26280

Обеспечение сохранности документов

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Обеспечение сохранности документов до середины 30х гг. понималось в комплексе с другими направлениями сбор концентрация в архивах использование документов когда комплектование и использование документов оформляются как самостоятельное направление – проблема обеспечения сохранности включала учет и организацию хранения документов. она связывалась с эвакуацией и реставрацией документов.

Русский

2013-08-18

48 KB

22 чел.

Обеспечение сохранности документов.

Обеспечение сохранности документов до середины 30х гг. понималось в комплексе с другими направлениями ( сбор, концентрация в архивах, использование документов), когда комплектование и использование документов оформляются как самостоятельное направление – проблема обеспечения сохранности включала учет и организацию хранения документов.

В 41-45 гг. она связывалась с эвакуацией и реставрацией документов. В 50-е гг. включается еще и микрофильмирование. Долгое время ОСД считалась локально-отраслевой наукой и проблемой, касающейся только архивистов. Но ОСД должно начинаться уже с делопроизводства, в условиях ведомственного хранения. В 1972 г. на 7м международном конгрессе архивистов Владимир Федорович Привалов поднимает вопрос о том, что ОСД должно решаться комплексно, так как ОСД – это комплексная, многозвеньевая проблема, которая должна решаться усилиями разносторонних специалистов (правовая и материально-техническая база, условия ведомственного хранения, качество материальных носителей и средств письма, учет документов, создание страхового фонда, решение биологических проблем – реставрация, дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, картонирование, кадровые вопросы). Был заложен фундамент прочности, который помог выстоять архивной отрасли в 90е гг. В 50-60 – 14, а в 70-80-е – 34 архивных здания было построено, ЦГА советской армии, НТД в Куйбышеве, архив ВМФ. 57 специальных зданий для партийных архивов. У нас в 1972 г. был построен партархив, в 1973 – ГАСО. В 78 г. на плановую производственную основу поставлено обеспечение стеллажами и оборудованием. Создаются лаборатории микрофильмирования и реставрации документов (в краевых и областных архивах), вводится должность хранителя архивов. Мероприятия по учету документов (проверка наличия и состояния дел.) Роль ВНИИДАД в ОСД (создан в 1966 г., понятия – Ларин, ФАА – Артизов) очень велика.

Именно в 70-80-е гг. оформляется ОСД как самостоятельное направлением с организационно-методическим обеспечением (складывалось постепенно).

Изменения в 90-е гг. повлияли на АД и ОСД: слабое финансирование, отсутствие государственной поддержки,открытость архивов – хищения и продажа ценных документов => необходимо усиление государственной поддержки, совершенствование законодательства.

Решение правовых проблем (в 90-е гг. в РФ и в субъектах):

ОСД нашло решение в современном архивном законодавтельстве (1993 г., закон о ввозе и вывозе  культурных ценностей => страховая оценка документов. Впервые в  истории отечественного архивоведения разработаны принципы денежной оценки документов АФ РФ, закрепленные ВНИИДАД. «Принципы денежной оценки документов АФ РФ и их страхование» 1993 г.; в июле 1993 г. основы законодательства об АФ РФ и архивах ст. 12,16,19,21,23; ФЗ 2004 г. об АД в РФ гл. 4, установлен запрет на приватизацию документов. Документы не могут быть объектом продажи, обмена, дарения, ст. 17 устанавливает обязанности органов государственной власти, и других юридических лиц по ОСД, ст. 11 устанавливает обязанности собственника по организации учета, хранения, использования документов, если он заключает договор о занесении своих документов в состав АФ РФ. Статьи УК РФ впервые предусматривают ответственность за хищение, контрабанду, утрату, незаконное приобретение архивных документов. Основные нормативные документы: правила 2007 г., закон об АД 2004 г.

ОСД – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, по соблюдению нормативных режимов и организация хранения документов, исключающая их утрату и обеспечивающая поддержание их в должном физическом состоянии. Проблемы решаются разнопрофильными специалистами.

