26280

Обеспечение сохранности документов

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Обеспечение сохранности документов до середины 30х гг. понималось в комплексе с другими направлениями сбор концентрация в архивах использование документов когда комплектование и использование документов оформляются как самостоятельное направление – проблема обеспечения сохранности включала учет и организацию хранения документов. она связывалась с эвакуацией и реставрацией документов.

Русский

2013-08-18

48 KB

22 чел.

Обеспечение сохранности документов.

Обеспечение сохранности документов до середины 30х гг. понималось в комплексе с другими направлениями ( сбор, концентрация в архивах, использование документов), когда комплектование и использование документов оформляются как самостоятельное направление – проблема обеспечения сохранности включала учет и организацию хранения документов.

В 41-45 гг. она связывалась с эвакуацией и реставрацией документов. В 50-е гг. включается еще и микрофильмирование. Долгое время ОСД считалась локально-отраслевой наукой и проблемой, касающейся только архивистов. Но ОСД должно начинаться уже с делопроизводства, в условиях ведомственного хранения. В 1972 г. на 7м международном конгрессе архивистов Владимир Федорович Привалов поднимает вопрос о том, что ОСД должно решаться комплексно, так как ОСД – это комплексная, многозвеньевая проблема, которая должна решаться усилиями разносторонних специалистов (правовая и материально-техническая база, условия ведомственного хранения, качество материальных носителей и средств письма, учет документов, создание страхового фонда, решение биологических проблем – реставрация, дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, картонирование, кадровые вопросы). Был заложен фундамент прочности, который помог выстоять архивной отрасли в 90е гг. В 50-60 – 14, а в 70-80-е – 34 архивных здания было построено, ЦГА советской армии, НТД в Куйбышеве, архив ВМФ. 57 специальных зданий для партийных архивов. У нас в 1972 г. был построен партархив, в 1973 – ГАСО. В 78 г. на плановую производственную основу поставлено обеспечение стеллажами и оборудованием. Создаются лаборатории микрофильмирования и реставрации документов (в краевых и областных архивах), вводится должность хранителя архивов. Мероприятия по учету документов (проверка наличия и состояния дел.) Роль ВНИИДАД в ОСД (создан в 1966 г., понятия – Ларин, ФАА – Артизов) очень велика.

Именно в 70-80-е гг. оформляется ОСД как самостоятельное направлением с организационно-методическим обеспечением (складывалось постепенно).

Изменения в 90-е гг. повлияли на АД и ОСД: слабое финансирование, отсутствие государственной поддержки,открытость архивов – хищения и продажа ценных документов => необходимо усиление государственной поддержки, совершенствование законодательства.

Решение правовых проблем (в 90-е гг. в РФ и в субъектах):

ОСД нашло решение в современном архивном законодавтельстве (1993 г., закон о ввозе и вывозе  культурных ценностей => страховая оценка документов. Впервые в  истории отечественного архивоведения разработаны принципы денежной оценки документов АФ РФ, закрепленные ВНИИДАД. «Принципы денежной оценки документов АФ РФ и их страхование» 1993 г.; в июле 1993 г. основы законодательства об АФ РФ и архивах ст. 12,16,19,21,23; ФЗ 2004 г. об АД в РФ гл. 4, установлен запрет на приватизацию документов. Документы не могут быть объектом продажи, обмена, дарения, ст. 17 устанавливает обязанности органов государственной власти, и других юридических лиц по ОСД, ст. 11 устанавливает обязанности собственника по организации учета, хранения, использования документов, если он заключает договор о занесении своих документов в состав АФ РФ. Статьи УК РФ впервые предусматривают ответственность за хищение, контрабанду, утрату, незаконное приобретение архивных документов. Основные нормативные документы: правила 2007 г., закон об АД 2004 г.

ОСД – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, по соблюдению нормативных режимов и организация хранения документов, исключающая их утрату и обеспечивающая поддержание их в должном физическом состоянии. Проблемы решаются разнопрофильными специалистами.

