26291

Организация документооборота

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Организация документооборота. Документооборот д. – движение доков с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки адресату или сдачи их на хранение. прохождению докта; б Равномерной загрузке подраздий и должных лиц; г Повышению культуры труда; д положитое влияние на эффектть упрго процесса в целом.

Русский

2013-08-18

19.27 KB

9 чел.

2.9. Организация документооборота.

Документооборот (д.) – движение док-ов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Правильная орг-ия д. способствует: а) Операт. прохождению док-та; б) Равномерной загрузке подразд-ий и должн-ых лиц; г) Повышению культуры труда; д) положит-ое влияние на эффект-ть упр-го процесса в целом.

Основные принципы орг-ии д.: а) прохождение док-ов должно быть оперативным => некоторые операции делать параллельно, * копир. и раздача копий док-та лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно; б) каждое перемещение док-та должно быть оправданным; в) процессы обработки основных видов док-ов должны быть единообразными.=>основная задача орг-ии д. – прямоточность движения док-ов (исключение возвратных маршрутов), однократность и единообразие их обработки.

Основ. хар-ки потоков: объем потока (кол-во док-ов), структура потока (виды док-ов, авторство и др.), режим потока (периодичность). Учет V д. осущ-ся с целью получения данных для расчета штатной числ-ти персонала, выбора тех. средств и т.д.

Принципа построения д.: 1) Централизованный. - все док-ты проходят через одно структурное звено, в котором сосредоточена > часть фун-ий делопр-ва. Может быть отдельная делопр-ая служба. «-«: медленное прохождение инф-ии при современном уровне динамизма. «+»: упрощённость насчет информированности рук-ва. (в крупных комм-их орг-ях)2) Децентрализованный. - все структурные подразд-ия ведут самостоятельное делопр-во, обмен док-ми с другими орг-ми. «+»: высокая динамичность прохождения инф-ии. «-«: недостаточная управляемость орг-ии из-за слабой информированности рук-ва и контроля. В СССР такой порядок существовал в крупных НИИ, сейчас стихийно во вновь создаваемых комм-их стр-ах и холдингах (в результате управляющая компания в итоге ничем не управляет).3) Смешанный – стр-ые подразд-ия ведут обмен док-ми с другими орг-ми, но на уровне рук-ва централизовано движение части важнейших док-ов (от 10 до 70%), которые проходят через одно струк-ое подразд-ие, в нем же ведется ИПС по док-ам орг-ии и  контрольные фун-ии. «+»: динамизм инф-ии, управляемость.

Объём окументооборота- количество документов, которые проходят в организациив течении года.

Учёт объёма ведётся по видам и потокам. Исходя из этого расчитывается количество работников и количество необходимых тех. Средств ( есть формула).

Порядок движения поступающих, отправляемых и внутренних док-ов: д. осущ-ся в виде движения потоков док-ов: 1) входящие док-ты: указания вышестоящих орг-ий, органов власти; письма, заявки, обращения и т.д. от граждан; 2) исходящие – ответные и инициативные письма; 3) внутренние – создаются и используются внутри орг-ии, обеспечивающие решения упр-их задач.

В процессе движения входящих док-ов выполняются  операции: экспедиционная обработка(приём, проверка целостности/содержания, извлечение, скрепление), регистрация( в соответсвии с перечнем до-ов не подлежащих регистрации, предворительное рассмотрение, расссмотрение рук-ем либо исполнителем, исполнение, контроль, направление в дело.

1) первоначальная (экспедиционная) обработка + экспедиционную обработку исходящих док-ов =«тех обработка входящих\исходящих док-ов». При получении корресп-ии должны проверены правильность доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная - быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке проверяется полнота присланных матер-ов и наличие мех. повреждений. Список выявленных дефектов. В особых случаях  - акт, который присоединяется к док-ам и предается для его утверждения и прин. реш. по данному факту.

На всех док-ах ставится регистр-ый штамп, включ-ий порядковый № поступления, дату посту-ия и  при необходимости кол-во листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе док-та, в правом углу нижнего поля. Нумерация писем, телеграмм, факсограмм ведут в течение года, при большом кол-ве – в течение месяца. Экспедиционная обработка проводится в день поступления или в первый рабочий день при поступлении в нерабочие дни.

