26281

Система НСА к архивным документам

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Назначение СНСА. Понятие первичная информация вторичная информация СНСА архива СНСА АФ РФ Архивный справочник отражение вопросов связанных с НСА в законодательных и нормативнометодических актах РФ в 1990е 2000е годы. Требования предъявляемые к СНСА к документам государственных муниципальных архивов. СНСА это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях...

Русский

2013-08-18

19.24 KB

71 чел.

Система НСА к архивным документам.

Назначение СНСА. Понятие «первичная информация», «вторичная информация», «СНСА архива», «СНСА АФ РФ», «Архивный справочник», отражение вопросов, связанных с НСА в законодательных и нормативно-методических актах РФ в 1990-е -2000-е годы.

Состав НСА государственных и муниципальных архивов. Дополнительные и обязательные справочники. Требования, предъявляемые к СНСА к документам государственных, муниципальных архивов. Дифференцированный подход к созданию архивных справочников. Роль автоматизации НСА в обеспечении оперативного и многоаспектного поиска документной информации. Проблемы создания и совершенствования научно-справочного аппарата на современном этапе, перспективы его развития.

Первичная информация – это собственно информация, вторичная – это информация об информации – т.е. дополнительные сведения для систематизации и поиска информации.

СНСА- это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования. Архивы-хранители ретроспективной документной информации., чтобы отыскать ее нужна информация 2ой степени - ИПС (описи, справочники, картотеки, путеводители).

Идея создания СНСА зарод в 20-30 гг. Высказал Князев на 2ом съезде архивных деятелей в 1929г В 40-е гг. идея получила отражение в учебнике Митяева 1946 г, где разработаны, принципы построения системы. В середине 60-х проходят ряд научных конференций по АД, на кот. большое внимание уделяется НСА как системному объекту, т.е следует объединять все архивные справочники в систему. В 1963г. постановление СМ СССР «О мерах по развитию АД Б СССР» впервые было дано определение СНСА, оно не учитывает систему хранения док-в.

1965 г. появляется методическое письмо ГАУ СССР "О единой СНСА" В это время были выработаны понятие и принципы построения СHCA в ГА.

Принципы - единство классификации, описания и учета док-в (дело-классификационная единица и единица учета одновременно)

Сформированы требования к СНСА:

1. Должна. применяться к различным категориям документов на различных носителях;

2. взаимодополняемость справочников;

3.единая методика составления каждого типа и вида входящих в систему справочников.

В 1980 гг. определение НСА вошло в Словарь арх. терминов, затем в ГОСТ 16 487 -83.» Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В 90-е гг. в состав АФ РФ были интегрированы документы бывших партархивов. 1993 г. проведен анализ СНСА государственных архивов в том числе бывших парт.- выявление нарушений в части создания и ведения НСА бывших парт архивов. Устраняли недостатки работы. Ведется и сейчас по совершенствованию СНСА в соответствии с существующими требованиями.

Проблема классификации архивных докум. инф. - стержневая проблема. Современная организация архивного информационного пространства. Поэтому в наст, время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной инф.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные существуют во всех гососударственных архивах (архивные описи, архивные каталоги, обзоры документов). Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива (указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги).

Принципы построения СНСА:

1. Взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на  разных уровнях;

2. Не повторяемость информации различных видов справочников;

3 Преемственность НСА ведомственных, гос. и муниципальных архивах.

СНСА структурно подразделяется на вертикальные и горизонтальные уровни Горизонтальный – уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники СНСА подразделяются: по учету, по раскрытию содержания док-в (ИПС) Вертикальный уровень системымы основан на иерархии классов справочников следуя комплексам архивных доументов: АФ РФ в целом, сети архивов, фонду, делу или отд. д-ту.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные комплексы к арх. документам:

1.АФ РФ:ЦФК Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ, справочник "Гос. арх. СССР" 1989.

2. группа архивов КАЖДОГО региона: Фондовый каталог субъекта РФ или МО, Путеводитель Центр, арх. М 1999,2000.

З.архив: путеводитель или краткий справочник, книга поступлений, список фондов, листы фондов описи, каталоги, тематические обзоры, указатели, паспорт архива;

4.фонд: лист фонда, опись, обзор фонда, каталоги, указатели.

