26282

Организация документов АФ РФ и других архивных документов в архиве

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Организация документов АФ РФ и других архивных документов в архиве Архивы в зависимости от их функций и подчиненности можно разделить на две группы: государственные и ведомственные. Государственные архивы учреждения которые осуществляют собирание хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив. Архивный фонд Российской Федерации это исторически сложившаяся и...

Русский

2013-08-18

62 KB

76 чел.

1.13. Организация документов АФ РФ и других архивных документов в архиве

Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные.

Государственные архивы — учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы.

Главная задача государственных архивов — служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Ведомственные архивы — структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

Архивный фонд Российской Федерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством.

В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 г., могли быть национализированы.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ.

При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

В архивоведческой литературе синонимами термина «организация» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел. Классификация документов — это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация документов — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

1. В пределах АФ РФ в целом;

2. В пределах архива;

3. В пределах архивного фонда.

Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности, которая проводится экспертно-проверочными комиссиями специально уполномоченных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов совместно с собственниками или владельцами документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

Объем Архивного фонда Российской Федерации составляет более 600 млн. единиц хранения на различных носителях, или более 8,5 тыс. км архивных полок.(на 2005г.)

Документы Архивного фонда Российской Федерации в законодательно определенном порядке хранятся: постоянно в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, муниципальных архивах, федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях, а также в организациях Российской академии наук; временно в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования; на депозитарном хранении в ряде федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, перечень которых утвержден постановлением Правительства Российской Федерации № 808 от 27 декабря 2006 г.

АФ РФ представляет собой совокупность самых ценных документов, отражающих главные моменты жизнедеятельности, важнейшая часть историко-культурной жизни страны.

Существует три уровня организации хранения архивных документов:

1. Распределение по архивным фондам и коллекциям.

2. Распределение по архивам.

3. Систематизация дел в архивном фонде( для бумажных документов), а вообще систематизация в рамках архивного фонда

В современном архивоведении существует классификация документов ГАФ, сейчас используется термин - организация.

организация документов на 1м этапе:

1. Отраслевой принцип определения по областям деятельности - ЦГАМИ

2. хронологический принцип определения по историческим эпохам - ЦГАДА

3. принадлежность документов к комплексам имеющим союзное республиканское и местное значение - ЦГИН СССР.

4. принадлежность документов и определение по административно-территориальным единицам(ГАСО)

5. способ и техника создания документов( кино, фотодокументы, машинописные документы)

С учетом этих признаков+принципа неделимости архивного фонда в СССР была создана сеть архивов и определялся профиль архива - состав документов для конкретного архива, устанавливался на основе признаков.

В советский период профиль( определяется составом документов на любом уровне) архива - важнейший признак на который ориентировались при комплектовании

Документы личного происхождения д б пройти партархив.

В 1990е гг на этот принцип профильности ориентируются, но он не так работает( документы личного происхождения можно сдавать в ГАСО)

В 90е гг много перемен: изменилась экономическая ситуация, появляются негосударственные формы собственности, это отразилось на архивной области

2002  г.  в порядке эксперимента внедряются "Основные правила работы государственных архивов"( по новому представляются вопросы организации хранения рассматриваются с учетом произошедших в стране изменений)

Закон 2004 "Об архивном деле"

Правила 2007 - полностью соответствуют закону об архивном деле в РФ.

В соответствии с этими актами организация хранения документов АФ РФ и других архивных документов осуществляется по следующим признакам:

- по формам собственности(федеральная, субъектная, муниципальная, негосударственная)

- по видам носителей и способам и технике запрещения информации( на муниципальном уровне можно создать любой архив, если это целесообразно)

- по срокам хранения( постоянного в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН)

- временно - в архивах организации

- депозитарно - документы гос части АФ РФ можно хранить отдельным министерствам, отраслевым фондам( ФСБ, МИД, Росстатом и тп)

- без определенного срока хранения( т к у гос архивов нет места; документы  нужны в постоянной деятельности)

- документы негосударственной части АФ могут храниться депозитарно в государственных и муниципальных архивах.

Организация документов АФ РФ в пределах архива

Документы АФ РФ  и другие документы в архиве формируются по архивным фондам, приравненным к ним помещениям.  По отношению к некоторым архивным документам допускается их внефондовая организация.

АФ РФ учреждения( организации) - это организации включающие документы архивного фонда РФ и другие архивные документы

В СССР АФРФ организации - это совокупность ценных документов подлежащих постоянному хранению.

Объединенный АФ - состоит из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, граждан, документов АФ Рф и других архивных документов.

В СССР тоже самое, но переданных на хранение в архив АФ личного происхождения состоит из документов образовавшихся в процессе жизни и деятельности гражданина, семьи, рода включенных в состав АФ РФ

В АФ преобладают исторические связи т к они отражают историю развития организации.  

По степени ценности документы делятся на ценные особо ценные и уникальные.

По категориям доступа на: открытые - закон; ограниченного доступа; хранящиеся на особых условиях доступа.

Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.

Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

Архивные документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.

Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.

Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций.

Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:

-архивные документы представительств и филиалов;

-архивные документы совещательных органов, созданных при организации;

-архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства;

-архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях;

-архивные документы ликвидационной комиссии организации.

Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.

Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:

-организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

-руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

-организаций, объединенных объектом деятельности;

-последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам;

-двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

Организация документов внутри архивного фонда

Внутри АФ дела формируются по единицам хранения.

Классификационной схемой для систематизации документов внутри АФ является опись

Классификационная схема описи составляется с учетом следующих признаков:

1. Хронологический

2. Структурный

3. Функциональный, отраслевой, предметно-вопросный.