Создание и состояние материально-технической базы: все 90-е гг. архивная отрасль переживала серьезные финансовые затруднения, которые в первую очередь сказались на состоянии материально-технической базы и в целом на ОСД. Прекратились строительство архивных зданий, ремонтных работ, взаимоотношения с органами охраны. Участились случаи пропажи, продажи, вывоза заграницу. Прекратилась проверка наличия и состояния дел, страховое копирование. Проблема архивного заполнения (архивы готовы к принятию огромного количества документов, а в ведомственных архивах скопились документы сверх установленного срока >5, >10, > 15 лет). Росло количество неупорядоченных дел. Зависимость архивов от технического процесса – слабое оснащение компьютерами, копировальными аппаратами, техникой. Непоправимый ущерб нанесет межнациональными конфликтами (87% документов ЦГА Чечни погибло, 13% передано на депозитарное хранение в архив НТД в Куйбышеве). В 1996 г. на 17 международном конгрессе архивов в Пекине определены 5 факторов, приводящих к гибели документов: политические, экономические кризисы, военные конфликты, природные катаклизмы, технологические катастрофы. В 90-е г. архивные документы испытали на себе все 5 факторов. Сотрудники архивов принимают меры по улучшению ситуации – комплекс мер по максимальной экономии и расходованию бюджета, привлечение дополнительных внебюджетных источников финансирования, совместная работа с зарубежными партнерами по разработке открытых фондов, проведение проверки организации учета и хранения документов. В 1997 г. все материалы были переданы правительству. В 1997 г. принят регламент государственного учета арх. документов АФ РФ, который закрепил порядок учета архивных документов, установленный основами 1993 г. С начала 2000х гг. тенденции изменений к лучшему в решении проблемы ОСД. С 2002 г. федеральный бюджет и бюджет большинства субъектов предусматривал архивные здания (у нас – центр документации). Начался ремонт, в Москве построено 22этажное здание архивов Москвы. В 2007 г. в новое здание переехал РГИА. В 2008 г. РГАВМФ. С 2008 г. началось строительство здания для ГАРФ.

В реестр ОЦД культурного наследия внесены федеральные архивы (РГИА, ГАРФ, РГАЭ, РГАВМФ, РГАДА, РГАЛИ). В 90-2000-е гг. были документы, которые использовались архивистами для укрепления: рекомендации парламентских слушаний «Сохранение культурно-исторической памяти нации. Библиотеки и архивы» 2003 г., Поручение правительства по вопросам пожарной безопасности 2003 г., специальные правила пожарной безопасности гос. и мун. архивов 2009 г.

(папирус – хранится 5 тыс. лет, пергамен – хранится 5-6 тыс. лет, наша бумага – 100 лет, на верхах – до 1000 лет (1500 лет Кашкарской бумаге на Урале) чернила: синие – 1550, красные – 1770, фиолетовые – 650, черные – 470).

Научно-методическое пособие «Современные методы реставрации, консервации, дезинсекции документов на бумаге и пергамене».

Причины старения бумаги: Внешние: повышенная влажность, свет, химические факторы, неправильное размещение на стеллажах, часто использование, сгибание листов. Внутренние: сырье, технологический режим.

Организация хранения документов на стадии постоянного хранения:

Для полноценного решения задач по ОСД необходимо выполнение условия: 1. совершенствование законодательства и нормативно-технической базы с соблюдением их условий,2. создание оптимальных условий хранения АД согласно нормативно-методическим требованиям (изложены в правилах 2007 г.), 3. Правильная организация документов в хранилищах.

Архивные здания (специально приспособленные), которые должны быть удалены от пожароопасных объектов. Здание должно иметь основной комплекс помещений – хранилища, рабочие комнаты сотрудников, помещения для приема и временного хранения документов, помещения для обработки документов и реставрации, читальный зал, научно-справочная библиотека, выставочный зал, орг-метод. кабинет), и вспомогательные помещения. Архивохранилище д.б. удалено от лаборатории, бытовых помещений, высота потолков – 2,25 м., должны быть соблюдены нормативные режимы (противопожарный, температурно-влажностный +27-19, вл.50-55%), световой режим, оборудование по нормам - металлические стеллажи, расстояние между рядами 1,20 м., между стеллажами – 75 см., расстояние между полом и нижней полкой – 15 см).

Организация хранения документов включает в себя систему мероприятий – рациональное размещение АД, оценка физического и технического состояния поступивших дел, контроль за движением и физическим состоянием поступивших дел, создание страхового фонда и фонда пользования, страхование АД (с 1993 г. – проводится оценка документов), реставрация документов.

Рациональное размещение – обособленно хранятся ценные, уникальные, аудиовизуальные, электронные, поврежденные, по л.составу. Дела могут храниться вертикально и горизонтально, мах 250 стр. в деле, все этажи, хранилища, стеллажи, полки нумеруются (слева-направо от входа) составляется пофондово-постеллажно топографический указатель для оперативного поиска АД.

Оценка физ. и тех. составляющей – проводится сотрудниками архива в течение трех месяцев, документы с повышенной влажностью, поврежденные – составляется акт в произвольной форме с мерами по их исполнению.

Контроль за движением и физ. состоянием дел – проверка наличия документов – установление фактически имеющихся дел, находящихся на хранении, выявляются отсутствующие дела, организуется поиск в течение года. Исправляются ошибки в учетных документах.Выявление документов, требующих реставрации, переплета.  Производится полистная проверка дел (уникальные ежегодно, ОЦД на бум. основе – 1 раз в 10 лет), результаты фиксируются в листе и акте проверки наличия и состояния дел => направляются в органы управления АД, а директор оформляет их приказом.

Создание страхового фонда. Страхование АД – с апреля 83 г. «О ввозе и вывозе культурных ценностей» подлежат все документы, вывозимые за рубеж, представляемые на выставках.

