17136

Табличні процесори. Загальні відомості. Меню Excel. Осередки. Введення інформації

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Лекція №12 Тема: Табличні процесори. Загальні відомості. Меню Excel. Осередки. Введення інформації. План Інтерфейс вікна Excel. Загальні відомості. Обчислення в електронних таблицях. Автоматизація введення. Особливість електронних таблиць полягає в...

Украинкский

2013-06-29

74.5 KB

2 чел.

Лекція №12

Тема: Табличні процесори. Загальні відомості. Меню Excel. Осередки. Введення інформації.

План

  1.  Інтерфейс вікна Excel.
  2.  Загальні відомості.
  3.  Обчислення в електронних таблицях.
  4.  Автоматизація введення.

Особливість електронних таблиць полягає в можливості застосування формул для опису зв'язку між значеннями різних осередків. Розрахунок по заданих формулах виконується автоматично. Зміна вмісту якого-небудь осередку приводить до перерахунку значень всіх осередків, які з нею пов'язані формульнимі відносинами і, тим самим, до оновлення всієї таблиці відповідно до даних, що змінилися.

Застосування електронних таблиць спрощує роботу з даними і дозволяє одержувати результати без проведення розрахунків уручну або спеціального програмування. Найширше застосування електронні таблиці знайшли в економічних і бухгалтерських розрахунках, але і в науково-технічних задачах електронні таблиці можна використовувати ефективно, наприклад для:

• проведення однотипних розрахунків над великими наборами даних;

• автоматизації підсумкових обчислень;

• рішення задач шляхом підбору значень параметрів, табуляції формул;

• обробки результатів експериментів;

• проведення пошуку оптимальних значень параметрів;

• підготовки табличних документів;

• побудови діаграм і графіків за наявними даними.

Серед основних інтерфейсних елементів вікна Excel можуть бути названі:

 рядок меню і розташовані на ній меню основних режимів (ієрархічні списки, що розкриваються);

•    панелі інструментів;

•    рядок введення даних;

•    вікно адреси активного (поточної) осередку;

•    ярлики листів робочої книги і кнопки навігації по них;

•    лінійки прокрутки.

Панелі інструментів — значки, кнопки, списки, що розкриваються, завдяки яким можливий швидкий доступ до часто використовуваних команд і настройок. За умовчанням, якщо не зроблено певних установок, Excel виводить на екран Стандартну панель інструментів і Панель форматування. Щоб вивести на екран додаткові панелі інструментів, потрібно скористатися меню Вигляд > Панелі інструментів..., де вибрати необхідну панель.

 Рядок введення даних в ній відображається вміст активного осередку.

Рядок стану відображає зведення про вибрану команду або виконуваної операції, а також довідкову інформацію про включені функціональні клавіші.

У кожен конкретний момент нам візуально може бути доступна лише деяка частина даних електронної таблиці. У зв'язку з цим особливе значення в плані оптимізації технології роботи з даними придбавають навігаційні можливості програми. Переміщатися по листу робочої книги можна з допомогою:

•    клавіатури (відповідні комбінації клавіш і стрілки управління курсором);

•    миші (смуги прокрутки);

•    команди меню Правка > Перейти. У полі Посилання вказати адресу потрібного осередку, щоб перейти до певного осередку потрібного робочого листу.

На закінчення про загальні принципи організації призначеного для користувача інтерфейсу Excel відзначимо, що в ньому, як і в переважній більшості інших Windows-додатків, одні і ті ж операції можуть бути виконані декількома способами:

•    за допомогою команд головного меню;

•    за допомогою функцій, привласнених піктограмам панелей інструментів;

•    за допомогою команд контекстних меню, що активізуються по клацанню правої клавіші миші;

•    натисненням спеціальних клавіатурних комбінацій.

 Створення електронних таблиць Microsoft Excel

Програма Microsoft Excel призначена для роботи з таблицями даних, переважно числових. При формуванні таблиці виконують введення, редагування і форматування текстових і числових даних, а також формул. Наявність засобів автоматизації полегшує ці операції. Створена таблиця може бути виведена на друк.

