16618

ПЛАНИРОВАНИЕ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА, АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ ЗАГРУЗКИ РЕСУРСОВ В MICROSOFT PROJECT

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

ПЛАНИРОВАНИЕ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ ЗАГРУЗКИ РЕСУРСОВ Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам Проектирование информационных систем Территориальные информационные системы Цель работы: изучение принципов определения...

Русский

2013-06-22

349 KB

14 чел.

ПЛАНИРОВАНИЕ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА, АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ ЗАГРУЗКИ РЕСУРСОВ

Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам

«Проектирование информационных систем», «Территориальные информационные системы» 

Цель работы: изучение принципов определения стоимости проекта с помощью нескольких методик; получение навыков использования возможностей автоматизации MS Project для распределения загрузки ресурсов и распределения ее вручную в тех случаях, когда автоматизированные средства не справляются с задачей; получение навыков анализа плана проекта и анализа загрузки ресурсов.

МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА

Анализ и оптимизация загрузки ресурсов, то есть равномерное распределение работы между ресурсами, — одна из наиболее сложных операций, осуществляемых при составлении проекта в MS Project.

Есть несколько методик планирования стоимости проекта: по аналогии, «сверху вниз», по параметрам и «снизу вверх». Определение стоимости проекта по аналогии (analogous estimating) можно применять, когда планируемый проект аналогичен ряду других, выполнявшихся в организации ранее. В таком случае общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта, а затем общая стоимость распределяется между задачами.

Этот метод наименее точен, но его применение занимает меньше всего времени. Как правило, стоимость проекта оценивается таким образом только на начальном этапе планирования, когда объем работ еще окончательно не определен и нельзя использовать более точные методики. Чтобы использовать этот метод в MS Project, достаточно вручную заполнить в таблице соответствующие поля.

Определение стоимости проекта по параметрам (parametric modeling) является довольно популярной методикой. Типичным примером является оценка стоимости строящегося дома по площади или определение стоимости мебели по погонным метрам.

Точность этого метода и, соответственно, трудозатраты на его использование зависят от числа оцениваемых параметров. Применять примитивные методики, как те, что были приведены в примере, можно в небольших проектах, особенно если накоплен большой опыт их выполнения. Для масштабных проектов могут применяться методики, использующие большое число параметров. Точность таких методик значительно выше, но и времени их применение отнимает больше. Чтобы применить параметрическую методику в MS Project, нужно воспользоваться настраиваемыми полями и функциями.

Методика определения стоимости проекта «снизу вверх» (bottom-up estimating) заключается в расчете стоимости отдельных задач проекта и формировании общей стоимости проекта из суммарной стоимости всех работ.

Именно эта методика является наиболее точной, и именно на ее использование ориентирована программа MS Project. Правда, для ее применения требуется больше всего времени, поскольку ее точность во многом зависит от степени детализации состава работ и ресурсов.

Прямо противоположна ей методика определения затрат «сверху вниз», при которой рассчитываются общие затраты на проект или фазу, и исходя из этого определяются возможные затраты на составляющие проекта или фазы. Обычно эта методика используется при ограничении проекта по бюджету либо в сочетании с методом оценки по аналогии.

ПЛАНИРОВАНИЕ СТОИМОСТИ В MS PROJECT

Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений, которая, в свою очередь, определяется ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования ресурса. Для каждого ресурса проекта можно определить его стоимость использования в проекте: почасовую ставку или стоимость за использование. Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения (при почасовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса. При создании назначения программа определяет его стоимость и стоимость задачи, складывая стоимость всех ее назначений и добавляя к ним фиксированную стоимость задачи, если она указана. Суммарная стоимость задач определяет стоимость проекта в целом.

Для задания стоимости ресурсов, назначений и задач задайте задачам соответствующие им назначения по следующей схеме (сведения указанные в процентах выставить в окне Сведения о задачах, вкладка Ресурсы).

Планирование номера        78 часов        11,63 дней

Сбор предложений от авторов  15 часов  5 дней

Иванов        (25%)

Петров        (25%)

Сидоров        (25%)

Подготовка плана номера   19 часов  3 дней

Иванов       (25%)

Петров       (25%)

Сидоров       (25%)

Уваров       (13%)

Предварительная редколлегия  15 часов  3 часов

Иванов        (100%)

Петров        (100%)

Сидоров        (100%)

Галкина        (100%)

Уваров        (100%)

Доработка планов с учетом замечаний 18 часов 3 дней

Иванов        (25%)

Петров        (25%)

Сидоров        (25%)

Редколлегия      11 часов  2 часов

Иванов        (100%)

Петров        (100%)

Сидоров        (100%)

Галкина        (150%)

Уваров        (100%)

План номера утвержден   0 часов  0 дней

Подготовка материалов  700,2 часов 34,38 дней

Подготовка обложки   87,4 часов 26,63 дней

Отбор модели    8 часов   2 дней

Еремин       (50%)

Фотосъемка модели   41 часов   4 дней

Жуков       (114%)

Фотомодель по контракту    (57%)

Фотопленка      (300%)

Подготовка анонсов материалов

номера для обложки   16,8 часов  3 дней

Сидоров       (70%)

Передача рекламных анонсов

в предыдущий номер   0 часов   1 день

Верстка обложки 21,6 часов 3 дней

Еремин       (70%)

Жуков       (20%)

Обложка готова    0 часов   0 дней

Подготовка текстов   612,8 часов 34,38 дней

Подготовка редакционных заданий 72 часов  3 дней

Иванов       (200%)

Петров       (200%)

Сидоров       (200%)

