18774

Управление проектами в молодежной среде

Доклад

Социология, социальная работа и статистика

Управление проектами в молодежной среде. Общее представление об управлении проектами. Проект это уникальная деятельность имеющая начало и конец во времени направленная на достижение определенного результата/цели создание определенного уникального продукта или...

Русский

2015-01-18

55.58 KB

11 чел.

Управление проектами в молодежной среде.

Общее представление об управлении проектами.

Проект — это уникальная деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение определенного результата/цели, создание определенного, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.

Управление проектом — это применение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований к проекту.

Эффективность управления проектом связаны с наличием следующих элементов:

-управленческий способ, связанный с быстрыми реагированиями на изменяющиеся рыночные условия;

-максимализация рационализированных и созидательных возможностей организации;

-возможность выполнять большие объемы работ при меньших затратах;

-возможность более эффективно использовать экспертов;

-снижение финансовых потерь путём отсечения недостаточных инвестиций на раннем этапе проекта.

Управление проектом представляет собой процесс планирования, мониторинга и контроля всех аспектах проекта и мотивацию всех вовлеченных лиц в достижение проектных целей, в рамках указанных затрат и времени.

Руководитель проекта: функции, навыки, качества.

Важнейшим фактором успеха проекта в целом являются личность и навыки руководителя проекта. Руководитель проекта занимается планированием, контролем и мониторингом ресурсов, вовлеченных в проект, также несет ответственность за работу с заинтересованными лицами проекта для достижения целей проекта в рамках требований к содержанию, срокам, стоимости и качеству. Основными навыками руководителя при планировании проекта, является умение организовать групповую работу, проявление аналитических и организационных способностей, умение вести переговоры, а так же навыки межличностного общения.

Руководитель проекта обычно выполняет следующие функции:Формирует организационную структуру проекта и команду управления проектом; Решает вопросы привлечения ресурсов на проект; Участвует в подборе, подготовке и мотивации персонала; Определяет ответственность, содержание работ и цели для каждого участника команды; Разрабатывает и согласует план проекта, включая календарный план, бюджет, план управления рисками, план коммуникаций и, возможно, другие элементы; Обеспечивает исполнение плана проекта; Координирует и принимает участие в работах по заключению контрактов в проекте и контролирует их своевременное исполнение и закрытие; Устанавливает все необходимые коммуникационные связи; Обеспечивает формирование эффективных информационных потоков в проекте, составление и предоставление отчетности; Поддерживает постоянную связь с заказчиком, разрешает все возникающие у него вопросы и обеспечивает получение всей необходимой информации от него для качественного выполнения работ по проекту; Контролирует и анализирует текущее состояние работ по проекту, прогнозирует возможные проблемы и предпринимает корректирующие действия; Координирует деятельность всех участников и контролирует изменения; Обеспечивает полное и своевременное закрытие проекта.

SWOT-анализ в ходе реализации молодежной политики.

Любое сегментирование начинается со всестороннего изучения рыночной ситуации, в которой работает компания, и оценки типов возможностей и угроз, с которыми она может столкнуться. Отправной точкой для подобного обзора служит SWOT-анализ, один из самых распространенных видов анализа в маркетинге. Проще говоря, SWOT-анализ позволяет выявить и структурировать сильные и слабые стороны фирмы, а также потенциальные возможности и угрозы. Достигается это за счет того, что менеджеры должны сравнивать внутренние силы и слабости своей компании с возможностями, которые дает им рынок. Исходя из качества соответствия делается вывод о том, в каком направлении организация должна развивать свой бизнес и в конечном итоге определяется распределение ресурсов по сегментам.

SWOT анализ - это формальная методика, для разработки маркетинговой стратегии. На первом этапе требуется провести маркетинговый аудит компании, описать сильные (например, сплоченный персонал) и слабые (например, разрывы в коммуникациях) стороны компании. На втором этапе требуется провести исследования рынка и оценить возможности (например, растущий рынок) и угрозы (например, вмешательство государства) со стороны внешнего окружений. На третьем этапе данные сводятся в одну таблицу и проводится анализ. На пересечении возможностей и угроз, сильных и слабых сторон компании, пишутся возможные варианты использования силы компании и нейтрализации слабых сторон.

