17412

Робота з великими документами в Word

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Лекція 8 Робота з великими документами Під терміном великий документ слід розуміти документ який за кількістю сторінок перевищує деяке значення наприклад 100 сторінок. Створення таких документів їх редагування та використання залежать від уміння користувача опра

Украинкский

2013-07-01

337.5 KB

61 чел.



Лекція 8 "Робота з великими документами"

Під терміном "великий документ" слід розуміти документ, який за кількістю сторінок перевищує деяке значення, наприклад 100 сторінок. Створення таких документів, їх редагування та використання залежать від уміння користувача опрацьовувати інформацію за допомогою таких елементів редактора, як засоби перегляду, зміни та коригування структури документа, розставлення заголовків і встановлення їх рівнів, створення таких узагальнюючих елементів документа, як зміст, предметний покажчик тощо.

Робота в режимі структури документа

У режимі структури відображується структура документа. Технологічно для створення великого документа потрібна в деякому розумінні його схема. Такою схемою може бути послідовність заголовків і підзаголовків. Підпорядкування заголовків характеризується їх рівнем. (Заголовком називається текст, оформлений одним з дев'яти вбудованих стилів заголовків у редакторі Word. Рівень заголовка – це номер, що означає підпорядкованість заголовків. Найвищому рівню заголовків відповідає перший рівень. Підзаголовки, що безпосередньо підпорядковані йому, мають рівень два, три тощо. Таким чином, заголовки створюють ієрархію документа) Таким чином, спочатку необхідно створити заголовки різних рівнів у необхідній послідовності. Наслідком цієї роботи є можливість автоматичної побудови змісту документа. Структурувати документ найзручніше в режимі структури.

Для переходу в режим структури необхідно натиснути кнопку "Режим структуры"  на горизонтальній смузі прокрутки або виконати команду "Вид Структура". При цьому відкривається також панель інструментів "Структура ".

Режим структури спрощує процес редагування структури документа. У цьому режимі зліва від кожного заголовка і абзацу зображується відповідний значок □, який нагадує маркер списку. Усі спеціальні символи документа, що є в режимі структури, не відображуються у звичайному режимі перегляду документа і не друкуються.

У режимі структури дуже зручно переміщувати текст і заголовки вгору і вниз по документу, змінюючи порядок їх розташування в ньому. Крім того, можна змінювати рівень заголовків і тексту (збільшувати або зменшувати).

Для переміщення тексту в документі або зміни його рівня необхідно перетягнути значок рівня заголовка □ у потрібному напрямку:

вгору або вниз — для зміни порядку розташування;

вліво або вправо — для зміни рівня.

З накопиченням інформації в документі постає потреба перегляду плану документа у вигляді заголовків. Така можливість реалізується в режимі "Показать только первую строку", який можна ввімкнути (або вимкнути) натисканням кнопки  на панелі інструментів "Структура" або комбінації клавіш <Alt + Shift + L>. При цьому відбувається перемикання з режиму перегляду тексту в режим заголовків, коли в абзацах відображується лише перший його рядок.

Альтернативою є робота в режимі "Схема документа", що викликається командою "Схема документа" з пункту меню "Вид" або на тисканням кнопки  панелі інструментів "Стандартная ". Цей режим можна комбінувати з будь-яким режимом відображення документа (Обычный, Разметка страницы, Структура тощо) і використовувати для швидкого переміщення по документу та визначення поточного положення в ньому. Наприклад, щоб перейти в інший розділ документа, достатньо вибрати заголовок цього розділу на схемі документа і натиснути на нього кнопкою миші.

Окрім побудови нового документа шляхом створення заголовків для його частин існують ще два способи побудови структури документа:

присвоїти окремим абзацам рівні структури;

оформити заголовки нумерованими стилями.

Для створення нового документа в режимі структури необхідно:

у новому документі встановити режим структури;

ввести заголовки, натискаючи клавішу <Enter> після кожного заголовка, і відформатувати за допомогою вбудованого стилю "Заголовок1".

Щоб присвоїти заголовку другий рівень і надати йому необхідний стиль форматування, слід у відповідний спосіб перемістити символ заголовка у структурі документа. Для зменшення рівня заголовка необхідно перемістити символ □  вправо. Для збільшення рівня заголовка слід перемістити символ □  вліво. Для розташування заголовка на новому місці, слід перемістити символ □ вгору або вниз (при цьому основний текст заголовку переміститься разом з ним).

Після завершення роботи з документом слід встановити звичайний режим відображення документа (Обычный або Разметки страницы), щоб можна було вводити в документ текст, таблиці, рисунки та інші елементи.

Побудова змісту

Зміст — це список заголовків документа всіх рівнів з відповідними номерами сторінок. Найпростіший спосіб побудови змісту — використання стандартних стилів заголовків. Після цього залишається тільки вибрати місце для автоматичної побудови змісту і виконати відповідні команди з меню редактора.

