18585

Автоматизированные системы делопроизводства

Доклад

Информатика, кибернетика и программирование

Автоматизированные системы делопроизводства Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффекти...

Русский

2013-07-08

37 KB

37 чел.

Автоматизированные системы делопроизводства

Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля, поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффективность производственных и бизнес-процессов. Такие системы не только имеют самостоятельное значение, но и играют важную роль в интегрированных АС управления и проектирования.

Автоматизированные системы делопроизводства (АСД) по своему назначению подразделяют на системы управления документами (СУД), управления документооборотом (СДО), управления знаниями (в сфере делопроизводства) и инструментальные среды делопроизводства. В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на специализированные и комплексные, локальные и распределенные, фактографические и документографические (полнотекстовые), заказные и тиражируемые.

Системы управления техническими документами и документооборотом, относящиеся к сфере проектирования и производства в промышленности, называют системами управления техническими данными или системами TDM (Technical Data Management). Специфические отличия систем TDM от офисных АСД заключаются в большом числе чертежной документации и в тесной взаимосвязи с САПР.

Системы управления документами предназначены для обеспечения санкционированного доступа к документам. Характерные функции СУД:

ввод документов, в частности, с помощью средств их автоматического распознавания;

индексирование документов, например, оформление регистрационных карточек с полями для атрибутов; возможно атрибутивное индексирование (к атрибутам относятся автор документа, дата создания и ключевые слова) или полнотекстовое индексирование (в индекс заносят весь текст, но без предлогов и окончаний некоторых слов);

хранение документов;

поиск нужных данных, который может быть атрибутивным в фактографических базах данных или полнотекстовым в случае слабоструктурированных документов;

поддержка групповой работы над документами;

разграничение прав доступа к документам;

контроль и управление версиями документов, регламентирующие внесение в них изменений;

сбор и анализ статистических данных по параметрам документов и функционированию системы;

• подготовка отчетов.

Системы управления документооборотом служат для управления деловыми процессами прохождения и обработки документов в соответствующих подразделениях и службах организации. Характерные функции СДО:

регистрация документов при их вхождении в систему;

маршрутизация документов, учет их движения (маршрутизация может быть жесткой при фиксированных маршрутах или свободной); управление потоками документов обеспечивает прохождение документов по заданному маршруту с контролем внесения в них резолюций, управление внесением изменений включает систему приоритетов, средства протоколирования изменений;

контроль исполнения предписываемых документами действий;

защита информации при ее передаче между пунктами распределенной системы;

автоматическое уведомление соответствующих лиц о состоянии документов и содержащихся в них директив и рекомендаций;

планирование работ, связанных с прохождением документов.

К системам управления знаниями в области делопроизводства относят системы, выполняющие функции, характерные для интеллектуальных систем. Примеры таких функций:

классификация документов по тем или иным признакам;

взаимное связывание документов, например, с помощью гипертекста;

тематический отбор документов;

интеграция данных, поступающих из различных источников;

аналитическая обработка данных;

моделирование деловых процессов.

Инструментальные среды в системах делопроизводства служат для формирования АСД, адаптированных к условиям конкретных предприятий и фирм. Часто такое формирование проводится путем дополнения некоторого базового компонента, в состав системы входит соответствующий язык расширения.

Кроме перечня решаемых задач выделяют следующие свойства и характеристики АСД:

открытость, программные интерфейсы и форматы данных для обмена с другими информационными системами;

мобильность для инсталляции на ведущих платформах;

модульное построение, что обеспечивает масштабируемость — возможность эволюционного развития, адаптируемость, возможность внедрения на предприятиях по частям;

пользовательский интерфейс;

быстродействие, временные затраты на выполнение задач;

уровень защиты информации;

соответствие стандартам информационных технологий;

операционные среды и используемые СУБД, требования к аппаратным ресурсам.

перенос документов по мере их устаревания на более дешевые носители.

Основными компонентами систем управления документами и документооборотом являются электронный архив, система маршрутизации документов и контроля исполнения, модули сопряжения с прикладными программами, средства ввода информации с бумажных носителей.

В крупных АСД предусматривается распределенное хранение с доступом к документам в режимах как off-line, так и on-line. В первом случае пользователь формирует запрос в виде совокупности ключевых слов и направляет его средствами электронной почты (E-mail), СДО выдает список релевантных документов, пользователь выбирает из списка нужные документы и посылает вторичный более конкретный запрос, получая по E-mail запрошенные документы. Во втором случае используется связь в реальном времени: документ вызывается на экран дисплея и пользователь может непосредственно его просматривать и редактировать.

