17945

ВИМОГИ ДО УТВОРЕННЯ І МОВИ ДОКУМЕНТІВ

Лекция

Иностранные языки, филология и лингвистика

8. ВИМОГИ ДО УТВОРЕННЯ І МОВИ ДОКУМЕНТІВ 8.1. Сучасні вимоги до мови документів8.2. Документи з низьким і високим рівнем стандартизації8.3. Реквізити управлінських документів8.4. Вимоги до мови документів8.5. Запитання і завдання для самоперевірки 8.1. Сучасні вимоги до докуме...

Украинкский

2013-07-06

64 KB

3 чел.

8. ВИМОГИ ДО УТВОРЕННЯ І МОВИ ДОКУМЕНТІВ 

8.1. Сучасні вимоги до мови документів
8.2.
Документи з низьким і високим рівнем стандартизації
8.3.
Реквізити управлінських документів
8.4.
Вимоги до мови документів
8.5.
Запитання і завдання для самоперевірки

8.1. Сучасні вимоги до документів

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а і знаходить в них своє відображення. Тому документи мають бути повноцінним джерелом інформації, бездоганно відредагованими і якісними.

Вимоги до документів:

-       документ повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією;

-       документ повинен бути достовірним і мати юридичну силу, не повинен суперечити чинному законодавству;

-       документ повинен мати відповідність до свого призначення;

-       документ повинен бути складений за встановленою формою;

-       документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників.

 

8.2. Документування з низьким і високим
рівнем стандартизації

 

Документи можуть бути з високим рівнем стандартизації і з низьким.

У документах з низьким рівнем стандартизації виділяють такі види текстів за способом викладу інформації: повідомлення, опис, роздум, міркування. Текст таких документів не може бути узагальненим і залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування.

У документах з високим рівнем стандартизації може бути передбаченим не лише формуляр, а навіть мовні звороти, які вписуються в незаповнені місця бланків.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Формуляр документу - це сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа. Кількість реквізитів різна і визначається документом, його видом, змістом.  

8.3. Реквізити управлінських документів

До реквізитів управлінських документів належать:

-       державний герб;

-       емблема організації;

-       зображення нагород;

-       код організації за класифікатором підприємств та організацій;

-       код документа за класифікатором управлінської документації;

-       найменування міністерства чи управління;

-       найменування організації;

-       найменування структурного підрозділу;

-       індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, номер рахунку в банку;

-       назва виду документа;

-       дата;

-       індекс;

-       посилання на індекс і дату вхідного документа;

-       місце складання або видання;

-       гриф обмеження доступу до документу;

-       адресат;

-       гриф погодження;

-       резолюція;

-       заголовок до тексту;

-       відмітка про контроль;

-       текст;

-       відмітка про наявність додатка;

-       підпис;

-       візи;

-       печатка;

-       відмітка про завірення копії;

-       прізвище виконавця і номер його телефону;

-       відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

-       відмітка про перенесення даних на машинний носій;

-       відмітка про надходження.

Згідно з основними положеннями ЄДСД складання і оформлення документів передбачає обов'язкове додержання таких вимог: зазначення установи - автора (як правило наводиться у бланку документа); найменування виду документу (на листах найменування не вказується); складання заголовка документа; адресування і датування документа, проставлення відміток про погодження тексту; засвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки); проставлення відміток про проходження і виконання документа.

Для уніфікованих форм документів застосовують папір стандартного розміру, а також встановлені такі розміри полів: ліве - 20 мм; верхнє - не менш як 10 мм; праве і нижнє - не менш як 8 мм.

Установлено два види бланків: бланк для листів та загальний бланк для інших видів управлінських документів. При створенні бланків на двох мовах реквізити мають бути продубльованими.

Текст у службових документах формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 - через один міжрядковий інтервал.

