16617

ПЛАНИРОВАНИЕ РЕСУРСОВ И СОЗДАНИЕ НАЗНАЧЕНИЙ В MICROSOFT PROJECT

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

ПЛАНИРОВАНИЕ РЕСУРСОВ И СОЗДАНИЕ НАЗНАЧЕНИЙ Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам Проектирование информационных систем Территориальные информационные системы Цель работы: изучение принципов работы с ресурсами и особенностей план

Русский

2013-06-22

646.5 KB

13 чел.

ПЛАНИРОВАНИЕ РЕСУРСОВ И СОЗДАНИЕ НАЗНАЧЕНИЙ

Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам

«Проектирование информационных систем», «Территориальные информационные системы» 

Цель работы: изучение принципов работы с ресурсами и особенностей планирования назначений и принципов загрузки ресурса во время исполнения задачи, получение навыков назначения ресурсов на задачи и определения параметров назначений.

СОСТАВЛЕНИЕ СПИСКА ЛЮДЕЙ И ОБОРУДОВАНИЯ

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), и наиболее удобной для ввода данных является таблица Entry (Ввод).

Для добавления нового ресурса в список нужно установить курсор в поле Resource Name (Название ресурса) и ввести его название. Затем в поле Туре (Тип) нужно выбрать один из двух пунктов раскрывающегося списка: Work (Трудовой) или Material (Материальный). Первый вариант нужно выбрать, если ресурс — сотрудник, а второй — если оборудование. До тех пор пока не установлено значение этого поля, другие поля таблицы редактировать не удастся, а после того как значение выбрано, многие поля заполняются стандартными значениями.

Рисунок 1 – Представление Лист ресурсов

Например, на рисунке 1 добавлен в проект сотрудник по фамилии Иванов и выбран тип Work (Трудовой). После этого автоматически заполняются почти все поля в строке, кроме  поля Initials (Краткое название).

Поле Material Label (Единицы измерения материалов) можно редактировать только для материальных ресурсов. В него вводятся единицы измерения ресурса, например Коробка для ресурса Бумага для типографии или , например, Бочонок для ресурса Краска для вывода пленок.

Создайте список сотрудников на перейдя к представления Лист ресурсов в следующем порядке:

Название ресурса  Тип   Краткое название       Макс. единиц

 Иванов   Трудовой  И   100%

Петров   Трудовой  Е   100%

Сидоров   Трудовой  И   100%

Галкина   Трудовой  И   100%

Уваров   Трудовой  А   100%

Васин   Трудовой  О   100%

Козлов   Трудовой  Е   100%

Баранов   Трудовой  В   100%

Ураганов   Трудовой  И   100%

Еремин   Трудовой  Д   100%

Жуков   Трудовой  М   100%

Сергеева   Трудовой  Е   50%

Улендеева   Трудовой  М   100%

Лимонов   Трудовой  П   100%

Бурков   Трудовой  В   100%

Семенов   Трудовой  Г   100%

Борисов   Трудовой  Э   100%

Тарарухин   Трудовой  А   100%

Терехов   Трудовой  Л   100%

Фотомодель по контракту Трудовой     100%

Бумага для типографии  Материальный    100%

Краска для вывода пленок Материальный    100%

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВРЕМЕНИ УЧАСТИЯ В ПРОЕКТЕ И МАКСИМАЛЬНОЙ ЗАГРУЗКИ

По умолчанию все сотрудники, которых добавляют в проект, считаются доступными для участия в работах в течение всего проекта. Но часто случается, что есть сотрудники, занятые в других проектах, и они могут быть включены в ваш проект только тогда, когда закончат эту работу, а не прямо с момента начала вашего проекта.

Кроме того, по умолчанию все сотрудники, которых добавляют для участия в проекте, считаются доступными на 100%, то есть при планировании MS Project будет считать, что они могут работать над выполнением проектных задач полный рабочий день. Однако в жизни все бывает сложнее, и часто сотрудник одновременно задействован в нескольких проектах. В таком случае нужно определить степень его максимальной загрузки в проекте. Например, если сотрудник может работать в проекте не больше половины рабочего дня, то его максимальная загрузка равняется 50%.

Рисунок 2 – Настройка доступности ресурса

Если среди включенных в проект сотрудников есть те, кто не может участвовать в проекте на всем его протяжении, или те, кто не может тратить весь свой рабочий день на выполнение работ по проекту, то для них нужно определить время участия в проекте и процент максимальной загрузки. Это можно сделать в диалоговом окне Resource Information (Сведения о ресурсе) в меню Проект, на вкладке General (Общие) (рисунок 2).

На этой вкладке редактируются общие сведения о ресурсе, и среди них информация о его доступности в проекте. Для ввода этих данных предназначена таблица Resource Availability (Доступность ресурса) в левом нижнем углу диалогового окна. Таблица состоит из трех колонок: Available From (Доступен с), где указывается дата ввода ресурса в проект, Available To (Доступен по), где указывается дата вывода из проекта, и Units (Единицы), где указывается максимальный процент загрузки ресурса за период между введенными в предыдущие поля датами.

Доступность можно определять только для нематериальных ресурсов.

По умолчанию значениями первой и второй колонок являются NA (НД), а процент загрузки равен 100%. Для того чтобы указать сроки участия в проекте, в первую колонку нужно ввести дату ввода ресурса в проект, а во вторую — дату вывода из проекта. При этом если одна из дат не определена, то вместо нее нужно ввести NA (НД). Например, если ресурс участвует в проекте с самого начала, но должен прекратить свое участие 10 сентября, то в поле Available From (Доступен с) нужно ввести NA (НД), а в поле Available To (Доступен по) — 10 сентября. И наоборот, если ресурс может быть введен в ваш проект в определенный день, а после этого доступен для участия в проекте неограниченное время, то в Available From (Доступен с) нужно указать дату ввода ресурса в проект, а в поле Available To (Доступен по) - NA (НД).

Бывает так, что ресурс может участвовать в проекте в разное время с разной загрузкой. Например, в определенные дни он будет недоступен или должен отдавать часть своего времени в другом проекте. В таком случае доступность ресурса для работ можно указывать в виде периодов: в первой строке таблицы описать первый период со своим процентом максимальной загрузки, во второй — следующий период и т. д.

На рисунке 2 представлен пример определения доступности одного из ресурсов проекта. Известно, что 12.03.2007 сотрудник Иванов отбывает в командировку, где пробудет до 15.03.2002, и не сможет работать в проекте. Все остальное время он будет доступен для проекта. Чтобы занести информацию об этой ситуации в программу, создают три интервала доступности: с NA (НД) по 10.03.2007, с 12.03.2007 по 15.03.2007 и с 16.03.2007 по NA (НД). Доступность ресурса в первый и третий период будет 100%, а во второй — 0%.

Просматривать информацию о доступности и максимальной загрузке можно и в таблице, добавив в нее поля Available From (Доступен с), Available To (Доступен по) и Max Units (Максимальная нагрузка). Для этого необходимо вставить столбец с помощью команды Вставить столбец контекстного меню представления Лист ресурсов и выбрать название (Доступен с, Доступен по и т. д.) в строку Имя поля появившегося диалогового окна Определение столбца (рисунок 3).  

