26286

Документирование управленческой деятельности

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Сила – свойство официального документа сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком документирования.302003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Распространяется на организационнораспорядительные документы относящиеся к Унифицированной системе организационнораспорядительной документации УСОРД постановления распоряжения приказы решения протоколы акты письма и др.

Русский

2013-08-18

105.5 KB

4 чел.

2.4. Документирование управленческой деятельности.

ДУД - Запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Юр. Сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком документирования.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 " Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.
Согласно ГОСТ Р 6.30—2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. На общем бланке могут присутствовать следующие реквизиты: 01, 02, 03, 06.

В бланке письма используются следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04,06,07.

Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты: 01,
02,03,05,06,08,12.

(список всех реквизитов будет дан в конце)

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.

Переменные - указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

ГОСТ 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению постоянных реквизитов.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование автора документа (наличие бланка организации), название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Дополнительными реквизитами документа являются гриф утверждения (для заключений обязательно), адресат (для писем обязательно), отметка о заверении копии, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, индекс предприятия связи (почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона), место составления или издания, фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно), ссылка на индекс и дату входящего документа.

Список ВСЕХ реквизитов с правилами их оформления:

01 – государственный герб Российской Федерации изображается только в случаях, предусмотренных действующим законодательством (бланки министерств, ведомств, органов государственной власти).

02 – герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа наименование государства – Российская Федерация. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий и населенных пунктов.

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – это символическое графическое изображение. Достаточно часто в качестве эмблемы используется товарный знак предприятия. Данные графические изображения могут применяться, если они зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их использование. Эмблема не воспроизводится при помещении на бланках гербов Российской Федерации или субъектов Российской Федерации.

04 – код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Данный код имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации или предприятия – составителя документа. Код проставляется заранее типографским способом.

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 – код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код документа должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Реквизит впечатывается при оформлении конкретного документа.

08 – наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

09 – справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов, банковские реквизиты (включая ИНН, МФО и почтовый адрес банковского учреждения) можно располагать на нижнем поле бланка.

10 – наименование вида документа (для деловых писем не используется) должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) класс0200000.

11 – дата документа. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Год в дате оформляется четырьмя цифрами.

12 – регистрационный номер документа представляет собой буквенно-цифровой индекс, проставляемый при осуществлении регистрации документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Перечень документов, подлежащих регистрации приведен в прил. 3 данного учебного пособия.

13 – ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа при составлении ответного.

14 – место составления или издания документа. Данный реквизит используют в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 – адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

16 – гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

17 – резолюция выполняется на документе соответствующим руководителем предприятия или руководителем структурного подразделения.

В состав резолюции включаются:

фамилии исполнителей (также возможно указание их должностей);

содержание поручения;

срок исполнения;

подпись руководителя и дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе в виде специального бланка для резолюций.

Исполнителей документа может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа считается должностное лицо, первым указанное в резолюции.

18 – заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа. Заголовок является реквизитом, обязательным для всех документов. Может отсутствовать только на кратких документах (сопроводительные письма и др.); согласуется с наименованием вида документа.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?),

чего? (кого?),

К тексту документов, выполненных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 – это отметка о контроле за исполнением документа. Оформляется буквой «К», словом или штампом «Контроль». Данные отметки проставляются цветными чернилами или мастикой (цвета – красный, зеленый, синий). Место расположения реквизита – верхняя правая часть документа (ГОСТ Р 6.30-2003).

20 – текст документа – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текст является основным реквизитом любого делового документа.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и пр.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и столбцы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

21 – отметка о наличии приложения. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Если документ имеет приложение в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

22 – подпись руководителя. В состав реквизита «Подпись» входят:

ü наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке),личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23 – гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24 – визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего.

Допускается, при необходимости, полистное визирование документа и его приложений.

25 – оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяются печатью организации.

26 – отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 – отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 – отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. В прил. 3 приведены перечни документов подлежащих и не подлежащих регистрации.

