21622

Просмотр документов в MS Excel

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Показаны приемы перемещения по ячейкам листа и между листами книги. Показаны возможности скрытия и отображения столбцов и строк листа одновременного просмотра различных частей листа. Указаны способы выделения фрагментов листа. Просмотр документа Изменение режима просмотра листа Для изменения режима просмотра листа используют команды меню Вид.

Русский

2013-08-03

487 KB

3 чел.

Просмотр документов в MS Excel

В лекции рассмотрены особенности различных режимов отображения и способов просмотра рабочих листов Microsoft Excel, возможности изменения масштаба отображения. Показаны приемы перемещения по ячейкам листа и между листами книги. Показаны возможности скрытия и отображения столбцов и строк листа, одновременного просмотра различных частей листа. Указаны способы выделения фрагментов листа.

Просмотр документа

Изменение режима просмотра листа

Для изменения режима просмотра листа используют команды меню Вид.

По умолчанию для вновь создаваемых документов установлен режим просмотра Обычный. Этот режим используется для выполнения большинства задач Microsoft Excel, таких, как ввод и обработка данных, форматирование данных и ячеек, вычисления, построение диаграмм и т. д.


Рис. 2.1.  Отображение листа в режиме "Обычный"

Переключение в режим Разметка страницы позволяет изменять данные и при этом видеть их примерно так, как они будут напечатаны. При переходе в режим Разметка страницы обычно появляется информационное окно (рис. 2.2). Для дальнейшей работы следует нажать кнопку ОК. Перед этим можно поставить флажок Больше не показывать это окно (Больше не выводить это сообщение).


Рис. 2.2.  Сообщение "Режим разметки страницы"

В режиме Разметка страницы (рис. 2.3) в окне отображается только собственно сама таблица. Остальные ячейки листа не отображаются. Зато отображены границы страниц. Перетаскиванием этих границ можно изменять порядок разделения таблицы между страницами при печати. Кроме того, только в этом режиме можно эффективно работать с разрывами страниц.


Рис. 2.3.  Отображение листа в режиме "Разметка страницы"

Режим отображения Во весь экран обеспечивает скрытие большинства экранных элементов для увеличения видимой части документа (рис. 2.4). В этот режим можно перейти как из режима Обычный, так и из режима Разметка страницы.


Рис. 2.4.  Режим отображения листа "Во весь экран"

Чтобы вернуться в исходный режим, следует в панели Во весь экран (рис. 2.4) нажать кнопку Вернуть обычный режим.

Изменение масштаба отображения

Для изменения масштаба отображения листа используют раскрывающийся список Масштаб панели инструментов Стандартная (рис. 2.5). В списке можно выбрать любое из имеющихся значений масштаба. При желании можно установить удобный масштаб самостоятельно. Для этого необходимо в поле раскрывающегося списка ввести с клавиатуры любое значение от 10 % до 400 % (символ процента вводить необязательно) и нажать клавишу клавиатуры Enter.


Рис. 2.5.  Изменение масштаба отображения документа

Аналогичного результата можно добиться, выполнив команду Вид/Масштаб и установив требуемый масштаб в диалоговом окне Масштаб (рис. 2.6).


Рис. 2.6.  Изменение масштаба отображения документа в диалоговом окне "Масштаб"

Переход между листами книги

Для перехода к нужному листу книги достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по соответствующему ярлыку листа в нижней части окна книги.

Если необходимый ярлык не отображен в строке ярлыков, то для прокрутки ярлыков можно воспользоваться кнопками прокрутки ярлыков (не листов), расположенными в левой части строки ярлыков (рис. 2.7).


Рис. 2.7.  Кнопки прокрутки ярлыков

Чтобы облегчить поиск нужных ярлыков, их можно пометить разными цветами. Для этого следует щелкнуть по ярлыку листа правой кнопкой мыши, выполнить команду контекстного меню Цвет ярлычка и в диалоговом окне Выбор цвета ярлычка (рис. 2.8) выбрать цвет.