Основні поняття електронних таблиць

Документ Excel називається робочою книгою. Робоча книга є набором робочих листів, кожний з яких має табличну структуру і може містити одну або декілька таблиць. У вікні документа в програмі Excel відображається тільки поточний робочий лист, з яким і ведеться робота. Кожен робочий лист має назву, яка відображається на ярличку листу, що відображається в його нижній частині. За допомогою ярличків можна перемикатися до інших робочих листів, що входять в ту ж саму робочу книгу. Щоб перейменувати робочий лист, треба двічі клацнути на його ярличку.

Робочий лист складається з рядків і стовпців. Стовпці озаглавлені прописними латинськими буквами і, далі, двохбуквеними комбінаціями. Всього робочий лист може містити до 256 стовпців, пронумерованих від А до IV. Рядки послідовно нумеруються цифрами, від 1 до 65 536 (максимально допустимий номер рядка).

Осередки і їх адресація. На перетині стовпців і рядків утворюються елементи таблиці. Вони є мінімальними елементами для зберігання даних. Позначення окремого осередку поєднує в собі номери стовпця і рядка (у цьому порядку), на перетині яких вона розташована, наприклад: А1 або DE234. Позначення осередку (її номер) виконує функції її адреси. Адреси осередків використовуються при записі формул, що визначають взаємозв'язок між значеннями, розташованими в різних осередках.

Один з осередків завжди є активним і виділяється рамкою активного осередку. Ця рамка в програмі Excel виконує роль курсора. Операції введення і редагування завжди виробляються в активному осередку. Перемістити рамку активного осередку можна за допомогою курсорних клавіш або покажчика миші.

Діапазон осередків. На дані, розташовані в сусідніх осередках, можна посилатися у формулах, як на єдине ціле. Таку групу осередків називають діапазоном. Найчастіше використовують прямокутні діапазони, що утворюються на перетині групи рядків, що послідовно йдуть, і групи стовпців, що послідовно йдуть. Діапазон осередків позначають, указуючи через двокрапку номера осередків, розташованих в протилежних кутках прямокутника, наприклад: А1 :С15.

Якщо вимагається виділити прямокутний діапазон осередків, це можна зробити простяганням покажчика від одного кутового осередку до протилежного по діагоналі. Рамка поточного осередку при цьому розширяється, охоплюючи весь вибраний діапазон. Щоб вибрати стовпець або рядок цілком, слід клацнути на заголовку стовпця (рядки). Простяганням покажчика по заголовках можна вибрати декілька стовпців, що йдуть підряд, або рядків.

Введення, редагування і форматування даних

Окремий осередок може містити дані, що відносяться до одного з трьох типів: текст, число або формула, — а також залишатися порожньою. Програма Excel при збереженні робочої книги записує у файл тільки прямокутну область робочих листів, примикаючу до лівого верхнього кута (осередок А1) і містить всі заповнені осередки.

Тип даних, розміщуваних в осередку, визначається автоматично при введенні. Якщо ці дані можна інтерпретувати як число, програма Excel так і робить. Інакше дані розглядаються як текст. Введення формули завжди починається з символу «=» (знаку рівності).

Введення тексту і чисел. Введення даних здійснюють безпосередньо в поточний осередок або в рядок формул, розташовану у верхній частині вікна програми безпосередньо під панелями інструментів. Місце введення наголошується текстовим курсором. Якщо почати введення натисненням алфавітно-цифрових клавіш, дані з поточного осередку замінюються текстом, що вводиться. Якщо клацнути на рядку формул або двічі на поточному осередку, старий вміст осередку не віддаляється і з'являється можливість його редагування. Дані, що вводяться, у будь-якому випадку відображаються як в осередку, так і в рядку формул.

Щоб завершити введення, зберігши введені дані, використовують кнопку Enter в рядку формул або клавішу ENTER. Щоб відмінити внесені зміни і відновити колишнє значення осередку, використовують кнопку Відміна в рядку формул або клавішу ESC. Для очищення поточного осередку або виділеного діапазону простіше всього використовувати клавішу DELETE.

