26290

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов служащих средством общения между учреждениями частными лицами. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой. 5 Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. так как должностное лицо подписавшее письмо выступает от имени организации.

Русский

2013-08-18

102 KB

50 чел.

2.8. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. 

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. 

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммытелефонограммы и др. 

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. 

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. 

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. 

В письмах используют следующие формы изложения текста:

  •  от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
  •  от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
  •  от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").9

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

  •  письмо оформляется на должностном бланке;
  •  письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. 

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. 

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. 

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организациисправочные данные об организациикод организацииосновной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учетдата,регистрационный номерссылка на регистрационный номер и датуадресатзаголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подписьотметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

сопроводительное письмо;письмо-просьба;письмо-запрос;письмо-ответ;письмо-сообщение;

письмо-подтверждение;информационное письмо;гарантийное письмо;письмо-извещение;

письмо-приглашение;письмо-предложение;письмо-напоминание;письмо-требование;письмо-благодарность;письмо-поздравление.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

23565. Технология SDH 148.5 KB
  Синхронная цифровая иерархия (SDH) — технология широкополосных транспортных сетей, которые являются инфраструктурой для подключения пользователя к широкому спектру услуг. Сети SDH позволяют передавать информационные потоки на скоростях до 10 Гбит/сек
23566. Фонологические взгляды И. А. Бодуэна де Куртенэ 28.5 KB
  Бодуэна де Куртенэ И. Бодуэн де Куртенэ создавая теорию фонем трактовал фонологические единицы как некие сущности наличествующие в психологической системе человека пользующегося соответствующим языком.Пр54в Придерживаясь материалистической трактовки природы психическогоПр54н Бодуэн де Куртенэ только тогда считал возможным говорить о существовании тех или иных внутриязыковых закономерностей когда представлял себе их психофизический механизм и только тогда выдвигал то или иное понятие когда мог определить его хотя бы в самых...
23567. Фонология 23.5 KB
  лежит понятие фонемы как совокупности существенных признаков свойственных данному звуковому образованию определение Н. Главной функцией фонемы является смыслоразличительная или сигнификативная. Таким образом можно сказать что фонемы д и к отличаются друг от друга двумя дифференциальными признаками местом образования и звонкостьюглухостью. В русской фонологической системе 5 гласных фонем и 32 согласных гласность и согласность или как говорят вокализм и консонантизм это первый дифференциальный признак для фонемы: мы обычно сразу...
23568. ФОНЕМЫ И СИСТЕМЫ ФОНЕМ 93 KB
  Понятие фонемы Ключевым понятием функциональной фонетики или фонологии является понятие фонемы. Следовательно хотя фонемы как таковые единицами языка не являются поскольку сами по себе они лишены значения существование единиц языка морфем слов и их форм принципиально невозможно без фонем из которых строятся их означающие. О соотношении фонемы и звука Фонемы не могут быть непосредственно отождествлены со слышимыми и произносимыми людьми в процессе речевого общения звуками. Фонемы представляют собой единицы звукового строя языка тогда...
23569. 8 особенности артикуляционной базы английского языка 39.5 KB
  в англ языке большее напряжение конечных согл наличие аспирглухих взрывных соглперед ударотсутсвие палатализациинет нет попарного разделения на тверд и мяг есть фарингальная артикул.hпереднеязвчные согл характеризуются аппикальным укладомдорсальнымнапряж мышц губ при произношении более значительнаогубленостьлабоализациянапряжение в конце фразы силнее характерно наличие скользящих гласныхдифтонгов попарно распределение напряж и ненапряж фонемдолгих краткналичие гласных смеш уклада э:наличие межзубных 9 артикуляторный...
23570. сновные фонетические особенности канадского варианта английского языка 31 KB
  €œClass€ €œbath€ €dance€ – произносится в американском варианте – с гласным номер 4. Дифтонг [ou] произносится в британском варианте т.которые в американском варианте произносятся с [ai] канадцы в основном произносят побритански с [i]. В канадском варианте английского языка в области грамматики не встречается существенных различий с британским вариантом.
23571. Акценты и диалекты в Великобритании 50 KB
  Взаимодействие близкородственных языков английского и скандинавских сказалось в наличии в современном А.В процессе образования нации происходило формирование национального английского языка складывавшегося на основе лондонского диалекта который сочетал в себе южные и восточноцентральные диалектные черты. развития английского языка характеризуется рядом изменений резко отграничивших среднеанглийскую звуковую систему от древнеанглийской. В то время как в 40 70е годы наблюдался расцвет скучного английского БиБиСи в 80е годы начали...
23572. ОППОЗИЦИЯ ЯЗЫКОВАЯ 53 KB
  В этом смысле говорят о фонологической оппозиции например между русскими фонемами k и r слова кот и рот различаются не только по звучанию но и по значению или о семантической оппозиции 'ед. Подобное истолкование позволяет использовать понятие оппозиции чтобы разграничить отношения между различными языковыми единицами – так называемые оппозитивные отношения – и отношения между различными вариантами одной и той же языковой единицы – неоппозитивные отношения.Трубецкой употребляли термин оппозиции не только по отношению к функциональным...
23573. Различие между транскрипцией фонологической и транскрипцией фонетической 34.5 KB
  Обозначение фонем 3. Обозначение отдельной фонемы должно четко отличаться от обозначения группы фонем. Если в данной транскрипционной системе отсутствуют специальные знаки для некоторых фонем например для аффрикат или дифтонгов и если они обыкновенно передаются группой из двух или более букв символизирующих их конститутивные элементы то группа знаков соответствующих фонеме такого рода должна связываться снизу дужкой например чешское ou немецкое pf. Когда обозначение определенных дизъюнктивных фонем диакритиками или определенных...