207

Конструирование и использование отчетов

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании таблиц и запросов, с группировкой данных и подведением итогов.

Русский

2012-11-14

724.5 KB

43 чел.

Лабораторная работа Конструирование отчетов

Цель работы: Конструирование и использование отчетов.

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании таблиц и запросов.

Основные виды отчетов:

одноколонный (простой) отчет;

многоколонный отчет;

табличный отчет;

отчет с группировкой данных и подведением итогов;

отчет по связанным таблицам;

связанный отчет, т.е. отчет, содержащий другой (подчиненный отчет);

отчет слиянием с Word (составной документ);

перекрестный отчет.

Основные разделы отчета

заголовок отчета (начало отчета);

верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы);

область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);

область данных (основная часть отчета);

область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы);

нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы);

область примечаний (печатается в конце отчета).

В режиме конструктора доступны кнопки панели инструментов и пункты меню Вид:

Сортировка и группировка;

Список полей;

Свойства.

Окно сортировки и группировки позволяет определить условия сортировки и группировки данных в отчете. В ячейках верхней половины окна указываются поля, по которым выполняется сортировка, и порядок сортировки. Ячейки нижней половины окна позволяют задать условия группировки. Допускается выполнение сортировки записей без их группировки; однако, условия группировки можно задать только для сортируемых полей или выражений.

Столбец "Поле/выражение". В ячейках столбца выбирают поле, по которому проводится сортировка, или вводят выражение. При сортировке по нескольким полям следует расположить поля сверху вниз в порядке проведения сортировки.

Столбец "Порядок сортировки". В ячейках выбирают порядок сортировки "По возрастанию" или "По убыванию" для поля или выражения в этой строке.

Свойства группы. В ячейках задаются параметры группировки для выбранного поля или выражения. В поле в правом нижнем углу окна выводится описание выбранного столбца или параметра группировки.

Для просмотра запроса, на котором основан отчет или форма, достаточно выбрать свойство Источник записей и включить кнопку построителя выражений.

Для построения многоколонного отчета выполнить в режиме «Конструктор»:

команду ФАЙ Л/Настройка печати;

нажать кнопку Дополнительно;

в поле ввода По горизонтали указать количество элементов (колонок)

Задание 1. Создать табличный отчет, модифицировав запрос на выборку, подготовленный в задании 2 лабораторной работы 2, которому было присвоено имя Выборка 1. Отчет должен включать следующие столбцы:

Наименование факультета;

№ группы;

№ специальности;

ФИО;

№ зачетки.

Технология

1. Модифицировать запрос Выборка 1, открыв его в режиме конструктора и заменив поле Наименование специально на поле Номер специальности, а поле Номер факультета на поле Наименование факультета.

  1.   На вкладке Отчеты в окне базы данных щелкнуть по кнопке  Создать.
  2.   В окне Новый отчет выбрать Мастер отчетов и в качестве источника данных - запрос Выборка 1. Щелкнуть по кнопке Ok.
  3.   В окне «Создание отчета» выполнить следующие шаги:

выбрать все поля запроса, но в заданной по условию последовательности;

выбрать тип представления данных по факультету;

добавить уровень группировки по № специальности;

выбрать порядок сортировки по полю ФИО;

выбрать макет ступенчатый;

выбрать тип заголовка спокойный;

присвоить имя отчету Отчет табличный;

нажать кнопку Готово. Просмотреть отчет. Уменьшить масштаб отображения.

  1.  

Перейти в режим конструктора. Выполнить редактирование заголовка отчета. Ввести названия столбцов в 2 строки, отцентрировав их и увеличив соответственно высоту области верхнего колонтитула.

Рис.  Откорректированный табличный отчёт в режиме конструктора

  1.  Переместить поля в области данных в соответствии с расположением заголовков столбцов в области верхнего колонтитула.
  2.  Изменить заголовок отчета, введя текст: Список студентов по факультетам и специальностям.
  3.  Ввести надпись в нижний колонтитул: «Ведомость составил:».
  4.  Закрыть и сохранить отчет.

