17945

ВИМОГИ ДО УТВОРЕННЯ І МОВИ ДОКУМЕНТІВ

Лекция

Иностранные языки, филология и лингвистика

8. ВИМОГИ ДО УТВОРЕННЯ І МОВИ ДОКУМЕНТІВ 8.1. Сучасні вимоги до мови документів8.2. Документи з низьким і високим рівнем стандартизації8.3. Реквізити управлінських документів8.4. Вимоги до мови документів8.5. Запитання і завдання для самоперевірки 8.1. Сучасні вимоги до докуме...

Украинкский

2013-07-06

64 KB

3 чел.

8. ВИМОГИ ДО УТВОРЕННЯ І МОВИ ДОКУМЕНТІВ 

8.1. Сучасні вимоги до мови документів
8.2.
Документи з низьким і високим рівнем стандартизації
8.3.
Реквізити управлінських документів
8.4.
Вимоги до мови документів
8.5.
Запитання і завдання для самоперевірки

8.1. Сучасні вимоги до документів

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а і знаходить в них своє відображення. Тому документи мають бути повноцінним джерелом інформації, бездоганно відредагованими і якісними.

Вимоги до документів:

-       документ повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією;

-       документ повинен бути достовірним і мати юридичну силу, не повинен суперечити чинному законодавству;

-       документ повинен мати відповідність до свого призначення;

-       документ повинен бути складений за встановленою формою;

-       документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників.

 

8.2. Документування з низьким і високим
рівнем стандартизації

 

Документи можуть бути з високим рівнем стандартизації і з низьким.

У документах з низьким рівнем стандартизації виділяють такі види текстів за способом викладу інформації: повідомлення, опис, роздум, міркування. Текст таких документів не може бути узагальненим і залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування.

У документах з високим рівнем стандартизації може бути передбаченим не лише формуляр, а навіть мовні звороти, які вписуються в незаповнені місця бланків.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Формуляр документу - це сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа. Кількість реквізитів різна і визначається документом, його видом, змістом.  

8.3. Реквізити управлінських документів

До реквізитів управлінських документів належать:

-       державний герб;

-       емблема організації;

-       зображення нагород;

-       код організації за класифікатором підприємств та організацій;

-       код документа за класифікатором управлінської документації;

-       найменування міністерства чи управління;

-       найменування організації;

-       найменування структурного підрозділу;

-       індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, номер рахунку в банку;

-       назва виду документа;

-       дата;

-       індекс;

-       посилання на індекс і дату вхідного документа;

-       місце складання або видання;

-       гриф обмеження доступу до документу;

-       адресат;

-       гриф погодження;

-       резолюція;

-       заголовок до тексту;

-       відмітка про контроль;

-       текст;

-       відмітка про наявність додатка;

-       підпис;

-       візи;

-       печатка;

-       відмітка про завірення копії;

-       прізвище виконавця і номер його телефону;

-       відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

-       відмітка про перенесення даних на машинний носій;

-       відмітка про надходження.

Згідно з основними положеннями ЄДСД складання і оформлення документів передбачає обов'язкове додержання таких вимог: зазначення установи - автора (як правило наводиться у бланку документа); найменування виду документу (на листах найменування не вказується); складання заголовка документа; адресування і датування документа, проставлення відміток про погодження тексту; засвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки); проставлення відміток про проходження і виконання документа.

Для уніфікованих форм документів застосовують папір стандартного розміру, а також встановлені такі розміри полів: ліве - 20 мм; верхнє - не менш як 10 мм; праве і нижнє - не менш як 8 мм.

Установлено два види бланків: бланк для листів та загальний бланк для інших видів управлінських документів. При створенні бланків на двох мовах реквізити мають бути продубльованими.

Текст у службових документах формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 - через один міжрядковий інтервал.

При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 - від межі лівого поля друкують реквізити "Заголовок до тексту", "Текст", "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа", гриф "Погоджено", завірчий напис "Вірно", а також слова "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 - абзаци після п'яти друкованих знаків від межі лівого поля;

2 - таблиці і трафаретні тексти (від 16 знаків);

3 - від 24 знаків -"-"-;

4 - реквізит "Адресат" (після 32 знаків);

5 - гриф "Затвердження" та гриф "Обмеження доступу до документа" (40 друкованих знаків);

6 - розшифровка підпису в документах (48 друкованих знаків);

7 - коди (56 друкованих знаків).

Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Нумерується тільки друга сторінка документа. Номер ставиться посередині верхнього поля документа арабськими цифрами без слова "сторінка" і без розділових знаків.

8.4. Вимоги до мови документів

Складання документів - складний процес, і велике значення тут має мова документів, яка виконує активну роль. Розглянемо деякі принципи, яких слід дотримуватися при підготовці тексту документів.

Об'єктивність змісту документа проявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні відповідати нормам адміністративного права. Службові папери оформлюються переважно від імені юридичної особи - установи або її структурного підрозділу; тому особистий погляд в оцінці фактів та подій повинен бути зведений до мінімуму. Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб'єктивних оцінок у викладі, доборі лексики, синтаксичній будові.

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено і нічого не треба домислювати. Повним можна назвати документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання, що розглядається.

Уніфікація текстів службових документів досягається за допомогою формалізованих типів текстів. Сучасний службовий документ - це, перш за все, письмовий текст, зафіксований засобами графіки. За способом синтаксичної організації мови і графічного оформлення виділяють такі формалізовані типи текстів:

-       традиційний лінійний запис складної мови - засіб фіксації на спеціальному матеріалі певної інформації;

-       трафарет - традиційний лінійній запис, але з пропусками, які заповнюються змінною інформацією. Постійна інформація і змінна інформація складають одне речення. Текст трафарету розташований горизонтально;

-       анкета - перелік питань, підготовлених раніше. Текст анкети розташовується вертикально, її зміст дрібніший, ніж зміст трафарету. В анкеті питання і відповідь - два самостійних речення;

-       таблиця - це сукупність даних, які подані у цифровій та словесній формі і представлені у графах вертикальної та горизонтальної площини.

Формалізовані типи текстів є головними засобами уніфікації текстів, яка здійснюється на основі інструктивних матеріалів. Уніфікація текстів документів важлива:

-       з психологічної точки зору, бо уніфікований текст сприймається у 10 разів інтенсивніше, ніж звичайний;

-       з правової точки зору, бо текст приймає "узаконений вигляд";

-       з технічної точки зору, бо все ширше вживається машинна обробка інформації.

Стандартизація мови службових документів дає можливість скоротити кількість зайвої інформації за рахунок термінів, формул, оборотів, конструкцій, що здатні точно відобразити певну ситуацію і підвищити інформативність документів.

Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану, добором аргументів. Лаконічним вважається такий документ, в якому немає зайвих слів, повторень, розтягненої і багатослівної аргументації. Лаконізм досягається за рахунок правильного добору і розміщення аргументів, а також за рахунок правильного компонування документа.

Закони логіки важливі при складанні тексту службового документа, бо кожне висловлювання, кожна фраза, кожний текст повинні будуватися на основі послідовного і аргументованого мислення.

Закон тотожності. Згідно з цим законом предмет думки в межах одного міркування, одного доказу, однієї теорії має бути незмінним. Знання цього закону має важливе практичне значення, бо треба бути упевненим в тому, що всі, хто знайомиться з документами, вкладають в слова однаковий зміст. Дотримування цього закону дозволяє уникнути невизначеності, неконкретності міркування.

Закон суперечності. Згідно з цим законом не може бути дійсним два висловлення, одне з яких щось стверджує про предмет, а інше заперечує те ж  саме в тому ж предметі в той же час.

Закон вилученого третього. Якщо маємо дві суперечні одна одній думки, то одна з них обов'язково дійсна, а друга помилкова, і між ними не може бути середнього, тобто третьої думки, яка могла бути дійсною в той же час.

Закон достатнього заснування. Щоб визнати міркування про предмет дійсним, треба мати достатні докази і аргументи. Ще М.Ломоносов підкреслював, що нічого не відбувається без достатнього заснування. Цей закон вимагає переконливого підтвердження дійсності думок.

Знання законів логіки робить документ логічно послідовним, аргументованим і ефективним.

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документах думки, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал, і відображення лише важливих аргументів.

8.5. Запитання і завдання для самоперевірки

1.     Назвіть сучасні вимоги до документів. 

2.     В чому особливості документів з низьким і  високим рівнем стандартизації?

3.     Що називається реквізитами документа? 

4.     Що називається формуляром документа? 

5.     Які реквізити обов'язкові для документів? 

6.     Назвіть вимоги до документів, виготовлених машинописним способом.

7.     У чому проявляється об¢єктивність змісту документа? 

8.     У чому полягає повнота інформації документа? 

