2251

Сервисный центр по ремонту и обслуживанию офисной техники с использованием средств Microsoft Access

Курсовая

Информатика, кибернетика и программирование

Описание бизнес-процесса при помощи методологии структурного анализа и проектирования (SADT). Создание форм с помощью конструктора. Структура таблицы и типы данных.

Русский

2013-01-06

991.23 KB

306 чел.

Введение

Базы данных — это одно из наиболее важных явлений современной жизни. Их возрастающую роль в развитии современного общества невозможно переоценить. В настоящее время в любом учреждении (магазине, железнодорожной или другой кассе, почтовом отделении, банке и т.д.) часто можно столкнуться с тем, что большая часть времени общения с клиентом затрачивается на ввод некоторой информации в компьютер и получение данных из компьютерной сети.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

Системы управления базами данных

Системы управления базами данных выполняют много важных функций, большая часть из которых невидима «конечному» пользователю. Эти функции включают управление хранением данных их преобразование и презентацию, обеспечение безопасности, управление мультидоступом, резервное копирование и восстановление, интерфейсы прикладного программирования и взаимодействия с базой данных.

Средства СУБД позволяют создавать сложные структуры данных, освобождая разработчика базы данных от программирования физической организации данных, и обеспечивают хранение не только самих данных, но также форм для ввода данных, описаний отчетов, правил проверки корректности данных, кода с бизнес-правилами и т.п. СУБД предоставляет процедуры резервного копирования и восстановления данных.

СУБД преобразует вводимые пользователями данные для их соответствия структурам данных, которые необходимы для хранения данных, т.е. освобождает пользователя от необходимости делать различие между логическим и физическим форматом данных. СУБД транслирует логические запросы в команды, которые локализуют и выбирают запрашиваемые данные, находящиеся на физических носителях.

СУБД управляет транзакциями — последовательностью операций над базами данных, рассматриваемых как единая операция. Принцип выполнения всей последовательности очень прост — либо выполняются все операции (успешная транзакция) и произведенные этой транзакцией изменения фиксируются в базе данных, либо из-за сбоя при выполнении какой-либо операции транзакции, транзакция прерывается и никакие изменения в базе данных не фиксируются. Понятие транзакции необходимо для поддержания логической целостности базы данных.

Одним из основных требований к СУБД является надежность хранения данных. СУБД должна восстанавливать последнее согласованное состояние данных в базах после любого программного или аппаратного сбоя. Программный сбой обычно связывают с так называемыми мягкими сбоями, которые чаще  всего не разрушают данные пользователя. Аппаратные сбои могут повлечь за собой разрушение данных пользователя как восстанавливаемые (при мягких сбоях), так и невосстанавливаемые (при жестких сбоях).

В любом случае для' восстановления базы данных нужно располагать некоторой дополнительной информацией: поддержание надежности хранения данных в базах данных требует избыточности хранения данных, причем ту часть данных, которая используется для восстановления, необходимо хранить особенно надежно. Наиболее распространенным методом поддержания такой избыточной информации является ведение журнала изменений базы данных.

Журнал — это особая часть базы данных (недоступная пользователям СУБД и поддерживаемая с особой тщательностью), в которую поступают записи обо всех изменениях основной части базы данных. В разных СУБД изменения баз данных фиксируются на разных уровнях: иногда запись в журнале соответствует некоторой логической операции изменения баз данных (например, операции удаления строки из таблицы), иногда — минимальной внутренней операции модификации страницы внешней памяти; в некоторых системах одновременно используются оба подхода.

Функцией СУБД является управление системой безопасности, которая обеспечивает конфиденциальность данных пользователя. Правила безопасности определяют, какие пользователи могут иметь доступ к базе данных, к каким именно данным и какие операции по обработке данных (чтение, добавление, удаление или модификацию) доступны тому или иному пользователю. Это особенно важно в многопользовательских базах данных» где одновременно к базе могут иметь доступ сразу несколько пользователей. Для обеспечения многопользовательского доступа СУБД создает сложные структуры данных и использует сложные алгоритмы.