Форматування вмісту осередків. Текстові дані за умовчанням вирівнюються по лівому краю осередку, а числа — по правому. Щоб змінити формат відображення даних в поточному осередку або вибраному діапазоні, використовують команду Формат > Осередки. Вкладки цього діалогового вікна дозволяють вибирати формат запису даних (кількість знаків після коми, вказівка грошової одиниці, спосіб запису дати і інше), задавати напрям тексту і метод його вирівнювання, визначати шрифт і зображення символів, управляти відображенням і видом рамок, задавати фоновий колір.

Обчислення в електронних таблицях

Формули. Обчислення в таблицях програми Excel здійснюються за допомогою формул. Формула може містити числові константи, посилання на осередки і функції Excel, сполучені знаками математичних операцій. Дужки дозволяють змінювати стандартний порядок виконання дій. Якщо осередок містить формулу, то в робочому листі відображається поточний результат обчислення цієї формули. Якщо зробити осередок поточної, то сама формула відображається в рядку формул.

Правило використовування формул в програмі Excel полягає у тому, що, якщо значення осередку дійсно залежить від інших елементів таблиці, завжди слід використовувати формулу, навіть якщо операцію легко можна виконати в «думці». Це гарантує, що подальше редагування таблиці не порушить її цілісності і правильності вироблюваних в ній обчислень.

Посилання на осередки. Формула може містити посилання, тобто адреси осередків, вміст яких використовується в обчисленнях. Це означає, що результат обчислення формули залежить від числа, що знаходиться в іншому осередку. Осередок, що містить формулу, таким чином, є залежною. Значення, що відображається в осередку з формулою, перераховується при зміні значення осередку, на яку указує посилання.

Посилання на осередок можна задати різними способами. По-перше, адресу осередку можна ввести уручну. Інший спосіб полягає в клацанні на потрібному осередку або виборі діапазону, адресу якого вимагається ввести. Осередок або діапазон при цьому виділяються пунктирною рамкою.

Всі діалогові вікна програми Excel, які вимагають вказівки номерів або діапазонів осередків, містять кнопки, приєднані до відповідних полів. При клацанні на такій кнопці діалогове вікно згортається до мінімально можливого розміру, що полегшує вибір потрібного осередку (діапазону) за допомогою клацання або простягання.

Для редагування формули слід двічі клацнути на відповідному осередку. При цьому осередки (діапазони), від яких залежить значення формули, виділяються на робочому листі кольоровими рамками, а самі посилання відображаються в осередку і в рядку формул тим же кольором. Це полегшує редагування і перевірку правильності формул.

Абсолютні і відносні посилання. За умовчанням, посилання на осередки у формулах розглядаються як відносні. Це означає, що при копіюванні формули адреси в посиланнях автоматично змінюються відповідно до відносного розташування початкового осередку і створюваної копії.

Хай, наприклад, в осередку В2 є посилання на осередок A3. У відносному уявленні можна сказати, що посилання указує на осередок, який розташовується на один стовпець ліво і на один рядок нижче даної. Якщо формула буде скопійована в інший осередок, то така відносна вказівка посилання збережеться. Наприклад, при копіюванні формули в осередок ЕА27 посилання продовжуватиме указувати на осередок, розташований ліво і нижче, в даному випадку на осередок DZ28.

При абсолютній адресації адреси посилань при копіюванні не змінюються, так що осередок, на яку указує посилання, розглядається як нетаблична. Для зміни способу адресації при редагуванні формули треба виділити посилання на осередок і натиснути клавішу F4. Елементи номера осередку, використовуючі абсолютну адресацію, передують символом $. Наприклад, при послідовних натисненнях клавіші F4 номер осередку А1 записуватиметься як А1, $А$1, А$ 1 і $А1. У двох останніх випадках один з компонентів номера осередку розглядається як абсолютний, а інший — як відносний.

Копіювання вмісту осередків

Копіювання і переміщення осередків в програмі Excel можна здійснювати методом перетягування або через буфер обміну. При роботі з невеликим числом осередків зручно використовувати перший метод, при роботі з великими діапазонами — другий.

Метод перетягування. Щоб методом перетягування скопіювати або перемістити поточний осередок (виділений діапазон) разом з вмістом, слід навести покажчик миші на рамку поточного осередку (він прийме вид стрілки). Тепер осередок можна перетягнути в будь-яке місце робочого листу (точка вставки позначається спливаючою підказкою).