Сильные стороны (Strengths) – преимущества проекта, организации;

Слабости (Weaknesses) – недостатки проекта, организации; 

Возможности (Opportunities) – факторы внешней среды, использование которых создает преимущества проекта, организации;

Угрозы hreats) – факторы, которые могут потенциально ухудшить положение, состояние вашей организации, проект.

Применение SWOT-анализа позволит вам систематизировать всю имеющуюся информацию и, видя ясную картину «поля боя», принимать взвешенные решения. SWOT-анализ – это промежуточное звено между формулированием миссии и определением целей и задач.

SWOT-анализ

Сильные стороны

Слабые стороны

Возможности

Угрозы

После заполнения матрицы наступает второй этап – этап попарных сопоставлений. Необходимо ответить на вопросы:

1). Как сильные стороны проекта можно использовать для реализации возможностей?

2). Как возможность можно использовать для нейтрализации слабых сторон?

3). Как сильные стороны могут быть использованы для преодоления угроз?

4). Какие из слабых сторон наиболее опасны для вашего проекта и почему?

После данной работы вы сможете самостоятельно и объективно оценить необходимостьи значимость вашего проекта, его жизнеспособность.

Планирование проектов. Разработка графика проекта. Подготовка бюджета проекта. Контроль за исполнением проекта. Определение рисков в проектной деятельности. Управление рисками и ресурсами. Завершение проекта.

Планирование проекта ориентировано на соблюдение нескольких принципов:

1.Принцип предназначения. Планирование представляет процесс разработки плана, позволяющий выполнение и осуществление управления проектом.

2.Необходимость многократного выполнения. Планирование это не разовая операция для разработки всестороннего плана, учитывается множество идей, которые необходимо интегрировать, а также учитывать потребности заинтересованных сторон, согласовать с ними план проекта и планировать слова, необходимо помнить, что план детализируется и конкретизируется.

3.План проекта – документ, используемый как основа для контроля и выполнения.

4. Принцип приоритетов - при выполнении планирования, необходимо контролировать в большей степени один из факторов успешности проекта (объем работы, время, производительность).

5. Принцип упреждающего управления проект, т.е прежде чем реализовать проект, необходимо определить наиболее актуальные вопросы и подходы кот будут применятся при управлении проектом и ориентироваться на ожидание всех заинтересованных сторон.

Вывод по планированию:- план проекта описывает не содержание проекта, а способы его выполнения. В плане должно быть чётко указано какие работы будут выполнятся, кто будет их выполнять, когда их необходимо закончить, кто за что ответственный, каким образом будет осуществляться управление и контроль проекта.

- план может быть подвержен корректировке и изменению, которые должны быть утверждены одними и теми же исходными заинтересованными сторонами.

–все заинтересованные стороны должны лично утвердить план проекта. В управлении проектами риск- неопределенное событие, которые в случае возникновения могут негативно повлиять на важные факторы успеха проекта. Проблема - активное затруднение, которое также может повлиять на успех проекта, которое фактически произошло. Дефект- расхождение между тем, что есть фактически и тем, что должно быть (что ожидаемо).

Основные требования к проекту

1. Ограниченность (по времени, целям и задачам, результатам и т. д.) — это характеристика проекта, позволяющая контролировать ход его реализации по четко определенным этапам на основании обозначенных, измеряемых результатов каждого этапа.

2. Целостность — общий смысл проекта очевиден и ясен, каждая его часть соответствует общему замыслу и предполагаемому результату.

3. Последовательность и связность—логика построения частей, которые соотносятся и обосновывают друг друга. Цели и задачи напрямую вытекают из поставленной проблемы. Бюджет опирается на описание ресурсов и сочетается с планом.

4. Объективность и обоснованность — доказательность того, что идея проекта, подход к решению проблемы появились не случайным образом, а являются следствием работы авторов по осмыслению ситуации и оценки возможностей воздействия на нее.

5. Компетентность авторов и персонала — адекватное выражение осведомленности авторов в проблематике, средствах и возможностях решения вопроса. Владение персонала технологиями, механизмами, формами и методами реализации проекта.

6. Жизнеспособность — определение перспектив развития проекта в дальнейшем, возможности его реализации в других условиях, чем он может быть продолжен.

Основные разделы текста проекта

Название проекта — должно быть броским, кратким, выражающим основную идею содержания, может быть дана расшифровка названия.

