207

Конструирование и использование отчетов

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании таблиц и запросов, с группировкой данных и подведением итогов.

Русский

2012-11-14

724.5 KB

43 чел.

Лабораторная работа Конструирование отчетов

Цель работы: Конструирование и использование отчетов.

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании таблиц и запросов.

Основные виды отчетов:

одноколонный (простой) отчет;

многоколонный отчет;

табличный отчет;

отчет с группировкой данных и подведением итогов;

отчет по связанным таблицам;

связанный отчет, т.е. отчет, содержащий другой (подчиненный отчет);

отчет слиянием с Word (составной документ);

перекрестный отчет.

Основные разделы отчета

заголовок отчета (начало отчета);

верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы);

область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);

область данных (основная часть отчета);

область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы);

нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы);

область примечаний (печатается в конце отчета).

В режиме конструктора доступны кнопки панели инструментов и пункты меню Вид:

Сортировка и группировка;

Список полей;

Свойства.

Окно сортировки и группировки позволяет определить условия сортировки и группировки данных в отчете. В ячейках верхней половины окна указываются поля, по которым выполняется сортировка, и порядок сортировки. Ячейки нижней половины окна позволяют задать условия группировки. Допускается выполнение сортировки записей без их группировки; однако, условия группировки можно задать только для сортируемых полей или выражений.

Столбец "Поле/выражение". В ячейках столбца выбирают поле, по которому проводится сортировка, или вводят выражение. При сортировке по нескольким полям следует расположить поля сверху вниз в порядке проведения сортировки.

Столбец "Порядок сортировки". В ячейках выбирают порядок сортировки "По возрастанию" или "По убыванию" для поля или выражения в этой строке.

Свойства группы. В ячейках задаются параметры группировки для выбранного поля или выражения. В поле в правом нижнем углу окна выводится описание выбранного столбца или параметра группировки.

Для просмотра запроса, на котором основан отчет или форма, достаточно выбрать свойство Источник записей и включить кнопку построителя выражений.

Для построения многоколонного отчета выполнить в режиме «Конструктор»:

команду ФАЙ Л/Настройка печати;

нажать кнопку Дополнительно;

в поле ввода По горизонтали указать количество элементов (колонок)

Задание 1. Создать табличный отчет, модифицировав запрос на выборку, подготовленный в задании 2 лабораторной работы 2, которому было присвоено имя Выборка 1. Отчет должен включать следующие столбцы:

Наименование факультета;

№ группы;

№ специальности;

ФИО;

№ зачетки.

Технология

1. Модифицировать запрос Выборка 1, открыв его в режиме конструктора и заменив поле Наименование специально на поле Номер специальности, а поле Номер факультета на поле Наименование факультета.

  1.   На вкладке Отчеты в окне базы данных щелкнуть по кнопке  Создать.
  2.   В окне Новый отчет выбрать Мастер отчетов и в качестве источника данных - запрос Выборка 1. Щелкнуть по кнопке Ok.
  3.   В окне «Создание отчета» выполнить следующие шаги:

выбрать все поля запроса, но в заданной по условию последовательности;

выбрать тип представления данных по факультету;

добавить уровень группировки по № специальности;

выбрать порядок сортировки по полю ФИО;

выбрать макет ступенчатый;

выбрать тип заголовка спокойный;

присвоить имя отчету Отчет табличный;

нажать кнопку Готово. Просмотреть отчет. Уменьшить масштаб отображения.

  1.  

Перейти в режим конструктора. Выполнить редактирование заголовка отчета. Ввести названия столбцов в 2 строки, отцентрировав их и увеличив соответственно высоту области верхнего колонтитула.

Рис.  Откорректированный табличный отчёт в режиме конструктора

  1.  Переместить поля в области данных в соответствии с расположением заголовков столбцов в области верхнего колонтитула.
  2.  Изменить заголовок отчета, введя текст: Список студентов по факультетам и специальностям.
  3.  Ввести надпись в нижний колонтитул: «Ведомость составил:».
  4.  Закрыть и сохранить отчет.