Страховой фонд – совокупность страховых копий ОЦД и УД независимо от времени их создания и техники изготовления. Страховой фонд является составной частью единого страхового фонда РФ (в Ялуторовске). ГОСТ Р.33.3.02 – 2008 «Единый российский страховой фонд документации». Страховые копии документации являются национальным научным и культурным наследием. Содержит общие требования и условия хранения.

ОЦД – архивное дело, которое имеет постоянную культурно-историческую и научную ценность, а также имеет особую важность для общества и государства. Критерии: время создания, ценность содержания, юридическая сила, авторство, наличие особенностей, величина страхвоой оценки). ОЦД не выдаются – выдается фонд пользования.

Уникальный документ. Критерии древность, (все, созданные 1626 г. подлежат включению в реестр, т.к. пожаром в Москве было уничтожено много ценных актов), подлинность, публичность, высокая материальная ценность, историческая личность (автор), бесспорность культурно-исторической значимости, особенности. Красная книга АФ РФ. В 1995 н. вышла федеральная программа по борьбе с преступностью, началась работа по созданию реестра уникальных документов. ВНИИДАД разработал блок организационно-методических документов, в которых основное внимание было направлено на системный, комлексный подход к ОСД.

Фонд пользования - это совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа.

Перспективы развития – активная оцифровка документов для электронного хранения документов, решаются вопросы о приеме электронных документов на государственное хранение, минусы – быстрое устаревание техники. Совершенствование нормативной базы.

ОСД – непрерывный единый процесс, которые начинается с момента создания документа и продолжается на протяжение всего периода их хранения и использования.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

41784. Создание цветных изображений с использованием цветов, контуров и инструментов заливки 6.16 MB
  Цели занятия: Научить создавать изображения с цветом контуром и инструментами заливки. Учащиеся должны научиться: Создает цветные изображения с использованием цветов контуров и инструментов заливки. Различают восемь типов заливок: однородные или сплошные заливки; градиентные заливки; заливки двухцветным узором; заливки цветным узором; заливки точечным узором; текстурные заливки; заливки растром PostScript; сетчатые заливки.
41785. Изучение метода обратного рассеяния в волоконных световодах с помощью оптического рефлектометра 437.08 KB
  Изучение метода обратного рассеяния, способов определения параметров неоднородных оптических линейных трактов по рефлектограмме, получение навыков работы с оптическим рефлектометром.
41786. Настройка фрезерного станка с числовым программным управлением ЛФ260МФЗ на обработку заданной детали 2.95 MB
  Цель работы: 1 Ознакомится с устройством и органами управления фрезерногостанка с ЧПУ ЛФ260МФЗ и системой управления НЗЗ1М. Ознакомится с технологическими возможностями станка и способами их реализации. Органы управления размещены на пульте управления станка и системе управления НЗЗ1М.
41787. ИССЛЕДОВАНИЕ СПОСОБОВ КОРРЕКЦИИ СИСТЕМ АВТОМАТИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ 2.7 MB
  Исследование влияния обратных связей на характеристики линейных динамических звеньев. Изучение и исследование способов повышения качества САР при различных корректирующих устройствах.
41788. Приемы обработки числовой информации в среде Excel 90.72 KB
  Введите в ячейки А1 и А2 заголовок таблицы заполнив ячейки своими данными. Выполните объединение ячеек а 1:H1 и б 2:H2 Введите текстовые значения в ячейки А3:А8 и В3:H3. Скопируйте формулу из ячейки H4 в ячейки диапазона H5:H8. Для копирования ячейки перетащите выделение удерживая нажатой кнопку мыши в ячейки блока H5:H8.
41789. РАСЧЕТ ОТКЛИКА ЦЕПИ ПРИ ПРОИЗВОЛЬНОМ ВХОДНОМ ВОЗДЕЙСТВИИ 138.3 KB
  Цель работы: Изучение временного метода анализа цепи. Выполнение расчета цепи в среде PSpice. Результатом расчета согласно варианту задания является ток : Реакция цепи на входное воздействие: Переходная характеристика: Импульсная характеристика: 7.
41791. MS Access: Создание запросов 244.34 KB
  Создание: создайте запрос на выборку на основании только той таблицы данные которой будут изменены. В бланк запроса выберите только поле значения которого будут изменены. измените тип запроса запрос на обновление вкладка Конструктор – группа команд Тип запроса Обновление; В бланке запроса должна появиться новая строка – Обновление.
41792. Определение момента инерции махового колеса и силы трения в опоре 40.36 KB
  Мифтахов подпись и дата Отчёт по лабораторной работе №5 на тему: Определение момента инерции махового колеса и силы трения в опоре по дисциплине: Физика Выполнил: студент гр. 2012 г Лабораторная работа №5 Определение момента инерции махового колеса и силы трения в опоре Цель работы: применение закона сохранения энергии для поступательного и вращательного движений тел; измерение момента инерции махового колеса и силы трения в опорах.