Организация-исполнитель — название, адрес, телефон, реквизиты; в этом разделе отдельной строкой указывается организация-заявитель, если это не одна и та же организация; поддерживающая организация (учреждение, которое содействует выполнению проекта, либо является учредителем исполнителя).

Руководители проекта — фамилия, имя, отчество, должность, место работы, адрес, телефон, звание.

География — территория, на которой будет проходить реализация, координаты участников.

Сроки выполнения — если проект проходит по этапам, указываются сроки выполнения каждой его стадии.

Постановка проблемы (введение) — актуальность проекта определяется значимостью проблемы, решению которой призван способствовать ваш проект. При этом социальной проблемой можно назвать обнаруживаемое в жизни общества противоречие между существующим и желаемым состоянием, которое вызывает в обществе (сообществе) напряженность и которое оно намеревается преодолеть.

В этом разделе разъясняется актуальность и новизна данного проекта по сравнению с аналогами, чьи интересы затрагивает эта проблема, каковы ее масштабы и что может произойти, если она не найдет решения. Необходимо аналитическое осмысление, проблемы необходимо представить в количественных и качественных показателях, ее структурных характеристиках.

Цель проекта - это осознанное представление результата деятельности по проекту.

Цель возникает при выявлении проблемы и рисует образ желаемого результата. При постановке цели вы внедряетесь в область ценностей и ценностных отношений. Формулировка цели должна быть увязана с выявленной проблемой и по возможности решать ее, указывая путь от реального состояния дел до идеального или предполагаемого после реализации данного проекта.

Задачи проекта

В работе над проектом важно дифференцировать понятия «цель» и «задачи». В жизни и в справочной литературе эти понятия, к сожалению, трактуются как синонимы, но в процессе проектирования они наполняются специфическим смыслом.

Задача это частная цель или мини-цель. Это конкретизация общей цели, шаг на пути ее достижения. Слово «задача» означает также «поручение, задание», вопрос, требующий решения по известным данным с соблюдением условий, наконец «успех, счастье, удача».

Задача в проекте — это конкретная часть цели (пункт), которую предстоит реализовать, или это действие, которое вы предпринимаете, чтобы достичь цели проекта.

Управление и кадры

В данном разделе авторам необходимо кратко описать схему или механизм управления проектом и квалификацию основного персонала, обеспечивающего его реализацию. Если проект предполагает систему обучения и роста кадрового состава, необходимо прописать механизм и тематику обучения.

Содержание и механизм реализации

Основной компонент проектирования — выбор содержания, форм, методов деятельности по проекту. Это технологический этап, который подразумевает подбор оптимальной системы действий, направленных на решение каждой из поставленных задач.

Подбор технологического инструментария предполагает, что вы достаточно подробно прописываете, в каких направлениях, каким образом, когда, в какой последовательности, что и как будет сделано для получения желаемых результатов.

Планирование

Является самой важной частью механизма реализации.

План в проекте требует установления перечня и порядка действий по реализации. Мероприятия логически выстраиваются в соответствии с задачами по направлениям, этапам, модулям, др. Все виды работ увязываются с ресурсами, устанавливаются сроки, ответственные исполнители. Конкретизация плана ведется различными способами, в том числе в графической форме, например:

Важно, чтобы план включал разумно ограниченный, содержательно соответствующий целям, набор мероприятий, действий.

Все мероприятия могут быть выполнены качественно и в срок с привлечением достаточного количества ресурсов.

План должен быть последователен и убедителен, в нем ясен состав ответственных, исполнителей, средств. Мероприятия плана логически связаны, понятны причины выбора именно этих форм работы.

Оценка результативности проекта

Очень важно отразить систему показателей эффективности проекта. Показатели — инструмент, позволяющий точнее определить и разъяснить цель проекта и измерить его эффект. Когда в предполагаемых результатах мы говорим об «усилении», «улучшении» или «увеличении» чего-либо, то не совсем ясно, какой конкретно результат позволит считать задачи выполненными и проект осуществленным. Для того, чтобы не быть голословными, нужны показатели.

Показатель — это характеристика отдельной стороны объекта или процесса, имеющая количественно-качественное выражение. Однако в социальной сфере, а тем более в психолого-педагогической практике показатели приобретают специфические черты.

