21870

Контроль реализации управленческих решений

Лекция

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Понятие содержание цель и функции контроля; 11. Виды контроля и их классификация; 11. Основные принципы и критерии организации контроля; 11. Основные принципы и критерии организации контроля.

Русский

2013-08-04

72 KB

89 чел.

Дисциплина:  «Управленческие решения»                                                    з/о

Лекция.

Тема 11. «Контроль реализации управленческих решений».

2 часа.

11.1. -  Понятие, содержание, цель и функции контроля;

11.2. -   Виды контроля и их классификация;

11.3. -   Основные принципы и критерии организации контроля;

11.4. -   Основные принципы и критерии организации контроля.

        Контроль в менеджменте рассматривается в трех аспектах:

-  контроль как деятельность аппарата управления, одна из его общих функций;

-  контроль как принцип управления;

-  как завершающий процесс процедуры принятия управленческих решений.

         Необходимость контроля за реализацией принятых решений достаточно очевидна. Хозяйственная практика свидетельствует, что нередко и качественно разработанные решения оказываются невыполненными из-за отсутствия хорошо налаженной системы контроля.

          Причинами отклонений в реализации решений могут быть безответственное отношение исполнителей, появление новых обстоятельств, которые невозможно было учесть на стадии разработки решения, но необходимо на завершающем этапе его реализации.

        Правильно организованный контроль ориентирует коллектив на качественную работу, мотивирует труд, позволяет выявить резервы, улучшить действующую систему принятия решений, способствует повышению эффективности управления и деятельности предприятия в целом.

     Процесс контроля - это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реализации определенных задач, принципов, методов, применения технических средств и технологии контроля.

       Процесс контроля характеризуют три составляющие:

- содержательная (что выполняется в процессе контроля),

- организационная (кем и в какой последовательности осуществляется),

- технологическая (как производится).

11.1.  Понятие, содержание, цель и функции контроля

Контроль – это одна из функций менеджмента. Содержанием контроля является определение действительных значений и их сравнения с заданными значениями.

При обнаружении расхождений между действительными и заданными значениями осуществляется анализ их причин.

По результатам анализа необходимо принимать меры по исправлению сложившейся ситуации, привлечению к ответственности и определению уроков для будущих решений и их реализации.

Исходя из этого, контроль следует определить как процесс выявления, оценки и информирования об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадениях и результатах их анализа.

Контроль имеет двоякий характер.

С одной стороны, это процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонений от установленных стандартов.

С другой, – это процесс отслеживания хода выполнения и оценки полученных результатов в процессе реализации принятых управленческих решений.

Основной причиной необходимости контроля в управленческой деятельности является та или иная степень неопределенности любого управленческого решения.

Управленческое решение принимается во вполне определенный момент времени, которому соответствуют конкретные информация, внешние и внутренние условия. Реализуется же решение в течение более или менее продолжительного периода времени, в ходе которого появляется дополнительная информация, претерпевают изменение все условия реализации принятого решения.

Предметом контроля может быть не только исполнительская работа на предприятии, в организации или учреждении, но и работа менеджера, и ее результаты.

Информация, получаемая в ходе контроля, определяет как актуальные меры управления, так и дальнейшую деятельность по планированию и реализации проектов. Кроме того, наличие контроля как функции управления заранее определяет исполнение, в той или иной степени, всех целей деятельности.

Независимо от того, как устанавливаются заданные значения – путем планирования или путем импровизации – отказ от контроля препятствует тому, чтобы наступили желаемые результаты реализации управленческого решения, чтобы из ошибок делались выводы в отношении ответственных лиц и чтобы будущие процессы могли организовываться лучше.

При этом следует иметь ввиду, что контроль является не самоцелью, а экономическим процессом, допустимость, выгодность и целесообразная организация которого должны оцениваться по предпринимательским целям и ограничениям.

       Цель контроля - обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.

        Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях: 

- диагностики состояния дел,

- ориентирования,

- стимулирования,

- корректировки действий,

- распространения передового опыта,

- осуществления авторского надзора,  

- педагогической и

- правоохранительной.

