26279

Учет архивных документов

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

10 Роль учета: Одним из важнейших направлений деятельности государственных и муниципальных архивов является осуществление государственного учёта архивных документов. Учёт одновременно является средством обеспечения сохранности документов их адресного поиска а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников. На основе данных учётных документов рассчитываются штатная численность сотрудников архивов площади и оборудование необходимые для хранения документов и осуществляется финансирование.

Русский

2013-08-18

70 KB

192 чел.

Учет архивных документов 1.10

Роль учета: Одним из важнейших направлений деятельности государственных и муниципальных архивов является осуществление государственного учёта архивных документов. Учёт одновременно является  средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников. На основе данных учётных документов рассчитываются штатная численность сотрудников архивов, площади и оборудование, необходимые для хранения документов, и осуществляется финансирование.  Учёту подлежат все документы, хранящиеся в архиве; документы АФ РФ, а также документы по личному составу, хранящиеся в организациях – источниках комплектования.

Учет архивных документов—это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

Учётный документ – это документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта.   Учёт производится путём присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учёта) учётных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Единица учёта архивных документов – это единица измерения количества документов в архиве. Основными единицами учёта документов АФ РФ независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд и единица хранения. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учёта. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитывается из расчёта 150 листов в  одной  условной единице хранения.

Государственный учет документов — это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Принципы государственного учета архивных документов :

Согласно «Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»

1.централизации (принцип, реализуемый через взаимодействие Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций—источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц—собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации);

2.унификации (принцип, предполагающий соблюдение преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов);

3.динамичности (т.е. своевременного и оперативного внесения изменений в учетные документы или составления новых учетных документов);

4.полноты и достоверности государственного учета. Регламент устанавливает основные виды учетных документов, которые должны составляться в архивных учреждениях, осуществляющих прием и хранение документов и входящих в структуру Федеральной архивной службы РФ (Федерального архивного агентства). В число учетных документов входит: книга учета поступлений документов; списки фондов; описи дел и документов или их разновидности;листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.Согласно Регламенту особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.

Централизованный государственный учет – система учёта документов АФ РФ в масштабе субъекта РФ и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Порядок централизованного государственного учёта документов государственной и негосударственной части АФ РФ был закреплён «Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» 1997 г. К числу документов централизованного государственного учёта были отнесены:

1.паспорт архива на 1 января … г. (составляется в государственном, муниципальном  архиве, включает данные о составе и объёме архивных фондов, сведения о справочно-поисковых средствах, условиях хранения);

2.карточка фонда (основа фондового каталога);

3.сведения об изменениях в составе и объёме фондов на 1 января … г. (составляются на основе карточек фондов архива; на их основе вносятся изменения в фондовые каталоги в органах управления архивным делом субъектов РФ, а затем – в Центральный  фондовый каталог (ЦФК);

4.паспорт архива организации на 1 декабря … г., хранящей управленческую документацию, кино-, фото-, фонодокументы, научно-техническую документацию (составляется в архиве организации – источнике комплектования государственного, муниципального архива, содержащее подобную документацию);

5.паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря … г. (составляется в архиве организации, хранящей документы АФ РФ депозитарно).

6. Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря .... г. (Приложение 6 к Регламенту).

Неотъемлемой частью системы государственного централизованного учёта документов АФ РФ являются Государственный реестр уникальных документов АФ РФ – свод национальных раритетов – и государственные реестры уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.

Работа над созданием  Государственного реестра уникальных документов АФ РФ была начата в 1995 г. в соответствии с Федеральной целевой программой по усилению борьбы с преступностью. Участие в формировании Реестра приняли работники федеральных  архивов и архивов субъектов РФ. Выявление уникальных документов осуществлялось в государственных архивах, музеях, библиотеках и других  хранилищах. Критерии отнесения архивных документов к числу уникальных были определены в «Методических указаниях по определению уникальных документов» (1996 г.).   Ведение  реестра предусматривалось в традиционном и автоматизированном режимах.

Реестры уникальных архивных документов субъектов РФ создавались параллельно с созданием Госреестра РФ. В региональные реестры были включены архивные документы, не вошедшие в федеральный реестр, но представляющие ценность для духовной, культурной, материальной жизни региона.

Правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая учет документов в госархивах и муниципальных архивах Росии 1990х- 2000 х гг.

