18585

Автоматизированные системы делопроизводства

Доклад

Информатика, кибернетика и программирование

Автоматизированные системы делопроизводства Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффекти...

Русский

2013-07-08

37 KB

36 чел.

Автоматизированные системы делопроизводства

Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля, поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффективность производственных и бизнес-процессов. Такие системы не только имеют самостоятельное значение, но и играют важную роль в интегрированных АС управления и проектирования.

Автоматизированные системы делопроизводства (АСД) по своему назначению подразделяют на системы управления документами (СУД), управления документооборотом (СДО), управления знаниями (в сфере делопроизводства) и инструментальные среды делопроизводства. В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на специализированные и комплексные, локальные и распределенные, фактографические и документографические (полнотекстовые), заказные и тиражируемые.

Системы управления техническими документами и документооборотом, относящиеся к сфере проектирования и производства в промышленности, называют системами управления техническими данными или системами TDM (Technical Data Management). Специфические отличия систем TDM от офисных АСД заключаются в большом числе чертежной документации и в тесной взаимосвязи с САПР.

Системы управления документами предназначены для обеспечения санкционированного доступа к документам. Характерные функции СУД:

ввод документов, в частности, с помощью средств их автоматического распознавания;

индексирование документов, например, оформление регистрационных карточек с полями для атрибутов; возможно атрибутивное индексирование (к атрибутам относятся автор документа, дата создания и ключевые слова) или полнотекстовое индексирование (в индекс заносят весь текст, но без предлогов и окончаний некоторых слов);

хранение документов;

поиск нужных данных, который может быть атрибутивным в фактографических базах данных или полнотекстовым в случае слабоструктурированных документов;

поддержка групповой работы над документами;

разграничение прав доступа к документам;

контроль и управление версиями документов, регламентирующие внесение в них изменений;

сбор и анализ статистических данных по параметрам документов и функционированию системы;

• подготовка отчетов.

Системы управления документооборотом служат для управления деловыми процессами прохождения и обработки документов в соответствующих подразделениях и службах организации. Характерные функции СДО:

регистрация документов при их вхождении в систему;

маршрутизация документов, учет их движения (маршрутизация может быть жесткой при фиксированных маршрутах или свободной); управление потоками документов обеспечивает прохождение документов по заданному маршруту с контролем внесения в них резолюций, управление внесением изменений включает систему приоритетов, средства протоколирования изменений;

контроль исполнения предписываемых документами действий;

защита информации при ее передаче между пунктами распределенной системы;

автоматическое уведомление соответствующих лиц о состоянии документов и содержащихся в них директив и рекомендаций;

планирование работ, связанных с прохождением документов.

К системам управления знаниями в области делопроизводства относят системы, выполняющие функции, характерные для интеллектуальных систем. Примеры таких функций:

классификация документов по тем или иным признакам;

взаимное связывание документов, например, с помощью гипертекста;

тематический отбор документов;

интеграция данных, поступающих из различных источников;

аналитическая обработка данных;

моделирование деловых процессов.

Инструментальные среды в системах делопроизводства служат для формирования АСД, адаптированных к условиям конкретных предприятий и фирм. Часто такое формирование проводится путем дополнения некоторого базового компонента, в состав системы входит соответствующий язык расширения.

Кроме перечня решаемых задач выделяют следующие свойства и характеристики АСД:

открытость, программные интерфейсы и форматы данных для обмена с другими информационными системами;

мобильность для инсталляции на ведущих платформах;

модульное построение, что обеспечивает масштабируемость — возможность эволюционного развития, адаптируемость, возможность внедрения на предприятиях по частям;

пользовательский интерфейс;

быстродействие, временные затраты на выполнение задач;

уровень защиты информации;

соответствие стандартам информационных технологий;

операционные среды и используемые СУБД, требования к аппаратным ресурсам.

перенос документов по мере их устаревания на более дешевые носители.

Основными компонентами систем управления документами и документооборотом являются электронный архив, система маршрутизации документов и контроля исполнения, модули сопряжения с прикладными программами, средства ввода информации с бумажных носителей.