Галкина       (160%)

Рассылка заданий авторам  2 часов   1,38 дней

Галкина       (33%)

Утверждение заданий авторами 4 часов   4 дней

Галкина       (13%)

Статьи в работе у авторов  0 часов   0 дней

Статьи поступили в редакцию 0 часов   0 дней

Редактирование материалов 154 часов  13,5 дней

Иванов       (50%)

Петров       (50%)

Сидоров       (50%)

Техническое редактирование 380,8 часов  14 дней

Иванов       (30%)

Петров       (30%)

Сидоров       (30%)

Галкина       (50%)

Васин       (100%)

Козлов       (100%)

Тексты готовы    0 часов   0 дней

Подготовка материалов

завершена     0 часов   0 дней

Верстка журнала    528,4 часов  18 дней

Обработка текста и иллюстраций 224 часов 14 дней

Сергеева       (100%)

Улендеева       (100%)

Вычитка      112 часов  14 дней

Баранов       (50%)

Ураганов       (50%)

Сверка      182,4 часов  12 дней

Иванов       (30%)

Петров       (30%)

Сидоров       (30%)

Баранов       (50%)

Ураганов       (50%)

Подготовка оглавления  4 часов   2 дней

Сидоров       (25%)

Окончательная сборка   6 часов   2 дней

Сидоров       (63%)

Васин       (25%)

Номер сверстан    0 часов   0 дней

Предпечатная подготовка  18,4 часов  9 дней

Конвертция сверстанного

номера в формат Mac   80 часов   6 дней

Лимонов       (111%)

Бурков       (111%)

Семенов       (77%)

Цветоделение    56 часов   10,5 дней

Бурков       (20%)

Семенов       (20%)

Борисов       (25%)

Тарарухин       (20%)

Терехов       (20%)

Бумага для типографии     (13%)

Коррекция     42 часов   7 дней

Лимонов       (25%)

Бурков       (25%)

Семенов       (25%)

Вывод пленок    140,4 часов 15,13 дней

Лимонов      (35%)

Бурков      (35%)

Борисов      (42%)

Тарарухин      (42%)

Терехов      (42%)

Краска для вывода пленок   (17%)

Номер готов к передаче  0 часов 0 дней

в типографию    0 часов   0 дней

 

СТОИМОСТЬ РЕСУРСОВ

Стоимость использования ресурса определяется на вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе. На этой вкладке в разделе Cost rate table (Таблицы норм затрат) расположены пять таблиц норм затрат с одинаковой структурой, переключаться между которыми можно с помощью вкладок А, В, С, D и Е.

Рисунок 1 – Определение стоимости ресурса

В таблице можно определить стандартную ставку ресурса, ставку за сверхурочную работу и стоимость его использования. Первая указывается в колонке Standard Rate (Стандартная ставка), вторая — в колонке Overtime Rate (Ставка сверхурочных), а третья — в колонке Per Use Cost (Затраты на использование). Ставки вводятся в формате число/единица времени, например 5000,00р./мес., что соответствует оплате 5000 рублей за месяц трудозатрат.

Иногда ставка ресурса (например, зарплата или плата за аренду материального ресурса) изменяется во время исполнения проекта. Чтобы предусмотреть изменения оплаты ресурса в плане проекта, таблица содержит колонку Effective Date (Дата действия). В ней можно указать дату, начиная с которой действительны параметры оплаты выбранного ресурса, указанные в одном ряду с ней. Ставки, указанные в первом ряду таблицы, действуют со дня начала проекта, поэтому поле Effective Date (Дата действия) в нем заполнить нельзя.

Например, на рисунке 1 введена ставка использования ресурса Иванов, равную 5000,00р./мес. с начала проекта и 5500,00р./мес.  с 01.03.2007. Это значит, что при расчете стоимости назначения Иванова начиная с 01.03.2007, программа будет использовать новые ставки.

Во втором и далее рядах таблицы можно указывать ставки как в числовом виде, так и в процентном отношении от ставок в ряду выше. Например, для увеличения ставки на 10% от предыдущей суммы нужно ввести +10%, а для уменьшения —10%.

Ставки использования материальных ресурсов вводятся без единиц измерения, например 10$, и программа считает, что введенная цифра является стоимостью одной единицы материального ресурса. Например, если единицей измерения материального ресурса является коробка, то программа будет считать $10 стоимостью 1 коробки.

Ставки определяют стоимость использования ресурса в зависимости от затраченного им времени. Затраты же на использование не зависят от времени, затраченного ресурсом на исполнение задачи. Например, ресурс Фотомодель по контракту работает по фиксированной цене и получает гонорар независимо от того, сколько длилась съемка, поэтому в настройках стоимости этого ресурса нужно заполнить только последнюю колонку таблицы.

СТОИМОСТЬ НАЗНАЧЕНИЙ

При создании назначения его стоимость определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату умножения затрат на использование ресурса. При этом данные о ставке ресурса берутся из таблицы норм затрат по умолчанию.

Изменить стоимость назначения можно, лишь указав другую таблицу норм затрат для нужного ресурса. Таблица норм затрат указывается в диалоговом окне сведений о назначении, вызываемом щелчком на названии назначения в представлении Task Usage (Использование задач). Для выбора таблицы предназначен раскрывающийся список Cost rate table (Таблица норм затрат).

Рисунок 2 – Определение таблицы норм затрат для назначения

При активном использовании таблиц норм затрат при планировании удобно иметь перед глазами колонку, в которой рядом с назначениями указано название выбранной таблицы. Для этого нужно добавить в таблицу колонку Cost Rate Table (Таблица норм затрат).