2) регистрация - для обеспечения эффек-го использ-ия инф-ии при принятии реш., предоставления всего массива инф-ии по конкретному ? в орг-ии должна быть построена рац-ая поисковая система  (ИПС) должна включать инф-ию обо всех док-ах, которыми располагает инф-ия. Основа построения ИПС - регистрация док-ов – запись учетных данных о док-те по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141 – 98). На док-те ставится дата и рег-ый индекс с последующим внесением необходимых сведений о док-те в рег-ую БД (журнал, картотеку, и др.). Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска док-ов. Главное значение рег-ии – придание док-ту юр. силы, подтверждение факта его создания или поступления. Док-ты рег-ся 1 раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

На док-ты, не подлежащие рег-ии, составляется специальный перечень. Не подлежит рег-ии первичные док-ты бухг-го, матер-го и стат-го учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты и т.д. Перечень утверждается руководителем орг-ии.

Системы рег-ии док-ов: 1) централизованная 2) децентрализованная 3) смешанная Наиболее эффек-ой -смешанная. Централизовано рег-ся докум-ия из федер. и мест. органов власти, предложения и жалобы граждан. Специализир-ая докум-ия – в струк-ых подразд-ях. Наибольшее распр-ие 2 формы рег-ии док-ов – журнальная и карточная. В середине 70-х появился эл-ая форма.

Журнальная форма может использована в орг-ях с небольшим д. (600 док-в в год) и для учета спец. видов док-ции, требующей особого внимания к их сохранности. Карточная осущ-ся на единой по форме рег-ой карточке формата А5 или А6. допускается различие по цветам карточек. Эл-ый способ - внесение реквизитов в эл-ую карточку, выводимую на экран ПК. Позволяет внести > сведений о док-ах, орг-ть децентрализацию рег-ии, инф-но-справ-ую работу, контроль за исполнением + обобщенный поиск по входящим, исходящим и внутренним док-ам.

3) предварительное рассмотрение док-ов: основное знач. – оперативное получение док-ов исполн-ми. Распределение док-ов на потоки: а) для обязательного рассмотрения рук-ом орг-ии в соответствии с распределением обязанностей; б) не требующие резолюции рук-ва и направ-ые сразу в стр-ые подразд-ия испол-ям.

Предвар-ое рассмот-ие поручается опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру орг-ии и долж-ые обяз-ти сотр-ов.

Рук-ву направ-ся док-ты, полученные из администрации Президента, прав-ых органов, органов представительной и исп-ой власти, вышестоящих орг-ий. Док-ты быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день возвращены. Служба ДОУ должна быть уведомлена о том, кому док-т определен на исполнение и какое решение рук-ем принято и зафиксировано в резолюции.

После введения в ИПС всех необходимых сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей док-т передается ответ-му испол-лю или первому из состава исполнителей. Делаются копии док-та по кол-ву испол-ей.

Итогом работы над док-ом - проект ответного док-та. После завершения работы док-т отправляется в дело по номенклатуре.

Порядок движения отправляемых (исходящих) док-ов:  Исх. Док-ты – ответные письма, инициативные письма. Этапы: составление проекта док-та, его распечатка; согласование проекта, проверка правильности оформления, его визирование; подписание (утверждение); регистрация и отправка.Процесс соглас-ия и виз-ия ускоряется, если направить копии проекта заинтер-ым орг-ям и лицам. Замечания учит-ся, док-т перепеч-ся. Проект док-та представляется секретарю для проверки оформления, наличия приложений, матер-ов. Неправильно офор-ые возвр-ся исп-лю. Проект предост-ся рук-лю на подпись. Исправленные рук-ем док-ты перепеч-ся. Подпис-ые док-ты рег-ся и передаются на отправку. Они сортир-ся по адресам, вкладывают в конверты, отправляются в день поступления в отделение связи.

Порядок движения внутр. док-ов: подготовка проекта, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Приказы, протоколы рег-ся и копируются, копии рассыл. по стр-ым подразд-ям.

Формир-ие инф-но-поисковых систем по док-ам орг-ии: В состав справочника по док-ам входят номенклатура дел, описи, каталоги рег-но-контр-ых карточек. Задача справочного аппарата - в ответе на ?: в каком подразд-ии, у кого и в какой стадии находится док-т; где нах-ся нужная инф-ия. Карточки системат-ся по алфавиту, по видам док-ов, по предметно-? принципу, хронологии и т д. Справочные картотеки делятся на 2 части: неисполн-ые док-ты и исполн-ые. Отдельно картотека на заявления, предложения, жалобы граждан.

