26279

Учет архивных документов

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

10 Роль учета: Одним из важнейших направлений деятельности государственных и муниципальных архивов является осуществление государственного учёта архивных документов. Учёт одновременно является средством обеспечения сохранности документов их адресного поиска а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников. На основе данных учётных документов рассчитываются штатная численность сотрудников архивов площади и оборудование необходимые для хранения документов и осуществляется финансирование.

Русский

2013-08-18

70 KB

200 чел.

Учет архивных документов 1.10

Роль учета: Одним из важнейших направлений деятельности государственных и муниципальных архивов является осуществление государственного учёта архивных документов. Учёт одновременно является  средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников. На основе данных учётных документов рассчитываются штатная численность сотрудников архивов, площади и оборудование, необходимые для хранения документов, и осуществляется финансирование.  Учёту подлежат все документы, хранящиеся в архиве; документы АФ РФ, а также документы по личному составу, хранящиеся в организациях – источниках комплектования.

Учет архивных документов—это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

Учётный документ – это документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта.   Учёт производится путём присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учёта) учётных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Единица учёта архивных документов – это единица измерения количества документов в архиве. Основными единицами учёта документов АФ РФ независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд и единица хранения. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учёта. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитывается из расчёта 150 листов в  одной  условной единице хранения.

Государственный учет документов — это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Принципы государственного учета архивных документов :

Согласно «Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»

1.централизации (принцип, реализуемый через взаимодействие Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций—источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц—собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации);

2.унификации (принцип, предполагающий соблюдение преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов);

3.динамичности (т.е. своевременного и оперативного внесения изменений в учетные документы или составления новых учетных документов);

4.полноты и достоверности государственного учета. Регламент устанавливает основные виды учетных документов, которые должны составляться в архивных учреждениях, осуществляющих прием и хранение документов и входящих в структуру Федеральной архивной службы РФ (Федерального архивного агентства). В число учетных документов входит: книга учета поступлений документов; списки фондов; описи дел и документов или их разновидности;листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.Согласно Регламенту особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.

Централизованный государственный учет – система учёта документов АФ РФ в масштабе субъекта РФ и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Порядок централизованного государственного учёта документов государственной и негосударственной части АФ РФ был закреплён «Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» 1997 г. К числу документов централизованного государственного учёта были отнесены:

1.паспорт архива на 1 января … г. (составляется в государственном, муниципальном  архиве, включает данные о составе и объёме архивных фондов, сведения о справочно-поисковых средствах, условиях хранения);

2.карточка фонда (основа фондового каталога);

3.сведения об изменениях в составе и объёме фондов на 1 января … г. (составляются на основе карточек фондов архива; на их основе вносятся изменения в фондовые каталоги в органах управления архивным делом субъектов РФ, а затем – в Центральный  фондовый каталог (ЦФК);

4.паспорт архива организации на 1 декабря … г., хранящей управленческую документацию, кино-, фото-, фонодокументы, научно-техническую документацию (составляется в архиве организации – источнике комплектования государственного, муниципального архива, содержащее подобную документацию);

5.паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря … г. (составляется в архиве организации, хранящей документы АФ РФ депозитарно).

6. Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря .... г. (Приложение 6 к Регламенту).

Неотъемлемой частью системы государственного централизованного учёта документов АФ РФ являются Государственный реестр уникальных документов АФ РФ – свод национальных раритетов – и государственные реестры уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.

Работа над созданием  Государственного реестра уникальных документов АФ РФ была начата в 1995 г. в соответствии с Федеральной целевой программой по усилению борьбы с преступностью. Участие в формировании Реестра приняли работники федеральных  архивов и архивов субъектов РФ. Выявление уникальных документов осуществлялось в государственных архивах, музеях, библиотеках и других  хранилищах. Критерии отнесения архивных документов к числу уникальных были определены в «Методических указаниях по определению уникальных документов» (1996 г.).   Ведение  реестра предусматривалось в традиционном и автоматизированном режимах.

Реестры уникальных архивных документов субъектов РФ создавались параллельно с созданием Госреестра РФ. В региональные реестры были включены архивные документы, не вошедшие в федеральный реестр, но представляющие ценность для духовной, культурной, материальной жизни региона.

Правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая учет документов в госархивах и муниципальных архивах Росии 1990х- 2000 х гг.

Изменения, происшедшие в стране, а значит – и в отрасли в 1990-е гг. (наличие наряду с государственной негосударственных форм собственности, появление большого количества политических партий и общественных движений, массовая компьютеризация) не могли  не сказаться на архивной отрасли и, прежде всего – на сфере учёта. В соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде Российской Федерации и архивах» 1993 г. АФ РФ был разделён на две части: государственную и негосударственную. Все документы, включенные в состав АФ РФ (государственной и негосударственной части) независимо от места их хранения  подлежали учёту. Собственников негосударственной части АФ РФ обязали представлять в государственные и муниципальные архивы сведения по учёту в соответствии с требованиями Росархива.   

В 1996 г. приказом Росархива было утверждено «Положение о порядке учёта архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества». В положении, вслед за «Основами» значилось, что документы государственной части АФ РФ не подлежат приватизации, а приватизируемая организация представляет в государственный или муниципальный архив сведения о хранящихся у неё документах, по которым архив даёт своё заключение. Документы приватизируемой организации передаются на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии по описям, утверждённым ЭПК архивных органов.  