СТОИМОСТЬ ЗАДАЧ

Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и ее фиксированных затрат. Фиксированные затраты (Fixed Cost) на задачу — это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов.

В нашем проекте задачей с фиксированными затратами является Статьи поступили в редакцию, поскольку ее стоимость не зависит от трудозатрат авторов на подготовку статей, а равняется лишь средствам, которые редакция может потратить на покупку статей у авторов.

Для ввода фиксированных затрат используется поле Fixed Cost (Фиксированные затраты) в таблице Cost (Затраты) в любом из представлений для работы с задачами.

Иногда задачи имеют фиксированную стоимость независимо от числа задействованных в них ресурсов и их ставок. В таком случае нужно указать фиксированные затраты у задачи, а при создании назначений выбирать у ресурсов те таблицы норм затрат, где в качестве ставок указаны нулевые значения.

МЕТОДЫ НАЧИСЛЕНИЯ ЗАТРАТ

Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет (то есть посчитать общую стоимость), но и определить, как этот бюджет будет расходоваться на протяжении проекта. Расходование бюджета зависит от порядка оплаты работ. Оплачивать работу можно по-разному: может использоваться предоплата, оплата по факту завершения, а иногда и оплата по мере выполнения работ, причем обычно в проекте сочетается несколько способов оплаты.

Способ оплаты можно указать и для ресурсов, и для фиксированных затрат на задачу. На вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе (рисунок 1) он выбирается в раскрывающемся списке Cost Accrual (Начисление затрат), содержащем три значения: Start (В начале), End (По окончании) и Prorated (Пропорциональное). Определить порядок оплаты фиксированных затрат на задачу можно в колонке Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат), отображаемой в таблице Cost (Затраты) любого представления для работы с задачами, например диаграммы Ганта.

По умолчанию метод начисления фиксированных затрат устанавливается в соответствии со значением, выбранным в списке Default fixed costs accrual (Начисление фиксированных затрат по умолчанию) на вкладке Calculation (Расчет) в общих настройках MS Project Сервис / Параметры.

Выбор методики начисления затрат зависит от конкретной задачи и проекта. Как правило, используется метод пропорционального начисления, но иногда исполнители работ требуют предоплаты. Если с исполнителем работы расплачиваются по ее завершении и цена работы зафиксирована, но неизвестно, сколько именно времени займет выполнение работы, стоит выбрать метод начисления в начале. В таком случае деньги на оплату работы будут готовы еще в начале ее выполнения, и независимо от того, как быстро ресурс завершит работу, с ним можно будет расплатиться.

В нашем проекте таким ресурсом является Фотомодель по контракту. Поскольку мы не знаем, как долго продлится съемка (день или два), а цена использования этого ресурса не зависит от трудозатрат, мы начислим деньги для оплаты работы уже в начале задачи, чтобы быть готовыми расплатиться в любой момент.

Для материальных ресурсов метод начисления затрат стоит выбирать исходя из плана приобретения материалов для задачи. Если вы планируете приобрести сразу все необходимые для выполнения задачи материалы, то нужно использовать метод начисления в начале, а если материалы приобретаются по мере надобности, то затраты тоже должны начисляться пропорционально. Например, в нашем проекте Фотопленка приобретается сразу, до начала задачи, а дорогостоящая Краска для вывода пленок — по мере надобности.

Метод начисления затрат может определяться как для ресурса, так и для фиксированных затрат задачи. Метод начисления фиксированных затрат задачи определяется в столбце Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат) для каждой задачи.

Задайте стоимость ресурсов в представлении Лист ресурсов:

Название ресурса

Макс. единиц

Стандартная ставка

Ставка сверхурочных

Затраты на исполь-зование

Иванов

100%

5 000р./мес

5 000р./мес

Петров

100%

5 000р./мес

5 000р./мес

Сидоров

100%

6000р/мес

6000р./мес

Галкина

100%

2500р./мес

2500р./мес

Уваров

100%

10 000р./мес

10 000р./мес

Васин

100%

4000р./мес

4000р./мес

Козлов

100%

4000р./мес

4000р./мес

Баранов

100%

2500р./мес

2500р./мес

Ураганов

100%

2500р./мес

2500р./мес

Еремин

100%

6000р./мес

6000р./мес

Жуков

100%

2500р./мес

2500р./мес

Сергеева

50%

3000р./мес

3000р./мес

Улендеева

100%

3750р./мес

3750р./мес

Лимонов

100%

4000р./мес

4000р./мес

Бурков

100%

2500р./мес

2500р./мес

Семенов

100%

3750р./мес

3750р./мес

Борисов

100%

2500р./мес

2500р./мес

Тарарухин

100%

2750р./мес

2750р./мес

Терехов

100%

2000р./мес

2000р./мес

Фотомодель по контракту

100%

0р./ч

0р./ч

1000р

Бумага для типографии

100%

450 р.

0р/ч

Краска для вывода пленок

100%

3000 р.

0р/ч

Фотопленка

100%

60 р.

0р/ч

 Задайте стоимость задач самостоятельно, добавив в любое представление для работы с задачами столбец Затраты.

АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ ПЛАНА ПРОЕКТА

После того как стоимость всех ресурсов определена, формирование проектного треугольника завершено. Однако создание рабочего проекта на этом не закончилось: прежде чем начинать исполнение работ по плану, нужно проверить, что все стороны треугольника сбалансированы и соответствуют нужным требованиям.

