26292

Регистрация документов и формирование ИПС (информационно-поисковых систем) по документам организации

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Регистрация документов и формирование ИПС информационнопоисковых систем по документам организации. В процедуре регистрации можно выделить 3 цели: учет документов контроль за их исполнением; справочная работа по документам. Применяется только в том случае когда на первое место выступает надежность учета документов что предотвращает конфликтные ситуации нр при выдаче документов об образовании трудовых книжек пропусков. Недостатки: сложный поиск нет использования технических средств низкая культура труда затруднён контроль за...

Русский

2013-08-18

25.84 KB

34 чел.

2.10. Регистрация документов и формирование ИПС (информационно-поисковых систем) по документам организации.

Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)

Регистрация – фиксация факта создания или поступления (получения) документа путем внесения его в регистрационную форму присвоения ему порядкового номера (т.е. проставления индекса) и записи основных установленных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля, учета, сохранности документа, эффективности использования, а также информационно-справочной работы. (ГСДОУ 1988)

Регистрация придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации можно выделить 3 цели: учет документов, контроль за их исполнением; справочная работа по документам.

Значение регистрации: является основой для составления НСА.

Формы регистрации:

  1.  Журнальная (с нач XVIII в. при Петре I)

Используется в небольших организациях с документооборотом 600 ед. в год. Применяется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации (н-р, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков).

3 журнала по входящей, исходящей и внутренней документации, 4ый по приказам, 5ый по обращениям граждан. Их наиболее основные разделы: порядковый номер, дата, автор, содержание, резолюция, отметка об исполнении, отметка о направлении в дело.

Недостатки: сложный поиск, нет использования технических средств, низкая культура труда, затруднён контроль за исполнением документов и справочную работу по ним. 

  1.  Карточная (с 30х гг XXв. Институтом технического управления)

Используется в средних организациях с документооборотом более 1000 ед. в год. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. В процессе используются технические средства, м.б. несколько работников. Из РКК создаются контрольные справочные картотеки по документам (НСА):

*справочные, контрольно-справочные по неисполненным (для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию; карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов; по мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части) и исполненным документам (для поиска уже исполненных документов; карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.);

*по географии поступающих  документов;

*корреспондентские;

*номинальные (по видам);

*предметно-вопросные;

*картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

*тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Создаются РКК на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Форма карточки установлена ГОСТом. На плотном картоне форм А5 (148х210мм) или А6 (105х148мм). Форма РКК и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. 5 видов (как в журнальной), м.б. разных цветов или иметь цветовые полоски. Основные разделы: календарная шкала, автор, дата поступления, индекс, содержание, резолюция.

Создается в 5 экземплярах: 1 - сопровождает документ, 2 - направляется в РКК, 3 и 4 – направляется в справочную картотеку организации, 5 – в справочный отдел структурного подразделения. На обороте отражается: ход исполнения, организация хранения, кому направлен документ, отметка о получении, о возвращении, об исполнении, о направлении в дело, описании и фондировании.

  1.  Электронная (с сер. 80х гг XXв. путем вывода на экран РКК)

Используется в крупных организациях. Автоматизированная форма регистрации ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на ПК (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть). Машина сама определяет необходимость регистрации, следовательно, её можно вести с различных рабочих мест.

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Электронная регистрация обеспечивает: автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам; индексацию; быстрый поиск по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки; автоматизированный контроль за исполнением документа; позволяет вводить дополнительные разделы; возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Индексация – это проставление при регистрации условного обозначения и номера:

  1.  Порядкового -  для внутренних документов;
  2.  13М  - к порядковому номеру добавляется буква: по личному составу/кадрам (Л/К) и для обращений граждан (фамилия);
  3.  05-21/13 (подразделение-№ дела/порядковый номер документа) – для структурных подразделений.

В инструкции по делопроизводству есть раздел о регистрации.В приложении к нейперечень документов, не подлежащих регистрации (извещения, повестки дня, печатная продукция, второстепенная переписка, рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, пакеты с пометкой "лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы и т.д.) и перечень документов, подлежащий обязательной регистрации (документы вышестоящих организаций, органов власти, обращения граждан, судебная и юридическая документация и т.д.).

В крупных организациях регистрацию осуществляет – подразделение, отдел; в средних – ответственный работник службы ДОУ; в небольших – секретарь.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия  вида  документа,  автора  и  содержания документов.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно:  в  местах  создания   и   исполнения документов..

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления (для поступающих в организацию документов);

заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело (краткая запись решения вопроса по существу,  дата  фактического  исполнения и индекс  документа - ответа); дело N.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения;

срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Количество экземпляров   регистрационно-контрольных   карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где  документ  будет  исполняться  и контролироваться.

Традиционные и электронные технологии регистрации документов и формирования ИПС.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащейся в них информации в организациях должны создаваться ИПС на основе следующих требований:

—  полное  и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

— обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

— максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;

—  обеспечение  рациональной организации массива документов  организации.

ИПС включают в себя:

  1.  регистрацию и индексирование документов;  
  2.  информационно-поисковые  массивы и базы данных;
  3.  классификационные справочники;
  4.  систему оперативного хранения документов.