Модели баз данных

в  представлении информации в базах данных можно выделить два уровня абстракции: информационную модель, которая обычно бывает понятна пользователю этой базы, и физическую модель данных, которая связана с подробностями физического хранения данных в дисковых файл ах. Информационная модель отображает программное обеспечение в терминах фактов, явлений, событий и предметов (а также связей между ними). Описание абстрактной информационной модели для представления в компьютере выполняется средствами модели данных, которую поддерживает СУБД. Средствами модели данных строится логическая схема информационной модели для внутреннего представления. При этом модель данных, которую поддерживает СУБД, определяется: допустимой структурой данных (разнообразием и количеством типов описываемых с помощью модели объектов), множеством допустимых операций над данными и ограничениями, необходимыми для обеспечения контроля за целостностью данных.

     Модели данных, поддерживаемые СУБД, делят на сетевые, иерархические и реляционные. В этой связи различают сетевые, иерархические и реляционные СУБД. В настоящее время ведутся активные работы по созданию объектно-ориентированных СУБД, и хотя имеются функционирующие примеры объектно-ориентированных СУБД, эти работы существенно тормозятся отсутствием теории соответствующей модели данных.

Наиболее популярные реляционные СУБД

Наиболее популярными СУБД на рынке программного обеспечения и удобными для доступа из VB- и VBA-кода являются Microsoft Access, Microsoft SQL Server и Oracle. В этой книге рассматриваются вопросы использования первых двух из них, а в следующих разделах приведена краткая характеристика этих СУБД.     

                                                                                                                                                                 

Microsoft Access

Существует мнение о том, что Access — наиболее простая в освоении и использовании СУБД. Отчасти, это — результат маркетинговых усилий компании Microsoft. Те, кто начинал работу с такой СУБД, как dBase III (IV или V), скорее всего, с этим не согласятся. Но, тем не менее, для новичка эта система имеет довольно дружественные средства, которые дают возможность без глубоких знаний теории баз данных создавать несложные объекты для хранения и простой обработки данных. С другой стороны, специалист по Access может использовать эту систему для работы в сети и доступа к более эффективным системам баз данных, подобным SQL Server.

Одним из удобных свойств Access-баз данных является возможность хранения всей информации о базе данных в одном файле с расширением .mdb (mdb-файле). Сразу следует отметить, что подразумевается под термином «информация о базе данных». В mdb-файле находятся все сведения о некоторой базе данных (с таблицами, связями, запросами, диалоговыми фермами и отчетами), с которыми может работать СУБД, в том числе — Access. Это, в частности, означает, что попытка каким-либо образом использовать mdb-файл в системе, которая не имеет СУБД (например, самой Access), «понимающей» mdb-формат, обречена на неудачу.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

Access можно использовать не только для работы с mdb-файлами, эта система позволяет создавать базы данных — таблицы и связи между ними — и интерфейсные элементы для работы с этими (и другими, в том числе не только mdb-файлами) базами — диалоговые формы, отчеты, запросы и т.д. Формы, разработанные в Access, можно применять для, создания клиентского интерфейса, a VB или VBA (VBA Word, VBA Excel, VBA Access, VBA Outlook И ДО.) — ДЛЯ формирования кода прикладной задачи. Многие разработчики применяют Access для реализации клиент/серверных приложений.


Создание таблиц

Работа в  Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные.

Таблица – сердце базы данных. Это то место,  на которое прямым или косвенным образом направлена большая часть вашей работы над базой данных. Но то, что у вас имеется несколько таблиц, связанных друг с другом в вашей базе данных, еще не означает, что они готовы для функционирования базы данных.

То, что нужно рассмотреть при разработке базы данных, включает:

  1. назначение базы данных;
  2. необходимые таблицы и поля;
  3. необходимые связи между таблицами;
  4. указания, как избежать излишних данных;
  5. указание, как убедиться в согласованности данных.

Когда вы обдумываете эти пункты, вы быстро придете к мысли о том, как полезна нормализация данных, которая есть процесс упрощения разработки базы данных, целью которого является  получение максимальной эффективности и согласованности.

Чтобы убедиться в правильности разработки базы данных и структуры таблицы, необходимо во что бы то ни стало избежать двух изъянов разработки: избыточности и несогласованности.

