17412

Робота з великими документами в Word

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Лекція 8 Робота з великими документами Під терміном великий документ слід розуміти документ який за кількістю сторінок перевищує деяке значення наприклад 100 сторінок. Створення таких документів їх редагування та використання залежать від уміння користувача опра

Украинкский

2013-07-01

337.5 KB

58 чел.



Лекція 8 "Робота з великими документами"

Під терміном "великий документ" слід розуміти документ, який за кількістю сторінок перевищує деяке значення, наприклад 100 сторінок. Створення таких документів, їх редагування та використання залежать від уміння користувача опрацьовувати інформацію за допомогою таких елементів редактора, як засоби перегляду, зміни та коригування структури документа, розставлення заголовків і встановлення їх рівнів, створення таких узагальнюючих елементів документа, як зміст, предметний покажчик тощо.

Робота в режимі структури документа

У режимі структури відображується структура документа. Технологічно для створення великого документа потрібна в деякому розумінні його схема. Такою схемою може бути послідовність заголовків і підзаголовків. Підпорядкування заголовків характеризується їх рівнем. (Заголовком називається текст, оформлений одним з дев'яти вбудованих стилів заголовків у редакторі Word. Рівень заголовка – це номер, що означає підпорядкованість заголовків. Найвищому рівню заголовків відповідає перший рівень. Підзаголовки, що безпосередньо підпорядковані йому, мають рівень два, три тощо. Таким чином, заголовки створюють ієрархію документа) Таким чином, спочатку необхідно створити заголовки різних рівнів у необхідній послідовності. Наслідком цієї роботи є можливість автоматичної побудови змісту документа. Структурувати документ найзручніше в режимі структури.

Для переходу в режим структури необхідно натиснути кнопку "Режим структуры"  на горизонтальній смузі прокрутки або виконати команду "Вид Структура". При цьому відкривається також панель інструментів "Структура ".

Режим структури спрощує процес редагування структури документа. У цьому режимі зліва від кожного заголовка і абзацу зображується відповідний значок □, який нагадує маркер списку. Усі спеціальні символи документа, що є в режимі структури, не відображуються у звичайному режимі перегляду документа і не друкуються.

У режимі структури дуже зручно переміщувати текст і заголовки вгору і вниз по документу, змінюючи порядок їх розташування в ньому. Крім того, можна змінювати рівень заголовків і тексту (збільшувати або зменшувати).

Для переміщення тексту в документі або зміни його рівня необхідно перетягнути значок рівня заголовка □ у потрібному напрямку:

вгору або вниз — для зміни порядку розташування;

вліво або вправо — для зміни рівня.

З накопиченням інформації в документі постає потреба перегляду плану документа у вигляді заголовків. Така можливість реалізується в режимі "Показать только первую строку", який можна ввімкнути (або вимкнути) натисканням кнопки  на панелі інструментів "Структура" або комбінації клавіш <Alt + Shift + L>. При цьому відбувається перемикання з режиму перегляду тексту в режим заголовків, коли в абзацах відображується лише перший його рядок.

Альтернативою є робота в режимі "Схема документа", що викликається командою "Схема документа" з пункту меню "Вид" або на тисканням кнопки  панелі інструментів "Стандартная ". Цей режим можна комбінувати з будь-яким режимом відображення документа (Обычный, Разметка страницы, Структура тощо) і використовувати для швидкого переміщення по документу та визначення поточного положення в ньому. Наприклад, щоб перейти в інший розділ документа, достатньо вибрати заголовок цього розділу на схемі документа і натиснути на нього кнопкою миші.

Окрім побудови нового документа шляхом створення заголовків для його частин існують ще два способи побудови структури документа:

присвоїти окремим абзацам рівні структури;

оформити заголовки нумерованими стилями.

Для створення нового документа в режимі структури необхідно:

у новому документі встановити режим структури;

ввести заголовки, натискаючи клавішу <Enter> після кожного заголовка, і відформатувати за допомогою вбудованого стилю "Заголовок1".

Щоб присвоїти заголовку другий рівень і надати йому необхідний стиль форматування, слід у відповідний спосіб перемістити символ заголовка у структурі документа. Для зменшення рівня заголовка необхідно перемістити символ □  вправо. Для збільшення рівня заголовка слід перемістити символ □  вліво. Для розташування заголовка на новому місці, слід перемістити символ □ вгору або вниз (при цьому основний текст заголовку переміститься разом з ним).

Після завершення роботи з документом слід встановити звичайний режим відображення документа (Обычный або Разметки страницы), щоб можна було вводити в документ текст, таблиці, рисунки та інші елементи.

Побудова змісту

Зміст — це список заголовків документа всіх рівнів з відповідними номерами сторінок. Найпростіший спосіб побудови змісту — використання стандартних стилів заголовків. Після цього залишається тільки вибрати місце для автоматичної побудови змісту і виконати відповідні команди з меню редактора.

Щоб вставити зміст в існуючий документ, необхідно:

вибрати команду меню "Вставка СсылкаОглавление и указатели";

вибрати вкладку "Оглавление ", встановити в разі потреби перемикачі "Показать номера страниц" та "Номера страниц по правому краю" у місці розташування номерів сторінок, вибрати кількість рівнів, які будуть використані у змісті (наприклад, два з трьох можливих за текстом), і вибрати заповнювач рядка між назвою заголовка і номером сторінки;

натиснути клавішу <Enter>.

Після автоматичної побудови змісту документ можна редагувати.

Для адекватної зміни змісту не потрібно знову будувати його. Достатньо виділити цей об'єкт і обновити його, натиснувши клавішу <F9>.

Дуже зручно переміщуватися по документу за допомогою змісту. Необхідно лише двічі клацнути кнопкою миші на відповідному номері сторінки змісту.

