17946

ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

Лекция

Иностранные языки, филология и лингвистика

ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ. Організаційно-розпорядчі документи. Довідковоінформаційні документи. Документування з кадрових питань. Особисті офіційні документи. Запитання і завдання для самоперевірки. Організаційно-розпорядчі документ

Украинкский

2013-07-06

85 KB

2 чел.

9. ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ 

9.1. Організаційно-розпорядчі документи
9.2.
Довідково-інформаційні документи
9.3.
Документування з кадрових питань
9.4.
Особисті офіційні документи
9.5.
Запитання і завдання для самоперевірки

9.1. Організаційно-розпорядчі документи

Кожен вид документа має свої особливості. Однак усі документи в управлінській діяльності за функціональним призначенням можна поділити на такі групи:

-     організаційно-розпорядчі;

-     довідково-інформаційні;

-     документи з кадрових питань;

-     особисті офіційні документи.

Організаційно-розпорядчі документи - це документи, що закріплюють функцію, обов'язки та права органів управління протягом тривалого терміну і за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі.

Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями, постановами, розпорядженнями, наказами, вказівками.

Кожен з цих документів має свої реквізити і властиву тільки їм структуру тексту. Розглянемо утворення деяких документів.

Положення - це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються.

 

Група

Як розробляється

Як затверджується

Типові

Для системи установ і підприємств

Вищим органом управління

Індивідуальні

На основі типового положення

Керівником підприємства (організації, закладу)

 

Реквізити: герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження, назва виду документа, положення; місце видання; дата; індекс; заголовок до тексту; текст; підпис; відмітка про погодження

Структура тексту:

1.     Загальні положення.

2.     Основні завдання.

3.     Функції.

4.     Права та обов'язки.

5.     Керівництво.

6.     Взаємовідносини, зв'язок.

7.     Майно і кошти.

8.     Контроль, перевірка та ревізування діяльності.

9.     Реорганізація та ліквідація.

 

Інструкція - правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб.

Групи:

1)  посадова;

2)  з техніки безпеки;

3)  з експлуатації різного обладнання та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками організацій (чи їх наказом із зазначенням номера та дати видання). На інструкції може бути відмітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому встановлюється термін введення інструкції, зазначаються відповідальні виконавці.

Реквізити: назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок (сюди іноді входить назва документа); дата; індекс; місце видання; текст; підпис; види погодження.

Текст викладається у вказівно-наказовому стилі із формулюваннями типу «повинен», «слід», «необхідно», «не дозволено». Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше - у безособовій формі.

Широко використовуються посадові інструкції - це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.

Структура тексту:

1.     Загальні положення (основні завдання працівника; порядок займання посади; професійні вимоги; кому підпорядковується; основні документи, якими треба керуватися).

2.     Функції (предмет, зміст, перелік видів робіт).

3.     Права.

4.     Посадові обов'язки.

5.     Відповідальність.

6.     Взаємини (зв'язки за посадою).

 

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови приймаються Президією Верховної Ради України, Кабінетом міністрів України та іншими органами управління.

Текст складається із двох частин: констатаційної і розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити:

Герб України; назва установи, що підготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; місце видання; заголовок (стислий виклад змісту постанови); підписи.

Текст постанови .

1.     Констатаційна частина.

2.     Розпорядча частина.

ПОСТАНОВИВ ( або ПОСТАНОВЛЯЄ):

1.     ____________

2.     ____________

3.     ____________

Керівник структурного підрозділу

(підпис)  Розшифрування підпису

Секретар  (підпис)  Розшифрування підпису

 

Розпорядження - правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

Групи:

1)  Загальні.

2)  Часткові.

Розпорядження видають Кабінет міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства, закладу в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.

Реквізити: Герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа (розпорядження); заголовок; дата або дата й номер; місце видання; текст розпорядження; підпис відповідальної особи. ]

Структура тексту:

1.     Констатаційна частина.

2.     Розпорядча частина.

ЗОБОВ'ЯЗУЮ (або ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ і т. ін.):

1.     ____________

2.     ____________

3.     ____________

Керівник   (підпис) Розшифрування підпису

9.2. Довідково-інформаційні документи

Довідково-інформаційні документи - це документи, які містять інформацію про фактичний стан справ в установі і є підставою для прийняття розпорядчих документів. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Акт - документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій після прийняття завершених будівельних об'єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідності акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює, та затверджується відповідним наказом керівника підприємства.