Если  у вас есть таблица с излишним числом полей или с большим количеством излишних (повторяющихся) данных – это сигнал, что требуется нормализация. Разбивая ваши таблицы на  мелкие таблички и обеспечивая связь между схожими табличками, вы выполняете несколько задач, которые включают:

  1. избежание повторяющихся данных, как внутри самой таблицы, так и внутри связанных(схожих) табличек;
  2. максимизацию скорости и эффективности вашей базы данных;
  3. обеспечение того, что одинаковые данные никогда не будут помещены более  чем одно поле;
  4. экономию дискового пространства путем избежания излишних данных;
  5. обеспечение согласованности  и единообразия данных, будь то входные или выходные данные;
  6. создание дизайна, который гораздо более удобен, чем таковой с ненормализованными данными, для поддержания и управления;
  7. создание механизма для поисков по условию  в запросах, формах или отчетах.

        

Об этом нужно помнить при создании базы данных.

Структура таблицы и типы данных

Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

При разработке структуры таблицы прежде всего необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора. Ниже представлены типы данных Access и их описание.

Тип данных

Описание

Текстовый (Значение по умолчанию)

Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)

Числовой

Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов

Дата/время

Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно

Денежный

Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части

Поле MEMO

Для хранения комментариев; до 65535 символов

Счетчик

Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя

Логический

Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет)

Поле  объекта OLE

Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access

Гиперссылка

Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поде или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка, Гиперссылка

Мастер подстановок

Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

В Access используются три способа создания таблиц: путём ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц (рис. 1).

   Рис.1

Рассмотрим режим Конструктора, в этом режиме таблицы создаются путём задания имён полей, их типов и свойств. Для этого необходимо:

• Дважды щёлкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц (рис. 2).

   Рис.2

• В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля вести имена полей создаваемой таблицы.

• В   столбце   Тип   данных  для   каждого   поля   таблицы   выбрать   из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

• В столбце описание можно ввести описание данного поля.

• В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

• После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть.

• На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы, нажать кнопку Да.

• В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

• В ответ на сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевые поля сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет если такового не требуется

Для  того  чтобы  было  удобно  просматривать,  создавать,  удалять  и модифицировать связи между таблицами, используется схема данных (рис. 3).

Рис.3

Мы рассматриваем создание базы данных как набор взаимосвязанных таблиц на основе детального описания бизнес-процесса.

 

 

Описание бизнес-процесса при помощи методологии структурного анализа и проектирования (SADT)

Методология SADT позволяет описывать в виде древовидной функциональной модели бизнес-процесс любой сложности. Основная идея методологии SADT очень проста: сначала весь бизнес- процесс описывается в целом (без подробностей) посредством контекстной диаграммы, которая представляется в виде прямоугольного блока с текстом, отражающим основную цель описываемого бизнес-процесса. Кроме основной цели, контекстная диаграмма включает описание внешнего воздействия на бизнес-процесс в терминах входа; (объекты, потребляемые или изменяемые бизнес-процессом, например сырье), выхода (основной результат бизнес-процесса), управления (нормы, правила, законы и т.д., которыми руководствуются, например, исполнители процесса) и механизмов или ресурсов. Входы, выходы, управление и ресурсы отображаются на диаграммах в виде дуг с обозначающим их текстом.

На рис.4 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса по ремонту техники ремонтной мастерской. В качестве входа основного блока диаграммы используется информация об изделиях (заводских номерах), которые подлежат бесплатному ремонту, а также - сами неисправные изделия. Выходом являют отремонтированные изделия и отчеты. В качестве управления используются некоторые общие правила работы мастерских и, быть может, особые бизнес-правила компании. Исполнителями описываемого процесса (функции) являются менеджер и специалист(ы) по ремонту изделий.

