26277

Теоретические основы и организация проведения экспертизы ценности документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Отбор документов на гос.выделение документов к уничтожению 5. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов их содержание и внешние особенности.

Русский

2013-08-18

33.06 KB

45 чел.

6

Теоретические основы и организация проведения экспертизы ценности документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов

ЭЦД – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение/ включение в состав АФ РФ.

Задачи :

1.отбор документов на гос.хранение,

2.определение сроков хранения

3.восполнение утраченных подлинников их копиями

4.выделение документов к уничтожению

5.обеспечение полноты состава архивного фонда;

Теоретические основы ЭЦД (принципы, критерии, методы):

В СССР теоретические основы ЭЦД были разработаны в рамках политического строя. Принцип партийности – особенно сильно касался ЭЦД и комплектования, НСА и использования.  А с появлением Основ законодательства 1993 года, принцип нейтральности и внепартийной оценки.

Современные принципы: историзма, системности (всесторонности и комплексности), целостности, объективизма.

1.Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи.

2.Принцип всесторонности требует при проведении ЭЦД рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности. В дело направляются даже черновики и копии, т.к. мы хотим сохранить все важные документы.

3.На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

2007 год масштабная разработка ВНИИ ДАД по ЭЦД.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

Критерии: Происхождения, Содержания, Внешние особенности

1.критерии происхождения: -функционально-целевое назначение организации (с учетом как её особой роли так и типового характера);-значение лица в жизни общества;-время и место создания документа.

2.критерии содержания:-значимость информации документа (уникальность и типичность);-повторение информации документа в информации других документов;-вид документа;-подлинность документа. С данным критерием тесно связан критерий вида документа

3.критерии внешних особенностей:-форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения,-оформления документа;-физическое состояние документа.

Методы:

Историзма – причины возникновения, связи и взаимодействия, существующие стороны.

Системного анализа – оценка документа в рамках системы.

Функциональный – воплощен в применении перечней.

Информационный – информация в документе многоаспектна.

Выборочный метод.

Социологический – опрос членов ЭК

Номинальный – принцип вида документов

Совершенствование Теоретических основ ЭЦД в 1990 -2000-е.

. Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

В 1992 в связи с появлением организаций нового типа ВНИИ ДАД начал работы по определению критериев отнесения организаций нового типа к числу источников комплектования – появились МР 1993 года и определением критериев ОЦД документов негосударственных организаций – МР 1997 года. В 2002 г. в правилах работы архивов отражается ЭЦД электрон. док-ов.

В настоящее время критерии ОЦД сформулированы в Правилах 2007 года, они применяются и государственными и негосударственными организациями и МР ВНИИ ДАД в двух томах (управленческие документы и специальная документация). Теоретические основы ЭЦД будут развиваться и дальше, кроме того необходимо дальнейшее исследование в области отбора массовых источников (проблема организации), совершенствование перечней и номенклатур.

Кроме того используются для ЭЦД и другие нормативные акты – Закон О бухгалтерском учете, Об Акционерных обществах.

Организация экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение .

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось», ЭЦД в структурном подразделении.

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив – ЭЦД в арх. организации.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения по личному составу, ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с ЭК или ЦЭК (в министерствах)

На этих уровнях мы решаем проблемы ЭЦД только документов ВРЕМЕННОГО срока хранения и по ЛИЧНОМУ составу, не имеем право проводить ЭЦД по документам АФ РФ.

После утверждение описи на постоянное хранение документы попадают либо в архив организации, государственный или муниципальный архив, отраслевой фонд, музей, библиотеку, организацию РАН.

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение ЭК ведомственных архивов и утверждают описи, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов. Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам: вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района); лиц, связанных родственными или личными отношениями. Такой комплексный подход, возможно осуществить только в государственном архиве.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

1.дела для постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

2.дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

Экспертиза ценности документов по перечням

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т. п.

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госхранение обязателен.

Классификация перечней по целевому назначению: 1. С указанием сроков хранения, 2. Перечни дел постоянного хранения (ТП 1973).

Классификация перечней по характеру включенных документов: 1. Типовые (однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций) 2. Ведомственные (документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы) 3. Примерные перечни (для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов)

В настоящее время существуют перечни Примерные и С временным сроком хранения.

