21628

Создание теста документа в MS Word

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Представлены приемы использования табуляции при создании текста документа. Использование табуляции О табуляции Табуляция используется для выравнивания текста в пределах строки. Позиции табуляции позволяют перемещать курсор по строке клавишей клавиатуры Tab на определенные расстояния от левого поля. В Microsoft Word всегда есть позиции табуляции установленные по умолчанию.

Русский

2013-08-03

586 KB

3 чел.

Создание теста документа в MS Word

В лекции представлены основные правила ввода текста с клавиатуры при работе с документами. Показаны возможности добавления символов, отсутствующих на клавиатуре, вставки автоматически обновляемых даты и времени. Представлены приемы использования табуляции при создании текста документа. Указано на возможность автоматизации ввода текста с использованием автозамены и автотекста. Обращено внимание на создание и использование гиперссылок в документах.

Ввод текста в документ

Ввод текста с клавиатуры

Текст всегда вводится в той позиции, где мигает текстовый курсор.

Microsoft Word допускает свободный ввод. Это означает, что в любом месте пустой страницы можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, Microsoft Word произведет некоторое автоматическое форматирование, и текстовый курсор будет здесь зафиксирован. Именно с этого места и можно вводить текст.

Несмотря на возможность свободного ввода, чаще всего ввод текста начинают все-таки от левого поля страницы. Во избежание будущих проблем с оформлением и редактированием документа при вводе текста с клавиатуры следует соблюдать некоторые запреты и рекомендации.

Запреты.

  1.  Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой строке. Переход на новую строку произойдет автоматически, как только строка заполнится.
  2.  Нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ).
  3.  Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой странице. Переход на новую страницу произойдет автоматически, как только заполнится текущая страница.
  4.  Нельзя использовать клавишу Tab или Пробел (длинная клавиша в нижней части клавиатуры. Иногда эту клавишу называют Space или SpaceBar) для получения абзацного отступа ("красной строки") или выравнивания текста по ширине страницы.

Рекомендации.

  1.  Клавишу Enter следует нажимать для перехода к новому абзацу или вставки пустого абзаца, состоящего из одной строки.
  2.  Знаки препинания . , : ; ! ? пишутся слитно со словом, за которым следуют.
  3.  После знаков препинания . , : ; ! ? ставится пробел.
  4.  Перед знаками кавычек и скобок « " ( [ { ставится пробел. Следующее за этими знаками слово пишется без пробела.
  5.  Знаки кавычек и скобок " ) ] } пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел, за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют.
  6.  Знак дефиса ( - ) пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова.
  7.  Перед знаком и после знака тире ( - ) ставится пробел.

К сожалению, часто еще встречаются клавиатуры, на которых буквы обозначены, а знаки препинания - нет. Ниже приведены советы по вводу знаков препинания в русской раскладке клавиатуры.

  1.  Точка ( . ) вводится клавишей, расположенной слева от правой клавиши Shift.
  2.  Запятая ( , ) вводится той же клавишей, что и точка, но при нажатой клавише Shift.
  3.  Двоеточие ( : ) вводится клавишей с цифрой 6 на основной клавиатуре при нажатой клавише Shift.
  4.  Точка с запятой ( ; ) вводится клавишей с цифрой 4 на основной клавиатуре при нажатой клавише Shift.
  5.  Вопросительный знак ( ? ) вводится клавишей с цифрой 7 на основной клавиатуре при нажатой клавише Shift.
  6.  Восклицательный знак ( ! ) вводится клавишей с цифрой 1 на основной клавиатуре при нажатой клавише Shift.
  7.  Знак номера вводится клавишей с цифрой 3 на основной клавиатуре при нажатой клавише Shift.
  8.  Тире ( - ) вводится той же клавишей клавиатуры, что и дефис, но перед знаком и после знака обязательно ставится пробел. Знак тире ( - ) можно также вводить комбинацией клавиш Ctrl + - (на цифровой клавиатуре). А если нажмете комбинацию клавиш Alt + Ctrl + - (на цифровой клавиатуре), то получите длинное тире ( - ).

При вводе неправильного символа его можно удалить. Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, надо нажать клавишу клавиатуры Delete, а для удаления символа, стоящего слева от курсора, - клавишу Back Space.

Вставка специальных символов

При вводе текста часто приходится использовать символы, которых нет на клавиатуре. Это могут быть некоторые математические символы, например, ± x ° ≈ ; буквы греческого алфавита, например, β χ , латинские буквы с надбуквенными значками, например, ñ ö è š, или просто символы-картинки, например, ♣ ♥ ♠.

