21846

Реализация проекта и обратная связь

Лекция

Архитектура, проектирование и строительство

Реализация проекта и обратная связь. Организационные формы управления проектами Структуры управления проектами Это понятие включает в себя вопервых организационные формы и вовторых организационные структуры управления проектом Под организационной структурой управления проектом понимают совокупность взаимосвязанных органов управления расположенных на различных ступенях системы. Использование системы управления проектами предполагает создание специальной группы которая становится самостоятельным участником проекта или структурно входит...

Русский

2013-08-03

76.5 KB

7 чел.

Тема 5. Реализация проекта и обратная связь.

5.1. Организационные формы управления проектами

Структуры управления проектами

Это понятие включает в себя, во-первых, организационные формы и, во-вторых, организационные структуры управления проектом

Под организационной структурой управления проектом понимают совокупность взаимосвязанных органов управления, расположенных на различных ступенях системы.

Организационная формаэто организация взаимодействия и взаимоотношений между всеми участниками инвестиционного процесса.

Использование системы управления проектами предполагает создание специальной группы, которая становится самостоятельным участником проекта (или структурно входит в состав одного из этих участников) и осуществляет управление инвестиционным процессом в рамках реализуемого проекта.

Эта группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.

Взаимоотношения участников проекта внутри такой группы, создаваемой для управления проектом, раскрывает ее организационная структура.

Два основных принципа формирования групп для управления проектом.

1 Ведущие участники проекта заказчик и подрядчик (кроме них могут быть и другие участники) создают свои собственные группы, которые возглавляют руководители проекта, соответственно, от заказчика и подрядчика. Эти руководители подчиняются единому руководителю проекта

2 Для управления проектом создается единая группа во главе с руководителем проекта. В группу входят полномочные представители всех участников проекта для осуществления функции согласно принятому распределению зон ответственности.

Функциональная структура управления

В функциональной структуре управление осуществляется линейным руководителем через группу подчиненных ему функциональных руководителей, каждый из которых имеет право руководить подчиненными подразделениями в пределах порученных ему функций.

 Матричная структура управления

Матричная структура создается на базе функциональной структуры, отношения в которой базируются на прямых вертикальных связях руководства-подчинения. Для решения конкретных проблем создаются временные проектные группы, во главе которых стоят руководители проектов. Эти группы формируют из специалистов соответствующих функциональных отделов, находящихся на разных уровнях иерархии управления.

Матричная структура дает возможность гибко маневрировать людскими ресурсами за счет перераспределения их между проектами.

При использовании матричной структуры должна быть хорошо организована система контроля за ходом работ по проекту, качеством исполнения, затратами и сроками. Необходимо постоянно следить за тем, чтобы фактические показатели соответствовали плановым.

Матричный тип структуры управления может использоваться при выполнении малых и средних проектов

Проектное управление.

В этой организационной форме в большей степени реализуются требования системного подхода к управлению, в соответствии с которым вся совокупность работ, обеспечивающих решение определенной проблемы или достижение конечной цели, рассматривается не с позиций установившейся иерархии подчинения, а с позиций достижения именно этой цели или решения указанной проблемы.

Под проектным управлением понимают совокупное управление всеми трудовыми, финансовыми, материальными и энергетическими ресурсами, требуемыми для обеспечения процессов проектирования и строительства объекта в указанный срок, в пределах запланированной сметной стоимости и с заданным качеством.

В проектной структуре для решения конкретной задачи создается специальная рабочая группа, которая после завершения работы над проектом распускается.

Одной из важных проблем, возникающих в организационных структурах, построенных по принципу проектного управления, является распределение функций между так называемыми проектными и организационными уровнями управления, иными словами, требуется решение вопроса о том, какую часть управления центр может без ущерба для дела передать вниз, на проектный уровень, и выполнение каких функций остается на верхнем уровне.

Системы проектного управления, будучи ориентированы на конечную цель выполнение проекта, способствуют:

  •  Сокращению сроков его выполнения;
  •  Повышению оперативности решения текущих вопросов, связанных с ходом выполнения проекта;
  •  Более сбалансированной увязке программы работ с ресурсными возможностями подрядной фирмы;
  •  Экономии ресурсов, а также более объективной оценке деятельности отдельных специалистов.