5. дело: тематические. путеводители, каталоги, указатели, обзоры фондовые и тематические., внутренняя опись дела, аннотация, заверит, надпись

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням док. получили названия: межархивные (на уровне АФРФ и его части), внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов), внутрифондовые. Подробный перечень справочного аппарата каждому федеральному архиву по указанным группам дается в справочнике "Федеральные архивы и их НСА". 1994.

Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития СНСА опирается на решение основных задач:

1 .оптимизация СНСА АФРФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе НТИ

2. оптимизация отдельных подсистем и элементов СНСА АФРФ на различных уровнях организации документов: арх.-фонд-дело-д-т -это уровни входа в СНСА, а также оптимизация СНСА каждого архива

3. всестороннее обеспечение преемственности НСА ГА и архивных учреждений;

4. дальнейшее совершенствование методики создания отд. типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в СНСА архива.

СНСА должно строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно- методическом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней: удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве; ориентироваться в основном на тематический поиск информации, быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФРФ, независимо от способа закрепления инф; иметь единую методику составления всех типов и видов справочников; отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т е. автоматизированного ввода и поиска информации. Исходя из этих требований основу СНСА составляет "двоединство":единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов, единство описания док, которое достигается единством методик составления справочников, В настоящее время создание и совершенствование НСА в каждом архиве:

Сейчас архив-ми активно создаются БД соц.-правового характера. Появилась тенденция представления НСА в сети Интернет. В 2000г. подготовлен доклад работниками ВНИИДАД по проблемам Развития на современном Этапе. Основные выводы: в к. 90-х – тенденция у арх. создавать свои информационные Системы, но они должны происходить на основе единых научно методических пособий, единой методики разработки справочников. В результате разработаны методические рекомендации «Подготовка путеводителей по фондам быв. партархивов и архивам, хранящих документы советского периода».

Проблемы: 1.Недостаточно активно ведется работа по усовершенствованию и переработке описей (на документы советского и тем более дореволюционного периодов). 2. Выбор фондов для усовершенствования описей не всегда обоснован потребностями использования. 3. Отсутствуют путеводители в ряде федеральных архивов, областях, бывших партархивах (трудности с тиражированием из-за отступления от методики или нет исторических справок и низкое качество описей).4. Опаздывает создание средств поиска информации к активно используемым в справочникам 5. Не всегда доводятся до пользователя результаты рассекречивания, на рассекреченные документы оперативно не создается НСА. 6. Не всегда обеспечен широкий доступ пользователей к справочным средствам архива, м.б. удаленность НСА от читального зала, нет компьютеров в читальном зале, отсутствует соответствующее ПО., доступ для польз-ля, требуется автоматизация.7.Сейчас закатологизированно только 12 % информации, хранящейся в архивах. Перспективы: 1.Оптимизация СНСА в целом и как си-мы НТИ страны, отд. подси-м на ур. Архив-фонд-дело-док-т, каж архива. 2. Преемственность НСА гос.архивов и архивного гос. учета, совершенствование каждого вида справочника на основе единых нормативно-методических требований. 3. Разработка национального стандарта описания документов и документной информации на основе «Общего международного стандарта описания архивных документов», 1994.

Дифференцированный подход при разработке архивных справочников

Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов, направленное на обеспечение общественно-достоверной ретроспективной документной информацией, остается сегодня одной из главных задач.

В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и АИПС (автоматизированные информационно — поисковые системы).

Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

При создании и развитии системы НСА применяется дифференцированный подход , заключающийся в выборе определенной методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ, в зависимости от категории фонда, категории егообособленной части, характера его документов, состояния и состава имеющегося НСА к фонду.

Для определения путей совершенствования системы НСА архива необходим анализ и учет состояния всех имеющихся справочников, который ведется в картотеке (журнале)    по учету состояния  НСА .   

К одному из видов справочников архива относятся все виды каталогов. Описание документной информации при каталогизации основывается на дифференцированном подходе.

Сущность дифференцированного подхода при создании каталогов заключается в правильном выборе вида каталога и применение различных приемов описания документов с учетом информационных качеств каталогов. Практическое осуществление дифференцированного подхода означает оптимальный выбор видов каталогов, целесообразное определение очередности выбора архивных фондов для каталогизации, выбора структурный частей фондов, отбора дел и сведений из них, применение комплекса рациональных приемов описания каждой характерной группы документов фонда.

