17944

ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ

Лекция

Иностранные языки, филология и лингвистика

7. ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ 7.1. Справочинство і його складові частини7.2. Визначення документу. Роль документу у діловій сфері7.3. Класифікація документів за різними ознаками7.4. Запитання і завдання для самоперевірки 7.1. Справочинство і його ск...

Украинкский

2013-07-06

49 KB

15 чел.

7. ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ

7.1. Справочинство і його складові частини
7.2.
Визначення документу. Роль документу у діловій сфері
7.3.
Класифікація документів за різними ознаками
7.4.
Запитання і завдання для самоперевірки

7.1. Справочинство і його складові частини

Справочинство - це діяльність, яка охоплює питання створення та використання документів, системи документації, організації роботи з документами. Метою справочинства є оволодіння засобами утворення службового документу, сучасна організація роботи з документами, створення різноманітних систем документації.

Складові частини справочинства:

-     документування;

-     система документації;

-     організація роботи з документами.

Документування -сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню та використанню документів.

Система документації - сукупність документів, пов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами.

Організація роботи з документами - науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси справочинства, починаючи з моменту створення документу і до здачі його до архіву.

У справочинстві важливо знати його складові частини, класифікацію документів за різними ознаками, загальні та граматичні особливості офіційно-ділового стилю мови, сучасні вимоги до утворення та оформлення службових документів, номенклатуру справ, автоматизовану систему організації роботи з документами, різні системи документації.

Уміння складати службові документи з урахуванням сучасних вимог до мови та стилю, володіння лексичними та граматичними нормами сучасної української літературної мови і засобами обробки документів дають можливість правильно вживати документи в діловій сфері.

7.2. Визначення документу

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства.

Саме за допомогою ділових паперів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Основним елементом ділової сфери з'являється документ як засіб фіксації на спеціальному матеріалі певної інформації. Документи широко використовуються у повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів до людей і, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні і змістові пропозиції та вказівки. Тому документ слід правильно складати як за змістом, так і за формою. Тож необхідно розрізняти різноманітні системи документації та засоби щодо організації роботи з документами, що з'являються складовими частинами справочинства.

Документ - основний вид ділової мови. Слово "документ" пішло від лат. "documentum", що означає "доказ, свідоцтво". В українську мову слово увійшло в епоху Петра І: тоді документами стали називати ділові папери, що мали правове значення.

Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації об'єктивної дійсності, що має правове значення.

7.3. Класифікація документів за різними ознаками

Відповідно до певних вимог виділяють за різними ознаками різноманітні групи документів:  

Класифікація документів

Ознаки класифікації

Групи документів

За способом фіксації (відбиття) інформації

письмові ,графічні, фото-, фоно-, кінодокументи

За стадіями творення

оригінали, копії (три різновиди копій: відпуск, витяг, дублікат)

За найменуванням

положення, накази, укази, інструкції, звіти, плани, листи, баланси та інші

За формою

стандартні, індивідуальні

За ступенем складності

складні, прості (односкладні)

За походженням

внутрішні, зовнішні

За терміном виконання

термінові, дуже термінові, нетермінові (у межах строків, установлених керівництвом)

За ступенем гласності

звичайні, секретні, цілком секретні, для службового користування (ДСК)

За юридичною силою

справжні (дійсні і недійсні), підроблені

За технікою відтворення

рукописні, відтворені механічним способом .

За терміном зберігання

постійного зберігання, тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років)

За джерелом виникнення

первинні, вторинні

За напрямом

вхідні, вихідні

За спеціалізацією

управлінські (організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, документи з кадрових питань, особисті офіційні документи), спеціальні (фінансові, комерційні та інші)

 

У сучасному суспільстві діють уніфіковані системи документацій, серед яких найбільш поширеними є управлінські документи, що відіграють провідну роль в управлінській діяльності будь-якої галузі.

Порядок створення, оформлення та застосування документів регламентується нормативними актами, єдиною державною системою діловодства, що надає документам правового характеру. Відмітна особливість управлінських документів полягає у тому, що вони створюються і використовуються в різних органах управління: в Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, навчальних закладах, лікарнях, на підприємствах та ін. Ці документи регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини.

7.4. Запитання і завдання для самоперевірки 

1.     Яку роль відіграє документ у діловій сфері?