Щоб вставити зміст в існуючий документ, необхідно:

вибрати команду меню "Вставка СсылкаОглавление и указатели";

вибрати вкладку "Оглавление ", встановити в разі потреби перемикачі "Показать номера страниц" та "Номера страниц по правому краю" у місці розташування номерів сторінок, вибрати кількість рівнів, які будуть використані у змісті (наприклад, два з трьох можливих за текстом), і вибрати заповнювач рядка між назвою заголовка і номером сторінки;

натиснути клавішу <Enter>.

Після автоматичної побудови змісту документ можна редагувати.

Для адекватної зміни змісту не потрібно знову будувати його. Достатньо виділити цей об'єкт і обновити його, натиснувши клавішу <F9>.

Дуже зручно переміщуватися по документу за допомогою змісту. Необхідно лише двічі клацнути кнопкою миші на відповідному номері сторінки змісту.

Побудова предметного покажчика

Предметний покажчик використовують при опрацюванні великого за обсягом документа для пошуку в ньому необхідного матеріалу. Під час пошуку необхідного поняття доцільніше замість змісту використовувати предметний покажчик. Оскільки предметний покажчик великий, то будувати його вручну і редагувати після змін у документі дуже важко.

Автоматична побудова предметного покажчика починається з позначення його елементів (слів, фраз або символів) у документі. Далі необхідно вибрати вид покажчика і скласти його. Редактор Word автоматично знайде всі позначені елементи, встановить їх за алфавітом, додасть відповідні номери сторінок, видалить елементи, що повторюються, і відобразить покажчик у документі.

Таким чином, процес побудови предметного покажчика складається з двох етапів:

позначення елементів покажчика;

вставки предметного покажчика.

Для позначення елементів покажчика в існуючому документі необхідно виконати такі дії:

  1.  виділити елемент тексту;
  2.  виконати команду меню "Вставка Ссылка Оглавление и указатели". Після чого на екрані з'явиться діалогове вікно "Оглавление и указатели", в якому слід вибрати вкладку "Указатель";
  3.  натиснути кнопку "Пометить". На екрані з'явиться діалогове вікно "Определение элементов указателя", в якому треба натиснути на кнопку "Пометить" для одного виділеного елемента або кнопку "Пометить все" для всіх елементів тексту, що співпадають з виділеним;

  1.  вікно "Определение элементов указателя" залишиться на екрані, тому в документі можна виділити наступний елемент тексту для покажчика і повторити дії 3) і 4) потрібну кількість разів.

Після позначення слова для покажчика редактор Word вставить у документ поле типу "ХЕ" (поле покажчика) з виділеним словом як аргументом, що має вигляд {ХЕ "Слово"}. Це поле має атрибут "скрытый", тобто його не видно в документі у звичайному режимі, але він з'являється в режимі відображення недрукованих символів.

Для автоматичного позначення елементів покажчика можна використовувати так званий конкорданс. Перевага його використання полягає в тому, що достатньо перелічити елементи покажчика в деякому файлі (словнику) і редактор Word знайде всі елементи в документі за зразком.

Для використання словника треба виконати команду "Вставка Ссылка Оглавление и указатели". На екрані з'явиться діалогове вікно "Оглавление и указатели", в якому треба вибрати вкладку "Указатель" і натиснути кнопку "Автопометка". Потім у вікні відкриття файла треба вказати текстовий файл зі словником і натиснути кнопку "OK".

Щоб вставити предметний покажчик в існуючий документ, необхідно виконати такі дії:

вибрати місце для предметного покажчика і встановити в ньому текстовий курсор;

виконати команду меню "Вставка  Оглавление и указатели" й у вікні "Оглавление и указатели" вибрати вкладку "Указатель";

вибрати зі списку форматів "Вид" відповідний спосіб оформлення покажчика, наприклад "Классический", і змінити в разі потреби інші опції. Для оформлення покажчика нестандартним стилем можна використати кнопку "Изменить";

натиснути кнопку "ОК".

Дуже зручно переміщуватися документом, використовуючи предметний покажчик. Для цього необхідно лише двічі клацнути кнопкою миші на відповідному номері сторінки в покажчику.

Побудова списку ілюстрацій

Список ілюстрацій — це послідовність підписів до всіх рисунків документа, що включають відповідні номери його сторінок. Термін "підпис" має тут важливе значення, оскільки в разі відсутності підписів до рисунків автоматична побудова списку ілюстрацій буде неможливою.

Щоб вставити підписи до ілюстрацій в документі, необхідно виконати такі дії:

  1.  вставити в документ потрібні ілюстрації;
  2.  виділити першу ілюстрацію;
  3.  виконати команду меню "Вставка Ссылка Название". На екрані з'явиться діалогове вікно "Название", в якому як параметр підпису вибрати "Рисунок" і натиснути клавішу "ОК";
  4.  повторити дії 2) і 3) для інших ілюстрацій.

