17150

Конструювання звітів у СУБД MS Access

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Лекція №21 Тема: Конструювання звітів у СУБД MS Access. План Види звітів. Створення звіту за допомогою Конструктора. Розробка багатабличного звіту в режимі Мастер отчетов. Розробка багатабличного звіту в режимі Конструктор. Для формування вих

Украинкский

2013-06-29

57.51 KB

23 чел.

Лекція №21

Тема: Конструювання звітів у СУБД MS Access.

План

  1.  Види звітів.
  2.  Створення звіту за допомогою Конструктора.
  3.  Розробка багатабличного звіту в режимі «Мастер отчетов».
  4.  Розробка багатабличного звіту в режимі «Конструктор».

Для формування вихідного документа бази даних використовуються  звіти. У процесі конструювання звіту визначаються склад і зміст йога  розділів, оформляються заголовки, підписи реквізитів, розміщення реквізитів, що обчислюються, і вираження для їхнього одержання. При необхідності висновку в звіті зведень з декількох таблиць в основу його конструювання може бути покладений богатотабличний запит.

Усі звіти, створювані в MS Access, поділяються на три наступні категорії:

  1.  стрічкові, у яких дані відображаються у стрічках в кожному окремому стовпці;
  2.  стовпцові, у яких усі поля відображаються в один стовпець і вирівнюються по лівому краю;
  3.  поштові наклейки, призначені для друкупоштових наклейок у різноманітних форматах.

Для створення звіту необхідно у вікні бази даних вибрати вкладку «Отчеты» і клацнути на кнопці «Создать», у результаті чого на екрані відображається діалогове вікно «Новый отчет».

За допомогою цього діалогового вікна можна вибрати один з режимів конструювання звіту: Конструктор, Майстер звітів, Автозвіти і т. д. У лабораторній роботі вивчається технологія використання Конструктора і Майстра звітів. Інші режими конструювання звітів прості і можуть бути освоєні самостійно.

Створення звіту за допомогою Конструктора. При виборі режиму «Конструктор» на екрані виникає вікно Конструктора, у якому відображаються порожні розділи звіту.

Додання або вилучання розділів звіту може бути виконане по командах меню Вид - Колонтитулы чи Вид - Заголовок/Примечание отчета.

При розробці звіту у вікні потрібно заповнити кожен розділ елементами (керування відповідно для певного користувача макетом звіту. Якщо необхідно групувати записи по деякому полю, у вікні «Конструктор отчета» може бути доданий «Заголовок группы» і «Примечание группы». При цьому в розділі «Примечание группы» можуть бути розміщені вираження для підведення підсумків по групах.

У процесі конструювання звіту за допомогою команд меню і кнопок панелей інструментів «Конструктор отчета» і «Панели элементов» розділи звіту заповнюються потрібними елементами. Поля з повторюваними значеннями розміщаються в області даних, а поля, по яких виробляється групування, - у заголовку груп.

Розглянемо технологію конструювання однотабличного звіту на прикладі формування розрахунково-платіжної відомості підприємства.

Для створення звіту в цьому режимі необхідно в діалоговому вікні «Новый отчет» вибрати рядок «Конструктор», а як джерело даних - запит на вибірку «Розрахунково-платіжна відомість». У вікні «Конструктор отчета» за допомогою панелі керування з таким же ім'ям у розділах розміщаються потрібні елементи керування, а також поля запиту, перелік яких викликається клацанням на кнопці («Список полей»).

Для виконання угрупування і сортування даних клацанням на кнопці («Сортировка и группировка») панелі керування необхідно викликати однойменне діалогове вікно.

У зв'язку з тим, що дані повинні бути згруповані по відділах, зі списку полів запиту «Розрахунково-платіжна відомість» вибирається поле Відділ» і задається угруповання по цьому полю. Для цього в області «Свойства группы» у рядках «Заголовок группы» і «Примечание группы» варто поставити Да.

