24242

Особенности PR-деятельности на выставках и ярмарках

Доклад

Маркетинг и реклама

Торговые выставки. Потребительские выставки. Основные этапы проведения выставки. Существует несколько базовых конструкций стендов боксов предлагаемых участникам выставки.

Русский

2014-10-12

47.5 KB

4 чел.

Особенности PR-деятельности на выставках и ярмарках.

(По Гермагеновой. Л.Ю)

Поскольку выставку от начала и до конца ведет PR-специалист, то ему необходимо полностью владеть ситуацией и контролировать ее.

PR-цели выставок-ярмарок:

  1.  Создание и поддержание имиджа,
  2.   Демонстрация размахов деятельности организации,
  3.  Обеспечение обратной связи,
  4.  Поддержание контактов с важными общественными группами.

Классификация выставок.

  1.  Торговые выставки.
  2.  Потребительские выставки.

Основные этапы проведения выставки.

  1.  Составление перечня выставляемой продукции. 

Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей.

  1.  Составление плана выставочного стенда.

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда – цена и размер экспозиции.

При разработке технического задания для группы разработчиков стенда, необходимо обязательно включить туда элементы фирменного стиля, корпоративного имиджа и прочих составляющих компании.

На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:

  •  Место для одежды
  •  Место для отдыха
  •  Место для посуды, приготовления напитков
  •  Склад
  •  Место для переговоров
  •  Место для рекламных и информационных материалов

  1.  Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги.

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расч. счета, etc) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.

аренда и монтаж выставочного оборудования

предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, мойки, паласа, телефона, столов, стульев

надпись на фризе

публикация сведений в каталоге

другие услуги

Подготовка информационных и рекламных материалов.

информационных листов

плакатов

буклетов

проспектов

технических описаний

прайс-листов

папок стендистов

Перед подготовкой материалов необходимо знать целевые аудитории, которым будет адресованы материалы. Так, необходимо подготовить пресс-срелизы, если планируется наличие определнных СМИ и письма direct-mail, для категории посетителей. Безусловно важно, что бы все материалы были созданы в едином корпоративном стиле с использованием элементов фирменного стиля.

  1.  Подготовка стендистов и персонала

Персонал должен обладать следующими качествами:

умение общаться с людьми;

знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;

желанием общаться с людьми;

выносливостью;

привлекательной внешностью.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.

  1.  Составление сметы затрат

Подсчитываются все затраты, связанные с выставкой, составляется смета.

  1.  Планирование проведения выставки

Составление расписания работы персонала

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

Инструктаж персонала

До начала выставки необходимо провести инструктаж:

тематика выставки;

цели участия в выставке;

перечень продукции, представляемой на выставке;

основные новинки;

задачи, стоящие перед стендистами;

план стенда;

закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

распорядок работы;

в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находится на стенде;

основные категории предполагаемых посетителей;

модели поведения с каждой категорией посетителей;

формы регистрации посетителей;

формы регистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

  1.  Закрепление экспонатов за сотрудниками

Этот пункт особенно важен, если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.

Завоз и вывоз оборудования

Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов

Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки  можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

  1.  Организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции

На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).

Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг.

Организация учета посетителей, интересующихся продукцией

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

  1.  Планирование работы после окончания выставки

Регистрация посетителей, покупателей, интересующихся продукцией

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет.

  1.  Подведение итогов выставки (затрат, дохода)

Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.

  1.  Разбор допущенных ошибок при планировании и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм)

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

57669. Transportation and Public Transit 547 KB
  Pupils, today we take cars, trains, airplanes and power boats for granted. But we haven’t always had them. People have lived on earth for millions of years. But until a few hundred years ago, there weren’t that many ways to get aroun
57670. The More We Travel The More We Know 168.5 KB
  We shall learn a lot of interesting information about history, sights, customs and leisure. We’ll speak, work with presentations, listen to the text, read, make up a dialogue. At the end of the lesson you must give the answers to the question “Why do the people travel?”
57671. Жизнь общества. Повторение грамматики 1.33 MB
  Цели урока (разрабатываются совместно с учениками): Повторить грамматический материал The Present Simple (Indefinite) Tense; Изучить и первично закрепить грамматический материал The Present Simple (Indefinite) Passive Voice...
57672. Свята і традиції. Національні свята України та Великої Британії 135 KB
  Today the topic of our lesson is “Holidays in Great Britain”. We shall talk about different English traditions and customs, learn new things about the traditions of celebration of different English holidays.
57673. Образ жінки в мистецтві 162 KB
  These words are of the same meaning. A woman is the beginning of every starting. She is a source of happiness, joy and attraction. She is beautifull in her appearance, behaviuor and as a person as well.
57674. Великобританія та Україна 62.5 KB
  Yes, you’re right. But today I propose you to watch a TV programme about another one British park. Be ready to discuss the programme and we’ll practice the dialogues to improve your communicative skills.
57675. Одяг. Професії 110.5 KB
  Well, you are pupils and you are wearing white shirts or blouses, black skirts or trousers. And what about people of different professions. Your home task was to make up short dialogues using the pictures.
57676. Їжа та напої 1.04 MB
  Of course,you are right! Our mood depends on our meals. As you guessed, The topic of our today lesson is Food and Drinks. We will speak, read, listen, write about food and drinks during our lesson.
57677. Healthy way of life. What does it mean to ве healthy? 89.5 KB
  You see the Sun on the blackboard, it’s our health. What is health for you? What do you associate with health? And the first task is “Associations”. Write your associations with the word “Health” on these stripes-sunrays and stick to our Sun.