17944

ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ

Лекция

Иностранные языки, филология и лингвистика

7. ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ 7.1. Справочинство і його складові частини7.2. Визначення документу. Роль документу у діловій сфері7.3. Класифікація документів за різними ознаками7.4. Запитання і завдання для самоперевірки 7.1. Справочинство і його ск...

Украинкский

2013-07-06

49 KB

15 чел.

7. ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ

7.1. Справочинство і його складові частини
7.2.
Визначення документу. Роль документу у діловій сфері
7.3.
Класифікація документів за різними ознаками
7.4.
Запитання і завдання для самоперевірки

7.1. Справочинство і його складові частини

Справочинство - це діяльність, яка охоплює питання створення та використання документів, системи документації, організації роботи з документами. Метою справочинства є оволодіння засобами утворення службового документу, сучасна організація роботи з документами, створення різноманітних систем документації.

Складові частини справочинства:

-     документування;

-     система документації;

-     організація роботи з документами.

Документування -сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню та використанню документів.

Система документації - сукупність документів, пов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами.

Організація роботи з документами - науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси справочинства, починаючи з моменту створення документу і до здачі його до архіву.

У справочинстві важливо знати його складові частини, класифікацію документів за різними ознаками, загальні та граматичні особливості офіційно-ділового стилю мови, сучасні вимоги до утворення та оформлення службових документів, номенклатуру справ, автоматизовану систему організації роботи з документами, різні системи документації.

Уміння складати службові документи з урахуванням сучасних вимог до мови та стилю, володіння лексичними та граматичними нормами сучасної української літературної мови і засобами обробки документів дають можливість правильно вживати документи в діловій сфері.

7.2. Визначення документу

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства.

Саме за допомогою ділових паперів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Основним елементом ділової сфери з'являється документ як засіб фіксації на спеціальному матеріалі певної інформації. Документи широко використовуються у повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів до людей і, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні і змістові пропозиції та вказівки. Тому документ слід правильно складати як за змістом, так і за формою. Тож необхідно розрізняти різноманітні системи документації та засоби щодо організації роботи з документами, що з'являються складовими частинами справочинства.

Документ - основний вид ділової мови. Слово "документ" пішло від лат. "documentum", що означає "доказ, свідоцтво". В українську мову слово увійшло в епоху Петра І: тоді документами стали називати ділові папери, що мали правове значення.

Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації об'єктивної дійсності, що має правове значення.

7.3. Класифікація документів за різними ознаками

Відповідно до певних вимог виділяють за різними ознаками різноманітні групи документів:  

Класифікація документів

Ознаки класифікації

Групи документів

За способом фіксації (відбиття) інформації

письмові ,графічні, фото-, фоно-, кінодокументи

За стадіями творення

оригінали, копії (три різновиди копій: відпуск, витяг, дублікат)

За найменуванням

положення, накази, укази, інструкції, звіти, плани, листи, баланси та інші

За формою

стандартні, індивідуальні

За ступенем складності

складні, прості (односкладні)

За походженням

внутрішні, зовнішні

За терміном виконання

термінові, дуже термінові, нетермінові (у межах строків, установлених керівництвом)

За ступенем гласності

звичайні, секретні, цілком секретні, для службового користування (ДСК)

За юридичною силою

справжні (дійсні і недійсні), підроблені

За технікою відтворення

рукописні, відтворені механічним способом .

За терміном зберігання

постійного зберігання, тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років)

За джерелом виникнення

первинні, вторинні

За напрямом

вхідні, вихідні

За спеціалізацією

управлінські (організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, документи з кадрових питань, особисті офіційні документи), спеціальні (фінансові, комерційні та інші)

 

У сучасному суспільстві діють уніфіковані системи документацій, серед яких найбільш поширеними є управлінські документи, що відіграють провідну роль в управлінській діяльності будь-якої галузі.

Порядок створення, оформлення та застосування документів регламентується нормативними актами, єдиною державною системою діловодства, що надає документам правового характеру. Відмітна особливість управлінських документів полягає у тому, що вони створюються і використовуються в різних органах управління: в Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, навчальних закладах, лікарнях, на підприємствах та ін. Ці документи регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини.

7.4. Запитання і завдання для самоперевірки 

1.     Яку роль відіграє документ у діловій сфері?

2.     Що таке справочинство, його мета?

