25849

Документооборот и его организация

Контрольная

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

Организация работы с документами организация документооборота хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации учреждении так как он определяет не только инстанции движения документов но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления его документирования хранения и использования ранее созданных документов.

Русский

2013-08-17

28 KB

57 чел.

Документооборот и его организация

Документооборот - это «движение документов с момента их создания иди получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

70228. Расстройства восприятия, иллюзии, галлюцинации. Дереализация и деперсонализация 95 KB
  Показанием к срочной даже без согласия больного госпитализации являются: C 12. Психосенсорные расстройства обычно являются проявлением: D 14. В каком случае иллюзии являются безусловным признаком психоза C Галлюцинации относятся к расстройствам невротического уровня.
70230. Визвольні ідеї Г.Сковороди, Т.Шевченка, І.Франка 132 KB
  Національна природа інтелігента визначається не кількістю його декларацій про любов до Батьківщини а відповідністю власної духовної діяльності специфіці менталітету рідного народу і потребам його розвитку спричинених своєрідністю конкретної історичної ситуації.
70231. Соціально-політичні погляди М.Грушевського 49.5 KB
  Політична думка в Україні у XIX—XX ст. формувалася в умовах, коли зникав традиційний сільськогосподарський уклад життя і його змінювало індустріальне суспільство, коли відбувалися процеси національно-культурного й національно-політичного відродження України.
70232. Політична культура як засіб завоювання та здійснення влади 75.5 KB
  Політична психологія має певну структуру. Вона містить політичні потреби, інтереси, почуття, настрої, традиції тощо. Політичні потреби - це ті потреби, задоволення яких пов’язано зі здійсненням влади. Вони можуть лише тим чи іншим чином стосуватися влади, а можуть виявлятися безпосередньо...
70233. Критичний утопічний соціалізм 26.5 KB
  Вихідними пунктами його плану з одного боку стала переконаність у провідній ролі індустріалів у суспільному житті а з іншого його ставлення до організації промисловості як одного з найважливіших чинників досягнення суспільного блага. Мислитель розглядав державну владу як основний засіб...
70234. Розвиток і особливості політичної думки в Росії 51 KB
  Слов’янофільство - вияв приязні, симпатії до слов’янства, зацікавлення ним з боку різних громадсько-політичних та культурних діячів, які, виходячи з етнічної та мовної спорідненості слов’ян, підтримували ідею їхнього тісного єднання. Форми вияву слов’янофільства були найрізноманітнішими...
70235. Діалектико-матеріалістичні погляди К. Маркса, Ф.Енгельса, В.І. Леніна 99.5 KB
  Перший виклад диалектичного матерiалiзму здiйснений 6ув Марксом у групi праць, написаних мiж 1844-м i 1848 роком пiд впливом Фоєр6ахової матерiалiстичної iнтерпретацii Гегеля, i його можна вважати епiзодом у Марксовому зростаннi як революцiйного соцiалiста.
70236. Політичні концепції ХХ століття 72 KB
  Значною мірою на формування сучасної парадигми політичної науки вплинули праці німецького філософа соціолога історика Макса Вебера 1864-1920. Як бачимо вирішальне значення відведено вождеві й бюрократії другорядна роль – парламенту що пояснюється негативною оцінкою їм політичних партій...