Рис. 2.8.  Выбор цвета ярлычка листа в диалоговом окне "Выбор цвета ярлычка"

Ярлык активного листа подчеркивается выбранным цветом, ярлыки неактивных листов закрашиваются полностью.

Для последовательного перехода между листами можно использовать и клавиши клавиатуры. Комбинация клавиш Ctrl + Page Up - переход к листу, расположенному справа от активного листа, а Ctrl + Page Down - к листу, расположенному слева.

Просмотр листа

Для просмотра невидимых в окне документа частей листа можно воспользоваться полосами прокрутки.

Каждый щелчок по кнопке со стрелкой вниз или вверх перемещает лист на строку вверх или вниз соответственно. Точно так же каждый щелчок по кнопке со стрелкой вправо или влево перемещает лист на столбец влево или вправо. Для прокрутки листа можно также перетаскивать бегунок полосы прокрутки. Однако обычным перетаскиванием бегунок можно перемещать только в пределах областей листа, занятых данными. Для прокрутки всего листа бегунок следует перемещать при нажатой клавише Shift.

Лист можно прокручивать и клавишами клавиатуры. Для этого на клавиатуре должна быть включена клавиша ScrollLock (о включении клавиши свидетельствует сигнальная лампочка в правом верхнем углу клавиатуры). После этого клавиши со стрелками, а также клавиши Page Up и Page Down будут перемещать не выделение ячейки, а лист. Для возврата в обычный режим нужно отключить клавишу ScrollLock.

Наконец, лист по вертикали можно прокручивать с использованием мыши. Для прокрутки на несколько строк вверх или вниз следует поворачивать колесико мыши вперед или назад. Кроме того, удерживая колесико нажатым, можно перемещать указатель мыши вверх или вниз относительно метки начала. С увеличением расстояния указателя от этой метки скорость прокрутки листа увеличивается.

Перемещение по листу

Перейти к определенной ячейке листа можно с использованием мыши. Для этого достаточно навести на эту ячейку указатель мыши в виде белого креста и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Также для перехода к нужной ячейке можно использовать клавиатуру. Клавиши и производят переход на одну ячейку вправо или влево, а клавиши и - на одну ячейку вниз или вверх. Клавиши Page Up и Page Down - на один экран вниз или вверх. Клавиша Home переводит к первой ячейке строки.

Комбинация клавиш Ctrl + производит переход к правому краю текущей области, Ctrl + - к левому краю, Ctrl + - к нижнему краю, а Ctrl + - к верхнему краю. Комбинация клавиш Ctrl + Home производит переход в начало листа, а Ctrl + End - переход в последнюю ячейку на листе, расположенную в самой нижней используемой строке крайнего справа используемого столбца. Комбинация клавиш Alt + Page Up производит переход на экран вправо, а Alt + Page Down - на экран влево.

Одновременный просмотр различных частей листа

Разделение листа

Для того чтобы независимо просматривать и прокручивать различные части листа, можно разделить лист по горизонтали и по вертикали на отдельные области. Разделение листа на области позволяет просматривать различные части одного и того же листа друг рядом с другом и может оказаться полезным, например, при необходимости вставить данные из одной области большого листа в другую.

Для разделения листа следует навести указатель на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки, и, когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащить его вниз или влево.

Можно также выделить ячейку, относительно которой следует разделить лист, и выполнить команду Окно/Разделить.

Например, в таблице на рис. 2.9 можно просматривать в левой области листа данные по ценам, затратам и выручке, а в правой части по количеству кондиционной продукции, некондиционной и т. д. В верхней части можно просматривать данные по различной продукции, в то время как в нижних областях будут отображаться итоги.


Рис. 2.9.  Таблица с разделением листа

При необходимости границу разделения листа можно перемещать перетаскиванием.

Для прекращения режима разделения листа необходимо выполнить команду Окно/Снять разделение.

Закрепление областей листа

Закрепление строк, столбцов и областей листа используется при просмотре больших таблиц для того, чтобы при прокрутке листа закрепленные строки и столбцы оставались в окне. Закреплять можно только строки, только столбцы или и строки и столбцы одновременно.

