21623

Редактирование документов в MS Word

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Показаны возможности поиска и замены текста использования синонимов. Работа с текстом Выбор языка Выбор языка текста определяет возможность автоматической проверки правописания и расстановку переносов. При вводе текста в русской раскладке устанавливается русский язык при вводе текста в английской раскладке английский США.

Русский

2013-08-03

612.5 KB

8 чел.

Редактирование документов в MS Word

В лекции представлены основные действия при редактировании документа: вставка и удаление фрагментов текста, выбор языка текста, проверка правописания и расстановка переносов в документе. Показаны возможности поиска и замены текста, использования синонимов. Описаны способы перемещения и копирования фрагментов документа перетаскиванием и с использованием буфера обмена. Отмечаются особенности использования буфера обмена при работе в приложениях Microsoft Office. Показаны возможности перемещения и копирования с помощью специальной вставки.

Работа с текстом

Выбор языка

Выбор языка текста определяет возможность автоматической проверки правописания и расстановку переносов.

В Microsoft Word выбор языка обычно производится автоматически в зависимости от используемой раскладки клавиатуры. При вводе текста в русской раскладке устанавливается русский язык, при вводе текста в английской раскладке - английский (США).

При необходимости язык текста можно установить самостоятельно. Выделите нужный фрагмент и выполните команду Сервис/Язык/Выбрать язык. В диалоговом окне Язык (рис. 6.1) выберите язык.


Рис. 6.1.  Выбор языка текста

Расстановка переносов

Переносы в словах категорически недопустимо расставлять с использованием клавиши клавиатуры - (дефис).

Переносы расставляют в документе следующим образом. Выполните команду Сервис/Язык/Расстановка переносов. В диалоговом окне Расстановка переносов (рис. 6.2) установите флажок Автоматическая расстановка переносов. При необходимости можно установить также флажок Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ. Переносы будут расставлены во всем документе.


Рис. 6.2.  Расстановка переносов во всем документе в диалоговом окне "Расстановка переносов"

Для того чтобы запретить переносы в некоторых фрагментах документа, выделите эти фрагменты и выполните команду Формат/Абзац. Во вкладке Положение на странице диалогового окна Абзац (рис. 6.3) установите флажок запретить автоматический перенос слов.


Рис. 6.3.  Запрет переносов во фрагменте документа во вкладке "Отступы и интервалы" диалогового окна "Абзац"

Проверка правописания

При вводе текста Microsoft Word обычно проводит проверку правописания автоматически.

Для установки параметров проверки правописания нужно выполнить команду Сервис/Параметры. Основные параметры проверки устанавливаются во вкладке Правописание диалогового окна Параметры (рис. 6.4).


Рис. 6.4.  Настройка проверки правописания

При вводе текста в документе красной волнистой линией подчеркиваются слова, в которых есть орфографические ошибки, а также повтор одного и того же слова. Зеленой волнистой линией подчеркнуты слова, знаки препинания, фрагменты предложений и целые предложения, в которых есть грамматические и стилистические ошибки, а также ошибки в расстановке знаков препинания. Для исправления ошибок нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по подчеркнутому слову и в контекстном меню выбрать правильный вариант написания слова (рис. 6.5) или согласиться с грамматическим замечанием (рис. 6.6).


Рис. 6.5.  Орфографические ошибки в документе


Рис. 6.6.  Грамматические ошибки в документе

Если в контекстном меню нет правильных вариантов написания слова или конкретной грамматической рекомендации, то ошибку следует исправлять самостоятельно непосредственно в тексте документа с использованием клавиатуры.

Для проверки правописания в документе с уже введенным текстом следует нажать кнопку Правописание панели инструментов Стандартная (рис. 6.7).


Рис. 6.7.  Панель инструментов "Стандартная"

При обнаружении ошибки в документе, в верхней части диалогового окна Правописание (рис. 6.8) выводится фрагмент текста с ошибкой. В нижней части окна могут быть приведены правильные варианты написания слова (рис. 6.8) или грамматические замечания (рис. 6.9).