30 – идентификатор электронной копии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

81738. Особенности творчества одного из современных отечественных поэтов второй половины хх века 41.92 KB
  Поэт ведет разговор с читателем и слушателем как бы один на один с глазу на глаз с абсолютной индивидуальной доверительностью. Окуджава снискал себе известность как поэт города. Изменения которые происходили в стране и порой далеко не в лучшую сторону не могли не сказаться на характере творчества поэта.
81739. Тема чести в произведениях отечественной классики 19 века 31.73 KB
  Пушкин Капитанская дочка Роман открывается эпиграфом: Береги честь смолоду который несет в себе очень глубокий смысл. Каждый человек смолоду должен хранить честь достоинство и оставаться человеком до конца. Он подвергается смертельной опасности но даже под угрозой смерти не желает предать честь своего сословия не желает предать честь дворянина отказаться от присяги которую он давал императрице. Он легко предает честь офицера встает под знамена бунтовщиков.
81740. Образ Петербурга в романе Ф. Достоевского «Преступление и наказание» 31.29 KB
  В романе мы открываем Петербург мрачный, давящий на душу. Город, где во дворы-колодцы никогда не заглядывает солнце. Это Петербург бедных людей, которых заставляет вечно дрожать нужда и пронизывающий ветер с моря. Это город Достоевского.
81741. Письма героев как средства их характеристики в произведениях отечественной литературы 32.51 KB
  А Пушкин Евгений Онегин Письмо Татьяны Онегину Третья глава Онегин сталкивается с внутренней природной стихией человеческого сердца – любовью. и первый поступок ее любви – письмо составляют центр главы. еще подняться не может даже тогда когда получает письмо влюбленной Т. решила написать письмо О.
81742. Лирика М.Цветаевой. Основные темы, идеи, художественное мастерство. Чтение наизусть и разбор одного стихотворения 38.65 KB
  В своем первом альбоме юная Цветаева отличалась тем-что ничего не выдумывала и никому не подражала. Но как поэт и как личность Цветаева развивалась стремительно. Зимой 1915-1916 годов Цветаева жилав Петербурге после возвращения домой она стала писать по-иному чем прежде и в этом была некоторая закономерность. Обделенная в детстве сказкой не имевшая няни Цветаева жадно наверстывала упущенное.
81743. Личность и история в романе Л. Н. Толстого « Война и мир». Кутузов и Наполеон как два нравственных полюса романа 30.19 KB
  Он утверждал что существуют история наука и история искусство и что они имеют свои четко различающиеся задачи. История-наука как полагал Т уделяет главное внимание частностям подробностям событий и ограничивается их внешним описанием в то время как история-искусство схватывает общий ход событий проникая в глубины их внутреннего смысла.
81744. Образ Петербурга в произведениях отечественной классики 19 века 32.16 KB
  Со времени образования Петром I Петербурга в 1703 году этому городу стали посвящаться многие произведения классиков русской литературы таких как Радищев но наиболее полно образ этого города был раскрыт в творчестве двух великих писателей: Александра Сергеевича Пушкина и Николая Васильевича Гоголя. Петербург в произведениях Пушкина это прежде всего торжественный парадный город олицетворение государства его силы и могущества. Восхищение городом перед которым померкла старая Москва звучит в каждой строчке вступления поэмы. Например в...
81745. Духовный облик любимых героев Л. Толстого в романе «Война и мир». Разнообразие средств психологической обрисовки героев в произведении 31.93 KB
  Выражая мнение народное писатель страстно осуждает несправедливые захватнические войны и славит героев священной освободительной войны ведя которую народ отстаивает национальную независимость своей родины. Отвергая трактовку Отечественной войны 1812 г как войны Наполеона 1 и Александра I Т. Эти утверждения о некоем фатальном законе определяющем судьбы отдельных людей и народов автор в сущности сводит на нет показывая как дубина народной войны действовавшая с простотой и целесообразностью привела к победе над наполеоновским...
81746. Образ матери и трагедия народа в поэме А. Ахматова «Реквием». Своеобразие композиции поэмы 33.67 KB
  Своеобразие композиции поэмы. Первый смысловой пласт поэмы автобиографичен. Это четвертый пласт поэмы – героиня выступает здесь как новая богородица. Окончательно стихи поэмы были скомпанованы в единое произведение лишь осенью 1962 г.