18585

Автоматизированные системы делопроизводства

Доклад

Информатика, кибернетика и программирование

Автоматизированные системы делопроизводства Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффекти...

Русский

2013-07-08

37 KB

24 чел.

Автоматизированные системы делопроизводства

Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля, поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффективность производственных и бизнес-процессов. Такие системы не только имеют самостоятельное значение, но и играют важную роль в интегрированных АС управления и проектирования.

Автоматизированные системы делопроизводства (АСД) по своему назначению подразделяют на системы управления документами (СУД), управления документооборотом (СДО), управления знаниями (в сфере делопроизводства) и инструментальные среды делопроизводства. В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на специализированные и комплексные, локальные и распределенные, фактографические и документографические (полнотекстовые), заказные и тиражируемые.

Системы управления техническими документами и документооборотом, относящиеся к сфере проектирования и производства в промышленности, называют системами управления техническими данными или системами TDM (Technical Data Management). Специфические отличия систем TDM от офисных АСД заключаются в большом числе чертежной документации и в тесной взаимосвязи с САПР.

Системы управления документами предназначены для обеспечения санкционированного доступа к документам. Характерные функции СУД:

ввод документов, в частности, с помощью средств их автоматического распознавания;

индексирование документов, например, оформление регистрационных карточек с полями для атрибутов; возможно атрибутивное индексирование (к атрибутам относятся автор документа, дата создания и ключевые слова) или полнотекстовое индексирование (в индекс заносят весь текст, но без предлогов и окончаний некоторых слов);

хранение документов;

поиск нужных данных, который может быть атрибутивным в фактографических базах данных или полнотекстовым в случае слабоструктурированных документов;

поддержка групповой работы над документами;

разграничение прав доступа к документам;

контроль и управление версиями документов, регламентирующие внесение в них изменений;

сбор и анализ статистических данных по параметрам документов и функционированию системы;

• подготовка отчетов.

Системы управления документооборотом служат для управления деловыми процессами прохождения и обработки документов в соответствующих подразделениях и службах организации. Характерные функции СДО:

регистрация документов при их вхождении в систему;

маршрутизация документов, учет их движения (маршрутизация может быть жесткой при фиксированных маршрутах или свободной); управление потоками документов обеспечивает прохождение документов по заданному маршруту с контролем внесения в них резолюций, управление внесением изменений включает систему приоритетов, средства протоколирования изменений;

контроль исполнения предписываемых документами действий;

защита информации при ее передаче между пунктами распределенной системы;

автоматическое уведомление соответствующих лиц о состоянии документов и содержащихся в них директив и рекомендаций;

планирование работ, связанных с прохождением документов.

К системам управления знаниями в области делопроизводства относят системы, выполняющие функции, характерные для интеллектуальных систем. Примеры таких функций:

классификация документов по тем или иным признакам;

взаимное связывание документов, например, с помощью гипертекста;

тематический отбор документов;

интеграция данных, поступающих из различных источников;

аналитическая обработка данных;

моделирование деловых процессов.

Инструментальные среды в системах делопроизводства служат для формирования АСД, адаптированных к условиям конкретных предприятий и фирм. Часто такое формирование проводится путем дополнения некоторого базового компонента, в состав системы входит соответствующий язык расширения.

Кроме перечня решаемых задач выделяют следующие свойства и характеристики АСД:

открытость, программные интерфейсы и форматы данных для обмена с другими информационными системами;

мобильность для инсталляции на ведущих платформах;

модульное построение, что обеспечивает масштабируемость — возможность эволюционного развития, адаптируемость, возможность внедрения на предприятиях по частям;

пользовательский интерфейс;

быстродействие, временные затраты на выполнение задач;

уровень защиты информации;

соответствие стандартам информационных технологий;

операционные среды и используемые СУБД, требования к аппаратным ресурсам.

перенос документов по мере их устаревания на более дешевые носители.

Основными компонентами систем управления документами и документооборотом являются электронный архив, система маршрутизации документов и контроля исполнения, модули сопряжения с прикладными программами, средства ввода информации с бумажных носителей.

