можно добавить ограничение. Гибкие ограничения учитывают связи между задачами, чтобы перенести задачу как можно раньше или как можно позже, насколько позволяет связь. Например, задача с ограничением As Soon As Possible (Как можно раньше) и связью FS (ОН) будет начинаться сразу по завершении предшественницы.

Ограничения со средней гибкостью запрещают задаче начаться или окончиться до или после выбранной даты. Например, задача с ограничением Start No Later Than (Начало не позднее) на 17 марта и связью типа FS (ОН) с другой задачей может начаться в любое время, если ее предшественница закончится, например, до 15 июня, но не может быть начата после 17 марта.

Негибкие ограничения не подвергаются влиянию связей и «привязывают» задачу к выбранной вами дате. Например, задача с ограничением Must Start On (Фиксированное начало) на 10 апреля и связью типа FS (ОН) с другой задачей всегда будет находиться в расписании на 10 апреля вне зависимости от того, закончится ее предшественница раньше или позже.

Тип ограничения

Влияние  на расписание

Описание

As Soon As Possible     (ASAP),   раньше (КМР)

Гибкое

С этим ограничением MS Project размещает задачу Как можно в расписании как можно раньше с учетом других параметров плана. Никаких дополнительных ограничений на задачу не распространяется. Это ограничение по умолчанию накладывается на все задачи, если проект планируется от даты начала

As Late As Possible  (ALAP), Как можно     позже (КМП)

Гибкое

С этим ограничением MS Project размещает задачу в расписании как можно позднее с учетом других параметров плана. Никаких дополнительных ограничений на задачу не распространяется. Это ограничение по умолчанию накладывается на все задачи, если проект планируется от даты окончания

Finish No Later Than  (FNLT), Окончание  не позднее (ОНП)

Среднее

Это ограничение обозначает наиболее позднюю дату, когда задача должна быть завершена. При этом задача может быть завершена как в этот день, так и раньше него. Предшествующая задача не сможет «вытолкнуть» задачу с ограничением типа FNLT (ОНП) за дату ограничения. Для проектов, планирующихся от даты окончания, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи.

Start No Later Than (SNLT), Начало     не позднее (ННП)

Среднее

Это ограничение обозначает наиболее позднюю дату, |когда задача может начаться. Задача может начинаться раньше или в этот день, но не позже. Предшественницы не смогут «вытолкнуть» задачу с ограничением SNLT (ННП) за дату ограничения. Для проектов, планирующихся от даты окончания, это ограничение применяется, когда вы вводите дату начала задачи.

Finish No Earlier Than   (FNET), Окончание не ранее (ОНР)

Среднее

Это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда возможно завершить задачу. Задача не может быть помещена в расписании так, чтобы заканчиваться ранее обозначенной даты. Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи.

Start No Earlier Than     (SNET), Начало не ранее (ННР)

Среднее

Это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда задача может начаться. Задача не может быть помещена в расписании ранее указанной даты. Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату начала для задачи.

Must Start On (MSO),     Фиксированное начало (ФН)

Негибкое

Это ограничение обозначает точную дату, на которую дата начала задачи должна быть помещена в расписании. Другие факторы (связи между задачами, задержки или опережения и пр.) не могут повлиять на положение задачи в расписании.

Must Finish On (MFO),   Фиксированное окончание (ФО)

Негибкое

Это ограничение обозначает точную дату, на которую в расписании должна быть помещена дата окончания задачи. Никакие другие факторы не могут повлиять на эту дату.

 

Ввод ограничений

В проектах, планируемых от даты начала, по умолчанию все задачи имеют ограничение As Soon As Possible (Как можно раньше), а в проектах, планируемых от даты окончания, — As Late As Possible (Как можно позже).

Вводя данные в таблицу, нельзя установить негибкие типы ограничений. Для этого, а также для редактирования установленных ограничений предназначена вкладка Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче. Чтобы вызвать это диалоговое окно, нужно сделать двойной щелчок в таблице на строке задачи.

Тип ограничения выбирается в раскрывающемся списке Constraint type (Тип ограничения), а дата, которой ограничивается начало или окончание задачи, указывается в поле Constraint date (Дата ограничения).

Иногда для отмены ограничения нужно удалить введенную дату в поле Constraint date (Дата ограничения). Но MS Project не дает оставить это поле пустым, и поэтому для удаления даты из поля нужно заменить ее на текст NA (НД).

