25031

Виды рабочих мероприятий связей с общественностью: презентация, прием, выставка

Контрольная

Журналистика, издательское дело, полиграфия и СМИ

Обычно все презентации подчиняются логической схеме: Встреча представление гостей и участников со стороны организации. Мини прессконференция всем представителям организации предоставляется слово для краткого выступления примерно 25 минут. Презентация общественной организации фирмы акционерного общества корпорации и т. Целью такой презентации прежде всего является создание имиджа этой организации.

Русский

2013-08-12

23.79 KB

21 чел.

6. Виды рабочих мероприятий связей с общественностью: презентация, прием, выставка

Специальные события (специально организованные события) – мероприятия, цель которых – привлечь внимание общественности к компании, продуктам, деятельности, т.е. обеспечить ее известность, популярность.

По сравнению с пресс-событиями специальные события имеют направленность на большее число целевой аудитории (не только СМИ, но и клиенты, общественность и т.д.).

Организация специальных событий, их проведение опирается на механизм паблисити, когда событие в виду своей важности для общественности привлекает внимание широкой аудитории и журналисты описывают данное событие по собственной инициативе. Паблисити способствует повышению известности компании.

  1.  Презентация

Презентация - как правило, необходима фирме (товару, услуге, персоне) для того чтобы заявить о своем существовании, это испытанный способ привлечения внимания. Кроме того это одно из средств, используемых для создания имиджа.

Отличительные особенности – 1) информация носит материализованный характер, презентует то, что можно потрогать; 2) приглашаются не только СМИ, но и потенциальные потребители, покупатели, инвесторы, партнеры, влиятельные госслужащие и др.

Можно презентовать: новые товары, услуги, проекты, направления деятельности, новых сотрудников, новые идеи. Для презентации готовят сам продукт, рекламные материалы, буклеты, брошюры, которые будут напоминать участникам презентации о компании. Для СМИ готовится пресс-кит.

Чтобы разнообразить презентацию, используется технология «happyning» - «делаем счастливыми» – удачное сочетание классической презентации и театрализированного шоу.

Обычно все презентации подчиняются логической схеме:

  1.  Встреча, представление гостей и участников со стороны организации. Часть ведет ведущий: говорит о мероприятии и о важности этого события.
  2.  Мини пресс-конференция – всем представителям организации предоставляется слово для  краткого выступления (примерно 2-5 минут).
  3.  Презентация – показ товара, продукта, которые сопровождается различными аудио-, видеоматериалами, демонстрации важных характеристик товара.
  4.  Слово предоставляется гостям, которые могут выступить с характеристикой презентуемого товара, с оценкой его отличительных особенностей и для того, чтобы поблагодарить организаторов мероприятия за выполненный этап работы.
  5.  Неофициальная часть – банкет, фуршет, какое-нибудь шоу. В неформальной обстановке идет продолжение обсуждения свойств товара. Устанавливаются и поддерживаются контакты, дается интервью представителям СМИ.
  6.  Подарки и прощание. В качестве презентов могут выступать представляемые товары.

Для того чтобы обеспечить себе успех, необходимо заранее тщательно планировать свои действия. Существует несколько факторов, влияющих на эффективность презентации, которые нужно учитывать при ее планировании: презентатор (ведущий), аудитория, предмет, временные рамки и место проведения. Ведущий должен быть максимально готов к всевозможным вопросам и комментариям из зала. Время для них можно выделить в конце презентации, до ее начала или по ходу выступления. 

Виды презентаций. В зависимости от того, что нам нужно представить, презентации можно разделить по разным основаниям на несколько групп.

Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целью такой презентации, прежде всего, является создание имиджа этой организации.

Презентация коммерческой организации или брэнда. Цели такой презентации ясны: создать осведомленность о марке, создание имиджа, демонстрация своих преимуществ перед конкурентами, заявить о своем существовании, основная и конечная цель увеличение прибыли.

Внутренняя презентация – проводится в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своим коллегам). Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства).

Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя. Кроме того, они бывают проактивными и интерактивными:

Проактивная презентация – презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных».

  1.  Прием 

Прием – организованное и заранее подготовленное проведение времени представителей организации и гостей. На приеме решаются деловые вопросы, ЦА может получить дополнительную информацию о компании, углубить и расширить контакты. Происходит активный обмен мнениями, информацией. Завязываются дружеские отношения.

  1.  Текущий прием – осуществляется на регулярной основе в рамках повседневной деятельности фирмы. Гости - клиенты, от организации – высшее руководство, специалисты подразделений.
  2.  Представительский - носит эпизодический характер и устраивается по случаю знаменательных событий (# юбилей, подписание контрактов, открытие новых офисов, направлений). Цель – формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приемы бывают:

  1.  Дневные  - до 12 ч. (завтрак, бокал шампанского и вина, не требует особой формы одежды).
  2.  Вечерние - 17-18 ч., более торжественные (называют коктейль, обед, чай, ужин). Всем гостям обязательно рассылаются приглашения, в которых помимо стандартной части указывается дресс-код, а также некоторые знаки, которые показывают правила поведения на данном мероприятии. Все участники приема должны быть представлены друг другу. По завершению мероприятия дарят подарки, провожают гостей.

S.t. (sine tempore) – нужно прийти без опозданий .

С.t. (cum tempore) –допускается 15 минутное опоздание.

PSVP – организаторы приема ждут ответа на приглашение.

B.t. (black tie) – черный галстук.

W.t. (white tie) – белый галстук.

After five (после пяти) – муж. – деловой костюм, жен. – коктейльное платье.

Business best = B.t.

Business traditional – традиционная деловая одежда.

  1.  Выставка

Выставка - рыночное мероприятие, проходящее в  установленные сроки с определенной периодичностью, демонстрирующее товары и услуги фирм-участников, достижения науки и техники, передового опыта одной или нескольких отраслей промышленности или информирующее посетителей с целью содействия сбыту продукции.

 Необходимо отличать выставку и ярмарку.

Ярмарка - рыночное мероприятие, проходящее в  установленные сроки с  определенной периодичностью, демонстрирующее товары и услуги фирм-участников одной или нескольких отраслей промышленности, нацеленных на заключение прямых торговых сделок по представленным образцам в национальном и международном масштабах. Организатор может допустить продажу товаров со стенда в определенные дни и часы.

Цели проведения выставки:

  1.  Презентация компании, продукции, услуг целевой аудитории;
  2.  Проведение переговоров с клиентами, партнерами и заключение бизнес-соглашений с ними;
  3.  Проведение на выставочной площадке специальных акций с целью создания паблисити;
  4.  Изучение конкурентов и контакты с ними;
  5.  Уточнение границ рынка сбыта, поиск новых направлений деятельности, сегментов рынка, расширение объемов сбыта.
  6.  Определить свою позицию на рынке, включая величину охватываемого рыночного сегмента и собственную устойчивость в нем
  7.  Увидеть общие тенденции в конкуренции близких и/ или аналогичных товаров

Перед выставкой можно рассылать приглашения нужным клиентам. Обычно на территории выставки организуется пресс-центр, у которого можно узнавать информацию и отдать им пресс-релиз.

Обязательно необходимо определить профиль выставки:

  1.  Профильные – акцент на свойства товара, работа на потенциальных клиентов.
  2.  Универсальные – аудитория различная, не все будут интересоваться, есть большие возможности расширить участие.

Этапы мероприятия:

  1.  Подготовительный этап – принятие решения об участии (принимает только руководитель), постановка целей, сбор данных, составление программы. Создается группа подготовки. Ориентация на правило ¼: если к стенду подходит один покупатель, то это означает еще четырех клиентов.
  2.  Участие в выставке – общение с клиентами, консультирование. Использование анкет – формирование базы данных (+ вопрос: откуда узнал о выставке).
  3.  Итоги – составляется финальный обзор (количество посетителей вообще, посетители у стенда, заинтересовавшиеся), выделяются положительные и отрицательные стороны мероприятия. Проводится количественная оценка экспозиции: доля аудитории с высоким интересом к продукту; доля посетителей, которые могут порекомендовать продукт; среднее время, проведенное посетителем на выставке, плотность движения, затраты на посетителя, число установленных контактов, число продаж. Качественная оценка проводится с помощью качественных методов (фокус-группа, интервью и т.д.).