Рисунок 3 – Диалоговое окно Определение столбца.

При этом отображаемые данные будут соответствовать данным из первой строки в таблице Resource Availability (Доступность ресурса). Даты в таблице редактировать нельзя, а информацию о максимальной нагрузке можно. Использовать таблицу для просмотра и редактирования удобно только в том случае, если ресурсы имеют по одному интервалу доступности.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ НАЗНАЧЕНИЙ

Определение назначений заключается в создании назначений и их настройке в соответствии с потребностями проекта. Но прежде чем переходить к созданию назначений, нужно определить некоторые параметры, влияющие на логику работы MS Project с назначениями.

При выборе ресурса для назначения можно указать название нового ресурса, который будет создан вместе с назначением. Однако такой режим может повлечь и нежелательные последствия: если допустить опечатку, программа создаст в проекте новый ресурс, а это может быть не нужно.

Рисунок 4 – Диалоговое окно Выравнивание загрузки ресурсов

Для того чтобы программа предупреждала перед добавлением нового ресурса в проект, следует в диалоговом окне Options (Параметры) (чтобы открыть это диалоговое окно, выберите команду меню ToolsOptions (СервисПараметры)) на вкладке General (Общие) сбросить флажок Automatically add new resources and tasks (Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи).

Диалоговое окно, предназначенное для настройки выравнивания загрузки ресурсов (рисунок 4), открывается командой меню ToolsLevel Resources (СервисВыравнивание загрузки ресурсов). В открывшемся окне Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов) в верхнем разделе Leveling calculations (Вычисления для выравнивания) нужно выбрать переключатель Manual (Выполнять вручную) и нажать  кнопку ОК. Теперь можно переходить к работе с назначениями.

СОЗДАНИЕ НАЗНАЧЕНИЙ

Для выбора ресурсов, обеспечивающих выполнение задач, удобнее всего воспользоваться представлением Task Usage (Использование задач). Для создания назначения нужно дважды щелкнуть на задаче в списке и в открывшемся диалоговом окне сведений о задаче выбрать вкладку Resources (Ресурсы).

Вкладка содержит таблицу, состоящую из двух колонок (рисунок 5), в одной из которых, Resource Name (Название ресурса), указывается название задействованных ресурсов, а во второй, Units (Единицы), — сколько ресурсов выделяется на задачу.

Рисунок 5 – Назначение ресурсов на выполнение задачи

Нематериальные ресурсы измеряются в процентах или десятичных числах, где под 100%, или 1, понимается полная задействованность ресурса в выполнении задачи (сотрудник будет заниматься ею полный рабочий день). Например, на рисунке 5 на задачу выделены ресурсы в объеме от 25% до 30%. Это значит, что каждый день на протяжении длительности задачи (7 дней) сотрудники будут тратить на нее от 2 до 2,6 часа.

Если же назначается материальный ресурс, то в поле Units (Единицы) вводится число, соответствующее единицам измерения данного ресурса. Например, на рисунке 5 для выполнения задачи Вывод пленок нужна Краска для вывода пленок. Ее количество измеряется в бочонках, как было указано в поле Material Label (Единицы измерения материалов) для этого ресурса, и поэтому в назначении нужно определить число бочонков.

Рисунок 6 – Распределение затрат после назначения ресурсов на задачу

После того как назначения созданы, программа определяет материальные затраты и трудозатраты каждого из ресурсов для выполнения задачи и планирует распределение этих затрат в каждый из дней на протяжении всей ее длительности. Подробное распределение затрат по дням отражается в представлении на рисунке 6. Планируя при создании назначения нагрузку сотрудников и расходы материалов, MS Project ориентируется на определенные свойства задач и назначений.

ТИПЫ ЗАДАЧ

Задачи в плане проекта могут быть трех типов: Fixed Duration (Фиксированная длительность), Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) или Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов). Тип задачи выбирается на вкладке Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (рисунок 7) и определяет, как редактирование одного из свойств задачи — длительности, трудозатрат или назначений — будет влиять на два других свойства.

От того, какой тип задачи выбран, зависит, значение какого из трех свойств фиксируется. Например, если вы определите тип задачи Fixed Duration (Фиксированная длительность), то изменение трудозатрат или числа назначенных на исполнение задачи сотрудников не изменит ее длительность.

Рисунок 7 – Диалоговое окно Сведения о задаче

Например, длительность задачи Сбор предложений от авторов в  проекте  не зависит от того, сколько сотрудников издательства общаются с авторами, а зависит от скорости поступления информации от авторов.

Если создать задачу с фиксированной длительностью и определить ее длительность в 5 дней, а затем назначить на исполнение сотрудника, то трудозатраты автоматически будут установлены в 40 часов. Если добавить на задачу еще одного сотрудника, трудозатраты станут составлять 80 часов (то есть 2 человеко-недели), а длительность по-прежнему будет равняться 5 дням, или 40 часам. Если же увеличить длительность задачи до 6 дней, то трудозатраты каждого из задействованных в ней сотрудников возрастут, и суммарно составят уже 96 часов.

Тип Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) используется в плане проекта для обозначения задач, для выполнения которых нужны определенные трудозатраты. Длительность исполнения таких задач напрямую зависит от числа выделенных на исполнение сотрудников. Чем больше сотрудников, тем меньший объем работы приходится на каждого из них и тем быстрее задача будет выполнена.

Например, если добавить в план задачу с длительностью в 5 дней и установить ее тип Fixed Work (Фиксированные трудозатраты), то MS Project зафиксирует объем трудозатрат в 40 часов. Если затем назначить на выполнение задачи сотрудника, то он будет загружен на 100%. Если теперь назначить на задачу еще одного сотрудника, то программа разделит зафиксированные трудозатраты в 40 часов между двумя из них, и, соответственно, время, за которое они вдвоем выполнят задачу (то есть ее длительность), уменьшится до 2,5 дня.

Если же у задачи с фиксированными трудозатратами увеличить длительность, то есть дать назначенным ресурсам больше времени на выполнение работы, то программа уменьшит их среднюю ежедневную нагрузку. В предыдущем примере два сотрудника выполняли задачу за 2,5 дня, работая в первые два дня по 8 часов и по 4 в последний. Если же  увеличить длительность этой задачи до 5 дней, то MS Project понизит загрузку сотрудников до 50%, и теперь они будут работать по 4 часа в день, но в течение недели.

Тип Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов) используется в плане проекта для обозначения задач, длительность и объем работ которых полностью зависят от выделенных на них ресурсов. Например, если добавить в план задачу длительностью в 5 дней и выделить на нее сотрудника, то трудозатраты будут определены в 40 часов. Если теперь назначить на задачу еще одного сотрудника, то трудозатраты возрастут до 80 часов, поскольку теперь над выполнением задачи трудятся два человека. Если теперь изменить длительность задачи, например, до 6 дней, то трудозатраты вырастут до 96 часов. А если теперь изменить объем трудозатрат на 80 часов, то длительность автоматически уменьшится до 5 дней.