Преимущества и недостатки структур управления, используемых при управлении проектами.

Основные факторы

Матричная структура

Проектная структура

Требования к системе планирования и отчетности

Необходимо наличие стратегического матричного плана

Так как команда работает в одном месте, система планирования и отчетности может быть достаточно простой

Контроль за выполнением проекта

Контроль осуществляется через руководителей функциональных подразделений

Под контролем находятся все члены группы, Руководителю проекта и заказчику легче контролировать все вопросы, связанные с проектом

Эффективность использования рабочего времени

Использование времени, с точки зрения распределения работы, очень эффективно

Неизбежно наличие резервного времени

Внесение изменений в проект

Неизбежно возникновение трудностей при внесении изменений, так как задействовано много структурных подразделений, участвующих в работе над проектом

Процесс внесения изменений несложен, так как все работают в одном месте, активно взаимодействуя друг с другом

Требования к руководителю

Должен быть хорошим координатором, агитатором и уметь влиять на участников проекта

Руководитель проекта должен быть не только технически грамотным специалистом, но и хорошим руководителем

Роль неформальных связей

Огромная

Имеет место, но не в такой степени, как при матричной организации

Влияние на существующую структуру

Влияние минимально

Требует реорганизации существующей структуры

Качество выполняемых работ

Максимально жесткий контроль

Менее жесткий контроль качества

Выбор организационных структур управления.

Критерии оценки

Функциональная

Матричная

Проектная

Неопределенность условий реализации проекта

низкая

высокая

высокая

Технология проекта

стандартная

сложная

новая

Сложность проекта

низкая

средняя

высокая

Продолжительность проектного цикла

короткая

средняя

большая

Размер проекта

малый

средний

крупный

Важность проекта

не очень важный

средней важности

очень важный

Взаимозависимость и взаимосвязь между отдельными частями проекта

низкая

средняя

высокая

Критичность времени (обязательства организации по срокам завершения работ)

низкая

средняя

высокая

Взаимосвязь и взаимозависимость проекта от систем более высокого уровня

высокая

средняя

низкая

5.2. Контроль и регулирование.

Слово контроль, как и слово власть, прежде всего рождает отрицательные эмоции. Для многих оно означает ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности.

Контроль представляет процесс, в котором руководитель проекта устанавливает, достигаются ли поставленные цели, выявляет причины, дестабилизирующие ход работы, и обосновывает принятие управленческих решений, корректирующих выполнение заданий, прежде чем будет нанесен ущерб выполнению проекта (срыв сроков, превышение использование ресурсов, стоимости, низкое качество и т.д.). Контроль дает возможность руководителю проекта определить, следует ли пересматривать планы, сметы, если некоторые параметры превысили допустимые значения.

Контроль— это процесс, при помощи которого проект-менеджер определяет, правильны ли его решения, как осуществляется проект (по времени, стоимости, ресурсам), не требуются ли корректировки.

Задачи контроля состоят в том, чтобы получив фактические данные о ходе выполнения проекта, сопоставить их с плановыми характеристиками и выявить отклонения, вырабатывая тем самым так называемые сигналы рассогласования. Контроль должен обеспечить:

  •  мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);
  •  выявление отклонений от целей реализации проекта с помощью ряда критериев и ограничений, которые фиксируются в календарных планах, бюджетах, расчетных потребностях в трудовых и материальных затратах, финансовых, нормативных и др.;
  •  прогнозирование последствий сложившейся ситуации;
  •  обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Предметом контроля являются факты и события, проверка выполнения конкретных решений, выяснение причин отклонений, оценка ситуации, прогнозирование последствий.

Так же, как и контроль, оценка служит важной функцией обратной связи. Между контролем и оценкой есть, однако, целый ряд существенных различий:

1) Контроль предполагает постоянное слежение за продвижением проекта, в то время как оценка основана на периодическом подведении промежуточных итогов;

2) Контроль сфокусирован на деталях того, что происходит в проекте, в то время как оценка сконцентрирована на общей картине;

3) За контрольные действия несет ответственность руководитель проекта, в то время как оценки обычно проводятся лицом или группой лиц, не работающих непосредственно на проекте (для обеспечения объективности).

Оценка объективное периодическое подведение итогов для определения статуса проекта относительно его сформулированных целей.

