26285

ДОКУМЕНТ: ПОНЯТИЕ, ФУНКЦИИ, СВОЙСТВА

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа. Этот же ГОСТ определяет реквизит как обязательный элемент оформления официального документа. Добавлении в определение функции документа. Управление документами.

Русский

2013-08-18

20.56 KB

85 чел.

2.3 .ДОКУМЕНТ: ПОНЯТИЕ, ФУНКЦИИ, СВОЙСТВА.

Понятие «документ» прочно вошло в научный обиход не только документоведения, но и других дисциплин. Существует множество определений, но нет единого мнения по их использованию в разных сферах деятельности. Дискуссия по этому вопросу началась давно и активно ведется до сих пор.

В утвержденном в 1998г. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определение термина «документ» сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Это определение было дословно взято из ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» 1995г.

Это определение вводит термин-синоним «документированная информация», но не вполне понятно, для чего он введен, если и с одним термином довольно трудно разобраться. Акцент перенесён на приоритетность информации, зафиксированной на материальном носителе. т.е. документ представляет собой двуединство материального носителя и информации.

Т.о., здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа. Ларин полагает, что в результате документирования происходит материализация, овеществление информации. Будучи «закрепленной» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, информация тем самым обособляется от ее создателя. «Документированная информация… есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещность собственности».

Отсутствует ограничение на способ фиксирования информации, нет указания, что должен быть способ, изобретенный человеком. Это могло бы сильно расширить спектр документов, отвечающих этому определению, и ввело бы в оборот документы, не являющиеся предметом рассмотрения в делопроизводстве и архивном деле, если бы не следующее ограничение: «информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Этот же ГОСТ определяет реквизит как «обязательный элемент оформления официального документа». Т.о., рассматриваемое определение резко ограничивает понятие документ в самом документоведении и архивном деле: своего статуса лишается огромный ряд документов, хранящихся в архивах: рукописи, фотографии, письма, черновики и т.д.

ФЗ о библиотечном деле (1994). Документ – материальный объект, с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи, изображения, преднозначенный для передачи во времени и пространстве, для хранения и общественного пользования.

Это определение близко к стандарту 1983 года. Опять нет ограничения на способ фиксации информации ( пень и камень –это документы?). Добавлении в определение функции документа.

ФЗ «об обязательном экземпляре» (2002). Документ – материальный носитель, с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи, изображения, или их сочетание предназначенный для передачи во времени и пространстве, для общественного использования хранения.

ФЗ 2006 года «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленном законодательством РФ случаях ее носитель. Информация – сведения, сообщения, данные независимо от формы их представления.

ГОСТ Р ИСО 15.489-1-2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

На международном уровне (утвержден ИСО):

Документ – записанная информация, которая может быть использована как единица в документационном процесс. Т.е., это все материальные объекты, которые могут нести информацию.

Электронный документ

В ФЗ 2002 года «Об ЭЦП» дано самое широкое определение такого документа: документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме. В ФЗ 2006 года «Об информации, информационных технологиях и защите информации» определения нет, есть только указание, что электронное сообщение – информация, преобразованная в форму, пригодную для передачи и хранения с использованием компьютерных устройств.

Во многих законах документ и информация это синонимы.

Важные свойства: полнота, достоверность, своевременность.

Под функцией документа понимается внутреннее присущее ему целевое назначение. Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.

Информационная, социальная, коммункативная, культурная, управленческая, правовая, учётная, исторического источника.

Информационная функция. Информационная емкость – качество и количество информации. Она определяется полнотой, объективностью, достоверностью, оптимальностью, актуальностью информации. На информационную функцию оказывает влияние специфика и способы поиска, хранения, передачи, использования информации и ее доступность.

Информацию можно разделить на 3 части: ретроспективная, оперативная, перспективная.

Социальная функция. Информация о процессах, происходящих в обществе. Любой документ является социально значимым, т.к. он порожден той или иной общественной потребностью.Социальная функция документа – степень отражения в нем действительности, места и роли человека как социального существа в данном обществе.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.

По мере развития информационных технологий возрастали скорость и объемы передаваемой информации и => коммуникативные возможности.

Одной из важнейших является культурная функция документа. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача поколениям культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, развитие и преумножение этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

Управленческая функция. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Управление может быть эффективным только при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, – их оперативный характер.

Документы, выполняющие управленческую функцию, можно классифицировать в соответствии с элементами государственного управления (прогнозирование, планирование, работа с информацией, принятие управленческих государственно-властных решений, организаторская работа и регулирование (контроль)) или в соответствии с функцией учреждения (общее руководство, планирование, финансирование, материально-техническое обеспечение, подготовка кадров и т.п.).

Управленческие документы выражают в специфической форме как структуру, так и стадии, и циклы управления и в  то же время сами оказывают влияние на сферу управления. В управленческой функции документ предстает, прежде всего, в регулятивной нормативной роли – как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения.