Для вставки таких символов необходимо выполнить команду Вставка/Символ.... Во вкладке Символы диалогового окна Символ (рис. 5.1) в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт символов, а затем дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению нужного символа. Можно также просто выделить изображение нужного символа, а затем нажать кнопку Вставить.


Рис. 5.1.  Выбор специального символа во вкладке "Символы" диалогового окна "Символ"

Математические символы большей частью содержатся в шрифте Symbol. Шрифт (обычный текст) содержит буквы латиницы и кириллицы специального начертания, буквы иврита, арабского и греческого языков, некоторые денежные символы и многое другое. Эти же символы содержат шрифты Arial, Courier New, Times New Roman, но шрифт (обычный текст) удобнее, так как он вставляет символы того же шрифта, в котором вводится текст. Шрифты Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 содержат различные символы-стрелки, символы-картинки и т. п.

Не закрывая диалогового окна Символ, курсор можно перевести в другое место документа, и продолжить вставку символов. Для закрытия окна нажмите кнопку Закрыть, или Отмена, или клавишу клавиатуры Esc.

Вставка даты и времени

Для вставки в документ даты и/или времени следует выполнить команду Вставка/Дата и время. В диалоговом окне Дата и время (рис. 5.2) следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по требуемому формату вставляемой даты и/или времени.


Рис. 5.2.  Выбор формата даты в диалоговом окне "Дата и время"

Если перед вставкой в диалоговом окне Дата и время (см. рис. 5.1) будет установлен флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в документ, будут обновляться каждый раз при открытии документа. Автоматически обновляемые дата и время вставляются в документ как поле. Если требуется обновить дату и время уже после открытия документа, следует поставить курсор на это поле и нажать клавишу клавиатуры F9.

Использование табуляции

О табуляции

Табуляция используется для выравнивания текста в пределах строки. Позиции табуляции позволяют перемещать курсор по строке клавишей клавиатуры Tab на определенные расстояния от левого поля.

В Microsoft Word всегда есть позиции табуляции, установленные по умолчанию. Значение позиций табуляции можно увидеть и, при необходимости, изменить в диалоговом окне Табуляция (рис. 5.3). Для того чтобы попасть в это окно, следует нажать кнопку Табуляция в диалоговом окне Абзац (см. рис. 5.3) или выполнить команду Формат/Табуляция.


Рис. 5.3.  Установка позиции табуляции в диалоговом окне "Табуляция"

Установка позиций табуляции

Для установки специальных позиций табуляции выполните команду Формат/Табуляция, в диалоговом окне Табуляция (см. рис. 5.3) введите число в поле Позиции табуляции, выберите тип выравнивания текста в позиции табуляции и заполнитель строки от предыдущего текста до этой позиции и нажмите кнопку Установить. Затем можно ввести еще несколько позиций, каждый раз не забывая нажимать кнопку Установить. Позиции табуляции отображаются на горизонтальной линейке (рис. 5.4).


Рис. 5.4.  Метки позиций табуляции на горизонтальной линейке

Примеры использования табуляции и различных типов выравнивания приведены на рис. 5.5.


Рис. 5.5.  Использование табуляции

Изменение табуляции

Метки позиций специальной табуляции можно перемещать перетаскиванием, при этом будут изменяться и позиции табуляции.

Для изменения выравнивания в позиции табуляции или заполнителя необходимо выполнить команду Формат/Табуляция, в диалоговом окне Табуляция (см. рис. 5.3) следует выбрать тип выравнивания текста в позиции табуляции и заполнитель строки от предыдущего текста до этой позиции и нажать кнопку ОК.

Удаление табуляции

Для удаления позиций табуляции необходимо выполнить команду Формат/Табуляция, в диалоговом окне Табуляция (см. рис. 5.3) в поле Позиции табуляции выбрать удаляемую позицию, нажать кнопку Удалить, а затем нажать кнопку ОК. Для удаления всех позиций табуляции следует нажать кнопку Удалить все.

Автоматизация ввода текста

Создание элемента автозамены

Средство "Автозамена" используется для автоматического обнаружения и исправления опечаток, орфографических ошибок и неправильного использования прописных и строчных букв. Но это же средство можно использовать и для ускорения ввода часто используемых слов и выражений.

