17134

Створення документа. Режими відображення. Редагування та форматування тексту

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Лекція №10 Тема: Створення документа. Режими відображення. Редагування та форматування тексту. План Створення документа. Режими відображення. Редагування тексту. Форматування текстового документа в Word. Створення документа Під створенням д

Украинкский

2013-06-29

61.5 KB

7 чел.

Лекція №10

Тема: Створення документа. Режими відображення. Редагування та форматування тексту.

План

  1.  Створення документа.
  2.  Режими відображення.
  3.  Редагування тексту.
  4.  Форматування текстового документа в Word.

 

Створення документа

Під створенням документа ми розумітимемо тут так зване створення нового документа, тобто навчимося ініціювати створення документа через меню Файл двома способами: із застосуванням або без застосування шаблонів.

Створення нового документа без використовування шаблону

Запустивши MS Word і виробивши у разі потреби відповідні настройки, можна приступати до створення нового документа. Для цього потрібно, наприклад, клацнути мишею на крайньому лівому значку панелі інструментів Стандартна, при цьому на екрані з'явиться порожній документ, якому за умовчанням буде дано ім'я Документ N, де N — порядковий номер даного документа. В цьому випадку до нього буде застосований стандартний шаблон NORMAL.DOT.

Коректнішим методом є створення нового документа через меню Файл > Створити. В цьому випадку відкриється діалогове вікно, що містить стандартні декілька панелей, з яких активної спочатку є панель Загальні. У ній відображається хоча б один значок типу документа — Новий документ. Якщо ви хочете створити звичний документ, то просто натисніть ОК, і новий документ буде відкритий з шаблоном NORMAL.DOT.

Створення документа на основі існуючого шаблону

Другий спосіб — це створення нового документа на основі одного з існуючих шаблонів. Це досягається за допомогою того ж меню Файл > Створити, але в даному випадку ми вибираємо іншу панель діалогового вікна, що відкрилося. Різні панелі відповідають різним типам документів.

Відзначимо, що створення документа на основі шаблону:

•    по-перше, простіше для користувача, що починає, оскільки в шаблоні закладені стандартні для даного типу документа методи форматування тексту, сторінок, графічні елементи;

•    по-друге, зручніше у разі стандартних документів, які можуть мати певний вигляд, і ніж розробляти документ «з нуля», зручніше скористатися готовим стандартом;

•    по-третє, необхідно при створенні документа «під замовлення», коли замовник зобов'язує користуватися конкретним шаблоном, який часто ним же або для нього і розроблений. Найчастіше це відбувається у разі подальшої публікації в друкарському вигляді і декларується видавництвом.

Для того, щоб створити документ на основі одного з пропонованих шаблонів, потрібно, перш за все, вибрати найбільш відповідну панель діалогового вікна, а потім, клацнувши мишею на одному із значків, відповідних різним документам одного типу, проглянути вид документа, який буде створений у разі застосування даного шаблону. Перегляд здійснюється у вікні справа. Якщо вид майбутнього документа влаштовує, значить, шаблон підходить, і залишається клацнути на кнопці ОК. При цьому в робочій області з'явиться відповідний стандартний бланк, що містить текст, що відформатує, і порожні поля для введення авторського тексту. Для завершення створення документа треба ввести свій текст в ці поля.

Якщо вид майбутнього документа вас чого-небудь не влаштовує, то необхідно розглядати наступний шаблон і т.д. Word пропонує найрізноманітніші шаблони, так що вибір широкий. Проте, може скластися така ситуація, що користувача не задовольняє жоден з них. В цьому випадку Word надає можливість створювати власні шаблони як «з нуля», так і на основі існуючих. Для цього в правому нижньому кутку відповідної панелі діалогового вікна треба клацнути перемикач Шаблон, а не Документ.