В таблице 1 показано, как изменение одного из свойств задачи влияет на другие свойства в зависимости от ее типа.

Таблица 1. Взаимосвязь свойств для задач разных типов

Тип задачи

Изменение объема ресурсов

Изменение длительности приводит к пересчету

Изменение работы

Фиксированный объем ресурсов

длительности

трудозатрат

длительности

Фиксированные трудозатраты

длительности

объема ресурсов

длительности

Фиксированная длительность

трудозатрат

трудозатрат

объема ресурсов

 

ФИКСИРОВАННЫЙ ОБЪЕМ РАБОТ

В дополнение к указанию типа задачи можно использовать признак фиксированного объема работ. Этот признак можно добавить, установив флажок Effort driven (Фиксированный объем работ) рядом со списком типов задач (рисунок 7), если задача не относится к типу Fixed Work (Фиксированные трудозатраты).

Если этот признак включен, то назначение ресурсов или удаление назначений приводит к изменению длительности или процента загрузки ресурсов, но не трудозатрат, необходимых для выполнения задачи. Таким образом, использование этого признака позволяет частично зафиксировать трудозатраты одновременно с одним из двух других свойств задачи: длительностью или объемом ресурсов.

Фиксация объема работ не учитывается при первом назначении ресурсов на задачу и влияет на логику работы MS Project только после первого назначения. Кроме того, признак фиксации объема работ не учитывается, когда вы изменяете длительность, трудозатраты или единицы уже назначенных ресурсов.

Например, когда на задачу фиксированной длительности 5 дней назначался второй сотрудник, трудозатраты увеличивались с 40 часов до 80. Если же задача будет фиксированной длительности и фиксированного объема работ, то добавление второго сотрудника не повлияет на трудозатраты, а приведет к понижению загрузки первого сотрудника до 50%, и второй сотрудник будет также задействован на 50%.

Если же добавить второй ресурс к задаче с фиксированными ресурсами, то трудозатраты вырастают с 40 до 80 часов. Если в аналогичной ситуации задача будет помечена как задача с фиксированным объемом работ, то при добавлении ресурса трудозатраты сохранятся, а длительность задачи уменьшится, поскольку участие второго ресурса уменьшает время, необходимое на выполнение объема работ.

КАЛЕНДАРЬ ЗАДАЧИ

У задачи, как у ресурсов и проекта в целом, может быть свой календарь, по которому она выполняется. Календарь задачи определяется в диалоговом окне сведений о задаче в списке Календарь. Если календарь задачи не определен, то календарем задачи считается базовый календарь проекта.

Рисунок 8 – Выбор календаря задачи в диалоговом окне сведений о задаче

Календарь задачи определяет, как трудозатраты на ее выполнение будут распределены в календаре проекта. Например, если у задачи выбран стандартный календарь (или календарь не выбран и календарем проекта является стандартный), то при назначении ресурса (выделенного на 100%) трудозатраты будут распределяться из расчета 8 часов в день со дня начала задачи.

При распределении загрузки ресурса внутри периода, отведенного на исполнение задачи, учитывается не только календарь задачи, но и календарь ресурса. То есть, чтобы определить, сколько часов ресурс должен тратить на выполнение задачи в определенный день, MS Project умножает число часов, которые ресурс может отработать в этот день, на число единиц, на которые ресурс был выделен для этой задачи. Например, если ресурс работает по стандартному календарю с 8-часовым рабочим днем, то при выделении на 100% он будет работать над задачей по 8 часов в день, а если календарь ресурса настроен на 24-часовой рабочий день, то при выделении на 100% он будет работать над задачей 24 часа. Поэтому при выделении на задачу ресурса с 24-часовым календарем задача с трудозатратами в 40 часов будет выполнена за 2 дня: в один день сотрудник отработает 24 часа, а в другой — 16.

Для того чтобы календарь задач при расчете расписания имел больший приоритет, чем календарь ресурсов (например, у тех задач, которые действительно необходимо выполнять в определенное время независимо от желания сотрудников), нужно установить флажок Scheduling ignores resource calendars (He учитывать календари ресурсов при планировании) в диалоговом окне сведений о задаче (рисунок 8).

СВОЙСТВА НАЗНАЧЕНИЯ

Каждое из связанных с задачей назначений имеет набор свойств, с помощью которых его можно настроить так, чтобы оно в большей степени соответствовало требованиям проекта. Настройка свойств назначения осуществляется в диалоговом окне Assignment Information (Сведения о назначении), открывающемся по двойному щелчку на назначении в таблице представления Task Usage (Использование задач).

Рисунок 9 – Диалоговое окно Сведения о назначении вкладка Общие

Диалоговое окно содержит три вкладки, из которых на этапе составления плана проекта понадобится лишь первая, General (Общие). На ней (рисунок 9) можно изменить задействованный в назначении ресурс, указав новое название в поле Resource (Ресурс), процент участия, выбрав нужную величину в счетчике Units (Единицы), или трудозатраты, указав их в счетчике Work (Трудозатраты). Но самое важное в данном диалоговом окне - возможность определить точные даты участия ресурса в задаче и профиль загрузки.

ПРОФИЛЬ ЗАГРУЗКИ

По умолчанию при создании назначения трудозатраты распределяются по всей его длительности, используя максимум рабочего времени ресурса. То есть если трудозатраты не округляются до целых дней, например до 20 часов (8+8+4), то объем работы в 4 часа будет оставлен на последний день задачи, а первые два дня ресурсы будут задействованы полностью.

Распределение по описанному принципу соответствует плоскому профилю загрузки, по умолчанию используемому для новых назначений. Однако не всегда это удобно, поскольку часто выполнение задачи требует приложить разные трудозатраты на разных этапах ее выполнения.

Изменить профиль загрузки назначения можно с помощью раскрывающегося списка Work contour (Профиль загрузки) в диалоговом окне Сведений о назначении (рисунок 9). По умолчанию выбран пункт Flat (Плоский). На рисунке 10 представлен пример применения профиля Двойной пик, предлагаемых этим списком Профиля загрузки. Значки, появляющиеся в колонке Indicators (Индикаторы) при применении профилей к назначению, отражают принцип распределения загрузки назначения каждого из них.

Рисунок 10 – Использование профиля загрузки Двойной пик для назначения Лимонов

Профиль Back Loaded (Загрузка в конце) распределяет трудозатраты так, что основная нагрузка приходится на последние дни, отведенные на выполнение задачи. Противоположность ему представляет профиль Front Loaded (Загрузка в начале), отводящий на основные трудозатраты первые дни выполнения задачи.

Если эти два профиля распределяют загрузку по нарастанию или по убыванию, то следующие профили содержат пики загрузки в разные моменты выполнения задачи. Профиль Double Peak (Двойной пик) содержит два пика в середине задачи, Early Peak (Ранний пик) планирует пиковую загрузку ближе к началу задачи, a Late Peak (Поздний пик) — ближе к ее окончанию.

Использование профилей привадит к изменению трудозатрат ресурсов в определенные дни. Если нагрузка ресурсов до применения профиля составляла по 8 часов в день, то его применение приведет к ее понижению в определенные дни и, как следствие, к увеличению числа дней, которые ресурс должен работать. Поэтому применять профили стоит осторожно, так как они могут изменить длительность задач.