Изменения, происшедшие в стране, а значит – и в отрасли в 1990-е гг. (наличие наряду с государственной негосударственных форм собственности, появление большого количества политических партий и общественных движений, массовая компьютеризация) не могли  не сказаться на архивной отрасли и, прежде всего – на сфере учёта. В соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде Российской Федерации и архивах» 1993 г. АФ РФ был разделён на две части: государственную и негосударственную. Все документы, включенные в состав АФ РФ (государственной и негосударственной части) независимо от места их хранения  подлежали учёту. Собственников негосударственной части АФ РФ обязали представлять в государственные и муниципальные архивы сведения по учёту в соответствии с требованиями Росархива.   

В 1996 г. приказом Росархива было утверждено «Положение о порядке учёта архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества». В положении, вслед за «Основами» значилось, что документы государственной части АФ РФ не подлежат приватизации, а приватизируемая организация представляет в государственный или муниципальный архив сведения о хранящихся у неё документах, по которым архив даёт своё заключение. Документы приватизируемой организации передаются на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии по описям, утверждённым ЭПК архивных органов.  

      В 1997 в соответствии с основами законодательства был принят – «Регламент государственного учета документов АФРФ» для реализации ст. 19 в Основах (Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Государственной архивной службой России.) Регламент состоит из - 1. Общие положения, 2. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации. 3. Порядок государственного учета документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.

В действующем  Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. хранению и учёту архивных документов посвящена самостоятельная глава 4, в которой обозначено, что независимо от места хранения документов АФ РФ:

- в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

- в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях и создаваемых ими архивах,

-у собственников или владельцев в соответствии с договором с государственным или муниципальным архивом;

-в архивах отраслевых фондов  - они подлежат государственному учёту.

С 2007 г. порядок и формы учётных документов, в том числе уникальных, установлены «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Они опираются на «Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» 1997 г.

В соответствии с Правилами в архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учётные документы. К числу основных (обязательных) документов отнесены:

-Книга учёта поступлений – для учёта каждого поступления архивных документов в архив, а также их количества и состава за определённый период, состояния и описания.

-Список фондов – для регистрации принятых на хранение архивных фондов, их номеров, учёта общего количества.

-Лист фонда – для учёта количества и состава описей дел фонда, документов, их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменения по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений архивного фонда.         

-Лист учёта аудиовизуальных документов – для учёта количества аудиовизуальных документов определённого вида при  их нефондовой организации, учёта и нумерации их  описей, динамики изменений.

-Опись дел, документов – для поединичного и суммарного учёта архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учёта изменений в составе и объёме архивных документов, включенных в неё.

-Реестр описей дел, документов – для регистрации описей дел, документов, учёта их количества и состава.

-Инвентарная книга учёта дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни – для поединичного и суммарного учёта состава и состояния таких дел.

-Паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учёта архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища.

-Лист учёта и описания уникального документа.

-Список фондов, содержащих особо ценные документы.

-Опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник).

-Реестр описей особо ценных дел, документов.

- Книга учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования.

-Опись страхового фонда.        

-Дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда.

-Лист-заверитель дела – для учёта количества листов в деле.

-Внутренняя опись документов дела – для дел, в состав которых входят уникальные документы.

В состав вспомогательных учётных документов архива включены: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов; книги учёта документов, переданных в другие архивы; книги учёта фондов и документов, выделенных к уничтожению; книги повидового учёта документов; список фондов, содержащих особо ценные документы и др.Архив вправе вести другие вспомогательные учётные документы, которые включаются в схему учёта документов.

Уникальные документы подлежат учёту в Государственном реестре уникальных документов АФ РФ, утверждённом приказом Росархива от 09.10.2001 № 75. На  уникальные документы составляются листы учёта и описания уникальных документов. Регламент устанавливает порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации - общероссийского свода уникальных архивных документов .Государственный реестр ведется Федеральной архивной службой России (Росархивом) в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей.Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности. Уникальными являются документы, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие как таковые особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и/или внешних признаков. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Регламентом.

Учет документов в государственных, муниципальных архивах  и архивах организаций

Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Учету подлежат:

хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителя (заведующего) архива(ом).

Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

   

Система учетных документов ( обязательные и вспомогательные ) прописаны выше ( они указаны в правилах 2007г. )

Учет копий страхового фонда . Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов.