Значення номера відділу повинне бути представлено один раз. Тому номер відділу розміщається в розділі «Заголовок группы Відділ» шляхом «буксирування» імені цього поля зі списку полів у розділ заголовка. Після цього в разі потреби підпис поля може бути скорегована, установлені тип і розмір шрифту. У цьому ж розділі оформляються підписи полів звіту.

Формування табличної частини звіту виробляється розміщенням відповідних полів у розділі «Область данных» шляхом їхнього «буксирування» з вікна «Список полей» з наступним форматуванням. Для висновку відсортованого за алфавітом списку співробітників у кожній групі задається сортування по полю «ПІП_б», але в області «Свойства группы» діалогового вікна «Сортировка и группировка» у рядках «Заголовок группы» і «Примечание группы» варто поставити Нет. Поле «ПІБ» може бути створене при конструюванні запиту шляхом склеювання (конкатенації) умісту полів «Прізвище», «Ім'я», «По батькові» за наступним правилом:

= Прізвище &" "& Ім'я &" "& По-батькові.

Для включення розрахункових полів з підсумковими даними необхідно клацнути на кнопці (« Поле») панелі елементів керування і помістити елемент «Свободный» у розділі «Примечание группы Відділ» нижче відповідного підпису в шапці таблиці. Після цього клацанням правої кнопки миші на створеному полі викликати контекстно залежне меню «Поле»

Вибір команди Свойства забезпечить виклик діалогового вікна «Поле: Поле N», що містить шість вкладок.

При активній вкладці «Данные» клацання на кнопці рядка «Данные» забезпечує виклик вікна «Конструктор выражений», за допомогою якого конструюється потрібне вираження.

Клацання на кнопці «ОК» повертає до діалогового вікна «Поле: Поле N». При активній вкладці «Макет» забезпечується вибір формату й інших характеристик цього поля.

Аналогічно будуються інші поля з вираженнями. Після конструювання всіх полів розділу «Примечание группы Відділ» дані потрібно отформатувати.

Якщо кількість записів у таблиці звіту таке, що воно може бути розміщене на декількох сторінках, на кожній з них необхідно вказати номер поточної сторінки. Для цього в розділі «Нижний колонтитул» вікна «Конструктор отчета» створюється поле «Свободный» і в його властивостях за допомогою Конструктора виражень конструюється наступне вираження:

= «Сторінка » & [Page] & «з» & [Pages].

У цьому ж розділі звіту для відображення поточної дати і поточного часу на кожній сторінці звіту варто створити поле з введенням у нього вираження =Now(). Якщо ж ці дані потрібно розташувати в звіті один раз на першій (останній) сторінці, тоді зазначене поле варто розташувати в розділі «Заголовок отчета» («Примечание отчета»).

На будь-якій стадії створення звіт може бути попередньо переглянутий за командою Предварительный просмотр меню Файл чи клацанням на однойменній кнопці панелі інструментів.

У цьому режимі на екрані відображається панель інструментів «Предварительный просмотр», за допомогою якої може бути змінений режим попереднього перегляду, забезпечений вихід з цього режиму, а також виконані інші операції.

При перегляді звіт відобразиться на екрані таким, яким він буде надрукований.

Отриманий звіт необхідно зберегти й у разі потреби надрукувати. Перед друкуванням за допомогою команди Параметры страницы меню Файл можна вибрати принтер, задати формат папера, розмір полів, відстань між рядками, орієнтацію звіту на аркуші і т. д.

Розробка багатабличного звіту в режимі «Мастер отчетов».

Конструювання звітів у цьому режимі зводиться до діалогу, коли система послідовно задає питання про звіт і на основі відповідей конструює його. Майстер звітів використовується для створення звітів із групуванням і без нього, підсумкових звітів, однотабличних і багатотабличних звітів і т.д.

