ID: 26281

Название работы: Система НСА к архивным документам

Категория: Реферат

Предметная область: Архивоведение и делопроизводство

Описание: Назначение СНСА. Понятие первичная информация вторичная информация СНСА архива СНСА АФ РФ Архивный справочник отражение вопросов связанных с НСА в законодательных и нормативнометодических актах РФ в 1990е 2000е годы. Требования предъявляемые к СНСА к документам государственных муниципальных архивов. СНСА это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях...

Язык: Русский

Дата добавления: 2013-08-18

Размер файла: 19.24 KB

Работу скачали: 73 чел.

Система НСА к архивным документам.

Назначение СНСА. Понятие «первичная информация», «вторичная информация», «СНСА архива», «СНСА АФ РФ», «Архивный справочник», отражение вопросов, связанных с НСА в законодательных и нормативно-методических актах РФ в 1990-е -2000-е годы.

Состав НСА государственных и муниципальных архивов. Дополнительные и обязательные справочники. Требования, предъявляемые к СНСА к документам государственных, муниципальных архивов. Дифференцированный подход к созданию архивных справочников. Роль автоматизации НСА в обеспечении оперативного и многоаспектного поиска документной информации. Проблемы создания и совершенствования научно-справочного аппарата на современном этапе, перспективы его развития.

Первичная информация – это собственно информация, вторичная – это информация об информации – т.е. дополнительные сведения для систематизации и поиска информации.

СНСА- это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования. Архивы-хранители ретроспективной документной информации., чтобы отыскать ее нужна информация 2ой степени - ИПС (описи, справочники, картотеки, путеводители).

Идея создания СНСА зарод в 20-30 гг. Высказал Князев на 2ом съезде архивных деятелей в 1929г В 40-е гг. идея получила отражение в учебнике Митяева 1946 г, где разработаны, принципы построения системы. В середине 60-х проходят ряд научных конференций по АД, на кот. большое внимание уделяется НСА как системному объекту, т.е следует объединять все архивные справочники в систему. В 1963г. постановление СМ СССР «О мерах по развитию АД Б СССР» впервые было дано определение СНСА, оно не учитывает систему хранения док-в.

1965 г. появляется методическое письмо ГАУ СССР "О единой СНСА" В это время были выработаны понятие и принципы построения СHCA в ГА.

Принципы - единство классификации, описания и учета док-в (дело-классификационная единица и единица учета одновременно)

Сформированы требования к СНСА:

1. Должна. применяться к различным категориям документов на различных носителях;

2. взаимодополняемость справочников;

3.единая методика составления каждого типа и вида входящих в систему справочников.

В 1980 гг. определение НСА вошло в Словарь арх. терминов, затем в ГОСТ 16 487 -83.» Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В 90-е гг. в состав АФ РФ были интегрированы документы бывших партархивов. 1993 г. проведен анализ СНСА государственных архивов в том числе бывших парт.- выявление нарушений в части создания и ведения НСА бывших парт архивов. Устраняли недостатки работы. Ведется и сейчас по совершенствованию СНСА в соответствии с существующими требованиями.

Проблема классификации архивных докум. инф. - стержневая проблема. Современная организация архивного информационного пространства. Поэтому в наст, время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной инф.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные существуют во всех гососударственных архивах (архивные описи, архивные каталоги, обзоры документов). Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива (указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги).

Принципы построения СНСА:

1. Взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на  разных уровнях;

2. Не повторяемость информации различных видов справочников;

3 Преемственность НСА ведомственных, гос. и муниципальных архивах.

СНСА структурно подразделяется на вертикальные и горизонтальные уровни Горизонтальный – уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники СНСА подразделяются: по учету, по раскрытию содержания док-в (ИПС) Вертикальный уровень системымы основан на иерархии классов справочников следуя комплексам архивных доументов: АФ РФ в целом, сети архивов, фонду, делу или отд. д-ту.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные комплексы к арх. документам:

1.АФ РФ:ЦФК Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ, справочник "Гос. арх. СССР" 1989.

2. группа архивов КАЖДОГО региона: Фондовый каталог субъекта РФ или МО, Путеводитель Центр, арх. М 1999,2000.

З.архив: путеводитель или краткий справочник, книга поступлений, список фондов, листы фондов описи, каталоги, тематические обзоры, указатели, паспорт архива;

4.фонд: лист фонда, опись, обзор фонда, каталоги, указатели.

5. дело: тематические. путеводители, каталоги, указатели, обзоры фондовые и тематические., внутренняя опись дела, аннотация, заверит, надпись

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням док. получили названия: межархивные (на уровне АФРФ и его части), внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов), внутрифондовые. Подробный перечень справочного аппарата каждому федеральному архиву по указанным группам дается в справочнике "Федеральные архивы и их НСА". 1994.

Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития СНСА опирается на решение основных задач:

1 .оптимизация СНСА АФРФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе НТИ

2. оптимизация отдельных подсистем и элементов СНСА АФРФ на различных уровнях организации документов: арх.-фонд-дело-д-т -это уровни входа в СНСА, а также оптимизация СНСА каждого архива

3. всестороннее обеспечение преемственности НСА ГА и архивных учреждений;

4. дальнейшее совершенствование методики создания отд. типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в СНСА архива.

