18585

Автоматизированные системы делопроизводства

Доклад

Информатика, кибернетика и программирование

Автоматизированные системы делопроизводства Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффекти...

Русский

2013-07-08

37 KB

37 чел.

Автоматизированные системы делопроизводства

Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля, поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффективность производственных и бизнес-процессов. Такие системы не только имеют самостоятельное значение, но и играют важную роль в интегрированных АС управления и проектирования.

Автоматизированные системы делопроизводства (АСД) по своему назначению подразделяют на системы управления документами (СУД), управления документооборотом (СДО), управления знаниями (в сфере делопроизводства) и инструментальные среды делопроизводства. В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на специализированные и комплексные, локальные и распределенные, фактографические и документографические (полнотекстовые), заказные и тиражируемые.

Системы управления техническими документами и документооборотом, относящиеся к сфере проектирования и производства в промышленности, называют системами управления техническими данными или системами TDM (Technical Data Management). Специфические отличия систем TDM от офисных АСД заключаются в большом числе чертежной документации и в тесной взаимосвязи с САПР.

Системы управления документами предназначены для обеспечения санкционированного доступа к документам. Характерные функции СУД:

ввод документов, в частности, с помощью средств их автоматического распознавания;

индексирование документов, например, оформление регистрационных карточек с полями для атрибутов; возможно атрибутивное индексирование (к атрибутам относятся автор документа, дата создания и ключевые слова) или полнотекстовое индексирование (в индекс заносят весь текст, но без предлогов и окончаний некоторых слов);

хранение документов;

поиск нужных данных, который может быть атрибутивным в фактографических базах данных или полнотекстовым в случае слабоструктурированных документов;

поддержка групповой работы над документами;

разграничение прав доступа к документам;

контроль и управление версиями документов, регламентирующие внесение в них изменений;

сбор и анализ статистических данных по параметрам документов и функционированию системы;

• подготовка отчетов.

Системы управления документооборотом служат для управления деловыми процессами прохождения и обработки документов в соответствующих подразделениях и службах организации. Характерные функции СДО:

регистрация документов при их вхождении в систему;

маршрутизация документов, учет их движения (маршрутизация может быть жесткой при фиксированных маршрутах или свободной); управление потоками документов обеспечивает прохождение документов по заданному маршруту с контролем внесения в них резолюций, управление внесением изменений включает систему приоритетов, средства протоколирования изменений;

контроль исполнения предписываемых документами действий;

защита информации при ее передаче между пунктами распределенной системы;

автоматическое уведомление соответствующих лиц о состоянии документов и содержащихся в них директив и рекомендаций;

планирование работ, связанных с прохождением документов.

К системам управления знаниями в области делопроизводства относят системы, выполняющие функции, характерные для интеллектуальных систем. Примеры таких функций:

классификация документов по тем или иным признакам;

взаимное связывание документов, например, с помощью гипертекста;

тематический отбор документов;

интеграция данных, поступающих из различных источников;

аналитическая обработка данных;

моделирование деловых процессов.

Инструментальные среды в системах делопроизводства служат для формирования АСД, адаптированных к условиям конкретных предприятий и фирм. Часто такое формирование проводится путем дополнения некоторого базового компонента, в состав системы входит соответствующий язык расширения.

Кроме перечня решаемых задач выделяют следующие свойства и характеристики АСД:

открытость, программные интерфейсы и форматы данных для обмена с другими информационными системами;

мобильность для инсталляции на ведущих платформах;

модульное построение, что обеспечивает масштабируемость — возможность эволюционного развития, адаптируемость, возможность внедрения на предприятиях по частям;

пользовательский интерфейс;

быстродействие, временные затраты на выполнение задач;

уровень защиты информации;

соответствие стандартам информационных технологий;

операционные среды и используемые СУБД, требования к аппаратным ресурсам.

перенос документов по мере их устаревания на более дешевые носители.

Основными компонентами систем управления документами и документооборотом являются электронный архив, система маршрутизации документов и контроля исполнения, модули сопряжения с прикладными программами, средства ввода информации с бумажных носителей.

В крупных АСД предусматривается распределенное хранение с доступом к документам в режимах как off-line, так и on-line. В первом случае пользователь формирует запрос в виде совокупности ключевых слов и направляет его средствами электронной почты (E-mail), СДО выдает список релевантных документов, пользователь выбирает из списка нужные документы и посылает вторичный более конкретный запрос, получая по E-mail запрошенные документы. Во втором случае используется связь в реальном времени: документ вызывается на экран дисплея и пользователь может непосредственно его просматривать и редактировать.