Цели посетителей выставки

Но выставка или ярмарка несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и уторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться  с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Это особенно важно при покупке машин и оборудования. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок  и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

34636. Маркетинг персоналу 105 KB
  Маркетинг персоналу потрібно розглядати у взаємозв’язку з іншими функціями управління персоналом, тому що його домінанти повністю інтегруються у процес управління персоналом, кожна зі стадій якого містить елементи, які складають зміст маркетингу персоналу.
34637. Составляющие успеха организации 30.46 KB
  Для этого организации периодически приходится менять свои цели разрабатывать новые виды продукции и услуг. Необходимость управления практическая реализация Внутренняя среда организации Под внутренней средой организации понимается совокупность присущих ей свойств переменных элементов факторов конкретной характеристики которых в сочетании придают ей определенное лицо. Внутренние переменные ситуационные факторы внутри организации которые в совокупности придают ей определенное лицо Цель конкретное конечное состояние или желаемый...
34639. Школа научного управления 1875 -1920 (Ф.Тейлор, Ф. и Л. Гилберт, Г. Гант) 26.04 KB
  Контактная аудитория общественная организация по защите прав потребителя Мотивация Мотивация процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. Существует 2 типа создания мотивов: Внутренняя мотивация самовырабатываемые факторы которые заставляют людей вести себя определенным образом Внешняя мотивация то что делается с людьми или для людей чтобы создать у них побудительные мотивы.
34640. Школа административного (классического управления) 1920 – 1950 (Файоль, Урвик, Муни, Слоун) 17.13 KB
  Факторы на которые не может влиять организация: Экономический фактор состояние экономики влияет на стоимость всех ввозимых ресурсов и на способность потребителей покупать товары и услуги Политический совокупность госучреждений и структур которые оказывают влияние и ограничивают деятельность организации учитывается уровень коррупции возможность смены власти политическая стабильность доверие населения к власти проводимая политическая линия НТП Технология учет научнотехнических достижений прогноз развития науки и техники...
34641. Школа человеческих отношений (1930 – 1950) и поведенческих наук (1950 – наше время) 17.02 KB
  Школа поведенческих наук Макгрегор повышение эффективности организации за счет повышения эффективности её человеческих ресурсов. Решения выбора альтернативы Управленческое решение обдуманный вывод о необходимости осуществить какието действия связанные с достижением цели организации либо наоборот воздержаться от них. Эффективным организационным решением будет то которое будет на самом деле реализовано и внесет наибольший вклад в достижение целей организации.
34642. Типы организаций 21.39 KB
  Процесс принятия рационального решения Состоит из 7 основных этапов Диагностика или определение проблемы Существует 2 способа рассмотрения проблемы: Проблемой считается ситуация когда поставленные цели не достигнуты. Проблема как потенциальная возможность для этого необходима релевантная информация это данные касающиеся только конкретной проблемы человека цели в определенный период времени Все проблемы имеют: Определенное лицо Что Связанный с какимто конкретным местом Где Время возникновения и частота повторяемости...
34643. Общие характеристики организаций 40.73 KB
  Необходимость управления практическая реализация Факторы влияющие на процесс принятия решений Личностная оценка руководителя субъективное ранжирования важности качества или блага. Среда принятия решений Все решения принимаются в разных обстоятельствах по отношению к риску и выделяют: Условие определенности когда точно известен результат каждого из альтернативного варианта выбора Условие риска результаты этих решений не являются определенными но вероятность каждого результата известна. Негативные последствия принятие...