17944

ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ

Лекция

Иностранные языки, филология и лингвистика

7. ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ 7.1. Справочинство і його складові частини7.2. Визначення документу. Роль документу у діловій сфері7.3. Класифікація документів за різними ознаками7.4. Запитання і завдання для самоперевірки 7.1. Справочинство і його ск...

Украинкский

2013-07-06

49 KB

15 чел.

7. ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ

7.1. Справочинство і його складові частини
7.2.
Визначення документу. Роль документу у діловій сфері
7.3.
Класифікація документів за різними ознаками
7.4.
Запитання і завдання для самоперевірки

7.1. Справочинство і його складові частини

Справочинство - це діяльність, яка охоплює питання створення та використання документів, системи документації, організації роботи з документами. Метою справочинства є оволодіння засобами утворення службового документу, сучасна організація роботи з документами, створення різноманітних систем документації.

Складові частини справочинства:

-     документування;

-     система документації;

-     організація роботи з документами.

Документування -сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню та використанню документів.

Система документації - сукупність документів, пов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами.

Організація роботи з документами - науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси справочинства, починаючи з моменту створення документу і до здачі його до архіву.

У справочинстві важливо знати його складові частини, класифікацію документів за різними ознаками, загальні та граматичні особливості офіційно-ділового стилю мови, сучасні вимоги до утворення та оформлення службових документів, номенклатуру справ, автоматизовану систему організації роботи з документами, різні системи документації.

Уміння складати службові документи з урахуванням сучасних вимог до мови та стилю, володіння лексичними та граматичними нормами сучасної української літературної мови і засобами обробки документів дають можливість правильно вживати документи в діловій сфері.

7.2. Визначення документу

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства.

Саме за допомогою ділових паперів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Основним елементом ділової сфери з'являється документ як засіб фіксації на спеціальному матеріалі певної інформації. Документи широко використовуються у повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів до людей і, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні і змістові пропозиції та вказівки. Тому документ слід правильно складати як за змістом, так і за формою. Тож необхідно розрізняти різноманітні системи документації та засоби щодо організації роботи з документами, що з'являються складовими частинами справочинства.

Документ - основний вид ділової мови. Слово "документ" пішло від лат. "documentum", що означає "доказ, свідоцтво". В українську мову слово увійшло в епоху Петра І: тоді документами стали називати ділові папери, що мали правове значення.

Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації об'єктивної дійсності, що має правове значення.

7.3. Класифікація документів за різними ознаками

Відповідно до певних вимог виділяють за різними ознаками різноманітні групи документів:  

Класифікація документів

Ознаки класифікації

Групи документів

За способом фіксації (відбиття) інформації

письмові ,графічні, фото-, фоно-, кінодокументи

За стадіями творення

оригінали, копії (три різновиди копій: відпуск, витяг, дублікат)

За найменуванням

положення, накази, укази, інструкції, звіти, плани, листи, баланси та інші

За формою

стандартні, індивідуальні

За ступенем складності

складні, прості (односкладні)

За походженням

внутрішні, зовнішні

За терміном виконання

термінові, дуже термінові, нетермінові (у межах строків, установлених керівництвом)

За ступенем гласності

звичайні, секретні, цілком секретні, для службового користування (ДСК)

За юридичною силою

справжні (дійсні і недійсні), підроблені

За технікою відтворення

рукописні, відтворені механічним способом .

За терміном зберігання

постійного зберігання, тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років)

За джерелом виникнення

первинні, вторинні

За напрямом

вхідні, вихідні

За спеціалізацією

управлінські (організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, документи з кадрових питань, особисті офіційні документи), спеціальні (фінансові, комерційні та інші)

 

У сучасному суспільстві діють уніфіковані системи документацій, серед яких найбільш поширеними є управлінські документи, що відіграють провідну роль в управлінській діяльності будь-якої галузі.

Порядок створення, оформлення та застосування документів регламентується нормативними актами, єдиною державною системою діловодства, що надає документам правового характеру. Відмітна особливість управлінських документів полягає у тому, що вони створюються і використовуються в різних органах управління: в Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, навчальних закладах, лікарнях, на підприємствах та ін. Ці документи регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини.

7.4. Запитання і завдання для самоперевірки 

1.     Яку роль відіграє документ у діловій сфері?

2.     Що таке справочинство, його мета?

3.   Назвіть складові частини справочинства, дайте їм характеристику.

4.     Дайте визначення документу.

5.     За якими ознаками розрізняють документи?  


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

72895. Разработка компьютерного комплекса с вычислительной мощностью в 36.8 ГФлопс 55.34 KB
  Данный курсовой проект представлен с целью закрепления пройденного материала по данной дисциплине (Техническое обслуживание и средства вычислительной техники). Студент при выполнении курсового проекта должен приобрести навык самостоятельного изучения технической литературы...
72896. Издержки, себестоимость и техническо-экономические показатели по изготовлению детали болт 420.5 KB
  Определение загрузки оборудования и производственных рабочих. Расчёт основной и дополнительной заработной платы основных производственных рабочих. Определение потребного количества вспомогательных рабочих инженерно-технических работников счётно-контрольного персонала младшего обслуживающего персонала.
72897. Себестоимость и техническо-экономические показатели по изготовлению детали шпилька 418 KB
  Для определения количества металлообрабатывающего оборудования необходимо знать: объем выпуска изделия в штуках, вид технического процесса и нормы времени по каждому виду оборудования в минутах и эффективный годовой фонд производственного времени единицы оборудования в часах.
72898. Эффективность использования основных средств предприятия 107 KB
  Цель работы – рассмотрение основных средств на предприятии, ознакомиться со способами их наиболее эффективного использования. Выбранная цель предопределила следующие задачи: изучить специализированную литературу по данной теме; определить значение основных средств на предприятии сегодня...
72899. СУЩНОСТЬ, ФОРМЫ И УСЛОВИЯ РАЗВИТИЯ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 613.5 KB
  При самостоятельном выходе на внешний рынок предприятию приходится решать широкий круг вопросов связанных с экспортом и импортом товаров и услуг а именно: изучение мирового рынка; выбор партнера; анализ деятельности зарубежных фирм и маркетинг...
72900. Разработка системы автоматического регулирования параметров электровоза ВЛ80р 1.72 MB
  В число научных дисциплин, образующих науку об управлении, входит теория автоматического управления и регулирования. Для осуществления автоматического управления техническим процессом создается система, состоящая из управляемого объекта и связанного с ним управляющего устройства.
72902. Право собственности как вещное право 75.2 KB
  Нормы права, образующие институт вещного права, являются нормативной базой для нормального функционирования государств не только с рыночной, но и с любым другим типом экономики. Помимо всего, право собственности является основополагающим вещным правом – все остальные права имеют производственный характер.
72903. Определение стоимости предприятия ООО Торговый дом «ЮНИТ» 433.91 KB
  Oцинкованная продукция является одним из самых перспективных направлений на рынке черных металлов. Вследствие коррозии мировая экономика ежегодно теряет, по самым скромным подсчетам, многие десятки миллиардов долларов, а потребности в рабочей силе для выполнения...