19091

Работа со cписками и Базы данных в Excel

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Excel располагает набором функций, предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый набор средств, которые позволяют значительно у простить обработку таких данных. Ниже приведено несколько советов по работе со списками.

Русский

2014-03-24

336.71 KB

7 чел.

Лабораторная работа №1.

«Работа со cписками и Базы данных в Excel»

Цели работы:

- познакомится с работой над базами данных в Excel ;

- овладеть навыками формирования списка в Excel;

- научиться редактировать списки Excel;

- освоить приемы поиска информации и фильтрации в Excel.

Основные сведения

В общем смысле термин база данных можно применить к любой совоку пности связанной у порядоченной информации, объединенной вместе по определенному признаку, например, телефонные списки, списки клиентов, транзакций, активов,пассивов и др. Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Excel располагает набором функций, предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый набор средств, которые позволяют значительно у простить обработку таких данных. Ниже приведено несколько советов по работе со списками. В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно. Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях. При работе с базами данных в Excel прежде всего ну жно ввести заголовки столбцов. После этого вы можете ввести информацию в базу данных. Ввод данных и просмотр информации можно осуществляет с помощью команды Форма.

Для того что бы пользоваться данной командой, необходимо добавить кнопку "Форма данных" на панель быстрого доступа:

1)  Щелкните стрелку на панели быстрого доступа и выберите элемент Другие

команды.

2)  В открывшемся окне Параметры  Excel  в поле "Выбрать команды из"

выберете из списка "Все команды".

3)  В списке выберите кнопку "Форма" и щелкните элемент "Добавить"

На рабочем листе можно обрабатывать несколько списков, но все же лучше поместить каждый список на отдельный лист рабочей книги.

Средства обработки списков Excel можно использовать, не создавая уникальные заголовки столбцов, но все-таки это лучше сделать.

Что касается терминов база данных и список, то это фактически синонимы.

Но, однако, будем придерживаться принятого в Microsoft соглашения и называть таблицы в доку ментах Excel списками. Базой данных будут называть файлы таблиц, созданные другими системами обработки данных, такими как Microsoft Access, dBase или  Microsoft FoxPro.

Ход работы:

1.1. Работа с командой Форма

Команда Форма отображает на экране форму, которая представляет собой окно диалога, предназначенное для просмотра и редактирования записей в базе данных, а также для добавления новых и удаления существующих записей. Кроме того, с помощью формы вы можете осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев.

Рисунок 1. Форма

Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, наименование которого определяется введенным вами заголовком столбца. Помимо таких полей в форме могут прису тствовать  вычисляемые поля, с помощью которых вы можете выполнять разнообразные вычисления. Значения этих полей автоматически заполняются Excel на основании информации, содержащейся в базе данных. Вы не можете непосредственно ввести или изменить значения в вычисляемых полях, поэтому в режиме редактирования эти поля в форме не отображаются. Кроме того, вы можете самостоятельно определить некоторые из полей таблицы в качестве нередактируемых.

В результате эти поля также не будут отображаться в форме в режиме редактирования.

Помимо полей форма содержит ряд кнопок и индикатор номера записи. Кнопка Добавить предназначена для ввода в базу данных новой записи. В результате нажатия этой кнопки Excel очистит все поля формы, после чего вы можете ввести требуемые данные. Введенная запись добавляется в конец базы данных.

1.2. Сортировка базы данных

После ввода данных вам может потребоваться у порядочить их. Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким образом, происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при слу чайных сбоях в работе. Команда Данные | Сортировка у станавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.

Сортировка по возрастанию предполагает следующий

- порядок:

- числа;

- текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера автомашин);

- логические значения;

- значения ошибок;

- пустые ячейки.

Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка. Самая быстрая и простая сортировка по возрастанию или убыванию проводится с помощью соответствующих кнопок.

Рисунок 2. Сортировка

При выборе Данные | Сортировка открывается окно диалога «Сортировка диапазона», которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка Сортировать по вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию.

При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные у порядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.

Рисунок 3. Окно сортировки

Два дополнительных раздела Затем и В последнюю очередь, по позволяют определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения.

Переключатель Идентифицировать поля по указывает, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить из сортировки. При наличии в списке меток столбцов выберите переключатель Подписям, в противном случае — Обозначениям столбцов листа. 

Окно диалога содержит кнопку Параметры, в результате нажатия которой открывается окно диалога “Параметры  сортировки”. С помощью этого окна вы можете:

- определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке Сортировать по; 

- сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв;

- изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева направо).

1.3. Фильтрация данных в списке

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.

В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр. В случае простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр в ячейках выделенных заголовков должны появиться новые элементы: C их помощью можно устанавливать критерии фильтрации данных.

Рисунок 4. Условия критерия

При использовании сложных критериев следует применять команду Расширенный фильтр. Обе команды вызываются в резу льтате выбора  команды Данные | Фильтр.

1.4. Поиск в базе данных

Поиск в базе данных проводится также, как и поиск в таблице с помощью вкладки Главная | Найти.

Рисунок 5. Поиск

1.5. Подведение итогов в базе данных

Промежу точные итоги заполняются через меню: Данные | Структура |Промежуточные итоги

Рисунок 6. Вывод итогов.

Вывод: в данной работе

-  познакомились с работой над базами данных в Excel ;

- овладели навыками формирования списка в Excel;

- научились редактировать списки Excel;

- освоили приемы поиска информации и фильтрации в Excel.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

25123. Классификация алгоритмических языков 31.5 KB
  Различают два уровня машинноориентированных языков: символического кодирования ассемблеры и макроязыки макроассемблеры. Это требование значительно уменьшается при использовании машиннонезависимых языков. Структура этих языков ближе к структуре естественных языков например к структуре английского языка чем к структуре машиноориентированных языков.
25124. Классификация задач, решаемых с помощью ПЭВМ 33.5 KB
  В зависимости от типа и количества исходных данных задачи. Если при решении задач в качестве исходных данных используются числовые величины то задачи называются расчетными. Это задачи для решения которых требуются вычисления по математическим формулам. Если для решения задачи требуется однотипная обработка большого количества числовых данных то такие задачи называются задачами обработки данных или табличными.
25125. Этапы решения задач с помощью ЭВМ 46 KB
  Этапы решения задачи на ЭВМ Разработка любой задачи на ЭВМ состоит из нескольких этапов. На каждом из них решаются свои специфические вопросы определяющие в конечном счете общий результат решаемой задачи. Первым этапом является четкая формулировка задачи обычно на профессиональном языке выделение исходных данных для ее решения и точные указания относительно того какие результаты и в каком виде должны быть получены. Второй этап формальная математическая постановка задачи т.
25126. Понятие о моделировании 34.5 KB
  При решении задачи обычно исследуют не реальный объект а его модель искусственно созданный объект обладающий всеми существенными признаками реального объекта. Модель это такой материальный или мысленно представляемый объект который в процессе исследования замещает объекторигинал так что его непосредственное изучение даёт новые знания об объектеоригинале. Математическая модель это система математических соотношений формул уравнений неравенств и т. Модель должна полностью соответствовать реальному объекту или процессу.
25127. Понятие алгоритма 40.5 KB
  До этого математики довольствовались интуитивным понятием алгоритма. Понятие алгоритма отождествлялось с понятием метода вычислений. Такие доказательства неосуществимы без точного понятия алгоритма для доказательства несуществования алгоритма решения того или иного класса задач надо точно знать несуществование чего требуется доказать.