Для вибору способу виконання цієї операції, а також для надійнішого контролю над нею рекомендується використовувати спеціальне перетягування за допомогою правої кнопки миші. В цьому випадку при відпуску кнопки миші з'являється спеціальне меню, в якому можна вибрати конкретну виконувану операцію.

Застосування буфера обміну. Передача інформації через буфер обміну має в програмі Excel певні особливості, пов'язані з складністю контролю над цією операцією. Спочатку необхідно виділити копійований (вирізуваний) діапазон і дати команду на його приміщення в буфер обміну: Правка > Копіювати або Правка > Вирізувати. Вставка даних в робочий лист можлива лише негайно після їх приміщення в буфер обміну. Спроба виконати будь-яку іншу операцію приводить до відміни початого процесу копіювання або переміщення. Проте втрати даних не відбувається, оскільки «вирізані» дані віддаляються з місця їх початкового розміщення тільки у момент виконання вставки.

Місце вставки визначається шляхом вказівки осередку, відповідного верхньому лівому куту діапазону, поміщеного в буфер обміну, або шляхом виділення діапазону, який за розмірами в точності рівний копійованому (переміщуваному). Вставка виконується командою Правка > Вставити. Для управління способом вставки можна використовувати команду Правка > Спеціальна вставка. В цьому випадку правила вставки даних з буфера обміну задаються в діалоговому вікні, що відкрилося.

Автоматизація введення

Оскільки таблиці часто містять дані, що повторюються або однотипні, програма Excel містить засоби автоматизації введення. До числа засобів, що надаються, відносяться: Автозавершення, автозаповнення числами і автозаповнення формулами.

Автозавершення. Для автоматизації введення текстових даних використовується метод автозавершення. Його застосовують при введенні в осередки одного стовпця робочого листу текстових рядків, серед яких є що повторюються. В ході введення текстових даних в черговий осередок програма Excel перевіряє відповідність введених символів рядкам, що є в цьому стовпці вище. Якщо знайдений однозначний збіг, введений текст автоматично доповнюється. Натиснення клавіші ENTER підтверджує операцію автозавершення, інакше введення можна продовжувати, не звертаючи уваги на пропонований варіант.

Можна перервати роботу засобу автозавершення, залишивши в стовпці порожній осередок. І навпаки, щоб використовувати можливості засобу автозавершення, заповнені осередки повинні йти підряд, без проміжків між ними.

Автозаповнення числами. При роботі з числами використовується метод автозаповнення. У правому нижньому кутку рамки поточного осередку є чорний квадратик — маркер заповнення. При наведенні на нього покажчик миші (він звичайно має вид товстого білого хреста) набуває форму тонкого чорного хрестика. Перетягування маркера заповнення розглядається як операція «розмноження» вмісту осередку в горизонтальному або вертикальному напрямі.

Якщо осередок містить число (зокрема дату, грошову суму), то при перетягуванні маркера відбувається копіювання осередків або їх заповнення арифметичною прогресією. Для вибору способу автозаповнення слід виробляти спеціальне перетягування з використанням правої кнопки миші.

Хай, наприклад, осередок А1 містить число 1. Наведіть покажчик миші на маркер заповнення, натисніть праву кнопку миші, і перетягніть маркер заповнення так, щоб рамка охопила осередки А1, В1 і С1, і відпустите кнопку миші. Якщо тепер вибрати в меню, що відкрилося, пункт Копіювати осередки, всі осередки міститимуть число 1. Якщо ж вибрати пункт Заповнити, то в осередках опиняться числа 1,2 і 3.

Щоб точно сформулювати умови заповнення осередків, слід дати команду Правка > Заповнити > Прогресія. У діалоговому вікні, що відкрилося, Прогресія вибирається тип прогресії, величина кроку і граничне значення. Після клацання на кнопці ОК програма Excel автоматично заповнює осередки відповідно до заданих правил.

