24242

Особенности PR-деятельности на выставках и ярмарках

Доклад

Маркетинг и реклама

Торговые выставки. Потребительские выставки. Основные этапы проведения выставки. Существует несколько базовых конструкций стендов боксов предлагаемых участникам выставки.

Русский

2014-10-12

47.5 KB

3 чел.

Особенности PR-деятельности на выставках и ярмарках.

(По Гермагеновой. Л.Ю)

Поскольку выставку от начала и до конца ведет PR-специалист, то ему необходимо полностью владеть ситуацией и контролировать ее.

PR-цели выставок-ярмарок:

  1.  Создание и поддержание имиджа,
  2.   Демонстрация размахов деятельности организации,
  3.  Обеспечение обратной связи,
  4.  Поддержание контактов с важными общественными группами.

Классификация выставок.

  1.  Торговые выставки.
  2.  Потребительские выставки.

Основные этапы проведения выставки.

  1.  Составление перечня выставляемой продукции. 

Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей.

  1.  Составление плана выставочного стенда.

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда – цена и размер экспозиции.

При разработке технического задания для группы разработчиков стенда, необходимо обязательно включить туда элементы фирменного стиля, корпоративного имиджа и прочих составляющих компании.

На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:

  •  Место для одежды
  •  Место для отдыха
  •  Место для посуды, приготовления напитков
  •  Склад
  •  Место для переговоров
  •  Место для рекламных и информационных материалов

  1.  Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги.

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расч. счета, etc) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.

аренда и монтаж выставочного оборудования

предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, мойки, паласа, телефона, столов, стульев

надпись на фризе

публикация сведений в каталоге

другие услуги

Подготовка информационных и рекламных материалов.

информационных листов

плакатов

буклетов

проспектов

технических описаний

прайс-листов

папок стендистов

Перед подготовкой материалов необходимо знать целевые аудитории, которым будет адресованы материалы. Так, необходимо подготовить пресс-срелизы, если планируется наличие определнных СМИ и письма direct-mail, для категории посетителей. Безусловно важно, что бы все материалы были созданы в едином корпоративном стиле с использованием элементов фирменного стиля.

  1.  Подготовка стендистов и персонала

Персонал должен обладать следующими качествами:

умение общаться с людьми;

знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;

желанием общаться с людьми;

выносливостью;

привлекательной внешностью.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.

  1.  Составление сметы затрат

Подсчитываются все затраты, связанные с выставкой, составляется смета.

  1.  Планирование проведения выставки

Составление расписания работы персонала

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

Инструктаж персонала

До начала выставки необходимо провести инструктаж:

тематика выставки;

цели участия в выставке;

перечень продукции, представляемой на выставке;

основные новинки;

задачи, стоящие перед стендистами;

план стенда;

закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

распорядок работы;

в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находится на стенде;

основные категории предполагаемых посетителей;

модели поведения с каждой категорией посетителей;

формы регистрации посетителей;

формы регистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

  1.  Закрепление экспонатов за сотрудниками

Этот пункт особенно важен, если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.

Завоз и вывоз оборудования

Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов

Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки  можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

  1.  Организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции

На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).

Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг.

Организация учета посетителей, интересующихся продукцией

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

  1.  Планирование работы после окончания выставки

Регистрация посетителей, покупателей, интересующихся продукцией

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет.

  1.  Подведение итогов выставки (затрат, дохода)

Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.

  1.  Разбор допущенных ошибок при планировании и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм)

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

33727. Формы применения специальных знаний при расследовании преступлений 25 KB
  При раскрытии и расследовании преступлений, судебном разбирательстве у следователя или суда возникает необходимость в помощи лиц, обладающих специальными знаниями в различных областях науки, техники, искусства, ремесла. Специальными являются знания, основанные на теоретических познаниях в какой-либо области, а также приобретенные лицом в процессе практической профессиональной деятельности.
33728. Формы участия населения в осуществлении местного самоуправления 62.5 KB
  Формы участия населения в осуществлении местного самоуправления Существуют следующие форму участия населения в осуществлении МСУ согласно закону № 131: 1. Принятое на местном референдуме решение подлежит обязательному исполнению на территории муниципального образования и не нуждается в утверждении какимилибо органами государственной власти их должностными лицами или органами местного самоуправления. Муниципальные выборы: Муниципальные выборы проводятся в целях избрания депутатов членов выборного органа местного самоуправления выборных...
33729. Международное товарищество рабочих 134.79 KB
  Деятельность Маркса и Энгельса в 50-х годах В предвидении нового подъема рабочего движения Маркс и Энгельс приступили к собиранию сил рабочего класса, ослабленных поражениями и преследованиями, и занялись обобщением опыта недавно пройденного революционного пути
33730. Осуществление органами МСУ отдельных государственных полномочий 28 KB
  Порядок наделения органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями: Полномочия органов местного самоуправления установленные федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации по вопросам не отнесенным к вопросам местного значения являются отдельными государственными полномочиями передаваемыми для осуществления органам местного самоуправления. Наделение органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Российской Федерации осуществляется федеральными законами отдельными...
33731. Ответственность органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления 36 KB
  Ответственность органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления перед государством наступает на основании решения соответствующего суда в случае нарушения ими Конституции Российской Федерации федеральных конституционных законов федеральных законов конституции устава законов субъекта Российской Федерации устава муниципального образования а также в случае ненадлежащего осуществления указанными органами и должностными лицами переданных им отдельных государственных полномочий. В случае если соответствующим судом...
33732. Государственная гражданская служба: понятие, принципы, порядок прохождения 33.5 KB
  Согласно ФЗ N 79 от 27 июля 2004 года О государственной гражданской службе в РФ Государственная гражданская служба Российской Федерации вид государственной службы представляющей собой профессиональную служебную деятельность граждан Российской Федерации на должностях государственной гражданской службы Российской Федерации по обеспечению исполнения полномочий федеральных государственных органов государственных органов субъектов Российской Федерации лиц замещающих государственные должности Российской Федерации и лиц замещающих...
33733. Понятие трудового договора. Сторона трудового договора. Заключение и расторжение трудового договора 22 KB
  Понятие трудового договора. Сторона трудового договора. Заключение и расторжение трудового договора. Трудовому договору посвящена часть третья раздел третий трудового кодекса РФ.
33734. Право собственности: содержание, формы, объекты. Бремы и риск собственника. Основания возникновения и прекращения права собственности. Осуществление права государственной и муниципальной собственности 37.5 KB
  Право собственности: содержание формы объекты. Основания возникновения и прекращения права собственности. Осуществление права государственной и муниципальной собственности. Содержание права собственности Собственнику принадлежат права владения пользования и распоряжения своим имуществом.
33735. Гражданско-правовой договор: понятие, содержание и форма. Виды договоров, порядок заключения, изменения и прекращения гражданско-правовых договоров 91.5 KB
  Граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Понуждение к заключению договора не допускается за исключением случаев когда обязанность заключить договор предусмотрена настоящим Кодексом законом или добровольно принятым обязательством. К отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о договорах элементы которых содержатся в смешанном договоре если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора. Условия договора определяются по усмотрению сторон.