     Диагностическая функция контроля состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения;

    Ориентирующая функция контроля направлена на указание ориентиров, т.е. тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания;

    Стимулирующая функция контроля проявляется в выявлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческого фактора.

     Корректирующая функция контроля заключается в уточнении самого решения, если обстановка изменилась. Сделать это следует «на месте», не откладывая в «долгий ящик». Руководитель должен сознавать, что фактическое положение есть результат проверки принятых им решений. Появляется парадоксальная ситуация: руководитель считает, что проверяет работника, а последний уже проверил своей работой руководителя. Какой должна быть тактика руководителя в данной ситуации?

     Авторский надзор - одна из функций контроля, в ходе которого автор не только проявляет внимание к воплощению замысла, но и критически оценивает упущения, обсуждает с заинтересованными лицами сомнения, учится, повышает свою квалификацию. Контроль выполняет в этом случае и педагогическую функцию.

      Контролю свойственна и правоохранительная функция, так как руководитель должен стоять на позиции соблюдения и защиты существующих норм права.

11.2.  Виды контроля и их классификация

      Известны различные виды контроля и признаки их классификации. В качестве последних могут быть особенности субъектов контроля, характер задач, взаимоотношение субъекта контроля с подконтрольным объектом, используемые методы и техника контроля, и др.

Выделяют следующие виды контроля:

-  формальный,

-  реальный,

-  внутренний и

-  внешний виды контроля.

В специальной литературе по менеджменту в последние годы авторы чаще указывают три вида контроля: 

-  предварительный,

-  текущий и

-  итоговый.

     В зависимости от субъекта различают:

- государственный,

- ведомственный,

- общественный виды контроля, которые, в свою очередь, могут иметь подвиды.

            Их относят к общим, поскольку эти виды используются во всех сферах общественной и государственной жизни.

          При организации контроля необходимо учитывать следующее: выполнение контрольных функций должно поручаться лицам, достаточно компетентным в вопросах, подлежащих контролю, чтобы оценить причины и следствия возможных отклонений, предложения по устранению, работники, осуществляющие контроль, не должны быть связаны едиными материальными интересами с подконтрольными подразделениями, чтобы обеспечить объективность и принципиальность оценок.

         Пока далеко не каждое предприятие имеет четкую систему внутрихозяйственного контроля. Между тем она должна обеспечивать организационные, технические и экономические условия, гарантирующие принципиальность контроля. Одновременно контроль должен быть систематическим, массовым, гласным, включать разнообразные формы и способы самоконтроля.

Подобная переплетенность предопределила формирование и внедрение в деятельность предприятий, организаций и учреждений всеобъемлющую концепцию планирования, контроля, отчетности и менеджмента, получившую название “контроллинг”.

Если рассматривать контроль вне рамок контроллинга, а ограничиться его стержнем – сравнением заданного и действительного значений, то следует различать контроль по критерию “зависимости от процесса”. Такой подход важен для правильности оценки управленческого решения.

Непосредственная зависимость от процесса имеется, если носитель контроля сам определяет реализуемые или подлежащие ответственности результаты.

Косвенная зависимость от процесса имеется, если деятельность по контролю осуществляется лицом, которое связано должностными обязанностями по отношению к лицу, ответственному за результаты подконтрольной деятельности.

Независимость от процесса имеется, если лицо, осуществляющее контроль, ни прямо, ни косвенно не зависят от контролируемого процесса.

Принято различать:

- собственно контроль – это деятельность, которая осуществляется непосредственно или косвенно зависящими от процесса лицами;

- проверка (ревизия, аудит) – это деятельность по контролю, которая осуществляется лицами, ни прямо, ни косвенно не зависящими от оцениваемого процесса, результата.