9.     Як досягається уніфікація тексту документа? 

10. Чому важлива уніфікація текстів документів? 

11. Яке призначення має стандартизація мови? 

12. Назвіть закони логіки, за якими утворюються документи. 

13. У чому полягає переконливість документа? 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

44147. Разработка визуальной системы обучения основам алгоритмизации и программирования курсантов высших военных учебных заведений 2.9 MB
  Целью изучения учебной дисциплины «Информатика и программирование» является приобретение курсантами базовых знаний и практических навыков, позволяющих эффективно применять средства автоматизации управления внутренними войсками для решения служебно-боевых задач в сфере военно-профессиональной деятельности по специальности
44148. Исследование физической подготовленности легкоатлетов групп начальной подготовки 254.5 KB
  Средства и методы обучения и тренировки легкоатлетов Структура и содержание спортивной тренировки на этапе начальной подготовки Оценить динамику физической подготовленности занимающихся в секции легкой атлетики в годичном цикле тренировки. Систематичность последовательность и постепенность лежат в основе планирования спортивной тренировки в легкой атлетике и осуществляются в недельном месячном годичном тренировочных циклах предполагая систематическое последовательное но постепенное повышение тренировочных нагрузок...
44149. Направления повышения экономической безопасности предприятия ООО «Дорожно-строительное предприятие» 648.5 KB
  Теоретико-методические положения обеспечения экономической безопасности предприятия. Сущность экономических подходов к повышению уровня безопасности предприятия. Методические положения по определению уровня экономической безопасности предприятия и факторов на нее влияющих. Методы повышения экономической безопасности предприятия.
44150. Реклама вентиляционных систем стандартные и нестандартные решения (на примере компании «Формик») 1.51 MB
  Большинство современных рынков подразделяют на множество сегментов. Многие товары и услуги имеют узкую нишу и ограниченный круг потребителей, охватить который с помощью традиционной рекламы сложно и затратно. Все равно, что бить из пушки по воробьям.
44151. Аграрная политика государства в условиях рынка 695.5 KB
  В связи с этим появились суждения о том что система колхозов способствовала развалу сельского хозяйства и лишь с ликвидацией такой системы наступит всеобщее благоденствие. Поэтому налицо отчуждение работника сельского хозяйства от земли спад интереса к сельскохозяйственному труду многие деревни опустели. Трудности развития сельского хозяйства и других отраслей АПК как показывают реформы с каждым годом только увеличиваются. Учитывая данные обстоятельства решение проблемы продовольственной безопасности страны должно представлять собой...
44152. Техническое обслуживание и ремонт электропривода ЭПЦ-1000 Д12УХЛ 340.1 KB
  Предназначен для управления рабочими органами запорной арматуры технологических и магистральных трубопроводов на объектах МН: линейной части нефтепровода, НПС (ЛПДС), нефтебаз, пунктов слива-налива, резервуарных парков, морских терминалов, а также регулирующих органов в системах автоматического регулирования давления на НПС (ЛПДС) и линейной части, трубопроводной запорной арматуры систем пожаротушения, водоснабжения и канализации, водяного охлаждения, клапанов систем автоматики отопления и вентиляции
44153. РАЗРАБОТКА МАРКЕТИНГОВОГО ПЛАНА УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ (НА ПРИМЕРЕ ООО «СЦ «СЭР», Г. ЛЕНИНСК-КУЗНЕЦКИЙ) 1.2 MB
  Целью работы является разработка плана участия в выставке для совершенствования деятельности предприятия на примере ООО Сервисный Центр СибЭнергоРесурс. Четвертая глава направлена на разработку маркетингового плана участия в выставке для ООО Сервисный Центр СибЭнергоРесурс.3 Разработка маркетингового плана участия в выставке.
44154. Инфаркт миокарда. Реанимационный этап лечения 675.5 KB
  Каждая миокардиальная клетка состоит из миофибрилл, которые состоят из длинных цепей индивидуальных саркомеров — основных сократительных единиц клетки. Каждый саркомер состоит из нитевидных структур — перекрывающихся филаментов, образованных сократительными белками — актином и миозином.
44155. Исследование проблем и разработка основных направлений совершенствования системы развития логистики запасов в ООО «Новые окна» 393 KB
  Теоретико-методологические основы логистики запасов Понятие сущность и виды материальных запасов . Необходимость существования запасов Анализ уровня развития логистики запасов в ООО Новые окна.