26281

Система НСА к архивным документам

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Назначение СНСА. Понятие первичная информация вторичная информация СНСА архива СНСА АФ РФ Архивный справочник отражение вопросов связанных с НСА в законодательных и нормативнометодических актах РФ в 1990е 2000е годы. Требования предъявляемые к СНСА к документам государственных муниципальных архивов. СНСА это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях...

Русский

2013-08-18

19.24 KB

71 чел.

Система НСА к архивным документам.

Назначение СНСА. Понятие «первичная информация», «вторичная информация», «СНСА архива», «СНСА АФ РФ», «Архивный справочник», отражение вопросов, связанных с НСА в законодательных и нормативно-методических актах РФ в 1990-е -2000-е годы.

Состав НСА государственных и муниципальных архивов. Дополнительные и обязательные справочники. Требования, предъявляемые к СНСА к документам государственных, муниципальных архивов. Дифференцированный подход к созданию архивных справочников. Роль автоматизации НСА в обеспечении оперативного и многоаспектного поиска документной информации. Проблемы создания и совершенствования научно-справочного аппарата на современном этапе, перспективы его развития.

Первичная информация – это собственно информация, вторичная – это информация об информации – т.е. дополнительные сведения для систематизации и поиска информации.

СНСА- это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования. Архивы-хранители ретроспективной документной информации., чтобы отыскать ее нужна информация 2ой степени - ИПС (описи, справочники, картотеки, путеводители).

Идея создания СНСА зарод в 20-30 гг. Высказал Князев на 2ом съезде архивных деятелей в 1929г В 40-е гг. идея получила отражение в учебнике Митяева 1946 г, где разработаны, принципы построения системы. В середине 60-х проходят ряд научных конференций по АД, на кот. большое внимание уделяется НСА как системному объекту, т.е следует объединять все архивные справочники в систему. В 1963г. постановление СМ СССР «О мерах по развитию АД Б СССР» впервые было дано определение СНСА, оно не учитывает систему хранения док-в.

1965 г. появляется методическое письмо ГАУ СССР "О единой СНСА" В это время были выработаны понятие и принципы построения СHCA в ГА.

Принципы - единство классификации, описания и учета док-в (дело-классификационная единица и единица учета одновременно)

Сформированы требования к СНСА:

1. Должна. применяться к различным категориям документов на различных носителях;

2. взаимодополняемость справочников;

3.единая методика составления каждого типа и вида входящих в систему справочников.

В 1980 гг. определение НСА вошло в Словарь арх. терминов, затем в ГОСТ 16 487 -83.» Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В 90-е гг. в состав АФ РФ были интегрированы документы бывших партархивов. 1993 г. проведен анализ СНСА государственных архивов в том числе бывших парт.- выявление нарушений в части создания и ведения НСА бывших парт архивов. Устраняли недостатки работы. Ведется и сейчас по совершенствованию СНСА в соответствии с существующими требованиями.

Проблема классификации архивных докум. инф. - стержневая проблема. Современная организация архивного информационного пространства. Поэтому в наст, время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной инф.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные существуют во всех гососударственных архивах (архивные описи, архивные каталоги, обзоры документов). Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива (указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги).

Принципы построения СНСА:

1. Взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на  разных уровнях;

2. Не повторяемость информации различных видов справочников;

3 Преемственность НСА ведомственных, гос. и муниципальных архивах.

СНСА структурно подразделяется на вертикальные и горизонтальные уровни Горизонтальный – уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники СНСА подразделяются: по учету, по раскрытию содержания док-в (ИПС) Вертикальный уровень системымы основан на иерархии классов справочников следуя комплексам архивных доументов: АФ РФ в целом, сети архивов, фонду, делу или отд. д-ту.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные комплексы к арх. документам:

1.АФ РФ:ЦФК Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ, справочник "Гос. арх. СССР" 1989.

2. группа архивов КАЖДОГО региона: Фондовый каталог субъекта РФ или МО, Путеводитель Центр, арх. М 1999,2000.

