ID: 25011

Название работы: Формы в редакторе Word

Категория: Реферат

Предметная область: Информатика, кибернетика и программирование

Описание: Форма это документ в котором есть изменяемые и неизменяемые элементы. Подготовка стандартных документов нескольким адресатам состоит из основных шагов команда Сервис Слияние: Создание основного документа. Вывод стандартного документа. Создание основного документа.

Язык: Русский

Дата добавления: 2013-08-09

Размер файла: 156 KB

Работу скачали: 1 чел.

Формы

При заполнении обычного бланка  требуется записать в соответствующих местах текст, проставить в нужных местах крестики, подчеркнуть или зачеркнуть элементы списков и т.п.

Редактор Word позволяет делать электронные формы – аналоги бумажных бланков – и заполнять их непосредственно в окне редактора.

В данной работе описываются основные операции с формами:

•  создание экземпляра формы по готовому шаблону;
•  заполнение формы;
•  создание новой формы с полями различных типов.

Форма – это документ, в котором есть изменяемые и неизменяемые элементы. Неизменяемые элементы (таблицы, абзацы текста, рисунки и др.) задаются разработчиком формы и недоступны для редактирования в процессе заполнения формы. В виде таких элементов оформляются различные пояснения, таблицы с данными и т.п. Изменяемые элементы – это пустые области, в которые при заполнении формы надо внести данные. Эти элементы формы называются полями.

Поля формы создаются с помощью специальной панели инструментов Формы. Есть три типа полей формы: текстовое поле, флажок и поле со списком. На рис. 2 показана форма, в которой есть поля всех трех типов. В этой форме 4 текстовых поля (имя, адрес, телефон, дата); 3 флажка (цветное фото, цветные слайды, копии) и одно поле со списком (продавец).

панель Формы

колонки

Колонки — это вариант размещения текста, когда он с одного столбика переходит на верх другого Создание колонок осуществляется кнопкой на панели инструментов или через меню Формат/колонки.

Технология установки колонки.

1.  Набрать текст обычным способом.
2.  Выделить текст.
3.  Щелкнуть по кнопке «Колонки» на панели инструментов, выбрать две (или сколько требуется)колонки. Или меню Формат\ Колонки, выбрать тип колонок, их количество, ОК.

Так как текст занимает часть страницы, он разместится в одной колонке. Надо вставить разрыв колонки. Для этого:

1.  Щелкнуть мышкой место, откуда следует начать новую колонку.
2.  Меню Вставка\Разрыв.

Выбрать параметр Новую колонку. Текст за курсором, будет помещен в начало следующей колонки.

Слияние

Часто возникает необходимость отправки стандартных писем нескольким адресатам. В подобной ситуации можно последовательно выполнить все действия: оформить основной текст, ввести имя первого адресата, распечатать письмо, изменить имя адресата, распечатать следующее письмо и т.д. В Word предусмотрены возможности автоматизированной подготовки подобных писем для рассылки. Программа вставляет по очереди предварительно подобранные данные в стандартный текст и распечатывает результаты.

Подготовка стандартных документов нескольким адресатам состоит из основных шагов (команда Сервис/Слияние):

1.  Создание основного документа.
2.  Создание источника данных.
3.  Вставка полей слияния.
4.  Вывод стандартного документа.

1 шаг. Создание основного документа.

Под основным документам в данном контексте понимается тот стандартный текст, который будет одинаковым по всем экземплярам документов. Но в основном документе содержится не только общий текст, но и поля, предназначенные для заполнения переменной информацией (например, имя адресата).

Существует два способа создания основного документа:

•  Первый способ. Создать текстовый файл с помощью редактора, сохранить его на диске, загрузить этот файл в рабочую область с помощью команды Файл/Открыть.
•  Второй способ. Создать в процессе формирования стандартного документа (кнопка Создать раздела Основной документ).  

Рассмотрим второй способ.

1.  Выполните команду Сервис/Слияние/Создать/Основной документ/Документ на бланке. В открывшемся диалоговом окне выберите Создать основной документ.

Примечание

Если вы уже загрузили ранее созданный документ, то можете выбрать его в качестве основного, щелкнув на кнопке Активное окно.

1.  В результате программа создает новый документ и делает его активным. В диалоговом окне Слияние рядом с кнопкой Создать появляется кнопка Правка. Щелкните по этой кнопке.

Примечание

После выполнения этих действий к доступным на экране панелям инструментов добавится панель Слияние.

1.  Введите основной текст будущего документа и оформите его с помощью инструментов форматирования.
   Создайте документ "Приглашение" в соответствии с полученным от учителя образцом текста (текст, выделенный жирным курсивом, не вводить).
   Сохраните созданный документ под именем Lab11-1.DOC. 

2 шаг. Создание источника данных.

1.  Выполните команду Сервис/Слияние /Источник данных/Получить данные/Создать источник данных.
2.  В открывшемся диалоговом окне следует выбрать или ввести имена полей для базы данных, в которой вы хотите хранить переменную информацию для стандартного документа. Имена определяемых здесь полей нужно будет затем вставить в соответствующих местах основного документа для того, чтобы программа при формировании различных экземпляров документов подставляла в поля конкретные значения из источника данных.