В крупных АСД предусматривается распределенное хранение с доступом к документам в режимах как off-line, так и on-line. В первом случае пользователь формирует запрос в виде совокупности ключевых слов и направляет его средствами электронной почты (E-mail), СДО выдает список релевантных документов, пользователь выбирает из списка нужные документы и посылает вторичный более конкретный запрос, получая по E-mail запрошенные документы. Во втором случае используется связь в реальном времени: документ вызывается на экран дисплея и пользователь может непосредственно его просматривать и редактировать.

Современные корпоративные системы делопроизводства являются распределенными, имеющими архитектуру клиент — сервер. На серверной стороне находят применение серверы баз данных, полнотекстовых документов, электронной почты, приложений, SQL- и Web-серверы. На клиентской стороне могут выделяться рабочие места пользователей, администратора и разработчиков баз данных, информационно-поисковых систем, форм документов и т. п. В частности, применяются трехзвенные распределенные системы.

К широко известным СДО и АСД относятся Lotus Notes, Docs Open, ДЕЛО-96 и др. Примерами систем TDM на 20-30 одновременно работающих пользователей могут служить Search или T-Flex DOCs и на большее число пользователей - системы документооборота, используемые в PDM Optegra или iMAN.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

77988. Оператор выбора CASE 26 KB
  Здесь выражение - это выражение проядкого типа. Вначале вычисляется значение этого выражения. Затем полученное значение последовательного сравнивается с константами из списков меток. Если значение выражения совпадает с какой-нибудь константой, то выполняется соответствующий оператор. Если значение выражения не совпадает ни с одной костантой, то выполняется оператор, стоящий за словом end.
77989. Оператор цикла с параметром 30 KB
  Оператор for действует следующим образом. Вначале вычисляются начальное и конечное значение счетчика. Далее счетчику присваивается начальное значение. Затем значение счетчика сравнивается с конечным значением. Далее, пока счетчик меньше или равен конечному значению (в первым варианте) или больше или равен (во втором варианте), выполняется очередная итерация цикла. В противном случае происходит выход из цикла
77991. Основные принципы ООП. Инкапсуляция. Понятие класса, объекта. Поля, методы, свойство объектов 48 KB
  Понятие класса объекта. Объект – это экземпляр какого-либо класса. Вы объявляете что новый класс TNewObject TNewObject clssTOldObject; является потомком или дочерним классом старого класса TOldObject называемого предком или родительским классом и добавляете к нему новые поля методы и свойства иными словами то что нужно при переходе от общего к частному. Унаследованные от класса-предка поля и методы доступны в дочернем классе; если имеет место совпадение имен методов то говорят что они перекрываются.
77993. Принципы построения БД. Создание таблиц БД 121.5 KB
  Без баз данных сегодня невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организации. Базы данных позволяют информацию структурировать, хранить и извлекать оптимальным для пользователя образом, под базой данных (БД) понимают хранилище структурированных данных.
77994. Процедуры. Формальные и фактические параметры 35.5 KB
  Задачу вызова процедуры обработки при возникновении соответствующего событие берет на себя Delphi. Различают два вида подпрограмм: процедуры и функции. Отличие функции от процедуры заключается в том что с именем функции связано значение поэтому имя Функции можно использовать выражениях. Структура процедуры Процедура начинается заголовком за которыми следуют: раздел объявления констант; раздел объявления типов; раздел объявления переменных; раздел инструкций.
77995. Создание вычисляемых полей и полей выбора 52.5 KB
  Сделать двойной щелчок на компоненте Tble1 вызвать редактор полей; В редакторе полей правой кнопкой мыши в всплывающем меню выбрать раздел dd ll fields CtrlF добавление всех полей базы данных или dd Field Ctrl добавление определенных полей базы данных; В редакторе полей правой кнопкой мыши в всплывающем меню выбрать раздел New добавление нового поля; В разделе Fields Properties свойство поля указать имя поля тип данных компоненту и размер...
77996. Функционально-речевой аспект антропонимов в немецком языке 170.08 KB
  Цель настоящей работы состоит в рассмотрении лингвистических особенностей антропонимов, встречающихся в немецком тексте, и выявлении их функциональной значимости. Поставленная цель предполагает решение следующих задач: определить состав ономастического пространства немецкого газетного дискурса и художественного текста...