Deadline (Крайний срок) — дата, обозначающая крайний срок исполнения задачи. Отличие использования крайнего срока от ограничений заключается в том, что наличие этой даты не влияет на расчет графика проекта. Если для задачи указан крайний срок, то на диаграмме Ганта отображается соответствующая отметка, и если выполнение задачи не укладывается в этот срок, то в колонке Indicators (Индикаторы) появляется особый значок.

Рисунок 11 –  Настройка ограничений в диалоговом окне сведений о задаче

Для ввода крайнего срока задачи нужно воспользоваться вкладкой Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче. Крайний срок исполнения задачи определяется в одноименном поле, расположенном над полем выбора типа ограничения. Дату крайнего срока можно ввести или выбрать в календаре, а для удаления этой даты нужно ввести в поле NA (НД).

Что выбрать — ограничения или крайние сроки

Плюсы использования крайних сроков для обозначения сроков исполнения задач очевидны. Если в результате изменения плана проекта дата окончания задачи выходит за крайний срок, то MS Project отобразит соответствующее предупреждение. При этом принципы размещения задач в расписании не изменяются, и не надо ломать голову, догадываясь, почему при увеличении длительности задачи перемещается ее дата начала, а не окончания и т. п.

Кроме того, сохранение принципов размещения задач позволяет использовать MS Project как аналитический инструмент. Например, если  установить ограничение типа MFO (ФО) или FNLT (ОНП) на дату окончания завершающей задачи проекта, то какие бы изменения не происходили внутри проектного плана, дата окончания всегда уложится в срок, хотя реально (исходя из работ внутри плана) уложиться в сроки не получится. Если же использовать крайний срок для определения даты окончания этой задачи, то при изменениях внутри плана вы увидите, когда реально завершится проект, и сможете рассмотреть несколько вариантов корректирующих действий и выбрать наиболее подходящее.

Поскольку крайний срок ограничивает дату окончания задачи, его удобно использовать в сочетании с ограничением на начало задачи, таким образом как бы ограничивая задачу с двух сторон. Например, если задача должна начаться 10-го числа и закончиться не позднее 15-го, то вы можете установить ограничение SNLT (ННП) на 10-е и крайний срок на 15-е число.

Когда вводить ограничения в план проекта

Ограничения должны быть в плане перед тем, как вы перейдете от планирования состава работ к планированию задействованных в проекте ресурсов. Это обусловлено тем, что срок исполнения работ обычно зависит от числа выделенных исполнителей, и наличие крайних сроков будет подсказывать, когда нужно выделить больше сотрудников на выполнение задачи, чтобы уложиться в сроки, а когда — меньше, если сроки не поджимают.

Основные ограничения по срокам исполнения основных фаз можно вводить уже после составления скелетного плана проекта. После того как в план добавлены все работы, нужно ограничить наиболее важные из них, и лишь затем переходить к определению связей и длительностей. Обычно уже на этом этапе можно выяснить, укладываются ли работы в сроки, и скорректировать длительность некоторых задач.

Пример использования ограничений и крайних сроков

В проекте Издание номера журнала  будем использовать оба типа ограничений MS Project: и собственно ограничения, и крайние сроки.

Предположим, что один номер журнала готовится к изданию в среднем 3 месяца. Значит, начиная подготовку номера в январе, мы должны завершить ее в конце апреля, например не позже 20-го числа, поскольку номер должны успеть напечатать до начала следующего месяца. Поскольку обычно эта дата указана в договоре с типографией, в которую передается журнал для печати, ограничение это очень жесткое. Соответственно, для завершающей задачи Номер готов к передаче в типографию нужно установить ограничение Finish No Later Than (Окончание не позднее) на дату 20.04.08.

При установке ограничения MS Project проверяет, нет ли у задачи связей, и если они есть, анализирует, может ли устанавливаемое ограничение привести к конфликтам. Если, по мнению программы, это возможно, то отображается подсказка, с помощью которой можно отменить установку ограничения (первый переключатель), продолжить, используя другое (оптимальное, с точки зрения MS Project) ограничение (второй переключатель), или продолжить, используя выбранное ограничение (третий переключатель).