Справа в диалоговом окне вы увидите Поля в строке заголовка, которые уже определены как стандартные. Ненужные элементы этого списка удалите, выделяя щелчком соответствующий элемент, а затем нажав кнопку Удалить поле.

В список добавьте новые имена. Сначала введите имя в строке ввода Поле, а затем добавьте к списку, щелкнув на кнопке Добавить поле.

Имена добавляемых полей:Обращение,

Имя,

День,

Дата,

Часы.

Программа выставляет определенные вами поля в источнике данных в той последовательности, в которой они представлены в списке Полей заголовков. Если вас не устраивает эта последовательность, то ее можно изменить. Выделите щелчком левой кнопки мыши имя поля, которое вы хотели бы переместить, а затем щелкните на одной из кнопок Порядок справа от списка (вверх или вниз на одну позицию).

1.  После определения и упорядочения всех имен полей щелкните на кнопке ОК.
2.  На экране появляется следующее диалоговое окно – Сохранить как. Выполните эту операция, задав имя Lab11-2.DOC.
3.  После сохранения программа предупреждает, что этот вновь созданный источник данных не имеет записей и предлагает выполнить:

•  Правка источника данных,
•  Правка основного документа.

1.  

Выберите Правка источника данных. Теперь необходимо заполнить созданную базу данных (источник данных).

1.  В открывшемся диалоговом окне Форма данных заполните поля формы.

1.  После ввода значений в последнем поле для перехода к следующей записи нужно щелкнуть на кнопке Добавить. В результате создается новая запись, а курсор ввода устанавливается в первой позиции первого поля.
2.  После ввода всех записей щелкните на кнопке ОК, предварительно введя не менее 5 записей. Вы автоматически вернетесь в основной документ, который теперь нужно подготовить к приему данных из внешнего источника.

3 шаг. Вставка полей слияния.

Чтобы переменная информация из источника данных правильно переносилась в основной документ перед выводом готового документа на печать, необходимо расставить в основном документе так называемые поля слияния.

1.  Для этого перейдите в основной документ, выполнив команду Сервис/Слияние/Правка/Основной документ. Над текстом документа вы увидите кнопки панели инструментов Слияние.
2.  Установите в основном документе курсор ввода в том месте, где нужно вставить первое поле слияния.
3.  Щелкните на кнопке Добавить поле слияния панели инструментов Слияние. На экране появится контекстное меню, содержащее список всех доступных полей слияния. Выберите нужное поле, щелкнув левой кнопкой мыши.
4.  Описанную процедуру необходимо повторить для всех остальных полей слияния, которые вы хотите вставить в основной документ.
5.  Выполните операцию вставки полей слияния в соответствии с полученным от учителя образцом текста.

Примечание

После вставки полей слияния документ можно форматировать, как обычный текст. При этом формат автоматически распространяется на любые представляемые в соответствующих полях данных.

4 шаг. Вывод стандартного документа.

Прежде чем начать вывод экземпляров стандартного документа, необходимо еще раз проверить основной документ на предмет возможных ошибок. Для проверки нужно щелкнуть на кнопке Поиск ошибок панели инструментов Слияние, а затем перейти к выводу составных документов.

1.  Щелчком на кнопке Слияние одноименной панели инструментов вызовите диалоговое окно Слияние. Нажмите кнопку Объединить, которая вызывает новое диалоговое окно Слияние.

1.  В поле списка Назначение выберите место вывода результата объединения: Новый документ.
2.  Нажмите кнопку Объединить. В результате Word последовательно объединяет основной документ с записями источника данных и формирует составной документ. Новый документ открывается в новом окне. После окончательной проверки и правки составной документ можно вывести на печать.

 

Автозамена 

(Сервис/Параметры автозамены) позволяет исправлять наиболее частые ошибки набора и специальных символов, а также автоматически заменять определенное сочетание букв на последовательность символов.

Добавление элемента списка автозамены

1.  Выберите команду Параметры автозамены в меню Сервис.
2.  В поле заменить введите слово или словосочетание, в котором часто встречается опечатка, например слово прецендент.
3.  В поле на введите правильное написание этого слова — в данном случае прецедент.
4.  Нажмите кнопку Добавить.

Текстовые эффекты

Приложение Word ART предназначено для создания различных текстовых и шрифтовых эффектов.  Запуск приложения осуществляется: Вставка/Рисунок/объект Word Art или кнопка на панели Рисование с буквой А. В предлагаемом окне набирается текст. Далее с помощью пиктографического меню можно: изменить форму, шрифт, размер, выравнивание, ориентацию, цвета, интервал между символами и т. д.

Формулы.

Для создания простых формул можно воспользоваться встроенными возможностями программы: использовать специальные шрифты, использовать верхний и нижний индекс.

Для написания сложных формул  имеется специальное средство формульный редактор Microsoft Equation 3.0 (Вставка/Объект), выбрать из списка редактор. Появиться новая панель, а в том месте, где стоял курсор, появится текстовая рамка. в эту рамку надо записать формулу, пользуясь кнопками на панели инструментов.