1719
Основы работы в табличном процессоре Microsoft Excel
Реферат
Информатика, кибернетика и программирование
Рабочие книги и рабочие листы. Создание таблиц, Ввод данных. Использование ссылок в формулах. Автоматическое заполнение ячеек. Команды отмены и повторения. Редактирование данных в ячейке. Изменение размеров строки или столбца.
Русский
2013-01-06
178.39 KB
79 чел.
Основы работы в табличном процессоре Microsoft Excel
Электронная таблица это компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, числа, формулы, даты и т.п.
Для управления работой ЭТ используется специальный комплекс программ табличный процессор.
Главное достоинство ЭТ это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формулами, при изменении значения любого из них.
Первая ЭТ Visicalc была разработана студентами Гарвардского университета в 1979г. Затем появились ЭТ SuperCalc, Lotus 1-2-3. В 1987г. был создан табличный процессор фирмы Microsoft. Наибольшее распространение получила версия Excel 5.0. Сейчас, в основном, используются версии Excel 2003 и Excel 2007, входящие в пакеты Microsoft Office.
Основные функции Excel:
Выполнение действий возможно разными способами:
Интерфейс Excel
Основные элементы окна Excel:
Строка формул содержит адрес текущей ячейки (в поле имени) и ее содержимое, которое можно редактировать в этой строке. В ячейке виден результат вычисления, а в строке формул сама формула.
Excel хранит свои документы в файлах с типом XLS. Каждый такой файл называется Рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов. Каждый такой лист это отдельная ЭТ. Количество листов при создании книги задается параметрами Excel (вкладка Общие).
Под таблицей находятся ярлыки листов, при создании рабочей книги они имеют имена Лист1, Лист2 и т.д. Используя КМ ярлыка и буксировку мышью, можно выполнить действия с листами:
Выполняется с помощью меню Файл:
Файл Создать
Файл - Открыть…
Файл - Предварительный просмотр
Файл Печать
ДО Параметры страницы можно открыть из предварительного просмотра документа. Оно содержит 4 вкладки: страница, поля, колонтитулы, лист.
На вкладке Страница указываются:
На вкладке Поля указываются:
На вкладке Колонтитулы определяется содержание колонтитулов. К. это текст, который не является частью таблицы, но выводится при ее печати как комментарий или дополнительные сведения. В свои колонтитулы можно вставить: текущую дату, время, номер страницы и расположить слева, справа или в центре страницы.
На вкладке Лист можно установить вывод на печать сетки таблицы и заголовков строк и столбцов (бордюра).
Для вывода таблицы с формулами их нужно предварительно установить на экране (Сервис Параметры Вид Формулы).
Структуру таблицы составляют строки и столбцы. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, а строки цифрами. Заголовки столбцов : A, B, C…Z, AA, AB…IV (256) заголовки строк: 1,2..65536.
На пересечении строки и столбца находится ячейка. Каждая ячейка имеет адрес (ссылку на ячейку), состоящий из заголовка столбца и заголовка строки на пересечении которых она расположена, например С4.
Совокупность нескольких ячеек называется диапазоном.
Ссылка на диапазон смежных ячеек А5:В10
несмежных ячеек А5:В10 ; D1:D4
все ячейки одной строки 5:5
все ячейки одного столбца Е:Е
Выделение диапазонов
№ |
Вид диапазона |
Способ выделения |
1 |
Ячейка |
Щелчок по ячейке |
2 |
Столбец, строка |
Щелчок по заголовку столбца, строки |
3 |
Диапазон смежных ячеек, строк, столбцов |
|
4 |
Диапазон несмежных ячеек, строк, столбцов |
Выделение каждого диапазона смежных ячеек + Ctrl |
5 |
Весь рабочий лист |
Щелчок по кнопке перед заголовками строк и столбцов |
5. Создание таблиц, Ввод данных.
Правила создания таблиц:
Ввод данных
Ячейки таблицы могут содержать текст, числа, формулы, логические значения, даты, время, значения ошибок.
Форма представления информации зависит от формата ячейки. При вводе данных Excel использует формат по умолчанию, но он может быть изменен с помощью меню Формат.
При вводе текст выравнивается по левому краю ячейки. Если соседняя ячейка свободна, то он продолжается в ней, если занята, то текст визуально усекается, но сохраняется весь.
При вводе чисел они выравниваются по правому краю ячейки. Числа вводятся с десятичной запятой.
Excel хранит даты и время как числовые значения. Дата это число дней прошедших с 1 января 1900 года, время часть суток между 12:00 ночи и заданным временем. Представление даты и времени в ячейке зависит от формата ячейки. Максимальная дата в Excel 31 декабря 9999 года представляется числом 2958465. В режиме отображения формул дата и время отображаются как числовые значения. Например, 24 декабря 1996 года отображается числом 35423.
При вводе дат в качестве разделителя используется десятичная точка (23.06.09), времени двоеточие (12:22:10).
Ввод формул начинается со знака =. Формулы могут содержать константы, ссылки на ячейки, операции, функции и круглые скобки.