Рис. 6.8.  Проверка правописания - орфография (диалоговое окно "Правописание")


Рис. 6.9.  Проверка правописания - грамматика (диалоговое окно "Правописание")

Для исправления орфографической ошибки нужно выбрать правильный вариант написания и нажать кнопку Заменить или Заменить все. Для исправления грамматической ошибки - нажать кнопку Изменить.

Если в нижней части окна нет правильных вариантов написания слова или конкретной грамматической рекомендации, то ошибку следует исправлять самостоятельно. Это можно сделать в верхней части окна, после чего, в зависимости от вида ошибки, необходимо нажать кнопку Заменить, Заменить все или Изменить.

Поиск текста

Для поиска какого-либо текста в документе служит команда Правка/Найти. Во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить (рис. 6.10) в поле Найти нужно ввести искомый текст и нажать кнопку Найти далее. Найденный текст будет выделен в документе.


Рис. 6.10.  Поиск текста в документе (вкладка "Найти" диалогового окна "Найти и заменить")

Замена текста

Для замены какого-либо текста в документе на другой текст следует выполнить команду Правка/Заменить. Во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить (рис. 6.11) в поле Найти нужно ввести заменяемый текст, в поле Заменить на введите - заменяющий текст. Для замены во всем документе следует нажать кнопку Заменить все.


Рис. 6.11.  Замена текста в документе (вкладка "Заменить" диалогового окна "Найти и заменить")

Использование синонимов

Для получения списка синонимов к какому-либо слову достаточно щелкнуть по этому слову правой кнопкой мыши и открыть подчиненное контекстное меню Синонимы (рис. 6.12). Выберите любой синоним по своему вкусу и щелкните по нему левой кнопкой мыши - слово в документе заменится этим синонимом.


Рис. 6.12.  Контекстное меню синонимов

В контекстном меню приводится список не более чем из восьми синонимов. Для того чтобы посмотреть, нет ли других синонимов, следует выполнить команду контекстного меню Тезаурус. В появившейся области задач Справочные материалы (рис. 6.13) будет приведен полный список синонимов. Кроме того, может быть приведен перечень разных значений слова, если таковые имеются, а также антонимов и связанных слов.


Рис. 6.13.  Поиск синонимов в области задач "Справочные материалы"

В тех редких случаях, когда команда Синонимы не отображается в контекстном меню, следует выполнить команду Сервис/Язык/Синонимы. После этого также появится область задач Справочные материалы (рис. 6.13).

Удаление текста

Для удаления символа справа от текстового курсора надо нажать клавишу клавиатуры Delete, а для удаления символа слева от курсора - клавишу BackSpace.

Удалить можно любой выделенный фрагмент документа. Для этого также достаточно нажать клавишу клавиатуры Delete или BackSpace. Некоторые особенности имеет удаление элементов таблицы - строк, столбцов, ячеек. Клавиша Delete удаляет только содержимое выделенного элемента таблицы (текст, рисунки), зато клавиша BackSpace удаляет весь элемент со всем его содержимым.

Комбинация клавиш клавиатуры Ctrl + Delete удаляет текст от курсора вправо до ближайшего пробела или знака препинания. А комбинация Ctrl + BackSpace удаляет текст от курсора влево до ближайшего пробела или знака препинания.

Для удаления пустой строки надо поставить в нее курсор и нажать клавишу клавиатуры Delete. Строка удалится, а нижерасположенный абзац переместится вверх.

Перемещение и копирование фрагментов документа

Перемещение и копирование перетаскиванием

Перемещать и копировать можно только выделенные фрагменты документа.

В пределах видимой части документа проще всего перемещать и копировать фрагменты перетаскиванием.