При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 - від межі лівого поля друкують реквізити "Заголовок до тексту", "Текст", "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа", гриф "Погоджено", завірчий напис "Вірно", а також слова "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 - абзаци після п'яти друкованих знаків від межі лівого поля;

2 - таблиці і трафаретні тексти (від 16 знаків);

3 - від 24 знаків -"-"-;

4 - реквізит "Адресат" (після 32 знаків);

5 - гриф "Затвердження" та гриф "Обмеження доступу до документа" (40 друкованих знаків);

6 - розшифровка підпису в документах (48 друкованих знаків);

7 - коди (56 друкованих знаків).

Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Нумерується тільки друга сторінка документа. Номер ставиться посередині верхнього поля документа арабськими цифрами без слова "сторінка" і без розділових знаків.

8.4. Вимоги до мови документів

Складання документів - складний процес, і велике значення тут має мова документів, яка виконує активну роль. Розглянемо деякі принципи, яких слід дотримуватися при підготовці тексту документів.

Об'єктивність змісту документа проявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні відповідати нормам адміністративного права. Службові папери оформлюються переважно від імені юридичної особи - установи або її структурного підрозділу; тому особистий погляд в оцінці фактів та подій повинен бути зведений до мінімуму. Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб'єктивних оцінок у викладі, доборі лексики, синтаксичній будові.

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено і нічого не треба домислювати. Повним можна назвати документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання, що розглядається.

Уніфікація текстів службових документів досягається за допомогою формалізованих типів текстів. Сучасний службовий документ - це, перш за все, письмовий текст, зафіксований засобами графіки. За способом синтаксичної організації мови і графічного оформлення виділяють такі формалізовані типи текстів:

-       традиційний лінійний запис складної мови - засіб фіксації на спеціальному матеріалі певної інформації;

-       трафарет - традиційний лінійній запис, але з пропусками, які заповнюються змінною інформацією. Постійна інформація і змінна інформація складають одне речення. Текст трафарету розташований горизонтально;

-       анкета - перелік питань, підготовлених раніше. Текст анкети розташовується вертикально, її зміст дрібніший, ніж зміст трафарету. В анкеті питання і відповідь - два самостійних речення;

-       таблиця - це сукупність даних, які подані у цифровій та словесній формі і представлені у графах вертикальної та горизонтальної площини.

Формалізовані типи текстів є головними засобами уніфікації текстів, яка здійснюється на основі інструктивних матеріалів. Уніфікація текстів документів важлива:

-       з психологічної точки зору, бо уніфікований текст сприймається у 10 разів інтенсивніше, ніж звичайний;

-       з правової точки зору, бо текст приймає "узаконений вигляд";

-       з технічної точки зору, бо все ширше вживається машинна обробка інформації.

Стандартизація мови службових документів дає можливість скоротити кількість зайвої інформації за рахунок термінів, формул, оборотів, конструкцій, що здатні точно відобразити певну ситуацію і підвищити інформативність документів.

Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану, добором аргументів. Лаконічним вважається такий документ, в якому немає зайвих слів, повторень, розтягненої і багатослівної аргументації. Лаконізм досягається за рахунок правильного добору і розміщення аргументів, а також за рахунок правильного компонування документа.

Закони логіки важливі при складанні тексту службового документа, бо кожне висловлювання, кожна фраза, кожний текст повинні будуватися на основі послідовного і аргументованого мислення.

Закон тотожності. Згідно з цим законом предмет думки в межах одного міркування, одного доказу, однієї теорії має бути незмінним. Знання цього закону має важливе практичне значення, бо треба бути упевненим в тому, що всі, хто знайомиться з документами, вкладають в слова однаковий зміст. Дотримування цього закону дозволяє уникнути невизначеності, неконкретності міркування.

Закон суперечності. Згідно з цим законом не може бути дійсним два висловлення, одне з яких щось стверджує про предмет, а інше заперечує те ж  саме в тому ж предметі в той же час.

Закон вилученого третього. Якщо маємо дві суперечні одна одній думки, то одна з них обов'язково дійсна, а друга помилкова, і між ними не може бути середнього, тобто третьої думки, яка могла бути дійсною в той же час.