Арифметические операции в порядке убывания приоритета:
- (унарный минус);
% (процент);
^ (возведение в степень);
* (умножение), / (деление);
+ (сложение), - (вычитание).
Скобки используются для изменения порядка вычислений.
Пример: =(A1+B3)*3+ sin(C4)^2
Ссылки на ячейки или диапазоны можно набирать на клавиатуре, но лучше указывать их в таблице (обычно с помощью мыши).
Для отображения формул в ячейках используется команда Сервис Параметры, на вкладке Вид установить режим √ Формулы.
Использование ссылок в формулах
Положение ячейки в таблице можно указать с помощью абсолютных и относительных ссылок. По умолчанию используются относительные ссылки. При копировании формулы в другие ячейки содержимое формулы изменится так, чтобы относительность ссылок сохранялась. Абсолютные ссылки на ячейки, на строку или на столбец при копировании формул не изменяются.
Например:
Относительная ссылка D4
Абсолютная ссылка $D$4
Смешанные ссылки $D4 D$4
Можно использовать клавишу F4 для циклического изменения ссылок.
Например, при копировании формулы =А1+В1 из ячейки С1 в ячейки С2 и С3 в них появятся соответственно формулы: = А2+В2 и = А3+В3. При копировании формулы из ячейки С1 в ячейки D1 и Е1 формулы = В2+С2 и = С2+D2. Т.е. при копировании формулы входящие в нее ссылки на ячейки изменяются в соответствии с новым положением формулы.
При копировании формулы =$А$1+В1 ссылка на ячейку В1 будет изменяться, а ссылка $А$1 будет постоянной независимо от нового положения формулы.
Вставка функций в формулы:
Вставка - Функция - … или инструмент fx
Часто используемые функции:
СРЗНАЧ (диапазон) среднее арифметическое
МИН (диапазон) минимальное значение в диапазоне
МАКС (диапазон) максимальное значение в диапазоне
СУММ (диапазон) суммирование чисел в диапазоне
Автосуммирование
Для выполнения часто используемых операций на ПИ вынесена кнопка Автосумма. По умолчанию выполняется суммирование данных, но может быть выбрана любая другая функция из раскрывающегося списка функций.
Выполнение:
1 способ:
2 способ:
Автоматическое заполнение ячеек
Метод автозаполнения позволяет быстро заполнить ячейки данными или формулами.
Используется для:
1 1 1
5 10 15
январь февраль март
цех 1 цех 2 цех 3
Выполнение:
Удерживание клавиши Ctrl меняет режим заполнения. Например, при вводе в первую ячейку текста январь, во всех остальных появится тот же текст, а не названия следующих месяцев. Ряд с любым начальным значением будет продолжен с шагом 1.
6. Редактирование таблиц
Команды отмены и повторения
Правка - Отменить / Повторить
Инструменты
Редактирование данных в ячейке
Данные в выделенной ячейке можно редактировать в строке формул или в самой ячейке. При использовании второго способа необходимо выполнить двойной щелчок по ячейке или выделить ячейку и нажать клавишу F2.
Очистка ячеек
Ячейка кроме содержимого (текста, чисел и т.п.) включает форматы и примечания. Для очистки разных элементов ячейки используется команда Правка - Очистить -…. Для очистки только содержимого можно использовать клавишу Delete.
Вставка ячеек
выделить строки (столбцы);
выполнить команду Вставка - Строка (Столбец)
Вставляется столько новых строк или столбцов, сколько было выделено.
Удаление ячеек
Перемещение и копирование
Способ 1. Использование буфера обмена
При вставке указывается левый верхний угол нового диапазона.
Вставить вырезанный диапазон из БО можно только 1 раз!
Вставить скопированный диапазон из БО можно много раз, за последней вставкой нажать клавишу Enter.. Для удаления отмеченного для копирования диапазона клавишу Esc.
Способ 2. Перетаскивание мышью
Способ 3. Копирование методом автозаполнения
При перемещении формулы не изменяются, при копировании настраиваются по новому местоположению формулы.
Когда используются способы:
1 для больших таблиц, разных листов;
2 при близких перемещениях на одном листе;
3 при заполнении смежных ячеек.
7. Форматирование таблиц
Форматирование это изменение внешнего вида представленной в таблице информации в наиболее удобном для пользователя виде. Перед форматированием необходимо выделить ту часть таблицы, к которой оно должно быть применено. Форматирование можно выполнить с помощью меню Формат или панели инструментов Форматирование.
Понятие форматирования включает в себя следующие элементы:
Изменение размеров строки или столбца
Способ 1:
Способ 2:
(здесь можно скрыть или показать скрытые столбцы/строки)
Все остальные элементы форматирования устанавливаются в ДО Формат ячеек. Для его открытия необходимо:
или команду Формат ячеек - ... в контекстном меню выделенного диапазона.
Диалоговое окно имеет 6 вкладок: число, выравнивание, шрифт, граница, вид, защита. Если ДО открывается при вводе или редактировании ячейки (с курсором), то доступна только вкладка Шрифт.