З.архив: путеводитель или краткий справочник, книга поступлений, список фондов, листы фондов описи, каталоги, тематические обзоры, указатели, паспорт архива;

4.фонд: лист фонда, опись, обзор фонда, каталоги, указатели.

5. дело: тематические. путеводители, каталоги, указатели, обзоры фондовые и тематические., внутренняя опись дела, аннотация, заверит, надпись

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням док. получили названия: межархивные (на уровне АФРФ и его части), внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов), внутрифондовые. Подробный перечень справочного аппарата каждому федеральному архиву по указанным группам дается в справочнике "Федеральные архивы и их НСА". 1994.

Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития СНСА опирается на решение основных задач:

1 .оптимизация СНСА АФРФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе НТИ

2. оптимизация отдельных подсистем и элементов СНСА АФРФ на различных уровнях организации документов: арх.-фонд-дело-д-т -это уровни входа в СНСА, а также оптимизация СНСА каждого архива

3. всестороннее обеспечение преемственности НСА ГА и архивных учреждений;

4. дальнейшее совершенствование методики создания отд. типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в СНСА архива.

СНСА должно строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно- методическом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней: удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве; ориентироваться в основном на тематический поиск информации, быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФРФ, независимо от способа закрепления инф; иметь единую методику составления всех типов и видов справочников; отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т е. автоматизированного ввода и поиска информации. Исходя из этих требований основу СНСА составляет "двоединство":единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов, единство описания док, которое достигается единством методик составления справочников, В настоящее время создание и совершенствование НСА в каждом архиве:

Сейчас архив-ми активно создаются БД соц.-правового характера. Появилась тенденция представления НСА в сети Интернет. В 2000г. подготовлен доклад работниками ВНИИДАД по проблемам Развития на современном Этапе. Основные выводы: в к. 90-х – тенденция у арх. создавать свои информационные Системы, но они должны происходить на основе единых научно методических пособий, единой методики разработки справочников. В результате разработаны методические рекомендации «Подготовка путеводителей по фондам быв. партархивов и архивам, хранящих документы советского периода».

Проблемы: 1.Недостаточно активно ведется работа по усовершенствованию и переработке описей (на документы советского и тем более дореволюционного периодов). 2. Выбор фондов для усовершенствования описей не всегда обоснован потребностями использования. 3. Отсутствуют путеводители в ряде федеральных архивов, областях, бывших партархивах (трудности с тиражированием из-за отступления от методики или нет исторических справок и низкое качество описей).4. Опаздывает создание средств поиска информации к активно используемым в справочникам 5. Не всегда доводятся до пользователя результаты рассекречивания, на рассекреченные документы оперативно не создается НСА. 6. Не всегда обеспечен широкий доступ пользователей к справочным средствам архива, м.б. удаленность НСА от читального зала, нет компьютеров в читальном зале, отсутствует соответствующее ПО., доступ для польз-ля, требуется автоматизация.7.Сейчас закатологизированно только 12 % информации, хранящейся в архивах. Перспективы: 1.Оптимизация СНСА в целом и как си-мы НТИ страны, отд. подси-м на ур. Архив-фонд-дело-док-т, каж архива. 2. Преемственность НСА гос.архивов и архивного гос. учета, совершенствование каждого вида справочника на основе единых нормативно-методических требований. 3. Разработка национального стандарта описания документов и документной информации на основе «Общего международного стандарта описания архивных документов», 1994.

Дифференцированный подход при разработке архивных справочников

Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов, направленное на обеспечение общественно-достоверной ретроспективной документной информацией, остается сегодня одной из главных задач.

В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и АИПС (автоматизированные информационно — поисковые системы).

Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

При создании и развитии системы НСА применяется дифференцированный подход , заключающийся в выборе определенной методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ, в зависимости от категории фонда, категории егообособленной части, характера его документов, состояния и состава имеющегося НСА к фонду.

Для определения путей совершенствования системы НСА архива необходим анализ и учет состояния всех имеющихся справочников, который ведется в картотеке (журнале)    по учету состояния  НСА .   

