17944

ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ

Лекция

Иностранные языки, филология и лингвистика

7. ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ 7.1. Справочинство і його складові частини7.2. Визначення документу. Роль документу у діловій сфері7.3. Класифікація документів за різними ознаками7.4. Запитання і завдання для самоперевірки 7.1. Справочинство і його ск...

Украинкский

2013-07-06

49 KB

15 чел.

7. ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ

7.1. Справочинство і його складові частини
7.2.
Визначення документу. Роль документу у діловій сфері
7.3.
Класифікація документів за різними ознаками
7.4.
Запитання і завдання для самоперевірки

7.1. Справочинство і його складові частини

Справочинство - це діяльність, яка охоплює питання створення та використання документів, системи документації, організації роботи з документами. Метою справочинства є оволодіння засобами утворення службового документу, сучасна організація роботи з документами, створення різноманітних систем документації.

Складові частини справочинства:

-     документування;

-     система документації;

-     організація роботи з документами.

Документування -сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню та використанню документів.

Система документації - сукупність документів, пов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами.

Організація роботи з документами - науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси справочинства, починаючи з моменту створення документу і до здачі його до архіву.

У справочинстві важливо знати його складові частини, класифікацію документів за різними ознаками, загальні та граматичні особливості офіційно-ділового стилю мови, сучасні вимоги до утворення та оформлення службових документів, номенклатуру справ, автоматизовану систему організації роботи з документами, різні системи документації.

Уміння складати службові документи з урахуванням сучасних вимог до мови та стилю, володіння лексичними та граматичними нормами сучасної української літературної мови і засобами обробки документів дають можливість правильно вживати документи в діловій сфері.

7.2. Визначення документу

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства.

Саме за допомогою ділових паперів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Основним елементом ділової сфери з'являється документ як засіб фіксації на спеціальному матеріалі певної інформації. Документи широко використовуються у повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів до людей і, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні і змістові пропозиції та вказівки. Тому документ слід правильно складати як за змістом, так і за формою. Тож необхідно розрізняти різноманітні системи документації та засоби щодо організації роботи з документами, що з'являються складовими частинами справочинства.

Документ - основний вид ділової мови. Слово "документ" пішло від лат. "documentum", що означає "доказ, свідоцтво". В українську мову слово увійшло в епоху Петра І: тоді документами стали називати ділові папери, що мали правове значення.

Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації об'єктивної дійсності, що має правове значення.

7.3. Класифікація документів за різними ознаками

Відповідно до певних вимог виділяють за різними ознаками різноманітні групи документів:  

Класифікація документів

Ознаки класифікації

Групи документів

За способом фіксації (відбиття) інформації

письмові ,графічні, фото-, фоно-, кінодокументи

За стадіями творення

оригінали, копії (три різновиди копій: відпуск, витяг, дублікат)

За найменуванням

положення, накази, укази, інструкції, звіти, плани, листи, баланси та інші

За формою

стандартні, індивідуальні

За ступенем складності

складні, прості (односкладні)

За походженням

внутрішні, зовнішні

За терміном виконання

термінові, дуже термінові, нетермінові (у межах строків, установлених керівництвом)

За ступенем гласності

звичайні, секретні, цілком секретні, для службового користування (ДСК)

За юридичною силою

справжні (дійсні і недійсні), підроблені

За технікою відтворення

рукописні, відтворені механічним способом .

За терміном зберігання

постійного зберігання, тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років)

За джерелом виникнення

первинні, вторинні

За напрямом

вхідні, вихідні

За спеціалізацією

управлінські (організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, документи з кадрових питань, особисті офіційні документи), спеціальні (фінансові, комерційні та інші)

 

У сучасному суспільстві діють уніфіковані системи документацій, серед яких найбільш поширеними є управлінські документи, що відіграють провідну роль в управлінській діяльності будь-якої галузі.

Порядок створення, оформлення та застосування документів регламентується нормативними актами, єдиною державною системою діловодства, що надає документам правового характеру. Відмітна особливість управлінських документів полягає у тому, що вони створюються і використовуються в різних органах управління: в Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, навчальних закладах, лікарнях, на підприємствах та ін. Ці документи регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини.