Классификация видов контроля производится по следующим основаниям:

а) по принадлежности к предприятию носителя контроля (внутренний и внешний контроль или проверка);

б) по обязательности контроля (добровольный контроль, контроль согласно уставу, договорный контроль, контроль согласно законодательства);

в) по объекту контроля (контроль за объектом, контроль за решением, контроль за результатами);

г) по регулярности (регулярный и нерегулярный контроль, специальные проверки);

д) по объему контроля (полный, сплошной или выборочный контроль);

е) по отношению к времени реализации контролируемых управленческих решений и действий (предварительный, текущий и последующий контроль).

11.3.  Система контроля исполнения принятых решений

Создавая систему контроля исполнения принятых решений, необходимо выполнить комплекс действий по планированию и организации контрольной деятельности на предприятии, в организации или в учреждении. Комплекс действий по организации контроля должен включать в себя следующие элементы.

Выбор концепции контроля. (Менеджер должен решить, следует ли на предприятии применить всеобъемлющую систему планирования, контроля, отчетности и менеджмента – “контроллинг” или организовать контрольную деятельность применяя частные проверки и контроли).

Определение цели контроля. (Менеджер на данном этапе формирования системы контроля устанавливает критерии целесообразности, правильности, регулярности и эффективности проведения контрольных мероприятий).

Определение объектов контроля. (При планировании контрольных мероприятий вне рамок контроллинга менеджер должен определить направленность контрольных мероприятий. В качестве объектов контроля могут выступать потенциалы, методы, результаты, промежуточные и итоговые показатели деятельности предприятия).

Определение контролируемых норм. (В их качестве выступают объекты должностных или функциональных обязанностей, такие как этические, правовые, производственные и сравнительные нормы, цели, задачи, виды деятельности предприятия.

Определение субъектов контроля. Это действие предполагает выбор вида контроля по критерию “зависимости от процесса”.

Определение методов контроля.

(По направлению: - прогрессивный контроль – от положения вещей к его отображению или             

                              - ретроградный контроль – от отображения к положению вещей;

По непосредственности:

-  методы непосредственного контроля и

-  методы косвенного контроля (по контрольным индикаторам).

Определение объема контроля.

(Различают: полный,

                      сплошной,

                      выборочный контроль.

Правильный выбор объема контроля оказывает существенное влияние на эффективность контрольной работы, управленческой деятельности и работы предприятия в целом. Например, в условиях массового производства сплошной контроль может привести к значительному увеличению численности персонала контрольных органов, увеличению издержек и снижению объемов реализации готовой продукции. Поэтому в данных условиях прибегают, как правило, к выборочному контролю качества продукции).

Определение действий по контролю. (При необходимости руководитель может указывать последовательность мероприятий при осуществлении конкретной программы контроля. В ряде случаев лица, привлеченные к проведению контрольных мероприятий могут действовать разрозненно).

Определение точек контроля. (Организовывая контрольные мероприятия необходимо четко обозначить место или места осуществления контрольных мероприятий, время начала и окончания контроля, установить последовательность контрольных мероприятий).

Определение средств контроля. (В целях повышения качества контроля необходимо обеспечивать контрольную деятельность определенными ресурсами. В качестве ресурсов могут быть использованы, например, различные счетные устройства, компьютеры с соответствующим программным обеспечением и т.п.)

 Определение областей контроля. (При принятии решения о проведении контрольных мероприятий следует четко обозначить область объекта контроля, параметры которой интересуют руководителя. Это позволит снизить затраты времени и ресурсов на осуществление контрольных мероприятий, а также ограничить поток информации, проходящей через руководителя. Например, при аудиторской проверке контролю могут быть подвергнуты отдельные статьи баланса предприятия).

 Определение допусков на погрешности. (При организации контрольных мероприятий необходимо установить величину допустимой ошибки результатов контроля. Методика расчета данной величины приводится в соответствующей статистической учебной или справочной литературе).

 Определение способа сообщения результатов контроля. (По результатам контроля как правило составляется акт с подписями лиц, осуществлявших контрольные мероприятия, и лиц, действия или объекты ответственности которых подвергались проверке. В письменных отчетах могут быть указаны особые мнения по результатам проверки).