План нужно проанализировать в нескольких аспектах. Во-первых, необходимо убедиться в соответствии расписания потребностям: ведь в процессе определения назначений длительности задач могли измениться. Во-вторых, необходимо проверить соответствие загрузки ресурсов: в процессе выделения ресурсов некоторые из них могли быть перегружены. В-третьих, нужно проверить соответствие общей стоимости проекта, определившейся после создания назначений, требуемым ожиданиям: в процессе назначения ресурсов на задачи на них могло быть назначено слишком много дорогостоящих ресурсов и тем самым превышена ожидаемая стоимость. И наконец, нужно оценить риски выполнения проекта: насколько велика вероятность не уложиться в расписание, не выполнить все поставленные задачи и не уложиться в бюджет. Если в процессе анализа обнаруживаются проблемы, необходимо избавляться от них, оптимизируя план соответствующим образом.

В процессе анализа часто приходится работать с повременными данными.  Для того чтобы быстро находить на повременных диаграммах данные (отрезки на диаграмме Ганта или ячейки в диаграммах использования), относящиеся к выбранному назначению или задаче, нужно воспользоваться кнопкой Go To Selected Task (Перейти к выделенной задаче) стандартной панели инструментов . Выбрав нужную задачу или назначение, нажмите эту кнопку, и диаграмма автоматически прокрутится так, что данные, относящиеся к выбранной задаче или назначению, станут видны на экране.

Анализ не обязательно проводить в той последовательности, в которой его аспекты были перечислены. Обычно анализ начинается с аспекта, наиболее актуального для проекта. Рекомендуется начинать его с проверки загрузки ресурсов, поскольку риск срыва работ по плану, в котором изначально заложена работа сотрудников сверх нормы, очень высок.

АНАЛИЗ И ВЫРАВНИВАНИЕ ЗАГРУЗКИ РЕСУРСОВ

Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно открыть представление Resource Sheet (Лист ресурсов). В нем все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, а в колонке Indicators (Индикаторы) рядом с их названиями отображается специальный значок .

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной среди них является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс недоступен.

Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.

Для выравнивания загрузки ресурсов в Microsoft Project можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.

АВТОМАТИЧЕСКОЕ ВЫРАВНИВАНИЕ ЗАГРУЗКИ РЕСУРСОВ

Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов открывается с помощью команды меню ToolsLevel Resources (СервисВыравнивание загрузки ресурсов). В разделе Leveling calculations (Вычисления для выравнивания) определяются общие параметры выравнивания загрузки (рисунок 3). Переключатели Automatic (Выполнять автоматически) и Manual (Выполнять вручную) определяют, как будет осуществляться выравнивание: непосредственно при создании назначений (первый вариант) или при нажатии кнопки Level Now (Выровнять) в этом диалоговом окне (второй).

Раскрывающийся список Look for overallocations (Поиск превышений доступности) определяет величину временного блока, в рамках которого программа будет искать превышение доступности.

Выбор значения в этом списке зависит от потребностей проекта. Например, в  случае, когда при наведении мыши на значок рядом с перегруженным ресурсом всплывает подсказка о том, что ресурс должен выравниваться по дням, тогда  для выравнивания проекта нужно  использовать именно такую настройку.

При установленном флажке Clear leveling values before leveling (Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием) перед новым выравниванием удаляются все изменения в расписании, сделанные при предыдущем выравнивании. Этот флажок стоит установить.

Рисунок 3 – Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов

Следующий раздел диалогового окна, Leveling range for (Диапазон выравнивания для проекта), содержит параметры, определяющие временной интервал в расписании текущего проекта, в котором будет осуществляться выравнивание. Если выбрать переключатель Level entire project (Выравнивание во всем проекте), выравнивание запустится для всего проекта, а если выбрать Level (Выравнивание в диапазоне), то выравнивание будет происходить только для задач, расположенных в расписании проекта между датами, определенными в полях From (С) и То (По).

Наконец, в разделе Resolving Overallocations (Устранение превышений доступности) определяется, каким образом программа будет устранять найденные перегрузки ресурсов. При выравнивании программа сначала определяет список задач с перегрузками, а затем отбирает среди них те, расположение которых в расписании нужно изменить. Порядок, в котором MS Project будет откладывать исполнение задач или прерывать задачи, перегружающие ресурсы, определяется в раскрывающемся списке Leveling order (Порядок выравнивания).

При выбранном варианте ID Only (Только по идентификаторам) в первую очередь будут изменяться параметры задач с наибольшим идентификатором, то есть расположенных ниже в списке задач.

Если выбрать пункт Standard (Стандартный), то при выравнивании программа проанализирует взаимосвязи задачи с другими задачами, общий временной резерв (первыми откладываются задачи с большим временным резервом), даты (задача с более поздней датой начала откладывается первой), приоритеты и ограничения. Этот порядок выравнивания стоит использовать в большинстве случаев.

При выборе варианта Priority, Standard (По приоритетам, стандартный) MS Project сначала сортирует задачи по приоритету и уже затем анализирует их стандартным способом. Этот вариант подходит, если при составлении плана вы определяли у задач свойство Priority (Приоритет).

В результате автоматического выравнивания не может быть прервано или отложено исполнение задач с приоритетом, равным 1000, с ограничениями типа Must Start On (Фиксированное начало) и Must Finish On (Фиксированное окончание). Кроме того, выравнивание не влияет на задачи с ограничениями As Late As Possible (Как можно позже), если проект планируется от даты начала, и As Soon As Possible (Как можно раньше), если проект планируется от даты окончания.