С управленческой тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норма и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют или изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определенные  юридически последствия (правовые акты органов государственной власти, судебные, прокурорские, нотариальные акты; документы, фиксирующие договорные отношения; удостоверительные документы – паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

Сохраненная документированная информация активизируется и актуализируется усилиями исторической науки. В результате происходит реализация функция исторического источника. Такой документ обладает сложной информационной структурой. Он содержит открытые и скрытые слои информации. Со временем скрытая информация может актуализироваться. Постоянно совершенствуются методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

Под структурой  документа понимается последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных излагаемым в документе вопросом (направлением) деятельности компании.

Во вводной части документа, представленного в виде связного текста, как правило, излагается обоснование, поясняющее причины и (или) цель подготовки документа. В основной части излагается суть освещаемого вопроса (по состоянию на дату подготовки документа). В заключительной части обычно излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и т. п. Приложение к документу также правомерно рассматривать в качестве элемента его структуры. Структура приложения определяется формой представления текста.

Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)  аналоговые документы по виду оформления различаются как:

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

43137. Какова сущность, функции и структура морали 35.5 KB
  Всем известно, что человек — это индивид, умеющий себя ограничивать. Все мы живем в мире сплошных ограничений. Можно с уверенностью сказать, что человек и человеческое общество возникли тогда, когда научились себя ограничивать. Так, например первыми законами были законы, запрещающие браки между родственниками.
43138. Методика викладання теми “Основні поняття алгоритмізації” у 8 класах 2.21 MB
  У житті ми постійно складаємо опис деякої послідовності дій для досягнення бажаного результату, тому поняття алгоритму не є для нас чимось новим і незвичайним. Кожен із нас використовує сотні різних алгоритмів. Але рішення завдання на комп'ютері неможливо без створення алгоритму. Вміння виконувати завдання, розробляти стратегію її вирішення, висувати і доводити гіпотези досвідченим шляхом, прогнозувати результати своєї діяльності, аналізувати і знаходити раціональні способи вирішення завдання шляхом оптимізації, деталізації створеного алгоритму дозволяють судити про рівень розвитку алгоритмічного мислення школярів. Тому необхідно особливу увагу приділяти алгоритмічному мисленню підростаючого покоління.
43139. Програмування. Методичні вказівки 206 KB
  Тема першого завдання використання візуальних компонентів із вкладок компонентів Stndrt System dditionl при роботі з масивами даних. Оброблений масив список даних вивести в таблицю MS Word створену за допомогою Delphi. Друге завдання створення баз даних та обробка інформації з них. База даних створюється за допомогою утілити Dtbse Desktop або за допомогою інших програм створення баз даних наприклад MS ccess.
43140. Синтез автомата по заданому алгоритму роботи 1.49 MB
  Система з чотирьох перемикальніх функцій задана таблицею 2.1 таблиця істиності заданих функцій Необхідно виконати сумісну мінімізацію функцій f1 f2 f3. Отримати операторні представлення для реалізації системи функцій на програмувальних логічних матрицях. 4 Етапи проектування і терміни їх виконання 1 Розмітка станів автомата 2 Формування вхідного та вихідного алфавітів 3 Побудова графа автомата 4 Побудова таблиці переходів 5 Побудова структурної таблиці автомата 6 Синтез комбинаційних схем для функцій збудження тригерів і вихідних...
43141. Туристский потенциал Вологодской области 108 KB
  Эмпирическую базу курсовой работы составили российские правовые акты; нормативные документы; отчетность и аналитические материалы региональных органов власти (Департамента развития муниципальных образований Вологодской области, Департамента культуры и охраны культурного наследия Вологодской области, Департамента международных, межрегиональных связей и туризма Вологодской области); официальные статистические данные в сфере туризма.
43142. Топонимика как наука о географических названиях 260 KB
  Топонимика как наука о географических названиях В современном русском языке существуют сотни тысяч нарицательных слов обозначающих предметы и их свойства явления природы и другие реалии нашей жизни. Кроме них существует и другой особый мир слов выполняющих функцию выделения индивидуализации и представляющих собой разнообразные имена и названия. Географические названия окружают человека всюду. Таким образом географические названия отражают не только историю природные условия данной местности языковые особенности народа но и могут...
43143. Функциональное зонирование городских земель и анализ негативных процессов на них 9.58 MB
  Функциональное зонирование городских земель и анализ негативных процессов на них. Функциональное зонирование городских земель. Выделение состава городских земель и расчет их баланса.
43144. Создание автоматизированной системы управления персоналом для предприятия ОАО «КЗПК» 189 KB
  С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы учета и управления персоналом, число которых как в России, так и в других странах мира исчисляется сейчас сотнями. Если говорить о России, то каждое уважающее себя предприятие или организация, имевшие собственный отдел АСУ, еще в 1980-е гг. пользовались программами учета персонала собственной разработки. Эти программы опирались на различные аппаратные платформы (начиная от мэйнфреймов и заканчивая ПК) и инструментальные средства (начиная от PL-1 и заканчивая Clipper и FoxPro).
43145. Разработка пакета автоматизации делопроизводства предприятия 36 KB
  Создать шаблон включающий: логотип рисунок надпись MS Wordrt. В шаблоне создать и или модифицировать стили не менее 5. Создать базу данных в которой реализован автоматизированный учет продаж оказания услуг аналогично тому который реализован в книге Учет MS Excel. Создать таблицы схему данных обеспечить подстановку.