Для создания элемента автозамены для какого-либо текста необходимо ввести этот текст. Затем следует выделить его и выполнить команду Сервис/Параметры автозамены. Во вкладке Автозамена диалогового окна Автозамена Русский (Россия) в поле на будет указан введенный текст (рис. 5.6). В поле заменить необходимо ввести сочетание символов (лучше букв), которое при вводе будет заменяться указанным текстом, установить переключатель обычный текст и нажать кнопку Добавить. Сочетание символов должно быть простое и короткое, чтобы его легко можно было запомнить. Буквосочетание не должно представлять собой какое-либо реальное слово.


Рис. 5.6.  Создание элемента автозамены на русском языке во вкладке "Автозамена" диалогового окна "Автозамена Русский (Россия)"

Теперь при вводе текста вам достаточно ввести установленное сочетание символов и поставить пробел, как тут же появится соответствующий текст. Можно подготовить для себя несколько разных автозамен и не только на русском языке, но и на английском (рис. 5.7) и украинском языках.


Рис. 5.7.  Создание элемента автозамены на английском языке во вкладке "Автозамена" диалогового окна "Автозамена Русский (Россия)"

Для удаления ошибочно созданного элемента автозамены следует выполнить команду Сервис/Параметры автозамены. Во вкладке Автозамена диалогового окна Автозамена Русский (Россия) (рис. 5.8) в поле на необходимо ввести сочетание символов автозамены и нажать кнопку Удалить.


Рис. 5.8.  Удаление элемента автозамены на русском языке во вкладке "Автозамена" диалогового окна "Автозамена Русский (Россия)"

Использование автотекста

Автотекст - текстовый или графический элемент, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров.

Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.

Для создания элемента автотекста необходимо сначала ввести нужный текст. После этого введенный текст следует выделить и выполнить команду Вставка/Автотекст/Создать или нажать комбинацию клавиш клавиатуры Alt + F3. В диалоговом окне Создание элемента автотекста (рис. 5.9) введите название создаваемого элемента и нажмите кнопку ОК. Название должно быть коротким и запоминающимся: это может быть буква, цифра или сочетание букв и цифр.


Рис. 5.9.  Создание элемента автотекста

Теперь при вводе текста достаточно ввести имя элемента автотекста и нажать клавишу клавиатуры F3, при этом автоматически введется весь текст элемента автотекста. Например, в нашем случае достаточно ввести букву ц, нажать F3 и в документ введутся слова Центр компьютерного обучения.

Гиперссылки в Microsoft Word

Вставка гиперссылок

Гиперссылка на веб-страницу или адрес электронной почты создается автоматически при вводе с клавиатуры URL-адреса или адреса электронной почты (рис. 5.10).


Рис. 5.10.  Автоматическое создание гиперссылки

Для добавления гиперссылки к какому-либо уже введенному тексту необходимо выделить этот фрагмент и нажать кнопку Вставить гиперссылку панели инструментов Стандартная (рис. 5.11).


Рис. 5.11.  Вставка гиперссылки

Можно также щелкнуть по тексту правой кнопкой мыши и выбрать команду Гиперссылка (рис. 5.12).


Рис. 5.12.  Вставка гиперссылки

В диалоговом окне Добавление гиперссылки (рис. 5.13) в поле Адрес введите требуемый URL-адрес или адрес электронной почты, после чего нажмите кнопку ОК.


Рис. 5.13.  Создание гиперссылки в диалоговом окне "Добавление гиперссылки"

Использование гиперссылок

При наведении указателя мыши на гиперссылку отображается всплывающая подсказка с URL-адресом или адресом электронной почты (рис. 5.14).


Рис. 5.14.  Гиперссылка на URL-адрес

Для перехода на URL-адрес щелкните мышью по гиперссылке при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. При этом запустится веб-обозреватель и будет открыта соответствующая страница.

При щелчке по гиперссылке на адрес электронной почты откроется окно сообщения почтовой программы, например, Microsoft Outlook (рис. 5.15).


Рис. 5.15.  Окно сообщения при щелчке по гиперссылке на адрес электронной почты

Удаление гиперссылок

Для удаления гиперссылки необходимо поставить курсор на текст, для которого существует гиперссылка, и нажать кнопку Вставить гиперссылку панели инструментов Стандартная (см. рис. 5.11). В диалоговом окне Изменение гиперссылки (рис. 5.16) следует нажать кнопку Удалить ссылку.