Для перемещения следует выделить фрагмент и навести на него указатель мыши так, чтобы указатель принял вид стрелки, повернутой влево-вверх. Затем нужно нажать левую кнопку мыши и переместить фрагмент туда, куда требуется; при этом рядом с указателем мыши появится пунктирный прямоугольник, в месте предполагаемой вставки отображается специальная метка, а в строке состояния появляется вопрос Куда переместить? (рис. 6.14).


Рис. 6.14.  Перемещение фрагмента документа перетаскиванием

После того, как будет отпущена левая кнопка мыши, произойдет перемещение фрагмента (рис. 6.15).


Рис. 6.15.  Перемещение фрагмента текста перетаскиванием (окончание)

После вставки текста непосредственно под вставленным фрагментом появляется кнопка Параметры вставки (рис. 6.15). При нажатии этой кнопки отображается список, в котором можно выбрать способ вставки данных в документ.

Перечень доступных вариантов зависит от типа вставляемого содержимого, от программы, из которой выполняется вставка, а также от формата текста, в который производится вставка.

Копирование фрагмента перетаскиванием производится точно так же, как и перемещение, только при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

Фрагмент можно перетаскивать и за пределы видимой части документа, например, вниз или вверх. Для этого надо, ухватившись за фрагмент, перемещать его вниз или вверх к границе видимой части документа и там остановить. Документ начнет автоматически прокручиваться в своем окне. В нужный момент выведите указатель в поле документа - прокрутка остановится. При этом, прежде чем фрагмент не будет помещен туда, куда требуется, левую кнопку мыши отпускать нельзя.

Выделенный фрагмент можно перетаскивать и при нажатой правой кнопке мыши. При этом в документе также появляется метка вставки. По окончании перетаскивания появляется контекстное меню, в котором можно выбрать необходимое действие (Переместить или Копировать).

Перемещение и копирование с использованием буфера обмена

Буфер обмена - специальная область памяти компьютера, в которой могут храниться файлы или их фрагменты.

Процедура перемещения и копирования через буфер обмена всегда состоит из двух действий. Сначала необходимо отправить фрагмент в буфер, а затем извлечь его оттуда для вставки в документ.

Для перемещения необходимо вырезать фрагмент в буфер обмена. Это можно сделать, например, следующими способами:

  •  щелкнуть по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Вырезать;
  •  нажать кнопку Вырезать панели инструментов Стандартная.

Для копирования необходимо копировать фрагмент в буфер обмена. Это можно сделать, например, следующими способами:

  •  щелкнуть по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Копировать;
  •  нажать кнопку Копировать панели инструментов Стандартная.

Для того чтобы извлечь фрагмент из буфера обмена и вставить его в документ, можно, например:

  •  щелкнуть в месте вставки правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Вставить. Если вставляемым фрагментом является таблица или ее элементы, то команда контекстного меню может называться Вставить ячейки, Вставить строки или Вставить столбцы;
  •  поставить курсор в место вставки и нажать кнопку Вставить панели инструментов Стандартная.

В буфере обмена может одновременно храниться до 24 фрагментов. Для того чтобы использовать эту возможность, необходимо вывести область задач Буфер обмена. Это можно сделать, выполнив команду Правка/Буфер обмена Office.

В области задач Буфер обмена (рис. 6.16) отображаются все накопленные элементы. Для вставки любого элемента щелкните по нему левой кнопкой мыши. А для вставки сразу всех элементов в том порядке, как они помещались в буфер обмена, нажмите кнопку Вставить все. Для просмотра дополнительных параметров отображения или скрытия буфера обмена щелкните по кнопке Параметры.


Рис. 6.16.  Область задач "Буфер обмена"

Перемещение и копирование с помощью специальной вставки

При перемещении и копировании фрагментов документов с использованием буфера обмена могут возникнуть и более сложные задачи, чем простая вставка фрагмента в нужное место документа. Это могут быть задачи двух типов: копировать фрагмент в одном формате, а в документ вставить в другом или связать вставляемый фрагмент с исходным копируемым фрагментом.