Контроль исполнения док-ов и поручений, значение, основные принципы орг-ии, традиц-ые и эл-ые технологии контроля испол-ия: массив контр-ых сведений входит в состав ИПС. Цель контроля – содействие своеврем-му и кач-ому испол-ию док-ов, обеспечение получения аналитической инф-ии для оценки деятельности подразделений и орг-ии в целом. Важным условием эффек-ти контроля-централизация. Этапы контроля: 1) постановка док-ов на контроль; 2) проверка своеврем-ти доведения док-ов до испол-ей; 3) предварительная проверка и регулирование хода исполнения док-та.

виды контроля:1) Текущий – ежедневная подготовка сведений о док-ах, срок которых истекает сегодня. 2) Предупредительный - проверку хода исполнения в соответствии с УСОРД и ГСДОУ реком-ся осущ-ть: задания последующих лет – не реже 1 раза в год; задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения; задания последующих месяцев – не реже 1 раза в месяц. Проверки контроля фиксир-ся в устной и пис-ой форме.

3) Итоговый – аналит-ая работа по обобщению испол-ой дисциплины орг-ии. Сост-ся перечень неисп-ых док-ов 2 раз в месяц, квартал и т.д.

В 70-е гг. в России появились первые автомат-ые подсистемы, среди которых была подсистема АКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).

В 80-90е гг. контроль осуществляется на базе ПК, создаются АРМ. Фун-ия контроля может быть прописана как в отдельной программе по контролю за испол-ем док-ов, так и в общих программах по ДОУ. Тек. контроль выполняется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает на конкретную дату, а также списка исполнителей. Автоматически могут составляться справки для оценки эффективности работы сотрудников и системы ДОУ.

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Так же среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

11205. Правовые основы проведения аграрной реформы в России 61.5 KB
  Тема: Правовые основы проведения аграрной реформы в России. Объективные предпосылки реорганизации колхозов и совхозов. Порядок определения земельных долей и имущественных паёв в процессе реорганизации сельскохозяйственных предприятий. Особенност...
11206. Аграрные правоотношения 60.5 KB
  Аграрные правоотношения. Понятие аграрных правоотношений. Внутренние и внешние аграрные правоотношения. 1. Понятие аграрных правоотношений. Аграрными правоотношениями являются отношения складывающиеся в процессе производства сельскохозяйств
11207. Акцентная структура слова 118 KB
  ЛЕКЦИЯ 10 Акцентная структура слова. Словесное ударение. Акустикофизиологическая природа словесного ударения в английском языке в сравнении с русским. Виды словесного ударения. Функции словесного ударения. Место словесного ударения. Градация сло...
11208. ИНТОНАЦИЯ И ПРОСОДИЯ 96.5 KB
  ЛЕКЦИЯ 11. ИНТОНАЦИЯ И ПРОСОДИЯ. Понятия интонации и просодии и их соотношение как лингвистического и акустикофизиологического явления. Компоненты интонации: мелодика громкость темп качество голоса пауза. Методы записи интонации. Функции просодии. ...
11209. Региональная и социальная вариантология. Американский, австралийский и канадский варианты английского языка. 102 KB
  ЛЕКЦИЯ 13 Региональная и социальная вариантология. Американский австралийский и канадский варианты английского языка. Американский вариант английского языка. Американский вариант английского языка детально описывался многими учёными из разных стран. С точ
11210. Региональная и социальная вариантология. Британский вариант английского языка 151.5 KB
  ЛЕКЦИЯ 12 Региональная и социальная вариантология. Британский вариант английского языка. Понятие национальный язык региональный стандарт национальная модификация языка. Билингвизм и диглоссия. Современные британские произносительные нормы. Географичес
11211. Фонетика и фонология изучаемого языка. Специфика структуры английского произношения 48 KB
  ЛЕКЦИЯ 2 Фонетика и фонология изучаемого языка. Специфика структуры английского произношения Литературное произношение. Понятие орфоэпии. Языковая фонетическая интерференция. Понятие фонетической базы Артикуляционная и просодическая база. Артикуля...
11212. Стилистическое использование интонации. Информационный стиль 186.5 KB
  ЛЕКЦИЯ 15. Стилистическое использование интонации. Информационный стиль 1. Информативно описательные обучающие тексты. Письменная речь. Информативноописательный обучающий монолог. Информативноописательный обучающий монолог. Информативные диало...
11213. Стилистическое использование интонации. Академический стиль 135.5 KB
  ЛЕКЦИЯ 16. Стилистическое использование интонации. Академический стиль. Фоностилисты описывают этот стиль одновременно как информативный и волеизъявительный. Он определяется целью коммуникации поскольку в задачи говорящего входит и привлечение внимания слуша...