Флажок Level only within available slack (Выравнивание только в пределах имеющегося резерва) определяет, может ли MS Project при переносе задач изменять дату окончания проекта. Если установить этот флажок, то в результате выравнивания дата окончания проекта не будет изменена, но некоторые ресурсы по-прежнему будут перегружены и их нагрузку придется выравнивать вручную. Если же флажок сбросить, то в результате выравнивания может увеличиться длительность проекта.

Часто случается так, что из нескольких выделенных на задачу сотрудников перегружен только один. В таком случае при выравнивании требуется откладывать исполнение не всей задачи, а только одного из назначений. Чтобы при выравнивании MS Project в подобных ситуациях изменял свойства назначений, а не задач, нужно установить флажок Leveling can adjust individual assignments on a task (При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи). Если же этот флажок снять, То в подобных случаях будут изменяться свойства задачи.

Чтобы разрешить программе при выравнивании прерывать задачи, нужно установить флажок Leveling can create splits in remaining work (При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат). Действие этого флажка распространяется на все задачи плана, и если вы хотите разрешить или запретить прерывание отдельных задач, то нужно добавить поле Leveling Can Split (Допускается прерывание при выравнивании) в таблицу со списком задач и выбрать для каждой задачи в этом поле значение Yes (Да) или No (Нет).

Нажатие кнопки ОК сохранит настройки, сделанные в этом диалоговом окне. Чтобы начать выравнивание, нужно нажать кнопку Level Now (Выровнять). Если вы начали выравнивание, находясь в представлении со списком ресурсов, то программа уточнит, какие ресурсы выровнять: все или только выделенные на листе. Если же перед запуском выравнивания вы находились в представлении со списком задач, то MS Project уточнит, все задачи проекта нужно выравнивать или только выделенные в представлении.

Если в процессе выравнивания возникнут ситуации, когда выровнять загрузку ресурсов автоматически будет невозможно, программа отобразит диалоговое окно с сообщением. Это диалоговое окно всегда содержит три кнопки: Skip (Пропустить), Skip All (Пропустить все) и Stop (Остановить). Нажав первую или вторую кнопку, вы продолжите работу при включенном (первая кнопка) или выключенном (вторая кнопка) режиме отображения сообщений об ошибках. Нажатие третьей кнопки остановит процесс выравнивания.

После того как автоматическое выравнивание завершилась, результаты отражаются как в списке ресурсов, так и в календарном плане проекта. В списке ресурсов может уменьшиться число перегруженных ресурсов, а в календарном плане может измениться время исполнения задач. Например, если после автоматического выравнивания ресурсов в проекте все перегруженные ресурсы остались перегруженными, это обусловлено тем, что был установлен флажок Level only within available slack (Выравнивание только в пределах имеющегося резерва).

Чтобы понять, как выравнивание повлияло на календарный план проекта, предназначено представление Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием).

Рисунок 4 – Представление Диаграмма Ганта с выравниванием

На этой разновидности диаграммы Ганта отображаются два набора отрезков. Первый из них, в традиционных сине-черных цветах, отображает текущий план проекта, а второй, в зеленых, — состояние плана до выравнивания. Кроме того, помимо отрезков, знакомых нам по обычной диаграмме Ганта, отображаются новые, тонкие, обозначающие задержку задачи в результате выравнивания (Delay (Задержка)) и временной резерв (Slack (Временной резерв)), то есть время, на которое задача может быть отложена. Первые отрезки обозначаются зеленым цветом, вторые — коричневым.

В данном представлении можно увидеть задачи, у которых после выравнивания сохраняется временной резерв. Например,  завершающая задача Обложка готова отложена и у нее после выравнивания сохранился временной резерв, то есть ее можно отложить на еще более поздний срок. Ниже по плану видно, что изменение сроков исполнения некоторых задач вверху повлекло незначительный перенос других задач — например, перенесена Окончательная сборка.

В представлении рядом с диаграммой отображается таблица Delay (Задержка), содержащая столбец Leveling Delay (Выравнивающая задержка). В этом столбце отображается время, на которое была отложена задача в результате выравнивания. Это время измеряется в единицах с приставкой а

Столбцы Start (Начало) и Finish (Окончание), отображаемые в таблице, обозначают начало и окончание задач после выравнивания. Чтобы просмотреть даты начала и окончания задач до выравнивания, нужно добавить в таблицу столбцы Preleveled Start (Начало до выравнивания) и Preleveled Finish (Окончание до выравнивания). Кроме того, информация о датах начала и окончания задач до выравнивания отображается во всплывающих подсказках при наведении мыши на отрезки диаграммы.

Если в настройках выравнивания будет разрешено программе работать с отдельными назначениями, то при просмотре диаграммы Ганга с выравниванием можно не заметить, как изменились отдельные назначения. Для этого нужно разделить окно и в нижней его части открыть представление Task Usage (Использование задач).

Рисунок 5 – Комбинированное представление диаграмма Ганта с выравниванием и Использование задач

Тогда, выделяя задачу в верхнем представлении рисунка 5, в нижнем вы сможете просматривать загрузку ресурсов за каждый день на всем ее протяжении.

Отменить результаты автоматического выравнивания полностью или частично можно с помощью кнопки Clear Leveling (Очистить выравнивание) в диалоговом окне выравнивания загрузки ресурсов (рисунок 4). Чтобы отменить выравнивание только для некоторых задач, нужно выделить их с нажатой клавишей Ctrl перед тем, как открыть диалоговое окно. После нажатия кнопки Clear Leveling (Очистить выравнивание) программа отобразит одноименное диалоговое окно, в котором следует выбрать область действия отмены; Entire project (Для всего проекта) или Selected tasks (Для выбранных задач).