К одному из видов справочников архива относятся все виды каталогов. Описание документной информации при каталогизации основывается на дифференцированном подходе.

Сущность дифференцированного подхода при создании каталогов заключается в правильном выборе вида каталога и применение различных приемов описания документов с учетом информационных качеств каталогов. Практическое осуществление дифференцированного подхода означает оптимальный выбор видов каталогов, целесообразное определение очередности выбора архивных фондов для каталогизации, выбора структурный частей фондов, отбора дел и сведений из них, применение комплекса рациональных приемов описания каждой характерной группы документов фонда.

Определение состава, видов каталогов конкретного государственного архива, структуры, состава, содержания фондов архива осуществляется с учетом ранга и профиля архива, степени тематической разработки фондов, интенсивности и целей использования, наличия в архиве других справочников и их качества, возможностей архива.

Задача выбора фондов для каталогизации предусматривает установление очередности работы с документами и определение степени обобщения сведений при их описании на каталожных карточках.

При выборе фондов для каталогизации руководствуются следующими критериями: научно-исторической ценности, многосторонности документной информации, содержащейся в документах фондов, необходимость использования документов в плановой, текущей работе архива.

В первую очередь тематической разработке подвергаются наиболее интенсивно используемые фонды: органов государственной власти, управления, статистики, финансов и др. Целесообразно намечать к каталогизации фонды, документы которых могут быть использованы при подготовке публикаций документов, обзоров, различных информационных документов.

После установления очередности каталогизации фондов, дел и документов проводится отбор сведений. При отборе сведений следует руководствоваться следующими критериями: оценки содержания, ценности документной информации с учетом ее исторического и практического интереса, времени происхождения документов, времени и места, описываемых в документах событий, автора, адресата, степени их сохранности.

Каталог: это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архива в предметно - аспектном разрезе. По своему построению каталог в наибольшей степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью ее детализации.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