 Определение способа оценки отклонений. (Это действие подразумевает анализ отклонений, локализацию их причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления ситуации).

Следует иметь ввиду, что контрольные мероприятия проводимые спонтанно, бессистемно не дадут положительных результатов. В рамках всего комплекса деятельности предприятия следует придерживаться принципа систематичности и всесторонности контроля за выполнением решений. На предприятии не должно быть неприкосновенных для контроля зон или участков работы. Их существование может стать источником серьезных конфликтов не только внутри предприятия, но и с субъектами внешнего окружения, источником правонарушений и т.д.

11.4.  Основные принципы и критерии организации контроля

При организации системы контроля принято придерживаться следующих общепризнанных принципов:

осмысленность и однозначное восприятие стандартов сотрудниками;

двустороннее общение с сотрудниками;

достаточность контрольных мероприятий и действий;

установление жестких, но достижимых стандартов;

вознаграждение за достижение установленных стандартов и норм.

В интересах формирования действенной системы контроля исполнения принятых решений следует придерживаться критериев оценки организации процессов контроля. К ним относятся:

эффективность контроля;

эффект влияния на людей;

выполнение задач контроля;

границы контроля (ограничения контроля).

Критерий эффективности контроля предполагает его оценку на успешность, которая состоит и сравнения полезности контроля (избежание в будущем расходов, связанных с недостатками, последствиями и устранением недостатков, выполнение обязательств) и расходов на контроль (затраты на персонал и материальное обеспечение, а также затраты на устранение недостатков).

Критерий эффекта влияния на людей. Контрольные мероприятия могут по разному воздействовать на персонал предприятия. В одном случае они будут стимулировать к повышению качества работы, содействовать формированию чувства удовлетворения, доверия и приобретению знаний. В другом случае меры по контролю могут вызвать недоверие, угрозы, демотивацию и т.п. Исходя из этого контрольные мероприятия должны осуществляться таким образом, чтобы исключить возможность защитной реакции у проверяемых лиц.

Выполнение задач контроля. Данный критерий является одним из основных. Результатами контроля могут выступать выявление совпадений и отклонений при реализации принятых проектов, устранение отклонений, выработка решений относительно достоверности данных о потенциальных возможностях и результатах работы, а также достижение эффектов обучения (положительные изменения в состоянии дел в будущем на основе анализа причин недостатков).

Границы контроля. В обществе общепризнанны некоторые ограничения на осуществление контрольных мероприятий.

Во-первых, некоторые методы и средства контроля запрещены законодательно. Например, прослушивание телефонных разговоров, перлюстрация (просмотр) корреспонденции, установка приборов прослушивания, слежка за сотрудниками и т.д.

Во-вторых, нуждаются в защите права субъектов контроля. Например, защита данных, защита частной жизни, защита чести и достоинства лиц, осуществляющих контроль и т.д.

В-третьих, требуют соблюдения нормы договорных положений, относящиеся к контролю. например, инструкции по проверке годового баланса, договоры о проверках, меры взаимного контроля исполнения обязательств и т.п.