Типовые перечни:

  1.  1989 – ТП образующихся в деятельности государственных комитетов, ведомств и других учреждений и организаций и предприятий с указанием сроков хранения. Двузвенная система для ИК и неИК
  2.  ТП 2000 года – первая часть ТП 1989 -  документы в управленческой деятельности, однозвенная система, для документации по личному составу и временного хранения до 10 лет одни сроки для ИК и не ИК, постоянно – для не ИК 10 лет, кроме 69 статей перечисленных отдельно.
  3.  ТП 2007 (очень плохой) – вторая часть 1989 – научно-техническая документация и производственная. Часть про электронные документы.
  4.  ТП 2010 – ПТ архивных управленческих документов государственных и муниципальных организаций.Теперь статьи различные для ИК и неИК помечены звездочкой.

Структура перечня. Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть - описательные статьи . Каждая описательная статья в перечне включает в себя:

Номер статьи по перечню

Вид документа

Срок хранения (постоянно, 75 лет, 75 лет (ЭПК), 15, 3, 5, 1, до минования надобности)

Примечания

Сейчас проходит экспертизу перечень для документов, издавать которые можно только в электронном виде, он для документов Администрации Президента.

Справочный аппарат - титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, укаатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).

Ведомственный перечень – документы которые свойственны для всей отрасли, он включает в себя часть из ТП, часть отражает специфическую деятельность, разрабатывается в министерстве, согласовывается с Росархивом и утверждается архивом.

Сейчас очень актуален вопрос о создании БД со сроками хранениявсех видов документов.

Роль НД в ЭЦД – это документ многофункционального назначения, перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, разрабатывается под руководством архива, тк. Он член ЭК организации, виза работника архива, на заседании ЭК НД согласовывается, НД.

ЭК-в учреждениях, организациях, предприятиях

ЦЭК-в министерствах, ведомствах, оочень крупных организациях с сетью филиалов, руководит их ЭК

ЭПК-в Госархивах, в федеральных архивах, в органах управления архивным делом, согласование НД, утверждение описей дел постоянного хранения, по личномй составу – согласовывает, утвержает примерные НД.

ЦЭПК-в Росархиве, определяет политику в области ЭЦД и комплектования, утверждает списки ИК федеральных архивов.

ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.95. Комиссия является совещательным органом при руководителе учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. В случае необходимости к работе комиссии могут привлекаться как эксперты представители других организаций. Комиссия собирается на свои заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Задачи ЭК:-организация и проведение ЭЦД  на стадии делопроизводство при составлении номенклатуры дел и формировании дел,на стадии их подготовки к архивному хранению, организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

Функции ЭК:-организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению, -осуществляет методическое руководство работой по ЭЦД учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел? дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения по вопросам документоведения и архивоведения;

В результате деятельности ЭК составляются следующие документы: протоколы их заседаний; описи дел постоянного хранения; описи дел временного хранения; описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

ЭПК – является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, вопросов, связанных с экспертизой ценности документов в ведомственных, государственных, муниципальных архивах и архивах организаций .

Состав ЭПК утверждается начальником архивного управления. В состав ЭПК входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов архивного управления.

Основными задачами ЭПК являются:

1.Определение концепции, принципов и критериев формирования АФ РФ, состава документов, относящихся к АФ РФ;

2.Рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава АФ РФ;

3.Рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам ЭЦД и комплектования государственных и муниципальных архивов.

4.Осуществление методического руководства деятельностью ЭПК администраций муниципальных образований, ЭМК  государственных архивов и ЭК.

1.Рассмотрение и вынесение решений об утверждении:

-описей дел постоянного хранения;

- переработанных и усовершенствованных  описей дел постоянного хранения;

- описей электронных документов, личного происхождения, объединенных архивных фондов (ОАФ), особо ценных дел и документов;

-актов о выделении к уничтожению документов

- перечней проектов НТД, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы;

- перечней номеров особо ценных дел, документов (номерник).

- Листов учета и описания документов государственных и муниципальных  архивов подлежащих включению в Реестр уникальных документов АФ РФ.

- Перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих  постоянному хранению на правах подлинников.

Особо ценный документ- документ АФ РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ-особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.

Работа по выявлению Уникальных и ОЦД началась еще в ССР, ее цель – сохранение документов обосновывающих независимость и политические права, а с 60-ых сохранение культурной и исторической ценности. В 1995 ФАС была начата работа по созданию Реестра Уникальных документов, в 2001 году был утвержден регламент государственного Реестра уникальных документов АФ РФ и организации работы по его создани. К нему были составлены МР по определению Уникальных и ОЦД. Объектом регламента может быть – отдельный документ, единица хранения, фонд, коллекция.

Критерии

  1. Древность
  2. Подлинность
  3. Бесспорность культурно-исторического значения
  4. Публичность

Высокая материальная ценность

К регламенту прилогаются правила описания уникальных документов, оно производится в листе учета ОЦД. Паралельно с формированием реестра субъекты начали создавать региональные реестры (Свердловская область в том числе), В региональный реестр включаются документы не включенные в федеральный. МР ВНИИ ДАД 2006 года по работе с ОЦД.

Критерии;

Врем создания

Ценность содержащейся информации

Юридическая сила, подлинность

Значение фондообразователя

Авторство, Адресат

Наличие помет

Величина страховой оценки

Выявление ОЦД по несекретным документам, прошедшим НТО. Работа по выявлению ОЦД тесно связана с работами по созданию страхового фонда и фонда пользования. Выявление уникальных документов и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве, на каждый выявленный документ заполняется листа учета и описания уникального документа, он предоставляется на рассмотрение ЭМК ( экспертно-методическим комиссия), далее идет представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов АФ РФ в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Этапы выявления ОЦД:

  1. Составление списка фондов
  2. Изучение описей
  3. Изучение дел

.Проблемы ЭЦД на современном этапе:

Проблемы: До сер. 90-х г. сложилась четкая система проведения ЭЦД Но: появляются негосударственные организации, которые  не хотят подписывать договор с гос. архивами; Отраслевой принцип комплектования сменился территориальным, т.е. повысилась роль органов управления субъектов в формировании своего АФ. Как принимать док- по л/с. Нехватка площадей в гос. архивах. Неупорядоченность документов в ведомствах. Новый подход необходим к таким документам как заявления, письма граждан. Необходимо изучать док-ты с повторяющейся информацией. Еще в 1969 г. вышли методические  рекомендации "Методика отбора дублетно-док-ых материалов на гос. хр-е. Затем в 76 г. ЭЦ лич. дел по мет. рек. 76 г. Новый подход к ЭЦД пол-их парт. по мет. рек. 97 г.

В 2002 г. в правилах работы архивов отражена ЭЦД электрон. документов


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

63584. Підприємство і ринок. Сутність підприємництва 86 KB
  Невідємним елементом ринкового господарювання однією з найактивніших форм економічної діяльності є підприємництво або особливий тип господарювання. Ресурсна функція підприємництва передбачає що воно націлене на найбільш ефективне використання матеріальних трудових фінансових...
63585. Общество, власть, государство 338.64 KB
  Общество это совокупность людей исторически поколениями проживающих на определенной территории и связанных общностью экономической социальной политической и духовной жизни единой государственной властью и правовой системой...
63587. СИСТЕМА ЗАБЕЗЕЧЕННЯ ФİНАНСОВОГО МЕНЕДЖМЕНТУ 203.46 KB
  Система організаційного забезпечення фінансового менеджменту являє собою взаємозв’язану сукупність внутрішніх структурних служб і підрозділів підприємства які забезпечують розроблення і прийняття управлінських рішень з окремих напрямів його фінансової діяльності і несуть відповідальність за результати цих рішень.
63591. Особливості ринкових умов та їх вплив на прийняття економічних рішень підприємствами 101 KB
  Конкуренція тип взаємовідносин між виробниками з приводу встановлення цін і обсягів пропозиції товарів на ринку. Аналогічно визначається конкуренція між споживачами як взаємовідносини з приводу формування цін і обсягу попиту на ринку. Він служить кращому забезпеченню ринку товарами.