26280

Обеспечение сохранности документов

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Обеспечение сохранности документов до середины 30х гг. понималось в комплексе с другими направлениями сбор концентрация в архивах использование документов когда комплектование и использование документов оформляются как самостоятельное направление проблема обеспечения сохранности включала учет и организацию хранения документов. она связывалась с эвакуацией и реставрацией документов.

Русский

2013-08-18

48 KB

24 чел.

Обеспечение сохранности документов.

Обеспечение сохранности документов до середины 30х гг. понималось в комплексе с другими направлениями ( сбор, концентрация в архивах, использование документов), когда комплектование и использование документов оформляются как самостоятельное направление – проблема обеспечения сохранности включала учет и организацию хранения документов.

В 41-45 гг. она связывалась с эвакуацией и реставрацией документов. В 50-е гг. включается еще и микрофильмирование. Долгое время ОСД считалась локально-отраслевой наукой и проблемой, касающейся только архивистов. Но ОСД должно начинаться уже с делопроизводства, в условиях ведомственного хранения. В 1972 г. на 7м международном конгрессе архивистов Владимир Федорович Привалов поднимает вопрос о том, что ОСД должно решаться комплексно, так как ОСД – это комплексная, многозвеньевая проблема, которая должна решаться усилиями разносторонних специалистов (правовая и материально-техническая база, условия ведомственного хранения, качество материальных носителей и средств письма, учет документов, создание страхового фонда, решение биологических проблем – реставрация, дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, картонирование, кадровые вопросы). Был заложен фундамент прочности, который помог выстоять архивной отрасли в 90е гг. В 50-60 – 14, а в 70-80-е – 34 архивных здания было построено, ЦГА советской армии, НТД в Куйбышеве, архив ВМФ. 57 специальных зданий для партийных архивов. У нас в 1972 г. был построен партархив, в 1973 – ГАСО. В 78 г. на плановую производственную основу поставлено обеспечение стеллажами и оборудованием. Создаются лаборатории микрофильмирования и реставрации документов (в краевых и областных архивах), вводится должность хранителя архивов. Мероприятия по учету документов (проверка наличия и состояния дел.) Роль ВНИИДАД в ОСД (создан в 1966 г., понятия – Ларин, ФАА – Артизов) очень велика.

Именно в 70-80-е гг. оформляется ОСД как самостоятельное направлением с организационно-методическим обеспечением (складывалось постепенно).

Изменения в 90-е гг. повлияли на АД и ОСД: слабое финансирование, отсутствие государственной поддержки,открытость архивов – хищения и продажа ценных документов => необходимо усиление государственной поддержки, совершенствование законодательства.

Решение правовых проблем (в 90-е гг. в РФ и в субъектах):

ОСД нашло решение в современном архивном законодавтельстве (1993 г., закон о ввозе и вывозе  культурных ценностей => страховая оценка документов. Впервые в  истории отечественного архивоведения разработаны принципы денежной оценки документов АФ РФ, закрепленные ВНИИДАД. «Принципы денежной оценки документов АФ РФ и их страхование» 1993 г.; в июле 1993 г. основы законодательства об АФ РФ и архивах ст. 12,16,19,21,23; ФЗ 2004 г. об АД в РФ гл. 4, установлен запрет на приватизацию документов. Документы не могут быть объектом продажи, обмена, дарения, ст. 17 устанавливает обязанности органов государственной власти, и других юридических лиц по ОСД, ст. 11 устанавливает обязанности собственника по организации учета, хранения, использования документов, если он заключает договор о занесении своих документов в состав АФ РФ. Статьи УК РФ впервые предусматривают ответственность за хищение, контрабанду, утрату, незаконное приобретение архивных документов. Основные нормативные документы: правила 2007 г., закон об АД 2004 г.

ОСД – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, по соблюдению нормативных режимов и организация хранения документов, исключающая их утрату и обеспечивающая поддержание их в должном физическом состоянии. Проблемы решаются разнопрофильными специалистами.