 

 Група

Зміст

Законодавчі

Рішення щодо законів, указів, постанов

Адміністративні

Підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб

 

Реквізити:

1)        автор документа (назва відомства, організації);

2)        дата, номер, місце складання;

3)        гриф затвердження;

4)        заголовок;

5)        підстава (наказ керівника організації);

6)        склад комісії;

7)        присутні;

8)        текст;

9)        відомості про кількість примірників акту, їх місцезнаходження;

10)   перелік додатків до акту;

11)   підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

 

Структура тексту:

1)        вступ (підстави для складання акту, перераховані члени комісії, їх завдання);

2)        констатаційна (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки).

Акт складають у трьох примірниках:

1-й направляють до вищої організації;

2-й - керівникові організації;

3-й - до справи.

 

Доповідь - документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції. Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

 

Групи:

1)        звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час);

2)        поточні (інформація про хід роботи);

3)        на політичні, наукові теми тощо.

 

Структура тексту:

1)        вступ, зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа;

2)        описова частина, де аналізується справжній стан справ, наводяться аргументи, даються посилання тощо;

3)        підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

 9.3. Документи з кадрових питань

Документи з кадрових питань - це документи, що містять інформацію про особовий склад організації, зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах з найму.

Автобіографія - це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності.

Основна вимога до такого - досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Реквізити:

-   прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку;

-   дата, місце народження;

-   відомості про навчання;

-   відомості про трудову діяльність;

-   відомості про громадську роботу;

-   короткі відомості про склад сім'ї;

-   дата і підпис автора.

 Заява - це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі,

Заяви з кадрових питань складаються з таких реквізитів:

1.    Адреса (назва організації або службової особи).

2.    Відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові; адреса, іноді - посада).

3.    Назва виду документа (заява).

4.    Текст.

5.    Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.

6.    Підпис автора.

7.    Дата заяви.

Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресу, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи (структурний підрозділ).

Текст заяви має таку структуру:

1.    Прохання (висновок).

2.    Обгрунтування прохання (докази) - для заяв про звільнення, переведення.

Характеристика - документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

Характеристика пред'являється при вступі до вузів і технікумів, при висуванні на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

Реквізити:

1.    Назва виду документа (характеристика).

2.    Анкетні дані (прізвище, ім'я, по батькові, посада / вчений ступінь і звання, якщо вони є, рік народження, національність, освіта) - праворуч у стовпчик.

3.    Текст (розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного та наукового рівня, стосунки у трудовому колективі; згадуються урядові нагороди, заохочення).

4.    Висновки (зазначається призначення характеристики).

5.    Дата складання.

6.    Підпис відповідальної службової особи, печатка організації, що видала характеристику.

Текст викладається від третьої особи. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали
9.4. Особисті офіційні документи

Особисті офіційні документи - це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі, закріплюють свої права перед державою, установами, іншими особами.

Доручення - це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

 

Група

Призначення

1) Офіційні:

На виконання

а) разові:

одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей)

б) спеціальні:

Надає повноваження службовій особі на здійснення однотипних вчинків: на представництво в органах суду, на здійснення транспортних,

  

господарських і банківських операцій у межах певного періоду часу 

в) загальні 

Надає право здійснення операцій, пов'язаних з управлінням майном

2. Особисті

Надання повноважень однієї особи іншій (право на одержання заробітної плати, поштового переказу і т. ін.)

 

Офіційні доручення оформляє установа, організація, підприємство.

Реквізити:

1.     Назва підприємства (організації), яка видає доручення (позначена на бланку або на проставленому штампі зліва вгорі аркуша).

2.     Назва виду документа (доручення).

3.     Номер, дата, місце видачі.

4.     Посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається доручення.

5.     Назва підприємства (організації), від якої повинні бути одержані товарно-матеріальні цінності.

6.     Номер і дата видачі супровідного документа (наряду, рознарядки тощо).

7.     Термін дії доручення.

8.     Зразок підпису особи, якій видано доручення.

9.     Назва документа, що посвідчує особу, якій видано доручення одержувача цінностей (паспорт, посвідчення).