Ремонтировать изделия

и формировать отчеты

Инструкции,

бизнес-правила

Отчеты по ремонтам

Отремонтированные изделия

Неисправные

изделия

Менеджер

Специалист по ремонту

 

Рис.4  Контекстная диаграмма бизнес-процесса по ремонту техники ремонтной мастерской

Для детализации рассматриваемого процесса контекстная диаграмма подвергается декомпозиции - разбивается на небольшое (обычно не более шести) число крупных подпроцессов (блоки - в терминологии SADT), связанных между собой. Каждый блок представляется таким же образом, как и контекстная диаграмма, т.е. имеет вход, выход, управление и ресурсы. При этом выход одного блока, может являться входом, управлением или ресурсом другого блока, а внешние связи контекстной диаграммы являются общими внешними связями для всех блоков.

Процесс декомпозиции существенно зависит от цели декомпозиции и точки зрения того, кто ее осуществляет. В данном случае целью является определение модели данных той информационной системы, которая обеспечит работу мастерской, а точкой зрения — точка зрения менеджера сервисного центра, принимающего отчеты из мастерской, и разработчика информационной системы мастерской и сервисного центра.

На рис. 5 представлен результат декомпозиции контекстной диаграммы, показанной на рис. 4

Инструкции, бизнес-правила

Правила по подготовке отчетов

Система кодирования

неисправностей и ремонтов

Отремонтированные изделия

Принятое в ремонт изделие

Неисправные изделия

Отремонтированные изделия

Принять изделие в ремонт

Выдать

изделие из

ремонта

Ремонтировать изделие

Данные о ремонте

Сохранить

данные о

ремонте

Отчеты по ремонтам

Подготовить

Отчеты по

ремонтам

Данные о ремонте

Информационная система

Оборудование

Менеджер

Специалист по ремонту

Рис.5

Из представленной схемы видно, что основными процессами, выполняемыми в мастерской, являются прием изделия в ремонт, ремонт изделия (с сохранением информации о ремонте), выдача из ремонта и, наконец, подготовка отчетов о произведенных ремонтах. Прием в ремонт и выдачу отремонтированных изделий осуществляет менеджер (дуги, помеченные словом «менеджер»). Ремонт изделий выполняет специалист по ремонту (дуга, помеченная как «Специалист по ремонту»). Входом блока «Принять изделие в ремонт» являются неисправные изделия; в качестве управления используются некоторые правила (инструкции). Выходом этого блока (итогом работы) являются зарегистрированные (принятые в ремонт) изделия. Поскольку при регистрации изделия менеджер использует информационную систему (для разработки которой и создается описание бизнес-процесса), то в таблицы базы данных он заносит регистрационную информацию.

Зарегистрированные изделия поступают на вход блока «Ремонтировать изделие», выход которого используется в качестве входов блоков «Сохранить данные о ремонте» и «Выдать изделие из ремонта». Менеджер вносит результаты ремонта в базу данных и выдает изделие клиенту, сдавшему изделие в ремонт.

Формирование отчетов о ремонтах (в соответствии с инструкциями компании) осуществляет менеджер (блок «Подготовить отчеты по ремонтам»).

Как видно на рис. 5, дуги могут разветвляться. Например, «Инструкции, бизнес правила», в частности, могут включать «Систему кодирования неисправностей и ремонта», которая используется при сохранении данных о ремонте.

Создание запросов

Одним из стандартных объектов Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Рассмотрим создание запроса с помощью конструктора на примере запроса по стажу:

  1.  В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы. В списке запросов выбрать ярлык Создание запроса в режиме конструктора и нажать на кнопку ОК.
  2.  В окне Добавление таблицы выбрать одну или несколько таблиц или запросов для построения нового запроса и нажать кнопку Добавить. После добавления всех необходимых таблиц нажать кнопку Закрыть в окне Добавление таблицы.
  3. Все выбранные таблицы оказываются помещенными на верхней панели окна Конструктора запросов, затем нужно указать, какие поля из базовых таблиц будут отображаться в запросе (рис.6)

Рис.6

  1. В строке Условия отбора и строке или указываются условия отбора записей, такими условиями могут быть логические выражения, в нашем случае [введите номер ремонта]. Чтобы установить порядок сортировки записей в запросе, используйте строку Сортировка и выберите из списка соответствующий порядок сортировки: по возрастанию или по убыванию.