ПЕРЕРЫВЫ В ВЫПОЛНЕНИИ РАБОТЫ

Довольно часто задачи имеют перерывы, например, когда ресурс, исполняющий работу, должен временно переключиться на другую задачу. В таком случае нужно воспользоваться командой прерывания задачи.

Для прерывания задачи нужно открыть диаграмму Ганта и выбрать команду меню EditSplit Task (ПравкаПрервать задачу). После этого нужно навести курсор на отрезок нужной задачи. Курсор преобразится в вертикальную полосу, от которой вправо отходит стрелка, и, потянув задачу с помощью такого курсора, можно прервать ее. Прерванная задача представлена на рисунке 10.

Рисунок 10 – Перерыв в выполнении работ в представлениях Диаграмма Ганта и Использование задачи.

Но что происходит с назначениями, когда на диаграмме Ганта прерывается задача? На самом деле в дни перерыва программа обнуляет трудозатраты назначенных ресурсов (нижнюю часть совмещенного представления на рисунке 10). Поэтому, если требуется освободить ресурсы от выполнения работ над задачей, можно воспользоваться как средствами диаграммы Ганта, так и представлением Task Usage (Использование задач).

УДАЛЕНИЕ НАЗНАЧЕНИЙ

Удалить назначения можно в представлении Task Usage (Использование задач), выделив строку таблицы с назначением и нажав клавишу Delete или удалив ресурс из списка ресурсов в диалоговом окне сведений о задаче.

Удаление нематериального ресурса может привести к изменениям длительности или трудозатрат задачи и к изменению загрузки других задействованных в задаче ресурсов. Как повлияет удаление назначения на свойства задачи и ее назначений, зависит от типа задачи.

Удаление назначения из задачи с фиксированной длительностью повлечет уменьшение трудозатрат на ее исполнение. Но если задача была с фиксированным объемом работ (Effort Driven), то трудозатраты с удалением ресурса не уменьшатся, и соответственно росту трудозатрат увеличится процентная загрузка других назначений.

Удаление ресурсов из задач с фиксированными ресурсами приводит к изменениям в свойствах задачи и других назначений, только если у задачи зафиксирован объем работ. В этом случае трудозатраты удаленного ресурса переносятся на оставшиеся назначения, что приводит к увеличению длительности задачи.

Удаление назначения из задачи с фиксированными трудозатратами приводит к тем же последствиям, что и в предыдущем случае: объем работ, который должен был выполнить удаленный ресурс, распределяется между оставшимися назначениями. Соответственно увеличивается и длительность задачи.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТАВА РЕСУРСОВ ВО ВРЕМЯ СОЗДАНИЯ НАЗНАЧЕНИЙ

Создавать назначения удобно, если список ресурсов уже заполнен. Но обычно необходимые проекту ресурсы известны заранее, только если в организации накоплен большой опыт выполнения аналогичных проектов. Если же такого опыта нет, то определить ресурсы можно в процессе создания назначений.

Сначала нужно установить флажок, разрешающий автоматическое добавление новых ресурсов. После этого в диалоговом окне определения ресурсов задачи можно будет вводить названия новых ресурсов, а не только выбирать из списка. В качестве названий ресурсов стоит указывать не фамилии, а профессиональные квалификации, например «редактор» или «программист». Если требуется несколько ресурсов одной квалификации, можно ввести названия «программист1», «программист2» и т. д.

После того как назначения определены и на каждую задачу назначены исполнители и выделены материалы, перейдя в представление Resource Sheet (Лист ресурсов), вы увидите список всех требуемых проекту сотрудников и оборудования. Теперь можно заменить профессиональные квалификации конкретные фамилиями.

ВНЕСЕНИЕ В ПЛАН ПРОЕКТА ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Часто после того, как определен состав задач, ресурсов проекта и назначения, в план требуется внести дополнительную информацию. Например, добавить комментарии по поводу того, как должна быть выполнена та или иная задача. Иногда требуется прокомментировать отдельное назначение, чтобы описать, как ресурс должен участвовать в работе над определенной задачей.

Кроме того, если задачи в плане структурированы с помощью фаз, то ресурсам вообще соответствует в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) один список. Для того чтобы структурировать задачи или ресурсы другим способом, можно использовать коды структуры. Например, можно присвоить всем ресурсам код, определяющий, к какому отделу они относятся, и затем сгруппировать их по этому коду. Так можно, например, определить объем трудозатрат каждого из отделов организации в выполнении проекта и лучше спланировать их загрузку.

Дополнительная информация может вноситься как в стандартные, так и в настраиваемые поля таблиц. К стандартным относятся поля кода структуры задач и поля приоритета, а также имена групп ресурсов, заметок и гиперссылок для задач, ресурсов и назначений. Настраиваемые поля могут относиться или к задачам, или к ресурсам и бывают двух типов: собственно настраиваемые поля и настраиваемые коды структуры. Рассмотрим, как вносить дополнительную информацию во все эти поля и как затем отображать ее в таблицах и на диаграммах.

КОД СТРУКТУРЫ ЗАДАЧ

Коды используются для идентификации задач, учета их исполнения, анализа трудозатрат и пр. Например, сотрудник может сообщить менеджеру, что выполнил задачу с определенным кодом, и менеджер сможет легко найти ее в плане работ и внести соответствующую отметку.

Рисунок 11 – Определение кодов задач проекта

Если для подготовки номера журнала используется типовой проект, то, собрав данные о подготовке нескольких журналов, можно по кодам сравнить одинаковые задачи из разных проектов и оценить производительность разных проектных команд.

Определение кодов задач осуществляется в диалоговом окне WBS Code Definition (Определение кодов СДР), попасть в которое можно, выбрав команду меню ProjectWBS У Define Code (ПроектСДРОпределить код).

Название WBS (СДР) расшифровывается как Work Breakdown Structure (Структурная декомпозиция работ) и обозначает один из способов представления плана проекта. В этом представлении коды работ играют важную роль, поскольку именно с их помощью идентифицируются задачи.

Для каждой задачи формируется уникальный код. Он может предваряться префиксным кодом проекта, то есть строкой, с которой начинается код каждой задачи в плане проекта. В диалоговом окне определения кодов (рисунок 11) для ввода префикса предназначено поле Project Code Prefix (Префикс кода проекта). Например, на рисунке 11  в качестве префикса выступает строка МАЙ//, поскольку работы относятся к майскому номеру журнала.

Уникальный код задачи строится из нескольких последовательностей символов, отделенных друг от друга разделителями. При этом каждая из последовательностей соответствует определенному уровню структуры задач. Например, на рисунке 11 для нумерации задач верхнего уровня используются цифры, для задач второго уровня используются заглавные буквы, а для задач третьего уровня — строчные.

Для добавления уровня нужно просто установить курсор в следующую строку таблицы и выбрать тип последовательности. Для удаления уровня нужно установить курсор на строку уровня и нажать клавишу Delete. Для определения типа последовательности и связывания ее с уровнем задачи в структуре используется таблица, расположенная в середине диалогового окна.