Количественные показатели (востребованность проекта, охват общественности, количество конкретных дел: акций, мероприятий, др.).

Показатели социального развития личности (динамика уровня развития личности: не умел — научился, не знал — узнал, не имел — приобрел и т. п., качество продуктов социально-творческой деятельности (поделок, рисунков, походов, акций и др.), характер реализованных инициатив, др.).

Показатели социальной адаптации личности (снижение риска асоциальных явлений, повышение уровня социальной успешности участников, активность).

Показатели общественного мнения (популярность проекта, социально-профилактический эффект, заинтересованность социальных партнеров, отклик в средствах массовой информации).

Технологические показатели (уровень организации в целом и отдельных мероприятий, четкость и эффективность управления, организационная культура участников).

Экономические показатели (соотношение затрат с социально-педагогическим эффектом, привлечение дополнительных материально-технических ресурсов).

Утверждать, что результативность нельзя измерить, равносильно признанию, что проект не дает заметного эффекта.

Критерии эффективности призваны:

— выражать действенность всех видов, форм и методов реализации проекта;

— отражать качество управленческой и содержательной деятельности.

Предполагаемые результаты

Результаты проекта — это то, что предполагалось достичь, воплотив проект в жизнь.

По объему раздел лаконичен, так как по существу результатом каждого грамотного, обоснованного проекта являются его цели и задачи. Напомним, что цель — это образ предполагаемого результата.

При описании результатов следует руководствоваться требованиями к формулировке блока целей и задач: конкретность, реальность, достижимость. Эффективность проекта оценивается по его результативности.

Жизнеспособность проекта (перспективы)

Задача этого раздела — спрогнозировать возможный дальнейший путь развития проекта. Возможно, в дальнейшем будет расширение географии проекта, освоение новых видов деятельности.

При этом важно предусмотреть социальные и ресурсные стороны продолжения развития проекта.

Финансовое обоснование проекта

Как правило, бюджет готовится после продумывания самого проекта. Бюджет должен содержать реальную финансовую информацию, если возможно — сделайте поправки на инфляцию, определите временные рамки бюджета.

Определение рисков в проектной деятельности. Управление рисками и ресурсами.

Принципы управления рисками проекта: - управление рисками; навязчивая идея; соответствие стоимости реагирования на риски не должно превышать стоимости убытков; систематичность; непрерывность; концентрация.

Шаги по управлению рисками: 1.Идентификация- использование профиля риска. Форма оценки риска, указывает самые распространенные источники возник рисков проекта.2.Определение вероятности - точная оценка неопределенности, использование цифровой и качественных шкал.3.Оценка – получение наиболее точной оценки потенциального воздействия.4.Установление приоритетов - объединение 2-х значений(оценка уровня вероятности и воздействие) можно указать конечный ранг каждого фактора риска. Это позволяет определить самую высокую степень приоритетности, наиболее важные риски и ситуации.5.Разработка действий по реагированию - план реагирования на каждый из рисков, при выборе определенной стратегии реагирования на риски может появиться необходимость в назначении дополнит ресурсов, задач, времени и затрат на план проекта.6.Получение одобрения. Получить поддержку относительно принятия планируемых подходов.7.Контроль - продолжать следить за факторами риска.

Контроль за исполнением проекта.

Контроль исполнения проекта - процесс сравнения фактического выполнения и планов, анализ отклонений, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, корректирующих действий для ликвидации нежелательных отклонений. Контроль проекта может включать следующие процедуры: сбор отчетности о ходе работ по проекту; анализ текущего состояния проекта относительно базовых показателей (результаты, стоимость, время); прогнозирование достижения целей проекта; подготовку и анализ последствий корректирующих воздействий; принятие решений о воздействиях и изменениях. Контроль может быть предварительным (до начала фактического действия), текущим (в процессе работы), завершающим (после окончания реализации).

Завершение проекта.

Завершение проекта – процесс формального завершения работ по проекту. Завершение проекта может включать следующие процедуры: передача заказчику описания продуктов проекта, протоколов тестирования, отчетов по проведенным проверкам; заключительная оценка финансовой ситуации (постпроектный отчет); заключительный отчет по проекту и проектная документация; список открытых вопросов и заключительных работ; разрешение всех спорных вопросов. Документирование и анализ опыта выполнения данного проекта.