Различают три основных видов контроля:

  •  предварительный;
  •  текущий;
  •  заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Предварительный контроль, как правило, затрагивает ресурсное обеспечение работ (трудовые, материальные и финансовые ресурсы).

Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта.

Различают контроль:

времени (достижение промежуточных целей и объемов работ):

бюджета (уровень расходования финансовых средств);

ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);

качества (уровень качества работ).

Текущий контроль осуществляется в целях оперативного регулирования реализацией проекта и базируется на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками.

Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом. На его основе обобщается полученный опыт для последующей разработки и реализации проектов-аналогов, совершенствуются процедуры управления.

Методы контроля.

К блоку показателей, характеризующих выполнение бюджета относятся:

  •  первоначальная калькуляция;
  •  текущие счета, включающие фактические прямые затраты;
  •  накладные расходы и другие затраты;
  •  интегральные показатели стоимости проекта.

К блоку показателей, характеризующих расход материально-технических ресурсов, относятся;

  •  расход строительных материалов, конструкций, деталей, оборудования;
  •  расход трудовых ресурсов;
  •  расход машин, механизмов и вспомогательного оборудования.

Физические объемы выполненных работ определяют непосредственно на месте производства работ и сравнивают с расчетными показателями.

Временные затраты сравнивают с расчетной продолжительностью и соизмеряют с объемами выполненных работ.

Денежные расходы сравнивают с показателями бюджета или сметной стоимости.

Технологии оценки.

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта:

  •  контроль в моменты окончания работ (метод "0-100");
  •  контроль в моменты 50% готовности работ (метод "50-50"):
  •  контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);
  •  регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);
  •  экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Источники информации.

В формальной информационной системе источники информации включают карточки табельного учета трудозатрат и эксплуатации оборудования, заказы на поставки, счета-фактуры, сообщения с места производства работ о фактически выполненных объемах, отчеты по контролю качества и т.д.

Для каждой иерархической ступени (уровня) руководства требуется своя, специфическая, плановая и отчетная информация о ходе выполнения работ комплекса.

Три степени детализации плановой информации, соответствующие трем уровням руководства:

а) руководители подразделений и ответственные исполнители получают наиболее детализированную информацию, позволяющую оценить состояние каждой из закрепленных за ними работ и ее положение в комплексной сетевой модели;

б) руководители организаций-исполнителей (или подкомплексов) получают информацию, позволяющую дать общую оценку состояния закрепленной за данной организацией (подкомплексом) части комплекса и содержащую наиболее подробные сведения по граничным событиям, которыми определяются связи данной организации (подкомплекса) с другими и связи отдельных подразделений между собой, а также сведения о работах данной организации (подкомплекса), попавших в критическую зону;

в) руководитель проекта получает детализированную информацию только по работам критической зоны, кроме того, он получает необходимую информацию, которая позволяет ему укрупненно оценить общее состояние комплекса, отдельных его наиболее важных элементов и этапов.

Составление отчетов (сообщений).

Отчеты можно составлять по различным формам: от непосредственно личных контактов и телефонных переговоров, табличных представлений данных о стоимостных показателях, графических изображений в виде гистограмм, зависимостей нарастающего выполнения заданных объемов работ, диаграмм метода критического пути до графиков движения затрат и сальдо реальных денег, системы контроля выполнения контрактов на поставки, системы проверок других работ и статистический контроль качества и оперативной информации, передаваемой через средства передачи данных на приемные терминалы на местах..

Составляемое сообщение должно включать пять основных пунктов:

1) сметную стоимость (суммарную, на данное число или настоящий период): это необходимо для сравнения фактических или прогнозируемых результатов;

2) фактические результаты: они характеризуют действительный процесс выполнения заданных объемов работ на данное число или настоящий период;

3) прогнозируемые результаты: они основаны на селективности имеющейся информации, характеризуют предполагаемое состояние проекта и его составных элементов на последующий период;

4) отклонения, которые показывают, насколько фактические и прогнозируемые результаты отличаются от планируемых или расчетных показателей;

5) причины: предполагаемые и непредвиденные обстоятельства, определяющие фактический и прогнозируемый процесс осуществления проекта.

5.3. Управление изменениями.