Автозаповнення формулами. Ця операція виконується так само, як автозаповнення числами. Її особливість полягає в необхідності копіювання посилань на інші осередки. В ході автозаповнення до уваги береться характер посилань у формулі: відносні посилання змінюються відповідно до відносного розташування копії і оригіналу, абсолютні залишаються без змін.

Для прикладу припустимо, що значення в третьому стовпці робочого листу (стовпці З) обчислюються як суми значень у відповідних осередках стовпців А і В. Введем в осередок С1 формулу =А1 +В1. Тепер скопіюємо цю формулу методом автозаповнення у всі осередки третього стовпця таблиці. Завдяки відносній адресації формула буде правильною для всіх осередків даного стовпця.

У таблице1 приведені правила оновлення посилань при автозаповненні уздовж рядка або уздовж стовпця.

    Таблиця 1. Правила оновлення посилань при автозаповненні

Ссылка в исходной ячейке

Ссылка в следующей ячейке

При заполнении вправо

При заполнении вниз

А1 (относительная)

В1

А2

$А1 (абсолютная по столбцу)

$А1

$А2

А$1 (абсолютная по строке)

В$1

А$1

$А$1 (абсолютная)

$А$1

$А$1

Література:

 Уокенбах Д. Excel 2002. Библия пользователя. М.: Издательский дом «Вильямс», 2004. – 832с. [7], 50-70

Контрольні запитання:

  1.  Використання абсолютних та відносних посилань.
  2.  Яки види автоматизації введення вам відомі?


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

55263. Основні фактори розміщення продуктивних сил, їх вплив на розміщення виробництва 25.69 KB
  Фактори розміщення це реалізація закономірностей і принципів при врахуванні конкретних умов, що впливають на вибір місць розташування промислових підприємств і формування територіально-виробничих комплексів.
55264. Поняття компютерної презентації. Основне призначення системи підготовки презентації 68.5 KB
  Мета уроку: навчальна: отримати уявлення про мультимедіа, познайомитися з програмою для створення мультимедійних презентацій; навчитися технології створення і демонстрації електронних презентацій; розвиваюча: розвиток мислення, пізнавальних інтересів, навиків роботи на компютері, роботи з мультимедійними програмними засобами...
55265. Чисельність населення України, особливості його динаміки. Природний рух населення. Демографічна ситуація в Україні, основні шляхи її розв’язання 25.61 KB
  Демографічні передумови є найважливішою складовою розміщення продуктивних сил. Населення країни фактор її комплексного економічного та соціального розвитку. Населення це трудові ресурси і споживач, яке впливає на формування міжрайонних функцій виробництва, потужність і структуру потоку продукції, що вивозиться за межі певної території, розвиток місцевого виробництва.
55266. Комп’ютерна презентація 107.5 KB
  Мета: 1) ввести поняття “презентація”, навчити учнів проектувати презентації, ознайомити з програмою Power Point та її можливостями. З’ясувати призначення комп’ютерної презентації. 2) розвивати алгоритмічне та логічне мислення, вміння порівнювати, виділяти головне, роботи узагальнення і висновки. Розвивати пізнавальну, комунікативну та інформаційну компетентності.
55268. Принципи економічного районування України. Районний господарський комплекс та його галузева структура (три групи галузей) 25.18 KB
  Спеціалізація як основна народногосподарська функція (спеціалізація району на певних виробництвах і послугах певною мірою відповідає його географічному розташуванню, природним, економічним і соціальним умовам та спирається на раціональний поділ праці з іншими районами);
55269. Пригоди в осінньому лісі 44 KB
  Любі гості мами й тата В дитсадку у нас розвага Починаємо увага Під музику заходять діти сідають. Погляньте діти у віконце: Де сховалось наше сонце Хмарини у небі пропливають Холодним дощиком лякають. Кукловська Діти виконують пісню Осінь сл. Діти давайте разом попросимо дощик щоб він перестав.
55270. Казкові пригоди 40 KB
  Математика: продовжувати вчити дітей орієнтуватись в просторі; розв’язувати цікаві математичні задачі; формувати навички орієнтування в часі; закріплювати знання цифр у межах 10 вміння їх відшукувати на картинках; назви геометричних фігур та їхні ознаки; назви днів тижня частини доби місяців.