Для створення звітів у цьому режимі необхідно в діалоговому вікні «Новый отчет» клацнути на пункті «Мастер отчетов», а зі списку джерел даних вибрати таблицю чи запит, дані з який будуть використовуватися в звіті. Якщо в звіті необхідно використовувати дані з декількох таблиць, потрібно вибрати первинну.

Після клацання на кнопці «ОК» відкривається перше діалогове вікно «Создание отчетов» у режимі «Мастер отчетов».

У цьому діалоговому вікні відображається список таблиць і запитів , що розкривається, для вибору їх як джерело даних, а також списки «Доступные поля:» і «Выбранные поля:» для додавання в звіт потрібних полів. Добір потрібних у звіті полів виробляється кнопками >  чи  >>. Якщо в процесі добору була допущена помилка і виникла необхідність видалити полечи всі поля зі списку « Выбранные поля:», варто клацнути на кнопці < чи <<.

Якщо в звіті використовуються дані більш ніж однієї таблиці чи запиту, необхідно зі списку таблиць і запитів вибрати необхідні і додати потрібні поля. Набравши усі поля, варто клацнути на кнопці «Далее». Вид відображуваного далі діалогового вікна залежить від того, з однієї чи декількох таблиць обрані поля. Якщо поля обрані з декількох таблиць, то з'являється друге діалогове вікно «Создание отчетов».

За допомогою керуючих елементів цього діалогового вікна вибираються поля таблиці, що використовується для групування даних (наприклад, «Найменування проекту»).

Після клацання на кнопці «Далее» з'являється третє діалогове вікно «Создание отчетов».Це діалогове вікно дозволяє задати порядок сортування даних у групах звіту. При цьому записи можна сортувати по декількох полях у зростаючому чи убутному порядку. Вибравши поля і порядок сортування, варто клацнути на кнопці «Далее», що забезпечить відображення четвертого діалогового вікна.

Це діалогове вікно дозволяє за допомогою альтернативного перемикача вибрати макет звіту (східчастий, блок, структура 1 і т. д.), його орієнтацію (книжкова чи альбомна) і вказати, чи треба автоматично настроювати ширину полів для їхнього розміщення на одній сторінці. Після установки параметрів необхідно клацнути на кнопці «Далее», що забезпечить виведення на екран п'ятого діалогового вікна.

Зі списку в правій частині цього вікна можна вибрати потрібний стиль звіту. При вказівці на один з них у лівому вікні з'являється його зразок. Вибравши придатний стиль, варто клацнути на кнопці «Далее», що забезпечить виведення на екран останнього шостого діалогового вікна «Создание отчетов».

У цьому діалоговому вікні необхідно вказати заголовок звіту і в разі потреби перейти в режим «Конструктор отчета» для зміни його структури і додавання елементів керування. Для цього потрібно включити альтернативний перемикач у стан «Изменить макет отчета».

На будь-якому етапі роботи в режимі «Конструктор отчета» звіт може бути попередньо переглянутий і підготовлений до друку.

Розробка багатабличного звіту в режимі «Конструктор». Конструктор звітів дозволяє попередньо створити звіт для головної таблиці, а потім - для підлеглої. Після цього бланк звіту підлеглої таблиці розміщається в розділі «Область данных» головної таблиці.

Нехай необхідно сконструювати звіт зі списком співробітників, згрупованих по займаних посадах. У цьому випадку в якості головної доцільно використовувати таблицю «Штат», а в якості підлеглої - «Співробітники». Розробку такого звіту варто проводити по етапах.

На першому етапі на основі спроектованого макета створюється звіт для таблиці «Штат» в режимі Конструктора і форматуются його об'єкти.

На другому етапі для підлеглої таблиці «Співробітники», наприклад, у режимі «Автоотчет: ленточный» створюється і допрацьовується в режимі «Конструктор» звіт з аналогічним ім'ям. Доробка складається в "«буксируванні» заголовків полів з розділу «Верхній колонтитул» у заголовок звіту, у видаленні полів, що не потрібні, і у видаленні колонтитулів.