3.   Назвіть складові частини справочинства, дайте їм характеристику.

4.     Дайте визначення документу.

5.     За якими ознаками розрізняють документи?  


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

18315. СУДОВО-БУХГАЛТЕРСЬКА ЕКСПЕРТИЗА, ЇЇ ВИДИ ТА ЗАВДАННЯ 239 KB
  ТЕМА 2. СУДОВОБУХГАЛТЕРСЬКА ЕКСПЕРТИЗАЇЇ ВИДИ ТА ЗАВДАННЯ ПЛАН 2.1. Поняття про судові експертизи та їх звязок з правоохоронною діяльністю. 2.2. Види судових експертиз їх класифікація. 2.3. Сутність судовобухгалтерської експертизи та її звязок із практикою бухгал
18316. ПРЕДМЕТ І МЕТОД СУДОВО-БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЕКСПЕРТИЗИ 221.5 KB
  ТЕМА 3. ПРЕДМЕТ І МЕТОДСУДОВОБУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЕКСПЕРТИЗИ ПЛАН 3.1. Предмет і обєкти судовобухгалтерської експертизи. 3.2. Методи методичні прийоми і процедури судовобухгалтерської експертизи. Самостійне вивчення теми передбачає засвоєння о
18317. ОРГАНІЗАЦІЯ СУДОВО-БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЕКСПЕРТИЗИ 346.5 KB
  ТЕМА 4. ОРГАНІЗАЦІЯ СУДОВОБУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЕКСПЕРТИЗИ ПЛАН 4.1. Загальна організація судовобухгалтерської експертизи в Україні. 4.2. Процес судовобухгалтерської експертизи та його стадії. 4.3. Порядок атестації судових експертів та основні кваліфікаційні вимоги до
18318. ОРГАНІЗАЦІЙНА СТАДІЯ СУДОВО-БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЕКСПЕРТИЗИ 311 KB
  ТЕМА 5. ОРГАНІЗАЦІЙНА СТАДІЯ СУДОВОБУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЕКСПЕРТИЗИ ПЛАН 5.1. Порядок призначення судовобухгалтерської експертизи. 5.2. Зміст та структура постанови ухвали про призначення судовобухгалтерської експертизи. 5.3. Проведення судовобухгалтерської експерти
18319. МЕТОДИКА ДОСЛІДЖЕННЯ СУДОВО-БУХГАЛТЕРСЬКОЮ ЕКСПЕРТИЗОЮ ОСНОВНИХ ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ 628 KB
  ТЕМА 6. МЕТОДИКА ДОСЛІДЖЕННЯСУДОВОБУХГАЛТЕРСЬКОЮ ЕКСПЕРТИЗОЮ ОСНОВНИХ ФІНАНСОВОГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ ПЛАН 6.1. Методика експертного дослідження стану та операцій із грошовими коштами в касі. 6.2. Методика експертного дослідження операцій на рахунках у банку. 6.3. ...
18320. ЗАВЕРШАЛЬНА СТАДІЯ СУДОВО-БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЕКСПЕРТИЗИ 270 KB
  ТЕМА 7. ЗАВЕРШАЛЬНА СТАДІЯ СУДОВОБУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЕКСПЕРТИЗИ ПЛАН 7.1. Висновок експертабухгалтера структура та методика його складання. 7.2. Особливості складання висновку експертизи що виконується під час судового розгляду та повідомлення про неможливість дати ви...
18321. Институциональный (организационный) анализ 45.13 KB
  Институциональный организационный анализ Задачи институционального анализа Институциональный организационный анализ это комплекс взаимосвязанных процедур по сбору информации и принятию решений в области взаимодействия участников проекта сторонних организа
18322. Инвестиционный проект. Виды инвестиционных проектов 2 MB
  Инвестиционный проект. Виды инвестиционных проектов: проектный цикл предпроектные исследования. Общая последовательность разработки и анализа проекта. Содержание стандартного инвестиционного проекта порядок разработки и сопровождения мониторинг Инвестиционны
18323. Информационные технологии в Управлении проектами 235.5 KB
  Информационные технологии в Управлении проектами Информационные технологии программное обеспечение в проектной практике. Корпоративная система управления проектами КСУП. Основные объекты управления в проектноориентированной организации. Устройство корпоративно