24242

Особенности PR-деятельности на выставках и ярмарках

Доклад

Маркетинг и реклама

Торговые выставки. Потребительские выставки. Основные этапы проведения выставки. Существует несколько базовых конструкций стендов боксов предлагаемых участникам выставки.

Русский

2014-10-12

47.5 KB

3 чел.

Особенности PR-деятельности на выставках и ярмарках.

(По Гермагеновой. Л.Ю)

Поскольку выставку от начала и до конца ведет PR-специалист, то ему необходимо полностью владеть ситуацией и контролировать ее.

PR-цели выставок-ярмарок:

  1.  Создание и поддержание имиджа,
  2.   Демонстрация размахов деятельности организации,
  3.  Обеспечение обратной связи,
  4.  Поддержание контактов с важными общественными группами.

Классификация выставок.

  1.  Торговые выставки.
  2.  Потребительские выставки.

Основные этапы проведения выставки.

  1.  Составление перечня выставляемой продукции. 

Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей.

  1.  Составление плана выставочного стенда.

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда – цена и размер экспозиции.

При разработке технического задания для группы разработчиков стенда, необходимо обязательно включить туда элементы фирменного стиля, корпоративного имиджа и прочих составляющих компании.

На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:

  •  Место для одежды
  •  Место для отдыха
  •  Место для посуды, приготовления напитков
  •  Склад
  •  Место для переговоров
  •  Место для рекламных и информационных материалов

  1.  Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги.

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расч. счета, etc) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.

аренда и монтаж выставочного оборудования

предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, мойки, паласа, телефона, столов, стульев

надпись на фризе

публикация сведений в каталоге

другие услуги

Подготовка информационных и рекламных материалов.

информационных листов

плакатов

буклетов

проспектов

технических описаний

прайс-листов

папок стендистов

Перед подготовкой материалов необходимо знать целевые аудитории, которым будет адресованы материалы. Так, необходимо подготовить пресс-срелизы, если планируется наличие определнных СМИ и письма direct-mail, для категории посетителей. Безусловно важно, что бы все материалы были созданы в едином корпоративном стиле с использованием элементов фирменного стиля.

  1.  Подготовка стендистов и персонала

Персонал должен обладать следующими качествами:

умение общаться с людьми;

знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;

желанием общаться с людьми;

выносливостью;

привлекательной внешностью.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.

  1.  Составление сметы затрат

Подсчитываются все затраты, связанные с выставкой, составляется смета.

  1.  Планирование проведения выставки

Составление расписания работы персонала

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

Инструктаж персонала

До начала выставки необходимо провести инструктаж:

тематика выставки;

цели участия в выставке;

перечень продукции, представляемой на выставке;

основные новинки;

задачи, стоящие перед стендистами;

план стенда;

закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

распорядок работы;

в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находится на стенде;

основные категории предполагаемых посетителей;

модели поведения с каждой категорией посетителей;

формы регистрации посетителей;

формы регистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

  1.  Закрепление экспонатов за сотрудниками

Этот пункт особенно важен, если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.

Завоз и вывоз оборудования

Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов

Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки  можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

  1.  Организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции

На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).

Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг.

Организация учета посетителей, интересующихся продукцией

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

  1.  Планирование работы после окончания выставки

Регистрация посетителей, покупателей, интересующихся продукцией

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет.

  1.  Подведение итогов выставки (затрат, дохода)

Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.

  1.  Разбор допущенных ошибок при планировании и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм)

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

78735. Свято врожаю (6-7 класи) 395.5 KB
  Творці небувалого світлого дня Хай поле врожайнеє вам піснею буде Братихлібороби моя рідня. Розстелемо тут рушничок покладемо окраєць хліба й дрібок солі. Кожен колос зерном налитий Кожен колос зерном налитий Борода наша пишна Оце тобі борода хліб сіль і вода. Хліб.
78736. Андріївські вечорниці 73 KB
  Андрія Первозванного або, як у народі називають, свято Калити. Народні традиції міцно переплелися з релігійними та отак і дійшли до наших днів. Вечір напередодні молодь святкувала як «андріївські вечорниці». Готувались до них у складчину. До однієї господині зносили борошно, крупу, сушені яблука та груші й готували пісну вечерю.
78737. ВИХОВНИЙ ЗАХІД «СВЯТО БУКВАРЯ» 42.5 KB
  Сценарій заходу Свято Букваря Вчитель. Увага увага Любі гості мами й тата В нас Букварикове свято Добре що прийшли до нас Ви у перший клас. Ось і дзвіночок веселий кличе завзято Першокласників на свято.
78738. Свято Книги 53.5 KB
  Сухомлинський Свято Книги. Запрошую Під оплески у костюмах заходять книги: художня книга підручник словник енциклопедія довідник. Шлях розвитку книги був тривалим і дуже складним.
78739. Свято мами 49 KB
  У травні, коли розцвітають весняні квіти і дзвенить пташиний спів, теплий весняний вітер приносить до нас свято Матері. Ще у 1914 році Конгрес США прийняв Постанову про введення нового державного свята – Дня матері. А причетна до цього молода американка Анна Джарвіс. Вона втратила матір.
78740. Свято Миколая 53 KB
  Ой хто хто Миколая любить Ой хто хто Миколаю служить Тому святий Миколай На всякий час помагай Миколаю Ой глянь глянь на Вкраїну рідну. Іде до нас крізь ниви й гори Святий угодник Миколай. Історія свідчить що Миколай жив за часів імператора Костянтина у ІУ ст.
78741. СВЯТО ОСЕНІ 67.5 KB
  Щедра осінь давно у дорозі І добра принесла і краси. Але осінь у жовтому листі В цьому році найкраща у нас. Осінь осінь В гості тебе просимо З щедрими хлібами високими снопами З листопадом і дощем з перелітнім журавлем.
78742. Сценарій позакласного мистецтвознавчого заходу «Світ як велика симфонія» 503 KB
  Обладнання: мультимедійний проектор та екран, ноутбук чи системний блок ком’ютера, активні колонки, тематичні стіннівки, присвячені творчості М.К.Чюрльоніса, публікації «Музичний» живопис Чюрльоніса для подарунку гостям і учасникам проекту, роздатковий матеріал – кросворди на кожен учнівський стіл...
78743. Сценарій урочистої лінійки, присвяченої святу Першого дзвоника і Дню знань 56.5 KB
  В зеленім лісі побував якийсь художник і поволі Дерева перефарбував У золотисто-жовтий колір. Ведучий - Ти хто такий? – всі здивувались. Тебе не бачили ми досі. То придивіться, - хтось озвавсь. І всі побачили – це осінь. Ведучий А з нею в кожен дім прийшло радісне свято – День знань.