Создание и состояние материально-технической базы: все 90-е гг. архивная отрасль переживала серьезные финансовые затруднения, которые в первую очередь сказались на состоянии материально-технической базы и в целом на ОСД. Прекратились строительство архивных зданий, ремонтных работ, взаимоотношения с органами охраны. Участились случаи пропажи, продажи, вывоза заграницу. Прекратилась проверка наличия и состояния дел, страховое копирование. Проблема архивного заполнения (архивы готовы к принятию огромного количества документов, а в ведомственных архивах скопились документы сверх установленного срока >5, >10, > 15 лет). Росло количество неупорядоченных дел. Зависимость архивов от технического процесса – слабое оснащение компьютерами, копировальными аппаратами, техникой. Непоправимый ущерб нанесет межнациональными конфликтами (87% документов ЦГА Чечни погибло, 13% передано на депозитарное хранение в архив НТД в Куйбышеве). В 1996 г. на 17 международном конгрессе архивов в Пекине определены 5 факторов, приводящих к гибели документов: политические, экономические кризисы, военные конфликты, природные катаклизмы, технологические катастрофы. В 90-е г. архивные документы испытали на себе все 5 факторов. Сотрудники архивов принимают меры по улучшению ситуации – комплекс мер по максимальной экономии и расходованию бюджета, привлечение дополнительных внебюджетных источников финансирования, совместная работа с зарубежными партнерами по разработке открытых фондов, проведение проверки организации учета и хранения документов. В 1997 г. все материалы были переданы правительству. В 1997 г. принят регламент государственного учета арх. документов АФ РФ, который закрепил порядок учета архивных документов, установленный основами 1993 г. С начала 2000х гг. тенденции изменений к лучшему в решении проблемы ОСД. С 2002 г. федеральный бюджет и бюджет большинства субъектов предусматривал архивные здания (у нас – центр документации). Начался ремонт, в Москве построено 22этажное здание архивов Москвы. В 2007 г. в новое здание переехал РГИА. В 2008 г. РГАВМФ. С 2008 г. началось строительство здания для ГАРФ.

В реестр ОЦД культурного наследия внесены федеральные архивы (РГИА, ГАРФ, РГАЭ, РГАВМФ, РГАДА, РГАЛИ). В 90-2000-е гг. были документы, которые использовались архивистами для укрепления: рекомендации парламентских слушаний «Сохранение культурно-исторической памяти нации. Библиотеки и архивы» 2003 г., Поручение правительства по вопросам пожарной безопасности 2003 г., специальные правила пожарной безопасности гос. и мун. архивов 2009 г.

(папирус – хранится 5 тыс. лет, пергамен – хранится 5-6 тыс. лет, наша бумага – 100 лет, на верхах – до 1000 лет (1500 лет Кашкарской бумаге на Урале) чернила: синие – 1550, красные – 1770, фиолетовые – 650, черные – 470).

Научно-методическое пособие «Современные методы реставрации, консервации, дезинсекции документов на бумаге и пергамене».

Причины старения бумаги: Внешние: повышенная влажность, свет, химические факторы, неправильное размещение на стеллажах, часто использование, сгибание листов. Внутренние: сырье, технологический режим.

Организация хранения документов на стадии постоянного хранения:

Для полноценного решения задач по ОСД необходимо выполнение условия: 1. совершенствование законодательства и нормативно-технической базы с соблюдением их условий,2. создание оптимальных условий хранения АД согласно нормативно-методическим требованиям (изложены в правилах 2007 г.), 3. Правильная организация документов в хранилищах.

Архивные здания (специально приспособленные), которые должны быть удалены от пожароопасных объектов. Здание должно иметь основной комплекс помещений – хранилища, рабочие комнаты сотрудников, помещения для приема и временного хранения документов, помещения для обработки документов и реставрации, читальный зал, научно-справочная библиотека, выставочный зал, орг-метод. кабинет), и вспомогательные помещения. Архивохранилище д.б. удалено от лаборатории, бытовых помещений, высота потолков – 2,25 м., должны быть соблюдены нормативные режимы (противопожарный, температурно-влажностный +27-19, вл.50-55%), световой режим, оборудование по нормам - металлические стеллажи, расстояние между рядами 1,20 м., между стеллажами – 75 см., расстояние между полом и нижней полкой – 15 см).

Организация хранения документов включает в себя систему мероприятий – рациональное размещение АД, оценка физического и технического состояния поступивших дел, контроль за движением и физическим состоянием поступивших дел, создание страхового фонда и фонда пользования, страхование АД (с 1993 г. – проводится оценка документов), реставрация документов.

Рациональное размещение – обособленно хранятся ценные, уникальные, аудиовизуальные, электронные, поврежденные, по л.составу. Дела могут храниться вертикально и горизонтально, мах 250 стр. в деле, все этажи, хранилища, стеллажи, полки нумеруются (слева-направо от входа) составляется пофондово-постеллажно топографический указатель для оперативного поиска АД.

Оценка физ. и тех. составляющей – проводится сотрудниками архива в течение трех месяцев, документы с повышенной влажностью, поврежденные – составляется акт в произвольной форме с мерами по их исполнению.

Контроль за движением и физ. состоянием дел – проверка наличия документов – установление фактически имеющихся дел, находящихся на хранении, выявляются отсутствующие дела, организуется поиск в течение года. Исправляются ошибки в учетных документах.Выявление документов, требующих реставрации, переплета.  Производится полистная проверка дел (уникальные ежегодно, ОЦД на бум. основе – 1 раз в 10 лет), результаты фиксируются в листе и акте проверки наличия и состояния дел => направляются в органы управления АД, а директор оформляет их приказом.