В данной работе чаще всего использовался структурированный язык программирования SQL  им можно пользоваться и при создании запроса в режиме Конструктора для этого нужно выбрать Вид – Режим  SQL  

Пример этот же запрос №26, описанный выше в режиме SQL  (рис.7)

Рис.7

Запрос на выборку

В основе этого запроса лежит оператор  SQL.  Оператор SELECT в SQL , который запускает запрос на выборку, является движущей силой SQL .

Инструкция  SELECT очень объемная, она может включать в себя предикаты, статистические функции, описания параметров, операции JOIN, подчиненные запросы и т.д.

Общий синтаксис инструкции:

SELECT [Предикат]

{*|

Таблица.*|

[Таблица.] Поле_1[AS Псевдоним_1]

[,Таблица.] Поле_2 [AS Псевдоним_2] [,…]

}

FROM Выражение [,…] [IN ВнешняяБазаДанных]

[WHERE…]

[GROUP BY…]

[HAVING…]

[ORDER BY…]

Предикаты используются для ограничения числа возвращаемых записей.

Запрос на добавление данных

Для добавления записей  в таблицу используется инструкция INSERT INTO.(Рис. 8)

 Рис. 8

После его выполнения в таблицу Изделия будет добавлена запись с данными в поле НомерИзделия -220 и МодельИзделия-10000.

В данной работе язык  SQL  используется в обработке записей через VBA при программирование форм.

Существуют также запросы на обновление и удаление данных, на создание таблицы и т.д.

Формы в сравнении с отчетами

Вообще говоря, формы служат для ввода, а отчеты для вывода. Это не значит, что вы не можете делать распечатку, используя форму. Практически нет границ ее разносторонней применимости. Вы можете использовать форму как главную точку отправления вашего приложения. Форма предоставляет возможности меню, позволяет открывать другие файлы, например другие формы и таблицы, распечатывать отчеты и делать множество других вещей. Вы  можете собирать вместе многочисленные таблицы, используя запрос, который вводится в форму.

Форма дает вам широкий спектр функций просмотра информации. Если этого недостаточно, то вы легко можете запрограммировать различные объекты на выполнение рутинных задач. Например, простым щелчком мыши вы можете установить фильтр, просмотреть многочисленные значения, сосчитать многочисленные поля, распечатать текущую запись, выбрать объекты из перечня в меню и т. д.

Просмотр данных в виде таблицы (Datasheet view, Table view) отображает их в виде электронной таблицы. Это прекрасный способ просмотра данных в любом виде, но что делать, если вы хотите увидеть детали записи с большим числом полей?

При изображении данных в виде таблицы вам необходимо делать прокрутку вправо, пока не увидите искомые поля. В это время поля слева будут исчезать. Вы можете перемещать поля, но это скорее приведет к недоразумениям, нежели к улучшению таблицы.

Напротив, столбчатые формы, сделанные в виде вращающихся картотек (rolodex-style) изображают все поля и записи одновременно до тех пор, пока полей не будет настолько много, что придется переходить на вторую страницу. Но и в этом случае вам необходимо приводить их в порядок. В отдельных случаях форма может напоминать отчет, но все равно между ними есть четкие различия.

Красота формы заключается в способности выводить, управлять, создавать и фактически изменять каждый объект в базе данных. Красота отчета – в его способности динамически представить данные, связанные с запросами и таблицами. Главная функция формы – ввод данных. Главная функция отчета – вывод данных. Оба они сильно зависят от элементов управления, которые можно определить так: это любые объекты, например текстовое поле, список, прямоугольник, или командная кнопка, которые вы располагаете в форме. Оба они могут выглядеть как электронная таблица или страница отчета в файле. Они связаны с таблицами и запросами через свойства источника записи. Оба они сортируют, фильтруют данные, обрабатывают многочисленные таблицы, выполняют вычисления и программы.

Так что же делает форму уникальной? В то время как отчет связан с печатью, форма связана с заполнением (набором). Форма может уменьшить число ошибок, сделанных при вводе данных. Она может направлять пользователя вдоль цепочки действий при помощи справочных меню, подсказок и командных кнопок. Например, имеется иногда пропускаемое свойство элемента управления, называемое текстом подсказки. Для большей информации об элементах управления (например, о кнопке) поместите курсор мыши рядом с объектом; появится справка, которая включает в себя полную информацию о том, что управление делает или как это активизируется. Когда вы убираете курсор в сторону от объекта, справка исчезает.