Современные корпоративные системы делопроизводства являются распределенными, имеющими архитектуру клиент — сервер. На серверной стороне находят применение серверы баз данных, полнотекстовых документов, электронной почты, приложений, SQL- и Web-серверы. На клиентской стороне могут выделяться рабочие места пользователей, администратора и разработчиков баз данных, информационно-поисковых систем, форм документов и т. п. В частности, применяются трехзвенные распределенные системы.

К широко известным СДО и АСД относятся Lotus Notes, Docs Open, ДЕЛО-96 и др. Примерами систем TDM на 20-30 одновременно работающих пользователей могут служить Search или T-Flex DOCs и на большее число пользователей - системы документооборота, используемые в PDM Optegra или iMAN.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

83019. Дослідження поняття та видів джерел Фінансового права України 117 KB
  Таким чином під джерелами фінансового права України розуміється зовнішня форма виразу фінансовоправових норм які видає держава її органи та органи місцевого самоврядування або органи що визнані державою і представляють фінансові інтереси суспільства чи окремих категорій громадян.
83020. Аналіз «Кримських сонетів» у творчості А.Міцкевича 77.76 KB
  Хто хоч один раз побував у Криму той уже ніколи не забуде казкової принадності його узбережжя оповитого духмяністю темнозелених кипарисів залитого сонячним сміхом. У Криму оформилася так звана кіммерійська школа живопису представники якого створювали романтичні причорноморські пейзажі Киммерия ...
83021. Господарсько-правовий статус інвестиційних фондів в Україні 74.88 KB
  Метою роботи є визначення поняття та видів інститутів спільного інвестування аналіз правового режиму та особливостей їх господарської діяльності а також виявлення недоліків та розробка основних напрямків вдосконалення діяльності інвестиційних фондів та інвестиційних компаній на ринку цінних паперів.
83022. Кадастрове забезпечення формування об’єктів земельної власності 260.5 KB
  Земельний кадастр це методологічно облаштований реєстр даних по земельні ділянки в межах окремої території або країни в цілому який базується на зйомках меж. Згідно із Законом України Про Державний земельний кадастр державний земельний кадастр - це єдина державна геоінформаційна система...
83023. Розробка системи автоматизованого керування процесу прання пральної машини-автомат 812 KB
  Пройшло багато часу і сучасні пральні машини зовсім не схожі на ті, які були сто років тому. У автоматичних пральних машинах, що представляють сьогодні майже весь асортимент машин, наявний на ринку, усі операції з прання виконуються автоматично відповідно з численними циклами.
83024. Бухгалтерський баланс 81.77 KB
  Метою практичної частина курсової роботи є закріплення теоретичних знань при заповненні вступного балансу, складанні бухгалтерських проводок, відкриття рахунків синтетичного і аналітичного обліку, складанні оборотної відомості, а також складанні заключного балансу з використання типової форми бухгалтерської звітності.
83025. Розробка конструкції моделі жіночого демісезонного пальто та її модифікай 459 KB
  Визначення вихідних для проектування нової моделі одягу. Огляд тенденцій моди по заданому асортименту одягу. Найбільшої сили естетичне виховання досягає лише тоді коли увесь предметний світ оточуючий людину буде пронизаний красою гармонією коли культура в поведінці і одягу стане нормою.
83026. РОЗРОБКА ОПТИМАЛЬНОГО СТРАТЕГІЧНОГО ВИКОРИСТАННЯ ЛЮДСЬКОГО ПЕРСОНАЛУ 458 KB
  Провідна роль високоякісної робочої сили у забезпеченні перспектив розвитку вітчизняних підприємств обумовлює обєктивну необхідність постійного зростання кваліфікаційного рівня персоналу що відбувається шляхом безперервного розвитку працівників.
83027. Аналізом собівартості продукції 364.5 KB
  Добре відомо що покупця в першу чергу цікавить якість продукції і її ціна. Резерви поліпшення цих показників якраз і поміщені в собівартості продукції. В узагальненому вигляді собівартість продукції відображає всі сторони господарської діяльності підприємств їх досягнення і недоліки.