В нашем случае у задачи, на которую накладывается ограничение Finish No Later Than (Окончание не позднее), есть предшественница, и если она будет заканчиваться позже даты ограничения, то это вызовет конфликт. MS Project считает оптимальным в нашей ситуации использовать ограничение Finish No Earlier Than (Окончание не ранее), но оно нам совершенно не подходит.

Затем предположим, что в соответствии с договором с модельным агентством, предоставляющим возможность выбора модели, конкурсный отбор должен начаться 01.02.08 и проходить в течение 2 дней. Соответственно, зафиксируем эту дату ограничением Must Start On (Фиксированное начало) и длительностью в 2 дня, Поскольку эта задача не имеет предшественниц, установка ограничения прошла без сообщений от программы.

Кроме того, мы забыли включить в план важную задачу по публикации анонсов майского номера (который мы делаем в этом проекте) в предыдущем, апрельском номере. Этот номер сдается в типографию 20.03.08, и чтобы в него был включен вкладыш с рекламой следующего номера, анонсы нужно передать за 10 дней, то есть 10.03.08.

Включим задачу Передача рекламных анонсов в предыдущий номер в фазу Подготовка обложки и установим ее крайний срок на 10.03.08. Создать анонсы можно только тогда, когда хотя бы наполовину осуществлено редактирование материалов, поскольку окончательные названия статей и их содержимое определяются к этому моменту. Поэтому мы свяжем новую задачу зависимостью FS (ОН) с задачей Редактирование материалов (строка 22) и установим запаздывание (Lag) -50%. После этого будет видно, что датой начала задачи является именно 10.03.08. Поскольку эта дата совпадает с крайним сроком, то максимальная длительность задачи, которую мы можем себе позволить, это 1 день. Установим ее для задачи.

Новая задача является, по сути, завершающей, поскольку после ее завершения достигается один из результатов проекта, который передается проектной командой «наружу». До сих пор для обозначения завершающих задач мы использовали нулевую длительность, однако во многих случаях, как и в этом, длительность завершающих задач может быть не нулевой. Чтобы пометить задачу с не нулевой длительностью как завершающую, нужно воспользоваться вкладкой Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче. На вкладке нужно установить флажок Mark task as milestone (Пометить задачу как веху).

Часто в проекте некоторые задачи проходят регулярно, например подготовка отчетов для заказчика проекта или встреча проектной команды. Для того чтобы описывать такие задачи в плане проекта, предназначены повторяющиеся задачи. Добавить их в проект можно с помощью команды меню InsertRecurring task (ВставкаПовторяющаяся задача), открывающей диалоговое окно сведений о повторяющейся задаче.

В полях Task Name (Название задачи) и Duration (Длительность) указываются название и длительность новой задачи. Например, Редакционное собрание, которое мы хотим добавить в проект Издание номера журнала, длится 1 час.

В разделе Range of recurrence (Пределы повторения) выбирается дата начала повторяющейся задачи (Start (Начало)) и определяется, когда она будет завершена. Если вы хотите завершить задачу после определенного числа повторений, то нужно выбрать переключатель End after (Окончание после) и ввести число повторений. Если же задача должна закончиться к определенной дате, то нужно выбрать переключатель End by (Окончание) и ввести эту дату.

По умолчанию в поле End by (Окончание) отображается дата окончания последней задачи проекта, и поэтому удобно заносить повторяющиеся задачи, которые должны повторяться до конца проекта, после того, как введены все остальные.

После того как сделаны все настройки, нужно нажать кнопку 0К, и программа создаст в проекте повторяющуюся задачу. При этом могут возникнуть непредвиденные проблемы, если, например, повторение задачи приходится на выходной. В нашем примере одна из пятниц, по которым должно было проходить редакционное собрание, выпадает на дату 8 марта, помеченную в проектном календаре как нерабочий день. Соответственно, при создании повторяющейся задачи MS Project обнаружил это и отобразил сообщение с возможными вариантами разрешения проблемы.

В диалоговом окне предлагается три варианта решения проблемы: перенести повторение задачи на ближайший рабочий день, нажав кнопку Yes (Да), не создавать повторения в нерабочие дни, нажав кнопку No (Нет), или отказаться от создания повторяющейся задачи, нажав Cancel (Отмена). Мы выбрали первый вариант, поскольку в таком случае в дальнейшем можно самостоятельно перенести повторение, которое пришлось на выходной, на более удобное время.