Длина последовательности определяется в колонке Length (Длина). Этот параметр определяет максимальную длину последовательности, и от него зависит, сколько элементов на данном уровне может быть пронумеровано с помощью кодов. Например, если выбран цифровой тип символов длиной 1, то пронумеровать можно будет только 9 задач. Если выбраны текстовые символы, то число задач, которые могут быть пронумерованы, увеличивается до числа букв алфавита. Если при добавлении задач не будет хватать выбранной длины для корректной нумерации, MS Project отобразит соответствующее предупреждение.

Если в поле Length (Длина) указать длину последовательности больше 1, то при генерации кодов для задач в них будут включаться нули перед значимыми цифрами. Например, если длина цифровой последовательности равна 2, то номера элементов меньше десяти будут начинаться с нуля: 01, 02, 03 и т. д. Для текстовых последовательностей код будет начинаться с А: АА, АВ, АС и т. д., до тех пор пока число пронумерованных задач не превысит число букв в алфавите. Поэтому если необходимо предусмотреть возможность длинных кодов задач, но не хотите видеть в них нулевые значения, то в поле Length (Длина) нужно установить значение Any (Любая).

Наконец, в поле Separator (Разделитель) из раскрывающегося списка можно выбрать символ, который будет отделять символьные последовательности, идентифицирующие задачи данного уровня и следующего.

Образец кода отображается в поле Code preview (Код). Дополнительные элементы диалогового окна определяют параметры работы MS Project с кодами. Если установить флажок Generate WBS code for new task (Создавать коды СДР для новых задач), то каждой новой задаче автоматически будет присваиваться код. А установка флажка Verify uniqueness of new WBS codes (Проверять уникальность новых кодов СДР) обеспечит проверку уникальности кодов, отредактированных вручную.

После того как все настройки осуществлены, присвоить новые коды задачам можно с помощью команды меню ProjectWBSRenumber (Проект СДРИзменить нумерацию). Для того чтобы просмотреть коды для каждой задачи, нужно добавить в таблицу столбец WBS (СДР). На рисунке 12 приведен фрагмент плана проекта, в котором коды задач расставлены в соответствии с настройками на рисунке 11.

Рисунок 12 – Фрагмент таблицы с отображением настроенного кода

Как видно, коды всех задач имеют префикс МАЙ//. Задачи и фазы верхнего уровня нумеруются (например, строки с идентификаторами 1, 8, 26, 33). Коды задач второго уровня включают префикс, номер фазы верхнего уровня и заглавную букву, идентифицирующую задачу внутри фазы. Например, первая задача в фазе с номером МАЙ//2 будет иметь номер МАЙ//2.А, а первая задача, вложенная в эту фазу, — МАЙ//2.А-а.

Просмотреть и отредактировать номер любой задачи можно в диалоговом окне сведений о задаче на вкладке Advanced (Дополнительно). В поле WBS Code (Код СДР) можно указать новое значение кода (рисунок 13), которое будет проверено на соответствие формату.

Рисунок 13 – Диалоговое окно Сведения о задаче  

ПРИОРИТЕТ ЗАДАЧ И ГРУППЫ РЕСУРСОВ

Priority (Приоритет) — это свойство задачи, отражающее важность ее исполнения для проекта, варьирующееся в диапазоне от 1 до 1000. Его можно изменить с помощью одноименного столбца в таблице или на вкладке General (Общие) в диалоговом окне Сведений о задаче (рисунок 14). Приоритет задач по умолчанию определяется в диалоговом окне сведений о проекте и обычно равен 500.

Использовать это свойство имеет смысл тогда, когда проект содержит много дополнительных задач, исполнением которых можно пренебречь. Эти задачи можно выделить, присвоив им низкий приоритет, и в дальнейшем использовать эту информацию при планировании.

Информация о группе, к которой относится ресурс, вводится на вкладке General (Общие) диалогового окна Сведений о ресурсе в поле Group (Группа) или в одноименном столбце таблицы Entry (Ввод) в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов). На рисунке 15 представлено диалоговое окно сведений о ресурсе для одного из участников нашего проекта. В качестве названия группы используется роль участника.

Рисунок 14 – Диалоговое  окно Сведения о задаче

Рисунок 15 –  Ввод группы ресурса в диалоговом окне сведений о ресурсе

Добавьте группы для каждого ресурса по следующей схеме

Иванов    Редактор раздела

Петров    Редактор раздела

Сидоров    Редактор раздела

Галкина    Ответственный секретарь

Уваров    Главный редактор

Васин    Технический редактор

Козлов    Технический редактор

Баранов    Корректор

Ураганов    Корректор

Еремин    Дизайнер

Жуков    Фотограф

Сергеева    Верстальщик

Улендеева    Верстальщик

Лимонов    Оператор Mac

Бурков    Оператор Mac

Семенов    Оператор Mac

Борисов    Оператор печатного аппарата

Тарарухин    Оператор печатного аппарата

Терехов    Оператор печатного аппарата

Фотомодель по контракту  Фотомодель

ЗАМЕТКИ И ДОКУМЕНТЫ

Часто задачу, ресурс или назначение требуется сопроводить заметкой, каким-то комментарием. Чтобы добавить заметки к любому из этих основных элементов плана проекта в MS Project, нужно воспользоваться вкладкой Notes (Заметки) в диалоговом окне сведений о задаче, ресурсе  или назначении. Эти вкладки для разных элементов проекта выглядят одинаково. Рассмотрим работу с ними на примере добавления заметки к задаче.

В центре вкладки расположен редактор заметок, в котором можно вводить текст и вставлять файлы. Для форматирования текста предназначены кнопки, расположенные над диалоговым окном: первая открывает диалоговое окно форматирования шрифта, следующие три форматируют расположение абзаца, а четвертая расставляет маркеры перед выделенными абзацами. С помощью последней кнопки вызывается диалоговое окно для вставки объекта (файла) в заметку (рисунок 16).

Задачи, содержащие заметки, имеют соответствующий значок в колонке Indicators (Индикаторы). При наведении мыши на значок отображается текст заметки, как, например, на рисунке 17. Но если бы мы добавили в поле заметки файл, то при наведении мыши на значок информация о нем не отображалась бы.

Рисунок 16 – Диалоговое окно Сведений о задаче вкладка Заметки

Рисунок 17 –  При наведении мыши на значок заметки отображается ее текст

Для редактирования заметки можно использовать также поле таблицы Notes (Заметки), если добавить его в таблицу. Правда, при этом нельзя пользоваться расширенными возможностями форматирования, доступными в редакторе заметок.

Чтобы связанные с задачей файлы были видны при просмотре диаграммы, их можно вставлять прямо в диаграмму Ганта, для чего нужно воспользоваться командой меню InsertObject (ВставкаОбъект). Диалоговое окно вставки объекта идентично тому, что открывается для вставки файла в заметку.

Для создания нового объекта нужно выбрать его тип из списка и затем нажать кнопку ОК. Автоматически запустится соответствующее приложение, в котором можно создать нужный файл.