Для закрепления строк необходимо выделить строку, расположенную ниже закрепляемых, и выполнить команду Окно/Закрепить области. Например, для закрепления строки 1 следует выделить строку 2.

Для закрепления столбцов необходимо выделить столбец, расположенный правее закрепляемых, и выполнить команду Окно/Закрепить области. Например, для закрепления столбца А нужно выделить столбец В.

Для закрепления области следует выделить ячейку ниже закрепляемой строки (строк) и правее закрепляемого столбца (столбцов) и выполнить команду Окно/Закрепить области. Например, для закрепления строки 1 и столбца А надо выделить ячейку В2. А для закрепления строк 1:3 и столбцов А:С необходимо выделить ячейку D4.

Например, при работе с таблицей на рис. 2.10 на листе закреплена область столбцов с наименованием товара и поставщика (столбцы A и B) и строки с названиями столбцов таблицы (строка 1).


Рис. 2.10.  Таблица с закрепленной областью

Для отмены закрепления строк, столбцов или областей листа достаточно выполнить команду Окно/Снять закрепление областей.

Следует отметить, что одновременно разделить лист и закрепить области листа невозможно

Скрытие и отображение столбцов и строк

Временно ненужные для работы столбцы и строки листа можно скрыть.

Для скрытия столбца или строки достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца или строки и выполнить команду контекстного меню Скрыть. Можно также выделить любую ячейку столбца (строки) и выполнить команду Формат/Столбец(Строка)/Скрыть.

Если требуется скрыть несколько столбцов или строк, то следует их выделить, щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого выделенного столбца или строки и выполнить команду контекстного меню Скрыть.

Например, в таблице (рис. 2.11) для анализа данных временно не нужны столбцы "Брак" и "Некондиция".


Рис. 2.11.  Таблица до скрытия столбцов

После скрытия этих столбцов таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 2.12


Рис. 2.12.  Таблица после скрытия столбцов

При просмотре листа всегда можно обнаружить факт скрытия столбцов или строк по нарушению последовательности заголовков (рис. 2.12).

Для отображения скрытых столбцов можно выделить столбцы слева и справа от скрытых, щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого выделенного столбца и выбрать команду контекстного меню Отобразить. Аналогично можно отобразить и скрытые строки.

Для отображения всех скрытых столбцов или строк необходимо выделить все ячейки листа. Затем для отображения скрытых столбцов необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого столбца и выполнить команду контекстного меню Отобразить. А для отображения скрытых строк следует щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любой строки и выбрать команду контекстного меню Отобразить.

Для скрытия и отображения столбцов и строк можно также применять команды меню Формат: Столбец/Скрыть(Отобразить), Строка/Скрыть(Отобразить).

Скрыть столбец можно также перетаскиванием влево его правой границы между заголовками столбцов до тех пор, пока ширина столбца не будет равна нулю. Аналогично для скрытия строк можно перетаскивать вверх нижнюю границу строки.

Выделение фрагментов листа

Хотя бы одна ячейка на листе всегда выделена. Эта ячейка обведена толстой линией. Одиночный выделенный фрагмент листа также обведен толстой линией. Ячейки выделенного фрагмента затемнены, кроме одной, как правило, самой левой верхней ячейки. Цвет шрифта, цвет заливки и рамок ячеек при выделении не изменяются (рис. 2.13).


Рис. 2.13.  Выделенный диапазон листа

Для выделения элементов листа можно использовать мышь или клавиши клавиатуры или и то и другое одновременно.

Для выделения одной ячейки достаточно навести на нее указатель мыши в виде белого креста и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для выделения диапазона смежных ячеек необходимо навести указатель мыши в виде белого креста на крайнюю ячейку выделяемого диапазона, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные ячейки. При описании диапазона смежных ячеек указывают через двоеточие левую верхнюю и правую нижнюю ячейки, например, А1:С12.