      В 1997 в соответствии с основами законодательства был принят – «Регламент государственного учета документов АФРФ» для реализации ст. 19 в Основах (Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Государственной архивной службой России.) Регламент состоит из - 1. Общие положения, 2. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации. 3. Порядок государственного учета документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.

В действующем  Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. хранению и учёту архивных документов посвящена самостоятельная глава 4, в которой обозначено, что независимо от места хранения документов АФ РФ:

- в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

- в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях и создаваемых ими архивах,

-у собственников или владельцев в соответствии с договором с государственным или муниципальным архивом;

-в архивах отраслевых фондов  - они подлежат государственному учёту.

С 2007 г. порядок и формы учётных документов, в том числе уникальных, установлены «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Они опираются на «Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» 1997 г.

В соответствии с Правилами в архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учётные документы. К числу основных (обязательных) документов отнесены:

-Книга учёта поступлений – для учёта каждого поступления архивных документов в архив, а также их количества и состава за определённый период, состояния и описания.

-Список фондов – для регистрации принятых на хранение архивных фондов, их номеров, учёта общего количества.

-Лист фонда – для учёта количества и состава описей дел фонда, документов, их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменения по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений архивного фонда.         

-Лист учёта аудиовизуальных документов – для учёта количества аудиовизуальных документов определённого вида при  их нефондовой организации, учёта и нумерации их  описей, динамики изменений.

-Опись дел, документов – для поединичного и суммарного учёта архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учёта изменений в составе и объёме архивных документов, включенных в неё.

-Реестр описей дел, документов – для регистрации описей дел, документов, учёта их количества и состава.

-Инвентарная книга учёта дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни – для поединичного и суммарного учёта состава и состояния таких дел.

-Паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учёта архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища.

-Лист учёта и описания уникального документа.

-Список фондов, содержащих особо ценные документы.

-Опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник).

-Реестр описей особо ценных дел, документов.

- Книга учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования.

-Опись страхового фонда.        

-Дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда.

-Лист-заверитель дела – для учёта количества листов в деле.

-Внутренняя опись документов дела – для дел, в состав которых входят уникальные документы.

В состав вспомогательных учётных документов архива включены: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов; книги учёта документов, переданных в другие архивы; книги учёта фондов и документов, выделенных к уничтожению; книги повидового учёта документов; список фондов, содержащих особо ценные документы и др.Архив вправе вести другие вспомогательные учётные документы, которые включаются в схему учёта документов.

Уникальные документы подлежат учёту в Государственном реестре уникальных документов АФ РФ, утверждённом приказом Росархива от 09.10.2001 № 75. На  уникальные документы составляются листы учёта и описания уникальных документов. Регламент устанавливает порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации - общероссийского свода уникальных архивных документов .Государственный реестр ведется Федеральной архивной службой России (Росархивом) в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей.Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности. Уникальными являются документы, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие как таковые особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и/или внешних признаков. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Регламентом.

Учет документов в государственных, муниципальных архивах  и архивах организаций

Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Учету подлежат:

хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителя (заведующего) архива(ом).

Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

   

Система учетных документов ( обязательные и вспомогательные ) прописаны выше ( они указаны в правилах 2007г. )

Учет копий страхового фонда . Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов.

Требования к учетным БД архива: Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Особенности учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору в архив . Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, принятых по договору на хранение в архив на основании акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9), осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей:

1.в книге учета поступлений документов (приложение № 5) указывается собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора;

2.при включении архивного фонда в список фондов (приложение № 6) к его номеру добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета; в графе "Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.

Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.

Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.

При выбытии архивных документов архивного фонда, в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором, его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.

Принятые по договору на хранение в архив документы Архивного фонда Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в федеральную собственность, собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета индекс "Д" зачеркивается, в графу "Примечания" списка фондов вносятся соответствующие сведения.

Архивные документы, не включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы.

Проблемы учета документов на современном этапе :

1.проблема пофондового централизованного государственного учета документов АФ РФ в масштабе страны в полном объеме пока не решена ( главная причина- низкая эффективность применяемых традиционных учетных технологий , базирующихся на предствавлении хранилищами документов АФ РФ в органы управление архивным делом карточек фордов определенной формы, организуемых соответственно в фондовые каталоги региональных органов управления архивными делом и ЦФК Росархива , необходимость их автоматизации.

2. Состояние автоматизации учета находится в прямой зависимости от обеспеченности соответствующих архивных учреждений компьютерной техникой.- эта проблема по- прежнему остается острой для муниципальных архивов, в которых комп – ов недостаточно или они устарели.
3. Вне системы автоматизированного гос.учета остаются архивные док-ты в гос и мун –х музеях и библиотеках, организация РАН, а так же в федеральных органах власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов АФ РФ в законодательно установленном порядке.
4. не решены вопросы организации широкого использования информационного потенциала ЦФК Росархива.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

29731. Основні системи професійного навчання 18.4 KB
  Типи уроків теоретичного навчання: комбіновані змішані уроки; перевірка виконання учнями домашнього завдання практичного характеру; перевірка оцінка і корекція раніше засвоєних знань навичок і вмінь; відтворення і корекція опорних знань учнів; повідомлення теми мети і завдань уроку та формування мотивації учіння; сприймання й усвідомлення учнями нового матеріалу; осмислення узагальнення і систематизація нових знань; підсумки уроку і повідомлення домашнього завдання. уроки засвоєння нових знань; Мета: оволодіння учнями новими...