10. Підписи службових осіб, які видали доручення.

11. Печатка підприємства (організації), що видала доручення.

 Розписка - це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів та ін., завірений підписом одержувача. Має довільну форму.

Реквізити:

назва виду документа (розписка); посада, прізвище, ім'я та по батькові того, хто дає розписку; кому дається розписка; у чому конкретно дано розписку (обов'язково слід вказати точне найменування матеріальних цінностей, предметів, інструментів); на підставі якого розпорядження чи документа одержано цінності; дата й підпис одержувача цінностей.

Текст розписки розпочинається словами: Видана мною, інженером... Ця розписка видана... Я, учитель середньої школи № 2... 

Дата пишеться за таким зразком: 11 березня 1996 року.

Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках - словами: в сумі 500 (шістсот) грн.

Зразки утворення і оформлення управлінських документів подані у книзі А.С. Головача "Зразки оформлення документів" (Головач А.С. "Зразки оформлення документів". - Донецьк: Сталкер, 1997) і у довіднику-практикуму з ділових паперів ("Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - К.: Довіра, 1997).

 9.5. Запитання і завдання для самоперевірки 

1.     На які групи поділяються управлінські документи? 

2.     Дайте характеристику організаційно-розпорядчим документам. Наведіть приклади.

3.     Дайте характеристику довідково-інформаційним документам. Наведіть приклади.

4.     Дайте характеристику документам з кадрових питань. Наведіть приклади. 

5.     Дайте характеристику особистим офіційним документам. Наведіть приклади.  


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

8508. Господарський розвиток та економічна думка на етапі становлення Східної та Західної цивілізацій ( УІІІст до н.е.-У ст н.е.) 171 KB
  Господарський розвиток та економічна думка на етапі становлення Східної та Західної цивілізацій (УІІІст до н.е.-У ст н.е.) Осьовий час формування світових цивілізацій. Східна цивілізація та її характеристика в осьовий ...
8509. История философии. Особенности становления философии в Китае, Индии, Греции 84.5 KB
  История философии Раздел история философии в значительной степени перекликается с философией истории. История философии - это попытка осмысления объективного процесса развития философии от ее рождения до наших дней. Философия - важная составная част...
8510. Роль Семьи в Древнем Китае 336 KB
  Роль Семьи в Древнем Китае Введение Цель данной работы - всесторонне изучить семью Древнего Китая (12 - 6 вв. до н.э.) по данным источников. Для выполнения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи: 1) Охарактеризовать ...
8511. Китайский язык. Начальный уровень 1.11 MB
  Китайский язык. Начальный уровень. Учебно-методический комплекс Часть 1 Новосибирск 2010 Фонетика. Структура слога в китайском языке, как видно из схемы, представляет собой сочетание трех компонентов: финали, инициали и тона...
8512. Культура Китая и Японии 29.5 KB
  Культура Китая Древнекитайская культура создана китайским народом в условиях относительной изоляции. Формирование своеобразия китайской культуры в значительной степени определялось иероглифической письменностью. Ее основной принцип - связ...
8513. Особенности и современное состояние мировой политики как науки и учебной дисциплины в Китае 64 KB
  Особенности и современное состояние мировой политики как науки и учебной дисциплины в Китае Политологические исследования в Китае стали развиваться сравнительно недавно, но, несмотря на это, обладают рядом специфических, свойственных только Китаю, ч...
8514. особенности китайского менеджмента 34 KB
  особенности китайского менеджмента В 11-й пятилетке (с 2006 по 2010 годы) Китай вышел на первое место в мире по темпам экономического роста Как пишет журнал Биржевой Лидер: КНР пугает успехами своего стратегического курса, причинами которых стал р...
8515. Китайский и японский стиль деловых переговоров 25.5 KB
  Китайский и японский стиль деловых переговоров Китайский стиль ведения переговоров четко разграничивает отдельные этапы, первоначальное уточнение позиций, их обсуждение и заключительный этап. На начальном этапе переговоров большое внимание уделяется...
8516. Китайский этикет 29 KB
  Китайский этикет История китайского этикета В Китае этикет имеет долгую историю, ведущую свое начало от священных ритуалов глубокой древности. Повседневная жизнь древних народов определялась сложной системой запретов, табу и необходимых действий, им...