26292

Регистрация документов и формирование ИПС (информационно-поисковых систем) по документам организации

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Регистрация документов и формирование ИПС информационнопоисковых систем по документам организации. В процедуре регистрации можно выделить 3 цели: учет документов контроль за их исполнением; справочная работа по документам. Применяется только в том случае когда на первое место выступает надежность учета документов что предотвращает конфликтные ситуации нр при выдаче документов об образовании трудовых книжек пропусков. Недостатки: сложный поиск нет использования технических средств низкая культура труда затруднён контроль за...

Русский

2013-08-18

25.84 KB

34 чел.

2.10. Регистрация документов и формирование ИПС (информационно-поисковых систем) по документам организации.

Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)

Регистрация – фиксация факта создания или поступления (получения) документа путем внесения его в регистрационную форму присвоения ему порядкового номера (т.е. проставления индекса) и записи основных установленных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля, учета, сохранности документа, эффективности использования, а также информационно-справочной работы. (ГСДОУ 1988)

Регистрация придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации можно выделить 3 цели: учет документов, контроль за их исполнением; справочная работа по документам.

Значение регистрации: является основой для составления НСА.

Формы регистрации:

  1.  Журнальная (с нач XVIII в. при Петре I)

Используется в небольших организациях с документооборотом 600 ед. в год. Применяется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации (н-р, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков).

3 журнала по входящей, исходящей и внутренней документации, 4ый по приказам, 5ый по обращениям граждан. Их наиболее основные разделы: порядковый номер, дата, автор, содержание, резолюция, отметка об исполнении, отметка о направлении в дело.

Недостатки: сложный поиск, нет использования технических средств, низкая культура труда, затруднён контроль за исполнением документов и справочную работу по ним. 

  1.  Карточная (с 30х гг XXв. Институтом технического управления)

Используется в средних организациях с документооборотом более 1000 ед. в год. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. В процессе используются технические средства, м.б. несколько работников. Из РКК создаются контрольные справочные картотеки по документам (НСА):

*справочные, контрольно-справочные по неисполненным (для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию; карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов; по мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части) и исполненным документам (для поиска уже исполненных документов; карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.);

*по географии поступающих  документов;

*корреспондентские;

*номинальные (по видам);

*предметно-вопросные;

*картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

*тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Создаются РКК на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Форма карточки установлена ГОСТом. На плотном картоне форм А5 (148х210мм) или А6 (105х148мм). Форма РКК и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. 5 видов (как в журнальной), м.б. разных цветов или иметь цветовые полоски. Основные разделы: календарная шкала, автор, дата поступления, индекс, содержание, резолюция.

Создается в 5 экземплярах: 1 - сопровождает документ, 2 - направляется в РКК, 3 и 4 – направляется в справочную картотеку организации, 5 – в справочный отдел структурного подразделения. На обороте отражается: ход исполнения, организация хранения, кому направлен документ, отметка о получении, о возвращении, об исполнении, о направлении в дело, описании и фондировании.

  1.  Электронная (с сер. 80х гг XXв. путем вывода на экран РКК)

Используется в крупных организациях. Автоматизированная форма регистрации ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на ПК (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть). Машина сама определяет необходимость регистрации, следовательно, её можно вести с различных рабочих мест.

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Электронная регистрация обеспечивает: автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам; индексацию; быстрый поиск по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки; автоматизированный контроль за исполнением документа; позволяет вводить дополнительные разделы; возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Индексация – это проставление при регистрации условного обозначения и номера:

  1.  Порядкового -  для внутренних документов;
  2.  13М  - к порядковому номеру добавляется буква: по личному составу/кадрам (Л/К) и для обращений граждан (фамилия);
  3.  05-21/13 (подразделение-№ дела/порядковый номер документа) – для структурных подразделений.

В инструкции по делопроизводству есть раздел о регистрации.В приложении к нейперечень документов, не подлежащих регистрации (извещения, повестки дня, печатная продукция, второстепенная переписка, рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, пакеты с пометкой "лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы и т.д.) и перечень документов, подлежащий обязательной регистрации (документы вышестоящих организаций, органов власти, обращения граждан, судебная и юридическая документация и т.д.).

В крупных организациях регистрацию осуществляет – подразделение, отдел; в средних – ответственный работник службы ДОУ; в небольших – секретарь.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия  вида  документа,  автора  и  содержания документов.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно:  в  местах  создания   и   исполнения документов..

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления (для поступающих в организацию документов);

заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело (краткая запись решения вопроса по существу,  дата  фактического  исполнения и индекс  документа - ответа); дело N.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения;

срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Количество экземпляров   регистрационно-контрольных   карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где  документ  будет  исполняться  и контролироваться.