Задание 2. Создать отчет с группировкой данных и подведением итогов, используя запрос  на выборку, подготовленный в задании №9 лабораторной работы №2 с именем Запрос с вычисляемым полем. В отчете необходимо подсчитать общую суммарную плату за обучение коммерческих студентов и в том числе по каждой специальности и по каждой группе. Отчет должен содержать поля:

- № специальности;

№ группы;

Фамилия;

№ зачетки;

Рис.  Отчёт с группировкой в режиме конструктора

Технология

  1.  Создать с помощью мастера новый отчет на основании указанного выше запроса. Включить в запрос необходимые поля в заданном порядке.
  2.  В окне создания отчета выполнить следующие шаги:

выбрать тип представления данных - по таблице студент;

добавить уровни группировки по специальности и группе;

настроить режим сортировки в алфавитном порядке фамилий и, щелкнув по кнопке Итоги, включить флажки Sum и показать данные и итоги;

выбрать макет отчета Структура 1;

выбрать сжатый стиль заголовка;

  1.  Нажать кнопку Готово и просмотреть отчет.
  2.  Закрыть отчет и сохранить его под именем  Отчет с группировкой.
  3.  Выполнить  редактирование  отчета,  используя  режим конструктора. Отредактировать заголовок отчета, ширину столбцов. Изменить шрифты отдельных элементов отчета. Заменить слово sum в итоговых строках на слово

Всего: Изменить ширину полей с итогами.

Рис.    Откорректированный отчёт с группировкой

Задание 3. Создать перекрестный отчет, используя таблицу Общая Ведомость, созданную в лабораторной работе №3. Отчет должен иметь следующие столбцы:

№ группы

ФИО студента;

№ зачетки;

Наименование дисциплины 1;

Наименование дисциплины 2;

Средний балл.

В столбцах с наименованиями дисциплин должны отображаться оценки, полученные студентами на экзамене. В столбце Средний балл для каждой строки должно производиться вычисление среднего балла каждого студента по результатам сдачи 2-х экзаменов.

Вычислить в отчете средний балл по группе студентов и по академии в целом.

Технология.

1. С помощью мастера создать перекрестный запрос по таблице Общая   ведомость, в которой должны иметься оценки для всех студентов 3-х групп по 2-м дисциплинам.

Для этого:

- выбрать поля Номер группы, Фамилия, № зачетки в качестве заголовков строк;

- выбрать поле Наименование дисциплины в качестве заголовка столбцов;

- снять флажок  Да вычисления итоговых значений для каждой строки;

- выбрать для вычислений поле Оценка и функцию вычисления First (Первый);

сохранить запрос, присвоив ему имя Запрос для отчета по среднему баллу.

2. С помощью мастера создать отчет по запросу Запрос для отчета по среднему баллу

Рис…Запрос для отчета по среднему баллу в режиме конструктора

3. Выбрать все поля запроса.

4. Добавить уровень группировки по номеру группы.

5. Выбрать порядок сортировки по фамилиям студентов.

6. Выбрать ступенчатый вид отчета и деловой заголовок.

7. Присвоить отчету имя Отчет по среднему баллу. Просмотреть отчет.

8. Перейти в режим конструктора и отрегулировать ширину столбцов и их местоположение.

9. Выровнять оценки по центру столбца. Для этого выделить поля и нажать соответствующую кнопку инструментальной панели Формат отчета.

10. С помощью инструментальной панели элементов ввести в правую часть области верхнего колонтитула надпись Средний балл.

11. С помощью инструментальной панели элементов ввести в область данных поле для   вычисления среднего балла. Щелкнуть правой кнопкой мыши внутри созданного поля и вызвать окно Свойства поля.

Рис…Окно свойств поля

12. Установить вкладку Данные. Для вызова построители выражений на вкладке Данные в строке данные щелкнуть по кнопке «...».

13. Используя  инструменты   построителя,   ввести   в   ноле формулу расчета среднего балла:

=([нанмен. днсц.1] + [наимен. дисц.2|) / 2

Примечание.

