21628

Создание теста документа в MS Word

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Представлены приемы использования табуляции при создании текста документа. Использование табуляции О табуляции Табуляция используется для выравнивания текста в пределах строки. Позиции табуляции позволяют перемещать курсор по строке клавишей клавиатуры Tab на определенные расстояния от левого поля. В Microsoft Word всегда есть позиции табуляции установленные по умолчанию.

Русский

2013-08-03

586 KB

2 чел.

Создание теста документа в MS Word

В лекции представлены основные правила ввода текста с клавиатуры при работе с документами. Показаны возможности добавления символов, отсутствующих на клавиатуре, вставки автоматически обновляемых даты и времени. Представлены приемы использования табуляции при создании текста документа. Указано на возможность автоматизации ввода текста с использованием автозамены и автотекста. Обращено внимание на создание и использование гиперссылок в документах.

Ввод текста в документ

Ввод текста с клавиатуры

Текст всегда вводится в той позиции, где мигает текстовый курсор.

Microsoft Word допускает свободный ввод. Это означает, что в любом месте пустой страницы можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, Microsoft Word произведет некоторое автоматическое форматирование, и текстовый курсор будет здесь зафиксирован. Именно с этого места и можно вводить текст.

Несмотря на возможность свободного ввода, чаще всего ввод текста начинают все-таки от левого поля страницы. Во избежание будущих проблем с оформлением и редактированием документа при вводе текста с клавиатуры следует соблюдать некоторые запреты и рекомендации.

Запреты.

  1.  Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой строке. Переход на новую строку произойдет автоматически, как только строка заполнится.
  2.  Нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ).
  3.  Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой странице. Переход на новую страницу произойдет автоматически, как только заполнится текущая страница.
  4.  Нельзя использовать клавишу Tab или Пробел (длинная клавиша в нижней части клавиатуры. Иногда эту клавишу называют Space или SpaceBar) для получения абзацного отступа ("красной строки") или выравнивания текста по ширине страницы.

Рекомендации.

  1.  Клавишу Enter следует нажимать для перехода к новому абзацу или вставки пустого абзаца, состоящего из одной строки.
  2.  Знаки препинания . , : ; ! ? пишутся слитно со словом, за которым следуют.
  3.  После знаков препинания . , : ; ! ? ставится пробел.
  4.  Перед знаками кавычек и скобок « " ( [ { ставится пробел. Следующее за этими знаками слово пишется без пробела.
  5.  Знаки кавычек и скобок " ) ] } пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел, за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют.
  6.  Знак дефиса ( - ) пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова.
  7.  Перед знаком и после знака тире ( - ) ставится пробел.

К сожалению, часто еще встречаются клавиатуры, на которых буквы обозначены, а знаки препинания - нет. Ниже приведены советы по вводу знаков препинания в русской раскладке клавиатуры.

  1.  Точка ( . ) вводится клавишей, расположенной слева от правой клавиши Shift.
  2.  Запятая ( , ) вводится той же клавишей, что и точка, но при нажатой клавише Shift.
  3.  Двоеточие ( : ) вводится клавишей с цифрой 6 на основной клавиатуре при нажатой клавише Shift.
  4.  Точка с запятой ( ; ) вводится клавишей с цифрой 4 на основной клавиатуре при нажатой клавише Shift.
  5.  Вопросительный знак ( ? ) вводится клавишей с цифрой 7 на основной клавиатуре при нажатой клавише Shift.
  6.  Восклицательный знак ( ! ) вводится клавишей с цифрой 1 на основной клавиатуре при нажатой клавише Shift.
  7.  Знак номера вводится клавишей с цифрой 3 на основной клавиатуре при нажатой клавише Shift.
  8.  Тире ( - ) вводится той же клавишей клавиатуры, что и дефис, но перед знаком и после знака обязательно ставится пробел. Знак тире ( - ) можно также вводить комбинацией клавиш Ctrl + - (на цифровой клавиатуре). А если нажмете комбинацию клавиш Alt + Ctrl + - (на цифровой клавиатуре), то получите длинное тире ( - ).

При вводе неправильного символа его можно удалить. Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, надо нажать клавишу клавиатуры Delete, а для удаления символа, стоящего слева от курсора, - клавишу Back Space.

Вставка специальных символов

При вводе текста часто приходится использовать символы, которых нет на клавиатуре. Это могут быть некоторые математические символы, например, ± x ° ≈ ; буквы греческого алфавита, например, β χ , латинские буквы с надбуквенными значками, например, ñ ö è š, или просто символы-картинки, например, ♣ ♥ ♠.