Создание и состояние материально-технической базы: все 90-е гг. архивная отрасль переживала серьезные финансовые затруднения, которые в первую очередь сказались на состоянии материально-технической базы и в целом на ОСД. Прекратились строительство архивных зданий, ремонтных работ, взаимоотношения с органами охраны. Участились случаи пропажи, продажи, вывоза заграницу. Прекратилась проверка наличия и состояния дел, страховое копирование. Проблема архивного заполнения (архивы готовы к принятию огромного количества документов, а в ведомственных архивах скопились документы сверх установленного срока >5, >10, > 15 лет). Росло количество неупорядоченных дел. Зависимость архивов от технического процесса – слабое оснащение компьютерами, копировальными аппаратами, техникой. Непоправимый ущерб нанесет межнациональными конфликтами (87% документов ЦГА Чечни погибло, 13% передано на депозитарное хранение в архив НТД в Куйбышеве). В 1996 г. на 17 международном конгрессе архивов в Пекине определены 5 факторов, приводящих к гибели документов: политические, экономические кризисы, военные конфликты, природные катаклизмы, технологические катастрофы. В 90-е г. архивные документы испытали на себе все 5 факторов. Сотрудники архивов принимают меры по улучшению ситуации – комплекс мер по максимальной экономии и расходованию бюджета, привлечение дополнительных внебюджетных источников финансирования, совместная работа с зарубежными партнерами по разработке открытых фондов, проведение проверки организации учета и хранения документов. В 1997 г. все материалы были переданы правительству. В 1997 г. принят регламент государственного учета арх. документов АФ РФ, который закрепил порядок учета архивных документов, установленный основами 1993 г. С начала 2000х гг. тенденции изменений к лучшему в решении проблемы ОСД. С 2002 г. федеральный бюджет и бюджет большинства субъектов предусматривал архивные здания (у нас – центр документации). Начался ремонт, в Москве построено 22этажное здание архивов Москвы. В 2007 г. в новое здание переехал РГИА. В 2008 г. РГАВМФ. С 2008 г. началось строительство здания для ГАРФ.

В реестр ОЦД культурного наследия внесены федеральные архивы (РГИА, ГАРФ, РГАЭ, РГАВМФ, РГАДА, РГАЛИ). В 90-2000-е гг. были документы, которые использовались архивистами для укрепления: рекомендации парламентских слушаний «Сохранение культурно-исторической памяти нации. Библиотеки и архивы» 2003 г., Поручение правительства по вопросам пожарной безопасности 2003 г., специальные правила пожарной безопасности гос. и мун. архивов 2009 г.

(папирус – хранится 5 тыс. лет, пергамен – хранится 5-6 тыс. лет, наша бумага – 100 лет, на верхах – до 1000 лет (1500 лет Кашкарской бумаге на Урале) чернила: синие – 1550, красные – 1770, фиолетовые – 650, черные – 470).

Научно-методическое пособие «Современные методы реставрации, консервации, дезинсекции документов на бумаге и пергамене».

Причины старения бумаги: Внешние: повышенная влажность, свет, химические факторы, неправильное размещение на стеллажах, часто использование, сгибание листов. Внутренние: сырье, технологический режим.

Организация хранения документов на стадии постоянного хранения:

Для полноценного решения задач по ОСД необходимо выполнение условия: 1. совершенствование законодательства и нормативно-технической базы с соблюдением их условий,2. создание оптимальных условий хранения АД согласно нормативно-методическим требованиям (изложены в правилах 2007 г.), 3. Правильная организация документов в хранилищах.

Архивные здания (специально приспособленные), которые должны быть удалены от пожароопасных объектов. Здание должно иметь основной комплекс помещений – хранилища, рабочие комнаты сотрудников, помещения для приема и временного хранения документов, помещения для обработки документов и реставрации, читальный зал, научно-справочная библиотека, выставочный зал, орг-метод. кабинет), и вспомогательные помещения. Архивохранилище д.б. удалено от лаборатории, бытовых помещений, высота потолков – 2,25 м., должны быть соблюдены нормативные режимы (противопожарный, температурно-влажностный +27-19, вл.50-55%), световой режим, оборудование по нормам - металлические стеллажи, расстояние между рядами 1,20 м., между стеллажами – 75 см., расстояние между полом и нижней полкой – 15 см).

Организация хранения документов включает в себя систему мероприятий – рациональное размещение АД, оценка физического и технического состояния поступивших дел, контроль за движением и физическим состоянием поступивших дел, создание страхового фонда и фонда пользования, страхование АД (с 1993 г. – проводится оценка документов), реставрация документов.

Рациональное размещение – обособленно хранятся ценные, уникальные, аудиовизуальные, электронные, поврежденные, по л.составу. Дела могут храниться вертикально и горизонтально, мах 250 стр. в деле, все этажи, хранилища, стеллажи, полки нумеруются (слева-направо от входа) составляется пофондово-постеллажно топографический указатель для оперативного поиска АД.

Оценка физ. и тех. составляющей – проводится сотрудниками архива в течение трех месяцев, документы с повышенной влажностью, поврежденные – составляется акт в произвольной форме с мерами по их исполнению.

Контроль за движением и физ. состоянием дел – проверка наличия документов – установление фактически имеющихся дел, находящихся на хранении, выявляются отсутствующие дела, организуется поиск в течение года. Исправляются ошибки в учетных документах.Выявление документов, требующих реставрации, переплета.  Производится полистная проверка дел (уникальные ежегодно, ОЦД на бум. основе – 1 раз в 10 лет), результаты фиксируются в листе и акте проверки наличия и состояния дел => направляются в органы управления АД, а директор оформляет их приказом.