Диагра́мма Га́нта (англ. Gantt chart, также ленточная диаграмма, график Ганта) — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов. Используется в приложениях по управлению проектами.

Первый формат диаграммы был разработан Генри Л. Гантом в 1910 году.

По сути, диаграмма Ганта состоит из полос, ориентированных вдоль оси времени. Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в составе проекта (вид работы), её концы — моменты начала и завершения работы, её протяженность — длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень задач. Кроме того, на диаграмме могут быть отмечены совокупные задачи, проценты завершения, указатели последовательности и зависимости работ, метки ключевых моментов (вехи), метка текущего момента времени «Cегодня» и др.

Ключевым понятием диаграммы Ганта является «Веха» — метка значимого момента в ходе выполнения работ, общая граница двух или более задач. Вехи позволяют наглядно отобразить необходимость синхронизации, последовательности в выполнении различных работ. Вехи, как и другие границы на диаграмме, не являются календарными датами. Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта. Поэтому диаграмма Ганта не является, строго говоря, графиком работ. И это один из основных её недостатков. Кроме того, диаграмма Ганта не отображает значимости или ресурсоемкости работ, не отображает сущности работ (области действия). Для крупных проектов диаграмма Ганта становится чрезмерно тяжеловесной и теряет всякую наглядность.

Указанные выше недостатки и ограничения серьёзно ограничивают область применения диаграммы. Тем не менее, в настоящее время диаграмма Ганта является стандартом де-факто в теории и практике управления проектами, по крайней мере, для отображенияСтруктуры перечня работ по проекту.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

1931. У природи нема поганої погоди 22.27 KB
  Виявити та узагальнити ознаки весни, літа, осені, зими в природі. Розширити та збагатити знання про пори року. Розвити естетичний смак. Формувати уміння розкрити красу кожної пори року. Виховувати любов до рідної природи, бажання оберігати її.
1932. Виховний захід: Я і природа 20.12 KB
  Формувати уміння встановлювати взаємозв'язок між природними об'єктами, підсумувати пізнавальні інтереси учнів, сприяти вихованню в них почуття прекрасного.
1933. Поликультурный мир 22.28 KB
  Дать элементарные представления о детях, которые отличаются от них по языковому, этническому, национальному или расовому признаку. Формирование толерантности детей. Формирование представления детей о взаимозависимости людей проживающих на планете.
1934. У гостях в Лісовичка. Виховний захід 24.15 KB
  Вивчення значення мови для кожної людини. Пісня та вірш про рідну мову, зупинки з вимовлянням звуків. Артикуляційна гімнастика, і підготовка до мовлення.
1935. Здоров’я людини 23.11 KB
  Здоров’я людини ґрунтується на основі генетичних факторів, способу життя та екологічних умов. Однак певною мірою воно залежить також від свідомого ставлення людини до себе та оточуючого середовища.
1936. Життя утворено від жита, бо хліб – усьому голова 25.74 KB
  Вшанувати працю хліборобів, виховувати повагу до праці та шанобливе ставлення до хліба.
1937. Противоречие как движущая сила воспитательного процесса в современных условиях 21.81 KB
  Общефилософский закон единства и борьбы противоположностей. Внешние противоречия, порожденные взаимодействием человека с окружающим миром. Индивидуальные противоречия, обусловленные конкретной ситуацией развития каждого человека.
1938. Стадии развития воспитательного коллектива. Средства формирования коллектива. Стили педагогического управления детским коллективом 22.28 KB
  Коллектив как специально организованное объединение учащихся. Процесс формирования коллектива. Стили управления детским коллективом.
1939. НОВЫЕ ПОДХОДЫ К СИНТЕЗУ ФОТОХРОМНЫХ ДИГЕТАРИЛЭТЕНОВ 1.19 MB
  Получение диарил(гетарил)ацетиленов из терминальных ацетиленов. Присоединение комплексов переходных металлов к диарилацетиленам. Попытки проведения внутримолекулярной конденсации 2,2,4,4-тетраметил-2,4-бис(2,5-диметил-3-тиенил)-3-тиапентан-1,5-диона. Синтез дитиенилэтенов с помощью внутри- и межмолекулярных конденсаций карбонильных соединений ряда тиофена по мак-мурри.