2.     Що таке справочинство, його мета?

3.   Назвіть складові частини справочинства, дайте їм характеристику.

4.     Дайте визначення документу.

5.     За якими ознаками розрізняють документи?  


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

67884. ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ КОНСТИТУЦИОННОГО РАЗВИТИЯ ЯПОНИИ 131 KB
  Что касается экономики Японии то она испытывает финансовый кризис; назрела необходимость коренной перестройки а любая перестройка страны начинается с Конституции. По общественному опросу проведенному газетой Иомиури сегодня в Японии 65 сторонников изменения Конституции.
67885. АДМИНИСТРАТИВНО-ПРАВОВОЙ РЕЖИМ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОСОБЫХ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ЗОНАХ 72 KB
  Свободные экономические зоны на территории Российской Федерации начали создаваться в конце 80х годов XX в. Они рассматривались как вспомогательный институт государственной экономической политики и как способ стимулирования межгосударственных экономических отношений.
67886. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА, РЕГУЛИРУЮЩЕГО ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ ЖАЛОБ НА ДЕЙСТВИЯ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ 73 KB
  В настоящее время началась реализация новой Концепции развития таможенных органов Российской Федерации на 2006-2010 гг. Данная концепция является основой разработки программ и планов развития таможенных органов Российской Федерации на среднесрочную и долгосрочную перспективу.
67887. РАЗВИТИЕ ЛИЦЕНЗИОННОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА НА ФЕДЕРАЛЬНОМ И РЕГИОНАЛЬНОМ УРОВНЯХ 91.5 KB
  О лицензировании отдельных видов деятельности в соответствии с которой к лицензируемым видам деятельности относятся те ведение которых может повлечь за собой нанесение ущерба правам законным интересам здоровью граждан обороне и безопасности государства культурному наследию народов...
67888. РОЛЬ КОНСТИТУЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ПРОЦЕССЕ ФОРМИРОВАНИЯ И РЕАЛИЗАЦИИ ЗАДАЧ И ПРИНЦИПОВ УГОЛОВНОГО ПРАВА 125.5 KB
  Акты действующие в сфере гражданского пенсионного уголовного и других отраслей законодательства подвергаются Конституционным Судом интенсивной ревизии с целью прекращения действия юридических норм нарушающих Конституцию РФ. № 113ФЗ О присяжных заседателях федеральных судов общей юрисдикции...
67889. РОЛЬ ГЕОПОЛИТИКИ В МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЯХ 73.5 KB
  В научной или научно-популярной литературе по истории нередко можно встретить утверждение о том что выгодное географическое положение позволило такому-то государству добиться того-то и данный фактор весьма значимый для исторического развития государства. Привлекательность этих незначительных территорий...
67890. НЕКОТОРЫЕ ВОПРОСЫ ПРИНЯТИЯ ЗАЯВЛЕНИЙ О ПРЕСТУПЛЕНИЯХ, ПРЕСЛЕДУЕМЫХ В ЧАСТНОМ ПОРЯДКЕ 47.5 KB
  Согласно статье 20 УПК РФ уголовное преследование осуществляется в публичном частно-публичном и частном порядке. Порядок возбуждения уголовных дел публичного и частно-публичного обвинения закреплен в главе 20 УПК РФ а возбуждение уголовных дел частного обвинения регламентируется статьей 318 УПК РФ.
67891. ОСОБЕННОСТИ ЮРИДИЧЕСКОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ ЗА НЕПРЕДСТАВЛЕНИЕ НАЛОГОВЫМ ОРГАНАМ СВЕДЕНИЙ О ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КЛИЕНТОВ 51 KB
  В частности в своей жалобе один из московских банков оспаривал конституционность следующих законоположений: 1 абзаца первого пункта 3 статьи 7 Закона Российской Федерации от 21 марта 1991 г. О налоговых органах Российской Федерации согласно которому налоговые органы наделены правом получать от предприятий...
67892. НЕКОТОРЫЕ АСПЕКТЫ ИСТОРИИ ВОЗНИКНОВЕНИЯ ЧАСТНОГО ПРАВА В РОССИИ 59 KB
  Изменение политического курса государства переход от плановой экономики к рыночной отразились на правовой системе России. Ныне многие ученые начинают склоняться к мысли что в основу российской правовой системы может быть положено деление права на публичное и частное.