Наименования дисциплин вставляются в формулы двойным щелчком левой клавиши мыши по соответствующей строке в подокне построителя выражений Отчет.

Рис.. Окно построителя выражений для вычисления Среднего балла

14. Просмотреть и отредактировать отчет. Удалить дублирующее название вычисляемого поля в области данных. Отрегулировать формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения. Установить для  поля Средний балл вкладку Макет и выбрать формат поля фиксированный с 2-мя дробными знаками.

15. Выполнить условное форматирование поля Средний балл. Выделить красным цветом значения среднего балла, большие 4,5 и синим цветом - меньшие 3,5. Для этого в режиме конструктора выделить поле Средний балл, выполнить команду Формат/Условное форматирование. В окне Условное форматирование задать: Условие 1 - Значение поля, операция сравнения - больше, значение для сравнения - 4,5. В строке задания формата установить цвет текста - красный, нажать кнопку Добавить>>. Повторить указанные действия для Условия 2, установив синий цвет для всех значений поля, меньших 3,5.

16. Для подсчета среднего балла по группе добавить в окне конструктора раздел Примечание группы. Для этого вызвать окно настройки Сортировка и группировка, щелкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели, или выполнить команду ВИД/Сортнровка и группировка. В окне ■Сортировка и группировка включить отображение области примечаний группы.

Рис… Диалоговое окно команды Условное форматирование

Рис  Диалоговое окно команды Сортировка и группировка

17. В области примечаний группы в столбце, соответствующем среднему баллу студента, создать вычисляемое поле. Вызвать окно настройки свойств поля. Установить вкладку Данные. В строке данные вызвать Построитель выражений. Ввести формулу вычислений: =Sum  (([наимен. дисц.1]  +  [наимен. дисц.2]  ) / 2 / Соunt([ФИО])

Примечание.

Для ввода названий функции групповых операций Sum и Count дважды щелкнуть по строке Функции в левом подокне Построителя выражений, а затем двойным щелчком раскрыть список встроенных функций. В среднем подокне выбрать категорию Статистические функции и затем в правом подокне нужную функцию.

Для вставки в качестве аргументов функции нужных полей выбрать в левом подокне "Отчет...", а в среднем подокне - "Список нолей" и двойным щелчком вставлять в формульное выражение имена полей из правого подокна.

  1.  Удалить контур с надписью вычисляемого поля. Отрегулировать формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения аналогично пункту 14.
  2.  Создать слева от значения среднего балла группы надпись "Средний балл группы NNN", где NNN - номер группы. Для этого в область примечаний группы вставить поле и ввести в него формулу:

="Средний балл группы " & [Номер группы]

  1.  

Подсчитать в отчете средний балл по всем группам. Для этого вставить вычисляемые поля аналогично пунктам 17, 18 и 19 в область примечаний отчет

Рис.. Отчет по среднему баллу в режиме конструктора

  1.  Присвоить отчету имя Расчет среднего балла групп. Ввести в заголовок отчета дату формирования отчета. Для этого вставьте под строкой с названием отчета поле и ввести в него с помощью построителя выражений функцию =DATE()- Используя Маску ввода, установить пользовательский формат даты в виде: dd\.mm\.yyyy.
  2.  Для того чтобы сделать отчет более компактным, перенести номер группы из области заголовка группы в область данных. Для этого отключить область заголовка группы, вызвав окно Сортировка и группировка. Вставить поле Номер группы в соответствующий столбец области данных. Настроить свойства поля. Для того, чтобы номер поля не повторялся в. каждой строке отчета установить на вкладке Макет свойство Не выводить повторы в состояние До. Примерный вид отчета представлен на рис.6.

Рис   Отчет по среднему баллу в режиме просмотра

Создание связанного отчета

Связанный отчет состоит из главного и одного или нескольких подчиненных отчетов. Подчиненным отчетом называют отчет, созданный внутри другого отчета. Подчиненные отчеты позволяют решать следующие задачи:

- вывести сводные данные или конкретные записи, связанные с содержимым главного отчета; -объединить несколько независимых отчетов в главном отчете.