Отменить выравнивание можно только для последней операции. Если же после выравнивания провести еще одно, то результаты первого выравнивания сохранятся и отменить их будет невозможно.

РУЧНОЕ ВЫРАВНИВАНИЕ РЕСУРСОВ

Ручное выравнивание ресурсов осуществляется в два этапа. Сначала нужно найти те задачи, назначение на которые перегружает ресурсы. Затем нужно определить, как избавиться от перегрузки, поскольку вариантов довольно много. Можно перенести задачу, прервать ее или изменить ее длительность. Можно уменьшить объем работы для ресурса или удалить назначение, причем как выделив на задачу другого сотрудника взамен перегруженного, так и не сделав этого. В таком случае трудозатраты задачи уменьшатся. Наконец, можно сохранить перегрузку, перенеся избыточные трудозатраты ресурса в сверхурочные.

ПОИСК ПЕРЕГРУЖАЮЩИХ ЗАДАЧ

Для поиска задач, участие в которых перегружает ресурсы, стоит воспользоваться представлением Resource Usage (Использование ресурсов. В представлении нужно применить фильтр Overallocated Resources (Превышение доступности ресурсов), чтобы отобрать только перегруженные ресурсы.

Рисунок 6 – Отображение перегруженных ресурсов

На диаграмме в строке напротив названия ресурса указывается его суммарная загрузка за минимальный отрезок на шкале времени. Данные за те дни, когда суммарная загрузка превышает допустимую, выделены красным. Поэтому, пролистывая диаграмму, можно быстро найти дни, когда ресурс перегружен. В столбце, относящемся к этому дню, отображается распределение загрузки между задачами, и данные задачи, перегружающей (по мнению MS Project) ресурс, тоже выделены красным.

Для быстрого перехода к дате, когда ресурс перегружен, нужно установить курсор на строку таблицы, содержащую его название, и щелкнуть на кнопке Go To Next OveralLocation (Перейти к следующему превышению доступности), расположенной на панели инструментов Resource Management (Управление ресурсами) .

Для того чтобы легко можно было определить, насколько превышена доступность ресурса, с помощью диалогового окна настройки стилей подробных данных в диаграмму следует добавить столбец Overallocation (Превышение доступности) (рисунок 6), в котором указывается время перегрузки ресурса в часах. Эта информация нужна потому, что в некоторые дни продолжительность рабочего времени или доступность ресурса меньше 8 часов.

Быстро перераспределить нагрузку ресурса по исполнению работы в рамках задачи можно с помощью профиля загрузки.

Для быстрого перемещения к нужной дате или часу внутри дня удобно использовать полосу прокрутки внизу диаграммы использования задач или ресурсов. При прокручивании над ползунком отображается всплывающая подсказка, на которой отображаются дата и время, соответствующие выбранному положению ползунка.

В процессе изменения времени назначений MS Project будет отображать предупреждения при переносе назначений на более ранний срок. Дело в том, что назначение существует внутри временных рамок задачи и не может выходить за их пределы. Перенос начала назначения приводит к переносу начала задачи, что может привести к конфликту, если задача связана с другой.

Самостоятельно перераспределите загрузку ресурса Иванов без изменения общей длительности задач.

Равномерное распределение трудозатрат в течение рабочего дня полезно не только тем, что ресурсы перестают быть перегруженными в плане проекта. В процессе распределения работ формируется их расписание, вплоть до момента начала и окончания определенной задачи в определенный день. Имея настолько детальный план работ, выполнять проект будет легче, поскольку в процессе выполнения проекта не придется думать о последовательности выполнения задач в течение дня, чтобы уложиться в срок и избежать простоя ресурсов.

ЗАМЕНА РЕСУРСОВ

Часто бывает так, что трудозатраты нельзя перераспределить, и тогда приходится выделять на исполнение задачи другого сотрудника.

Чтобы избавиться от перегрузки, мы можем только назначить другого сотрудника исполнять задачу.

Для замены ресурсов используют специальное диалоговое окно Assign Resources (Назначение ресурсов), открываемое из диаграммы Ганта. Чтобы можно было просматривать назначения, превышающие загрузку ресурса, и одновременно выделять другие ресурсы на задачу, создают комбинированное представление, в верхней части которого открыта диаграмма использования ресурсов, а в нижней — диаграмма Ганта.

Рисунок 7 – Удобное представление для замены ресурсов

На рисунке 7 создано такое представление

Для замены ресурсов в этих задачах нужно перейти в нижнее представление, установить курсор на нужную задачу и посредством команды меню ToolsAssign Resources (СервисНазначить ресурсы), кнопки Assign Resources (Назначить ресурсы) на панели инструментов Standard (Стандартная) или сочетания клавиш Alt+F10 открыть диалоговое окно Assign Resources (Назначение ресурсов) (рисунок 8).

Рисунок 8 – Диалоговое окно назначение ресурсов

В верхней части диалогового окна назначения ресурсов указано название задачи. Прямо под ним располагается раздел Resource list options (Параметры списка ресурсов), с помощью которого можно определить, какие ресурсы будут отображаться в таблице в середине диалогового окна. В этой таблице отображаются все ресурсы проекта, причем назначенные на задачу ресурсы расположены в начале списка и отмечены флажками.

Для выделения ресурса на задачу предназначена кнопка Assign (Назначить), с помощью кнопки Remove (Удалить) назначение можно удалить, а для замены одного назначенного ресурса другим предназначена кнопка Replace (Заменить). Диалоговое окно удобно тем, что для каждого ресурса, который вы хотите назначить на задачу, можно просмотреть его график доступности, нажав кнопку Graphs (Графики).

