18585

Автоматизированные системы делопроизводства

Доклад

Информатика, кибернетика и программирование

Автоматизированные системы делопроизводства Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффекти...

Русский

2013-07-08

37 KB

32 чел.

Автоматизированные системы делопроизводства

Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля, поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффективность производственных и бизнес-процессов. Такие системы не только имеют самостоятельное значение, но и играют важную роль в интегрированных АС управления и проектирования.

Автоматизированные системы делопроизводства (АСД) по своему назначению подразделяют на системы управления документами (СУД), управления документооборотом (СДО), управления знаниями (в сфере делопроизводства) и инструментальные среды делопроизводства. В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на специализированные и комплексные, локальные и распределенные, фактографические и документографические (полнотекстовые), заказные и тиражируемые.

Системы управления техническими документами и документооборотом, относящиеся к сфере проектирования и производства в промышленности, называют системами управления техническими данными или системами TDM (Technical Data Management). Специфические отличия систем TDM от офисных АСД заключаются в большом числе чертежной документации и в тесной взаимосвязи с САПР.

Системы управления документами предназначены для обеспечения санкционированного доступа к документам. Характерные функции СУД:

ввод документов, в частности, с помощью средств их автоматического распознавания;

индексирование документов, например, оформление регистрационных карточек с полями для атрибутов; возможно атрибутивное индексирование (к атрибутам относятся автор документа, дата создания и ключевые слова) или полнотекстовое индексирование (в индекс заносят весь текст, но без предлогов и окончаний некоторых слов);

хранение документов;

поиск нужных данных, который может быть атрибутивным в фактографических базах данных или полнотекстовым в случае слабоструктурированных документов;

поддержка групповой работы над документами;

разграничение прав доступа к документам;

контроль и управление версиями документов, регламентирующие внесение в них изменений;

сбор и анализ статистических данных по параметрам документов и функционированию системы;

• подготовка отчетов.

Системы управления документооборотом служат для управления деловыми процессами прохождения и обработки документов в соответствующих подразделениях и службах организации. Характерные функции СДО:

регистрация документов при их вхождении в систему;

маршрутизация документов, учет их движения (маршрутизация может быть жесткой при фиксированных маршрутах или свободной); управление потоками документов обеспечивает прохождение документов по заданному маршруту с контролем внесения в них резолюций, управление внесением изменений включает систему приоритетов, средства протоколирования изменений;

контроль исполнения предписываемых документами действий;

защита информации при ее передаче между пунктами распределенной системы;

автоматическое уведомление соответствующих лиц о состоянии документов и содержащихся в них директив и рекомендаций;

планирование работ, связанных с прохождением документов.

К системам управления знаниями в области делопроизводства относят системы, выполняющие функции, характерные для интеллектуальных систем. Примеры таких функций:

классификация документов по тем или иным признакам;

взаимное связывание документов, например, с помощью гипертекста;

тематический отбор документов;

интеграция данных, поступающих из различных источников;

аналитическая обработка данных;

моделирование деловых процессов.

Инструментальные среды в системах делопроизводства служат для формирования АСД, адаптированных к условиям конкретных предприятий и фирм. Часто такое формирование проводится путем дополнения некоторого базового компонента, в состав системы входит соответствующий язык расширения.

Кроме перечня решаемых задач выделяют следующие свойства и характеристики АСД:

открытость, программные интерфейсы и форматы данных для обмена с другими информационными системами;

мобильность для инсталляции на ведущих платформах;

модульное построение, что обеспечивает масштабируемость — возможность эволюционного развития, адаптируемость, возможность внедрения на предприятиях по частям;

пользовательский интерфейс;

быстродействие, временные затраты на выполнение задач;

уровень защиты информации;

соответствие стандартам информационных технологий;

операционные среды и используемые СУБД, требования к аппаратным ресурсам.

перенос документов по мере их устаревания на более дешевые носители.

Основными компонентами систем управления документами и документооборотом являются электронный архив, система маршрутизации документов и контроля исполнения, модули сопряжения с прикладными программами, средства ввода информации с бумажных носителей.