Рис. 5.16.  Удаление гиперссылки в диалоговом окне "Добавление гиперссылки"

Можно также щелкнуть по тексту правой кнопкой мыши и выбрать команду Удалить гиперссылку (рис. 5.17).


Рис. 5.17.  Удаление гиперссылки


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

26871. Анатомо-гистологическое строение спинного мозга 6.99 KB
  Анатомогистологическое строение спинного мозга. Каудально от поясничнокрестцового утолщения спинной мозг суживается и образует мозговой конус conus medularis переходящий в концевую нить filum terminale достигающую 56го хвостового позвонка На вентральной поверхности спинного мозга находится вентральная срединная щель fissura mediana ventralis и две латеральные вентральные борозды sulci lateralis ventralis. По дорсальной поверхности мозга проходит дорсальная срединная борозда sulcus medianus dorsalis в которой лежат дорсальные...
26872. Концевой мозг 6.84 KB
  Отделяется от обонятельного мозга базальной пограничной бороздой sulcus basalis. Комиссурапъные волокна соединяют участки коры в разные полушариях и образуют самую большую спайку мозга мозолистое тело corpus coltosum . Проекционные волокна соединяют участки коры с разными отделами головного и спинного мозга. В ней заключён желудочек ventriculus bulbi olfactorii являющийся продолжением бокового желудочка мозга.
26873. Промежуточный мозг 4.51 KB
  Состоит из зрительных бугров третьего мозгового желудочка и сосудистого сплетения с покрышкой третьего мозгового желудочка. Отделены от хвостатых ядер пограничной полоской stria terminalis а от четверохолмия поперечной Бороздой а друг от друга ямкой зрительных бугров прикрытой сосудистой покрышкой третьего мозгового желудочка. От перекреста зрительных нервов chiasma opticus начинаются зрительные тракты tractus optici которые подходят к зрительным буграм. Третий мозговой желудочек ventriculus tertius лежит между...
26874. Средний мозг 2.9 KB
  Средний мозг mesencephalon состоит из ножек большого мозга покрышки ножек или чепца пластинки четверохолмия и мозгового водопровода. Ножки большого мозга pedunculi cerebri в виде двух толстых валиков лежат впереди мозгового моста. Покрышка ножек или чепец tegmentum pedunculi помещается в центре мозга между ножками большого мозга и четверохолмием. Пластинка четверохолмия lamina quadrigemina представляет дорсальную часть мозга.
26875. Задний мозг 3.96 KB
  Задний мозг metencephalon состоит из мозжечка cerebellum и мозгового варолиева моста pons cerebri Varoli . Между ними остаётся глубокая щель верхушка шатра fastigium являющаяся дорсальным отделом четвертого мозгового желудочка. Построен из серого и белого мозгового вещества. Построен он из белого мозгового вещества по периферии и серого в виде ядер.
26876. Продолговатый мозг 4.44 KB
  От начала пирамид отходит VI пара отводящий черепномозговых нервов. От перекреста XII пара подъязычный; от боковой поверхности продолговатого мозга отходят: пары нервов лицевой слуховой языкоглоточный блуждающий и добавочный. На нём выступает лицевой холмик colliculus facialis где сосредоточены ядра отводящего и лицевого нервов. Позади лицевого холмика расположено поле подъязычного нерва area hypoglossi а латерапьнее от него находится серое крыло alia cinerea в котором лежат ядра...
26877. Желудочки головного мозга 5 KB
  Желудочки головного мозга. К желудочкам головного мозга относятся: Боковые желудочки ventriculi laterales telencephalon; Боковые желудочки головного мозга лат. ventriculi laterales полости в головном мозге содержащие ликвор наиболее крупные в желудочковой системе головного мозга. Третий желудочек ventriculus tertius diencephalon; Третий желудочек мозга ventriculus tertiusнаходится между зрительными буграми имеет кольцевидную форму так как в него прорастает промежуточная масса зрительных бугровmassa intermedia thalami.
26878. Оболочки и сосуды головного и спинного мозга 4.04 KB
  Оболочки и сосуды головного и спинного мозга Головной и спинной мозг окружен тремя мозговыми оболочками meninges. В области большого затылочного отверстия оболочки головного мозга переходят в оболочки спинного мозга. 4 показаны оболочки головного мозга. Твердая оболочка спинного мозга отделена от внутренней поверхности позвоночного канала от надкостницы позвоночного канала надоболочечным эпидуральным пространством.