19091

Работа со cписками и Базы данных в Excel

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Excel располагает набором функций, предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый набор средств, которые позволяют значительно у простить обработку таких данных. Ниже приведено несколько советов по работе со списками.

Русский

2014-03-24

336.71 KB

7 чел.

Лабораторная работа №1.

«Работа со cписками и Базы данных в Excel»

Цели работы:

- познакомится с работой над базами данных в Excel ;

- овладеть навыками формирования списка в Excel;

- научиться редактировать списки Excel;

- освоить приемы поиска информации и фильтрации в Excel.

Основные сведения

В общем смысле термин база данных можно применить к любой совоку пности связанной у порядоченной информации, объединенной вместе по определенному признаку, например, телефонные списки, списки клиентов, транзакций, активов,пассивов и др. Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Excel располагает набором функций, предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый набор средств, которые позволяют значительно у простить обработку таких данных. Ниже приведено несколько советов по работе со списками. В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно. Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях. При работе с базами данных в Excel прежде всего ну жно ввести заголовки столбцов. После этого вы можете ввести информацию в базу данных. Ввод данных и просмотр информации можно осуществляет с помощью команды Форма.

Для того что бы пользоваться данной командой, необходимо добавить кнопку "Форма данных" на панель быстрого доступа:

1)  Щелкните стрелку на панели быстрого доступа и выберите элемент Другие

команды.

2)  В открывшемся окне Параметры  Excel  в поле "Выбрать команды из"

выберете из списка "Все команды".

3)  В списке выберите кнопку "Форма" и щелкните элемент "Добавить"

На рабочем листе можно обрабатывать несколько списков, но все же лучше поместить каждый список на отдельный лист рабочей книги.

Средства обработки списков Excel можно использовать, не создавая уникальные заголовки столбцов, но все-таки это лучше сделать.

Что касается терминов база данных и список, то это фактически синонимы.

Но, однако, будем придерживаться принятого в Microsoft соглашения и называть таблицы в доку ментах Excel списками. Базой данных будут называть файлы таблиц, созданные другими системами обработки данных, такими как Microsoft Access, dBase или  Microsoft FoxPro.

Ход работы:

1.1. Работа с командой Форма

Команда Форма отображает на экране форму, которая представляет собой окно диалога, предназначенное для просмотра и редактирования записей в базе данных, а также для добавления новых и удаления существующих записей. Кроме того, с помощью формы вы можете осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев.

Рисунок 1. Форма

Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, наименование которого определяется введенным вами заголовком столбца. Помимо таких полей в форме могут прису тствовать  вычисляемые поля, с помощью которых вы можете выполнять разнообразные вычисления. Значения этих полей автоматически заполняются Excel на основании информации, содержащейся в базе данных. Вы не можете непосредственно ввести или изменить значения в вычисляемых полях, поэтому в режиме редактирования эти поля в форме не отображаются. Кроме того, вы можете самостоятельно определить некоторые из полей таблицы в качестве нередактируемых.

В результате эти поля также не будут отображаться в форме в режиме редактирования.

Помимо полей форма содержит ряд кнопок и индикатор номера записи. Кнопка Добавить предназначена для ввода в базу данных новой записи. В результате нажатия этой кнопки Excel очистит все поля формы, после чего вы можете ввести требуемые данные. Введенная запись добавляется в конец базы данных.

1.2. Сортировка базы данных

После ввода данных вам может потребоваться у порядочить их. Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким образом, происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при слу чайных сбоях в работе. Команда Данные | Сортировка у станавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.

Сортировка по возрастанию предполагает следующий

- порядок:

- числа;

- текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера автомашин);

- логические значения;

- значения ошибок;

- пустые ячейки.

Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка. Самая быстрая и простая сортировка по возрастанию или убыванию проводится с помощью соответствующих кнопок.

Рисунок 2. Сортировка

При выборе Данные | Сортировка открывается окно диалога «Сортировка диапазона», которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка Сортировать по вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию.