Традиционные и электронные технологии регистрации документов и формирования ИПС.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащейся в них информации в организациях должны создаваться ИПС на основе следующих требований:

—  полное  и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

— обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

— максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;

—  обеспечение  рациональной организации массива документов  организации.

ИПС включают в себя:

  1.  регистрацию и индексирование документов;  
  2.  информационно-поисковые  массивы и базы данных;
  3.  классификационные справочники;
  4.  систему оперативного хранения документов.

На предприятии создаются  ИПС  ручного, механизированного, автоматизированного типа. Современная  ИПС  должна включать информацию практически обо всех  документах, которыми располагает предприятие. Основой построения поисковых систем является  регистрация  документов.

К программным продуктам, позволяющим автоматизировать работу с документами, относится система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».

«Дело» поддерживает полный жизненный цикл документа, в том числе и автоматизирует регистрацию. При регистрации в данной системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов.

При регистрации файлы исходящих и внутренних документов могут быть прикреплены к РКК системы «Дело». Для документов, которые готовятся в MS Word, реализованная упрощенная процедура регистрации из среды текстового процессора, а при большом объеме документооборота можно использовать опцию «Поточное сканирование», позволяющую обеспечить массовый ввод в систему документооборота электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемых системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавании система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образцы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Организация ИПС. Важной составляющей информационно-поисковой системы по документам предприятия являются информационно-справочные массивы, содержащие полную информацию о документах.

Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат информационно-справочные картотеки, сформированные из регистрационно-контрольных карточек, содержащих совокупность данных о документах.

Ручные справочные картотеки представляют собой ящик (или несколько ящиков), в котором в определенном порядке размещаются регистрационные карточки, накапливаемые в течение года.

Систематизация карточек производится по определенным принципам:структурному Номинальный, По предметно-вопросному принципу,Корреспондентский принцип,хронологический, Алфавитный принцип.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

42737. ИССЛЕДОВАНИЕ АНАЛОГОВЫХ КОМПАРАТОРОВ 76.5 KB
  При этом ОУ работает преимущественно в области положительного или отрицательного ограничения выходного напряжения проходя область усилительного режима только вблизи порога. Использование разных входов ОУ для подачи входного сигнала позволяет реализовать фиксацию уровня входного напряжения положительным или отрицательным перепадом напряжения на выходе компаратора.4 приведены схемы детекторов положительного и отрицательного уровней входного напряжения. Пороговый уровень входного напряжения в этих схемах задается величиной напряжения смещения...
42739. Линейный вычислительный процесс 241.5 KB
  Автомобиль в первый день проехал 24 намеченного пути во второй день – 46 пути а в третий – остальные 450 км. Используя операцию деления нацело найти количество полных метров в нем 1 метр = 100 см Вариант 2 Найти площадь треугольника по формуле Герона по заданным сторонам b c. Используя операцию деления нацело найти количество полных тонн в ней 1 тонна = 1000 кг Вариант 3 Три пассажира одновременно сели в такси.
42740. Разветвляющийся вычислительный процесс 208 KB
  Определить поместится ли квадрат в круге. Определить принадлежность заданной точки заштрихованной области включая ее границы. Определить есть ли среди них хотя бы одна пара одинаковых чисел. Определить принадлежность заданной точки заштрихованной области включая ее границы.
42742. Циклический вычислительный процесс 110 KB
  Составить математическую модель решения задач Задания 1 и Задания 2, нарисовать блок-схемы алгоритма, написать 3 программы на языке Паскаль (первая программа с использованием оператора цикла FOR, вторая – с использованием оператора WHILE, третья – с использованием оператора REPEAT). 2. Оформить в виде отчета (с.4).3. Ответить на контрольные вопросы (с.5). 4. Отчет представить преподавателю в распечатанном виде.
42743. Одномерные массивы 126 KB
  Размерность массива задать самостоятельно. Вариант Задачи 1 Заполнить массив случайными числами положительными и отрицательными из произвольного диапазона. Вывести созданный массив на экран расположив элементы в одну строку через пробелы.
42744. Разработка туристического продукта развлекательной тематики в гродненской области 476 KB
  раскрыть лексико-семантические и деривационные особенности молодежного сленга, отличающих его от других социолектов, а также его значимость как явления молодежной субкультуры второй половины ХХ–начала XXI вв...
42745. Изучение работы жидкостного U – образного манометра и комплекта приборов для измерения давления пневматической ветви ГСП 365 KB
  В процессе выполнения лабораторной работы студенты закрепляют знания по разделам Измерение давления и Дистанционная передача сигнала теоретического курса Технологические измерения и приборы; студенты знакомятся с принципом действия устройством измерительного пневматического преобразователя разности давления 13ДД11 в комплекте с вторичным прибором РПВ4. Величина давления контролируется по Uобразному манометру. измеряем давление на выходе из измерительного преобразователя 13ДД11 по образцовому...