Рисунок 18 –  Определение расположения внедренного объекта на диаграмме

Документ, добавленный в заметку задачи, относится к задаче. Для определения принадлежности заметки в диаграмме Ганта используется диалоговое окно форматирования этого объекта (рисунке 18), вызываемое с помощью команды Properties (Свойства) в его контекстном меню.

Диалоговое окно форматирования объекта состоит из двух вкладок. Расположение объекта на диаграмме определяется на вкладке Size & Position (Размер и положение). Расположение можно определить относительно временной шкалы, выбрав переключатель Attach to timescale (Связать со шкалой времени), или относительно задачи с помощью переключателя Attach to task (Связать с задачей).

Рисунок 19 – Настройка линий и заливки объекта

Если установить связь объекта с временной шкалой, то с помощью параметра Vertical (По вертикали) определяется расстояние между ней и объектом, а с помощью параметра Date (Дата) — дата, под которой должен быть расположен документ. Если же установлена связь с задачей, то параметры Vertical (По вертикали) и Horizontal (По горизонтали) определяют расстояние между отрезком задачи и объектом. А параметр Attachment point (Точка привязки) позволяет определить, с какой стороны от отрезка будет расположен объект. Номер задачи, к которой будет «привязан» объект, выбирается в поле ID (Идентификатор).

Параметры Height (Высота) и Width (Ширина) позволяют определить размер объекта на диаграмме, а на вкладке Line & Fill (Линии и заливка) (рисунок 19) можно указать, будет ли на диаграмме особым образом ограничиваться и закрашиваться отведенное под объект место.

ГИПЕРССЫЛКИ

Гиперссылки можно указывать для задач, ресурсов или назначений. Использовать гиперссылки удобно тогда, когда документ слишком объемен, чтобы хранить его в плане проекта. В таком случае его можно разместить на локальном компьютере и в план поместить ссылку на него.

Для связи гиперссылки с задачей, ресурсом или назначением нужно выделить задачу, ресурс или назначение в таблице и воспользоваться командой меню InsertHyperlink (ВставкаГиперссылка) или командой Hyperlink (Гиперссылка) в контекстном меню. После этого откроется диалоговое окно, в котором можно определить параметры будущей ссылки.

Если выбрать адрес файла или страницы из списка, то автоматически заполнится поле Address (Адрес) с адресом ссылки. Его можно заполнить и вручную. В поле Text to display (Текст) указывается текст, который будет отображаться как ссылка, и при щелчке на нем будет осуществляться переход по указанному адресу. Нажав кнопку ScreenTip (Подсказка), можно ввести текст, который будет «всплывать» при наведении мыши на ссылку.

Интересна возможность создания ссылки на место в текущем документе. При щелчке на значке Place in This Document (Место в документе) в центральной области диалогового окна отображается список представлений. В этом списке нужно выбрать то представление, на которое создается ссылка. При этом в поле над списком можно указать идентификатор задачи или ресурса, выделяемый курсором при открытии представления.

После того как ссылка создана, рядом с задачей, ресурсом или назначением в поле Indicators (Индикаторы) отображается значок, символизирующий наличие гиперссылки. При наведении на него мыши отображается всплывающая подсказка с адресом ссылки и названием: объекта перехода. Для перехода по ссылке достаточно щелкнуть на этом значке .

Для работы со ссылками предназначена таблица Hyperlink (Гиперссылка), содержащая три специальных столбца: Hyperlink (Гиперссылка), Address (Адрес) и SubAddressубадрес). В первом отображается текст гиперссылки, во втором ее адрес, а в третьем — дополнение к адресу, если оно используется.

НАСТРАИВАЕМЫЕ ПОЛЯ

Настраиваемые поля предназначены для хранения такой информации о задачах или ресурсах, которая не может быть помещена в поле для заметок. С помощью настраиваемых текстовых полей удобно хранить небольшие фрагменты информации, не требующие форматирования, например результат выполнения задачи.

Главное преимущество заметок заключается в возможности прикреплять к задачам внешние файлы или использовать команды форматирования текста

Преимущество настраиваемых полей заключается в том, что они позволяют легко структурировать информацию о задачах или ресурсах. Например, заказчик проекта хочет понимать, какая конкретная работа делается во время исполнения задач и какие результаты достигаются после завершения каждой задачи. Использовать заметки для хранения двух типов информации неудобно, поскольку нельзя просмотреть описание работ отдельно от результатов. Но если создать два настраиваемых поля, в одно из которых будет помещено описание работ, а в другое — их результат, можно структурировать данные и использовать их в дальнейшем раздельно. Заметки при этом будут зарезервированы для хранения файлов и прочей дополнительной сопроводительной информации.

Во «внутренние» таблицы MS Project включен набор полей, которые пользователь может настроить по своему усмотрению и размещать в них свои данные. Эти поля могут относиться либо к ресурсам, либо к задачам и различаются по типам данных, которые в них можно хранить. Работа с настраиваемыми полями осуществляется в диалоговом окне Customize Fields (Настройка полей), вызываемом либо из контекстного меню заголовка таблицы, либо с помощью команды меню ToolsCustomizeFields (СервисНастройкаПоля).

Диалоговое окно настройки полей состоит из двух вкладок. На первой вкладке, Custom Fields (Настраиваемые поля), и осуществляется работа с настраиваемыми полями (рисунок 20).

Прежде чем настраивать поле, нужно решить, к задачам или к ресурсам относится его содержимое, и, соответственно, выбрать переключатель Task (Задач) или Resource (Ресурсов). Затем в раскрывающемся списке Туре (Тип) нужно определить тип данных (таблица 2) этого поля.

Рисунок 20 – Диалоговое окно настройки полей

Выбрав нужный тип данных, необходимо выбрать поле, а затем настроить его и задать для него название, чтобы потом не забыть, что в поле, например, Текст1, хранятся такие-то данные. Для этого предназначена кнопка Rename (Переименовать), после нажатия на которую открывается диалоговое окно ввода названия поля. Предположим, что необходимо указывать в настраиваемом поле результат задачи. Назовем поле Результат, и его название появится в списке полей рядом с названием поля Текст1.

Таблица 2 Типы настраиваемых полей в MS Project

Тип

Число настраива-емых полей

В полях этого типа могут          храниться

Cost (Затраты)

Date (Дата)

Duration (Длительность)

Finish (Окончание)

Flag (Флаг)

Number (Число)

Start (Начало)

Text (Текст)

10

10

10

10

20

20

10

30

данные о стоимости задач или ресурсов

даты

длительность или трудозатраты

даты окончания или любые другие даты

значения Yes (Да) или No (Нет)

числа

даты окончания или любые другие даты

текстовые данные

  

Заполнять настраиваемые поля можно двумя способами. Первый, традиционный для предыдущих версий MS Project, — добавить поле в таблицу и редактировать данные в нем так же, как и в остальных полях. Второй способ, которым можно редактировать значения настраиваемых полей, появившийся только в MS Project 2002, — использовать вкладку Custom Fields (Настраиваемые поля) в диалоговом окне Сведений о задаче или ресурсе.  На этой вкладке представлены все существующие в проекте настраиваемые поля, относящиеся к задачам (а на аналогичной вкладке в диалоговом окне сведений о ресурсе будут расположены поля, относящиеся к ресурсам). Таблица в центре диалогового окна состоит из двух колонок. В левой колонке, Custom Field Name (Название настраиваемого поля), указано название поля, а в правой, Value (Значение), — его значение для текущей задачи. Например, на рисунке 21  редактируется значение поля Результат для задачи Сбор предложений от авторов. Результатом выполнения задачи будет Файл предложений в редакционном формате.