Щоб побудувати і вставити список ілюстрацій в існуючий документ, необхідно виконати такі дії:

  •  вибрати місце для списку ілюстрацій і встановити текстовий курсор у цьому місці;
  •  вибрати команду меню "Вставка Ссылка Оглавление и указатели". На екрані з'явиться діалогове вікно "Оглавление и указатели", в якому вибрати вкладку "Список иллюстраций";
  •  вибрати один із запропонованих стилів оформлення списку ілюстрацій зі списку "Вид", наприклад "Классический", і змінити в разі потреби інші опції. Для оформлення списку нестандартним стилем можна використати кнопку "Изменить";
  •  натиснути кнопку "ОК".

Дуже зручно переміщуватися документом, використовуючи список ілюстрацій. Для цього необхідно лише двічі клацнути кнопкою миші на відповідному номері сторінки.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

23757. Открытие нового знания 49.5 KB
  Можно ли утверждать что числа a b и c кратны числу 14 a = b = c = Числа a и b кратны числу 14 т. в разложении этих чисел есть множители числа 14 а число с нет т. в нём не содержится разложения числа 14. Найдите частное от деления числа a на число 14 числа b на число 14.
23758. Открытие нового знания 38 KB
  Здравствуйте ребята Какая основная задача стояла перед нами на прошлых уроках Мы вывели новый способ нахождения НОК используя разложение чисел на простые множители. Сегодня на уроке мы продолжим работать над нахождением НОК чисел и рассмотрим нахождение НОК разных чисел. Найдите НОК 15 24: а составляя множества К 15 и К 24; б перебирая кратные 24; в с помощью разложения чисел 15 и 24 на простые множители.
23759. Наименьшее общее кратное 73 KB
  Основная цель: тренировать способность к нахождению НОК на основе разложения чисел на простые множители способность к рефлексии собственной деятельности; повторить и закрепить распределительное свойство умножения правило деления произведения на число действия с многозначными числами формулы объема и площади поверхности куба. Чему мы научились на предыдущих уроках Мы учились находить НОД и НОК чисел разными способами. Сегодня вы будете проверять на сколько хорошо вы усвоили метод нахождения НОД и НОК используя разложения чисел на...
23760. Признак делимости на 3 и на 9 48 KB
  Основные цели: тренировать способность к доказательству общих утверждений на примере признаков делимости на 3 и на 9; повторить и закрепить изученные свойства и признаки делимости решение текстовых задач решение примеров на порядок действий построение формул зависимости между величинами. Какие признаки делимости мы изучили Признаки делимости на 2 на 5 на 10 на 4 на 8 на 25. А зачем нам нужны признаки делимости Что бы быстрее определять делится ли число на данное или нет.
23761. Признак делимости на 3 и на 9 57.5 KB
  А зачем нам нужны признаки делимости Что бы быстрее определять делится ли число на данное или нет. Затруднения могут быть при выполнении задания тех случаях где множитель не делится ни на 3 ни на 9 или делится только на 3. 54 делится на 3 и третье т. 15 делится на 3.
23762. Признак делимости на 9 43 KB
  А зачем нам нужны признаки делимости Что бы быстрее определять делится ли число на данное или нет. Будет ли число представленное выражением d 235 делиться на5 Всё зависит от того какое значение принимает d потому что если каждое слагаемое делится на 5 то и вся сумма разделится на 5 ели одно слагаемое делится на 5 а другое не делится на 5 то вся сумма не разделится на 5. 2 Будет ли число представленное выражением 271k делится на 2 Всё зависит какое значение принимает k т. по свойству делимости произведения...
23763. Признаки делимости на 10, на 2, на 5 87.5 KB
  1 Выберите из множества A = числа кратные: а 2 б 5 в 10 г и 2 и 5 и 10. Кратные 2: 110; 300; 404; 706 т. П1 Кратные 5: 110; 215; 300 т. На доске: П2 Кратные 10: 110; 300 т.
23764. Признаки делимости на 10, на 5, на 2 42 KB
  Выясните делится ли: 1 на 10; Делится на 10 т. 10 делится на 10 а произведение делится на число если один из множителей делится на число. 2 100a 10b на 5; Делится на 5 т. 100 делится на 5 а значит 100a делится на 5 10 делится на 5 а значит 10b делится на 5 следовательно вся сумма делится на 5 по свойству делимости суммы на число.
23765. Отрицание общих высказываний 39 KB
  Что вы ещё знаете о высказываниях Высказывания бывают разного вида. Какие бывают высказывания Высказывания бывают общие высказывания о существовании и высказывания не относящиеся ни к одному ни к другому виду. Индивидуальное задание: Постройте отрицание следующего высказывания: Сумма простого числа и составного является составным числом. то его можно отнести к высказываниям о существовании.