Одним из важных ключевых интеграционных процессов в управлении проектами, пронизывающим весь жизненный цикл проекта, является управление изменениями, которые возникают в ходе реализации проекта.

Под изменением понимается замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта.

Виды изменений.

Источники изменений происходят из внутреннего или из внешнего окружения проекта.

К внешним источникам изменений относится практически все, что лежит за рамками проекта: политические, законодательные, экономические, социальные, технологические, экологические, международные, географические, метеорологические и другие аспекты.

Внутренние источники изменений формируются в среде участников проекта, в процессе взаимоотношений, возникающих между ними в ходе реализации проекта.

Основной причиной внесения изменений, как правило. является невозможность предвидения на стадии разработки проекта появления новых проектных решений, более эффективных материалов и конструкций, технологий и т.д.

Первоначальный план проекта может оказаться несостоятельным из-за различных факторов:

изменения сроков выполнения проекта;

пересмотра стоимостных критериев;

изменения технических условий проекта;

изменения политики управления;

изменения методов ведения работ;

изменения потребностей;

пересмотра оценок длительности работ;

неточного планирования связей между работами;

срыва снабженцами или подрядчиком сроков поставок;

пересмотра ресурсных требований для операций;

невозможности использовать ресурсы по первоначальному плану;

неожиданных технических затруднений;

неожиданных внешних условий (забастовки, плохая погода и т.п.);

изменений экономической конъюнктуры.

Под управлением изменениями понимается процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрация всех потенциальных изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, сетевом графике и др.) для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организация мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте.

5.4. Завершение проекта.

Фаза завершения проекта включает проведение эксплуатационных испытаний, сдачу проекта и закрытие контракта.

Целью проведения эксплуатационных испытаний является получение точных данных, характеризующих уровень результатов, достигнутых в ходе выполнения работ по проекту.

Эксплуатационные испытания включают:

Проведение сравнения эксплуатационных характеристик проекта с запланированными показателями;

Выявление расхождений между запланированными и реальными показателями;

Определение причин выявленных расхождений;

Разработку мероприятий по устранению обнаруженных расхождений "недоделок";

Организацию работ по устранению недоделок.

Требования к проведению эксплуатационных испытаний определяются гарантийными соглашениями между поставщиками и заказчиком.

Гарантийное соглашение обеспечивает защиту прав обеих сторон и включает следующие пункты:

Проверка соответствия проекту установленного оборудования;

Наблюдение за испытаниями, началом работ и вводом в эксплуатацию;

Определение соответствия исходного сырья, используемого в процессе испытаний;

Определение времени и условий проведения испытаний;

Установление в процессе испытаний соответствия смонтированного оборудования его паспортным данным;

Устранение несоответствий проекту.

Вторым этапом завершения проекта является сдача проекта и закрытие контракта.

Основные этапы закрытия контракта:

Проверка финансовой отчетности;

Паспортизация;

Выявление невыполненных обязательств;

Завершение невыполненных обязательств;

Гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности относится к отчетности заказчика и подрядчика.

Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

Проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;

Согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

Проверку наличия документации по изменениям;

Контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

Проверка финансовой отчетности исполнителя включает:

Проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

Соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

Поиск просроченных платежей поставщику;

Подтверждение соответствующих удержаний.

Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта. Для ее проведения необходимо представить соответствующую документацию. Например, документацию, характеризующую технические условия используемого сырья и материалов. Это могут быть сертификаты, так как ими аттестуется продукция. Вся документация передается заказчику для регистрации.

Невыполненные обязательства должны быть завершены полностью на этапе закрытия контракта. Руководитель проекта должен стараться решить все спорные вопросы путем переговоров.