Задание 2. Создать отчет с группировкой данных и подведением итогов, используя запрос  на выборку, подготовленный в задании №9 лабораторной работы №2 с именем Запрос с вычисляемым полем. В отчете необходимо подсчитать общую суммарную плату за обучение коммерческих студентов и в том числе по каждой специальности и по каждой группе. Отчет должен содержать поля:

- № специальности;

№ группы;

Фамилия;

№ зачетки;

Рис.  Отчёт с группировкой в режиме конструктора

Технология

  1.  Создать с помощью мастера новый отчет на основании указанного выше запроса. Включить в запрос необходимые поля в заданном порядке.
  2.  В окне создания отчета выполнить следующие шаги:

выбрать тип представления данных - по таблице студент;

добавить уровни группировки по специальности и группе;

настроить режим сортировки в алфавитном порядке фамилий и, щелкнув по кнопке Итоги, включить флажки Sum и показать данные и итоги;

выбрать макет отчета Структура 1;

выбрать сжатый стиль заголовка;

  1.  Нажать кнопку Готово и просмотреть отчет.
  2.  Закрыть отчет и сохранить его под именем  Отчет с группировкой.
  3.  Выполнить  редактирование  отчета,  используя  режим конструктора. Отредактировать заголовок отчета, ширину столбцов. Изменить шрифты отдельных элементов отчета. Заменить слово sum в итоговых строках на слово

Всего: Изменить ширину полей с итогами.

Рис.    Откорректированный отчёт с группировкой

Задание 3. Создать перекрестный отчет, используя таблицу Общая Ведомость, созданную в лабораторной работе №3. Отчет должен иметь следующие столбцы:

№ группы

ФИО студента;

№ зачетки;

Наименование дисциплины 1;

Наименование дисциплины 2;

Средний балл.

В столбцах с наименованиями дисциплин должны отображаться оценки, полученные студентами на экзамене. В столбце Средний балл для каждой строки должно производиться вычисление среднего балла каждого студента по результатам сдачи 2-х экзаменов.

Вычислить в отчете средний балл по группе студентов и по академии в целом.

Технология.

1. С помощью мастера создать перекрестный запрос по таблице Общая   ведомость, в которой должны иметься оценки для всех студентов 3-х групп по 2-м дисциплинам.

Для этого:

- выбрать поля Номер группы, Фамилия, № зачетки в качестве заголовков строк;

- выбрать поле Наименование дисциплины в качестве заголовка столбцов;

- снять флажок  Да вычисления итоговых значений для каждой строки;

- выбрать для вычислений поле Оценка и функцию вычисления First (Первый);

сохранить запрос, присвоив ему имя Запрос для отчета по среднему баллу.

2. С помощью мастера создать отчет по запросу Запрос для отчета по среднему баллу

Рис…Запрос для отчета по среднему баллу в режиме конструктора

3. Выбрать все поля запроса.

4. Добавить уровень группировки по номеру группы.

5. Выбрать порядок сортировки по фамилиям студентов.

6. Выбрать ступенчатый вид отчета и деловой заголовок.

7. Присвоить отчету имя Отчет по среднему баллу. Просмотреть отчет.

8. Перейти в режим конструктора и отрегулировать ширину столбцов и их местоположение.

9. Выровнять оценки по центру столбца. Для этого выделить поля и нажать соответствующую кнопку инструментальной панели Формат отчета.

10. С помощью инструментальной панели элементов ввести в правую часть области верхнего колонтитула надпись Средний балл.

11. С помощью инструментальной панели элементов ввести в область данных поле для   вычисления среднего балла. Щелкнуть правой кнопкой мыши внутри созданного поля и вызвать окно Свойства поля.

Рис…Окно свойств поля

12. Установить вкладку Данные. Для вызова построители выражений на вкладке Данные в строке данные щелкнуть по кнопке «...».

