21614

Создание таблиц Microsoft Excel

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Приведены требования при вводе данных в ячейки листа при этом особое внимание уделено порядку ввода дат и времени. По умолчанию все данные ячейки вводятся одной строкой. Для этого следует выделить ячейки не обязательно смежные в которые необходимо ввести данные ввести данные и нажать клавиши клавиатуры Ctrl Enter или при нажатой клавише клавиатуры Ctrl щелкнуть по кнопке Ввод в строке формул см. Одни и те же данные можно ввести одновременно в одноименные ячейки различных листов.

Русский

2013-08-03

480 KB

1 чел.

Создание таблиц Microsoft Excel

Лекция посвящена созданию таблиц в документах Microsoft Excel. Приведены требования при вводе данных в ячейки листа, при этом особое внимание уделено порядку ввода дат и времени. Показаны возможности использования автозаполнения при вводе данных. Описаны приемы редактирования содержимого ячеек, включая проверку орфографии. Обращено внимание на создание и использование гиперссылок в документах Microsoft Excel. Дано представление о шаблонах Microsoft Excel. Показаны возможности использования шаблонов при создании документов.

Ввод данных с использованием клавиатуры

Общие правила ввода данных

Данные можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул.

Для ввода данных (текст, даты, числа, формулы и т. д.)  с использованием клавиатуры следует выделить ячейку, ввести данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул (рис. 14.1) и подтвердить ввод.


Рис. 14.1.  Ввод данных с клавиатуры

Подтвердить ввод можно одним из трех способов:

  •  нажать клавишу клавиатуры Enter или Tab;
  •  нажать кнопку Ввод (зеленая галочка) в строке формул (см. рис. 14.1);
  •  выделить любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).

Неправильно введенный символ можно удалить. Для удаления символа, находящегося слева от текстового курсора, надо нажать клавишу клавиатуры Back Space.

При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

По умолчанию все данные ячейки вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому абзацу) в ячейке необходимо нажать клавишу клавиатуры Enter при нажатой клавише Alt (рис. 14.2).


Рис. 14.2.  Ввод данных в ячейку в две строки

Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу клавиатуры Esc или кнопку Отмена (красный крестик) в строке формул (см. рис.14.1).

В ячейке может находиться до 32767 символов. Непосредственно в ячейке отображаются только 1024 символа; все 32767 символа отображаются в строке формул. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы - 1024 символа.

Одни и те же данные можно ввести одновременно в несколько ячеек одного листа. Для этого следует выделить ячейки (не обязательно смежные), в которые необходимо ввести данные, ввести данные и нажать клавиши клавиатуры Ctrl + Enter или, при нажатой клавише клавиатуры Ctrl, щелкнуть по кнопке  Ввод в строке формул (см. рис. 14.1).

Одни и те же данные можно ввести одновременно в одноименные ячейки  различных листов. Для этого следует выделить ярлыки листов, в которые необходимо ввести данные, ввести данные и подтвердить ввод.

Чтобы заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше (заполнить вниз), можно нажать комбинацию клавиш клавиатуры Ctrl + В. Чтобы заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной слева (заполнить вправо), можно нажать комбинацию клавиш клавиатуры Ctrl + К.

Microsoft Excel обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и автоматически устанавливает соответствующий формат данных.

Ввод текста

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ). Это может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т. п.). Переносы в словах в документах Excel вообще недопустимы.

Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст отображается на листе на соседних ячейках справа (ячейка А1 на рис. 14.3). Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на листе не отображается (ячейка А2 на рис. 14.3). При этом текст в строке формул отображается полностью.


Рис. 14.3.  Отображение текста в ячейках

Ввод чисел

При первоначальном вводе (до изменения ширины столбцов) числа в ячейке может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться (ячейка В2 на рис. 14.4). При вводе большего числа происходит автоматическое форматирование ячейки, и число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В3 на рис. 14.4)

Если же ширина столбца была уменьшена и число не может быть отображено в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы # (ячейка В4 на рис. 14.4). При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на такую ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.


Рис. 14.4.  Отображение чисел в ячейке

При вводе с клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяют запятой.

Для удобства представления больших чисел группы разрядов при вводе можно отделять пробелами. Например, число 12345678 можно ввести как 12 456 789. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов между разрядами (рис. 14.5).


Рис. 14.5.  Ввод чисел с разделителем разрядов

Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки, для этого можно выполнить команду Правка/Очистить/Форматы.

В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число.

Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента %) (рис. 14.6).


Рис. 14.6.  Ввод чисел с обозначением рубля и процентов

Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет применяться установленное обозначение. Для возможности ввода обычных чисел необходимо очистить формат ячейки, для чего можно выполнить команду Правка/Очистить/Форматы.

