26276

Организация комплектования Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. Мероприятия входящие в понятие комплектования: Определение состава источников; ЭЦД и НТО; Прием документов в государственные муниципальные архивы. Понятие источник комплектования появилось в 1940ые годы это учреждения или лица непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Русский

2013-08-18

21.85 KB

85 чел.

Организация комплектования Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов

 Комплектование — систематическое пополнение государственных, муниципальных архивов документами организаций и граждан — источников комплектования. Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов.

Мероприятия входящие в понятие комплектования:

  1.  Определение состава источников;
  2.  ЭЦД и НТО;
  3.  Прием документов в государственные, муниципальные архивы.

Понятие источник комплектования появилось в 1940-ые годы - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились к 1960-м гг – примерные списки ИК в отраслевом разрезе. В 1990-ые появились негосударственные организации – необходимость выработки новых критериев отнесения к ИК – МР 1993 ВНИИ ДАД «Отнесение организаций и предприятий нового типа к ИК». На их основе разработаны современные критерии, закреплены в Правилах 2007 года:

для организаций:

  1.  функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);
  2.  полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

для граждан:

  1.  вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
  2.  его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
  3.  родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;
  4.  типичность его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);
  5.  состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле, Правил 2007 года, МР 2012 года ВНИИ ДАД.

Архив ведет список организаций - источников комплектования, вправе вести список возможных источников комплектования. В архиве, принимающем на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.В целях учета работы с источниками комплектования архив вправе создавать учетно-справочные картотеки и базы данных.

Проекты списков источников комплектования федеральных государственных архивов после рассмотрения их на экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Росархива; государственных архивов субъекта и муниципальных архивов - на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта; организаций Российской академии наук - на согласование ЭПК Архива Российской академии наук.

Решение ЦЭПК является основанием для его утверждения руководством соответствующего архива или органом местного самоуправления (для муниципальных архивов), Президиумом Российской академии наук. При включении в список ИК заполняется паспорт на архив. Так же на каждую организацию в архиве ведется наблюдательное дело ( НД, договор если есть, все документы по работе с организацией, описи, паспорт, справочные данные об организации).

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы АФ РФ.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы АФ РФ, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

МР ВНИИ ДАД 2012 года «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов»:

С негосударственными организациями, общественными объединениями, в которых архив особенно заинтересован как в источниках комплектования, но пока согласия организации, объединения на это нет, рекомендуется заключать договор о сотрудничестве. Это позволит наблюдать за сохранностью документов организации и воздействовать на принятие организацией, объединением решения о передаче документов в государственный, муниципальный архив.

Договоры содержат законодательно установленные сведения: договаривающиеся стороны; предмет договора; права и обязанности сторон; срок действия договора; юридические адреса сторон. В договорах приводится Список видов (групп) документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, согласованный сторонами. К договору может быть приложена опись документов, принимаемых в архив, если экспертиза ценности и упорядочение документов уже проведены, с конкретным составом документов постоянного срока хранения. При этом в договорах оговаривается возможность изменения состава принимаемых документов. Договоры составляются в двух экземплярах. Регистрация договоров в архиве ведется в валовом порядке в специальном журнале.

В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»: проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов; выявление приемиальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни; анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний; сбор воспоминаний, составление хроники событий; сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями. Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста.

Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости (раньше раз в 5л.). Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом; решение ЦЭПК о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы АФ РФ.

19.11.2008 Закон О НАДЕЛЕНИИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ПОЛНОМОЧИЯМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ХРАНЕНИЮ, КОМПЛЕКТОВАНИЮ, УЧЕТУ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОБСТВЕННОСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Организация приема архивных документов в государственные и муниципальные архивы.

Документы передаются по истечению сроков ведомственного хранения. Сроки временного хранения документов АФ РФ определяются договором. Государственный архив составляет График приема документов ( издается приказ, гриф утверждения) и информирует об этом организацию. Дела сдаются по сдаточным описям и актам. Сдаточные описи – для сверки наличия, акты в 2ух экземплярах. Пока документы находятся на хранении в организации – опись содержится в наблюдательном деле, а после приема в государственный архив, она передается в читальный зал.