Рисунок 9 – График доступности ресурса

Отобрать ресурсы для отображения в таблице можно с помощью любого из стандартных фильтров. Для этого нужно установить флажок рядом с раскрывающимся списком фильтров и затем выбрать нужный фильтр из списка. Если же вы захотите создать новый фильтр, то нужно нажать кнопку More Filters (Другие фильтры). После этого откроется диалоговое окно со списком фильтров, из которого можно перейти к созданию собственного фильтра.

Диалоговое окно содержит и другой полезный параметр для отбора ресурсов — Available to work (Доступные не менее), позволяющий выбрать ресурсы, доступные для работы в течение указанного числа часов или дней. Но при фильтрации ресурсов по доступности MS Project учитывает их общее свободное время в рамках проекта, а не задачи. Ресурсы, отобранные с помощью этого параметра, могут быть заняты во время исполнения задачи, на которую их нужно назначить.

В диалоговом окне Graphs (Графики) (рисунок 9) представлена краткая информация о трудозатратах и доступности ресурсов. В раскрывающемся списке можно выбрать тип графика: Work (Трудозатраты), Remaining Availability (Оставшаяся доступность) или Assignment Work (Трудозатраты назначения). Если выбрать первый пункт, график будет содержать линию, соответствующую загрузке ресурса, который должен отработать в тот или иной день. Второй пункт отобразит график с количеством человеко-часов, на которые ресурс может быть загружен в определенный день. И, наконец, последний пункт отобразит график с линией, соответствующей доступности ресурса, и столбцы, обозначающие трудозатраты ресурса на выбранную задачу и на остальные задачи в каждый из дней проекта.

Данные графики позволяют по виду оставшейся доступности перераспределить трудозатраты одного ресурса между другими.

Для того чтобы перераспределять трудозатраты между ресурсами, откроем представление Resource Usage (Использование ресурсов). Работать в нем целесообразно для того, чтобы при изменении трудозатрат ресурсов видеть строку Remaining Availability (Оставшаяся доступность), добавленную на диаграмму через диалоговое окно настройки стилей подробных данных.

Однако работать в стандартном представлении будет не очень удобно, поскольку оставшаяся доступность отображается в строке сводной информации о ресурсе, а редактировать трудозатраты нужно будет в строке назначения, расположенной намного ниже строки со сводной информацией. Поэтому для удобства, чтобы не приходилось постоянно прокручивать экран вверх и вниз, нужно оставить в таблице рядом с диаграммой только суммарные строки нужных ресурсов и строки с информацией о назначении на задачу Техническое редактирование.

Чтобы отобрать строки таким образом, можно добавить в таблицу столбец Flagl (Флаг1). По умолчанию в каждой его строке проставлено значение No (Нет). При изменении этого  значение на Yes (Да) у тех строк, которые нужно оставить на экране, нужно включить Автофильтр.

Затем с помощью автофильтра для столбца Flagl (Флаг1) выбираются  только те строки, в которых значение поля равняется Yes (Да). В созданном представлении вся нужная информация находится рядом, и можно редактировать трудозатраты ресурса без риска случайно превысить его доступность, поскольку данные об оставшейся доступности отображаются на строку выше той, где будет осуществляться редактирование.

Замена ресурсов может быть еще более простым процессом, если нужно не частично перенести трудозатраты с одного ресурса на другой, а полностью заменить одно назначение на задачу другим. Например, если в проекте задействован ресурс  с общей доступностью 50%, то  назначение его на задачу с загрузкой в 100% приведет к превышению загрузки. Поскольку уменьшение загрузки ресурса приведет к увеличению длительности этой задачи (так как это задача типа Fixed Work (Фиксированные трудозатраты)), то для выравнивания загрузки данного ресурса его нужно заменить другим ресурсом.

Для этого откроем диалоговое окно назначения ресурсов для указанной задачи  и с помощью фильтрации по данной группе  отберем ресурсы, способные заменить интересующий ресурс. Кроме того, можно также  добавить фильтрацию и по доступности ресурса.

В результате в список ресурсов попадает только ресурс, входящий в группу вместе с интересующим ресурсом, который и заменит данный. Для этого нужно выделить курсором ячейку заменяемого ресурса и нажать кнопку Replace (Заменить). В открывшемся диалоговом окне Replace Resource (Замена ресурса) нужно выбрать ресурс, назначаемый на место заменяемого, и указать, на сколько единиц он выделяется. После нажатия кнопки будет выполнена замена ресурса.

Автоматизированный перенос загрузки с ресурса на ресурс возможен, только если один ресурс исключается из задачи и его заменяет другой. Если же нужно частично перенести трудозатраты с одного ресурса на другой, то это нужно делать вручную с помощью диаграммы Task Usage (Использование задач) или Resource Usage (Использование ресурсов). При этом можно пользоваться стандартными сочетаниями клавиш для копирования и вставки данных.

ПЕРЕНОС ТРУДОЗАТРАТ В СВЕРХУРОЧНЫЕ

Иногда перегружающие трудозатраты нельзя передать другому ресурсу, удалить или перераспределить в рамках назначения. В таком случае единственным способом выровнять загрузку ресурса остается перенести трудозатраты сверх нормы в сверхурочные.

Например, если некоторое назначение  превышает доступность, то целесообразно перенести эти трудозатраты в сверхурочные. Для этого нужно добавить в таблицу столбец Overtime Work (Сверхурочные трудозатраты) и в строке назначения указать данное превышение. Затем нужно сократить длительность задачи на то же превышение.