Создание страхового фонда. Страхование АД – с апреля 83 г. «О ввозе и вывозе культурных ценностей» подлежат все документы, вывозимые за рубеж, представляемые на выставках.

Страховой фонд – совокупность страховых копий ОЦД и УД независимо от времени их создания и техники изготовления. Страховой фонд является составной частью единого страхового фонда РФ (в Ялуторовске). ГОСТ Р.33.3.02 – 2008 «Единый российский страховой фонд документации». Страховые копии документации являются национальным научным и культурным наследием. Содержит общие требования и условия хранения.

ОЦД – архивное дело, которое имеет постоянную культурно-историческую и научную ценность, а также имеет особую важность для общества и государства. Критерии: время создания, ценность содержания, юридическая сила, авторство, наличие особенностей, величина страхвоой оценки). ОЦД не выдаются – выдается фонд пользования.

Уникальный документ. Критерии древность, (все, созданные 1626 г. подлежат включению в реестр, т.к. пожаром в Москве было уничтожено много ценных актов), подлинность, публичность, высокая материальная ценность, историческая личность (автор), бесспорность культурно-исторической значимости, особенности. Красная книга АФ РФ. В 1995 н. вышла федеральная программа по борьбе с преступностью, началась работа по созданию реестра уникальных документов. ВНИИДАД разработал блок организационно-методических документов, в которых основное внимание было направлено на системный, комлексный подход к ОСД.

Фонд пользования - это совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа.

Перспективы развития – активная оцифровка документов для электронного хранения документов, решаются вопросы о приеме электронных документов на государственное хранение, минусы – быстрое устаревание техники. Совершенствование нормативной базы.

ОСД – непрерывный единый процесс, которые начинается с момента создания документа и продолжается на протяжение всего периода их хранения и использования.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

14249. Среднерусская и средневолжская народные музыкальные традиции 34 KB
  Лекции шестая и седьмая. Тема: среднерусская и средневолжская народные музыкальные традиции. Среднерусская музыкальная традиция. Географически она сконцентрирована вокруг Москвы и прилегающих областей то есть распространена в Московской Владимирской Нижегоро...
14250. Образы Пушкинской лирики и прозы в музыкальных произведениях 17.34 KB
  Образы Пушкинской лирики и прозы в музыкальных произведениях 1 Талисман Стихотворение Пушкина храни меня мой талисман связано с кольцомталисманом подаренным Пушкину Елизаветой Воронцовой. Это был красивый роман который имел трагическое последствие губернат...
14251. Музыкально-игровое творчество как вид деятельности дошкольников 159.5 KB
  Музыкальноигровое творчество как вид деятельности дошкольников Курсовая работа Оглавление: Введение Глава 1 Возрастные особенности детей старшего дошкольного возраста Деятельность как ведущий фактор развития личности ребенка Игровая дея...
14252. Немецкая опера первой половины 19-го века 294.5 KB
  Немецкая опера первой половины 19го века В одной из глав романа Жизнь музыканта Вебер характеризует положение оперного искусства в Германии начала 19го века. Гансвурст излюбленный персонаж немецкого народного театра нечто вроде нашего русского Петрушки поочерёд
14253. Музыкальная драматургия, её структурные элементы 12.93 KB
  Музыкальная драматургия её структурные элементы. Система выразительных средств и приёмов воплощения драматического действия в произведении музыкальносценического жанра опере балете оперетте. В основе музыкальной драматургии лежат общие законы драмы как одного и...
14254. Выразительные возможности музыки 13.81 KB
  Выразительные возможности музыки. Звукоизобразительность в музыке больше всего другого приближает ее к природному миру. Это способность имитировать явления природы. Музыка может подражать и иным проявлениям жизни имитировать передавать с помощью музыкальных ин...
14255. Основные закономерности музыкальной драматургии. Сонатная форма 13.94 KB
  Основные закономерности музыкальной драматургии. Сонатная форма. СОНА́ТНАЯ ФО́РМА сонатное allegro музыкальная форма основанная на сопоставлении и развитии 2х тем обычно контрастных. Представляет обширные возможности для воплощения драматизма в музыке. Применяется
14256. Принципы использования и назначение музыки в немом кино 13.7 KB
  Принципы использования и назначение музыки в немом кино. Музыка заменяла отсутствовавший в немых фильмах диалог точнее говоря его интонационную сторону так как текст появлявшийся время от времени на экране только пояснял происходящее. Музыка сообщает картине в ц
14257. Принципы использования музыки в звуковом кино 14.18 KB
  Принципы использования музыки в звуковом кино. Музыка в фильме не нуждается ни в тематической интеграции ни в стилистическом единстве; если это требуется сценарием рядом могут стоять вокальная музыка разных народов джаз концертная музыка и т. д. Для киномузыки необяз...