Для того чтобы MS Project «понял», что вы хотите использовать настраиваемое поле, и отобразил его в диалоговом окне, нужно предварительно переименовать это поле.

Рисунок 21 – Заполнение настраиваемого поля для задачи

Отображать содержимое полей можно в таблице, добавив в нее соответствующее поле, или прямо на диаграмме Ганта, рядом с задачами.  Для выделения значений этих полей особым шрифтом можно воспользоваться средствами форматирования текстовых стилей. На диаграмме на рисунке 22 отредактирован тип отрезков Task (Задача) и в настройках отображаемого рядом с отрезком текста добавили поле Результат, так чтобы оно отображалось под отрезком. Затем в диалоговом окне форматирования текстовых стилей можно изменить шрифт текста, отображаемого на диаграмме под отрезками.

Рисунок 22 – Отображение результатов задач рядом с задачами

Настройте самостоятельно поля для задач по схеме:

Подготовка плана номера – План номера в формате XLS с названиями статей от редакторов разделов;

Предварительная редколлегия – Предварительный план номера обсужден;

Доработка планов с учетом замечаний – Планы каждого из редакторов доработаны с учетом замечаний;

Редколлегия – Окончательный план номера согласован с редакторами разделов и главным редактором.

СОЗДАНИЕ НАСТРАИВАЕМЫХ ПОЛЕЙ СО СПИСКОМ ЗНАЧЕНИЙ

Часто дополнительная информация в настраиваемых полях не является уникальной для каждой задачи, а повторяется. Если в настраиваемом поле будет содержаться информация о важности достижения результата для выполнения проекта, то значением поля может быть «Высокая важность», «Средняя» и «Низкая».

Если настраиваемое поле может иметь ограниченный набор значений, то нет смысла заполнять поле для каждой задачи вручную. Намного удобнее создать список возможных значений и затем, редактируя настраиваемое поле для задачи выбирать значение из списка.

Для того чтобы определить список значений для поля, в диалоговом окне настройки полей после выбора настраиваемого поля из списка нужно выбрать в разделе Custom attributes (Настраиваемые атрибуты) переключатель, расположенный рядом с кнопкой Value List (Список значений). При этом MS Project предупредит, что при настройке списка значений для поля все ранее введенные данные могут быть утеряны, и если вы уверены, что хотите продолжать, то в окне предупреждения нужно нажать кнопку ОК.

Список значений поля задается в диалоговом окне Value List (Список значений), открывающемся после нажатия на одноименную кнопку в диалоговом окне настройки полей. На рисунке 23 в этом диалоговом окне настраивается текстовое поле Важность результата.

Рисунок 23 – Ввод списка значений для настраиваемого поля

В центре диалогового окна расположена таблица, состоящая из двух колонок: Value (Значение) и Description (Описание). В первую вводятся возможные значения настраиваемого поля, а во вторую — описания. Описания будут отображаться при выборе значения из списка в момент заполнения поля.

Для того чтобы сделать одно из значений значением по умолчанию, нужно установить флажок Use a value from the list as a default entry for the field (Использовать значение из списка в качестве значения поля по умолчанию). После этого станет доступна кнопка Set Default (По умолчанию), нажатие на которую превращает выделенное в таблице значение в значение по умолчанию. Если  назначить Средняя значением по умолчанию, содержащая это значение строка в таблице станет выделяться цветом.

Значение по умолчанию будет установлено в настраиваемом поле только для новых задач или ресурсов. Если ресурсы были добавлены до того, как было настроено поле, то для них значение поля будет не определено (останется пустым).

Режим ввода данных, при котором установлены два последних флажка, довольно удобен, поскольку дает возможность добавить новый элемент в список значений, не заходя в диалоговое окно настройки полей. С другой стороны, предупреждения помогут избежать случайного добавления значения.

НАСТРАИВАЕМЫЕ КОДЫ СТРУКТУРЫ

Когда мы разбивают проект на фазы и вложенные в них задачи, то тем самым формируют иерархическую структуру задач. Кроме того, задачи можно упорядочить с помощью кодов WBS (СДР), если не использовать автоматическую нумерацию. Но иногда этих средств структурирования не хватает, и тогда можно создать собственные коды структуры. Особенно это может пригодиться, если нужно упорядочить задействованные в проекте ресурсы более сложным способом, чем с помощью поля Group (Группа), например,  иерархически. Так, с помощью настраиваемых кодов структуры можно сгруппировать ресурсы по отделам организации и по занимаемой в отделе должности. Кроме того, эту информацию можно в дальнейшем использовать при подготовке отчетов. Например, можно будет легко определить, сколько времени задействованы в проекте сотрудники того или иного отдела или той или иной должности.

Создание настраиваемых кодов структуры происходит в диалоговом окне Настройки полей на вкладке Custom Outline Codes (Настраиваемые коды структуры). Настраиваемые коды могут относиться как к задачам, так и к ресурсам — тип поля выбирается в верхней части вкладки (рисунок 24) с помощью переключателей Task (Задача) и Resource (Ресурс). Например,  для упорядочивания ресурсов, задействованных в проекте, выберем второй вариант.

Затем в списке в центре диалогового окна нужно выбрать один из кодов и переименовать его с помощью кнопки Rename (Переименовать), так же как и при создании настраиваемого поля. Поскольку с помощью кода мы хотим упорядочить ресурсы, разделив их по отделам, то назовем новый код Код отдела.

Рисунок 24 – Диалоговое окно настройки кодов структуры

Затем нужно определить формат кода, для чего с помощью кнопки Define Code Mask (Определить маску кода) необходимо перейти в диалоговое окно определения маски кода (рисунок 25).

Диалоговое окно определения маски кода напоминает окно определения кодов WBS (СДР), и работа с ним осуществляется, по тем же принципам. В таблице в центре диалогового окна определяется число уровней, которыми будет обладать код, и формат данных, используемых для идентификации на каждом из уровней. Первый уровень кода структуры будет соответствовать названию отдела, а второй — занимаемой сотрудником должности. Соответственно, на рисунке 25  настроен код так, чтобы и на первом, и на втором уровне использовались символьные строки с неограниченным числом символов.

Рисунок 25 – Диалоговое окно определения маски кода

Флажок Only allow codes listed in the lookup table (Допускаются только коды из таблицы подстановки) определяет, можно ли при вводе кода для ресурса использовать коды, не перечисленные в таблице подстановки. Если этот флажок установлен, то при вводе для ресурса или задачи значения кода, отсутствующего в таблице подстановки, программа выдаст сообщение об ошибке. Поскольку мы планируем перечислить все возможные отделы и должности в таблице подстановки, то установим этот флажок.