Для редактирования повторяющейся задачи нужно дважды щелкнуть на ее названии. При этом откроется знакомое нам диалоговое окно сведений о повторяющейся задаче. Для редактирования свойств ее повторений
нужно воспользоваться теми же приемами, что и при редактировании обычных задач.

Суммарная задача проекта

Когда состав работ определен, план представляет собой четыре фазы, объединяющие все задачи проекта. Для каждой из них известна длительность, но  нет общей информации о длительности всего проекта. Получить ее сложением длительностей фаз нельзя, поскольку они частично выполняются одновременно, а значит, общая длительность проекта не равняется длительности его фаз.

Чтобы собрать фазы в единое целое, можно создать еще одну фазу Издание номера журнала и включить в нее все уже существующие фазы. Но правильнее отобразить Суммарную задачу проекта (Project summary task) — особую задачу, специально предназначенную для объединения всех проектных активностей. Она отображается на диаграмме Ганта особым цветом, и MS Project особым образом работает с ней.

Чтобы отобразить суммарную задачу проекта, в общих настройках проекта  на вкладке View (Вид) нужно установить флажок Show project summary task (Показывать суммарную задачу проекта). Суммарная задача отобразится с названием, взятым из поля Title (Название) в свойствах файла, которые можно редактировать в диалоговом окне, открываемом командой меню FileProperties (ФайлСвойства).

Если в этом диалоговом окне заполнено поле Comments (Заметки), то его значение станет комментарием к суммарной задаче. При изменении названия суммарной задачи или комментария (Notes) к ней автоматически изменятся значения соответствующего поля в свойствах файла.

После того как определен состав задач, нужно определить, кто эти задачи будет исполнять и какое оборудование будет использоваться. Для этого нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами.

Вопросы.

  1.  Что такое проект.
  2.  Из каких основных элементов состоит план проекта и какими основными свойствами они обладают.
  3.  Что такое проектный треугольник.
  4.  Как планировать проекты с помощью MS Project.
  5.  Как определять проект в MS Project.
  6.  Какие основные параметры настраиваются при определении проекта и как они влияют на логику работы программы.
  7.  Как настраивать параметры расчета календарного плана и включать режим отображения подсказок при планировании.
  8.  Как составлять скелетный план работ.
  9.  Как добавлять в проект задачи, фазы и завершающие задачи.
  10.  Как определять зависимости между задачами.
  11.  Какие типы зависимостей между задачами существуют и как они влияют на расчет календарного плана проекта программой.
  12.  Как использовать запаздывания и опережения при формировании зависимостей.
  13.  Что такое ограничения и как их использовать.
  14.  Что такое крайние сроки исполнения задач и как их использовать.
  15.  Что такое повторяющиеся задачи, как их добавлять в проект.
  16.  Как отображать суммарную задачу проекта.

PAGE  1


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

51368. Исследование начальной остойчивости плавучей полупогружной буровой установки 155 KB
  Ознакомление студентов с особенностями остойчивости плавучих полупогружных буровых установок (ППБУ) и их поведения на взволнованной поверхности моря, изучение основных положений теории и расчета, а также ознакомление с методикой постановки эксперимента по определению параметров начальной остойчивости плавучих технических средств для освоения шельфа.
51369. Двухфазная СМО с отказами 95.5 KB
  Для упрощения расчёта представим данную СМО как совокупность 2ух одноканальных. Т.к. в данной системе очередь не бесконечной длинны, то все расчёты будут не очень точны. Но главная цель проведения данных расчётов – это сравнение их результатов с результатами имитационной модели (программой). Для оценки соответствия результатов такой точности будет достаточно.
51371. РАБОТА С ОДНОМЕРНЫМИ МАССИВАМИ В ЯЗЫКЕ C 487.8 KB
  Варианты для задания 1 Array1. Дано целое число N (>0). Сформировать и вывести целочисленный массив размера N, содержащий N первых положительных нечетных чисел:
51372. РАБОТА С МАТРИЦАМИ В ЯЗЫКЕ C 120.29 KB
  В соответствии со своим вариантом для задачи 1 составить: Алгоритм решения задачи, в котором предусмотреть использование следующих функций: 1) функция формирования матрицы, предусмотреть формирование матрицы с клавиатуры и с помощью генератора псевдослучайных чисел;