Режими відображення

Приступаючи до роботи над текстом документа, необхідно вибрати один з режимів роботи, найбільш відповідний для даного випадку. Word пропонує чотири режими відображення документів( у Word 2003 доданий режим «Читання»). Перемикання в той або інший режим здійснюється в меню Вигляд або чотирма кнопками в лівій частині горизонтальної смуги прокрутки. Режими відображення документів:

Normal (Звичний режим). Він є дійсно звичним режимом роботи з текстовими документами, в якому представлена тільки змістовна частина документа зі всіма елементами форматування шрифту і абзаців, але не сторінок. Посторінкова організація представлена спрощено, що, як мінімум, погіршує візуальне сприйняття вмісту документа. Зате набагато швидше відбуваються введення тексту і інші операції з великими документами на малопродуктивних комп'ютерах, Word рідше «зависає».

Web Layout (Web-документ). Цей режим зручний при оформленні документів, призначених для публікації в Інтернеті. Текст представляється розгорненим на всю сторінку. Цей режим абсолютно не надає можливості побачити документ в тому вигляді, в якому буде представлена його тверда копія, але враховує особливості форматування електронних документів, такі, як різко обмежені можливості форматування, непередбачуваність його зовнішнього вигляду при відкритті на іншій платформі (тут рекомендуємо пригадати про формат PDF).

Print Layout (Друкарський документ). Історично склалося так, що в нашій літературі цей режим частіше називають режимом розмітки. Істотної різниці немає, оскільки в обох назвах закладена основна суть цього режиму: у ньому максимально реалізований згадуваний раніше принцип WYSIWYG. При роботі над текстом документа ми можемо адекватно уявляти собі, як ті або інші виправлення виглядатимуть при друці. Тому, як правило, користувачі вважають за краще займатися оформленням документа саме в цьому режимі. Виключення складає, як вже мовилося, обробка великих документів на малопотужній техніці.

Outline (Структура). У цьому режимі документ відображається з додатковим виділенням його структури: абзаців, заголовків різних рівнів, списків. Він дуже зручний при роботі з великими і мають складну структуру документами. Безумовно, набивати текст в ньому не варто, але можна займатися остаточним редагуванням структури: переміщати розділи і розділи, підпорядковувати їх іншому рівню. Можна виділити так званий головний документ і працювати з ним, не відкриваючи вкладених.

Читання. Головною метою режиму читання є поліпшення легкості для читання, тому текст відображається автоматично за допомогою технології Microsoft ClearType. Можна легко змінювати розмір шрифту тексту, що відображається, не змінюючи шрифту документа.

Сторінки, представлені в режимі читання, оптимізовані для відображення на екрані, при друці документа вони виглядатимуть інакше. Щоб проглянути документ в тому вигляді, в якому він буде виведений на друк, не перемикаючись в режим розмітки, на панелі інструментів

Введення тексту і редагування

Після того, як ми створили порожній документ, можна приступати до введення тексту. Якщо документ був створений на основі шаблону, то спеціальних засобів введення і форматування тексту, як правило, не потрібен або вони специфічні для кожного шаблону, тому розглядатимемо введення і редагування стосовно документа, створюваного «з нуля».

Завдання параметрів сторінки

Перш ніж приступати безпосередньо до введення тексту, корисно наперед встановити деякі зручні для даного документа параметри форматування.

Наприклад, зручно відразу задати параметри сторінок. Для цього виберіть в меню Файл > Параметри сторінки. Відкриється відповідне діалогове вікно, що містить чотири вкладки.

Вибравши вкладку Поля, ви можете призначити межі полів сторінки і, відповідно, друкарської області, в межах якої поміщатиметься текст.

Вкладка Розмір паперу дозволяє задати сторінкам документа формат, відмінний від стандартного А4, а також перевизначити орієнтацію з книжковою на альбомну.

Вкладка Джерело паперу відповідає за правила подачі паперу при друці.

За допомогою вкладки Макет можна задавати різні спеціальні режими проглядання параметрів форматування сторінок створюваного документа.