7.4. Запитання і завдання для самоперевірки 

1.     Яку роль відіграє документ у діловій сфері?

2.     Що таке справочинство, його мета?

3.   Назвіть складові частини справочинства, дайте їм характеристику.

4.     Дайте визначення документу.

5.     За якими ознаками розрізняють документи?  


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

20228. Полімерні молекули. Полімерний клубок. Формула Флорі 62 KB
  Полімерні молекули ланцюги з великої кількості ланок вони можуть відрізнятися складом однакові ланки або різні степенем гнучкості числом гілок та заряджених груп. Найпростіша полімерна молекула послідовність великої кількості атомних груп з`єднаних у ланцюг ковалентними хімічними зв`язками. N масі ланцюга. Полімерний ланцюг має N 1 N 102 104 Полімерні молекули поділяються на лінійні та тривимірні.
20229. Рівняння Клапейрона-Клаузіуса 68 KB
  Рівняння КлапейронаКлаузіуса це термодинамічне рівняння що відноситься до процесів переходу речовини із однієї фази в іншу випаровування плавлення сублімація. Рівняння КК застосовне до будьяких фазових переходів що супроводжуються поглинанням або виділенням теплоти так званим фазовим переходом 1го роду і є прямим наслідком умов фазової рівноваги з яких воно і виводиться. Тепер розглянемо рівновагу трьох фаз: Потрійна точка одночасне існування трьох фаз Розв‘язок : р0 Т0 Тепер отримаємо рівняння Клапейрона Клаузіуса: ...
20230. Співвідношення Онзагера 35.5 KB
  Співвідношення Онзагера. Теорія Онзагера одна з основних теорем термодинаміки незворотних процесів встановлена в 1931р. Згідно з теоремою Онзагера якщо немає магнітного поля і обертання системи як цілого то =2. Якщо ж на систему діє зовнішнє магнітне поле Н і система обертається зі швидкістю ω то 3 Це повязано з тим що сила Лоренца і Коріоліса не змінюються при зміні напрямку швидкості частинок лише в тому випадку якщо одночасно змінюється на протилежне напрямок магнітного поля або відповідно швидкості обертання ця властивість...
20231. Рівняння стану щільних газів і рідин(теорія ББГКІ) 97 KB
  станів системи Характеризує густину ймовірності такого стану сми коли одна частинка буде в стані з координатою друга UNенергія взаємодії N частинок. станів системи розглядають набір із N кореляційних функційрізного порядку: унарна кореляційна функція яка характеризує густину ймовірності що одна частинка системи матиме узагальнені координати при довільному розташуванні N1 частинок; бінарна кореляційна функція характеризує густину ймовірності одночасного попадання двох частинок системи в точки координаційного простору і при...
20232. Молекулярне розсіяння світла на флуктуаціях густини 77.5 KB
  Молекулярне розсіяння світла на флуктуаціях густини. Розсіяння світла це зміна якоїсь характеристики потоку оптичного випромінювання світла при його взаємодії з речовиною. Розсіяння буває двох типів: молекулярне довжина розсіяного світла = довжині падаючого світла. Якщо енергія випромінювання фотона = енергії поглинутого то розсіяння св називається Релеївським або пружнім.
20233. Рівняння стану Боголюбова М.М. 52 KB
  Рівняння стану функціональний звязок між параметрами що характеризують термодинамічний стан системи. Будьякі властивості речовини знаходимо з рівняння стану. Рівняння стану потрібно для розрахунку рівноважних властивостей речовин.Переходимо до недеформованої системи : рівняння Боголюбова М.
20234. Розсіяння світла в рідинах. Формула Ейнштейна – Смолуховського 90 KB
  Розсіяння світла в рідинах. Розсіяння світла це зміна якоїсь характеристики потоку оптичного випромінювання світла при його взаємодії з речовиною. Цими характеристиками можуть бути просторовий розподіл інтенсивності частотний спектр поляризація світла. Теорію пружного розсіяння світла розробив Ейнштейн базуючись на ідеях Смолуховського.