Побудова предметного покажчика

Предметний покажчик використовують при опрацюванні великого за обсягом документа для пошуку в ньому необхідного матеріалу. Під час пошуку необхідного поняття доцільніше замість змісту використовувати предметний покажчик. Оскільки предметний покажчик великий, то будувати його вручну і редагувати після змін у документі дуже важко.

Автоматична побудова предметного покажчика починається з позначення його елементів (слів, фраз або символів) у документі. Далі необхідно вибрати вид покажчика і скласти його. Редактор Word автоматично знайде всі позначені елементи, встановить їх за алфавітом, додасть відповідні номери сторінок, видалить елементи, що повторюються, і відобразить покажчик у документі.

Таким чином, процес побудови предметного покажчика складається з двох етапів:

позначення елементів покажчика;

вставки предметного покажчика.

Для позначення елементів покажчика в існуючому документі необхідно виконати такі дії:

  1.  виділити елемент тексту;
  2.  виконати команду меню "Вставка Ссылка Оглавление и указатели". Після чого на екрані з'явиться діалогове вікно "Оглавление и указатели", в якому слід вибрати вкладку "Указатель";
  3.  натиснути кнопку "Пометить". На екрані з'явиться діалогове вікно "Определение элементов указателя", в якому треба натиснути на кнопку "Пометить" для одного виділеного елемента або кнопку "Пометить все" для всіх елементів тексту, що співпадають з виділеним;

  1.  вікно "Определение элементов указателя" залишиться на екрані, тому в документі можна виділити наступний елемент тексту для покажчика і повторити дії 3) і 4) потрібну кількість разів.

Після позначення слова для покажчика редактор Word вставить у документ поле типу "ХЕ" (поле покажчика) з виділеним словом як аргументом, що має вигляд {ХЕ "Слово"}. Це поле має атрибут "скрытый", тобто його не видно в документі у звичайному режимі, але він з'являється в режимі відображення недрукованих символів.

Для автоматичного позначення елементів покажчика можна використовувати так званий конкорданс. Перевага його використання полягає в тому, що достатньо перелічити елементи покажчика в деякому файлі (словнику) і редактор Word знайде всі елементи в документі за зразком.

Для використання словника треба виконати команду "Вставка Ссылка Оглавление и указатели". На екрані з'явиться діалогове вікно "Оглавление и указатели", в якому треба вибрати вкладку "Указатель" і натиснути кнопку "Автопометка". Потім у вікні відкриття файла треба вказати текстовий файл зі словником і натиснути кнопку "OK".

Щоб вставити предметний покажчик в існуючий документ, необхідно виконати такі дії:

вибрати місце для предметного покажчика і встановити в ньому текстовий курсор;

виконати команду меню "Вставка  Оглавление и указатели" й у вікні "Оглавление и указатели" вибрати вкладку "Указатель";

вибрати зі списку форматів "Вид" відповідний спосіб оформлення покажчика, наприклад "Классический", і змінити в разі потреби інші опції. Для оформлення покажчика нестандартним стилем можна використати кнопку "Изменить";

натиснути кнопку "ОК".

Дуже зручно переміщуватися документом, використовуючи предметний покажчик. Для цього необхідно лише двічі клацнути кнопкою миші на відповідному номері сторінки в покажчику.

Побудова списку ілюстрацій

Список ілюстрацій — це послідовність підписів до всіх рисунків документа, що включають відповідні номери його сторінок. Термін "підпис" має тут важливе значення, оскільки в разі відсутності підписів до рисунків автоматична побудова списку ілюстрацій буде неможливою.

Щоб вставити підписи до ілюстрацій в документі, необхідно виконати такі дії:

  1.  вставити в документ потрібні ілюстрації;
  2.  виділити першу ілюстрацію;
  3.  виконати команду меню "Вставка Ссылка Название". На екрані з'явиться діалогове вікно "Название", в якому як параметр підпису вибрати "Рисунок" і натиснути клавішу "ОК";
  4.  повторити дії 2) і 3) для інших ілюстрацій.

Щоб побудувати і вставити список ілюстрацій в існуючий документ, необхідно виконати такі дії:

  •  вибрати місце для списку ілюстрацій і встановити текстовий курсор у цьому місці;
  •  вибрати команду меню "Вставка Ссылка Оглавление и указатели". На екрані з'явиться діалогове вікно "Оглавление и указатели", в якому вибрати вкладку "Список иллюстраций";
  •  вибрати один із запропонованих стилів оформлення списку ілюстрацій зі списку "Вид", наприклад "Классический", і змінити в разі потреби інші опції. Для оформлення списку нестандартним стилем можна використати кнопку "Изменить";
  •  натиснути кнопку "ОК".

Дуже зручно переміщуватися документом, використовуючи список ілюстрацій. Для цього необхідно лише двічі клацнути кнопкою миші на відповідному номері сторінки.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

62486. Сертификация услуг общественного питания 41.48 KB
  Объектами сертификации в сфере услуг могут быть: услуга; организация предоставляющая услугу; персонал выполняющий услугу производственный процесс; система управления качеством в организации предоставляющие услуги. Формирование системы сертификации услуг и выбор ее участников проводятся в соответствии...
62488. Малювання орнаменту у смужці 14.21 KB
  Таблиці малюнки із зображеннями рослинного орнаменту квіти листя плоди вишиті серветки рушники сорочки. Ви вже знаєте що одним із видів декоративно-прикладного мистецтва є орнамент. Пригадайте що таке орнамент.
62490. Политическая власть 28.05 KB
  Ни одной другой власти таких возможностей нет Отстраненность отстранение системы установленного господства от реально доминирующего что создает определенные трудности для установления конкретных властвующих сил...