Інші параметри документа

Можна наперед встановити і інші параметри роботи з документом, вибравши в меню Сервіс > Параметри. Тим самим викликається діалогове вікно, що містить десять вкладок. Перераховувати їх все сенсу не має, оскільки користувач сам при найближчому ознайомленні вибере те, що його цікавить.

Єдине, на що відразу звернемо увагу, — це вкладка Збереження, оскільки в ній знаходяться важливі для забезпечення збереження документа і зручності роботи з ним функції. Особливий практичний інтерес представляють:

•   Дозволити швидке збереження — його краще не дозволяти і відключити, оскільки воно може нести досить неприємні і несподівані незручності;

•   Автозбереження кожні — його, навпаки, краще включити, задавши належну періодичність збереження. Ця функція спірна і часто викликає нарікання з того приводу, що вона елементарно не спрацьовує. Наприклад, при «зависанні» Word майже напевно всі збережені автоматично дані будуть загублені. Тому краще по ходу роботи з документом періодично «уручну» зберігати його через Файл > Зберегти. Проте, включення цієї функції не пошкодить.

Автозаміна, автотекст, автоформат

Ми навмисно об'єднали ці три функції, тому що виклик кожної з них здійснюється в одному і тому ж діалоговому вікні. Word, як вже указувалося раніше, передбачає дублювання виклику багатьох команд. Так, наприклад, дане діалогове вікно можна викликати, як мінімум, трьома різними способами:

•    через меню Вставка > Автотекст > Автотекст;

•    через меню Формат > Автоформат > Параметри;

•    через меню Сервіс > Автозаміна.

Різниця лише в тому, яка панель цього вікна буде активною за умовчанням.

•    Функція Автозаміна дозволяє істотно скоротити час для введення тексту і об'їм набивання. Цією функцією зручно користуватися при заміні введення довгих послідовностей символів, що часто повторюються, і не тільки букв, на введення коротких комбінацій. Word 2000 містить досить великий вбудований словник автозаміни в рамках перевірки правопису і заміни випадкових друкарських помилок. Словник підлягає коректуванню і додаванню нових комбінацій автозаміни. Для цього необхідно на відповідній панелі діалогового вікна ввести підлягаючі заміні і замінюючі їх поєднання символів, а потім вибрати опцію Додати. Можна виділити в самому документі замінюваний текст, а потім активувати діалогове вікно, набрати замінюючу комбінацію уручну і клацнути Додати.

•    Автотекст дає можливість автоматично вводити закладені в його словнику блоки тексту. При використовуванні функції автотексту користувач може вибрати з пропонованого йому словника і вставити в текст будь-який текстовий фрагмент. Також Word пропонує спливаючою підказкою додати який-небудь фрагмент, якщо користувач введе перші чотири його символи. Можна додавати нові текстові блоки в словник, або набиваючи їх безпосередньо в діалоговому вікні і вибираючи опцію Додати, або аналогічним чином, але заздалегідь виділивши належний додаванню текст, і лише потім, викликавши діалогове вікно, клацнути Додати.

•    Автоформат, при відповідних настройках, має на увазі автоматичне форматування тексту, що вводиться. Він також дозволяє автоматично відформатувати весь документ на свій розсуд, якщо задати в меню Формат > Автоформат команду Відразу весь документ, з вказівкою типу документа.

Форматування текстового документа в Word

Форматування документа - це зміна його зовнішнього вигляду. WORD забезпечує форматування документів на п'ятьох різних рівнях:

  1.  на рівні символів (зміна гарнітури, накреслення, розміру й кольорів шрифту, межбуквенного інтервалу в слові, анімації й т.д.)
  2.  на рівні абзаців (вирівнювання по лівому краї, по правому краї, по центрі й по ширині; відступи праворуч і ліворуч; відступ першого рядка; відступи до й після абзацу; межстрочный інтервал, керування розбивкою на сторінки й т.д.)
  3.  на рівні сторінок (параметри сторінок, орієнтація сторінок, рамка, колонтитули першої сторінки, парних і непарних сторінок і т.д.)
  4.  на рівні розділів (формування розділів з наступної сторінки або на поточній сторінці, розбивка тексту на стовпчики й т.д.)
  5.  на рівні документа (номера сторінок, зміст і т.д.).