Гарантийное обслуживание осуществляется после закрытия контракта не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслуживание. Этой группе передается:

техническая информация;

оборудование;

инструменты;

средства обучения;

руководство по эксплуатации;

чертежи;

результаты испытаний;

различные материалы фирм-поставщиков.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

38757. Отношение человека к собственному телу 155.5 KB
  Что происходило в Ваших отношениях с другими вследствие этой травмы Как изменились Ваши отношения с коллегами друзьями родителями любимыми в ситуации травмы Какой у Вас появился опыт преодоления травмы Изменилось ли Ваше обращение с собственным телом Какой способ обхождения с травмами и болью Вы получили Изменились ли Ваши цели планы надежды в связи с травмой Обратитесь к своему телу или части тела которая была повреждена и причиняла страдания. Что бы Вы могли сказать этой части тела Мысленно осмотрите свое тело и...
38758. Ораторское искусство 411 KB
  Критерием качества усвоения той или иной темы является умение подмечать ошибки допускаемые в собственной речи и или в речах других людей глубоко и всесторонне анализировать язык и стиль публичных выступлений ярко образно аргументированно и убедительно излагать те или иные положения. Тема 1Предмет и функции ораторского искусства В научной литературе понятия риторика красноречие мастерство публичного выступления ораторское искусство нередко используются как родственные. Разделяет ее в частности отечественная философская...
38759. Экономика и управление на предприятии ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» 126.5 KB
  Королева Отчет по преддипломной практике по предприятию ОАО Новосибирская макаронная фабрика по специальности Экономика и управление на предприятие Выполнила: Детюченко В. Данную работу можно разделить на несколько разделов: 1 Уставные характеристики организации 2 История предприятия ОАО Новосибирская макаронная фабрика 3 Приоритетные направления деятельности ОАО Новосибирская макаронная фабрика 4 Анализ структуры предприятия 5 Анализ системы закупок Заключение Список использованной литературы Содержание...
38760. Социальная психология и психотерапия 456.5 KB
  психика это системное качво мозга которое реализуется чз функциональные сисмы мозга кторые формируются у Ч в прцессе жизни и овладения им истор сложившихся форм Дти и опыта человва чз собственную активную Дть. Фрейд определял генезис психического как одну из важных детерминант полноценного функционирования взрослого человека Принцип субъекта предполагает рассматривать человека как автономную инициативную личность способную в определенных пределах изменять себя и окружающий мир. Формы взаимодействия чел в миром. Выполняя...
38761. Ответы по географии для 9 класса 251 KB
  Географические различия в хозяйственной деятельности населения России привести конкретные примеры. Культурноисторические особенности народов России. Особенности природы населения и хозяйства отдельных территорий России привести примеры. Часовые пояса на территории России.
38763. Коммуникативная концепция права: Проблемы генезиса и теоретико-правового обоснования 294 KB
  Задачей диссертационного исследования является исследование и обоснование узловых аспектов коммуникативной теории права как одного из возможных вариантов интегрального правопонимания. Согласно такому целостному подходу право, как интерсубъективная правовая реальность, рассматривается в коммуникативно-деятельном, ценностном, семиотическом и психологическом аспектах и соответственно онтологически интерпретируется и феноменологически....
38764. Изучение городского пространства Исследование Витебского вокзала по заданному алгоритму 6.42 MB
  Список группы: Белова Елена Витальевна Веснина Мария Воробьёва Марина Евгеньевна Гайдукова Екатерина Владимировна Гусейнова Дина Денисова Ирина Михайловна Иванова Людмила Валентиновна Иванова Светлана Ильинична Киселёва Татьяна Станиславовна Группа за работой в музее Задание №1 Изучение городского пространства Исследование Витебского вокзала по заданному алгоритму. Задание №2 Исследование картин. Кроме работы на курсах было дано задание провести фасилитированное обсуждение...
38765. Юриспруденция. Методические указания 919 KB
  Изложенные материалы предназначены для оказания практической помощи студентам специальности 021100 030501 – Юриспруденция при выборе темы дипломной работы ее написания оформления и защиты. Иркутский государственный технический университет Кафедра государственноправовых дисциплин ИрГТУ ОГЛАВЛЕНИЕ [1] ОГЛАВЛЕНИЕ [2] ВВЕДЕНИЕ [3] ВЫБОР И УТВЕРЖДЕНИЕ ТЕМЫ ДИПЛОМНОГО СОЧИНЕНИЯ [4] ВЫДАЧА ЗАДАНИЯ СОСТАВЛЕНИЕ КАЛЕНДАРНОГО ГРАФИКА РАБОТЫ И ПЛАНА ДИПЛОМНОГО СОЧИНЕНИЯ [5] ТРЕБОВАНИЯ К ОГЛАВЛЕНИЮ ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ [6] СБОР АНАЛИЗ И...