25828

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Контрольная

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Для этого деньги выдаются из кассы сотрудникам под отчет. Если при покупке были израсходованы не все деньги то остаток сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил добавил свои деньги то сумма переплаты организация должна ему компенсировать.

Русский

2013-08-17

45.5 KB

5 чел.

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами являются:

перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;

заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;

приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;

приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;

командировочные удостоверения работников предприятия;

расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);

отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;

журнал-ордер № 7 или другие аналитические регистры по учету расчетов с подотчетными лицами;

Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

Баланс организации, строки 240, 625.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобнее и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и т.д. Для этого деньги выдаются из кассы сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке были израсходованы не все деньги, то остаток сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил свои деньги), то сумма переплаты организация должна ему компенсировать.

Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Поэтому есть вероятность, что бухгалтер что-то не учтет или не заметит ошибку в авансовом отчете. Как же построить работу с «подотчетниками», чтобы не допустить ошибок? Как правильно составить авансовый отчет, и какие документы к нему прилагать, чтобы подтвердить произведенные расходы?

Аудитор при проверке должен знать, что получать деньги в подотчет имеют право, только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае «подотчетники» должны отчитываться не позднее чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе проверке предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.

Но как быть, если понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц? В этом случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д.

Аудитор должен проверить, чтобы каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был ознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. При аудиторской проверке необходимо помнить, что сотрудник предприятия может получить из кассы деньги под отчет только на определенные цели.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляют их в командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдать командированному сотруднику деньги.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями (водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь - марки для конвертов на почте, а бухгалтер - бланки налоговых деклараций в магазине). Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ, в котором указывает, кому, на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.

Обычно деньги «подотчетникам» выдают до того, как они что-то купят, то есть авансом. Но как быть, если из-за непредвиденных обстоятельств сотрудник потратил на нужды предприятия свои собственные деньги? Может ли он потребовать, чтобы ему возместили эти расходы? Да, может. Но деньги ему вернут только в том случае, если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, а руководитель согласиться с тем, что приобретенные ценности действительно нужны предприятию, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму.

Иногда предприятие выдают деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Но так делать нельзя. Ведь в Порядке ведения кассовых операций сказано, что выдавать наличные под отчет можно только тогда, когда за сотрудником не числится задолженности по подотчетным средствам Порядок ведения кассовых операций в РФ.

Аудитор должен проверить чтобы, расчеты с подотчетными лицами учитывались на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используют журнал-ордер № 7. Но предприятие может и само разработать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и в журнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере, когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы «подотчетника».

Заполнив расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а «подотчетник» ставит в ордере свою подпись. Необходимо проверить, чтобы эту операцию бухгалтер предприятия отразил следующей проводкой: Дебет 71 Кредит 50 - выданы деньги под отчет.

Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Он составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.

На лицевой стороне этого документа должны быть указаны:

наименование организации, которая выдала под отчет деньги своему сотруднику;

номер авансового отчета и дата его составления;

структурное подразделение, в котором работает сотрудник, получивший деньги под отчет;

фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника;

назначение аванса;

сумма, выданная из кассы сотруднику;

расход и остаток (перерасход) денег.

На лицевой стороне отчета предусмотрена таблица для отражения бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом отчете под линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет.

На обратной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работников. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

Авансовый отчет может составляться и в иностранной валюте. Например, когда сотрудник вернулся из зарубежной командировки и отчитывается за свои расходы. В таких случаях выданные под отчет и израсходованные суммы заносятся в авансовый отчет в специальные графы. Они заполняются только в том случае, если аванс выдается сотруднику в иностранной валюте. Речь идет о строке 1А на лицевой стороне авансового отчета и графе 6 и 8 на обратной стороне этой формы

Необходимо проверить, чтобы сотрудник, который составляет авансовый отчет, подтвердил свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать. Такими документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т. п.

Эти документы должны быть правильно оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции, подтверждающей покупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купил «подотчетник». Это позволить избежать споров при проверке.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

72381. Работа с базами данных 63 KB
  Изучить пользовательские форматы данных. Научиться использовать средство Условное форматирование для выделения диапазона данных. Освоить способы сокрытия и защиты данных.
72382. Знакомство с Еxcel, Настройка новой рабочей книги 50 KB
  Цель работы: ознакомиться с Ленточным интерфейсом табличного процессора EXCEL. Изучить организацию данных, систему адресации и организацию работы с ячейками в EXCEL. Ознакомиться с основными форматами ячеек. Освоить основные приемы и типовые технологические операции при работе с данными.
72383. Передача энергии и количества движения при соударении шаров 249 KB
  Закон сохранения импульса: = const импульс замкнутой системы не меняется с течением времени. Закон сохранения энергии: в системе тел между которыми действуют только консервативные силы полная механическая энергия с течением времени остается постоянной.
72384. Изучение законов вращательного движения на крестообразном маятнике Обербека 294.5 KB
  Основное уравнение динамики вращательного движения относительно неподвижной оси для твердого тела имеет вид 4 где J момент инерции системы ε угловое ускорение сумма моментов сил действующих на систему. Связь между линейным и угловым ускорениями...
72385. Измерение линейных размеров и объемов твердых тел 345 KB
  Цель: Ознакомление с общими требованиями по выполнению экспериментальных измерений и оформлению результатов. Задачи: Научиться: производить 1) прямые измерения линейных размеров тел с помощью штангенциркуля 2) косвенные измерения по определению объемов твердых тел с использованием результатов прямых измерений...
72386. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СКОРОСТИ ПУЛИ 197 KB
  Задача: определить скорости пули с помощью крутильного баллистического маятника ФПМ09. Период колебаний T при малых углах отклонения крутильного маятника определяется моментом инерции и модулем кручения проволоки по формуле где J момент инерции; k – модуль кручения проволоки.
72387. Дослідження роботи барабанної сушарки 87 KB
  Визначення продуктивності часу перебування матеріалу в сушарці кількості обертів барабана і потужності необхідної для роботи сушарки. Під час сушіння до вологого матеріалу підводиться тепло чи інші види енергії яка використовується для фазового перетворення вологи що виноситься із зони сушіння.
72388. Дослідження кінетики процесу сушіння дисперсного матеріалу у псевдозрідженому шарі 261 KB
  Побудувати криву сушіння дисперсного матеріалу у псевдозрідженому шарі. Визначити графічно на основі дослідних даних швидкість сушіння в першому періоді і коефіцієнт швидкості сушіння в другому періоді. Розрахувати швидкість сушіння в першому періоді теоретично за рівнянням...