4. Номинальный( наименования видов документов

5. Корреспондентный, 6.географический, 7.авторский.

Дела группируются в следующем порядке:

1. Дела относятся к тому году, в который они начаты производством или в котором поступили из одной организации с другую для продолжения

2. Дела, содержащие планы, сметы, относящиеся к тому году на который они составлены, а отчеты к тому году за который они составлены.

3. В пределах года дела располагаются по значимости функций, видов и разновидностей документов.

4. Личные дела систематизируются по году увольнения и алфавиту фамилии.

Для работы архивов в 2006 ВНИИДАД издал Методические рекомендации по фондированию документов в гос и муниципальных архивах РФ. Ими могут пользоваться и архивы организации.

Организация архивных документов в пределах архивного фонда

В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

-хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

-функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

-номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

-корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

-географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

-авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

24422. Координатор МАКЕ и система управления исходным кодом SCCS 110.5 KB
  Описание взаимозависимостей содержит команды которые должны быть выполнены если обнаружится что некоторый модуль устарел перестал соответствовать действительности. Такие команды обеспечивают реализацию всех необходимых для модернизации модуля действий. В одних системах интерпретатор прост но совокупность команд не образует язык программирования а в других имеются отличные языки программирования на уровне системных команд но выполнение отдельной команды осложнено. Контрольная точка задается для конкретной формы доступа к памяти...
24423. Общая характеристика основных компонентов ОС ПЭВМ 93 KB
  Сетевой уровень занимает в модели OSI промежуточное положение: к его услугам обращаются протоколы прикладного уровня сеансового уровня и уровня представления. Для выполнения своих функций сетевой уровень вызывает функции канального уровня который в свою очередь обращается к средствам физического уровня. Физический уровень выполняет передачу битов по физическим каналам таким как коаксиальный кабель витая пара или оптоволоконный кабель. Канальный уровень обеспечивает передачу кадра данных между любыми узлами в сетях с типовой топологией...
24424. Таймеры счётчики ОМЭВМ 204 KB
  Основным отличием конфигураций сетей Fast Ethernet является сокращение диаметра сети примерно до 200 м что объясняется сокращением времени передачи кадра минимальной длины в 10 раз за счет увеличения скорости передачи в 10 раз по сравнению с 10мегабитной сетью Ethernet. Если среда свободна то узел имеет право начать передачу кадра. Последний байт носит название ограничителя начала кадра. Наличие двух единиц идущих подряд говорит приемнику о том что преамбула закончилась и следующий бит является началом кадра.
24425. Основные компоненты современных систем баз данных. Классификация и модели данных, реализуемых в СУБД 318 KB
  Классификация и модели данных реализуемых в СУБД. База данных это данные организованные в виде набора записей определенной структуры и хранящиеся в файлах где помимо самих данных содержится описание их структуры. Метаданные Данные о структуре базы данных.
24426. Язык манипулирования данными, концепции и возможности языка SQL. Функции администратора баз данных 181.5 KB
  Перечисленные устройства передают кадры с одного своего порта на другой анализируя адрес назначения помещенный в этих кадрах. По адресу источника кадра коммутатор делает вывод о принадлежности узлаисточника тому или иному сегменту сети. Одновременно с передачей кадра на все порты коммутатор изучает адрес источника кадра и делает запись о его принадлежности к тому или иному сегменту в своей адресной таблице. При каждом поступлении кадра на порт коммутатора он прежде всего пытается найти адрес назначения кадра в адресной таблице.
24427. Адреса и сети Интернет. Архитектура и методы использования баз данных на Web 52 KB
  10277 Стадии разработки: постановка задачи стадия Техническое задание; анализ требований и разработка спецификаций стадия Эскизный проект; проектирование стадия Технический проект; реализация стадия Технический проект. Проектирование. Процесс проектирование сложного ПО обычно включает: проектирование общей структуры определение основных частей компонентов и их взаимосвязей по управлению и данным; декомпозицию компонентов и построение структурных иерархий в соответствии с рекомендациями блочноиерархического подхода;...
24428. Классификации сайтов. Сервисы Интернет 40.5 KB
  Сервисы Интернет. Классификация сайтов Все многообразие информации в интернете обозначаемой одним емким словом сайт можно условно разделить по: задачам сайта цели его создания и фунционирования коммерческий некоммерческий информационный рекламный поисковая система. объемности хоумпейдж сайтывизитки интернетпредставительства вебпорталы и т. Интернет сервисы: Пользователь работающий в Интернет имеет дело с несколькими различными видами услуг.
24429. Концепция и возможности XML-технологий 67 KB
  Концепция и возможности XMLтехнологий. XML Extensible Markup Language[1] это язык разметки описывающий объектов данных называемых XML документами. сам по себе XML не содержит никаких тэгов предназначенных для разметки он просто определяет порядок их создания. Таким образом если например мы считаем что для обозначения элемента rose в документе необходимо использовать тэг flower ; то XML позволяет свободно использовать определяемый нами тэг и мы можем включать в документ фрагменты подобные следующему: flower rose flower Набор...
24430. Архитектура стека TCP/IP. Протокол IP. Заголовок IP-пакета. IP-адресация 238.5 KB
  Заголовок IPпакета. В его задачу входит продвижение пакета между сетями от одного маршрутизатора до другого до тех пор пока пакет не попадет в сеть назначения. Заголовок IPпакета IPпакет состоит из заголовка и поля данных. Значение длины заголовка IPпакета также занимает 4 бита и измеряется в 32 битовых словах.