Форма – это обычно то место, где происходит программирование большой базы данных. Эти программы – управляемые события. Это означает, что объектно-ориентированное программирование активизируется, когда происходит некоторое событие. Например, событие «Щелчок мыши» происходит, когда вы нажимаете на клавишу. Это выполняется независимо от программы, привязанной к событию.

Создание форм с помощью мастера

Суть в том, что мастера могут экономить ваше время, создавая формы в особенности если они реляционные. Например, мастер может заниматься внутренним процессом установки еляцииионной формы типа автоматического размещения подчиненной формы в главной форме и автоматического размещения выбранных полей в надлежащем месте. Кроме того вы можете выбрать эстетический приятный стиль формы из списка форматов установки.

В данной работе использовался мастер создания форм.

Чтобы открыть мастер, два раза щелкните по опции Создание формы с помощью мастера.

Выберите нужную таблицу (Рис. 9),  щелкните >>,чтобы перенести все поля из блока Доступные поля в блок Выбранные поля.

 Рис. 9

Нажмите Далее, чтобы открыть следующую страницу мастера.

Выберите  В один столбец.

Следуете инструкциям  после нажатия кнопки Готово, откроется форма для просмотра и ввода данных. (Рис. 10)

Рис. 10

Данная форма усовершенствованна тем что два поля преобразованы в поля со списками  и они связанны с запросами для отображения данных соответственно заводской номер - НомерИзделия  и Код детали – КодДетали. Это предусмотрено на тот случай, что при вводе новых данных менеджер может забыть или засомневаться в правильности вводимых данных, а воспользовавшись списком имеющихся данных ошибки можно избежать.

Здесь также удобно использовать комбинации «быстрых клавиш»

  1.  В форме нажмите Ctrl+End. Заметьте белый блок номера записи внизу формы. Он указывает, что вы находитесь в последней записи. Заметьте также, что вы находитесь в последнем поле.
  2.  Нажмите Ctrl+Home. Это немедленно переносит вас к первой записи и к первому полю таблицы.
  3.  Нажмите End. Заметьте, что вы находитесь в первой записи и в последнем поле записи.
  4.  Нажмите F5. Это перенесет вас к блоку номера записи.
  5.  Наберите 13 и затем нажмите Enter.

Создание форм с помощью конструктора.

Введение в элементы управления

Объекты, чем бы они ни были: текстовыми полями, списками, полями со списком, кнопками, переключателями или любыми другими объектами в форме, - называются элементами управления. К ним обращаются из набора инструментов формы, который имеет значок для раскрытия или свертывания.

Текстовое поле может быть заменено на подпись, список или поле со списком. Они - лишь различные формы одного и того же. Другими словами, их можно преобразовать в любой из вышеупомянутых типов блока. Этот блок может быть связанным или несвязанным. Связанный блок отличается от несвязанного блока тем, что у него есть источник данных, который может быть полем или выражением. Эти выражения может включать функции, поля, операторы или константы. Функции могут быть встроенными функциями Access или индивидуальными функциями, созданными пользователем. Другие средства управления также могут быть связанными, но элементы управления, подобные текстовому полю, чаще всех бывают связанными, потому что они созданы с применением мастеров.

Когда вы используете мастер, чтобы создать форму, мастер автоматически размещает текстовые поля для всех полей, которые вы выбрали, и устанавливает источник записи в таблице или запросе, который был выбран вами. Это означает, что все текстовые поля связаны с именами полей, указанными в подписях.

Различные типы элементов управления

Когда вы исследуете различные типы элементов управления, находящихся в наборе инструментов, то быстро обнаруживаете, что можете делать с формой практически все. Табл. 5.2 показывает типы элементов управления, доступных в форме.