Для выделения нескольких несмежных ячеек нужно выделить первую ячейку, а затем каждую следующую - при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. Точно так же можно выделить и несколько несмежных диапазонов. Первый диапазон выделяется обычным образом, а каждый следующий - при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. При описании диапазона несмежных ячеек указывают через точку с запятой каждый диапазон, например, А1:С12; Е4:Н8.

Для выделения столбца листа достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца. Для выделения нескольких смежных столбцов необходимо навести указатель мыши (в виде вертикальной черной стрелки, направленной вниз) на заголовок столбца, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные столбцы. При выделении несмежных столбцов следует выделить первый столбец или диапазон столбцов, а затем каждый следующий столбец или диапазон столбцов выделять при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

Строки на листе выделяют аналогично столбцам. Для выделения строки достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку строки. Для выделения нескольких смежных строк необходимо навести указатель мыши в виде горизонтальной черной стрелки, направленной вправо, на заголовок строки, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные строки. При выделении несмежных строк нужно выделить первую строку или диапазон строк, а затем каждую следующую строку или диапазон строк выделять при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

Для выделения всех ячеек листа необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по прямоугольнику левее заголовков столбцов (рис. 2.14).


Рис. 2.14.  Область выделения всех ячеек листа (кнопка "Выделить все")

Выделять фрагменты листа можно перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift. При этом можно использовать все известные комбинации клавиш для перехода по листу.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

82750. Основные свойства и бласть эксплуатации строительного материала 34.48 KB
  Основные свойства строительного материала По составу можно выделить органические минеральные и металлические кровельные материалы. К органическим относятся старейшие кровельные материалы солома дранка и современные битумные битумно-полимерные и полимерные материалы.
82751. Особенности индустриальной модернизации России в начале XX века 134.5 KB
  И перед новой властью неизбежно встал вопрос: а что же дальше? А дальше, вне зависимости от политических пристрастий большевистского режима на первый план выдвигалась проблема модернизации страны, ещё более обострившаяся по сравнению с началом XX века.
82752. Великое княжество Литовское 122.5 KB
  Борьба Литвы Польши и Западной Руси против рыцарей Тевтонского ордена. Отношения Руси и Литвы были настолько тесными что существовала реальная возможность развития и существования Русского государства по литовскому пути. Наибольшее сопротивление орден встретил со стороны Литвы к этому времени...
82753. Романский стиль в Западноевропейской архитектуре. Основные типы искусства готики 39.45 KB
  В подготовке общеевропейского средневекового искусства, началом которого было раннехристианское, продолжением – романское и высшим взлетом – готическое искусство, главную роль сыграли греко-кельтские истоки, романские, византийские, греческие, персидские и славянские элементы.
82754. Типология частей речи 37.18 KB
  В данной работе мы стремимся выявить типологические особенности частей речи в английском языке в сравнении с русским нас интересует структурная типология систем английского и русского языков в области морфологии лексики и синтаксиса.
82755. Морфологические нормы современного русского литературного языка 25.87 KB
  Некоторые прилагательные употребляются только в краткой форме: рад горазд должен надобен. Некоторые качественные прилагательные не имеют соответствующей краткой формы: прилагательные с суффиксами ск н ов л товарищеский дельный передовой умелый обозначающие цвет синий сиреневый...
82756. Диалектика Сократа 50.5 KB
  Метод диалектических споров Сократа заключается в обнаружении противоречий в рассуждениях собеседника и приведения его к истине посредством вопросов и ответов. В спорах Сократ стремился доказать целесообразность и разумность как мира так и человека.
82757. Товарные биржи как организаторы торгового оборота 45.14 KB
  Местом совершения биржевых сделок является биржа выполняющая функции организатора торговли. Биржа разрабатывает механизм управления финансовыми рисками в частности осуществляет антимонопольное регулирование устанавливает перечень требований предъявляемых к участникам торговли собирает с членов биржи...
82758. Социальное государство 121 KB
  Процесс возникновения и становления социального государства имеет довольно долгую и сложную историю. Идеи социального государства зарождались давно они уходят в глубокую античность где античные мыслители выдвигали мысли в необходимости определенного государственного устройства при котором...