13. Используя  инструменты   построителя,   ввести   в   ноле формулу расчета среднего балла:

=([нанмен. днсц.1] + [наимен. дисц.2|) / 2

Примечание.

Наименования дисциплин вставляются в формулы двойным щелчком левой клавиши мыши по соответствующей строке в подокне построителя выражений Отчет.

Рис.. Окно построителя выражений для вычисления Среднего балла

14. Просмотреть и отредактировать отчет. Удалить дублирующее название вычисляемого поля в области данных. Отрегулировать формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения. Установить для  поля Средний балл вкладку Макет и выбрать формат поля фиксированный с 2-мя дробными знаками.

15. Выполнить условное форматирование поля Средний балл. Выделить красным цветом значения среднего балла, большие 4,5 и синим цветом - меньшие 3,5. Для этого в режиме конструктора выделить поле Средний балл, выполнить команду Формат/Условное форматирование. В окне Условное форматирование задать: Условие 1 - Значение поля, операция сравнения - больше, значение для сравнения - 4,5. В строке задания формата установить цвет текста - красный, нажать кнопку Добавить>>. Повторить указанные действия для Условия 2, установив синий цвет для всех значений поля, меньших 3,5.

16. Для подсчета среднего балла по группе добавить в окне конструктора раздел Примечание группы. Для этого вызвать окно настройки Сортировка и группировка, щелкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели, или выполнить команду ВИД/Сортнровка и группировка. В окне ■Сортировка и группировка включить отображение области примечаний группы.

Рис… Диалоговое окно команды Условное форматирование

Рис  Диалоговое окно команды Сортировка и группировка

17. В области примечаний группы в столбце, соответствующем среднему баллу студента, создать вычисляемое поле. Вызвать окно настройки свойств поля. Установить вкладку Данные. В строке данные вызвать Построитель выражений. Ввести формулу вычислений: =Sum  (([наимен. дисц.1]  +  [наимен. дисц.2]  ) / 2 / Соunt([ФИО])

Примечание.

Для ввода названий функции групповых операций Sum и Count дважды щелкнуть по строке Функции в левом подокне Построителя выражений, а затем двойным щелчком раскрыть список встроенных функций. В среднем подокне выбрать категорию Статистические функции и затем в правом подокне нужную функцию.

Для вставки в качестве аргументов функции нужных полей выбрать в левом подокне "Отчет...", а в среднем подокне - "Список нолей" и двойным щелчком вставлять в формульное выражение имена полей из правого подокна.

  1.  Удалить контур с надписью вычисляемого поля. Отрегулировать формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения аналогично пункту 14.
  2.  Создать слева от значения среднего балла группы надпись "Средний балл группы NNN", где NNN - номер группы. Для этого в область примечаний группы вставить поле и ввести в него формулу:

="Средний балл группы " & [Номер группы]

  1.  

Подсчитать в отчете средний балл по всем группам. Для этого вставить вычисляемые поля аналогично пунктам 17, 18 и 19 в область примечаний отчет

Рис.. Отчет по среднему баллу в режиме конструктора

  1.  Присвоить отчету имя Расчет среднего балла групп. Ввести в заголовок отчета дату формирования отчета. Для этого вставьте под строкой с названием отчета поле и ввести в него с помощью построителя выражений функцию =DATE()- Используя Маску ввода, установить пользовательский формат даты в виде: dd\.mm\.yyyy.
  2.  Для того чтобы сделать отчет более компактным, перенести номер группы из области заголовка группы в область данных. Для этого отключить область заголовка группы, вызвав окно Сортировка и группировка. Вставить поле Номер группы в соответствующий столбец области данных. Настроить свойства поля. Для того, чтобы номер поля не повторялся в. каждой строке отчета установить на вкладке Макет свойство Не выводить повторы в состояние До. Примерный вид отчета представлен на рис.6.