Требования к учетным БД архива: Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Особенности учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору в архив . Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, принятых по договору на хранение в архив на основании акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9), осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей:

1.в книге учета поступлений документов (приложение № 5) указывается собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора;

2.при включении архивного фонда в список фондов (приложение № 6) к его номеру добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета; в графе "Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.

Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.

Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.

При выбытии архивных документов архивного фонда, в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором, его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.

Принятые по договору на хранение в архив документы Архивного фонда Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в федеральную собственность, собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета индекс "Д" зачеркивается, в графу "Примечания" списка фондов вносятся соответствующие сведения.

Архивные документы, не включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы.

Проблемы учета документов на современном этапе :

1.проблема пофондового централизованного государственного учета документов АФ РФ в масштабе страны в полном объеме пока не решена ( главная причина- низкая эффективность применяемых традиционных учетных технологий , базирующихся на предствавлении хранилищами документов АФ РФ в органы управление архивным делом карточек фордов определенной формы, организуемых соответственно в фондовые каталоги региональных органов управления архивными делом и ЦФК Росархива , необходимость их автоматизации.

2. Состояние автоматизации учета находится в прямой зависимости от обеспеченности соответствующих архивных учреждений компьютерной техникой.- эта проблема по- прежнему остается острой для муниципальных архивов, в которых комп – ов недостаточно или они устарели.
3. Вне системы автоматизированного гос.учета остаются архивные док-ты в гос и мун –х музеях и библиотеках, организация РАН, а так же в федеральных органах власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов АФ РФ в законодательно установленном порядке.
4. не решены вопросы организации широкого использования информационного потенциала ЦФК Росархива.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

77673. Визитные карточки 61.51 KB
  Оформление визитной карточки Классический вариант Стандартная визитная карточка Визитная карточка Способы печати визитных карточек. Термоподъем Виды визитных карточек Личная визитная Супружеские карточки Правила вручения визитных карточек...
77674. Особенности и преимущества внедрения современных подходов к управлению IT 92.5 KB
  Проблема управления ИТ-ресурсами и повышения эффективности ИТ-услуг стара, как и само применение этих ресурсов и услуг. Поэтому сейчас, говоря об ITSM, мы имеем в виду новые концептуальные подходы к решению тех вопросов, которые были на теоретическом уровне сформулированы...
77675. Основные проблемы философии Ф.Ницше 291 KB
  Философские труды Ницше, по большей части не предъявляют больших требований к интеллекту или образованности читателя. Их суть представляется ясной и однозначной, цели - обширными и очевидными, а язык – понятным.
77676. Первая помощь при стенокардии угрозе или развитии инфаркта миокарда 147.5 KB
  Инфаркт миокарда (infarctus myocardii) - заболевание, характеризующееся образованием некротического очага в сердечной мышце в результате нарушения коронарного кровообращения. Инфаркт миокарда наблюдается преимущественно в возрасте старше 45 лет, причем у мужчин чаще, чем у женщин.
77677. Исторические легенды и предания. Песни об отечественной войне 1812 года 102 KB
  Бесценным культурным наследием являются легенды предания и другие устные повествования отразившие древние поэтические воззрения на природу исторические представления житейскую мудрость психологию нравственные идеалы социальные чаяния и творческую фантазию башкир.
77678. Индийская философия 98.5 KB
  Так в некоторых текстах проявляется стремление объяснить внешний и внутренний мир состоящим из четырех или даже пяти вещественных элементов. Это знание не может быть истинным так как оно по своему содержанию является отрывочным не полным.
77680. Физиологическое состояние и продуктивные качества цыплят-бройлеров при инъекции и аэрозольном применении гала-вета 190.5 KB
  Цель настоящей работы –- дать физиологическую оценку эффективности использования при выращивании цыплят-бройлеров нового иммуномодулятора гала-вета как средства повышающего иммунную защиту организма выявить продуктивное действие оптимальные дозы и способы...
77681. Мониторы. Виды мониторов и их преимущества 108 KB
  Жидкий кристалл – это специфическое агрегатное состояние вещества, в котором оно проявляет одновременно свойства кристалла и жидкости. Сразу надо оговориться, что далеко не все вещества могут находиться в жидкокристаллическом состоянии.