26287

Системы документации

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Системы документации. ОРД сисма плановой документации первичноучётная документация отчётностатистическая докия трудовая бухгалтерская финансоворасчётная внешнеторговая Ещё есть корпоративные системы документации совокупность доков которые предназначены для реализации управленческих функций в определённой сфере деятельности или корпорации. На первых порах существовала единая система документации которая по мере развития специализации систем управления утратила свою целостность т. Система коммерческой документации бухучёта...

Русский

2013-08-18

34.5 KB

28 чел.

2.5. Системы документации.

Согласно стандарту 511.4 – 98 С.Д. – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, видов, сферы деятельности, единых требований оформления.

Наиболее долговечные и универсальные С.Д. это функциональные системы т.к. положенные в их основу функции  док-та остаются неизменными очень долгое время.

(ОРД, сис-ма плановой документации, первично-учётная документация, отчётно-статистическая док-ия, трудовая, бухгалтерская, финансово-расчётная, внешне-торговая)

Ещё есть корпоративные системы документации – совокупность док-ов, которые предназначены для реализации управленческих функций в определённой сфере деятельности или корпорации.

Появление С.Д. в .россии было связано со становлением централизованного государства и усложнением аппарата управления.  На первых порах существовала единая система документации, которая по мере развития специализации систем управления утратила свою целостность т.е. стали формироваться отдельные С.Д. в зависимости от функциональной или отраслевой направленности.  (в связи с появлением разных приказов: Посольский, Вотчинный, Разрядный  -самые важные)

Одной из первых появилась система общего делопроизводства (16в).

Система коммерческой документации, бухучёта и т.д.

После прихода к власти большевиков в составе и содержании С.Д. произошли качественные изменения. Некоторые системы полностью исчезли(коммерческой док-ции), отдельные старые наполнялись новым содержанием, + появляются новые (система плановой док-ции).

Унифицированная система документации (УСД) – С.Д., созанная по единым правилам, требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления вопределённой сфере деятельности.

Классификация документов:

  1.  По способам документирования (тестовые, фото-, фоно- …)
  2.  По происхождению

Вид документа – принадлежность к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Один вид может принадлежать к различным С.Д. ( например, приказ м.б. по основной деятельности и по личному составу)

Каждая С.Д. развивается непрерывно вместе с НТР, обществовм и гос-ом. Развитие всех С.Д. идёт в 2-х основных наравлениях:

  1.  Дальнейшая дифференциация сис-мы общей документации ( появление новых С.Д. в связи с появлением новых функций общ-ва и гос-ва). Нопример после перехода России на рыночный путь появ. Налоговая, предпринимательская и т.д., а оставшиеся претерпели существенные изменения.
  2.  Идёт в условиях активного внедрения новых информационых технологий (процесс интеграции различных видов документации, которые относятся к разным системам и их приспособление к общей ( комплексной) т.е. word,например, можно использовать для создания любого вида документа).

3.По функции управления (основные функциональные системы в РФ):

Организационно- правовая, организационно- распорядительная(ОРД), справочно- информационная.

- ОРД – одна из важнейших систем, включает документы, которые фиксируют решения органов власти, организаций, должностных лиц и т.д.

-  Организацирнно –правовая – совокупность документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, компетенцию, структуру, штат, содержание деятельности и т.д.

Содержит полномочия, основанные на нормах административного права т.е. обязательные для исполнения. Составляют правовую базу деятельности любой организации.

Организационно-правовые дркументы имеют ряд особенностей подготовки иоформления. Практически все нуждаются в грифе утверждения. Бессрочные документы, кроме штатного расписания ( новое каждый год). Сущ.разный порядок внесения изменений:

Устав организации – изменяется по решению общего собрания акционеров

Штатное расписание – измениется приказом руководителя.

Структурные документы – руководителем подразделения.

Обязательные реквизиты: наименование организации, вид, заголовок к тексту, место составления, подпись, гриф утверждения, дата (= дате утверждения).