Сверхурочные трудозатраты стоит использовать в первую очередь для того, чтобы учитывать затраты на сверхурочную работу ресурса по особым ставкам. Если же используются одинаковые ставки при оплате нормальной и сверхурочной работы, то вместо переноса трудозатрат для выравнивания загрузки можно просто увеличить рабочее время нужного дня в личном календаре ресурса.

Выполните автоматическое выравнивание и при необходимости выполните ручное выравнивание.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

  1.  Какие методики применяются для планирования стоимости проекта.
  2.  Как определять стоимость ресурсов, назначений и задач.
  3.  Как настраивать методы начисления затрат.
  4.  Как определять ресурсы с превышением доступности.
  5.  Как использовать автоматизированное выравнивание загрузки ресурсов.
  6.  Как выравнивать загрузку ресурсов вручную.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

20597. Электрические явления в вакууме 272.5 KB
  Вид элемента системы Вязкостный режим Молекулярный режим Круглое отверстие диаметром dм Отверстие произвольной формы площадью Ам2 Трубопровод диаметром d длиной l Трубопровод прямоугольного сечения авм Трубопровод с равносторонним треугольным сечением асторона м Трубопровод эллиптического сечения абольшая в малая оси м Труборовод диаметром d с коаксиально расположенным стержнем диаметром dг м а в 1 2 5 10 100   23 37 47 50 53 53  11 12 13 14 Электрические явления в вакууме Прохождение электрического тока...
20598. Понятие о вакууме и давлении 368 KB
  Вакуумсостояние газа при котором его давление ниже атмосферного. Вакуум количественно измеряется абсолютным давлением газа. Свойства газа при низких давлениях изучаются физикой вакуума являющейся разделом молекулярнокинетической теории газов. Основные допущения используемые в физике вакуума можно сформулировать в следующем виде: газ состоит из отдельных молекул; существует постоянное распределение молекул газа по скоростям т.
20599. Основы кодирования речевых сигналов 376.5 KB
  Существующие алгоритмы сжатия информации можно разделить на две большие группы: 1 алгоритмы сжатия без потерь: алгоритм ЛемпеляЗива LempelZiv LZ; RLE Run Length Encoding; кодирование Хаффмена Huffman Encoding; 2 алгоритмы сжатия с потерями: JPEG Joint Photographic Expert Group; MJPEG; MPEG Motion Picture Expert Group. MPEG ориентирован на обработку видео. Возникновение стандартов MPEG Активная разработка методов и стандартов сжатия видеоданных началась с появлением цифровых видеосистем. Но когда речь идет о...
20600. Речевые кодеки абонентских терминалов СПРС и ПСС 480.5 KB
  Обработка речи осуществляется в рамках принятой системы прерывистой передачи речи DTX. DTX управляется детектором активности речи VAD который обеспечивает обнаружение и выделение интервалов передачи речи с шумом и шума без речи даже в тех случаях когда уровень шума соизмерим с уровнем речи. В состав системы DTX входит также устройство формирования комфортного шума который включается и прослушивается в паузах речи когда передатчик отключен.
20601. Оценка качества передачи речевых сигналов 75.5 KB
  Обычно к параметрическим вокодерным относят системы требующие скорости передачи меньшие 16 кбит с. Обычно для обеспечения меньшей скорости передачи требуется применение более сложных алгоритмов т.1 Метод кодирования Скорость передачи кбит с Стандарт Современные приложения ИКМ 64 МСЭТ G.
20602. Модемы систем подвижной связи 649.5 KB
  Однако объем передачи данных по таким сетям имеет тенденцию к быстрому увеличению.3 DQPSK n 4 Требуемое отношения сигнал шум дБ 9 16 Скорость преобразования речи Кбит с 13 65 8 Алгоритм преобразования речи RPE LTP VSELP Типовой радиус соты км 0535 0520 Технологическое преимущество цифровой сотовой связи позволяет увеличивать емкость сетей снижать стоимость и повышать надежность передачи данных. К таким решениям можно отнести: построение сетей GSM на принципах модели открытых систем и интеллектуальных сетей; применение эффективных...
20603. Понятие о защите информации от несанкционированного доступа 109 KB
  Говорить о безопасности сотовой связи в общем нельзя. Если бы не было необходимости в идентификации то он получил бы вместе с аппаратом и доступ к счету жертвы у оператора связи. Принцип работы A3 известен только операторам связи а также разработчикам и производителям всевозможного сотового оборудования. Шифрование данных У любого стандарта сотовой связи есть один большой недостаток.
20604. Перспективы развития СПРС и ПСС – переход к системам 3-го поколения 236.5 KB
  Перспективы развития СПРС и ПСС – переход к системам 3го поколения Прошло немногим более двух десятилетий с момента появления первых мобильных телефонов но мобильная связь уже подверглась существенным изменениям. Cистемы первого поколения основанные на аналоговом принципе использовались исключительно для телефонной связи и лишь впоследствии обзавелись некоторыми базовыми сервисами. Cистемы второго поколения включая стандарт GSM предоставляют улучшенное качество передачи и защиту сигнала дополнительные сервисы низкоскоростную...
20605. Принципы функционирования систем сотовой связи 490 KB
  Свое название они получили в соответствии с сотовым принципом организации связи согласно которому зона обслуживания территория города или региона делится на ячейки соты. Эти системы подвижной связи появившиеся сравнительно недавно являются принципиально новым видом систем связи так как они построены в соответствии с сотовым: принципом распределения частот по территории обслуживания территориальночастотное планирование и предназначены для обеспечения радиосвязью большого числа подвижных абонентов с выходом в телефонную сеть общего...