25849

Документооборот и его организация

Контрольная

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

Организация работы с документами организация документооборота хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации учреждении так как он определяет не только инстанции движения документов но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления его документирования хранения и использования ранее созданных документов.

Русский

2013-08-17

28 KB

59 чел.

Документооборот и его организация

Документооборот - это «движение документов с момента их создания иди получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

61059. СЛОВОСПОЛУЧЕННЯ Й РЕЧЕННЯ. ЧЛЕНИ РЕЧЕННЯ. ЗВЕРТАННЯ. ВСТАВНІ СЛОВА 102.5 KB
  Мета: повторити найважливіші теоретичні відомості з синтаксису і пунктуації зокрема про словосполучення й речення як основні синтаксичні одиниці про особливості вживання звертань вставних слів і однорідних членів речення...
61061. Г. Сковорода. Біблійна основа творчості. «Вступні двері до християнської добронравності», афоризми 86.5 KB
  Сковорода і що з цього приводу зазначено в Біблії Чи спроможний кожний із вас пізнати себе виявити свої задатки і в результаті цього обрати в майбутньому вид практичної діяльності Відповідь стисло вмотивуйте.
61062. Розділові знаки між частинами складносурядного речення 48.5 KB
  Мета: поглибити знання учнів про складносурядні речення; формувати вміння правильно розставляти розділові знаки та інтонувати складносурядні речення; розвивати творчі вміння моделювати складносурядні речення за поданим початком або з кількох простих речень...
61064. Монтаж и приемочные испытания промышленного оборудования 79 KB
  Цели урока: обучающая студент должен: а иметь представление: о видах испытаний промышленного оборудования; б знать: основные правила монтажа и приемки к эксплуатации оборудования машиностроительного производства...
61066. ПРОСТЕ І СКЛАДНЕ РЕЧЕННЯ. ПРЯМА МОВА І ДІАЛОГ 57 KB
  Мета: повторити узагальнити й поглибити основні теоретичні відомості про просте і складне речення пряму мову й діалог сформувати цілісну систему особистих знань восьмикласників з теми...