Рис   Отчет по среднему баллу в режиме просмотра

Создание связанного отчета

Связанный отчет состоит из главного и одного или нескольких подчиненных отчетов. Подчиненным отчетом называют отчет, созданный внутри другого отчета. Подчиненные отчеты позволяют решать следующие задачи:

- вывести сводные данные или конкретные записи, связанные с содержимым главного отчета; -объединить несколько независимых отчетов в главном отчете.

Для создания подчиненного отчета следует:

  1.  Создать отчет, который будет использоваться как подчиненный, и сохранить его.
  2.  Открыть главный отчет в режиме конструктора.
  3.  Перейти в окно базы данных, например, нажатием клавиши F11.
  4.  Переместить с помощью мыши значок созданного подчиненного отчета из окна базы данных в соответствующую позицию в главном отчете. Например, для печати подчиненного отчета перед каждой группой в главном отчете следует поместить подчиненный отчет в заголовок группы. Подчиненный отчет выводится как отдельный элемент управления.

   Рис   Подчиненный отчет в режиме конструктора

  1.  

Если в подчиненном отчете должны выводиться данные, связанные с главным отчетом, установить связь элемента управления подчиненного отчета с главным отчетом. Для связывания подчиненного отчета с главным отчетом открыть окно свойств подчиненного отчета и задать связь свойств Подчиненного поля и Основного поля по номеру группы. По возможности, значения этих свойств задаются автоматически средствами Microsoft Access.

Рис  Связь полей главного и подчинённого отчётов

Например, подчиненный отчет - это отчет, содержащий сведения о студентах, сгруппированные по номерам групп. Главный отчет - это отчет, содержащий сведения о группах (номер, факультет, специальность). Связь осуществляется через поле "Номер группы". Главный отчет создается мастером на базе запроса "Факультет-группа" как простой отчет. Подчиненный отчет также создается мастером на базе таблицы "Студент" как отчет с группировкой.

Примечание

Допускается вставка в отчет подчиненной формы. Главный отчет может содержать несколько подчиненных отчетов или подчиненных форм.

В главном отчете допускается существование двух уровней подчиненных отчетов. Например, отчет может содержать подчиненный отчет, который в свою очередь содержит подчиненный отчет. Возможные комбинации подчиненных форм и подчиненных отчетов, содержащихся в главном отчете, представлены в следующей таблице.

Уровень 1

Уровень 2

Подчиненный отчет 1

Подчиненныйотчет2

Подчиненный отчет 1

Подчиненная форма 1

Подчиненная форма 1

Подчиненная форма 2

Рис.   Главный отчёт в режиме конструктора

Задание 4. Создать связанный отчет, состоящий из главного и подчиненного отчетов. В качестве главного отчета создать отчет на базе запроса по связанным таблицам «Факультет-группа». В качестве подчиненного отчета использовать табличный отчет по таблице «Группа».

Технология.

1. Создать с помощью мастера ступенчатый подчиненный отчет по таблице Студент, сгруппированный по номерам групп и упорядоченный фамилиям студентов,   включив  в него поля:

Номер группы;

Фамилия;

№ зачетки.

2. Сохранить отчет, присвоив ему имя Подчиненный. Отредактировать отчет в режиме конструктора. Уменьшить ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

3. Создать с помощью мастера ступенчатый главный отчет по запросу Группа-Факультет, упорядоченный по факультетам и номерам групп, включив в него поля:

Наименование факультета;

Номер группы;

Номер специальности.

4. Сохранить отчет, присвоив ему имя «Главный». Отредактировать   в   режиме   конструктора.   Уменьшить   ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

5. Включить режим конструктора для   главного отчета. Не закрывая окна конструктора отчета Главный, перетащить мышью из окна базы данных (вкладка: отчеты) значок отчета Подчиненный в область данных главного отчета.

6. Щелкнуть правой кнопкой мыши по полю Подчиненный и вызвать окно свойств поля. На вкладке данные обеспечьте связь между подчиненным и основным отчетом по полю Номер группы.

7. Просмотреть получившийся связанный отчет. Вернуться в режим конструктора и окончательно отредактировать отчет.

Рис   Связанный отчет