Ввод дат и времени

Microsoft Excel воспринимает даты, начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата - 31 декабря 9999 года.

Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка после года не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:

12.8.1918 или

12-8-1918 или

12/8/1918.

При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

12.4.61 или

12-4-61 или

12/4/61.

Для дат текущего десятилетия  год можно указывать одной цифрой. Например, для ввода даты 2 ноября 2002 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

2.11.2 или

2-11-2 или

2/11/2.

Независимо от способа ввода, первоначально дата в ячейке отображается в полном формате (ячейки В2:В4 на рис. 14.7).

При вводе даты текущего года можно ограничиться вводом только числа месяца и месяца с использованием тех же разделителей. Например, для ввода даты 2 ноября сего года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

2.11 или

2-11 или

2/11.

Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в кратком формате (ячейки С2:С4 на рис. 14.7).


Рис. 14.7.  Отображение дат при вводе

Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Время следует вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка после секунд (минут) не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует ввести букву a или p (обязательно в английской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. После ввода время будет отображено с обозначением РМ (рис. 14.8).


Рис. 14.8.  Отображение времени при вводе

Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.

Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки, для этого можно выполнить команду Правка/Очистить/Форматы.

Использование автозаполнения

Автозаполнение можно использовать для ввода в смежные ячейки одного столбца или одной строки последовательных рядов календарных данных, времени, чисел, комбинаций текста и чисел. Кроме того, можно создать собственный список автозаполнения.

Для  автозаполнения ячеек необходимо в первую из заполняемых ячеек ввести начальное значение ряда. Затем следует выделить ячейку и при нажатой левой кнопке мыши перетаскивать маркер автозаполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки) в сторону изменения значений. Указатель мыши при наведении на маркер принимает вид черного креста (рис. 14.9 - рис. 14.12). При перетаскивании вправо или вниз значения будут увеличиваться (рис. 14.9 - рис. 14.10), при перетаскивании влево или вверх - уменьшаться (рис. 14.12).


Рис. 14.9.  Автозаполнение по столбцу с возрастанием


Рис. 14.10.  Автозаполнение по строке с возрастанием


Рис. 14.11.  Автозаполнение по столбцу с убыванием

По окончании перетаскивания рядом с правым нижним углом заполненной области появляется кнопка Параметры автозаполнения (рис. 14.12).


Рис. 14.12.  Результат автозаполнения

Для заполнения последовательным рядом чисел, а также для выбора способа заполнения календарными рядами после перетаскивания необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке Параметры автозаполнения (см. рис. 14.12) и выбрать требуемый режим автозаполнения.

В появившемся меню (рис. 14.13) для заполнения последовательным рядом чисел  следует выбрать команду Заполнить.


Рис. 14.13.  Меню автозаполнения при работе с числами

В меню ряда календарных значений (рис. 14.14) можно выбрать следующие варианты заполнения:

Заполнить по рабочим дням - только рабочие дни без учета праздников;

Заполнить по месяцам - одно и то же число последовательного ряда месяцев;

Заполнить по годам - одно и то же число одного и того же месяца последовательного ряда лет.


Рис. 14.14.  Меню автозаполнения при работе с датами

Такого же результата можно добиться, если перетаскивать маркер автозаполнения правой кнопкой мыши, а затем выбрать вариант заполнения в контекстном меню.

Правка содержимого ячеек

Замена содержимого

Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.

Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.) автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению. Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено как дата 26.06.1900. В этом случае, выполнив команду Правка/Очистить/Форматы, следует очистить формат ячейки.

Редактирование содержимого

Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул.

При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу клавиатуры F2. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, следует нажать клавишу клавиатуры Delete, для удаления символа, стоящего слева от текстового курсора, - клавишу клавиатуры BackSpace. Для удобства работы в режиме редактирования ячейки можно выделять фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише клавиатуры Shift.

Проверка правописания в документе

Microsoft Excel позволяет проверять орфографию текста, введенного в ячейки, а также надписей на листе. Грамматическая и стилистическая проверка не производится. Орфографию можно проверять на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках.

Настройку параметров проверки можно произвести, выполнив команду Сервис/Параметры, во вкладке Орфография диалогового окна Параметры (рис. 14.15).


Рис. 14.15.  Настройка режима проверки орфографии (вкладка "Орфография" диалогового окна "Параметры")

Для проверки орфографии следует нажать кнопку Орфография панели инструментов Стандартная или выполнить команду Сервис/Орфография. При обнаружении ошибки в поле Нет в словаре диалогового окна Орфография (рис. 14.16) выводится фрагмент текста с ошибкой. В списке Варианты могут быть приведены правильные варианты написания слова.