Создание страхового фонда. Страхование АД – с апреля 83 г. «О ввозе и вывозе культурных ценностей» подлежат все документы, вывозимые за рубеж, представляемые на выставках.

Страховой фонд – совокупность страховых копий ОЦД и УД независимо от времени их создания и техники изготовления. Страховой фонд является составной частью единого страхового фонда РФ (в Ялуторовске). ГОСТ Р.33.3.02 – 2008 «Единый российский страховой фонд документации». Страховые копии документации являются национальным научным и культурным наследием. Содержит общие требования и условия хранения.

ОЦД – архивное дело, которое имеет постоянную культурно-историческую и научную ценность, а также имеет особую важность для общества и государства. Критерии: время создания, ценность содержания, юридическая сила, авторство, наличие особенностей, величина страхвоой оценки). ОЦД не выдаются – выдается фонд пользования.

Уникальный документ. Критерии древность, (все, созданные 1626 г. подлежат включению в реестр, т.к. пожаром в Москве было уничтожено много ценных актов), подлинность, публичность, высокая материальная ценность, историческая личность (автор), бесспорность культурно-исторической значимости, особенности. Красная книга АФ РФ. В 1995 н. вышла федеральная программа по борьбе с преступностью, началась работа по созданию реестра уникальных документов. ВНИИДАД разработал блок организационно-методических документов, в которых основное внимание было направлено на системный, комлексный подход к ОСД.

Фонд пользования - это совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа.

Перспективы развития – активная оцифровка документов для электронного хранения документов, решаются вопросы о приеме электронных документов на государственное хранение, минусы – быстрое устаревание техники. Совершенствование нормативной базы.

ОСД – непрерывный единый процесс, которые начинается с момента создания документа и продолжается на протяжение всего периода их хранения и использования.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

80320. Нематеріальні ресурси та активи підприємства 95 KB
  Якщо йдеться про нематеріальні активи рідкісні за своєю природою, то вони утворюються не в результаті вкладення коштів, а завдяки привласненню рідкісності (наприклад, права на користування природними ресурсами). Але і в цьому разі доступ до обмежених дефіцитних ресурсів також захищено відповідними правами.
80321. Персонал підприємства та продуктивність праці 487 KB
  Продуктивність праці показники та методи її вимірювання. Слід відрізняти трудові ресурси реальні ті люди які вже працюють та потенційні ті що можуть бути залучені до конкретної праці. На рівні окремого підприємства для характеристики усієї сукупності працівників частіше застосовують терміни персонал кадри трудовий колектив.
80322. РАХУНКИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ І ПОДВІЙНИЙ ЗАПИС 242.5 KB
  Систематизація і групування господарських операцій на рахунках забезпечує безперервну інформацію про їх здійснення і результати діяльності необхідну для оперативного керівництва контролю й аналізу. Залежно від характеру облікованих обєктів записи на рахунках можуть здійснюватися у різних вимірниках натуральних трудових але з обовязковим використанням грошового вимірника з метою узагальнення різнорідних засобів і процесів. Збільшення і зменшення господарських засобів та їхніх джерел в результаті господарських операцій відображається на...
80323. КЛАСИФІКАЦІЯ І ПЛАН РАХУНКІВ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ 190.5 KB
  Різнобічні завдання господарського керівництва та контролю потребують своєчасної і всебічної інформації про склад засобів підприємства і джерел їх формування, господарські процеси і фінансові результати діяльності.
80324. ПРИНЦИПИ ОБЛІКУ ОСНОВНИХ ГОСПОДАРСЬКИХ ПРОЦЕСІВ 138 KB
  Кількісними показниками діяльності підприємства є показники обсягу тих або інших процесів, наприклад кількість заготовлених (придбаних) виробничих запасів (сировини, матеріалів, палива тощо), виробленої та реалізованої готової продукції в цілому та за окремими її видами тощо. Цей показник дає змогу
80325. ДОКУМЕНТАЦІЯ ТА ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ 97.96 KB
  Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування.
80326. ТЕХНІКА І ФОРМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ 166.24 KB
  Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, мащинні) у вигляді відомостей, журналів, книг, журналів-ордерів тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.
80327. БУХГАЛТЕРСЬКА (ФІНАНСОВА) ЗВІТНІСТЬ 178.03 KB
  Поняття та принципи побудови звітності Бухгалтерський облік як відомо це процес виявлення вимірювання реєстрації накопичення узагальнення зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства користувачам для прийняття рішень. Підсумкове узагальнення інформації та одержання підсумкових показників що характеризують діяльність підприємства здійснюється шляхом складання звітності за звітний період. Баланс підприємства складається станом на кінець останнього дня кварталу або року. Перший звітний період новоствореного...
80328. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА І СУТЬ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ 63.5 KB
  Оперативно-технічний облік являє собою збір поточної інформації про хід господарської діяльності підприємства, а також контроль за здійсненням окремих операцій безпосередньо в період їх виконання.