26276

Организация комплектования Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. Мероприятия входящие в понятие комплектования: Определение состава источников; ЭЦД и НТО; Прием документов в государственные муниципальные архивы. Понятие источник комплектования появилось в 1940ые годы это учреждения или лица непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Русский

2013-08-18

21.85 KB

85 чел.

Организация комплектования Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов

 Комплектование — систематическое пополнение государственных, муниципальных архивов документами организаций и граждан — источников комплектования. Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов.

Мероприятия входящие в понятие комплектования:

  1.  Определение состава источников;
  2.  ЭЦД и НТО;
  3.  Прием документов в государственные, муниципальные архивы.

Понятие источник комплектования появилось в 1940-ые годы - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились к 1960-м гг – примерные списки ИК в отраслевом разрезе. В 1990-ые появились негосударственные организации – необходимость выработки новых критериев отнесения к ИК – МР 1993 ВНИИ ДАД «Отнесение организаций и предприятий нового типа к ИК». На их основе разработаны современные критерии, закреплены в Правилах 2007 года:

для организаций:

  1.  функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);
  2.  полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

для граждан:

  1.  вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
  2.  его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
  3.  родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;
  4.  типичность его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);
  5.  состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле, Правил 2007 года, МР 2012 года ВНИИ ДАД.

Архив ведет список организаций - источников комплектования, вправе вести список возможных источников комплектования. В архиве, принимающем на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.В целях учета работы с источниками комплектования архив вправе создавать учетно-справочные картотеки и базы данных.

Проекты списков источников комплектования федеральных государственных архивов после рассмотрения их на экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Росархива; государственных архивов субъекта и муниципальных архивов - на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта; организаций Российской академии наук - на согласование ЭПК Архива Российской академии наук.

Решение ЦЭПК является основанием для его утверждения руководством соответствующего архива или органом местного самоуправления (для муниципальных архивов), Президиумом Российской академии наук. При включении в список ИК заполняется паспорт на архив. Так же на каждую организацию в архиве ведется наблюдательное дело ( НД, договор если есть, все документы по работе с организацией, описи, паспорт, справочные данные об организации).

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы АФ РФ.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы АФ РФ, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

МР ВНИИ ДАД 2012 года «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов»:

С негосударственными организациями, общественными объединениями, в которых архив особенно заинтересован как в источниках комплектования, но пока согласия организации, объединения на это нет, рекомендуется заключать договор о сотрудничестве. Это позволит наблюдать за сохранностью документов организации и воздействовать на принятие организацией, объединением решения о передаче документов в государственный, муниципальный архив.

Договоры содержат законодательно установленные сведения: договаривающиеся стороны; предмет договора; права и обязанности сторон; срок действия договора; юридические адреса сторон. В договорах приводится Список видов (групп) документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, согласованный сторонами. К договору может быть приложена опись документов, принимаемых в архив, если экспертиза ценности и упорядочение документов уже проведены, с конкретным составом документов постоянного срока хранения. При этом в договорах оговаривается возможность изменения состава принимаемых документов. Договоры составляются в двух экземплярах. Регистрация договоров в архиве ведется в валовом порядке в специальном журнале.

В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»: проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов; выявление приемиальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни; анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний; сбор воспоминаний, составление хроники событий; сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями. Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста.

Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости (раньше раз в 5л.). Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом; решение ЦЭПК о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы АФ РФ.

19.11.2008 Закон О НАДЕЛЕНИИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ПОЛНОМОЧИЯМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ХРАНЕНИЮ, КОМПЛЕКТОВАНИЮ, УЧЕТУ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОБСТВЕННОСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Организация приема архивных документов в государственные и муниципальные архивы.

Документы передаются по истечению сроков ведомственного хранения. Сроки временного хранения документов АФ РФ определяются договором. Государственный архив составляет График приема документов ( издается приказ, гриф утверждения) и информирует об этом организацию. Дела сдаются по сдаточным описям и актам. Сдаточные описи – для сверки наличия, акты в 2ух экземплярах. Пока документы находятся на хранении в организации – опись содержится в наблюдательном деле, а после приема в государственный архив, она передается в читальный зал.

Дела передаются  в упорядоченном виде с проведенной НТО + опись. Если выявляется отсутствие дела, но оно есть в описи – то делается отметка и в сдаточной описи и в акте. Потом проставляется итоговая запись о количестве реально переданных дел. От граждан документы могут поступать по договору, по завещанию, по договору купли-продажи и по решению суда.

Виды приема: Сплошной – все документы. Выборочный – П и Г.

Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования документов. Групповой – это выделяется группа организаций от которых принимается вся совокупность документов. Выбор вида приема зависит от специфики региона и решается архивистами самостоятельно.

Роль Росархива в организации комплектования документов и обеспечения всестороннего пополнения АФ РФ – методическое руководство разработка Перечней.

Проверки:

Тематическая ( одно из направлений работы архива)

Сплошная

Контрольная (после сплошной или тематической, с целью выявления устранения замечаний)

Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема-передачи. В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив.