Дела передаются  в упорядоченном виде с проведенной НТО + опись. Если выявляется отсутствие дела, но оно есть в описи – то делается отметка и в сдаточной описи и в акте. Потом проставляется итоговая запись о количестве реально переданных дел. От граждан документы могут поступать по договору, по завещанию, по договору купли-продажи и по решению суда.

Виды приема: Сплошной – все документы. Выборочный – П и Г.

Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования документов. Групповой – это выделяется группа организаций от которых принимается вся совокупность документов. Выбор вида приема зависит от специфики региона и решается архивистами самостоятельно.

Роль Росархива в организации комплектования документов и обеспечения всестороннего пополнения АФ РФ – методическое руководство разработка Перечней.

Проверки:

Тематическая ( одно из направлений работы архива)

Сплошная

Контрольная (после сплошной или тематической, с целью выявления устранения замечаний)

Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема-передачи. В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив.

Передача документов из каждого учреждения — источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 — 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов: сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве); затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.; наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями по-единично передаются дела на постоянное хранение.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Проблемы:

  1.  Появление негосударственных организаций повлекло за собой сокращение списка источников комплектования. Вопрос об изменении форм приема.
  2.  Возросло количество организаций сплошного приема.
  3.  Создание архивов по личному составу особенно на федеральном уровне.
  4.  Регламентация деятельности негосударственных архивохранилищ
  5.  Решение проблемы финансирования при хранении в государственных архивах документов федеральных архивов.
  6.  Вопросы комплектования массовыми документами.
  7.  Вопросы комплектования документами на специальных носителях и электронными документами.
  8.  Совершенствование перечней.
  9.  Нет нормативной базы для отраслевых фондов.
  10.  Возрастает количество дефектов на стадии ведомственного хранения.

 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

15327. Клонирование объектов и использование массивов 938.5 KB
  Тема 3: Клонирование объектов и использование массивов 1. Клонирование объектов и использование массивов Клонирование объектов Существует два способа клонирования объектов: первый использование команды EditClone ПравкаКлон
15329. Редактор материалов. Создание текстур материалов 3.9 MB
  Тема 4: Редактор материалов. Создание текстур материалов 1. Создание текстуры древесины Создайте объект типа Box рис. 1.1 Рис. 1.1 Откройте редактор материалов выполнив последовательность команд: Rendering ~Material Editor или нажав кнопку
15330. Создание интерьера бассейна в 3Ds Max 1.96 MB
  Тема 6: Создание интерьера бассейна В результате выполнения этой работы Вы должны получить визуализированную сцену изображенную на рисунке. 1. Двумерные формы. Модификаторы двумерных форм Цель: освоить технологию создания д
15332. Основы работ со статическими изображениями в программе трехмерной графики 3ds max 4.96 MB
  Тема 5: Основы работ со статическими изображениями в программе трехмерной графики 3ds max. Этапы создания трехмерных сцен Проект Создадим уголок части комнаты в которой располагается стол. На столе стоит бокал со льдом. Для указанно...
15333. Процессы включения и отключения цепи с конденсатором 1.71 MB
  Рассчитать докоммутационные t = 0 начальные t = 0 и установившиеся t → ∞ значения токов и напряжения на конденсаторе в цепи Рис. 1. в двух случаях: 1. ключ размыкается; 2. ключ замыкается. R1= 330 Ом; R2=220 Ом; U= 15 В; С= 10 мкФ Рису...
15334. Процессы включения и отключения цепи с катушкой индуктивности 75 KB
  Общие сведения Цепь с одной катушкой индуктивности так же как и цепь с одним конденсатором описывается дифференциальным уравнением первого порядка. Поэтому все токи и напряжения в переходном режиме изменяются по экспоненциальному закону с одной и той же постоянной вр
15335. Исследование переходных процессов в линейных электрических цепях 94 KB
  Подготовка к работе В замкнутом контуре рис.1 после отключении его от источника постоянного или переменного напряжения могут возникнуть затухающие синусоидальные колебания обусловленные начальным запасом энергии в электрическом поле конденсатора и в магнитном