Закон достатнього заснування. Щоб визнати міркування про предмет дійсним, треба мати достатні докази і аргументи. Ще М.Ломоносов підкреслював, що нічого не відбувається без достатнього заснування. Цей закон вимагає переконливого підтвердження дійсності думок.

Знання законів логіки робить документ логічно послідовним, аргументованим і ефективним.

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документах думки, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал, і відображення лише важливих аргументів.

8.5. Запитання і завдання для самоперевірки

1.     Назвіть сучасні вимоги до документів. 

2.     В чому особливості документів з низьким і  високим рівнем стандартизації?

3.     Що називається реквізитами документа? 

4.     Що називається формуляром документа? 

5.     Які реквізити обов'язкові для документів? 

6.     Назвіть вимоги до документів, виготовлених машинописним способом.

7.     У чому проявляється об¢єктивність змісту документа? 

8.     У чому полягає повнота інформації документа? 

9.     Як досягається уніфікація тексту документа? 

10. Чому важлива уніфікація текстів документів? 

11. Яке призначення має стандартизація мови? 

12. Назвіть закони логіки, за якими утворюються документи. 

13. У чому полягає переконливість документа? 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

11137. Сложное сопротивление. Изгиб с кручением 589.5 KB
  Сложное сопротивление. Изгиб с кручением. Круглые валы. Когда в поперечном сечении бруса равен нулю только один внутренний силовой фактор – продольная сила такой вид деформации называют изгибом с кручением. Изгибу с кручением подвергаются валы различных видов меха
11138. Сложное сопротивление. Расчет пространственных стержней 593 KB
  Сложное сопротивление. Расчет пространственных стержней. Построение эпюр внутренних силовых факторов для пространственных стержней. В конструкциях встречаются стержневые системы ось которых не лежит в одной плоскости а так же и плоские системы находящиеся под воз
11139. Продольный изгиб 1.33 MB
  Продольный изгиб. Устойчивое и неустойчивое упругое равновесие До 2й половины 19 века единственным критерием прочности инженерных сооружений принималась величина действующих напряжений т. е. считалось что если напряжения не превосходят некоторого предела зависяще
11140. Продольно-поперечный изгиб 333 KB
  Продольнопоперечный изгиб. Если в поперечном сечении бруса возникают изгибающие моменты как от продольных так и от поперечных такой изгиб называют продольнопоперечным. При расчете стержней на продольнопоперечный изгиб изгибающие моменты в поперечном сечении вычис...
11141. Динамическое нагружение 485.5 KB
  Динамическое нагружение. Понятие о динамическом действии нагрузки. Ранее во всех рассмотренных нами задачах предполагалось что действующие нагрузки статические т. е. не изменяющиеся стечением времени. При проектировании машин обычно сталкиваются с деталями находя
11142. Напряжения, изменяющиеся во времени 927 KB
  Напряжения изменяющиеся во времени. Явление усталости материалов. Многие детали машин работают при переменных во времени нагрузках и следовательно возникающие в них напряжения также переменны во времени. Практика машиностроения уже в середине XIX века показала что
11143. Тонкостенные осесимметричные оболочки и толстостенные цилиндры 487.5 KB
  Тонкостенные осесимметричные оболочки и толстостенные цилиндры. Тонкостенные осесимметричные оболочки Тонкостенной осесимметричной называется оболочка имеющая форму тела вращения т. е. оболочка полярно симметричная относительно некоторой оси толщина которой в
11144. Контактні напруження 324.5 KB
  Контактні напруження. Основні поняття Деформації і напруження що виникають при взаємному натисканні двох стичних тіл обмежених криволінійними поверхнями називають контактними. Внаслідок деформацій у місцях зіткнення елементів конструкцій передача тиску відбуває...
11145. Поняття, властивості і типи акцій. Процедура реєстрації випуску акцій під час створення акціонерних товариств 74.5 KB
  Поняття властивості і типи акцій. Процедура реєстрації випуску акцій під час створення акціонерних товариств У відповідністю з ч.1. ст. 3 ЗУ Про цінні папери та фондовий ринокrdquo; Акція цінний папір без установленого строку обігу що засвідчує пайову участь у статут...