Для создания подчиненного отчета следует:

  1.  Создать отчет, который будет использоваться как подчиненный, и сохранить его.
  2.  Открыть главный отчет в режиме конструктора.
  3.  Перейти в окно базы данных, например, нажатием клавиши F11.
  4.  Переместить с помощью мыши значок созданного подчиненного отчета из окна базы данных в соответствующую позицию в главном отчете. Например, для печати подчиненного отчета перед каждой группой в главном отчете следует поместить подчиненный отчет в заголовок группы. Подчиненный отчет выводится как отдельный элемент управления.

   Рис   Подчиненный отчет в режиме конструктора

  1.  

Если в подчиненном отчете должны выводиться данные, связанные с главным отчетом, установить связь элемента управления подчиненного отчета с главным отчетом. Для связывания подчиненного отчета с главным отчетом открыть окно свойств подчиненного отчета и задать связь свойств Подчиненного поля и Основного поля по номеру группы. По возможности, значения этих свойств задаются автоматически средствами Microsoft Access.

Рис  Связь полей главного и подчинённого отчётов

Например, подчиненный отчет - это отчет, содержащий сведения о студентах, сгруппированные по номерам групп. Главный отчет - это отчет, содержащий сведения о группах (номер, факультет, специальность). Связь осуществляется через поле "Номер группы". Главный отчет создается мастером на базе запроса "Факультет-группа" как простой отчет. Подчиненный отчет также создается мастером на базе таблицы "Студент" как отчет с группировкой.

Примечание

Допускается вставка в отчет подчиненной формы. Главный отчет может содержать несколько подчиненных отчетов или подчиненных форм.

В главном отчете допускается существование двух уровней подчиненных отчетов. Например, отчет может содержать подчиненный отчет, который в свою очередь содержит подчиненный отчет. Возможные комбинации подчиненных форм и подчиненных отчетов, содержащихся в главном отчете, представлены в следующей таблице.

Уровень 1

Уровень 2

Подчиненный отчет 1

Подчиненныйотчет2

Подчиненный отчет 1

Подчиненная форма 1

Подчиненная форма 1

Подчиненная форма 2

Рис.   Главный отчёт в режиме конструктора

Задание 4. Создать связанный отчет, состоящий из главного и подчиненного отчетов. В качестве главного отчета создать отчет на базе запроса по связанным таблицам «Факультет-группа». В качестве подчиненного отчета использовать табличный отчет по таблице «Группа».

Технология.

1. Создать с помощью мастера ступенчатый подчиненный отчет по таблице Студент, сгруппированный по номерам групп и упорядоченный фамилиям студентов,   включив  в него поля:

Номер группы;

Фамилия;

№ зачетки.

2. Сохранить отчет, присвоив ему имя Подчиненный. Отредактировать отчет в режиме конструктора. Уменьшить ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

3. Создать с помощью мастера ступенчатый главный отчет по запросу Группа-Факультет, упорядоченный по факультетам и номерам групп, включив в него поля:

Наименование факультета;

Номер группы;

Номер специальности.

4. Сохранить отчет, присвоив ему имя «Главный». Отредактировать   в   режиме   конструктора.   Уменьшить   ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

5. Включить режим конструктора для   главного отчета. Не закрывая окна конструктора отчета Главный, перетащить мышью из окна базы данных (вкладка: отчеты) значок отчета Подчиненный в область данных главного отчета.

6. Щелкнуть правой кнопкой мыши по полю Подчиненный и вызвать окно свойств поля. На вкладке данные обеспечьте связь между подчиненным и основным отчетом по полю Номер группы.

7. Просмотреть получившийся связанный отчет. Вернуться в режим конструктора и окончательно отредактировать отчет.