При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные у порядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.

Рисунок 3. Окно сортировки

Два дополнительных раздела Затем и В последнюю очередь, по позволяют определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения.

Переключатель Идентифицировать поля по указывает, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить из сортировки. При наличии в списке меток столбцов выберите переключатель Подписям, в противном случае — Обозначениям столбцов листа. 

Окно диалога содержит кнопку Параметры, в результате нажатия которой открывается окно диалога “Параметры  сортировки”. С помощью этого окна вы можете:

- определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке Сортировать по; 

- сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв;

- изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева направо).

1.3. Фильтрация данных в списке

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.

В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр. В случае простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр в ячейках выделенных заголовков должны появиться новые элементы: C их помощью можно устанавливать критерии фильтрации данных.

Рисунок 4. Условия критерия

При использовании сложных критериев следует применять команду Расширенный фильтр. Обе команды вызываются в резу льтате выбора  команды Данные | Фильтр.

1.4. Поиск в базе данных

Поиск в базе данных проводится также, как и поиск в таблице с помощью вкладки Главная | Найти.

Рисунок 5. Поиск

1.5. Подведение итогов в базе данных

Промежу точные итоги заполняются через меню: Данные | Структура |Промежуточные итоги

Рисунок 6. Вывод итогов.

Вывод: в данной работе

-  познакомились с работой над базами данных в Excel ;

- овладели навыками формирования списка в Excel;

- научились редактировать списки Excel;

- освоили приемы поиска информации и фильтрации в Excel.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

48985. Розрахунок структури змінних електромагнітних полів у хвилеводі 550 KB
  Порожнина хвилеводу заповнена діелектриком, електрична проникність якого овжина хвилеводу в напрямку осі z не обмежена. Процес поширення електромагнітних хвиль у порожнині прямокутного хвилеводу розглядаємо, думаючи, що стінки хвилеводу виконані з надпровідного матеріалу ( = ).
48988. Стрільба і управління вогнем. Методичні вказівки 12.85 MB
  Курсова робота призначена для поглиблення знань з дисципліни Стрільба і управління вогнем вміння вирішувати самостійно задачі з проведення заходів підготовки стрільби і управління вогнем проведення пристрілювання цілі із спостереженням за знаками розривів. При проведенні пристрілювання цілі із спостереженням за знаками розривів пропонується виконати наступні етапи: Визначити за даними розвідки топографічні дані по цілі а використовуючи ГРП – обчислені дані по цілі; Визначити установки для стрільби коефіцієнти і подати команду...
48989. Проектування установки дугового наплавлення 2.84 MB
  В даній курсовій роботі потрібно спроектувати установку для одного з способів дугового наплавлення. Використання механізованого і автоматизованого обладнання і установок дає можливість підвищити продуктивність виробництва та в основному виводить людський фактор безпосередньо від формування наплавленого шару. Також оператор виводиться з зони безпосереднього впливу дуги і аерозолів на людський організм, що підвищує якість охорони праці на виробництві.
48990. Приготування новітніх страв з перепелиних яєць 318.5 KB
  Користь перепелиних яєць, безумовно, дуже велика. Вживання перепелиних яєць зміцнює кістки, нормалізує роботу всього організму (зокрема серця, печінки, нирок, шлунка і підшлункової, передміхурової залози та ін органів).
48991. Основные проблемы теоретической фонетики 156.5 KB
  Британские типы произношения и их фонетические особенности. Фонетические особенности американского произношения G в сопоставлении с британским RP. Современные тенденции английского произношения. Классификация диалектов и вариантов произношения английского языка.
48992. Аналіз рентабельності окремих видів продукції 531.5 KB
  Теоретичні основи аналізу рентабельності окремих видів продукції. Рентабельність продукції як критерій формування виробничої програми. Фактори які впливають на рентабельність окремих видів продукції.