На третьому етапі виробляється включення підлеглого звіту в головний. Для цього необхідно розмістити поруч у вікні MS Access вікно бази даних і бланк головного звіту. Потім вибрати з переліку імен звітів потрібне (у нашому випадку «Співробітники») і зробити його «буксирування» у розділ «Область данных» звіту «Штат.

Операція включення в бланк Конструктора головного звіту підготовленого бланка підлеглого може бути виконана інакше. Для цього на панелі елементів необхідно клацнути на кнопці  «Подчиненная форма/отчет».

Література:

Пушкар О.І. Інформатика. Посібник, Київ, 2001 – 696 с. [5], 225- 240

Контрольні запитання:

  1.  Створення звіту  БД за допомогою Конструктора.
  2.  Алгоритм побудови багатотабличного звіту за допомогою майстра.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

59179. Якщо краса позбавлена душі за новелою Томаса Манна: Смерть у Венеції 36.5 KB
  Художні особливості твору: карнавальний принцип значення деталі позиція оповідача афористичність традиційні і новаторські засоби відображення дійсності поєднання реалізму з модернізмом вплив імпресіонізму експресіоністичні елементи...
59180. Урок - елегія за творчістю Лесі Українки. Я маю те, що в серці не вмирає 32 KB
  Стояла я і слухала весну Вона мені багато говорила. Співала пісню дзвінку й голосну То знов таємнотихо шепотіла Вона мені співала про любов Про молодощі радощі надії Вона мені переспівала знов Те що давно мені співали мрії.
59181. Ярій, душе! Ярій, а не ридай... Сценарій літературного вечора, присвяченого В. Стусу 47.5 KB
  У листі від 25 квітня 1970 року до сина Василь згадує як він з самого дитинства було йому менше року уперше відчув себе самотнім: мама в полі довкола нікого нема. Вересень у житті Стуса роковий: 20 вересня 1965 року його відраховують із аспірантури інституту літератури...
59183. Ясна зоря нашого письменства. Сценарій лекторію, присвячений річниці від дня народження Марка Вовчка 77.5 KB
  Тарас Григорович Шевченко повертався із заслання, коли несподівано його затримали в Нижньому Новгороді. Це було прикро, тяжко і навіть страшно після десяти років солдатчини. Начебто і свобода, і нема її. А як хотілось побачити давніх друзів!
59184. Урок обміну досвідом з природознавства: Я розкажу про Україну 31 KB
  Старицький До України уривок Моя Україно Як я тебе любив Твої луги твої степи розлогі Дніпра ревучого славетнії пороги. На цих уроках ми побували в багатьох місцях України дізнались багато нового і цікавого про життя та працю людей природні умови рослинний і тваринний світ різних куточків нашої землі.
59185. Нехай панують на землі добро і справедливість. Сценарій для молодших школярів 44 KB
  От саме в цій країні якось йшли вулицею хлопчик і дівчинка. Хлопчик: Що це Дівчинка: Це мабуть Чарівна паличка. Хлопчик: Як нам пощастило Тепер у нас буде скільки завгодно морозива жуйок тістечок.
59186. Навчаємось разом з героями казок. Cценарій заняття для малят у дитячому садочку 44 KB
  У проведенні заняття беруть участь діти їхні батьки рідні вихователі дитячого дошкільного закладу. Оскільки діти запросили в гості до себе своїх батьків та рідних то вони першими заходять до кімнати й зручно розташовуються.
59187. СВЯТО ПИСАНКИ 83 KB
  Ведуча: Ой що в Софіївському заграли Дзвони затремтіли Не білі голуби янголи в небі полетіли. Ведуча: А між тим нашій незалежності пішов вже десятий рік. Ведуча: В очі нам дивляться ті хто клав своє життя на алтар Вітчизни від звитяжців Запорізької Січі до вязнів сталінських...