Многие организационно- правовые документы оформляются с титульным листом. Имеют связный текст, состоящий из разделов и подразделов с соответствующим заголовком. Должны визироваться затинтересованными сторонами


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

34637. Составляющие успеха организации 30.46 KB
  Для этого организации периодически приходится менять свои цели разрабатывать новые виды продукции и услуг. Необходимость управления практическая реализация Внутренняя среда организации Под внутренней средой организации понимается совокупность присущих ей свойств переменных элементов факторов конкретной характеристики которых в сочетании придают ей определенное лицо. Внутренние переменные ситуационные факторы внутри организации которые в совокупности придают ей определенное лицо Цель конкретное конечное состояние или желаемый...
34639. Школа научного управления 1875 -1920 (Ф.Тейлор, Ф. и Л. Гилберт, Г. Гант) 26.04 KB
  Контактная аудитория общественная организация по защите прав потребителя Мотивация Мотивация процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. Существует 2 типа создания мотивов: Внутренняя мотивация самовырабатываемые факторы которые заставляют людей вести себя определенным образом Внешняя мотивация то что делается с людьми или для людей чтобы создать у них побудительные мотивы.
34640. Школа административного (классического управления) 1920 – 1950 (Файоль, Урвик, Муни, Слоун) 17.13 KB
  Факторы на которые не может влиять организация: Экономический фактор состояние экономики влияет на стоимость всех ввозимых ресурсов и на способность потребителей покупать товары и услуги Политический совокупность госучреждений и структур которые оказывают влияние и ограничивают деятельность организации учитывается уровень коррупции возможность смены власти политическая стабильность доверие населения к власти проводимая политическая линия НТП Технология учет научнотехнических достижений прогноз развития науки и техники...
34641. Школа человеческих отношений (1930 – 1950) и поведенческих наук (1950 – наше время) 17.02 KB
  Школа поведенческих наук Макгрегор повышение эффективности организации за счет повышения эффективности её человеческих ресурсов. Решения выбора альтернативы Управленческое решение обдуманный вывод о необходимости осуществить какието действия связанные с достижением цели организации либо наоборот воздержаться от них. Эффективным организационным решением будет то которое будет на самом деле реализовано и внесет наибольший вклад в достижение целей организации.
34642. Типы организаций 21.39 KB
  Процесс принятия рационального решения Состоит из 7 основных этапов Диагностика или определение проблемы Существует 2 способа рассмотрения проблемы: Проблемой считается ситуация когда поставленные цели не достигнуты. Проблема как потенциальная возможность для этого необходима релевантная информация это данные касающиеся только конкретной проблемы человека цели в определенный период времени Все проблемы имеют: Определенное лицо Что Связанный с какимто конкретным местом Где Время возникновения и частота повторяемости...
34643. Общие характеристики организаций 40.73 KB
  Необходимость управления практическая реализация Факторы влияющие на процесс принятия решений Личностная оценка руководителя субъективное ранжирования важности качества или блага. Среда принятия решений Все решения принимаются в разных обстоятельствах по отношению к риску и выделяют: Условие определенности когда точно известен результат каждого из альтернативного варианта выбора Условие риска результаты этих решений не являются определенными но вероятность каждого результата известна. Негативные последствия принятие...
34644. Личность. Методы принятия решений 22.49 KB
  ЯОбраз какими мы видим себя Идеальное Я какими нам хотелось бы быть Зеркальное Я какими по нашему мнению нас видят другие Реальное Я каковы мы в действительности Методы принятия решений При принятии решений вне зависимости от применяемых моделей существует правило принятия решений. Соответственно существуют следующие методы принятия решений: Платежная матрица оказывает помощь руководителю в выборе одного из нескольких вариантов решений. Методы прогнозирования в них используется как накопленный опыт так и текущие допущения на...
34645. Понятие алгоритма. Свойства, способы описания 90 KB
  Понятие алгоритма и способы его описания; Типы алгоритмов; Блоксхемы; Базовые структуры применяемые при создании алгоритмов. Иначе говоря блоксхема служит для графического изображения структуры алгоритма. Последовательность действий в соответствии с блоксхемой указывается с помощью стрелок соединяющих отдельные блоки и показывающих какой блок и вслед за каким должен выполняться. В ходе изучения данной дисциплины будут рассматриваться алгоритмы описанные при помощи языка программирования и при помощи специальных схем...