7


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

80477. Математические загадки лесных жителей 369 KB
  Цель: повторить прием составления таблицы деления отработать решение задач на два действия. Развивать мышление, память, внимание, творческое воображение, последовательность рассуждений при решении примеров, задач. Воспитывать любовь к природе, бережное к ней отношение.
80479. Письмове додавання трицифрових чисел без переходу через розряд. Прості задачі на додавання. Розширена задача на спосіб зведення до одиниці 51.5 KB
  Ознайомити учнів із прийомом письмового додавання трицифрових чисел без переходу через розряд; удосконалювати вміння учнів розвязувати прості задачі на зведення до одиниці; узагальнювати вміння розвязати рівняння; розвивати мислення; виховувати інтерес до математики та казок
80480. Запис і читання трицифрових чисел. Випадки додавання й віднімання трицифрових чисел, пов’язаних з нумерацією 1.31 MB
  Мета: формувати вміння читати і записувати трицифрові числа в нумераційну таблицю, закріпити додавання і віднімання розрядних чисел та додавання і віднімання одиниці, вдосконалювати вміння розв’язувати складені задачі на «зменшення», «збільшення» на кілька одиниць, задач геометричного змісту...
80481. СУСПІЛЬНО-ПОЛІТИЧНИЙ ЛАД І ПРАВО УКРАЇНИ ПІСЛЯ ПЕРЕМОГИ ЛЮТНЕВОЇ ДЕМОКРАТИЧНОЇ РЕВОЛЮЦІЇ (лютий—жовтень 1917 р.) 38.27 KB
  Тимчасовий уряд та його органи в Україні. Законодавство Тимчасового уряд. За згодою між лідерами Тимчасового комітету і керівництвом Петроградської Ради робітничих і солдатських депутатів був утворений Тимчасовий уряд. Через кризи прорахунки та помилки коаліційний Тимчасовий уряд представлений кадетами народними соціалістами меншовиками та есерами вів країну до Установчих зборів котрі як він сподівався мали розвязати кардинальні питання її нового буття.
80482. УКРАЇНСЬКІ ЗЕМЛІ ПІД ВЛАДОЮ РЕЧІ ПОСПОЛИТОЇ 106.5 KB
  ЗАГАЛЬНИЙ ІСТОРИЧНИЙ ОГЛЯД Після Люблінської унії 1569 року Велике князівство Литовське втратило не лише свої землі а й державне значення. Перше велике козацькоселянське повстання вибухнуло у 1591 році і тривало до 1593 року. Восени 1595 року все українське Правобережжя і ПівденноСхідна Білорусія опинилися в руках повстанців. Згідно зі статтями Переяславської угоди від 29 травня 1630 року козаки визнавали свою провину однак не підлягали покаранню за участь в повстанні.
80483. УКРАЇНСЬКА ДЕРЖАВА ТА ПРАВО В РОКИ ВИЗВОЛЬНОЇ ВІЙНИ. ЕВОЛЮЦІЯ ДЕРЖАВНО - ПРАВОВОЇ СИСТЕМИ (середина ХVІІ – ХVІІІ ст.ст.) 218 KB
  Політичне та економічне становище України було дуже тяжким. Український історик і юрист Андрій Яковлів підкреслював що українським проектом договору гарантувалася повнота внутрішньої автономії держави й усувалося будьяке втручання влади московського царя у внутрішні справи України. Самостійність України визнавалась і на міжнародній арені. Спочатку і Москва ставилась до України як до вільної держави.
80484. УТВОРЕННЯ УКРАЇНСЬКОЇ РАДЯНСЬКОЇ РЕСПУБЛІКИ. ДЕРЖАВА І ПРАВО УСРР В РОКИ ГРОМАДЯНСЬКОЇ ВІЙНИ І ВОЄННОЇ ІНТЕРВЕНЦІЇ 122.5 KB
  Радянське державне будівництво в Україні в умовах громадянської війни та воєнної інтервенції весна 1918 кінець 1920 рр. в Україні розгорталися в загальному контексті громадянської війни на території Росії. Під час збройної боротьби на політичну арену вийшли різноманітні отамани діяльність яких стала однією з характерних рис громадянської війни в Україні. Більшовики спираючись на допомогу радянської Росії докладали чимало зусиль щоб відновити в Україні радянську владу.
80485. СУСПІЛЬНО-ПОЛІТИЧНИЙ ЛАД І ПРАВО УКРАЇНИ В ПЕРІОД З ПОЧАТКУ XX ст. до 1917 року 27.16 KB
  Кожний стан поділявся на групи становища які мали особливі тільки їм надані законом права та обов\'язки. У Луганську та Катеринославі Ради розпустили міські думи і провели роботу по підготовці виборів нового складу цих органів на засадах загального та рівного виборчого права. Вона містила норми про права підданих яких не було в попередніх редакціях Основних законів. Джерела права.