Передача документов из каждого учреждения — источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 — 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов: сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве); затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.; наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями по-единично передаются дела на постоянное хранение.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Проблемы:

  1.  Появление негосударственных организаций повлекло за собой сокращение списка источников комплектования. Вопрос об изменении форм приема.
  2.  Возросло количество организаций сплошного приема.
  3.  Создание архивов по личному составу особенно на федеральном уровне.
  4.  Регламентация деятельности негосударственных архивохранилищ
  5.  Решение проблемы финансирования при хранении в государственных архивах документов федеральных архивов.
  6.  Вопросы комплектования массовыми документами.
  7.  Вопросы комплектования документами на специальных носителях и электронными документами.
  8.  Совершенствование перечней.
  9.  Нет нормативной базы для отраслевых фондов.
  10.  Возрастает количество дефектов на стадии ведомственного хранения.

 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

35004. Необходимость, государственного регулирования экономики 26 KB
  Государство выправляя известное несовершенство рыночной системы берет на себя организацию предложения центральных денег и в обозримом будущем без государственной помощи не обойтись. Взаимодействия участников системы свободного предпринимательства многообразны по формам и социальным последствиям. Здесь основной задачей государства является создание правовой базы и общественной атмосферы для поддержания и облегчения функционирования рыночной системы перераспределение дохода н богатства и стабилизация экономики.
35005. Экономические функции, государства 31 KB
  Государство берет на себя задачу обеспечения правовой базою и некоторых важнейших услуг являющихся предпосылкой эффективного функционирования рыночной экономики. Государство устанавливает также законные правила игры регулирующие отношения между предприятиями поставщиками ресурсов и потребителями. Основные услуги обеспечиваемые государством включают применение полицейских сил для поддержания общественного порядка введение стандартов измерения веса и качества продуктов создание денежной системы облегчающей Обмен товаров и услуг....
35006. Методы воздействия государства на экономику 29.5 KB
  Государственное регулирование это форма целенаправленного воздействия государства на функционирующую экономическую систему с целью обеспечения пли поддержания определенных процессов изменений экономических явлений или их связей. В развитых странах есть два пути сокращения государственных расходов: уменьшение расточительства государственных органов и сужение сферы деятельности государства. Другая форма денежнокредитных отношений активное участие государства в операциях на рынке ценных бумаг с целью регулирования количества обращающихся...
35007. Роль, макроэкономических показателей 33.5 KB
  В мире успешно функционирует система национальных счетов СНС приспособленная к условиям рыночной экономики. В тот период она была связана прежде всего с обслуживанием интересов органов государственного уиравления а сегодня СНС проникла во все сферы экономической и общественнополитической жизни общества. В феврале 1993 года на очередной сессии Статистической комиссии ООН в НьюЙорке была принята новая усовершенствованная СНС. В конце 1992 года Верховный Совет Российской Федерации одобрил государственную программу перехода...
35008. ВНП и его расчет по доходам и расходам 35.5 KB
  При расчете ВНП учитывается только рыночная стоимость конечных продуктов и исключается промежуточная продукция. Поскольку в стоимость конечных продуктов входят все уже имевшие место промежуточные сделки покупка покрышек ткани производителями конечной продукции то отдельный учет промежуточной продукции означал бы двойной счет и завышенную оценку ВНП. Следует подчеркнуть одну из особенностей ВНП: он измеряет стоимость продукции произведенной факторами производства находящимися в собственности граждан данной страны даже если они живут...
35009. ВНП 31.5 KB
  Различают индекс потребительских цен ИПЦ и индекс цен ВНП или дефлятор ВНП который отражает не только цены потребительских товаров и услуг но и инвестиционных товаров. Дефлятор ВНП помогает проводить корректировку объема ВНП за определенное время измерять рост его реального объема по сравнению с номинальным. Номинальный ВНП измеряется в текущих ценах реальный в постоянных базовых ценах.
35010. Экономический цикл 26.5 KB
  Развитие экономики в режиме циклических колебаний прослеживается уже более 170 лет. Период движения экономики от одного кризиса к другому называется экономическим циклом. Вместе с тем подъем выводящий экономику на новый уровень в ее поступательном развитии заканчивается новой бездной краха Для сглаживания пиков экономической конъюнктуры государство использует разнообразные экономические инструментарии от льгот по налогообложению доходов до прямых вложений государственных средств в развитие экономики. Несмотря на определенные успехи...
35011. Безработица как макроэкономическая проблема 25.5 KB
  Отметим следующие виды безработицы: Фрикционная безработица порождена постоянным движением населения из одного региона в другой от профессии к профессии сменой этапов жизни учеба работа рождение ребенка и т. Технологическая безработица связана с внедрением в массовое производство достижений НТР. Структурная безработица вызвана масштабными структурными преобразованиями в экономике и невозможностью трудоустроиться изза несовпадения структуры спроса и предложения рабочей силы различной квалификации.
35012. Экономические издержки безработицы 28.5 KB
  По свидетельству американских специалистов потеря работы связана с психической травмой уступающей по уровню стресса только смерти ближайшего родственника или заключению в тюрьму. Это нормально если часть людей не работает потому что вынуждены поменять профессию или место работы. Меры государственной поддержки безработных сводятся к двум основным направлениям: социальной защите людей оставшихся без работы и содействие трудоустройству. Как правило его получают лица зарегистрированные на бирже труда имеющие стаж работы и вносившие...