Рис   Связанный отчет


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

53321. Нумо, хлопці! 50.5 KB
  Ви – сильна половина нашого суспільства, майбутні воїни, захисники нашої держави. На вас наші надії і сподівання. Тож вітаємо вас і для вас сьогодні вірші, пісні, конкурси.
53322. Національно-визвольна війна українського народу під проводом Б. Хмельницького (Тематичне оцінювання) 41.5 KB
  Мета: систематизувати і закріпити знання учнів з теми; домогтися розуміння учнями практичнонаслідкових звязків в основних явищах і процесах періоду Національновизвольної війни; зясувати який навчальний матеріал учні засвоїли гірше і ще раз попрацювати з ним; продовжувати виробляти в учнів вміння давати письмові відповіді на питання; здійснювати диференційований підбір у перевірці знань учнів; працювати над виробленням в учнів розуміння ролі видатних діячів у боротьбі за незалежність України; виховувати...
53323. Б.ХМЕЛЬНИЦЬКИЙ: ПОЛІТИК, ДИПЛОМАТ, ПОЛКОВОДЕЦЬ 69.5 KB
  Богдан Хмельницький одна з яскравих постатей української історії. За словами відомого українського історика Крип’якевича Хмельницький поклав печать свого духа на подальший розвиток Україниâ€. Хмельницького в історії України†Богдан Хмельницький гетьман України народився у 1595р. Хмельницький з дитинства вбирав у себе вільне повітря покозаченої України тим більше що матийого була козачкою з Переяслава.
53324. Національно-визвольна війна українського народу середини ХVII ст. під проводом Б.Хмельницького 151 KB
  Навчати давати характеристику історичній постаті на прикладі Богдана Хмельницького. Зважаючи на те що до сьогодні збереглося понад півсотні портретів Хмельницького інколи важко зрозуміти якою ж насправді була зовнішність гетьмана. Однак можна стверджувати що найточніше її відтворив на своїй гравюрі гданський майстер Гондіус адже створив він її за життя Богдана Хмельницького. Запитання для учнів: Скажіть будь ласка як на вашу думку така постать могла очолити Національну –визвольну війну відповідь учнів Зараз ми з вами послухаємо...
53325. Хобі. Плани на тиждень 329.5 KB
  My name is Dasha. I am 10. My hobby is drawing. It is an indoor activity. I go the art studio. I attend the art studio three times a week. I think my hobby is interesting. I can draw animals, people, trees. I am going to be an artist. I like my hobby because it is very exciting.
53326. HOBBIES 46.5 KB
  Let`s split into two groups, according to your birthdays (spring-summer, autumn-winter).The pupils whose birthdays are in spring-summer will show different hobbies to those who were born in autumn-winter. Be attentive! You are to give the names of different kinds of activities in turn. (Hobbies are written on the cards: reading, drawing, singing, dancing, cooking, knitting, fishing, writing stories, taking photographs, playing the piano).
53327. Хобі: Дозвілля 45.5 KB
  I like to read about sports and sportsmen. I am reading an interesting story about hockey now. My father likes to read about football. He has got a lot of books about that game. My sister is fond of animals. She likes to read about them. She has got books with funny stories and fables about animals. I gave her a present yesterday: a very big and interesting book about animals at the zoo. There are a lot of funny stories in it. My mother is interested in history. So she spends her free time with a book on history. So I can say reading is my familys hobby.
53328. Вечірки і свята 144 KB
  Розвиваюча: Розвивати фонематичний слух учнів, здатність до імітації, якість вимовних навичок і довготривалу, короткотривалу, слухову пам’ять, слуховий контроль, здатність самостійно планувати мовний вчинок, уяву, здатність до здогадки; вміння логічно, послідовно висловлювати думки ІМ, культуру читання.
53329. Улюблені свята 85 KB
  My name’s Tanya. I live in Ukraine. We celebrate many holidays in our country. I should say I like all of them. Celebrating is my joy. I love greeting guests at my home. I like cooking something tasty. Guests come to share the joy of the day. Sometimes we make presents or surprises for each other. It’s great. Now tell me what holidays you like to celebrate.