Рис. 14.16.  Исправление ошибок и опечаток в диалоговом окне "Орфография"

Если предлагается правильный вариант замены, то его следует выбрать, а затем нажать кнопку Заменить для замены этой конкретной ошибки или кнопку Заменить все - для замены всех таких ошибок. Если же в списке нет вариантов замены, то исправление можно произвести непосредственно в поле Нет в словаре, а затем воспользоваться теми же кнопками.

Если слово написано правильно, но оно отсутствует в словаре, можно нажать кнопку Добавить в словарь. Далее добавленное слово не будет определяться как ошибка.

Очистка ячеек

Для удаления содержимого ячейки следует ее выделить и нажать клавишу клавиатуры Delete.

В том случае, когда требуется полная очистка ячеек, включая содержимое, форматы данных и оформление ячеек, а также примечания, следует выделить ячейки и выполнить команду Правка/Очистить/Все.

Если же требуется удалить только элементы оформления данных и ячеек, но сами данные необходимо оставить, следует выделить ячейки и выполнить команду Правка/Очистить/Форматы.

Для очистки содержимого ячейки с одновременным переходом в режим ее редактирования можно выделить ячейку и нажать клавишу клавиатуры BackSpace.

Гиперссылки в Microsoft Excel

Вставка гиперссылок

Гиперссылка на веб-страницу или адрес электронной почты создается автоматически при вводе в ячейку URL-адреса или адреса электронной почты (рис. 14.17).


Рис. 14.17.  Создание гиперссылки на URL-адрес или адрес электронной почты

При создании гиперссылки на другой лист и/или другую книгу удобно предварительно ввести в ячейку текст, который будет представлен как гиперссылка. Например, для создания гиперссылки на лист Октябрь можно ввести текст "Октябрь". Для создания гиперссылки следует выделить ячейку и нажать кнопку Добавить гиперссылку панели инструментов Стандартная или щелкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Гиперссылка.

При создании гиперссылки на другой лист текущей книги в диалоговом окне Добавление гиперссылки в разделе Связать с нужно выбрать значение местом в документе, затем выбрать лист, на который создается ссылка, при необходимости указать ячейку этого листа и нажать кнопку ОК (рис. 14.18).


Рис. 14.18.  Создание гиперссылки на другой лист текущей книги

При создании гиперссылки на другую книгу в диалоговом окне Добавление гиперссылки в разделе Связать с нужно выбрать значение файлом или веб-страницей и, пользуясь кнопками Вверх и Искать, выбрать книгу, на которую создается ссылка. Для выбора листа книги следует нажать кнопку Закладки (рис. 14.19).


Рис. 14.19.  Создание гиперссылки на другую книгу

В диалоговом окне Выбор места в документе надо выделить лист, на который создается ссылка, при необходимости можно указать ячейку этого листа и нажать кнопку ОК (рис. 14.20).


Рис. 14.20.  Выбор листа при создании гиперссылки на другую книгу

После выбора листа в диалоговом окне Добавление гиперссылки следует нажать кнопку ОК (см. рис. 14.19).

Гиперссылкам на листе автоматически назначается стиль оформления Гиперссылка.

Использование гиперссылок

При наведении указателя мыши на ячейку с гиперссылкой отображается всплывающая подсказка с URL-адресом, адресом электронной почты, именем листа, ячейки или файла, на который создана гиперссылка (рис. 14.21).


Рис. 14.21.  Отображение гиперссылок на листе

Для перехода на URL-адрес нужно щелкнуть мышью по гиперссылке при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. При этом запустится веб-обозреватель и будет открыта соответствующая страница.

Если щелкнуть по гиперссылке на адрес электронной почты, откроется окно сообщения почтовой программы, например, Microsoft Outlook.

Для выделения ячейки с гиперссылкой следует щелкнуть по ячейке и некоторое время удерживать нажатой левую кнопку мыши.

Изменение гиперссылки

Для изменения гиперссылки следует выделить ячейку и нажать кнопку Добавить гиперссылку панели инструментов Стандартная или щелкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Изменить гиперссылку. В диалоговом окне Изменение гиперссылки (рис. 14.22) можно внести необходимые изменения и нажать кнопку ОК.


Рис. 14.22.  Изменение гиперссылки

Удаление гиперссылки

Для удаления гиперссылки следует щелкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Удалить гиперссылку.