Абзац - це фрагмент тексту, що закінчується не друкує символом, що, або фрагмент тексту, процес уведення якого закінчується натисканням на клавішу уведення Enter. До абзацу ставляться: абзац основного тексту, заголовки, зміст, списки (нумеровані й маркіровані) і т.д.

Для форматування символів застосовується діалогове вікно Шрифт (Формат / Шрифт) або команди на панелі інструментів форматування. Форматування абзаців здійснюється за допомогою вікна діалогу Абзац, що відкривається командою Формат / Абзац.

Подивитися форматування виділеного тексту можна в області завдань, виконавши команду Формат / Показати форматування

Література:

Симонович С.В. Информатика. Базовый курс, Харьков, 2001 – 640 с. [6], 287-293

Контрольні запитання:

  1.  Що представляє собою Автозамена.
  2.  Дайте характеристику режимам відображення документів Word.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

18702. Информационная база управленческого анализа эффективности хозяйственной деятельности 14.01 KB
  Информационная база управленческого анализа эффективности хозяйственной деятельности Эффективность хозяйственной деятельности измеряется одним из двух способов отражающих результативность работы организации относительно либо величины авансированных ресурсов л
18703. Оптимальное управление. Вариационное исчисление 16.22 KB
  Оптимальное управление это задача проектирования системы обеспечивающей для заданного объекта управления или процесса закон управления или управляющую последовательность воздействий обеспечивающих максимум или минимум заданной совокупности критериев качества...
18704. Правила формирования структуры и взаимодействия модулей ПС 30.54 KB
  Правила формирования структуры и взаимодействия модулей ПС . Структура ПС и правила оформления каждого модуля должны быть унифицированы . Каждый модуль должен характеризоваться функциональной законченностью автономностью и независимостью в оформлении от модулей. ко...
18705. Амортизация основных фондов. Норма амортизационных отчислений 14.63 KB
  Амортизация основных фондов. Норма амортизационных отчислений. Амортизацией называется денежное возмещение износа основных фондов. Амортизация осуществляется в виде ежемесячных отчислений от стоимости ОС в амортизационный фонд предприятия.Амортизация – плановый пр
18706. Современные операционные системы. Структура Windows 16.49 KB
  Современные операционные системы. Структура Windows. Windows от всемирно известной компании Microsoft. Программное обеспечение выпускаемое данным брендом по праву занимает лидирующие позиции по количеству пользователей во всем мире. На данный момент в стадии низкого старта н...
18707. Участники фондового рынка 14.48 KB
  Участники фондового рынка. Фондовый рынок ценных бумаг представляет из себя разные организации каждые из которых занимаются определенным видом деятельности. Профессиональные участники фондового рынка это юридические лица имеющие соответствующие лицензии. Участ...
18708. Пакеты прикладных программ (ППП) 14.83 KB
  Пакеты прикладных программ ППП – это совокупность совместимых программ для решения определенного класса задач. Свойства. должен состоять из нескольких программных единиц; предназначен для решения определенного класса задач; в пределах своего класса обладает опр
18709. Операции с данными в реляционных моделях 14.15 KB
  Операции с данными в реляционных моделях. Объединением двух отношении называется отношение содержащее множество кортежей принадлежащих либо первому либо второму исходным отношениям либо обоим отношениям одновременно. Пересечением отношений называется отно...
18710. Автоматизированные информационные технологии деятельности страховой компании 14.44 KB
  Автоматизированные информационные технологии деятельности страховой компании направлены на внедрение систем охватывающих все основные элементы технологического процесса и гарантирующих полную безопасность данных на всех этапах обработки информации. Реализация авт