Таблица 5.2. Опции средств управления набора инструментов для формы

Элемент управления

Функция

Присоединенная рамка

объекта

Содержит объект OLE или внедренное изображение

выключатель

Показывает квадрат с отметкой, если «включено», и пустым блоком, если «выключено»

Поле со списком

Раскрывающийся список опции значений для текущей поля из другого источника

Кнопка

Используется для вызова макроса или процедуры

Рис.

Изображает растровую картинку

Надпись

Изображает текст

Линия

Изображает одиночную линию с изменяемой толщиной

Список

Изображает список опций для выбора

Свободная рамка объекта или диаграмма

Содержит объект OLE или внедренное изображение, не привязанные к таблице

Кнопка выбора вариантов

Отображает точку в кружке, когда опция включена

Группа переключателей

Содержит множество кнопок выбора вариантов, флаговых кнопок или переключателей

Прямоугольник

Используется для красоты или для акцента. Может быть закрашен или оставаться пустым

Подчиненная форма

Отображает другую форму в пределах текущей формы

Вкладка

Может отображать многочисленные страницы, подобно папке файла, для экономии места

Надпись

Используется для ввода данных. Может быть связанной или несвязанной

Переключатель

Используется как переключатель с двумя состояниями: вверх или вниз

Данная работа содержит три формы созданные с помощью конструктора.

Главная форма (Рис. 11) содержит вкладку Изделия и Ремонт и Детали, тем самым как бы заменяя еще одну форму. Рассмотрим первую Изделия.

Рис. 11

Главная форма предназначена для поиска изделий уже имеющихся в базе и для добавления нового изделия. Здесь же предусмотрено изменение как внесенных, так и уже имеющихся данных. При добавлении изделия выходит сообщение (Рис. 12), где спрашивается  о необходимости внесения данных в базу. Если выбирается «Да», то открывается следующая форма «Добавление Изделия» (Рис. 13)

Рис. 12

Рис. 13

В этой форме автоматически отображается добавляемый номер изделия и предоставляется выбор модели изделия из раскрывающегося списка. Список моделей ограничен, это правило устанавливает организация. При необходимости менеджер сможет добавить новые модели непосредственно в таблицу. Это зависит от бизнес-правил организации. Также сразу спрашивается номер (Рис. 14) данного ремонта, с этим номер и предстоит работать для полного оформления изделия в ремонт.

Рис. 14

Во второй части главной формы, на второй вкладке Ремонт и Детали (Рис. 15) также осуществляется поиск по заводскому номеру. Сразу отображаются все данные на данное изделие, после нажатия кнопки Загрузить данные по заданному номеру 

Рис. 15

При нажатии кнопки Редактировать спрашивается номер редактируемой записи (Рис. 16),  в таблице. Одновременно открывается поля для изменения данных и появляется кнопка Сохранить изменения. ( Рис. 17)

Рис. 16

После нажатия кнопки Сохранить измененные данные обновляются, кнопка исчезает и поля для редактирования пропадают. Для редактирования другой записи, повторяет описанный ряд действий.

Рис. 17

При нажатии кнопки Добавить открываются чистые поля для добавления (Рис. 18). Надпись Изменение меняется на Добавления. После нажатия кнопки Сохранить форма обновляется и возвращается в первоначальное положение.

 

Рис. 18

При нажатии кнопки Детали, спрашивается номер ремонта (Рис. 19), и открывается форма «Добавление/Изменение деталей в ремонте». ( Рис. 20)

Рис. 19

Рис. 20

Самая первая форма «Добро пожаловать в базу!», автоматически открывающаяся при запуске программы (Рис. 21), содержит помимо кнопки Главная форма еще две кнопки одна из которых Отчеты. При нажатии на эту кнопку появится форма «Отчеты». (Рис. 22) На ней имеются три кнопки. Кнопка Назад для возврата к первой форме. Остальные две кнопки для просмотра отчетов, имеющих одноименные названия с название кнопок: По номеру изделия, По номеру ремонта.

Рис. 21

Рис. 22

Создание отчетов

Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз данных. Они позволяют выводить на печать информацию  о содержимом базы данных в удобном для пользователя виде. Большая часть отчетов создается на этапе проектирования офисного приложения. Новый отчет создается командой Отчет меню Вставка или кнопкой Создать в разделе отчетов. Во многом формирование отчетов совпадает с процессом создания экранных форм.