Часто используемые форматы вынесены на ПИ Форматирование
Число:
Увеличить или уменьшить число десятичных разрядов можно с помощью кнопок на ПИ Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность.
Не использованные ранее или очищенные ячейки имеют формат Общий. Это означает, что числа отображаются с максимально возможной точностью. Если число достаточно велико или мало, оно отображается в экспоненциальной форме (1,24328E+17). Если ширины ячейки не хватает для отображения числа, ячейка заполняется символами #.
Выравнивание:
Шрифт:
Граница:
Вид:
Защита:
Копирование форматов
Можно использовать уже установленный в ячейке формат для других ячеек таблицы. Для этого необходимо:
Условное форматирование
Условное форматирование или условный формат - это формат, который автоматически устанавливается в выделенных ячейках, если выполняется указанное условие. Условное форматирование может включать в себя изменение начертания шрифта и цвета.
Для установки условного форматирования необходимо:
Чтобы в качестве условия форматирования использовать значения ячеек или заданные константы, нужно выбрать параметр значение, операцию сравнения, а затем ввести заданное значение или формулу. Перед формулой нужно поставить знак равенства (=).
Для использования формулы в качестве критерия форматирования (для оценки данных или условий, отличных от значений выделенных ячеек), нужно выбрать параметр Формула, а затем введите формулу, принимающую логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Для выбора формата щелкнуть по кнопке Формат.
Для добавления следующего условия щелкнуть по кнопке А также>>.
Может быть задано до трех условий. Если ни одно из заданных условий не принимает значения ИСТИНА, формат ячеек остается прежним.
Если из нескольких указанных условий два и более принимают значение ИСТИНА, применяется только тот формат, который соответствует первому условию.
Изменение или удаление условного формата
Для изменения формата используется кнопка Формат для каждого условия, которое необходимо изменить. При этом можно удалить старое форматирование с помощью кнопки Очистить и выбрать новые форматы.
Для удаления одного или нескольких условий щелкнуть по кнопке Удалить, и указать условия, которые необходимо удалить.
Для того, чтобы для выделенных ячеек удалить как условные, так и другие форматы, выполнить команду Правка - Очистить - Форматы.
А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать | |||
8359. | Влияние иностранных инвестиций на экономику Китая | 124 KB | |
Влияние иностранных инвестиций на экономику Китая Введение Процессы, происходящие в экономике Китая, на протяжении нескольких последних десятилетий привлекают к себе внимание специалистов и широкой мировой общественности. Достижения, демонстрируемые... | |||
8360. | История Китая | 168.5 KB | |
КИТАЙ По истории Китая вы помните, что в Китае сменялись разные династии. Для истории Китая характерна определенная цикличность. Приходит к власти новая династия, проводит реформы, все идет хорошо, процветание. А потом наступает упадок, и смена дина... | |||
8361. | Китайские церемонии или радостно встречая 18-ый съезд КПК | 47.5 KB | |
Китайские церемонии или радостно встречая 18-ый съезд КПК Связка трех сил внутри китайского руководства Учение Маркса (марксизм-ленинизм - идеи Мао Цзэдуна) было всесильным и верным в период индустриального общества борьбы труда и капитала. Теперь ж... | |||
8362. | Китай. Экономическое и политическое развитие КНР | 707 KB | |
План. Введение Экономико- и политико-географическое положение. Особенности исторического развития. Природно-ресурсные предпосылки для развития экономики. Земельные ресурсы. Минеральные ресурсы. Топливные ПИ... | |||
8363. | Средневековая китайско-конфуцианская цивилизация | 286 KB | |
Средневековая китайско-конфуцианская цивилизация I. Формирование основ средневекового китайского общества и государства: II в. до н.э. - VI в. н.э. Период Хань: конец II в. до н.э. - III в. н.э. Период Троецарствия: 220 гг.... | |||
8364. | Китай Економіко-географічна характеристика країни | 114 KB | |
Китай Економіко-географічна характеристика країни. Площа - 9,6 млн км,2. Населення - 1,2 млрд чоловік. Столиця - Пекін. Китай - країна, історія державності якої сягає кількох тисячоліть Її зробив вагомий внесок у матеріальну та духовну культуру людс... | |||
8365. | Удивительный Китай | 172.08 KB | |
Удивительный Китай Китай - это не только другая страна, это другая планета, на которой обитают существа совершенно другой расы, мотивы слов и поступков которых подчиняются железно многотысячелетней логике, для обычного человека не имеющей разумного ... | |||
8366. | Демографический кризис в Китае и проблемы связанные с ним | 32.41 KB | |
Введение. Весь мир взволнован проблемами постоянно растущей численности населения Китая. Приводятся все новые факты, подтверждающие реальность китайской демографической угрозы. Огромное население придает всем проблемам в Китае масштабность, глубину... | |||
8367. | Заметки о китайском социализме | 88 KB | |
Заметки о китайском социализме. Опыт Китая позволяет понять, что необходимо сделать для строительства эффективного социалистического общества XXI века. Понятно, что это будет общество, отличающееся от социализма, обоснованного в других условиях К. М... | |||