Удалить гиперссылку можно также при ее изменении. Для этого в диалоговом окне Изменение гиперссылки (см. рис. 14.22) необходимо нажать кнопку Удалить ссылку.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

80965. Проблема вивчення пізнавальних можливостей школярів у методиці навчання історії 36.03 KB
  Пізнавальні можливості учнів відносяться до основних факторів процесу навчання і безпосередньо впливають на цілі зміст і характер навчальної роботи. Зокрема з урахуванням пізнавальних можливостей учнів визначається рівень викладу навчального матеріалу у шкільних підручниках адаптується та опрацьовується учителем і учнями матеріал конкретних уроків готуються варіанти пізнавальних завдань і т. Відповідно до пізнавальних можливостей учнів даного класу формулюються й уточнюються завдання конкретного уроку. Без аналізу пізнавальних можливостей...
80966. Проаналізуйте розвиток шкільної історичної освіти в Україні в ХІХ-ХХ ст 35.13 KB
  Початок систематизованого викладання історії в Україні пов`язаний із створенням Харківської колегії. Започатковується вивчення історії і в Галичині. Левицький видав у 1821 році наказ семінаристам займатися вивченням рідної історії. Свій внесок у зародження методики вивчення історії внесли і повітові училища та гімназії навчальна база яких передбачала наявність у їхніх бібліотеках книг з історії.
80967. Пізнавальні процеси у навчанні історії 41.83 KB
  Найважливішим серед пізнавальних процесів є сприйняття - наочно- образне, просторово-часове відбиття у свідомості людини предмета, ( явища, яке базується на різних відчуттях (колір, звуки, запахи, форма, обсяг та інші), розумінні предмета чи осмисленні його на основі попереднього досвіду (далекість, швидкість, напрямок руху, тривалість процесів й інші властивості).
80968. Визначте методику роботи з історичними картами на уроках історії в школі 33.82 KB
  Важливим джерелом інформації є історична карта яка відображає особливості розвитку людства в минулому. Робота з історичними картами є наочним методом. Настінна карта зазвичай відображає великі території містить відомості щодо тривалих історичних періодів й різних аспектів історичного процесу.
80969. Особливості пізнавального інтересу учнів до історії 35.74 KB
  Метою розвитку мотиваційної сфери учнів у навчанні історії виступає формування стійкого інтересу до предмета що передбачає активне емоційнопізнавальне ставлення школярів до досліджуваних історичних подій до зясування їхніх причин і наслідків а також до оволодіння вміннями необхідними для всебічного вивчення минулоі о і сучасності на основі різноманітних джерел. Отже одним із важливих завдань навчання в умовах цілісної методичної системи є підвищення рівня розвитку інтересу. У числі загальних зовнішніх причин падіння інтересу...
80970. Організація самостійної роботи учнів при вивченні теми: «Виникнення та розвиток Київської Русі » (7 клас) 39.16 KB
  Проблема диференційованого підходу до учнів у навчанні історії. Диференційоване навчання організація навчальновиховного процесу з урахуванням типових індивідуальних особливостей учнів. Складнішим і ефективнішим видом диференційованого навчання є здійснення його в умовах поділу класу на групи залежно від рівня навчальних можливостей учнів.
80971. Планування роботи із контурною картою при вивченні теми: «Великі географічні відкриття: зустріч цивілізацій» (8 клас) 37.85 KB
  Розглядаючи тему: Великі географічні відкриття доба відкриттів європейськими мореплавцями невідомих раніше морів та океанів островів і континентів здійснення першої навколосвітньої морської подорожі колонізації заморських територій кінець XVсеред. Нові географічні відкриття зумовлювалися насамперед бурхливим розвитком продуктивних сил прагненням європейців задовольнити зрослі потреби в дорогоцінних металах і прянощах відповідно пошуками морських шляхів до Китаю та Індії. Великі географічні відкриття стали можливими завдяки значному...
80972. Способи вивчення пізнавального інтересу учнів до історії 38.89 KB
  В учнівських диктантах було відтворено від 8 до 21 інформаційних одиниць. Діагностуючий диктант допомагає вчителю вчасно звернути увагу на труднощі в сприйнятті й осмисленні історичного матеріалу що є в учнів даного класу 9віку0. Якщо взяти за основу зміни особистісних особливостей учнів то в своїй роботі у напрямку посилення пізнавального інтересу учнів до історії перш за все беру до уваги що учні основної школи та старшої школи мають зовсім різну підготовки виходячи з їх віку.
80973. Дайте оцінку сучасним вимогам до уроків історії 39.52 KB
  Розуміння і виконання вчителем сучасних вимог до уроку які визначаються соціальним замовленням. Оптимального балансу в змісті уроку компонентів світової національної регіональної та локальної історії. Творчою емоційної атмосфери заснованої на інтерес учнів до змісту уроку та видами навчальної роботи...