На предприятии создаются  ИПС  ручного, механизированного, автоматизированного типа. Современная  ИПС  должна включать информацию практически обо всех  документах, которыми располагает предприятие. Основой построения поисковых систем является  регистрация  документов.

К программным продуктам, позволяющим автоматизировать работу с документами, относится система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».

«Дело» поддерживает полный жизненный цикл документа, в том числе и автоматизирует регистрацию. При регистрации в данной системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов.

При регистрации файлы исходящих и внутренних документов могут быть прикреплены к РКК системы «Дело». Для документов, которые готовятся в MS Word, реализованная упрощенная процедура регистрации из среды текстового процессора, а при большом объеме документооборота можно использовать опцию «Поточное сканирование», позволяющую обеспечить массовый ввод в систему документооборота электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемых системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавании система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образцы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Организация ИПС. Важной составляющей информационно-поисковой системы по документам предприятия являются информационно-справочные массивы, содержащие полную информацию о документах.

Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат информационно-справочные картотеки, сформированные из регистрационно-контрольных карточек, содержащих совокупность данных о документах.

Ручные справочные картотеки представляют собой ящик (или несколько ящиков), в котором в определенном порядке размещаются регистрационные карточки, накапливаемые в течение года.

Систематизация карточек производится по определенным принципам:структурному Номинальный, По предметно-вопросному принципу,Корреспондентский принцип,хронологический, Алфавитный принцип.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

32826. Бытие и материя. Категория материя. Ее признаки 17.66 KB
  Бытие – основополагающая философская категория отражающая единство мира и целостность его существования. Бытие – предельно широкое по объему понятие охватывающее все существующее. Понятие бытие введено Парменидом IV в. Для объяснения этого понятия было введено противоположное ему понятие – небытие.
32827. Движение .Пространство,время. Основные формы движения 18.43 KB
  Пространствовремя. Обладает целым рядом неотъемлемых свойств – атрибутов: системность и структурность самоорганизация движение пространство время отражение. Механистический материализм Нового времени также считал что пространство и время самостоятельны по отношению к материи: это лишь вместилища в которых расположены тела и происходят события.Кант пространство и время рассматриваются как доопытные априорные врожденные понятия которые даны сознанию субъекта для того чтобы группировать и упорядочивать наши ощущения.
32828. Отражение как всеобщее свойство материи. Его формы в живой и неживой природе 13.64 KB
  Обладает целым рядом неотъемлемых свойств – атрибутов: системность и структурность самоорганизация движение пространство время отражение. Отражение – всеобщее свойство материи ее способность воспроизводить в изменениях своих свойств состояний структуры особенности воздействующих объектов. Отражение характеризуется следующими признаками: оно предполагает взаимодействие объектов; зависит от уровня организации и структуры взаимодействующих объектов; зависит от условий в которых происходит взаимодействие объектов; отражение адекватно...
32829. Происхождение и сущность сознания. Мозг и сознание 15.06 KB
  Происхождение и сущность сознания. Психика высших животных явилась важнейшей предпосылкой формирования социальной формы отражения – сознания. Психика высших животных явилась важнейшей предпосылкой формирования социальной формы отражения – сознания. Природные и социальные факторы происхождения сознания.
32830. Структура сознания. Самосознание и его формы. Особенности самосознания врача 14.12 KB
  Структура сознания. Особенности самосознания врача. Психика высших животных явилась важнейшей предпосылкой формирования социальной формы отражения – сознания. В структуре сознания можно выделить несколько основных элементов.
32831. Проблема соотношения сознательного и бессознательного в психике человека. Учение З. Фрейда 15.21 KB
  Проблема соотношения сознательного и бессознательного в психике человека. Психика человека не исчерпывается сознанием она включает и сферу бессознательного. Сознание и бессознательное в психике человека неразрывны. Так человек как биологическое существо несвободен от инстинктов половой пищевой инстинкты они могут порождать у человека подсознательные желания эмоции однако в большинстве случаев затем они попадают в сферу сознания и контролируются ею.
32832. Познание как отражение действительности. Диагноз 16.96 KB
  gnosis – знание и logos – учение – теория познания раздел философии в котором рассматриваются вопросы о сущности источниках и методах познания о путях постижения и критериях истины. Скептицизм – необходимый элемент познания. – отрицание и gnosis – знание – течение в гносеологии сторонники которого отрицают возможность достоверного познания мира закономерностей развития природы и общества. Объект медицинского познания –пациент.
32833. Чувственное и рациональное познание и их формы. Роль чувственного и рационального познания в диагностическом процессе 17.5 KB
  Роль чувственного и рационального познания в диагностическом процессе. 2 Вторая форма чувственного познания – восприятие – представляет собой целостный чувственный образ предметов окружающего мира. 3 Более сложной формой чувственного познания является представление – сохранившийся в сознании чувственный образ предмета или явления не воздействующего на органы чувств в данный момент. Таким образом процесс познания представляет собой движение от чувственных к рациональным формам познания: 1 выделение отдельных свойств и признаков предмета...
32834. Истина как философская категория. Критерии истины 16.64 KB
  Критерии истины. Цель познания – достижение истины. Проблема истины является одной из основных в гносеологии. Одно из первых определений истины ставшее классическим предложено Аристотелем который признавал объективное независимое от сознания существование вещей и утверждал что знание истинно когда оно соответствует вещам и их связям.