43183. ВИВЧЕННЯ МУТАГЕННОЇ АКТИВНОСТІ ГРУНТІВ З ПОРОДНЬОГО ВІДВАЛУ ВУГІЛЬНИХ ШАХТ ЦЗФ ЗАТ «ЛЬВІВ СИСТЕМ ЕНЕРГО» 334 KB
  Основний породний відвал ЦЗФ має висоту 68 метрів і займає площу 75 га. Верхівка відвалу плоска з горбом посередині, висота якого 10-12 метрів. Навколо горба на верхівці відвалу, розташовані досить великі за площею, плоскі відсипки породи, які відрізняються за кольором – при обстеженні нами у 2006 році на території породного відвалу ЦЗФ переважали аргілітові породи в основному чотирьох кольорів – чорного, червоного, темно-сірого та сіро-жовтого, які і займали основну площу породного відвалу. Площа відвалу терасована на 5 терас, шириною приблизно 8-10 метрів, які утворились за рахунок доріг, по яких їздять важковантажні машини.
43184. Особливості уяви дітей дошкільного віку 340 KB
  Центральним новоутворенням психічного розвитку дітей дошкільного віку є уява. Уява - один із важливих психічних процесів, що безпосередньо входить у будь-який творчий процес людини на різних етапах її життя та забезпечує засвоєння різних форм людської культури в онтогенезі. Уява формується разом із допитливістю дитини ще в ранньому віці, але свого інтенсивного розвитку і особливого значення набуває саме в дошкільному віці.
43185. Эффективность действия галоперидола и сероквеля на продуктивную, негативную, депрессивную симптоматику в рамках параноидной непрерывно-текущей шизофрении (согласно критериям МКБ 10) у женщин 310.5 KB
  От своевременной и адекватной терапии больных шизофренией в конечном счете зависит отдаленный прогноз и исход заболевания. К ним следует отнести вопросы о предпочтительности монотерапии или полипрогмазии необходимость лечения в межприступном периоде вопрос о способах введения нейролептиков и уровня их доз резистентность к нейролептической терапии. В связи с этим трудно переоценить значение любого атипичного нейролептика особенно если он действительно позволяет решить проблему побочных эффектов и резистентности к терапии. Общие принципы...
43186. Порядок учета и контроля выпуска и отгрузки готовой продукции 251 KB
  В настоящее время бухгалтерская служба имеет реальную возможность формировать модель хозяйственной деятельности предприятия, основываясь на базе первичных учетных документов, что вывело ее в разряд подразделений, которые, способны осуществлять прогнозирование финансового результата. Подвергнув обработке журналы хозяйственных операций, составленные в течение нескольких прошедших периодов, бухгалтерия может с определенной степенью точности предугадать величину будущей прибыли и повлиять на нее.
43187. Инфляция и её социально-экономические последствия 341.5 KB
  Проблема инфляции занимает человечество уже более 200 столетий. Целю курсовой работы является : раскрыть смысл процесса инфляции посредством рассмотрения понятия инфляции ее причин и видов. Задачи курсовой работы: раскрыть смысл понятия инфляция; дать классификацию инфляции; изучить экономические и социальные последствия инфляции; рассмотреть историю инфляционных процессов и выявить их влияние на экономику; выявить возможные причины инфляции и проанализировать их; изложить возможности преодоления инфляции и меры борьбы с ней;...
43188. Создание автоматизированной информационной системы (АИС) с учебно-исследовательской базой данных (БД) 3.79 MB
  БАЗА ДАННЫХ СУЩНОСТИ АТРИБУТЫ СВЯЗИ ПЕРВИЧНЫЙ КЛЮЧ НОРМАЛИЗАЦИЯ ЗАПРОСЫ ФОРМЫ ОТЧЕТЫ. Цель работы – создание автоматизированной информационной системы АИС с учебноисследовательской базой данных БД. Достигнутые результаты: определены все наиболее значимые сущности предметной области и их атрибуты создана база данных для учета продаж путевок учета отелей и клиентов туристической фирмы.
43189. СВЕТОФОР НА ОСНОВЕ МИКРОКОНТРОЛЕРА 375.5 KB
  Бурный процесс автомобилизации с каждым годом охватывает все большее число стран, постоянно увеличивается автомобильный парк, количество вовлекаемых в сферу дорожного движения людей. Рост автомобильного парка и объема перевозок ведет к увеличению интенсивности движения, что в условиях городов с исторически сложившейся застройкой приводит к возникновению транспортной проблемы. Особенно остро она проявляется в узловых пунктах улично-дорожной сети. Здесь увеличиваются транспортные задержки, образуются очереди и заторы, что вызывает снижение скорости сообщения, неоправданный перерасход топлива и повышенное изнашивание узлов и агрегатов транспортных средств.
43190. Взаимосвязь между состоянием здоровья населения и загрязнением атмосферного воздуха в г.Абакане 376.5 KB
  К раздражителям вызывающим эти болезни относятся SO2 и SO3 азотистые пары HCl HNO3 H2SO4 H2S фосфор и его соединения. В структуре заболеваемости детей по Республике Хакасия наибольшую часть составили болезни органов дыхания 429 второе место занимают болезни органов пищеварения 77 третье болезни кожи и подкожной клетчатки 68. Инфекционные и паразитарные болезни травмы составили 73 и 63 соответственно. В структуре заболеваемости подростков на 1 месте с удельным весом 2315 3 ранг находятся...
43191. Проектирование состава тяжелого цементного бетона на плотных заполнителях 1.7 MB
  Корректировка состава бетонной смеси по удобоукладываемости. Расчет расхода материалов на заданный объем бетоносмесителя. Проектирование состава имеет цель установить такой расход материалов на 1 бетонной смеси при котором наиболее экономично обеспечивается получение удобоукладываемой бетонной смеси и заданной прочности бетона а в ряде случаев необходимой морозостойкости водонепроницаемости и специальных свойств бетона. Состав бетонной смеси выражают в виде соотношения по массе реже по объему между количествами...