26290

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов служащих средством общения между учреждениями частными лицами. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой. 5 Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. так как должностное лицо подписавшее письмо выступает от имени организации.

Русский

2013-08-18

102 KB

49 чел.

2.8. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. 

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. 

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммытелефонограммы и др. 

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. 

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. 

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. 

В письмах используют следующие формы изложения текста:

  •  от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
  •  от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
  •  от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").9

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

  •  письмо оформляется на должностном бланке;
  •  письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. 

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. 

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. 

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организациисправочные данные об организациикод организацииосновной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учетдата,регистрационный номерссылка на регистрационный номер и датуадресатзаголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подписьотметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

сопроводительное письмо;письмо-просьба;письмо-запрос;письмо-ответ;письмо-сообщение;

письмо-подтверждение;информационное письмо;гарантийное письмо;письмо-извещение;

письмо-приглашение;письмо-предложение;письмо-напоминание;письмо-требование;письмо-благодарность;письмо-поздравление.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

78393. Тепловоз 2ТЭ116 588.91 KB
  После этого от автоматического выключателя А В подается питание на контактор маслопрокачивающего насоса КМН и блок пуска дизеля БПД следующей цепи: плюс от АУ по проводам 16841685 через замкнутый блокировки крана машиниста БУ по проводам 1686 1687 через замкнутый контакт реверсивного механизма контроллера машиниста ВОН по провода 1696 через замкнутый на нулевой позиции контакт 4 контроллеры машиниста по провода 1699 через замкнутый контакт кнопки ПД1 по проводам 1702 1703 1704 через уравнительный резистор СУ по провода 1706 через...
78395. Электрическая цепь трогание с места 37.54 KB
  Для примера рассмотрим цепь второй группы тяговых электродвигателей: плюс главного генератора общая шина 1 замкнутые контакты и катушка дугогашения контактора КП2 S2 кабель 13 обмотка якоря и дополнительных полюсов тягового электродвигателя 3 кабель 14 обмотка якоря и дополнительных полюсов тягового электродвигателя 4 кабель 15 замкнуты пальцы и сегменты реверсора Р Р Z кабель 18 обмотка возбуждения электродвигателя 3 кабель 17 обмотка возбуждения электродвигателя 4 кабель 16 замкнуты пальцы и сегменты реверсора Р Р Z кабель...
78397. Цепи реверсирования и ослабление поля 2.36 MB
  Для расширения диапазона скоростей при которых мощность дизеля используется полностью применяется регулирование частоты вращения тяговых электродвигателей путем изменения их магнитного потока возбуждения ослабление магнитного поля. Если параллельно обмотке возбуждения подключить резистор зашунтировать обмотку через нее будет протекать только часть тока якоря и магнитный поток уменьшится. прямо пропорциональна частоте вращения якоря и магнитному потоку возбуждения. Так как скорость локомотива а значит и частота вращения якоря...
78398. Защита и сигнализация схемы при перегреве воды и масла 2.48 MB
  Электрическая схема вспомогательных цепей управления Недостаточное давление масла в системе дизеля Если при работающем дизеле давление масла становится меньше установленного для данной позиции контроллера контакты реле РДМ1 входящей в блок защиты встроенный в регулятор дизеля замыкают цепь сигнальной лампы ЛДМ. При недопустимом уменьшении давления масла контакты датчикареле давления РДМ4 разрывают цепь питания катушки реле РУ9. При пуске дизеля давление масла контролируется с помощью реле РДМЗ контакты которого включены в цепь...
78399. Защита системы от пробоя изоляции и короткого замыкания 2.33 MB
  Защита и сигнализацию при пробое на корпус в любой точке силовой цепи электропередачи обеспечивает специальная схема, в которую входят реле заземления РЖД с двумя согласно включенными обмотками (рабочей и содержащей)