Обе эти задачи решаются с использованием возможностей Специальной вставки.

Переместите или скопируйте фрагмент в буфер обмена. Выполните команду Правка/Специальная вставка. В диалоговом окне Специальная вставка (рис. 6.17) в списке Как выберите формат данных, вставляемых из буфера обмена. При необходимости установить связь с исходным файлом поставьте переключатель Связать. Этот параметр доступен только в том случае, если исходное приложение поддерживает связывание. Перед установкой связи с исходным файлом его необходимо сохранить в исходном приложении.


Рис. 6.17.  Выбор формата вставляемых данных в диалоговом окне "Специальная вставка"


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

54382. Розвиток критичного мислення школярів на уроках української літератури: запитання які «пробуджують» думку 94 KB
  Дьюї належить твердження що фундаментальна мета сучасної освіти полягає не в наданні учням інформації а в тому щоб розвивати в них критичний спосіб мислення. Саме такий тип мислення надає найбільше можливостей молоді успішно розбудовувати своє життя в мінливому сучасному світі. Критичне мислення допомагає людині адекватно оцінювати нові обставини та формувати стратегію подолання проблем пристосовуватися до нових часом не передбачуваних політичних економічних або інших обставин.
54383. Конкурсно – розважальна програма: «Міс Екологія» 34 KB
  Людська цивілізація вступила в таку форму розвитку, коли її доля вирішується не науково-технічним прогресом, а глибиною екологічних знань та вмінням діяти відповідно до цих знань. Завданням нашого конкурсу є – визначити творчий потенціал кожної учасниці.
54384. MISTER OF THE 5-В FORM 58.15 KB
  Dear participants, guests, jurors. Thanks you for being so active, diligent and clever. It's high time to score the results of our contest and to announce the nominations.
54385. Виховний захід для третьокласників «Містер класу» 55 KB
  Тоненьке кругленьке серце чорненьке Хто на його слід погляне думку його взнає Олівець Що ми робимо олівцем Малюємо Наступний конкурс 2К Містер художник. Наступний конкурс Містер поет. Містер ерудит На подвір’ї ходить декілька кур.
54386. Основные тенденции развития мировой культуры на рубеже XX - XXI веков 17.12 KB
  Анализируя произошедшие исторические события, развитие научно-технического прогресса, панораму художественной культуры, следует выделить основные тенденции и проблемы развития мировой культуры ХХ-XXI вв.
54387. Європейське середньовічне місто 276.5 KB
  Європейське середньовічне місто. Пояснити причини появи середньовічних міст; охарактеризувати цехове ремесло побут житло і заняття городян показати середньовічне місто як центр ремесла і торгівлі; розвивати навички роботи а групах аналізу документів вміння розв’язувати історичні задачі й проблемні завдання; виховувати інтерес до середньовічної історії. На кінець уроку ми зможемо:...
54388. Раціональні числа. Додавання і віднімання раціональних чисел. Система координат 46.5 KB
  Розмістити числа в порядку зростання. Але ці числа не прості кожному з них відповідає літера. Чому числа бувають додатні і від’ємні Числа люди Країна Модульна Вірш про додатні і від’ємні числа Казка про числа Предмет математика наскільки серйозний що корисно використовувати будьяку нагоду зробити його цікавим.
54389. Значение культурологии в профессиональной деятельности современного специалиста в сфере национальной экономики и управления 14.73 KB
  Культурология - новая дисциплина с пока неустоявшейся предметной областью и огромным познавательным потенциалом — занимает особое место среди гуманитарных дисциплин.
54390. Значение культурологии в разрешении глобальных проблем современности 15.16 KB
  В последнее время остро чувствуется тревога за экологические катастрофы, распространения экстремизма и терроризма, мирового финансового кризиса, дисбаланса базовых ценностей культуры, стихийного развития цивилизаций