Для вставки таких символов необходимо выполнить команду Вставка/Символ.... Во вкладке Символы диалогового окна Символ (рис. 5.1) в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт символов, а затем дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению нужного символа. Можно также просто выделить изображение нужного символа, а затем нажать кнопку Вставить.


Рис. 5.1.  Выбор специального символа во вкладке "Символы" диалогового окна "Символ"

Математические символы большей частью содержатся в шрифте Symbol. Шрифт (обычный текст) содержит буквы латиницы и кириллицы специального начертания, буквы иврита, арабского и греческого языков, некоторые денежные символы и многое другое. Эти же символы содержат шрифты Arial, Courier New, Times New Roman, но шрифт (обычный текст) удобнее, так как он вставляет символы того же шрифта, в котором вводится текст. Шрифты Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 содержат различные символы-стрелки, символы-картинки и т. п.

Не закрывая диалогового окна Символ, курсор можно перевести в другое место документа, и продолжить вставку символов. Для закрытия окна нажмите кнопку Закрыть, или Отмена, или клавишу клавиатуры Esc.

Вставка даты и времени

Для вставки в документ даты и/или времени следует выполнить команду Вставка/Дата и время. В диалоговом окне Дата и время (рис. 5.2) следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по требуемому формату вставляемой даты и/или времени.


Рис. 5.2.  Выбор формата даты в диалоговом окне "Дата и время"

Если перед вставкой в диалоговом окне Дата и время (см. рис. 5.1) будет установлен флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в документ, будут обновляться каждый раз при открытии документа. Автоматически обновляемые дата и время вставляются в документ как поле. Если требуется обновить дату и время уже после открытия документа, следует поставить курсор на это поле и нажать клавишу клавиатуры F9.

Использование табуляции

О табуляции

Табуляция используется для выравнивания текста в пределах строки. Позиции табуляции позволяют перемещать курсор по строке клавишей клавиатуры Tab на определенные расстояния от левого поля.

В Microsoft Word всегда есть позиции табуляции, установленные по умолчанию. Значение позиций табуляции можно увидеть и, при необходимости, изменить в диалоговом окне Табуляция (рис. 5.3). Для того чтобы попасть в это окно, следует нажать кнопку Табуляция в диалоговом окне Абзац (см. рис. 5.3) или выполнить команду Формат/Табуляция.


Рис. 5.3.  Установка позиции табуляции в диалоговом окне "Табуляция"

Установка позиций табуляции

Для установки специальных позиций табуляции выполните команду Формат/Табуляция, в диалоговом окне Табуляция (см. рис. 5.3) введите число в поле Позиции табуляции, выберите тип выравнивания текста в позиции табуляции и заполнитель строки от предыдущего текста до этой позиции и нажмите кнопку Установить. Затем можно ввести еще несколько позиций, каждый раз не забывая нажимать кнопку Установить. Позиции табуляции отображаются на горизонтальной линейке (рис. 5.4).


Рис. 5.4.  Метки позиций табуляции на горизонтальной линейке

Примеры использования табуляции и различных типов выравнивания приведены на рис. 5.5.


Рис. 5.5.  Использование табуляции

Изменение табуляции

Метки позиций специальной табуляции можно перемещать перетаскиванием, при этом будут изменяться и позиции табуляции.

Для изменения выравнивания в позиции табуляции или заполнителя необходимо выполнить команду Формат/Табуляция, в диалоговом окне Табуляция (см. рис. 5.3) следует выбрать тип выравнивания текста в позиции табуляции и заполнитель строки от предыдущего текста до этой позиции и нажать кнопку ОК.

Удаление табуляции

Для удаления позиций табуляции необходимо выполнить команду Формат/Табуляция, в диалоговом окне Табуляция (см. рис. 5.3) в поле Позиции табуляции выбрать удаляемую позицию, нажать кнопку Удалить, а затем нажать кнопку ОК. Для удаления всех позиций табуляции следует нажать кнопку Удалить все.

Автоматизация ввода текста

Создание элемента автозамены

Средство "Автозамена" используется для автоматического обнаружения и исправления опечаток, орфографических ошибок и неправильного использования прописных и строчных букв. Но это же средство можно использовать и для ускорения ввода часто используемых слов и выражений.