Второй флажок в этом диалоговом окне, Only allow new codes with values in all levels of mask (Допускаются только новые коды со значениями во всех уровнях маски), разрешает ввод кодов только со значениями на всех уровнях маски. Например, если описать маску кода из трех уровней, а потом ввести для ресурса или задачи значение кода, состоящее только из двух уровней, то при установленном флажке программа выдаст сообщение об ошибке и попросит ввести полный код.

Завершив настройку маски кода, перейдем в диалоговое окно редактирования таблицы подстановки для настраиваемого кода. Это можно сделать, нажав кнопку Edit lookup table (Изменить таблицу подстановки) в диалоговом окне настройки маски кода или выбрав нужный код и нажав кнопку с тем же названием в диалоговом окне настройки кодов структуры.

Диалоговое окно, предназначенное для редактирования таблицы подстановки настраиваемого кода (рисунок 26), состоит из нескольких управляющих кнопок и таблицы. Таблица состоит из двух редактируемых колонок: Outline code (Код структуры) и Description (Описание). В первую из них вводятся значения для подстановки, отображаемые в списке при заполнении поля, а во вторую могут вводиться расшифровки кодов, которые потом будут использоваться программой для группировки.

Рисунок 26 –  Настройка таблицы подстановки для настраиваемого кода структуры

Например, на рисунке 26 кодом верхнего уровня является ВЕР, обозначающий Отдел верстки. Поскольку мы ввели в таблицу соответствующее описание в поле Description (Описание), то программа при сортировке по коду будет использовать его, а не сам код. Кроме того, именно описание кода будет отображаться при группировке данных.

Вводя значения подстановки для кода, можно определить, на каком уровне кода это значение будет использоваться. Номер уровня отображается в первой, серой колонке под названием Level (Уровень). По умолчанию все новые значения добавляются в первый уровень. Для того чтобы перемещать значения на следующий или предыдущий уровень структуры, предназначены кнопки со стрелками вправо и влево, хотя можно воспользоваться и сочетаниями клавиш, используемыми в диаграмме Ганта (Alt+Shift+→ или Alt+Shift+←). При этом для передвижения на следующий уровень нужно, чтобы над значением находилось значение, относящееся к тому же уровню. Например, если необходимо передвинуть значение первого уровня на второй, то выше этого значения должно быть другое значение, тоже относящееся к первому уровню кода.

Если у значения кода появляются вложенные значения, то рядом с ним появляется значок для сворачивания и разворачивания, а вложенные значения выделяются большим отступом от края таблицы. Этот режим можно отключить, сняв флажок Display indenting in lookup table (Показывать уровни в таблице подстановки). Если его отключить, то определить, к какому уровню кода относится значение, можно только по номеру уровня в первой колонке таблицы.

Для сворачивания и разворачивания значений кода, содержащих вложенные значения, предназначены кнопки со значками «+» и «-», а для разворачивания всех значений, содержащих вложенные, кнопка с двумя значками «+».

Заполните таблицу подстановок следующими данными:

Код структуры      Описание

ВЕР        Отдел верстки

Верстальщик

Главный дизайнер

Дизайнер

Начальник

Старший верстальщик

КОР        Корректорская

Корректор      Корректоры

Начальник

Старший корректор

ПРЕП             Отдел предпечатной подготовки

Начальник

Оператор MAC           Операторы MAC

Оператор печатного аппарата         Операторы печатных аппаратов

РЕД           Редакция

Главный редактор

Ответственный редактор

Ответственный секретарь

Редактор      Редакторы

После того как настраиваемый код создан, его название появляется в списке настраиваемых полей на вкладке Custom Fields (Настраиваемые поля), и для каждого ресурса можно определить его значение путем выбора из раскрывающегося списка.

Чтобы воспользоваться кодом структуры, находясь в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), нужно сгруппировать ресурсы по этому полю. Для этого нужно открыть диалоговое окно настройки группировки с помощью команды меню ProjectGroup byCustomize Group By (ПроектГруппировкаНастройка группировки) и в качестве поля группировки выберем поле Код отдела.

ВОПРОСЫ

  1.  Как составлять список ресурсов проекта.
  2.  Как определять время участия ресурса в проекте и персональный граф работы сотрудников.
  3.   Как создавать, редактировать и удалять назначения.
  4.   Какие типы задач существуют и как они взаимосвязаны с назначениями.
  5.   Как распределять загрузку ресурсов в рамках назначения с помощью профилей.
  6.   Как определять даты начала и окончания назначения.
  7.   Как вводить данные о перерывах в исполнении задач.
  8.   Как выделять на задачу материальные ресурсы.
  9.   Как определять состав ресурсов во время создания назначений.
  10.   Как вносить в план дополнительную информацию о задачах, ресурсах и назначениях.
  11.   Как настраивать и просматривать коды структуры задач (коды WBS (СДР)).
  12.   Как указывать приоритет задачи и группу, к которой относится ресурс.
  13.   Как описывать задачи, ресурсы и назначения с помощью заметок, сохраняя документы в плане проекта.
  14.   Как вводить гиперссылки для задач, ресурсов и назначений.
  15.   Как создавать настраиваемые поля, вводить в них значения и отображать эти значения на диаграмме Ганта и в таблицах.
  16.  Как создавать настраиваемые поля с выбором значений из списка.
  17.   Как использовать формулы в настраиваемых полях, отображать сводные результаты и индикаторы.
  18.   Как создавать настраиваемые коды структуры, вводить их значения и использовать при группировке данных.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

60874. Язык разметки гипертекста HTML 50 KB
  Ожидаемые результаты: В конце урока ученики смогут: Дать определение таким понятиям: Гипертекст; WEBстраница WEBсайт; WEBдизайн; Язык разметки гипертекста HTML; Использовать команды языка HTML для форматирования текста; Ориентировочный план урока Актуализация опорных знаний Как вы можете определить понятие Интернет Что такое служба WWW Как называются документы которые мы можем просматривать в программебраузере Изложение нового материала. Систематизация понятий Гипертекст; WEBстраница WEBсайт;...
60875. Нахождение площади фигур при решении практических задач 542 KB
  Четырехугольник у которого противолежащие стороны параллельны; По вертикали: Параллелограмм у которого все углы прямые; Прямоугольник у которого все стороны равны...
60878. Лексика. Росіянізм, калька, покруч 95.5 KB
  Русизми це окремі російські слова найчастіше з українізованою вимовою наприклад: тормозити замість гальмувати порівняйте рос. Затребуваний і кальковані від нього слова: запитаний запотребуваний затребований восребуваний витребуваний.
60880. Опера М.И.Глинки Иван Сусанин 25.58 KB
  Семья Медичи славилась своим пристрастием к искусству, особенно любовью к театру и музыке, и все предвкушают, что на свадьбе смогут увидеть и услышать нечто совершенно необычное. Дворец уже полон гостей. Здесь собрался цвет итальянского искусства
60881. Общие методы решения уравнений 64.5 KB
  Цель урока: формировать способность к обобщению знаний учащихся о методах решения уравнений; способствовать дальнейшей отработке знаний и умений применять общие методы при решении уравнений.