В крупных АСД предусматривается распределенное хранение с доступом к документам в режимах как off-line, так и on-line. В первом случае пользователь формирует запрос в виде совокупности ключевых слов и направляет его средствами электронной почты (E-mail), СДО выдает список релевантных документов, пользователь выбирает из списка нужные документы и посылает вторичный более конкретный запрос, получая по E-mail запрошенные документы. Во втором случае используется связь в реальном времени: документ вызывается на экран дисплея и пользователь может непосредственно его просматривать и редактировать.

Современные корпоративные системы делопроизводства являются распределенными, имеющими архитектуру клиент — сервер. На серверной стороне находят применение серверы баз данных, полнотекстовых документов, электронной почты, приложений, SQL- и Web-серверы. На клиентской стороне могут выделяться рабочие места пользователей, администратора и разработчиков баз данных, информационно-поисковых систем, форм документов и т. п. В частности, применяются трехзвенные распределенные системы.

К широко известным СДО и АСД относятся Lotus Notes, Docs Open, ДЕЛО-96 и др. Примерами систем TDM на 20-30 одновременно работающих пользователей могут служить Search или T-Flex DOCs и на большее число пользователей - системы документооборота, используемые в PDM Optegra или iMAN.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

11207. Акцентная структура слова 118 KB
  ЛЕКЦИЯ 10 Акцентная структура слова. Словесное ударение. Акустикофизиологическая природа словесного ударения в английском языке в сравнении с русским. Виды словесного ударения. Функции словесного ударения. Место словесного ударения. Градация сло...
11208. ИНТОНАЦИЯ И ПРОСОДИЯ 96.5 KB
  ЛЕКЦИЯ 11. ИНТОНАЦИЯ И ПРОСОДИЯ. Понятия интонации и просодии и их соотношение как лингвистического и акустикофизиологического явления. Компоненты интонации: мелодика громкость темп качество голоса пауза. Методы записи интонации. Функции просодии. ...
11209. Региональная и социальная вариантология. Американский, австралийский и канадский варианты английского языка. 102 KB
  ЛЕКЦИЯ 13 Региональная и социальная вариантология. Американский австралийский и канадский варианты английского языка. Американский вариант английского языка. Американский вариант английского языка детально описывался многими учёными из разных стран. С точ
11210. Региональная и социальная вариантология. Британский вариант английского языка 151.5 KB
  ЛЕКЦИЯ 12 Региональная и социальная вариантология. Британский вариант английского языка. Понятие национальный язык региональный стандарт национальная модификация языка. Билингвизм и диглоссия. Современные британские произносительные нормы. Географичес
11211. Фонетика и фонология изучаемого языка. Специфика структуры английского произношения 48 KB
  ЛЕКЦИЯ 2 Фонетика и фонология изучаемого языка. Специфика структуры английского произношения Литературное произношение. Понятие орфоэпии. Языковая фонетическая интерференция. Понятие фонетической базы Артикуляционная и просодическая база. Артикуля...
11212. Стилистическое использование интонации. Информационный стиль 186.5 KB
  ЛЕКЦИЯ 15. Стилистическое использование интонации. Информационный стиль 1. Информативно описательные обучающие тексты. Письменная речь. Информативноописательный обучающий монолог. Информативноописательный обучающий монолог. Информативные диало...
11213. Стилистическое использование интонации. Академический стиль 135.5 KB
  ЛЕКЦИЯ 16. Стилистическое использование интонации. Академический стиль. Фоностилисты описывают этот стиль одновременно как информативный и волеизъявительный. Он определяется целью коммуникации поскольку в задачи говорящего входит и привлечение внимания слуша...
11214. Структура слога 95.5 KB
  ЛЕКЦИЯ 8 Структура слога. Проблема слога. Фонетические характеристики английского слога в английском языке. Слог как фонетическая и фонологическая единица. Различные трактовки слога. Теории слогообразования. Структура слога. Слогообразующие звуки в анг...
11215. Учение о фонеме. Различные трактовки понятия фонемы фонологическими школами 120.5 KB
  ЛЕКЦИЯ 5. Учение о фонеме. Различные трактовки понятия фонемы фонологическими школами. Генеративная фонология. Английская фонетическая школа. Московская фонологическая школа. Копенгагенский структурализм. Ленинградская фонетическая фонологическ