Определение состава, видов каталогов конкретного государственного архива, структуры, состава, содержания фондов архива осуществляется с учетом ранга и профиля архива, степени тематической разработки фондов, интенсивности и целей использования, наличия в архиве других справочников и их качества, возможностей архива.

Задача выбора фондов для каталогизации предусматривает установление очередности работы с документами и определение степени обобщения сведений при их описании на каталожных карточках.

При выборе фондов для каталогизации руководствуются следующими критериями: научно-исторической ценности, многосторонности документной информации, содержащейся в документах фондов, необходимость использования документов в плановой, текущей работе архива.

В первую очередь тематической разработке подвергаются наиболее интенсивно используемые фонды: органов государственной власти, управления, статистики, финансов и др. Целесообразно намечать к каталогизации фонды, документы которых могут быть использованы при подготовке публикаций документов, обзоров, различных информационных документов.

После установления очередности каталогизации фондов, дел и документов проводится отбор сведений. При отборе сведений следует руководствоваться следующими критериями: оценки содержания, ценности документной информации с учетом ее исторического и практического интереса, времени происхождения документов, времени и места, описываемых в документах событий, автора, адресата, степени их сохранности.

Каталог: это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архива в предметно - аспектном разрезе. По своему построению каталог в наибольшей степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью ее детализации.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

4030. История возникновения программирования. Основные принципы и подходы при создании языков программирования 99 KB
  Введение Прогресс компьютерных технологий определил процесс появления новых разнообразных знаковых систем для записи алгоритмов – языков программирования. Смысл появления такого языка – упрощение программного кода. С каждым днём наш мир ст...
4031. Римская наука и римское право 70 KB
  Введение Данная тема является важным вопросом в изучении Гражданского права в связи с тем, что право собственности один из центральных институтов гражданского права любой общественно-экономической формации. Родоначальником и основополагающим источни...
4032. Атомная энергетика. Энергия связи атомных ядер 125.5 KB
  Ведение Энергетика - важнейшая отрасль народного хозяйства, охватывающая энергетические ресурсы, выработку, преобразование, передачу и использование различных видов энергии. Это основа экономики государства. Развитие человеческого общества неразрывн...
4033. Методика расследования вымогательства 274 KB
  Одним из наиболее опасных посягательств на государственную или общественную собственность, а также на личные интересы граждан является вымогательство (как основная статья доходов организованной преступности), которое сравнительно быстро рас...
4034. Расследование преступлений по горячим следам 212.5 KB
  Введение Актуальность данной темы в теории современной криминалистики довольно высока. Данный вопрос мало изучен белорусскими криминалистами, хотя роль таких исследований оказывает наиболее «полезное» воздействие на состояние следственной практики. ...
4035. Оперативное управление, оперативный контроль на примере планово-диспетчерской службы газопромыслового управления ООО Газпром добыча Оренбург 211.5 KB
  Введение В условиях рыночных отношений обеспечить промышленному предприятию эффективное функционирование и конкурентные преимущества может только эффективная система управления его производственной деятельностью. Сегодня предприятие само должно опре...
4036. Планирование как функция менеджмента в современной организации 167 KB
  Введение Согласно Краткому Оксфордскому словарю, план – это подробное предложение сделать что-либо или добиться чего-либо. «Управлять компанией очень непросто», - отмечает Пол Барроу, но, как справедливо утверждает он далее, улучшив планировани...
4037. Оплата труда работников производственных предприятий на примере ОАО Тамбовский хлебокомбинат 168 KB
  Введение Заработная плата - оплата труда работников различных профессий, будь то неквалифицированные рабочие, или люди профессий, труд которых требует больших затрат на образование или работники сферы услуг. В условиях развития рыночных отношений оп...
4038. Виды и тенденции развития туризма. Деловой туризм 110 KB
  Самый динамичный сектор В наше время каждый четвертый из десятков миллионов человек, ежедневно покидающих свой дом, чтобы отправиться в поездки — ближние и дальние, краткосрочные и длительные, — делает это по служебной надобности. И весь...