Современные корпоративные системы делопроизводства являются распределенными, имеющими архитектуру клиент — сервер. На серверной стороне находят применение серверы баз данных, полнотекстовых документов, электронной почты, приложений, SQL- и Web-серверы. На клиентской стороне могут выделяться рабочие места пользователей, администратора и разработчиков баз данных, информационно-поисковых систем, форм документов и т. п. В частности, применяются трехзвенные распределенные системы.

К широко известным СДО и АСД относятся Lotus Notes, Docs Open, ДЕЛО-96 и др. Примерами систем TDM на 20-30 одновременно работающих пользователей могут служить Search или T-Flex DOCs и на большее число пользователей - системы документооборота, используемые в PDM Optegra или iMAN.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

41184. ПОЛУЧЕНИЕ ВЫГОДЫ В СИСТЕМЕ МАРКЕТИНГА 486.5 KB
  Исключение этих расходов из расчета прибыли позволяет получить более полное представление о работе компании в данном году; 2 полная валовая общая балансовая прибыль это разница между выручкой от продажи и затратами на производство проданных товаров услуг. их права на активы компании4. Это обусловлено тем что обычно основатели создают компании с целью личного обогащения6 которая не всегда особенно в краткосрочной перспективе совпадает с целью создания потребительской ценности которая лучше чем предложения конкурентов...
41185. Комплексный (символический) метод расчета электрических цепей при периодическом синусоидальном воздействии 267.5 KB
  Из курса Математики известно что комплексное число можно представить в виде вектора на комплексной плоскости а действительная и мнимая части комплексного числа есть проекции вектора на вещественную и мнимую оси. Если допустить что вектор А на комплексной плоскости вращается против часовой стрелки с угловой скоростью  то это комплексное число запишется: Величину назвали оператор вращения. Комплексное число назвали комплексной амплитудой тока а комплексном действующего значения тока. Комплексное число назвали комплексной...
41186. Расчет теплообмена при пузырьковом кипении жидкости в большом объеме 514.5 KB
  Это приводит к тому что практические расчеты теплоотдачи при пузырьковом кипении основываются на использовании эмпирических соотношений большинство из которых получено с применением аппарата теории подобия. В подтверждение сказанного рассмотрим ряд уравнений подобия для расчета теплоотдачи при пузырьковом кипении жидкости. В результате такого подхода было получено для средней теплоотдачи при пузырьковом кипении жидкости такое эмпирическое уравнение уравнение В. Результатом такого подхода явилось уравнение подобия для теплоотдачи при...
41187. Тонкие пленки наносимые в вакууме 222 KB
  Таким образом при нанесении тонких пленок одновременно протекают три основных процесса: генерация направленного потока частиц осаждаемого вещества пролет частиц в вакуумном пространстве от их источника к обрабатываемой поверхности осаждение конденсация частиц на поверхности с образованием тонкопленочных слоев. Метод термического испарения основан на нагреве веществ в специальных испарителях до температуры при которой начинается заметный процесс испарения и последующей конденсации паров вещества в виде тонких пленок на обрабатываемых...
41189. Разработка и принятие управленческих решений 86 KB
  Принятие решений это организационный связующий процесс. Если коммуникации своего рода стержень пронизывающий любую деятельность в организации то принятие решений это центр вокруг которого вращается жизнь организации.1 По поводу разработки и принятия решений в менеджменте ведутся продолжительные споры между специалистами.
41190. Учет обязательств МСФО 114 KB
  Определение обязательства Обязательства настоящая задолженность предприятия которая возникает вследствие прошедших событий и погашение которой как ожидается приведет к убытию ресурсов с предприятия которые воплощают в себе будущие экономические выгоды. Обязательства это обязанность или ответственность действовать или поступать определенным образом. Обязательства могут иметь юридическую силу вследствие контрактных обязательств или законодательных требований. Но обязательства также возникают в результате ежедневной деловой практики...
41191. Теплообмен излучением 390 KB
  Природа теплового излучения Излучение это перенос энергии при помощи электромагнитных волн испускаемых излучаемым телом. Последние проявляются в том что испускание и поглощение энергии излучения осуществляется отдельными порциями фотонами света или квантами. Каждое конкретное тело обладает своим спектром излучения с соответствующим распределением электромагнитного излучения по длинам волн. Твердые тела и жидкости как правило имеют непрерывный спектр излучения
41192. Нанесение пленок методом ионного распыления 105 KB
  Принцип действия устройств ионного распыления основан на таких физических явлениях как ионизация частиц газа тлеющий разряд в вакууме и распыление веществ бомбардировкой ускоренными ионами. Таким образом плазма тлеющего разряда является генератором ионов необходимых для эффективной бомбардировки катода и его распыления. Схема ионного распыления Показателем эффективности процесса ионного распыления является коэффициент распыления который выражается числом удаленных частиц распыляемого вещества приходящихся на один бомбардирующий ион и...