В крупных АСД предусматривается распределенное хранение с доступом к документам в режимах как off-line, так и on-line. В первом случае пользователь формирует запрос в виде совокупности ключевых слов и направляет его средствами электронной почты (E-mail), СДО выдает список релевантных документов, пользователь выбирает из списка нужные документы и посылает вторичный более конкретный запрос, получая по E-mail запрошенные документы. Во втором случае используется связь в реальном времени: документ вызывается на экран дисплея и пользователь может непосредственно его просматривать и редактировать.

Современные корпоративные системы делопроизводства являются распределенными, имеющими архитектуру клиент — сервер. На серверной стороне находят применение серверы баз данных, полнотекстовых документов, электронной почты, приложений, SQL- и Web-серверы. На клиентской стороне могут выделяться рабочие места пользователей, администратора и разработчиков баз данных, информационно-поисковых систем, форм документов и т. п. В частности, применяются трехзвенные распределенные системы.

К широко известным СДО и АСД относятся Lotus Notes, Docs Open, ДЕЛО-96 и др. Примерами систем TDM на 20-30 одновременно работающих пользователей могут служить Search или T-Flex DOCs и на большее число пользователей - системы документооборота, используемые в PDM Optegra или iMAN.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

1216. Железнодорожный транспорт и работа в его сфере 2.37 MB
  Общий курс железных дорог. Сооружения и устройства путевого хозяйства. Движение поездов. Подвижной состав и его содержание. Устройство и эксплуатация механического оборудования пассажирских вагонов. Меры для предотвращения заклинивания колесных пар. Санитарно - техническое оборудование. Комбинированный кипятильник непрерывного действия. ПТЭ, инструкции и безопасность движения.
1217. Внутренние трубопроводы и канализация 191.5 KB
  Производство, передача и распределение электроэнергии. Деятельность по обеспечению работоспособности котельных. Внутренний водопровод здания. Система канализации здания. Дневник прохождения практики. Временное устранение канализационной течи или течи из под резьбы. Замена сифона под умывальником в детском саду.
1218. Базы данных 1.62 MB
  Проектирование однотабличной базы данных. Создание и использование фильтров. Создание многотабличной базы данных. Установление взаимосвязей между таблицами. Создание экранной формы. Создание элементов управления на форме. Создание главной кнопочной формы. Создание отчета. Создание подчиненного отчета. Вычисления в отчетах. Создание и управление базой данных с помощью SQL – операторов.
1219. Основы работы с СУБД MS Access 1.51 MB
  Редактирование таблиц, создание форм и запросов в СУБД MS Access. Изменение структуры таблиц. Редактирование таблиц, сортировка и фильтрация записей. Создание в Конструкторе (самый сложный). Использование макросов, обмен данными между СУБД MS Access и MS Excel, создание сетевых приложений.
1220. Технологический процесс термической обработки деталей машин 1.5 MB
  Основные задачи и исходные данные для курсового проектирования. Общие методические указания к выполнению курсовой работы. Разработка технологического маршрута изготовления детали. Разработка технологического процесса термической обработки. Основные требования к оформлению расчетно-пояснительной записки и чертежей.
1221. Экономика и организация производства 1.01 MB
  Бизнес-план - основной документ для оценки и обоснования реализации проекта в условиях конкуренции. Требования к оформлению и защите курсовой работы. Цели и задачи курсовой работы.
1222. Бухгалтерский финансовый учет 476 KB
  Учет кассовых операций. Учет операций на счетах в банках. Учет материально - производственных запасов. Учет внеоборотных активов. Учет финансовых вложений. Учет кредитов и займов. Ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России.
1223. Технологический процесс подготовки и производства издания художественной литературы 710.5 KB
  История офсетной печати. Роль офсетной печати в полиграфическом производстве. Тенденции развития современных полиграфических технологий. Анализ действующего предприятия по выпуску аналогичной продукции. Выбор и обоснование выбора способа печати.
1224. Економіка та економічні системи України 901.5 KB
  Агропромисловий комплекс України і його адаптація до ринкових умов. Особливості банківської системи її Україні. Валовий внутрішній продукт та його структура. Валютні операції та їх види. Досконала і недосконала конкуренція. Економічна конкуренція, її форми та методи.