СНСА должно строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно- методическом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней: удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве; ориентироваться в основном на тематический поиск информации, быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФРФ, независимо от способа закрепления инф; иметь единую методику составления всех типов и видов справочников; отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т е. автоматизированного ввода и поиска информации. Исходя из этих требований основу СНСА составляет "двоединство":единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов, единство описания док, которое достигается единством методик составления справочников, В настоящее время создание и совершенствование НСА в каждом архиве:

Сейчас архив-ми активно создаются БД соц.-правового характера. Появилась тенденция представления НСА в сети Интернет. В 2000г. подготовлен доклад работниками ВНИИДАД по проблемам Развития на современном Этапе. Основные выводы: в к. 90-х – тенденция у арх. создавать свои информационные Системы, но они должны происходить на основе единых научно методических пособий, единой методики разработки справочников. В результате разработаны методические рекомендации «Подготовка путеводителей по фондам быв. партархивов и архивам, хранящих документы советского периода».

Проблемы: 1.Недостаточно активно ведется работа по усовершенствованию и переработке описей (на документы советского и тем более дореволюционного периодов). 2. Выбор фондов для усовершенствования описей не всегда обоснован потребностями использования. 3. Отсутствуют путеводители в ряде федеральных архивов, областях, бывших партархивах (трудности с тиражированием из-за отступления от методики или нет исторических справок и низкое качество описей).4. Опаздывает создание средств поиска информации к активно используемым в справочникам 5. Не всегда доводятся до пользователя результаты рассекречивания, на рассекреченные документы оперативно не создается НСА. 6. Не всегда обеспечен широкий доступ пользователей к справочным средствам архива, м.б. удаленность НСА от читального зала, нет компьютеров в читальном зале, отсутствует соответствующее ПО., доступ для польз-ля, требуется автоматизация.7.Сейчас закатологизированно только 12 % информации, хранящейся в архивах. Перспективы: 1.Оптимизация СНСА в целом и как си-мы НТИ страны, отд. подси-м на ур. Архив-фонд-дело-док-т, каж архива. 2. Преемственность НСА гос.архивов и архивного гос. учета, совершенствование каждого вида справочника на основе единых нормативно-методических требований. 3. Разработка национального стандарта описания документов и документной информации на основе «Общего международного стандарта описания архивных документов», 1994.

Дифференцированный подход при разработке архивных справочников

Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов, направленное на обеспечение общественно-достоверной ретроспективной документной информацией, остается сегодня одной из главных задач.

В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и АИПС (автоматизированные информационно — поисковые системы).

Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

При создании и развитии системы НСА применяется дифференцированный подход , заключающийся в выборе определенной методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ, в зависимости от категории фонда, категории егообособленной части, характера его документов, состояния и состава имеющегося НСА к фонду.

Для определения путей совершенствования системы НСА архива необходим анализ и учет состояния всех имеющихся справочников, который ведется в картотеке (журнале)    по учету состояния  НСА .   

К одному из видов справочников архива относятся все виды каталогов. Описание документной информации при каталогизации основывается на дифференцированном подходе.

Сущность дифференцированного подхода при создании каталогов заключается в правильном выборе вида каталога и применение различных приемов описания документов с учетом информационных качеств каталогов. Практическое осуществление дифференцированного подхода означает оптимальный выбор видов каталогов, целесообразное определение очередности выбора архивных фондов для каталогизации, выбора структурный частей фондов, отбора дел и сведений из них, применение комплекса рациональных приемов описания каждой характерной группы документов фонда.

Определение состава, видов каталогов конкретного государственного архива, структуры, состава, содержания фондов архива осуществляется с учетом ранга и профиля архива, степени тематической разработки фондов, интенсивности и целей использования, наличия в архиве других справочников и их качества, возможностей архива.

Задача выбора фондов для каталогизации предусматривает установление очередности работы с документами и определение степени обобщения сведений при их описании на каталожных карточках.

При выборе фондов для каталогизации руководствуются следующими критериями: научно-исторической ценности, многосторонности документной информации, содержащейся в документах фондов, необходимость использования документов в плановой, текущей работе архива.

В первую очередь тематической разработке подвергаются наиболее интенсивно используемые фонды: органов государственной власти, управления, статистики, финансов и др. Целесообразно намечать к каталогизации фонды, документы которых могут быть использованы при подготовке публикаций документов, обзоров, различных информационных документов.

После установления очередности каталогизации фондов, дел и документов проводится отбор сведений. При отборе сведений следует руководствоваться следующими критериями: оценки содержания, ценности документной информации с учетом ее исторического и практического интереса, времени происхождения документов, времени и места, описываемых в документах событий, автора, адресата, степени их сохранности.

Каталог: это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архива в предметно - аспектном разрезе. По своему построению каталог в наибольшей степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью ее детализации.