В данной работе все отчеты созданы с помощью мастера.

Когда использовать VBA, а когда – макросы

Хотя макросы - мощное средство, существуют ситуации, в которых макрос просто ничего не сможет сделать. Предположим, вы хотите создавать объекты и манипулировать ими. В макросах не существует средств для эффективного выполнения таких задач; они также не могут управлять наборами данных по принципу «запись за записью». Вы также можете перемещать и находить отдельные записи из набора используя макрос, но вы не сможете управлять записями так, как вы могли бы сделать это в VBA, не вызывая функцию или запрос для осуществления этой работы. Поскольку модули компилируются, они выполняются быстрее, чем макросы, что делает их использование выгоднее в целях оптимизации. Используя VBA, вы можете также передавать аргументы, возвращать значения и использовать переменные в качестве аргументов.

Макросы полезны в простых задачах, таких, как открытие и закрытие форм, либо для маленьких приложений, не требующих сложной автоматизации. Вы также можете использовать макрос для создания приложения, в котором легко может разобраться (и модифицировать его) сторонний человек, незнакомый с программированием. Другой пример уместного использования макросов - создание прототипа программы, который в дальнейшем может быть расширен до полноценного приложения, использующего VBA. Хотя временные затраты на создание макросов обычно меньше, обратной стороной их использования являются уменьшение возможностей по сравнению с VBA. Поскольку отладочные средства для макросов ограниченны по сравнению со средствами для модулей, отладка и доработка макросов может оказаться сложнее.

VISUAL BASIC FOR APLICATION

Язык программирования Visual Basic является общим инструментов для всех приложений Microsoft Office, позволяющим решать любые задачи программирования, начиная от автоматизации действий конкретного пользователя и кончая разработкой полномасштабных приложений, использующих Microsoft Office в качестве среды разработки.

Модель программирования в Access является событийно-управляемой, т.е. в процессе работы приложения возникают события, которые запускают специальные программы - обработчики событий. Большое количество разнообразных событий определено в таких объектах, формы, отчёты и элементы управления в них. Ниже представлен  программный код, написанный для создания данной базы данных:

Заключение

Программа Access является на сегодняшний день самым эффективным инструментом для создания приложений, работающих с базами данных. Access использует мощный язык программирования Visual Basic, пользуясь методами программирования мы можем писать приложения для Access, воплощая любые собственные идеи.

Access позволяет решать сложные вопросы, касающиеся создания и оформления составных форм - многотабличных и многостраничных, а также возможностью создания различных отчётов - документов, содержащих данные из таблиц базы данных. Отличительной особенностью Access является наличие очень мощного генератора отчётов, который позволяет создавать отчёты высокого качества. Я думаю, что цель данной курсовой работы по созданию базы данных достигнута.

Список использованной литературы

  1.  Пол Литвин, Кен Гетц, Майк Гилберт. Access 2000. Руководство разработчика. Том 2. Корпоративные приложения: Пер.с англ.- К.: Издательская группа BHV,2001.

  1.  Михеева В.Л. Харитонова И.А.  Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2003.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

41346. Произвести градуировку термопары медь – константан 126 KB
  Для точного определения напряжения на краях необходимо скомпенсировать напряжение поданное с элемента Вестона на и . При этом напряжение от источника питания будет поделено таким образом что напряжение на будет равно напряжению от элемента Вестона что позволит рассчитать напряжение на . = 1156 ом = 600 ом Рассчет : Длина L =100мм тогда при положении ползунка в точке l снимаемое напряжение будет равно: Вычисление э.
41347. Определение коэффициента поверхностного натяжения жидкости 418 KB
  Измерив кпв двумя методами можно сказать,что значения кпв водных растворов спирта соответственно совпали, с точностью до погрешности. Большое значение погрешности объясняется низкой точностью измерений, особенно в определении разности.
41349. Исследование дросселя. Феррорезонанс 418.85 KB
  Цель работы: экспериментально исследовать поведение катушки с железом в качестве дросселя изучить явление феррорезонанса и работу простейших феррорезонансных стабилизаторов напряжения.