Для создания элемента автозамены для какого-либо текста необходимо ввести этот текст. Затем следует выделить его и выполнить команду Сервис/Параметры автозамены. Во вкладке Автозамена диалогового окна Автозамена Русский (Россия) в поле на будет указан введенный текст (рис. 5.6). В поле заменить необходимо ввести сочетание символов (лучше букв), которое при вводе будет заменяться указанным текстом, установить переключатель обычный текст и нажать кнопку Добавить. Сочетание символов должно быть простое и короткое, чтобы его легко можно было запомнить. Буквосочетание не должно представлять собой какое-либо реальное слово.


Рис. 5.6.  Создание элемента автозамены на русском языке во вкладке "Автозамена" диалогового окна "Автозамена Русский (Россия)"

Теперь при вводе текста вам достаточно ввести установленное сочетание символов и поставить пробел, как тут же появится соответствующий текст. Можно подготовить для себя несколько разных автозамен и не только на русском языке, но и на английском (рис. 5.7) и украинском языках.


Рис. 5.7.  Создание элемента автозамены на английском языке во вкладке "Автозамена" диалогового окна "Автозамена Русский (Россия)"

Для удаления ошибочно созданного элемента автозамены следует выполнить команду Сервис/Параметры автозамены. Во вкладке Автозамена диалогового окна Автозамена Русский (Россия) (рис. 5.8) в поле на необходимо ввести сочетание символов автозамены и нажать кнопку Удалить.


Рис. 5.8.  Удаление элемента автозамены на русском языке во вкладке "Автозамена" диалогового окна "Автозамена Русский (Россия)"

Использование автотекста

Автотекст - текстовый или графический элемент, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров.

Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.

Для создания элемента автотекста необходимо сначала ввести нужный текст. После этого введенный текст следует выделить и выполнить команду Вставка/Автотекст/Создать или нажать комбинацию клавиш клавиатуры Alt + F3. В диалоговом окне Создание элемента автотекста (рис. 5.9) введите название создаваемого элемента и нажмите кнопку ОК. Название должно быть коротким и запоминающимся: это может быть буква, цифра или сочетание букв и цифр.


Рис. 5.9.  Создание элемента автотекста

Теперь при вводе текста достаточно ввести имя элемента автотекста и нажать клавишу клавиатуры F3, при этом автоматически введется весь текст элемента автотекста. Например, в нашем случае достаточно ввести букву ц, нажать F3 и в документ введутся слова Центр компьютерного обучения.

Гиперссылки в Microsoft Word

Вставка гиперссылок

Гиперссылка на веб-страницу или адрес электронной почты создается автоматически при вводе с клавиатуры URL-адреса или адреса электронной почты (рис. 5.10).


Рис. 5.10.  Автоматическое создание гиперссылки

Для добавления гиперссылки к какому-либо уже введенному тексту необходимо выделить этот фрагмент и нажать кнопку Вставить гиперссылку панели инструментов Стандартная (рис. 5.11).


Рис. 5.11.  Вставка гиперссылки

Можно также щелкнуть по тексту правой кнопкой мыши и выбрать команду Гиперссылка (рис. 5.12).


Рис. 5.12.  Вставка гиперссылки

В диалоговом окне Добавление гиперссылки (рис. 5.13) в поле Адрес введите требуемый URL-адрес или адрес электронной почты, после чего нажмите кнопку ОК.


Рис. 5.13.  Создание гиперссылки в диалоговом окне "Добавление гиперссылки"

Использование гиперссылок

При наведении указателя мыши на гиперссылку отображается всплывающая подсказка с URL-адресом или адресом электронной почты (рис. 5.14).


Рис. 5.14.  Гиперссылка на URL-адрес

Для перехода на URL-адрес щелкните мышью по гиперссылке при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. При этом запустится веб-обозреватель и будет открыта соответствующая страница.

При щелчке по гиперссылке на адрес электронной почты откроется окно сообщения почтовой программы, например, Microsoft Outlook (рис. 5.15).


Рис. 5.15.  Окно сообщения при щелчке по гиперссылке на адрес электронной почты

Удаление гиперссылок

Для удаления гиперссылки необходимо поставить курсор на текст, для которого существует гиперссылка, и нажать кнопку Вставить гиперссылку панели инструментов Стандартная (см. рис. 5.11). В диалоговом окне Изменение гиперссылки (рис. 5.16) следует нажать кнопку Удалить ссылку.


Рис. 5.16.  Удаление гиперссылки в диалоговом окне "Добавление гиперссылки"

Можно также щелкнуть по тексту правой кнопкой мыши и выбрать команду Удалить гиперссылку (рис. 5.17).


Рис. 5.17.  Удаление гиперссылки


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

22561. Часова організація памяті 26.5 KB
  Часова організація памяті Безпосередній відбиток забезпечує утриманнялише протягом 50500 мс достатньо повного і детального образу картини зовнішнього світу що сприймаеться органами чуття. Цей вид памяті має різні параметри у кожної людини змінюється протягом життя індивіда і залежить від функціонального стану організму. Ця память відрізняеться від попердньої тим що дозволяє відтворювати будь яку частину представленого матеріалу і тим самим деякий час утримувати в памяті визначену кількість інформації. Не вся інформація з системи...
22563. Механізми, що лежать в основі формування довготривалої памяті 25 KB
  Механізми що лежать в основі формування довготривалої памяті Цей вид памяті не може базуватись лише на циркуляції імпульсів чи змінах електрофізичних характеристик окремих нейронів. Разом з тим велика кількість інформації при цьому зберігається в довготривалій памяті – незмінню.Механізм памяті такоє пояснюють на основі складних морфологічних чи біохімічних змін синапсів. Молекулярна теорія памяті в основі якої лежить уявлення про те що виникаючий під дією зовнішнього подразника нервовий імпульс активує синтез РНК в нейроні.
22564. Визначення та класифікація емоцій 24 KB
  Визначення та класифікація емоцій Емоції рефлекторна адаптаційна психофізіологічна реакція яка повязана з проявом субєктивного ставлення до значущої ситуації і забезпечує організацію доцільної поведінки. Емоції поділяють на вищі та нижчі. Нижчі емоції найбільш елементарні повязані з органічними потребами тварин і людей поділяються на 2 види : 1 гомеостатичні проявляються в вигляді неспокою пошуковорухової активності спраги голоду і ін. Вищі емоції виникаютьлишу у людини в звязку з задоволенням соціальних потреб інтелектуальних...
22565. Функції емоцій 23 KB
  Сигнальна функція полягає в тому що емоції сигналізують про корисний чи негативний вплив даного організму чи успішність чи неуспішність виконання даної дії. Це призводить до моментальної мобілізації всіх систем організму для реакції – відповіді характер якої залежить від того сигналом корисного чи негативного впливу на організм є даний подразник. Таким чином впливи що надходять з зовнішнього середовища і від самого організму призводять до виникнення емоційних переживань що дають загальну якісну характеристику фактору що впливають...
22566. Основні фізіологічні теорії емоцій 25 KB
  Основні фізіологічні теорії емоцій В першій класичній теорії відомій як теорія Джеймся Ланге робили висновок про характеристику стенічних та астенічних емоційних станів.Пізніше Кеннон та Бард показали що емоції гніву та стаху під впливом таламічних розрядів супроводжуються повишеним поступанням адреналіну в кров що призводить до розвитку симпатікотонії яка відіграє позитивну роль в підготовці організму до діяльності і навіть боротьби внаслідок чого ця теорія отримала незву таламічної теорії емоцій. Кортикальні емоційні процеси...
22567. Сон 42 KB
  Існує величезна кількість емпіричних даних і забобонів щодо значення сну і сновидінь але справжнє наукове вивчення сну почалося лише у другій половині ХІХ ст. Прибічники хімічної теорії сну спочатку пояснювали сон накопиченням в організмі гіпнотоксичних речовин молочна вугільна та карбонові кислоти холестерин а нині надають важливого значення особливим хімічним регуляторам сну таким як речовина сну фактор сну чи пептид дельтасну які являють низькомолекулярні поліпептиди 850 920 Да . Кортикальна теорія сну І. Нарешті...
22568. будливий та гальмівний постсиниптичні потенціали 23.5 KB
  Постсинаптичне гальмування ГПСП обумовлене виділенням пресинаптичним закінченням аксона гальмівного медіатора який знижує або гальмує збудливість мембран соми і дендритів нерв клітини з якою він контактує. Прикладами гальмівних нейронів є клітини Реншоу в спинному мозку клітини Пуркіньє мозочку зірчасті клітини кіркової речовини великого мозку . Збудження нейрона супроводжуеться змінами метаболізму зокрема синтезу РНК та іншими зрушеннями в процесі білкового синтезу посиленням теплопродукції поглинанням кисню які відображають...
22569. Постсинаптичне гальмування у ЦНС та його природа.Значення ггальмування у роботі 22.5 KB
  Значення ггальмування у роботі. Гальмування особливий нервовий процес який зумовлюється збудженням і зовнішньо проявляється пригніченням іншого збудження. Постсинаптичне гальмування ГПСП обумовлене виділенням пресинаптичним закінченням аксона гальмівного медіатора який знижує або гальмує збудливість мембран соми і дендритів нерв клітини з якою він контактує.